Tiết kiệm chi phí trong mua sắm có thể khiến bạn phải trả giá—theo nghĩa đen. Nếu không có kế hoạch vững chắc, bạn có thể gặp phải chậm trễ, vượt ngân sách và nhà cung cấp không đáng tin cậy. 💰
Nhưng ai có thời gian để xây dựng một chiến lược mua sắm từ đầu? Đó chính là lúc các mẫu kế hoạch mua sắm phát huy tác dụng.
Các mẫu này giúp bạn kiểm soát toàn bộ quy trình, từ việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, đang theo dõi đơn đặt hàng đến quản lý hợp đồng với nhà cung cấp.
Chúng tôi đã tổng hợp các mẫu miễn phí tốt nhất để giúp bạn tránh được việc dùng thử và lỗi.
Hãy bắt đầu ngay! 🛒
Mẫu kế hoạch mua sắm là gì?
Mẫu kế hoạch mua sắm là các tài liệu có cấu trúc, mô tả quy trình và chiến lược để mua sắm hàng hóa, dịch vụ hoặc công việc từ các nguồn bên ngoài trong phạm vi dự án hoặc tổ chức.
Chúng đóng vai trò như bản thiết kế chi tiết, mô tả các bước, dòng thời gian, trách nhiệm và tiêu chí liên quan đến các hoạt động mua sắm.
Thông thường, các mẫu này bao gồm mục tiêu mua sắm, kết quả nghiên cứu thị trường, loại hợp đồng, quy trình mua sắm, vai trò và trách nhiệm, chỉ số hiệu suất và chiến lược quản lý rủi ro.
Chúng giúp tiêu chuẩn hóa quy trình của bạn, đảm bảo tuân thủ quy định và đồng bộ hóa các chỉ số hiệu suất mua sắm (KPIs) với mục tiêu tổng thể của dự án.
🧠 Thú vị: Con đường Tơ lụa không chỉ là một tuyến thương mại; nó đã cách mạng hóa hoạt động mua sắm. Các hiệp hội thương nhân thời Trung Cổ đã giới thiệu các hợp đồng có cấu trúc và thực hành kinh doanh, góp phần hình thành nên quản lý chuỗi cung ứng hiện đại.
12 mẫu kế hoạch mua sắm miễn phí để giải quyết các thách thức trong mua sắm.
Sử dụng mẫu phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc quản lý quy trình mua sắm. ClickUp Templates cung cấp các giải pháp được thiết kế để đơn giản hóa và tối ưu hóa quy trình mua sắm.
ClickUp là một không gian làm việc AI tích hợp, kết hợp quản lý dự án, tài liệu và giao tiếp nhóm trên một nền tảng duy nhất — được thúc đẩy bởi tự động hóa AI thế hệ mới và công cụ tìm kiếm.
Cuộc sống của một quản lý mua hàng bao gồm mọi thứ từ đang theo dõi mối quan hệ với nhà cung cấp đến tổ chức các đơn đặt hàng chi tiết và báo cáo tồn kho. Để giúp việc này trở nên dễ dàng hơn, dưới đây là các đề xuất của chúng tôi về các mẫu kế hoạch quản lý mua hàng tốt nhất, bao quát mọi khía cạnh.
Hãy bắt đầu ngay! 💪
1. Mẫu kế hoạch mua sắm ClickUp
Quản lý mua sắm mà không có kế hoạch rõ ràng có thể dẫn đến chi tiêu không cần thiết, bỏ sót chi tiết và phải vội vàng vào phút chót. Mẫu kế hoạch mua sắm ClickUp mang lại cấu trúc cho quy trình, giúp các nhóm lập kế hoạch, đang theo dõi và tối ưu hóa mọi giai đoạn của quá trình mua sắm.
Với bảng điều khiển trực quan và cơ sở dữ liệu không cần lập trình, việc theo dõi các hoạt động mua sắm trở nên dễ dàng. Các quy trình tự động hóa xử lý yêu cầu, phê duyệt và đang theo dõi giao hàng, giảm bớt nhu cầu theo dõi liên tục.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Tạo quy trình mua sắm tiêu chuẩn để tránh nhầm lẫn và chậm trễ.
