Lúc 10 giờ sáng, hộp thư đến của bạn đã ngập tràn. Báo cáo phải nộp trước trưa. Ba tin nhắn Slack cần bạn trả lời. Danh sách công việc cần làm? Dài dằng dặc. Bạn hứa sẽ giải quyết những công việc khó khăn trước nhưng lại bị kẹt lại. Nghe quen không?
Giải pháp là: đừng nghĩ lớn. Năng suất vi mô chia công việc thành các hành động nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Nghiên cứu từ Harvard Business Review cho thấy những người theo dõi các thành tựu nhỏ hàng ngày cảm thấy có động lực và năng suất hơn.
Hãy nghĩ về nó như là di chuyển một ngọn núi, từng tảng đá (hay còn gọi là công việc nhỏ) một. Sẵn sàng để suy nghĩ lại cách bạn hoàn thành công việc? Hãy bắt đầu ngay. ⚡
⏰ Tóm tắt 60 giây
Hướng dẫn này giới thiệu các kỹ thuật microproductivity đã được chứng minh để giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc. Chúng ta sẽ thảo luận về:
✅ Hiểu về vi năng suất: Vi năng suất là gì, tại sao nó hiệu quả và cách nó giúp cải thiện hiệu quả công việc
✅ Khoa học đằng sau năng suất vi mô: Các nghiên cứu tâm lý và hành vi hỗ trợ năng suất công việc nhỏ
✅ Các kỹ thuật vi năng suất quan trọng: Các phương pháp thực tế như Quy tắc hai phút, Phân chia công việc, Kỹ thuật Pomodoro và Phân chia thời gian
✅ Các phương pháp hay nhất để quản lý thời gian: Cách cân bằng các công việc nhỏ mà không mất tập trung vào mục tiêu lớn hơn
✅ Ví dụ thực tế về vi năng suất: Cách thức thực tế để áp dụng vi năng suất trong công việc và cuộc sống hàng ngày
✅ Vượt qua những thách thức phổ biến: Cách tránh quá tải công việc, sự phân tâm và phân mảnh
✅ Sử dụng AI để tạo quy trình làm việc thông minh hơn: Cách ClickUp Brain tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, sắp xếp quy trình làm việc và tăng cường sự tập trung
✅ Bài học thực tiễn: Cách bắt đầu áp dụng vi năng suất ngay hôm nay để đạt kết quả tốt hơn
Microproductivity là gì?
Vi sản xuất là thực tiễn chia nhỏ công việc thành các hành động nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Thay vì coi một dự án là khối lượng công việc khổng lồ, bạn tập trung vào việc hoàn thành các bước nhỏ để dần dần tiến tới đích.
Hãy tưởng tượng việc này giống như viết một cuốn sách – từng câu một. Hoặc tập luyện cho một cuộc marathon – từng dặm một. Đây không chỉ là sự thay đổi tư duy; đó là một phương pháp thực tiễn được khoa học tâm lý chứng minh.
🧠 Thông tin thú vị: Một nghiên cứu của Harvard Business Review cho thấy rằng việc công nhận những thành tựu nhỏ sẽ kích hoạt cảm giác tiến độ, từ đó thúc đẩy động lực và duy trì đà phát triển.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn gặp khó khăn trong việc theo dõi mục tiêu của mình, hãy sử dụng các ứng dụng theo dõi mục tiêu để giúp bạn tập trung và có trách nhiệm hơn.
Tại sao Microproductivity lại quan trọng?
Nếu không có con đường rõ ràng để tiến về phía trước, sự trì hoãn sẽ xuất hiện, động lực giảm sút và công việc chồng chất. Vi sản xuất là một cách để phá vỡ sự bế tắc về tinh thần bằng cách biến tiến độ thành những mục tiêu cụ thể và có thể đạt được.
