Là người lập kế hoạch hoặc tổ chức sự kiện, việc theo dõi hậu cần, người tham dự sự kiện, lịch trình và ngân sách đôi khi có thể rất căng thẳng.
Mọi thứ đều quan trọng: danh tiếng kinh doanh, ngân sách sự kiện, trải nghiệm của người tham dự và mối quan hệ với nhà cung cấp.
Đó là lý do tại sao việc dựa vào bảng tính hoặc ghi chú dán để tổ chức sự kiện có thể rủi ro. Chúng thiếu tính năng cộng tác thời gian thực và phân tích nâng cao, khiến việc tổ chức trở nên khó khăn hơn. Vậy, các nhà tổ chức sự kiện giỏi nhất làm thế nào để tổ chức sự kiện hoàn hảo với ít rắc rối nhất? Câu trả lời nằm ở phần mềm quản lý sự kiện.
Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ thảo luận về các tính năng hàng đầu của phần mềm quản lý sự kiện và cách bạn có thể chọn phần mềm tốt nhất cho nhu cầu riêng của mình.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Phần mềm quản lý sự kiện giúp lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện các sự kiện
- Phần mềm này tập trung hóa việc lập kế hoạch sự kiện, tự động hóa các công việc và nâng cao trải nghiệm của người tham dự với các tính năng như lập lịch, bán vé và cập nhật thời gian thực
- Các tính năng chính của phần mềm quản lý sự kiện bao gồm hỗ trợ sự kiện kết hợp, lập ngân sách, tự động hóa công việc, quản lý tài nguyên và phân tích dữ liệu
- Việc lựa chọn phần mềm phù hợp bao gồm đánh giá các tính năng thiết yếu, khả năng tích hợp liền mạch, dễ sử dụng, hỗ trợ khách hàng và giá cả phù hợp với nhu cầu của sự kiện
- ClickUp đơn giản hóa việc quản lý sự kiện với các mẫu, tự động hóa công việc và các công cụ cộng tác. Nó cũng cho phép phối hợp trơn tru và theo dõi ngân sách
Phần mềm quản lý sự kiện là gì?
Phần mềm quản lý sự kiện là một nền tảng kỹ thuật số được thiết kế để hỗ trợ lập kế hoạch , tổ chức và thực hiện sự kiện. Phần mềm này cho phép bạn quản lý các công việc, thời hạn, cột mốc và nguồn lực của sự kiện.
Các công cụ phần mềm này cũng tích hợp các công cụ đăng ký sự kiện, bán vé, lập lịch, tương tác với người tham dự và phân tích sau sự kiện, tạo ra một trung tâm tập trung cho hậu cần sự kiện. Nó tương tự như một công cụ quản lý dự án nhưng được xây dựng riêng cho các sự kiện vì nó hiểu bản chất độc đáo của các hội nghị, triển lãm thương mại, đám cưới và các cuộc họp công ty, vốn được điều khiển bởi dòng thời gian.
Tại sao phần mềm quản lý sự kiện lại quan trọng
Ngành tổ chức sự kiện phải đối mặt với những thách thức đặc thù mà các công cụ kinh doanh tiêu chuẩn không thể giải quyết triệt để, chẳng hạn như quản lý người tham dự và điều phối nhà cung cấp theo thời gian thực.
Ngoài ra, các sự kiện bao gồm nhiều phần di chuyển phải đồng bộ hoàn hảo. Hãy tưởng tượng việc phối hợp với hàng trăm người tham dự đến từ các địa điểm khác nhau, nhiều nhà cung cấp cài đặt thiết bị vào thời gian cụ thể và các diễn giả cần thiết bị đặc biệt.
Ở đây, một lỗi nhỏ cũng có thể làm hỏng toàn bộ sự kiện.
Một hệ thống quản lý sự kiện hiệu quả sẽ giải quyết những thách thức riêng biệt này. Chúng ta đang nói đến việc sắp xếp quản lý và đăng ký người tham dự, đặt địa điểm, điều phối nhà cung cấp và quảng bá sự kiện.
Một sự kiện lớn trong thực tế trông như thế nào? Dưới đây là một ví dụ:Triển lãm Điện tử Tiêu dùng (CES) 2025 được tổ chức từ ngày 7 đến 10 tháng 1 năm 2025 tại Las Vegas, cài đặt những kỷ lục mới trong ngành công nghệ. Sự kiện này thu hút hơn 141.000 người tham dự, tăng 2% so với năm trước. Trong số những người tham dự, 40% là khách quốc tế, đại diện cho hơn 150 quốc gia, khu vực và vùng lãnh thổ. Triển lãm có hơn 4.500 nhà triển lãm, bao gồm 1.400 công ty khởi nghiệp và đón tiếp hơn 6.000 chuyên gia truyền thông.
Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu những lợi ích của phần mềm quản lý sự kiện và lý do tại sao nó là công cụ không thể thiếu cho mọi nhà tổ chức và lập kế hoạch sự kiện.
Lợi ích chính của phần mềm quản lý sự kiện
Lập kế hoạch cho một sự kiện có thể rất căng thẳng. Tuy nhiên, một công cụ quản lý sự kiện tốt có thể giúp toàn bộ quá trình lập kế hoạch sự kiện diễn ra suôn sẻ hơn. Dưới đây là cách thực hiện:
📅 Cải thiện kế hoạch và tổ chức
Phần mềm quản lý sự kiện cung cấp cho bạn một trung tâm điều khiển, nơi bạn có thể theo dõi mọi chi tiết — ngân sách, liên hệ nhà cung cấp và lịch trình — trong tầm tay.
Cần kiểm tra xem bạn đã thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ ăn uống chưa? Chỉ cần một cú nhấp chuột. Muốn biết ai đang phụ trách thiết lập? Tất cả đều có ngay tại đó. Phần mềm này cũng gửi cho bạn các nhắc nhở kịp thời, để bạn không bao giờ bỏ lỡ thời hạn quan trọng.
Ngoài ra, bạn không cần phải sử dụng nhiều bảng tính để quản lý nhà cung cấp, lịch trình, vé và thông tin chi tiết của người tham dự. Phần mềm quản lý sự kiện tập trung mọi thứ vào một nơi, loại bỏ sự lộn xộn khi quản lý nhiều tệp và email.
🤖 Tự động hóa công việc
Phần mềm quản lý sự kiện giúp lập kế hoạch sự kiện hiệu quả hơn nhờ tự động hóa công việc. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể thiết lập quy trình xử lý đăng ký, gửi nhắc nhở và cập nhật danh sách người tham dự theo thời gian thực.
Cần theo dõi những người không tham dự? Hệ thống cũng có thể làm điều đó. Thanh toán, bán vé và thậm chí cả khảo sát sau sự kiện có thể được lên lịch mà không cần nỗ lực thủ công.
⭐ Trải nghiệm người tham dự được nâng cao
Với phần mềm quản lý sự kiện, bạn có thể cung cấp cho họ đăng ký nhanh, lịch trình và bản đồ địa điểm. Người tham dự cũng có thể nhận thông báo thời gian thực về các thay đổi phiên trên điện thoại di động, nâng cao trải nghiệm sự kiện.
Người tham dự hài lòng = Sự kiện thành công!
📊 Quản lý tài nguyên hiệu quả hơn
Kế hoạch tài nguyên hiệu quả là nền tảng của bất kỳ sự kiện nào vì nó đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, từ phân bổ ngân sách đến điều phối nhà cung cấp.
Bạn có thể giám sát từng đồng chi tiêu, theo dõi địa điểm của thiết bị và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm một cách hiệu quả. Không còn tình trạng đặt địa điểm trùng nhau hay lo lắng về việc "Thiết bị chiếu sáng dự phòng đã đi đâu?" hay "Tại sao chi phí ăn uống lại vượt quá ngân sách?"
📈 Quyết định dựa trên dữ liệu
Phần mềm quản lý sự kiện có thể giúp bạn thu thập và phân tích dữ liệu quý giá về sự tham dự, mức độ tham gia và phản hồi của người tham dự sự kiện. Bạn có thể sử dụng những thông tin chi tiết có thể hành động này để làm cho sự kiện tiếp theo của bạn trở nên tốt hơn.
Buổi hội thảo sáng nay đã kín chỗ ngay lập tức? Có lẽ đã đến lúc thêm một phiên nữa. Bữa trưa kết nối mạng lưới có ít người tham dự? Có lẽ cần một định dạng mới.
⚡ Khả năng thích ứng theo thời gian thực
Điều gì sẽ xảy ra khi một diễn giả hủy tham dự vào phút chót hoặc bạn cần thay đổi phòng? Phần mềm này cho phép bạn thực hiện các thay đổi tức thì và cập nhật ở mọi nơi — trên ứng dụng di động, màn hình kỹ thuật số và bảng điều khiển của nhân viên. Điều này đảm bảo nhóm luôn được thông báo và có thể sắp xếp ngay lập tức.
Ngoài ra, nếu sự kiện bị hủy, phần mềm có thể thông báo kịp thời cho người tham dự, nên bạn không cần phải gửi tin nhắn hoặc gọi điện cho từng người để cập nhật thông tin.