- Lưu trữ tất cả thông tin và tài liệu của nhà cung cấp trong một không gian được tổ chức gọn gàng.
- Theo dõi từng giai đoạn của quy trình mua sắm thông qua bảng điều khiển trực quan.
- Giảm thiểu lỗi bằng cách tuân thủ quy trình làm việc rõ ràng và định dạng nhất quán.
- Hiểu rõ hơn về mối quan hệ với nhà cung cấp và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn bằng cách sử dụng chế độ xem tùy chỉnh.
📌 Phù hợp cho: Các doanh nghiệp kinh doanh cần một hệ thống tập trung để đang theo dõi, quản lý và tối ưu hóa quy trình mua sắm.
🔍 Bạn có biết? Chiến tranh thế giới đã biến mua sắm thành một nhu cầu chiến lược. Các chính phủ phải nắm vững chuỗi cung ứng để trang bị cho quân đội của mình, từ đó thay đổi mãi mãi cách kinh doanh tiếp cận mua sắm.
📮 ClickUp Insight: Bạn nghĩ danh sách việc cần làm của mình đang hoạt động hiệu quả? Hãy suy nghĩ lại. Khảo sát của chúng tôi cho thấy 76% chuyên gia sử dụng hệ thống ưu tiên riêng của họ để quản lý tác vụ. Tuy nhiên, nghiên cứu gần đây xác nhận rằng 65% nhân viên có xu hướng tập trung vào các công việc dễ dàng thay vì các công việc có giá trị cao mà không có hệ thống ưu tiên hiệu quả.
ClickUp thay đổi cách bạn hình dung và xử lý các dự án phức tạp, giúp dễ dàng xác định các công việc quan trọng. Với các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) và các cờ ưu tiên tùy chỉnh, bạn luôn biết nên ưu tiên xử lý công việc nào trước.
2. Mẫu yêu cầu báo giá ClickUp
Yêu cầu Báo giá (RFQ) là yếu tố quan trọng khi tìm nguồn cung ứng vật liệu hoặc dịch vụ, đảm bảo giá cả công bằng và minh bạch. Mẫu Yêu cầu Báo giá ClickUp giúp tổ chức mọi chi tiết của quy trình RFQ của bạn.
Nó cho phép bạn xác định mục tiêu dự án, ngân sách và dòng thời gian trước khi gửi các yêu cầu báo giá có cấu trúc (RFQ) cho nhà cung cấp, đảm bảo tính nhất quán và rõ ràng trong giao tiếp.
Ngoài ra, với các phần chuyên biệt dành cho thông tin mua sắm khóa, bạn có thể thu thập thông tin nhà cung cấp và công ty, hướng dẫn đặc biệt, và tóm tắt báo giá với ít nỗ lực nhất.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Thu thập báo giá từ nhà cung cấp với định dạng và chi tiết nhất quán.
- Xác định rõ mục tiêu dự án và ngân sách trước khi yêu cầu báo giá.
- So sánh các đề xuất của nhà cung cấp song song để đưa ra quyết định tốt hơn.
- Hệ thống tập trung đang theo dõi tất cả các yêu cầu báo giá (RFQ) để đảm bảo tính minh bạch.
📌 Phù hợp cho: Các nhóm mua sắm cần một phương pháp tiêu chuẩn và hiệu quả để thu thập và đánh giá các đề xuất từ nhà cung cấp, đảm bảo so sánh công bằng và giao tiếp thuận tiện.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Xác định các nguyên tắc cơ bản. Việc có các chính sách mua sắm rõ ràng giúp mọi người đồng lòng trên cùng một trang và đảm bảo hoạt động trơn tru. Nếu bạn thiếu thời gian hoặc ý tưởng, hãy yêu cầu ClickUp Brain soạn thảo một mẫu chính sách mua sắm và chỉnh sửa theo ý muốn!