Đây là lý do tại sao điều này quan trọng:
🔄 Cho phép điều chỉnh nhanh chóng: Làm việc theo từng phần nhỏ cho phép bạn điều chỉnh hướng đi trong quá trình thực hiện, để không bị kẹt lại và nhận ra quá muộn rằng mình đã đi chệch hướng. Đây là cách thông minh hơn để đạt được tiến độ mà không lãng phí thời gian
📅 Phù hợp với mọi lịch trình: Không có đủ thời gian để làm việc sâu? Microproductivity giúp bạn hoàn thành công việc trong thời gian ngắn — cho dù đó là 10 phút giữa các cuộc họp hay một sprint tập trung trước giờ ăn trưa
🎯 Biến mục tiêu thành hành động: Những dự án khó khăn hoặc mục tiêu mơ hồ như "viết một cuốn sách" hoặc "ra mắt một trang web" có thể khiến bạn cảm thấy không thể bắt đầu. Microproductivity biến chúng thành những bước rõ ràng, có thể đạt được như "viết 500 từ hôm nay" hoặc "thiết kế trang chủ trước thứ Sáu"
🧠 Phù hợp với cách thức hoạt động của não bộ: Não bộ của bạn không được thiết kế để làm việc liên tục trong thời gian dài. Vi sản xuất tận dụng nhịp điệu tự nhiên của bạn, cho phép bạn làm việc trong những khoảng thời gian ngắn với sự tập trung cao độ, duy trì sự tập trung và tránh mệt mỏi về tinh thần
➡️ Đọc thêm: Cách tiết kiệm thời gian: Mẹo và thủ thuật hữu ích để thêm giờ vào ngày của bạn
Khoa học đằng sau Microproductivity
Vi sản xuất không chỉ là một thủ thuật thông minh — nó bắt nguồn từ tâm lý học nhận thức và khoa học hành vi. Hiểu cách não bộ xử lý công việc, quản lý trí nhớ và phản ứng với phần thưởng sẽ giúp giải thích lý do tại sao phương pháp này lại hiệu quả đến vậy.
1. Não bộ của bạn chỉ có thể xử lý một lượng thông tin nhất định cùng một lúc
Lý thuyết tải trọng nhận thức cho rằng bộ nhớ làm việc có giới hạn, thường chỉ có thể lưu trữ 3-5 mục cùng một lúc. Khi phải đối mặt với danh sách công việc quá nhiều, não bộ của chúng ta sẽ phải vật lộn để xử lý tất cả và trì hoãn các công việc, dẫn đến căng thẳng và né tránh.
Bằng cách chia công việc thành các bước nhỏ, chúng ta giảm bớt căng thẳng tinh thần, giúp tập trung và hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Hãy nghĩ về việc này như dọn dẹp bàn làm việc của bạn — ít lộn xộn hơn đồng nghĩa với sự rõ ràng hơn.
2. Mục tiêu cụ thể và danh sách công việc cần làm giúp tăng năng suất
Lý thuyết đặt mục tiêu, được phát triển bởi nhà tâm lý học Edwin Locke, chứng minh rằng con người làm việc hiệu quả hơn khi được giao mục tiêu rõ ràng, cụ thể hơn là những tham vọng mơ hồ.
Thay vì đặt mục tiêu "hoàn thành báo cáo", vi năng suất khuyến khích các mục tiêu như "viết phần giới thiệu trước 10 giờ sáng". Cách tiếp cận có cấu trúc này giúp cải thiện sự tập trung, tăng cường trách nhiệm và mang lại cảm giác định hướng, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ và duy trì cam kết.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Để quản lý công việc cá nhân hiệu quả hơn, học và áp dụng các chiến lược quản lý công việc cá nhân sẽ giúp bạn luôn có tổ chức và năng suất cao.
3. Những thành công nhỏ kích hoạt vòng lặp động lực
Mỗi khi hoàn thành một công việc nhỏ, não bộ của chúng ta sẽ giải phóng dopamine, một chất dẫn truyền thần kinh liên quan đến động lực và niềm vui. Điều này tạo ra một vòng phản hồi tích cực — hoàn thành công việc mang lại cho chúng ta phần thưởng tinh thần, củng cố hành vi và khiến chúng ta muốn tiếp tục.
