Bạn có biết khoảnh khắc khi bạn phải xoay xở 37 việc cùng một lúc — nhà cung cấp, ngân sách, RSVP — và chỉ một thời hạn nhỏ bị bỏ lỡ là mọi thứ sẽ bị đảo lộn? Đó là kế hoạch sự kiện không có dòng thời gian.
Cho dù bạn đang quản lý nhiều dự án hay một sự kiện quan trọng của công ty, tình trạng hỗn loạn có thể nhanh chóng xảy ra.
🧠 Thông tin thú vị: Một báo cáo của Forrester năm 2024 cho biết khoảng 73% các tổ chức lập kế hoạch sự kiện sử dụng từ một đến năm công cụ công nghệ để quản lý và lập kế hoạch sự kiện.
Mẫu biểu đồ Gantt đơn giản không chỉ giúp bạn theo dõi tiến độ mà còn sắp xếp các công việc của dự án, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và các công việc phụ thuộc theo cách mà bộ não của bạn dễ hiểu.
Không còn phỏng đoán. Không còn câu hỏi "Chờ đã, ai phải gọi cho nhà cung cấp dịch vụ ăn uống?" Chỉ còn hình ảnh rõ ràng, dòng thời gian rõ ràng và mọi thứ (cuối cùng) đều trong tầm kiểm soát.
Vì vậy, hãy khám phá các mẫu biểu đồ Gantt miễn phí có thể làm những việc mà ghi chú dán không bao giờ làm được cho việc lập kế hoạch sự kiện. Đã đến lúc tập hợp tất cả các công việc cần thiết vào một dòng thời gian! 😎
Mẫu biểu đồ Gantt lập kế hoạch sự kiện là gì?
Mẫu biểu đồ Gantt lập kế hoạch sự kiện là biểu đồ được thiết kế sẵn để sắp xếp và lên lịch các công việc liên quan đến việc lập kế hoạch sự kiện một cách trực quan. Mẫu này chia nhỏ các hoạt động và công việc liên quan đến sự kiện thành dòng thời gian, theo dõi các công việc của dự án, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời lượng công việc và các phụ thuộc.
Sau đó, các nhà lập kế hoạch sẽ phân công trách nhiệm, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc quan trọng và quản lý nhiều sự kiện hoặc dự án phức tạp.
Thường được tạo trong Excel, Google Trang tính hoặc các công cụ quản lý dự án khác, các mẫu này thường được cấu trúc thành các hàng cho công việc và các cột cho ngày tháng, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ trong toàn bộ kế hoạch quản lý sự kiện. Chúng chủ yếu đóng vai trò là khung sẵn sàng sử dụng, giúp giảm thời gian thiết lập và đảm bảo mọi công việc được thực hiện đúng tiến độ.
🔎 Bạn có biết? 89% chuyên gia cho rằng sự kiện là yếu tố quan trọng để đạt được các mục tiêu kinh doanh quan trọng. Tuy nhiên, 19% vẫn chưa theo dõi thành công một cách đúng đắn.
Điều gì tạo nên một mẫu biểu đồ Gantt lập kế hoạch sự kiện tốt?
Một mẫu biểu đồ Gantt lập kế hoạch sự kiện tốt giúp tổ chức dòng thời gian, phân công công việc và theo dõi tiến độ dự án dễ dàng trong tất cả các giai đoạn của sự kiện. Nó cho phép bạn quản lý nhiều dự án trong khi giữ cho chi tiết công việc rõ ràng và có cấu trúc.