3. Mẫu đơn đặt hàng và quản lý kho ClickUp
Mẫu đơn đặt hàng và quản lý kho ClickUp đảm bảo mọi đơn hàng được ghi chép và đang theo dõi chính xác từ yêu cầu đến khi hoàn thành. Nó giúp kinh doanh quản lý thông tin nhà cung cấp, ngày mua hàng, điều kiện vận chuyển và lịch giao hàng một cách hiệu quả.
Nó cho phép bạn tổ chức các công việc thành 14 trạng thái khác nhau: Thanh toán, Gửi cho nhà cung cấp, Thêm vào kho, Sẵn sàng để xem xét, Đã giao hàng, v.v., để theo dõi tiến độ.
Với tính năng đang theo dõi thời gian thực, các nhóm có thể theo dõi các hoạt động mua sắm, lập kế hoạch tồn kho và tránh những sai lầm tốn kém như đơn đặt hàng trùng lặp hoặc giao hàng trễ. Nó cũng cải thiện quản lý tồn kho, cho phép bạn theo dõi mức tồn kho.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Ghi chép chính xác mọi đơn đặt hàng từ đầu đến cuối.
- Theo dõi mức tồn kho để tránh tình trạng thiếu hụt và tồn kho quá mức.
- Đang theo dõi chi tiết nhà cung cấp và dòng thời gian giao hàng một cách hiệu quả.
- Tạo báo cáo tồn kho để hỗ trợ quyết định mua hàng.
📌 Phù hợp cho: Các doanh nghiệp đang tìm kiếm một công cụ đa năng giúp quản lý đơn đặt hàng và đang theo dõi mức tồn kho, đảm bảo hàng tồn kho luôn được cập nhật và đơn đặt hàng được xử lý một cách trơn tru.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Ghi chép tất cả từ việc lựa chọn nhà cung cấp đến quản lý hợp đồng. Việc có các hồ sơ chi tiết giúp tránh nhầm lẫn và duy trì các quy trình hoạt động trơn tru như một cỗ máy được bôi trơn tốt. ClickUp Tài liệu giúp việc này trở nên dễ dàng. Bạn có thể tổng hợp thông tin hữu ích, tài nguyên và các thực hành tốt nhất trong ClickUp Tài liệu, giúp mọi người dễ dàng tìm kiếm và cập nhật kiến thức của công ty.
4. Mẫu quy trình RFP của ClickUp
Quy trình RFP (Yêu cầu đề xuất) là cách các doanh nghiệp mời thầu từ các nhà cung cấp, nêu rõ yêu cầu dự án và tiêu chí đánh giá để đảm bảo lựa chọn đối tác tốt nhất.
Mẫu quy trình RFP của ClickUp cung cấp khung làm việc rõ ràng để quản lý toàn bộ quy trình từ soạn thảo yêu cầu đến lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng. Theo dõi các mốc thời gian khóa như hạn chót nộp bài nộp/gửi và dòng thời gian trao hợp đồng để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bước nào.
Mẫu RFP này bao gồm năm danh mục khóa để giữ mọi thứ được tổ chức gọn gàng: Giai đoạn quy trình (soạn thảo, kế hoạch hoặc xem xét), Ngân sách (phân bổ kinh phí), Tệp đính kèm (các tài liệu quan trọng), Ngày trao giải (dòng thời gian), và Hạn chót nộp đề xuất.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Quản lý các giai đoạn của yêu cầu đề xuất (RFP) từ việc soạn thảo đến việc lựa chọn nhà cung cấp.
- Theo dõi chính xác các hạn chót bài nộp/gửi và dòng thời gian trao giải.
- Lưu trữ tất cả các đề xuất và tệp đính kèm tại một địa điểm có cấu trúc.
- Đánh giá các đề xuất của nhà cung cấp một cách nhất quán dựa trên các tiêu chí đã được xác định trước.