🔎 Bạn có biết? Một nghiên cứu được công bố trên tạp chí Journal of Personality and Social Psychology cho thấy rằng việc công nhận tiến độ giúp mọi người gắn bó và làm việc hiệu quả hơn theo thời gian.
4. Phản hồi thường xuyên cải thiện hiệu suất
Một nghiên cứu cho thấy phản hồi thường xuyên giúp thúc đẩy việc học tập và hiệu quả. Chúng ta có nguy cơ đi chệch hướng khi làm việc trong các dự án lớn mà không có các điểm kiểm tra.
Các nhiệm vụ nhỏ hơn giúp xây dựng các vòng phản hồi liên tục, cho phép cải thiện năng suất liên tục. Cho dù đó là tự đánh giá hay đóng góp từ nhóm, những điều chỉnh nhỏ này đảm bảo tiến độ ổn định.
📚 Đọc thêm: Bạn đang tìm cách tăng hiệu quả làm việc với tư cách là một doanh nhân? Những mẹo về năng suất dành cho doanh nhân này sẽ giúp bạn hợp lý hóa quy trình làm việc và tối đa hóa kết quả.
Áp dụng Microproductivity vào cuộc sống hàng ngày
Áp dụng vi năng suất vào thói quen hàng ngày không khó nếu bạn có những chiến lược phù hợp. Sử dụng những yếu tố cốt lõi này, bạn có thể chia nhỏ các công việc lớn thành các bước dễ quản lý, giúp tiến độ công việc trở nên dễ dàng.
1. Quy tắc hai phút: Bắt đầu từ những việc nhỏ, duy trì sự nhất quán
Được phát triển bởi huấn luyện viên năng suất tại nơi làm việc David Allen, quy tắc hai phút nêu rõ rằng nếu một công việc mất ít hơn hai phút, hãy làm ngay lập tức. Kỹ thuật này giúp loại bỏ những công việc nhỏ nhưng quan trọng khỏi đống công việc đang chờ xử lý, giảm bớt sự lộn xộn trong đầu.
Commit chỉ hai phút nỗ lực cho những công việc lớn hơn — thường thì bắt đầu là phần khó nhất. Một khi bạn đã bắt đầu, bạn sẽ có nhiều khả năng tiếp tục hơn.
Để theo dõi những thành công nhanh chóng này, hãy sử dụng ClickUp, ứng dụng công việc hàng ngày giúp cá nhân và nhóm quản lý nhiệm vụ, tự động hóa quy trình công việc và cộng tác liền mạch.
Với tính năng Quản lý nhiệm vụ của ClickUp, bạn có thể ghi lại các nhiệm vụ nhỏ và đánh dấu khi hoàn thành, từ đó duy trì động lực làm việc suốt cả ngày. Bạn cũng có thể:
- Tạo nhiệm vụ nhanh trong ClickUp và hoàn thành chúng ngay lập tức để duy trì đà làm việc
- Đặt nhắc nhở định kỳ cho các công việc kéo dài hai phút để tránh công việc nhỏ nhưng quan trọng bị tích tụ
- Sử dụng tính năng tự động hóa của ClickUp để ghi lại các nhiệm vụ đã hoàn thành và theo dõi năng suất một cách dễ dàng
🎁 Phần thưởng: Nếu bạn thấy mình bị chôn vùi trong danh sách công việc dài vô tận, việc sử dụng mẫu danh sách việc cần làm có cấu trúc sẽ giúp việc lập kế hoạch và thực hiện trở nên đơn giản hơn nhiều.
2. Kỹ thuật Pomodoro: Làm việc trong thời gian ngắn
Kỹ thuật Pomodoro bao gồm làm việc tập trung trong các sprint 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút. Phương pháp này giúp ngăn ngừa tình trạng kiệt sức và giữ cho não bộ hoạt động bằng cách cân bằng giữa tập trung và nghỉ ngơi.
Bằng cách sử dụng vi năng suất trong các sprint tập trung này — hoàn thành các công việc nhỏ, được xác định rõ — bạn duy trì đà và tránh mệt mỏi do các phiên làm việc dài, không có cấu trúc.