Dưới đây là một số tính năng khác để hiểu cách chọn một mẫu:
- Hàng và danh mục công việc có thể chỉnh sửa: Chọn mẫu biểu đồ Gantt để nhanh chóng cập nhật hoặc điều chỉnh tất cả các công việc dựa trên loại hoặc kích thước sự kiện
- Tự động tính toán ngày: Chọn mẫu biểu đồ Gantt cập nhật dòng thời gian dựa trên những thay đổi về ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc thời lượng ước tính
- Thiết lập phụ thuộc công việc: Chọn mẫu biểu đồ Gantt lập kế hoạch sự kiện liên kết các công việc phụ thuộc để sự chậm trễ của một công việc sẽ tự động điều chỉnh các công việc còn lại
- Thanh tiến độ trực quan: Tìm các mẫu biểu đồ Gantt có thanh tiến độ trực quan để xem tiến độ hoàn thành của từng công việc với tính năng theo dõi thời gian thực
- Cột tài nguyên và ngân sách: Tìm kiếm mẫu biểu đồ Gantt Excel hoặc các mẫu dựa trên bảng tính khác cho phép bạn phân bổ thành viên nhóm và theo dõi chi tiêu trong cùng một trang tính
- Trạng thái công việc được mã hóa bằng màu sắc: Hãy chọn các mẫu biểu đồ Gantt, nơi bạn có thể đánh dấu các công việc theo trạng thái (ví dụ: đang chờ xử lý, đang tiến hành, đã hoàn thành) để hiển thị nhanh chóng
- Nhiều phần sự kiện: Chọn mẫu biểu đồ Gantt lập kế hoạch sự kiện để quản lý nhiều sự kiện hoặc dự án trong một trang duy nhất
- Chế độ xem dòng thời gian tích hợp: Ưu tiên các mẫu biểu đồ Gantt hiển thị toàn bộ sự kiện và dòng thời gian dự án trong vài tuần hoặc vài tháng mà không cần các công cụ khác
Hãy xem khi nào nên sử dụng Biểu đồ Gantt và khi nào nên sử dụng Dòng thời gian:
➡️ Đọc thêm: Mẫu và danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện miễn phí trong Excel & ClickUp
13 mẫu kế hoạch sự kiện miễn phí thực sự hiệu quả
Cho dù bạn đang xử lý nhiều sự kiện hay cố gắng hoàn thành một sự kiện mà không bị mất tập trung, mẫu biểu đồ Gantt chi tiết sẽ giúp mọi việc diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là một số mẫu hiệu suất cao đáp ứng tất cả nhu cầu của bạn về sự kiện, bao gồm cấu trúc và lịch trình.
1. Mẫu dòng thời gian Gantt của ClickUp
Mẫu dòng thời gian Gantt ClickUp được thiết kế cho các nhóm cần cấu trúc gọn gàng. Mẫu này cung cấp dòng thời gian trực quan, tính năng kéo và thả để sắp xếp lại lịch trình và chế độ xem theo lớp — tất cả được tích hợp trong một giao diện. Mẫu này hoàn hảo cho các nhà quản lý dự án cần có cái nhìn tổng quan rõ ràng mà không cần chuyển đổi giữa hàng tá ứng dụng.
Thích hợp để xây dựng biểu đồ Gantt đơn giản hoặc phức tạp, chuyển đổi giữa chế độ xem hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm tùy thuộc vào kế hoạch của bạn. Hơn nữa, bạn có thể lập bản đồ các mối phụ thuộc, theo dõi tiến độ thời gian thực, xác định các đường dẫn quan trọng và sắp xếp mọi chi tiết với màu sắc rõ ràng.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Gán trạng thái tùy chỉnh như 'Đang xem xét' hoặc 'Bị chặn' cho các công việc của dự án
- Sắp xếp các công việc phụ thuộc và trực quan hóa dòng thời gian bằng chế độ xem biểu đồ Gantt tích hợp sẵn
- Sử dụng mã màu và theo dõi tiến độ bằng trường phần trăm hoàn thành
- Truy cập nhiều chế độ xem để phóng to hoặc thu nhỏ lịch trình
Lý tưởng cho: Các nhóm tổ chức sự kiện quản lý các dự án phức tạp với thời hạn chặt chẽ và nhiều cộng tác viên.
🎁 Phần thưởng: Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp tính năng biến dòng thời gian dự án phức tạp thành hình ảnh trực quan, rõ ràng, cho phép các nhóm lập kế hoạch, phối hợp và theo dõi công việc của họ một cách dễ dàng.
Với chức năng kéo và thả trực quan, bạn có thể điều chỉnh lịch trình, quản lý các công việc phụ thuộc và theo dõi tiến độ thời gian thực, đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng.
2. Mẫu Gantt đơn giản của ClickUp
Mẫu Gantt đơn giản của ClickUp loại bỏ sự lộn xộn và tập trung vào chức năng.