📌 Phù hợp cho: Các nhóm dự án hoặc doanh nghiệp quản lý quy trình lựa chọn nhà cung cấp phức tạp, nơi sự rõ ràng, thời hạn và tổ chức là yếu tố quan trọng để đánh giá nhiều đề xuất.
5. Mẫu Yêu cầu Thông tin (RFI) Chuẩn ClickUp
Yêu cầu Thông tin (RFI) thu thập thông tin từ nhà cung cấp, đối tác hoặc các bên liên quan trước khi đưa ra quyết định mua hàng. Mẫu RFI Chuẩn của ClickUp cho phép bạn thu thập, đang theo dõi và đánh giá phản hồi từ nhà cung cấp một cách hiệu quả.
Bạn có thể tạo biểu mẫu yêu cầu thông tin (RFI) với các thông tin khóa như tên người yêu cầu, bộ phận và ngày đáo hạn. Sau khi gửi, theo dõi từng yêu cầu bằng các trạng thái như ‘Yêu cầu mới’, ‘Xác nhận’, ‘Hoàn thành’ và ‘Giao hàng’
Muốn so sánh các phản hồi? Mẫu này bao gồm nhiều chế độ xem: Danh sách Yêu cầu để tổ chức các yêu cầu thông tin (RFIs), Bảng Quy Trình để theo dõi trạng thái và Lịch Trình Giao Hàng để hiển thị các ngày đáo hạn.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Thu thập thông tin nhà cung cấp một cách có hệ thống để đưa ra quyết định dựa trên thông tin
- Gán ngày đáo hạn và trách nhiệm cho từng yêu cầu RFI
- Theo dõi tiến độ với các trạng thái rõ ràng từ khi nộp đến khi hoàn thành
- So sánh các phản hồi một cách dễ dàng bằng cách sử dụng nhiều chế độ xem để đảm bảo tính rõ ràng
📌 Phù hợp cho: Các nhóm muốn thu thập thông tin chi tiết từ nhà cung cấp, đối tác hoặc các bên liên quan trước khi đưa ra quyết định mua hàng, với trọng tâm là tổ chức phản hồi, ưu tiên yêu cầu và đang theo dõi tiến độ.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Brain MAX, trợ lý AI trên desktop tiên tiến từ ClickUp, để trích xuất thông tin khóa từ hóa đơn, báo giá và giao tiếp với nhà cung cấp, giúp đang theo dõi và báo cáo dễ dàng.
Hơn nữa, tính năng Talk to Văn bản của ClickUp có thể là công cụ mạnh mẽ cho các quy trình mua sắm và quản lý kho. Các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng ghi lại yêu cầu mua hàng, cập nhật kho hàng hoặc ghi chú về nhà cung cấp bằng cách nói thay vì gõ, tiết kiệm thời gian. Nhân viên ngoài trường hoặc quản lý kho có thể cập nhật mức tồn kho, báo cáo vấn đề hoặc ghi lại việc giao hàng mà không cần dùng tay, ngay cả khi đang làm nhiều việc cùng lúc.
6. Mẫu nhiệm vụ kiểm tra nhà cung cấp ClickUp
Kiểm toán nhà cung cấp là yếu tố quan trọng để đảm bảo các nhà cung cấp của bạn đáp ứng các tiêu chuẩn tuân thủ, chất lượng và hiệu suất. Mẫu nhiệm vụ kiểm toán nhà cung cấp ClickUp đang theo dõi các tiêu chí kiểm toán, phân công công việc và theo dõi tiến độ.
Quản lý mọi giai đoạn của quy trình kiểm toán nhà cung cấp, từ việc tạo và phân công các công việc kiểm toán với ngày đáo hạn rõ ràng để đảm bảo trách nhiệm trong toàn nhóm. Bạn có thể tổ chức tất cả thông tin liên quan đến kiểm toán, bao gồm danh sách kiểm tra tuân thủ và đánh giá hiệu suất, tại một nơi duy nhất, giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Lên lịch kiểm tra nhà cung cấp với các công việc rõ ràng và thời hạn cụ thể
- Đang theo dõi tuân thủ và các chỉ số hiệu suất tại một nơi duy nhất
- Phân công trách nhiệm để đảm bảo tính trách nhiệm cho từng cuộc kiểm toán
- Ghi chép các hành động theo dõi và cải tiến một cách hiệu quả
📌 Phù hợp cho: Các doanh nghiệp kinh doanh quản lý nhiều nhà cung cấp và các ngành công nghiệp có yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt, đòi hỏi việc đang theo dõi và báo cáo chi tiết.