Với tính năng Theo dõi thời gian của ClickUp, bạn có thể đặt hẹn giờ cho các phiên Pomodoro và tự động hóa quá trình chuyển đổi công việc. Điều này cho phép bạn tập trung vào các nhiệm vụ nhỏ có giá trị cao mà không cần nỗ lực thủ công không cần thiết.
📮 ClickUp Insight: Khảo sát của chúng tôi cho thấy 76% chuyên gia sử dụng hệ thống sắp xếp thứ tự ưu tiên để quản lý công việc. Tuy nhiên, nghiên cứu gần đây xác nhận rằng 65% nhân viên ưu tiên những công việc dễ hoàn thành hơn là những công việc có giá trị cao mà không sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả.
Tính năng Ưu tiên nhiệm vụ của ClickUp thay đổi cách bạn hình dung và giải quyết các dự án phức tạp, dễ dàng nêu bật các nhiệm vụ quan trọng. Với quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI và các cờ ưu tiên tùy chỉnh của ClickUp, bạn sẽ luôn biết phải giải quyết việc gì trước tiên.
3. Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tối ưu hóa microproductivity
Năng suất vi mô là làm việc hiệu quả, không chỉ làm việc nhiều hơn. Năng suất được hỗ trợ bởi AI có thể giúp tự động hóa các quy trình thường ngày, sắp xếp công việc và tóm tắt các cập nhật quan trọng. Do đó, bạn có thể tập trung vào công việc có ý nghĩa thay vì bị sa lầy vào công việc bận rộn.
ClickUp Brain, một trợ lý năng suất tiên tiến được hỗ trợ bởi AI, giúp tăng cường năng suất vi mô bằng cách giảm các công việc lặp đi lặp lại. Thay vì theo dõi tiến độ thủ công, các bản tóm tắt do AI tạo ra và các bản cập nhật dự án tự động đảm bảo bạn có chế độ xem cập nhật về công việc của mình.
Bắt đầu bằng cách nhập một lời nhắc đơn giản như:
ClickUp Brain phân tích ngay lập tức lịch sử nhiệm vụ, tiến độ và thời hạn để tạo báo cáo dự án chi tiết, có cấu trúc — giúp bạn tiết kiệm hàng giờ nỗ lực thủ công. Nó cung cấp cho tôi bản tóm tắt dự án đầy đủ, có tổ chức với các mục hành động rõ ràng, nhiệm vụ đang chờ xử lý và các bước tiếp theo.
Đối với các nhóm làm việc từ xa, tính năng hỏi đáp tương tác, trò chuyện dựa trên AI và tạo/lập nhiệm vụ tức thì của ClickUp Brain giúp loại bỏ việc phối hợp thủ công qua lại, giúp mọi người luôn đồng bộ với nỗ lực tối thiểu.
4. Phân chia thời gian thành các khối: Gán các công việc nhỏ cụ thể cho các khoảng thời gian
Nỗ lực vi sản xuất của bạn sẽ nhân lên gấp bội khi kết hợp với việc phân chia thời gian thành các khối! Thay vì giữ một danh sách việc cần làm mở, việc phân chia thời gian thành các khối giúp bạn dành các khoảng thời gian cụ thể cho từng công việc. Dành 30 phút để 'trả lời email' hoặc 20 phút để 'động não ý tưởng' sẽ tạo ra một lịch trình có cấu trúc, giảm mệt mỏi khi ra quyết định và nâng cao hiệu quả.
Sử dụng tính năng Chế độ xem lịch của ClickUp, lập kế hoạch cho ngày của bạn với các khối rõ ràng, được lên lịch cho từng nhiệm vụ nhỏ, đảm bảo tiến độ nhất quán mà không cảm thấy quá tải.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nắm vững kỹ năng ước lượng thời gian giúp tránh chậm trễ và tăng hiệu quả. Sử dụng các kỹ thuật ước lượng công việc để xác định các trở ngại và lập kế hoạch khối lượng công việc chính xác hơn và tự tin hơn.