Được thiết kế để thiết lập nhanh chóng và quản lý công việc đơn giản, mẫu này hoạt động hiệu quả khi bạn không cần 50 chế độ xem hoặc tùy chỉnh nâng cao — chỉ cần một biểu đồ gọn gàng là đủ. Mẫu này bao gồm ba chế độ xem chính và các cột cần thiết: trạng thái công việc, thời lượng và phụ thuộc.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Xem dòng thời gian dự án của bạn chỉ với một cú nhấp chuột và sắp xếp lại công việc ngay lập tức
- Liên kết các công việc phụ thuộc để tránh xung đột thời hạn
- Sử dụng Trường Tùy chỉnh được mã hóa màu để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc quan trọng
Lý tưởng cho: Người lập kế hoạch độc lập, nhóm nhỏ hoặc bất kỳ ai muốn thử nghiệm với mẫu biểu đồ Gantt đơn giản trước khi đầu tư vào một thứ phức tạp hơn.
📚 Đọc thêm: Cách tạo dòng thời gian dự án bằng các bước đơn giản (ví dụ, công cụ & mẫu)
3. Mẫu dòng thời gian tiếp thị ClickUp
Mẫu Dòng thời gian tiếp thị ClickUp không chỉ là một công cụ theo dõi công việc đơn giản — nó biến toàn bộ kế hoạch quản lý sự kiện của bạn thành một bản đồ chiến lược trực quan. Mẫu này được thiết kế cho các nhóm tiếp thị sự kiện quản lý nhiều phần chuyển động, bao gồm tạo/lập nội dung, quảng cáo, chiến dịch và thời hạn.
Nó bao gồm chín Trường Tùy chỉnh và sáu trạng thái, giúp bạn chuyển từ lập kế hoạch sang thực hiện với khả năng hiển thị đầy đủ. Mẫu này đặc biệt hữu ích cho các nhóm làm việc giữa các bộ phận, quản lý dòng thời gian được chia sẻ hoặc điều phối nhiều công việc dự án đồng thời.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Tổ chức các hoạt động quảng bá trên mạng xã hội, email và PR trong một dòng thời gian duy nhất
- Đặt cột mốc chiến dịch và điều chỉnh lịch trình một cách linh hoạt theo nhu cầu
- Phân công công việc tiếp thị cho các thành viên trong nhóm với thời hạn hoàn thành được tích hợp sẵn
- Theo dõi mức độ tham gia và kết quả với tính năng theo dõi hiệu suất tích hợp
Lý tưởng cho: Các nhóm tiếp thị hoặc sự kiện quản lý ra mắt sản phẩm, chiến dịch theo mùa hoặc dòng thời gian đa chức năng trên nhiều dự án.
➡️ Đọc thêm: Phần mềm tạo biểu đồ Gantt miễn phí tốt nhất
4. Mẫu dòng thời gian có thể điền ClickUp
Mỗi sự kiện có vô số phần chuyển động và việc theo dõi chúng có thể rất khó khăn. Mẫu dòng thời gian có thể điền ClickUp cung cấp dòng thời gian tương tác, có thể tùy chỉnh, cho phép các nhóm dễ dàng vạch ra công việc, thời hạn và các phụ thuộc.
Với thiết lập tối thiểu, nó giúp bạn theo dõi thời lượng công việc, theo dõi ngân sách và thay đổi thời hạn. Không giống như bảng tính truyền thống, mẫu này cung cấp khả năng cộng tác thời gian thực, lập lịch bằng cách kéo và thả, và cập nhật tự động, giúp mọi người luôn đồng bộ từ lập kế hoạch đến thực hiện.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Tùy chỉnh dòng thời gian để phù hợp với bất kỳ loại sự kiện nào, từ hội nghị công ty đến đám cưới
- Tự động cập nhật trạng thái để mọi người luôn được thông báo
- Theo dõi các thuộc tính tùy chỉnh như Ngày được phân bổ hoặc Chi phí ước tính cho mỗi công việc
Lý tưởng cho: Các nhóm quản lý nhiều dự án yêu cầu dòng thời gian chính xác và cập nhật thường xuyên giữa các bộ phận.