7. Mẫu Danh sách Nhà cung cấp Chính của ClickUp
Quản lý nhà cung cấp không nên gây áp lực.
Nếu bạn vẫn đang lục lọi các bảng tính cũ, email hoặc ghi chú dán để tìm thông tin liên hệ của nhà cung cấp, chi tiết hợp đồng hoặc hiệu suất trong quá khứ, đã đến lúc nâng cấp. Mẫu Danh sách Nhà cung cấp Chính của ClickUp cung cấp cho bạn một khung làm việc để quản lý mọi nhà cung cấp, nhà thầu hoặc nhà cung cấp dịch vụ.
Tìm kiếm nhà cung cấp theo tên, ngành nghề hoặc thông tin liên hệ mà không cần cuộn trang liên tục, đồng thời đang theo dõi chi tiết hợp đồng, trạng thái nhà cung cấp và chi tiêu trong một bảng điều khiển được tổ chức gọn gàng.
Nó cũng cho phép bạn ưu tiên các nhà cung cấp khóa và theo dõi hiệu suất để tối ưu hóa chiến lược mua sắm.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Tập trung thông tin nhà cung cấp, bao gồm thông tin liên hệ và chi tiết hợp đồng
- Ưu tiên các nhà cung cấp quan trọng cho kế hoạch mua sắm
- Theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp một cách nhất quán trên tất cả các dự án
- Tìm kiếm nhà cung cấp dễ dàng bằng cách sử dụng bộ lọc và các chế độ xem tùy chỉnh
📌 Phù hợp cho: Các tổ chức quản lý mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp, giúp họ tập trung và tổ chức thông tin khóa về nhà cung cấp, đang theo dõi hiệu suất và dễ dàng ưu tiên các nhà cung cấp quan trọng.
🌟 Bonus: Cài đặt các Trợ lý AI của ClickUp vào công việc hỗ trợ đội ngũ của bạn trong việc quản lý quy trình mua sắm. Bạn có thể sử dụng các Trợ lý đã được xây dựng sẵn hoặc tùy chỉnh theo nhu cầu của mình. Các Trợ lý này có thể:
- *theo dõi tồn kho đang theo dõi tự động: Theo dõi mức tồn kho, cập nhật hồ sơ tồn kho và cảnh báo cho các nhóm khi mục sắp hết hoặc hết hàng
- Tự động hóa yêu cầu mua hàng: Xử lý yêu cầu mua hàng, chuyển chúng để phê duyệt và tạo đơn đặt hàng tự động
- *quản lý nhà cung cấp: Giúp đang theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp, quản lý hợp đồng và gửi nhắc nhở về việc gia hạn hoặc kiểm tra tuân thủ
- *xử lý hóa đơn và thanh toán: Tự động thu thập, xác minh và phê duyệt hóa đơn, đồng thời đang theo dõi trạng thái thanh toán
- Báo cáo và phân tích: Tạo báo cáo thời gian thực về tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho, thời gian chu kỳ mua sắm và xu hướng chi tiêu
- tự động hóa quy trình làm việc: *Kích hoạt công việc hoặc thông báo khi đạt đến ngưỡng tồn kho nhất định hoặc khi các bước mua sắm cần được chú ý
Xem thêm trong video này:
8. Mẫu đơn đăng ký nhà cung cấp ClickUp
Mẫu biểu mẫu đăng ký nhà cung cấp ClickUp biến quy trình onboarding lộn xộn thành một trải nghiệm được tối ưu hóa, tập trung vào việc thu thập thông tin quan trọng của nhà cung cấp ngay lập tức. Nó hỗ trợ thu thập thông tin và đánh giá nhà cung cấp để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Bạn đã bao giờ tự hỏi làm thế nào để sàng lọc nhà cung cấp một cách hiệu quả trước khi tổ chức cuộc họp? Mẫu này cho phép bạn thu thập mọi thông tin từ thông tin liên hệ, sản phẩm cung cấp đến các chứng chỉ.