Phần mềm quản lý sự kiện đã được chứng minh là mang lại nhiều lợi ích. Dưới đây, chúng tôi giải thích 10 tính năng hàng đầu mà bạn phải lưu ý khi chọn phần mềm quản lý sự kiện.
🧠 Bạn có biết? Chỉ riêng tại Hoa Kỳ, ngành tổ chức sự kiện đã tạo ra hơn một triệu việc làm!
Các tính năng thiết yếu của phần mềm quản lý sự kiện
Cho dù bạn đang tổ chức một buổi hòa nhạc, một đám cưới quy mô lớn hay một sự kiện công ty với những vị khách VIP, đây là 10 tính năng ứng dụng quản lý sự kiện hàng đầu mà bạn nên tìm kiếm:
1. Giao diện thân thiện với người dùng
Một phần mềm quản lý sự kiện tốt phải trực quan, có giao diện điều hướng rõ ràng và dễ sử dụng.
Các tính năng như công cụ kéo và thả, bảng điều khiển có thể tùy chỉnh và menu đơn giản có thể cải thiện đáng kể khả năng sử dụng. Nền tảng thân thiện với người dùng đảm bảo rằng ngay cả những người dùng không có kiến thức kỹ thuật cũng có thể quản lý sự kiện một cách hiệu quả (giảm nhu cầu đào tạo hoặc hỗ trợ kỹ thuật sâu rộng).
Phần mềm cũng phải tích hợp và hoạt động trơn tru trên các thiết bị, bao gồm máy tính để bàn, máy tính bảng và điện thoại thông minh. Các mẫu được cá nhân hóa cho các trang sự kiện, biểu mẫu đăng ký có thể tùy chỉnh và giao tiếp qua email có thể tiết kiệm thời gian và duy trì tính nhất quán của thương hiệu.
📖 Đọc thêm: Hướng dẫn cơ bản về quản lý dự án sự kiện
2. Hỗ trợ sự kiện kết hợp
Sự gia tăng của các sự kiện kết hợp và ảo trong vài năm qua đã khiến phần mềm quản lý sự kiện hiện đại phải kết hợp liền mạch giữa trải nghiệm trực tiếp và kỹ thuật số.
Phần mềm này phải cung cấp các công cụ để quản lý hậu cần kết hợp, chẳng hạn như lập lịch phiên phù hợp với các múi giờ khác nhau và nhắc nhở tự động cho người tham dự ảo. Tích hợp với các nền tảng hội nghị truyền hình phổ biến như Zoom hoặc Microsoft Teams có thể đảm bảo sự chuyển đổi suôn sẻ giữa các phiên trực tiếp và ảo.
Các tính năng như phát trực tiếp, phòng chờ kết nối ảo và theo dõi người tham dự theo thời gian thực cũng có thể cải thiện trải nghiệm tổng thể. Nền tảng này cũng nên hỗ trợ các công cụ tương tác như thăm dò ý kiến trực tiếp, phiên hỏi đáp và phòng họp nhỏ để thu hút sự tham gia của cả người tham dự tại chỗ và từ xa.
3. Khả năng mở rộng và các tính năng kỹ thuật tiên tiến
Khả năng mở rộng là yếu tố quan trọng đối với các buổi hòa nhạc và sự kiện công ty quy mô lớn, đặc biệt là trong những thời điểm cao điểm như bán vé hoặc phát trực tiếp.
Tìm kiếm các nền tảng dựa trên đám mây như AWS hoặc Azure có thể điều chỉnh tài nguyên dựa trên nhu cầu thời gian thực. Phần mềm lý tưởng nhất nên có cơ sở dữ liệu như SQL và NoSQL để xử lý dữ liệu giao dịch và dữ liệu không có cấu trúc một cách hiệu quả.
Bộ cân bằng tải như HAProxy cũng rất quan trọng để phân phối lưu lượng truy cập đồng đều giữa các máy chủ. Điều này ngăn chặn bất kỳ máy chủ nào bị quá tải, đảm bảo sự ổn định của hệ thống trong giờ cao điểm. Ngoài ra, các công cụ giám sát thời gian thực như New Relic hoặc Grafana theo dõi tình trạng hệ thống và cảnh báo các nhóm về các vấn đề tiềm ẩn, cho phép khắc phục nhanh chóng và mang lại trải nghiệm người dùng tuyệt vời.
4. Quản lý nhà cung cấp
Sự thành công của một sự kiện phần lớn phụ thuộc vào sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhà cung cấp. Hãy tìm kiếm phần mềm tập trung hóa các hợp đồng, thanh toán và giao tiếp với nhà cung cấp. Các tính năng như nhắc nhở thanh toán tự động, theo dõi giao hàng thời gian thực và lập hóa đơn tích hợp giúp tránh tình trạng hỗn loạn vào phút chót.