📮 ClickUp Insight: Bạn nghĩ danh sách việc cần làm của mình hiệu quả? Hãy suy nghĩ lại. Khảo sát của chúng tôi cho thấy 76% chuyên gia sử dụng hệ thống ưu tiên để quản lý công việc. Tuy nhiên, nghiên cứu gần đây xác nhận rằng 65% nhân viên ưu tiên những công việc dễ dàng hơn là những công việc có giá trị cao mà không có hệ thống ưu tiên hiệu quả. Ưu tiên nhiệm vụ của ClickUp biến đổi cách bạn hình dung và giải quyết các dự án phức tạp, dễ dàng đánh dấu các nhiệm vụ quan trọng. Với quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI và các cờ ưu tiên tùy chỉnh của ClickUp, bạn sẽ luôn biết phải giải quyết việc gì trước tiên.
5. Mẫu lộ trình dự án ClickUp
Lập kế hoạch cho một sự kiện quy mô lớn đòi hỏi một lộ trình rõ ràng để điều hướng từng giai đoạn, từ đặt địa điểm đến theo dõi sau sự kiện. Mẫu lộ trình dự án ClickUp giúp các nhóm tạo ra một cái nhìn tổng quan chiến lược về các cột mốc quan trọng, đảm bảo thực hiện suôn sẻ từ đầu đến cuối.
Với các chế độ xem tương tác của ClickUp, bạn có thể theo dõi các phụ thuộc, phân bổ tài nguyên và điều chỉnh kế hoạch một cách linh hoạt theo diễn biến của sự kiện. Nó cũng bao gồm các danh sách kế hoạch hàng quý giúp bạn điều chỉnh dòng thời gian giữa nhiều dự án hoặc giai đoạn sản phẩm.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Bố trí các giai đoạn chính của sự kiện với lộ trình dài hạn có cấu trúc
- Xem tải tài nguyên bằng chế độ xem Khối lượng công việc để phân bổ tài nguyên tốt hơn
- Theo dõi trạng thái chuẩn bị sự kiện theo thời gian thực với nhiều định dạng trực quan
- Điều chỉnh lộ trình ngay lập tức khi có ưu tiên mới xuất hiện
Lý tưởng cho: Các nhóm xử lý các dự án hoặc sự kiện phức tạp đòi hỏi kế hoạch hàng quý, thực hiện nhiều giai đoạn và hợp tác thời gian thực.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Không giống như quản lý dự án chung, xử lý các công việc đang diễn ra, quản lý dự án sự kiện là một lĩnh vực ngắn hạn, năng động, tập trung vào việc mang lại trải nghiệm cụ thể.
6. Mẫu nhiệm vụ dòng thời gian sự kiện ClickUp
Phân chia một sự kiện thành các nhiệm vụ cụ thể hầu như luôn là sự khác biệt giữa một hàm hoạt động tốt và một cơn ác mộng về hậu cần. Mẫu nhiệm vụ dòng thời gian sự kiện ClickUp cung cấp phương pháp tiếp cận tập trung vào nhiệm vụ để lập kế hoạch sự kiện, giúp các nhóm phân công, lên lịch và theo dõi trách nhiệm của từng cá nhân mà không mất đi cái nhìn tổng thể.
Với chế độ xem tùy chỉnh, tính năng phụ thuộc công việc và tự động hóa, mẫu này đảm bảo sự phối hợp liền mạch giữa các nhà cung cấp, diễn giả, nhân viên và nhóm hậu cần. Nó giúp bạn đánh dấu từng điểm trong danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện. Nó cho phép bạn đặt thời hạn, chỉ định người phụ trách và tạo công việc con để không bỏ sót bất kỳ công việc nào.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Chia sự kiện thành các cột mốc dựa trên công việc để thực hiện rõ ràng hơn
- Thiết lập tự động hóa cho nhắc nhở, cập nhật công việc và cảnh báo cho các bên liên quan
- Theo dõi tiến độ dự án trực tiếp bằng bảng điều khiển và bộ lọc trạng thái
- Đồng bộ với lịch trình của nhà cung cấp để đảm bảo sự phối hợp suôn sẻ
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý sự kiện cần quản lý dòng thời gian chặt chẽ cho các hội nghị, dạ tiệc hoặc sự kiện kéo dài nhiều ngày với nhiều phần và nhóm khác nhau
➡️ Đọc thêm: Mẫu chương trình miễn phí trong Excel & ClickUp
7. Mẫu lập kế hoạch sự kiện ClickUp
Mẫu lập kế hoạch sự kiện ClickUp hoạt động như một trung tâm điều phối, cho phép các nhà quản lý sự kiện giám sát mọi chi tiết, từ thư mời đến hậu cần tại chỗ.