Đảm bảo tất cả các nhà cung cấp tiềm năng cung cấp thông tin cần thiết, chi tiết kinh doanh và các sản phẩm/dịch vụ để đánh giá xem họ có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Thu thập thông tin chi tiết về nhà cung cấp một cách có hệ thống để đánh giá
- Đảm bảo tất cả các chứng chỉ và tài liệu cần thiết được nộp đầy đủ
- Tiêu chuẩn hóa quy trình tiếp nhận nhà cung cấp mới
- Theo dõi tiến độ ứng dụng một cách hiệu quả trong một hệ thống tập trung
📌 Phù hợp cho: Các doanh nghiệp đang tìm kiếm một phương pháp đơn giản hóa để thu thập thông tin cơ bản về nhà cung cấp, đánh giá năng lực và đảm bảo tuân thủ ngay từ giai đoạn đầu của quy trình onboarding nhà cung cấp.
🧠 Thú vị: Hoạt động mua sắm đã tồn tại từ thời Ai Cập cổ đại. Các nhà thư ký đã quản lý vật tư cho các dự án xây dựng kim tự tháp quy mô lớn từ năm 3000 TCN, khiến họ trở thành những chuyên gia mua sắm đầu tiên.
9. Mẫu thỏa thuận nhà cung cấp ClickUp
Giữ cho mối quan hệ với nhà cung cấp minh bạch và không có tranh chấp bắt đầu từ một thỏa thuận vững chắc.
Mẫu Thỏa thuận Nhà cung cấp ClickUp giúp bạn thiết lập các điều khoản rõ ràng ngay từ đầu, biến các hợp đồng phức tạp thành các tài liệu có cấu trúc và dễ quản lý. Với các quyền, nghĩa vụ, giá cả và điều khoản giao hàng được xác định rõ ràng từ đầu và không có thuật ngữ pháp lý phức tạp, bạn có thể tránh được những hiểu lầm sau này.
Mẫu này vượt xa một biểu mẫu nhà cung cấp cơ bản, cung cấp các công cụ hợp tác tích hợp như bình luận, cột mốc và Trường Tùy Chỉnh. Những tính năng này cho phép bạn tùy chỉnh thỏa thuận theo nhu cầu cụ thể của mình.
Ngoài ra, với các nhắc nhở tự động hóa cho việc xem xét, gia hạn và cập nhật hợp đồng, bạn có thể chủ động đối phó với các thách thức trong mua sắm và đảm bảo trách nhiệm lâu dài của nhà cung cấp.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Tạo các thỏa thuận rõ ràng, có cấu trúc với các điều khoản và điều kiện được xác định rõ ràng
- Hợp tác với các bên liên quan thông qua tính năng bình luận và cột mốc tích hợp sẵn
- Đặt nhắc nhở cho việc xem xét, gia hạn và cập nhật hợp đồng
- Theo dõi nghĩa vụ và thời hạn để tránh tranh chấp một cách hiệu quả
📌 Phù hợp cho: Các doanh nghiệp kinh doanh cần một phương pháp nhất quán và có tổ chức để tạo, xem xét và quản lý các thỏa thuận với nhà cung cấp, đảm bảo tất cả các điều khoản và kỳ vọng được định nghĩa rõ ràng và đang theo dõi chặt chẽ.
🔍 Bạn có biết? Cách mạng Công nghiệp đã tạo ra các bộ phận mua hàng chuyên trách. Charles Babbage, cha đẻ của máy tính hiện đại, đã nhấn mạnh sự cần thiết của việc mua hàng tập trung từ năm 1832.