5. Sử dụng công cụ phù hợp để nâng cao microproductivity
Sử dụng quá nhiều ứng dụng không liên kết với nhau sẽ tạo ra "chi phí chuyển đổi" — nỗ lực tinh thần và thời gian bị mất khi chuyển đổi giữa các công cụ. Liên tục chuyển đổi giữa phần mềm quản lý dự án, ứng dụng ghi chú và nền tảng giao tiếp sẽ dẫn đến tin nhắn bị phân mảnh, công việc bị phân tán và hiệu quả giảm sút, làm chậm tiến độ công việc.
ClickUp, ứng dụng làm việc tất cả trong một, loại bỏ sự cản trở này bằng cách hợp nhất tất cả công việc, tài liệu, mục tiêu và trò chuyện của bạn vào một nơi. Thay vì lãng phí thời gian chuyển đổi giữa nhiều công cụ, bạn có thể quản lý dự án, cộng tác với nhóm và theo dõi tiến độ một cách liền mạch, giảm thiểu việc chuyển đổi bối cảnh và giữ công việc được tổ chức trong một trung tâm duy nhất.
Ví dụ: với tính năng Tự động hóa của ClickUp, bạn có thể loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại, giải phóng thời gian để tập trung vào công việc có ý nghĩa hơn. Thay vì cập nhật trạng thái nhiệm vụ hoặc nhắc nhở thành viên nhóm về thời hạn bằng tay, quy trình công việc tự động hóa giúp dự án tiến triển liên tục mà không bị gián đoạn.
ClickUp cũng tăng cường sự hợp tác thông qua các bình luận theo chủ đề và @đề cập, giúp công việc nhóm từ xa trở nên liền mạch bằng cách giữ các cuộc thảo luận và phản hồi liên kết trực tiếp với các nhiệm vụ.
Dưới đây là nhận xét của một người dùng về ClickUp:
Nền tảng quản lý dự án là điều cần thiết cho nhóm tiếp thị, và chúng tôi rất thích nó vì nó giúp chúng tôi kết nối với các bộ phận khác. Chúng tôi sử dụng ClickUp hàng ngày cho mọi việc. Nó rất hữu ích cho nhóm sáng tạo của chúng tôi và giúp quy trình làm việc của họ trở nên tốt hơn và hiệu quả hơn.
Nền tảng quản lý dự án là điều cần thiết cho nhóm tiếp thị, và chúng tôi rất thích nó vì giúp chúng tôi kết nối với các bộ phận khác. Chúng tôi sử dụng ClickUp hàng ngày cho mọi việc. Nó rất hữu ích cho nhóm sáng tạo của chúng tôi và giúp quy trình làm việc của họ trở nên tốt hơn và hiệu quả hơn.
Ví dụ về vi năng suất
Vi sản xuất có thể được áp dụng cho hầu hết mọi khía cạnh của công việc và cuộc sống hàng ngày. Dưới đây là một số cách thực tế để áp dụng vi sản xuất trong các tình huống khác nhau:
1. Quản lý email mà không bị quá tải
Thay vì để hộp thư đến chi phối cả ngày của bạn, hãy dành 10 phút vào buổi sáng và 10 phút vào buổi chiều để sắp xếp email. Ưu tiên trả lời nhanh, đánh dấu tin nhắn cần theo dõi và lưu trữ những tin nhắn không cần thiết. Nếu một email cần nhiều hơn vài phút để trả lời, hãy chuyển nó thành một công việc và lên lịch riêng.
2. Viết báo cáo từng bước một
Một báo cáo có thể cảm thấy như một công việc khổng lồ, nhưng chia nhỏ thành các hành động nhỏ hơn sẽ giúp bạn dễ quản lý hơn. Bắt đầu bằng việc thu thập thông tin, sau đó phác thảo các phần chính, soạn thảo phần giới thiệu và chỉnh sửa từng phần một. Thay vì cố gắng hoàn hảo ngay từ đầu, tập trung vào các phần nhỏ hơn, riêng lẻ sẽ đảm bảo tiến độ ổn định.