Thay vì phải xoay xở với nhiều bảng tính, mẫu này giúp sắp xếp mọi thứ một cách có tổ chức, đảm bảo từng yếu tố của sự kiện được thực hiện đúng thời gian và trong phạm vi ngân sách. Ngoài ra, dù quản lý một sự kiện duy nhất hay xoay xở với nhiều dự án, mẫu này kiểm soát mọi thứ bằng các danh sách riêng biệt cho Hoạt động, Cơ sở vật chất, Thanh toán và hơn thế nữa.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Quản lý hợp đồng, ngân sách và lịch trình của nhà cung cấp với tính năng theo dõi tài chính tích hợp sẵn
- Tự động hóa quản lý danh sách khách, theo dõi RSVP và nhắc nhở qua email
- Thêm các trường như Trạng thái ngân sách, Trạng thái thanh toán và Tiến độ để hiển thị các chỉ số khóa
- Cộng tác trong thời gian thực bằng ClickUp Docs để xem chi tiết nhà cung cấp, thông tin nhà tài trợ và ghi chú công việc
Lý tưởng cho: Các nhóm tổ chức sự kiện toàn diện quản lý kế hoạch từ đầu đến cuối, từ hậu cần và lập ngân sách đến điều phối khách và giao hàng cuối cùng.
Dưới đây là video giới thiệu cách tạo sự nhất quán với các mẫu trong ClickUp:
8. Mẫu quản lý sự kiện ClickUp
Cho dù bạn đang quản lý hội thảo trên web, hội nghị nội bộ hay ra mắt sản phẩm, Mẫu quản lý sự kiện ClickUp sẽ giúp bạn phân công nhiệm vụ, quản lý dòng thời gian sự kiện và đảm bảo ngân sách.
Nó có các chế độ xem tích hợp cho Dòng thời gian, Ngân sách, Danh sách và thậm chí cả chế độ xem Bản đồ cho hậu cần tại hiện trường. Tùy chỉnh các trường như Ngân sách còn lại và Trạng thái thanh toán, giúp bạn dễ dàng theo dõi tài chính mà không cần chuyển đổi giữa các công cụ.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Tạo, phân công và theo dõi tất cả các công việc liên quan đến sự kiện của bạn trong một bảng điều khiển tập trung
- Sử dụng chế độ xem Gantt và Dòng thời gian để quản lý ngày bắt đầu, ngày kết thúc và các phụ thuộc
- Theo dõi chi phí và tiến độ dự án thông qua chế độ xem Ngân sách và Danh sách công việc
- Đặt công việc định kỳ, tạo quy trình làm việc tiếp thị và cộng tác với toàn bộ nhóm
Lý tưởng cho: Các nhà tổ chức sự kiện quản lý nhiều sự kiện với nhu cầu phối hợp chặt chẽ giữa các nhóm, dòng thời gian và ngân sách.
Dưới đây là ý kiến của Alaina Maracotta, Nhân viên Tiếp thị Sự kiện tại Vida Health, về việc sử dụng ClickUp để lập kế hoạch sự kiện:
Thật là phi thường khi thấy chúng tôi đã tiết kiệm được bao nhiêu thời gian trong các cuộc họp kể từ khi chuyển sang ClickUp. Việc lập kế hoạch và cập nhật sự kiện trước đây mất ba giờ mỗi tuần, giờ chỉ mất hơn một giờ. Các nhóm liên quan giờ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các ưu tiên tiếp thị quan trọng hơn.
Thật là tuyệt vời khi thấy chúng tôi đã tiết kiệm được bao nhiêu thời gian trong các cuộc họp kể từ khi chuyển sang ClickUp. Công việc lập kế hoạch và cập nhật sự kiện trước đây mất ba giờ mỗi tuần, giờ chỉ mất hơn một giờ. Các nhóm liên quan giờ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các ưu tiên tiếp thị quan trọng hơn.