10. Mẫu danh sách kiểm tra quản lý nhà cung cấp ClickUp
Quản lý nhiều nhà cung cấp trên các nền tảng khác nhau có thể trở nên phức tạp nhanh chóng. Mẫu Danh sách Kiểm tra Quản lý Nhà cung cấp ClickUp giúp đơn giản hóa quy trình, biến việc đánh giá và tiếp nhận nhà cung cấp thành một quy trình có cấu trúc và minh bạch.
Thậm chí tốt hơn? Với các công cụ hợp tác tích hợp sẵn, phần mềm quản lý nhà cung cấp cho phép bạn thu thập phản hồi để theo dõi hiệu suất và tối ưu hóa giao tiếp.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Đánh giá nhà cung cấp một cách nhất quán bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra có cấu trúc
- Theo dõi tiến độ onboarding và hiệu suất một cách dễ dàng
- Phân công công việc và trách nhiệm cho quản lý nhà cung cấp
- Đảm bảo tuân thủ và hiệu quả trong tất cả các hoạt động của nhà cung cấp
📌 Phù hợp cho: Nhóm mua hàng hoặc doanh nghiệp mong muốn đảm bảo quản lý nhà cung cấp một cách nhất quán và toàn diện thông qua danh sách kiểm tra có cấu trúc, đảm bảo tuân thủ, đánh giá hiệu suất và quá trình onboarding nhà cung cấp hiệu quả.
11. Mẫu quản lý kho ClickUp
Mẫu Quản lý Kho hàng ClickUp giúp đơn giản hóa việc kiểm soát hàng tồn kho bằng cách cung cấp đang theo dõi thời gian thực, phân tích xu hướng và cập nhật tự động hóa. Nhờ đó, bạn luôn biết được những gì có sẵn và những gì cần bổ sung.
Khác với hệ thống đơn đặt hàng tập trung vào mua sắm, mẫu quản lý kho này hỗ trợ quản lý kho liên tục, giúp kinh doanh duy trì sự chủ động.
Với các trường tùy chỉnh cho thông tin sản phẩm, bao gồm giá cả, hình ảnh và dữ liệu nhà cung cấp, bạn có thể duy trì một cơ sở dữ liệu kho hàng tập trung. Các tùy chọn tìm kiếm và lọc nâng cao giúp dễ dàng tìm kiếm hàng tồn kho theo mùa, hàng thanh lý hoặc các mục được đơn đặt hàng thường xuyên.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Theo dõi mức tồn kho theo thời gian thực để lập kế hoạch hiệu quả hơn
- Theo dõi xu hướng mua hàng để tối ưu hóa quyết định về tồn kho
- Quản lý cơ sở dữ liệu tập trung về thông tin sản phẩm và nhà cung cấp
- Tạo báo cáo trực quan để phân tích tồn kho một cách hiệu quả
📌 Phù hợp cho: Các doanh nghiệp quản lý kho hàng phức tạp hoặc quy mô lớn, yêu cầu đang theo dõi thời gian thực, phân tích xu hướng và dự báo để duy trì mức tồn kho tối ưu, tránh tình trạng thiếu hụt và kế hoạch mua hàng hiệu quả hơn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo nhóm mua hàng lý tưởng. Việc mời các chuyên gia pháp lý, công nghệ thông tin và tuân thủ quy định sẽ đảm bảo tài liệu của bạn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và tuân thủ quy định. Với tính năng Hợp tác Trực tuyến trong ClickUp, việc cần làm trở nên dễ dàng.
Với tính năng "Multiple Assignees", bạn có thể đảm bảo rằng tất cả những người được giao công việc thực sự được tham gia.
12. Mẫu Báo cáo Kho hàng ClickUp
Mẫu Báo cáo Kho hàng ClickUp giúp đơn giản hóa việc theo dõi kho hàng với định dạng Docs dễ cập nhật, loại bỏ nhu cầu sử dụng các công thức phức tạp. Nó cung cấp một cách thức có cấu trúc để theo dõi mức tồn kho, xu hướng mua hàng, dịch vụ cần thiết và dữ liệu sản phẩm.