3. Dọn dẹp không gian làm việc của bạn trong thời gian ngắn
Không gian làm việc bừa bộn có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp, nhưng dọn dẹp không phải là một công việc khó khăn. Đặt hẹn giờ 5 phút để dọn dẹp một khu vực nhỏ, chẳng hạn như ngăn kéo, kệ hoặc mặt bàn làm việc. Vứt bỏ các giấy tờ không cần thiết, sắp xếp các mục cần thiết và lau sạch bề mặt. Thực hiện việc này thường xuyên sẽ giúp ngăn ngừa sự lộn xộn và giữ cho không gian làm việc của bạn luôn gọn gàng và thoải mái.
Vượt qua thách thức trong microproductivity
Mặc dù năng suất vi mô giúp chia nhỏ các công việc lớn thành các hành động dễ quản lý, nhưng có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến năng suất của bạn và cản trở bạn. Dưới đây là cách khắc phục những trở ngại phổ biến nhất:
1. Sử dụng công cụ theo dõi trực quan để nắm bắt tổng quan
Sử dụng công cụ theo dõi tiến độ hoặc trình quản lý công việc kỹ thuật số để hình dung cách từng công việc đóng góp vào bức tranh tổng thể. Dành thời gian hàng tuần để xem xét tiến độ đảm bảo bạn không chỉ hoàn thành các công việc nhỏ mà còn tiến bộ một cách có ý nghĩa.
2. Tránh quá tải công việc và phân chia công việc không cần thiết
Một nguyên tắc hữu ích là sắp xếp công việc sao cho mỗi bước nhỏ dẫn đến tiến độ rõ rệt. Nếu một công việc quá nhỏ để mang lại kết quả đáng kể, hãy nhóm các công việc tương tự lại với nhau để duy trì đà làm việc đồng thời tránh chuyển đổi công việc quá nhiều.
3. Giới hạn các yếu tố gây xao lãng và duy trì sự tập trung
Các công việc nhỏ tạo ra cảm giác năng suất giả tạo, khi bạn hoàn thành nhiều công việc nhỏ nhưng lại khó tập trung vào công việc quan trọng. Những yếu tố gây xao lãng như thông báo, email hoặc đa nhiệm không cần thiết càng làm chậm tiến độ công việc.
Thực hiện các phiên làm việc tập trung bằng cách sử dụng Kỹ thuật Pomodoro và đặt ranh giới bằng cách tắt âm các thông báo không cần thiết trong khi làm việc. Nếu vẫn bị phân tâm, hãy cân nhắc sử dụng một không gian làm việc riêng hoặc phương pháp sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên để phân biệt giữa các công việc quan trọng và công việc có giá trị thấp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Giao tiếp hiệu quả trong nhóm là chìa khóa của năng suất. Do đó, một cách để đảm bảo nhóm của bạn luôn thống nhất là sử dụng các mẫu kế hoạch giao tiếp.
Những bước nhỏ, kết quả lớn: Bắt đầu thực hành vi sản xuất ngay hôm nay với ClickUp
Vi sản xuất là việc đạt được tiến độ thực tế, nhất quán mà không cảm thấy quá tải. Bạn sẽ thay đổi cách tiếp cận công việc bằng cách áp dụng các kỹ thuật như Quy tắc hai phút, chia nhỏ công việc và phân chia thời gian. Khóa là duy trì ý định, đảm bảo rằng mỗi công việc nhỏ đều đóng góp vào bức tranh lớn.
Những thách thức như quá tải công việc, mất tập trung và phân mảnh là có thật, nhưng có thể quản lý được với các chiến lược và công cụ phù hợp. Các nền tảng hỗ trợ AI như ClickUp nâng cao năng suất vi mô hơn nữa, tự động hóa công việc lặp đi lặp lại, sắp xếp công việc và cung cấp thông tin chi tiết tức thì để bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng nhất.
Sẵn sàng để không còn cảm thấy quá tải và bắt đầu đạt được tiến độ ổn định?
Dùng thử ClickUp miễn phí và trải nghiệm cách những bước nhỏ dẫn đến những thành tựu lớn về năng suất!