9. Mẫu Gantt lập kế hoạch dự án sự kiện Excel của Microsoft
Mẫu biểu đồ Gantt Excel này là lựa chọn lý tưởng cho các nhà lập kế hoạch muốn có một công cụ đơn giản, trực quan và dựa trên bảng tính. Được tích hợp trực tiếp vào Excel, mẫu này cho phép bạn nhập ngày bắt đầu, thời lượng công việc và trạng thái tiến độ mà không cần thiết lập.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Đặt ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho từng giai đoạn của kế hoạch theo cách thủ công
- Tự động điều chỉnh dựa trên đầu vào, cung cấp cho bạn dòng thời gian ngang rõ ràng cho các công việc trong dự án của bạn
- Dễ dàng chia sẻ dòng thời gian với các nhóm bằng các công cụ cộng tác của Excel
- Chỉnh sửa các trường để phù hợp với cả các dự án đơn giản và kế hoạch dài hạn
Lý tưởng cho: Cá nhân hoặc nhóm thích sử dụng Microsoft Excel để quản lý dự án và cần định dạng linh hoạt, sẵn sàng sử dụng để lập kế hoạch sự kiện hoặc dòng thời gian chung.
➡️ Đọc thêm: Ví dụ về biểu đồ Gantt cho quản lý dự án
10. Mẫu biểu đồ Gantt Excel để lập kế hoạch sự kiện của ProjectManager
Mẫu biểu đồ Gantt Excel để lập kế hoạch sự kiện của ProjectManager có hai tùy chọn: Excel và trực tuyến. Nếu bạn sử dụng Excel, bạn sẽ có định dạng có cấu trúc để liệt kê các công việc của dự án, chỉ định ngày bắt đầu và kết thúc, cài đặt thời lượng ước tính và theo dõi trạng thái.
Mẫu này đặc biệt hữu ích để điều phối các nhà cung cấp, địa điểm và dòng thời gian trong một bố cục trực quan.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Tùy chỉnh các giai đoạn dự án và điều chỉnh lịch trình theo nhu cầu
- Xuất biểu đồ Gantt để thảo luận với khách hàng và nhóm
- Nhập công việc kèm theo thời hạn, thời lượng và tỷ lệ hoàn thành để điền vào dòng thời gian sự kiện dựa trên Excel
- Dễ dàng điều chỉnh dòng thời gian nếu xảy ra sự chậm trễ, chẳng hạn như sự trì hoãn của nhà cung cấp hoặc thay đổi lịch trình
Lý tưởng cho: Các nhà tổ chức sự kiện tự do, tư vấn và các nhóm làm việc với các tài liệu tĩnh.
📚 Đọc thêm: Mẫu đề xuất sự kiện miễn phí cho sự kiện tiếp theo của bạn
11. Mẫu Bảng trắng biểu đồ Gantt hàng tuần của Canva
Để lập kế hoạch sự kiện hấp dẫn về mặt thị giác, Mẫu biểu đồ Gantt hàng tuần của Canva cung cấp một cách trực quan để thiết kế dòng thời gian sự kiện được mã hóa bằng màu sắc, có thể dễ dàng tùy chỉnh cho các bản trình bày hoặc sử dụng nội bộ.
Mẫu này cho phép người lập kế hoạch sự kiện sắp xếp công việc, theo dõi thời hạn và tạo lộ trình hấp dẫn về mặt thị giác. Mẫu này lý tưởng cho các nhóm cần có cái nhìn tổng quan cấp cao về tiến độ sự kiện hàng tuần. Mẫu này cũng hoàn hảo để trực quan hóa dòng thời gian sự kiện, đặc biệt khi làm việc với các nhóm sáng tạo hoặc trình bày dòng thời gian cho khách hàng hoặc các bên liên quan.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Điều chỉnh lịch trình sự kiện bằng các công cụ chỉnh sửa kéo và thả của Canva
- Xuất dòng thời gian dưới dạng đồ họa độ phân giải cao để sử dụng trong bản trình bày và báo cáo
- Xây dựng dòng thời gian dự án của bạn với các khối công việc được mã hóa bằng màu sắc theo tuần hoặc tháng
- Cộng tác trực tiếp với toàn bộ nhóm của bạn bằng các tính năng bảng trắng của Canva
Lý tưởng cho: Những người có tư duy trực quan, các nhóm sáng tạo hoặc nhà tổ chức sự kiện muốn trình bày dòng thời gian dự án cho khách hàng hoặc các bên liên quan theo định dạng hấp dẫn hơn.