Các bản tóm tắt trực quan về mức tồn kho giúp phát hiện sớm tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa trước khi chúng ảnh hưởng đến hoạt động. Theo dõi hoạt động mua hàng theo thời gian để tối ưu hóa hợp đồng mua sắm và cắt giảm chi phí không cần thiết.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Theo dõi mức tồn kho và xu hướng một cách có hệ thống theo thời gian
- Ghi chép hoạt động mua hàng để đưa ra quyết định mua sắm tốt hơn
- Theo dõi tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho một cách chủ động
- Dễ dàng chia sẻ báo cáo với các nhóm để lập kế hoạch hợp tác
📌 Phù hợp cho: Các nhóm hoặc doanh nghiệp cần phân tích hoạt động mua hàng và xu hướng tồn kho theo thời gian.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hiểu rõ nhà cung cấp như bạn hiểu rõ nhóm của mình. Sử dụng công cụ Quản lý Rủi ro Nhà cung cấp (SRM) giúp bạn chủ động đối phó với các vấn đề tuân thủ đồng thời củng cố các mối quan hệ đối tác giá trị.
Những yếu tố nào tạo nên một mẫu kế hoạch mua sắm tốt?
Tương tự như phần mềm quản lý mua hàng, một mẫu kế hoạch được cấu trúc tốt là công cụ chiến lược để hướng dẫn quá trình lập kế hoạch mua hàng của bạn. Các đặc điểm khóa bao gồm:
- Mục tiêu mua sắm: Xác định các mục tiêu cụ thể phù hợp với ưu tiên của tổ chức
- *luồng quy trình: Phác thảo từng bước từ yêu cầu mua hàng đến kết thúc hợp đồng
- Vai trò và trách nhiệm: Phân công công việc và quyền quyết định cho các thành viên trong nhóm
- Loại hợp đồng: Xác định các thỏa thuận hợp đồng phù hợp nhất cho từng hoạt động mua sắm
- Chiến lược quản lý rủi ro: Xác định các rủi ro tiềm ẩn và kế hoạch giảm thiểu rủi ro
- chỉ số hiệu suất: *Cài đặt tiêu chí để đánh giá hiệu suất nhà cung cấp và thành công trong mua sắm
- Tuân thủ pháp lý: Đảm bảo tuân thủ các luật và chính sách liên quan
- dòng thời gian dự án: *Đồng bộ hóa các hoạt động mua sắm với lịch trình tổng thể của dự án và quy trình mua sắm
- Phân bổ nguồn lực: Quản lý ngân sách dự án để đảm bảo các kế hoạch nằm trong giới hạn tài chính đồng thời đáp ứng các yêu cầu mua sắm
- Kế hoạch tương tác với các bên liên quan: Chi tiết các chiến lược giao tiếp và tham gia của tất cả các bên liên quan
🔍 Bạn có biết? Kích thước thị trường phần mềm mua sắm toàn cầu dự kiến sẽ đạt $18,28 tỷ vào năm 2032, với tỷ lệ tăng trưởng hàng năm kép (CAGR) là 10,8%.
Tối ưu hóa mọi giao dịch mua hàng với các mẫu ClickUp
Đừng để các quy trình quản lý mua hàng thiếu tổ chức cản trở bạn. Một mẫu có cấu trúc tốt có thể giúp bạn hoàn thiện từng bước, từ việc xác định tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp và quy trình phê duyệt đến quản lý hợp đồng và giao hàng đúng hạn, đảm bảo hiệu quả và chính xác.
ClickUp, ứng dụng toàn diện cho công việc, cung cấp các mẫu có sẵn để tối ưu hóa quy trình làm việc, đồng bộ hóa các bên liên quan và đơn giản hóa các nỗ lực mua sắm. Tại sao phải chờ đợi? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