12. Mẫu lập kế hoạch sự kiện Excel/Google Trang tính của GanttPro
Lập kế hoạch sự kiện thường đòi hỏi sự linh hoạt, và Mẫu lập kế hoạch sự kiện Excel/Google Trang tính của GanttPro cung cấp một cách cơ bản, có cấu trúc để lên lịch và theo dõi các công việc bằng định dạng bảng tính thân thiện với đám mây.
Mẫu này được cấu trúc sẵn với các công việc, công việc phụ, cột mốc và phụ thuộc, giúp bạn dễ dàng bắt đầu ngay trong Excel, Google Trang tính hoặc nền tảng trực tuyến của GanttPRO. Quản lý nhiều dự án, điều chỉnh dòng thời gian và xuất sang PDF hoặc PNG.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Tùy chỉnh thời lượng công việc và điều chỉnh dòng thời gian sự kiện theo nhu cầu
- Xác định ngày bắt đầu, ngày kết thúc và phân cấp công việc trong các sự kiện
- Thêm cột mốc và liên kết các công việc phụ thuộc với tính năng kéo và thả
- Theo dõi tiến độ dự án theo thời gian thực và điều chỉnh ngay lập tức
Lý tưởng cho: Các chuyên gia tổ chức sự kiện cần sự linh hoạt và cấu trúc, đặc biệt là khi xử lý các dự án lặp lại giữa các nhóm hoặc khách hàng.
13. Mẫu biểu đồ Gantt lịch hội nghị của Tom's Planner
Mẫu biểu đồ Gantt lịch hội nghị của Tom's Planner cung cấp lịch sự kiện rõ ràng, được chia thành các khối thời gian, cho phép người lập kế hoạch tổ chức các hội nghị và hội nghị thượng đỉnh của công ty kéo dài nhiều ngày một cách hiệu quả.
Không giống như các bảng theo dõi đơn giản, mẫu biểu đồ Gantt chuyên dụng này được thiết kế riêng cho các hội nghị và cho phép lên lịch các phiên đồng thời, theo dõi tình trạng sẵn sàng của diễn giả và điều chỉnh thời lượng phiên một cách linh hoạt.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Sắp xếp lịch trình hội nghị thành các biểu đồ Gantt rõ ràng, trực quan để dễ dàng điều hướng
- Cấu trúc các phiên keynote, thảo luận nhóm và phòng họp nhỏ với các khung thời gian riêng biệt
- Điều chỉnh thời lượng phiên và khối thời gian của diễn giả mà không làm gián đoạn toàn bộ lịch trình
- Tạo tài liệu tham khảo thời gian thực cho các nhà tổ chức sự kiện, diễn giả và tình nguyện viên
Lý tưởng cho: Giám đốc chương trình, điều phối viên hội nghị và các nhóm sự kiện đang tìm kiếm một dòng thời gian trực quan đơn giản nhưng mạnh mẽ cho các dự án phức tạp như hội nghị kéo dài nhiều ngày.
➡️ Đọc thêm: Phần mềm lập kế hoạch sự kiện miễn phí tốt nhất (Công cụ quản lý sự kiện)
Kiểm soát sự hỗn loạn với ClickUp
Lập kế hoạch sự kiện luôn khó dự đoán, nhưng dòng thời gian của bạn không nên như vậy. Biểu đồ Gantt cung cấp cho bạn một cấu trúc có thể điều chỉnh, mở rộng và giữ mọi thứ gắn kết với nhau, ngay cả khi có những thay đổi vào phút chót. Với mẫu phù hợp, bạn sẽ không còn phải phản ứng thụ động mà có thể chủ động dẫn dắt.
Khi nói đến lập kế hoạch sự kiện, sự rõ ràng, hợp tác và khả năng thích ứng là chìa khóa, và đó chính xác là những gì các mẫu biểu đồ Gantt lập kế hoạch sự kiện của ClickUp mang lại. Là ứng dụng hàng ngày cho công việc, ClickUp cho phép bạn hình dung mọi giai đoạn, theo dõi các phụ thuộc và điều chỉnh dòng thời gian trong thời gian thực — điều mà bảng tính tĩnh không thể làm được. Hãy từ bỏ việc cập nhật thủ công và trải nghiệm lập kế hoạch sự kiện liền mạch, năng động với ClickUp! Đăng ký miễn phí ngay hôm nay! ✨