Quy trình phê duyệt tích hợp giúp bạn đảm bảo tuân thủ, trong khi các phân tích cung cấp thông tin chi tiết về hiệu quả chi phí. Các tính năng quản lý nhiều nhà cung cấp giúp xử lý dễ dàng các công việc như phục vụ ăn uống, hậu cần và thiết lập AV. Phần mềm phù hợp sẽ giảm thiểu lỗi, tối ưu hóa ngân sách và giữ tất cả các nhà cung cấp đồng bộ với nhau
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên tri thức có nguy cơ mất các quyết định quan trọng do chúng bị phân tán trong các cuộc trò chuyện, email và bảng tính.
Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi lại và theo dõi các quyết định, những thông tin kinh doanh quan trọng sẽ bị mất trong mớ thông tin kỹ thuật số. Với tính năng Quản lý nhiệm vụ của ClickUp, bạn không bao giờ phải lo lắng về điều này. Tạo nhiệm vụ từ trò chuyện, bình luận nhiệm vụ, tài liệu và email chỉ với một cú nhấp chuột!
5. Quản lý ngân sách
Đảm bảo phần mềm quản lý sự kiện của bạn cung cấp tính năng theo dõi chi phí theo thời gian thực để bạn không chi tiêu quá ngân sách sự kiện.
Phần mềm cũng phải cung cấp tổng quan chi tiết về quản lý tài trợ — người tổ chức sự kiện phải có thể theo dõi cam kết của nhà tài trợ, đánh giá ROI và quản lý các lợi ích theo cấp hiệu quả thông qua bảng điều khiển và hình ảnh trực quan hữu ích.
Ngoài ra, hãy kiểm tra xem phần mềm có hỗ trợ dự báo tài chính, cung cấp dự báo về luồng tiền, doanh thu bán vé và lợi nhuận tổng thể hay không. Các tính năng như xử lý thanh toán một phần, tự động hóa hoàn tiền và theo dõi doanh thu đa kênh cũng có thể giúp tài chính minh bạch và có tổ chức.
📖 Đọc thêm: Mẫu và danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện miễn phí trong Excel & ClickUp
6. Bảo mật
Bảo mật là tính năng không thể thiếu khi lựa chọn công nghệ sự kiện.
Nền tảng này phải tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu của khu vực và PCI DSS cho thanh toán. Các giao thức mã hóa an toàn phải được áp dụng để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của người dùng, cả trong quá trình truyền tải và lưu trữ. Dùng phần mềm được trang bị tường lửa, thuật toán phát hiện gian lận và các biện pháp an ninh mạng khác để bảo vệ chống lại các cuộc tấn công mạng tiềm ẩn.
Ngoài ra, hãy tìm kiếm tính năng mã hóa đầu cuối để bảo vệ thông tin của người tham dự. Xác thực đa yếu tố (MFA) cũng là tính năng bắt buộc, vì nó bổ sung thêm một lớp bảo mật đăng nhập. Nhân viên sự kiện của bạn sau đó có thể xác minh danh tính của họ bằng sinh trắc học, mật khẩu dùng một lần hoặc ứng dụng xác thực.
🧠 Bạn có biết? Cuộc họp thường niên của Diễn đàn Kinh tế Thế giới tại Davos, Thụy Sĩ, là một trong những sự kiện tốn kém nhất trên thế giới, với giá vé tiêu chuẩn khoảng 40.000 đô la Mỹ cho mỗi người. Sự kiện này thu hút các nhà lãnh đạo thế giới, tỷ phú và các giám đốc điều hành hàng đầu, khiến nó trở thành một trong những cuộc họp kinh doanh độc quyền nhất.
7. Tích hợp với API
Tích hợp với API nên là ưu tiên hàng đầu khi lựa chọn phần mềm quản lý sự kiện.
Khả năng kết nối với các công cụ và dịch vụ của bên thứ ba, chẳng hạn như hệ thống CRM, cổng thanh toán và nền tảng tiếp thị qua email, đảm bảo luồng dữ liệu trơn tru và giảm thiểu việc nhập liệu thủ công.
Hơn nữa, phần mềm này phải hỗ trợ tích hợp với các công cụ giao tiếp phổ biến như Zoom cho các sự kiện ảo và Slack để phối hợp nhóm. Các tính năng báo cáo tích hợp cho phép người quản lý sự kiện theo dõi các chỉ số KPI và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Các tùy chọn tự động hóa nâng cao, chẳng hạn như cài đặt kích hoạt phân công công việc hoặc nhắc nhở, có thể tăng hiệu quả. Các tích hợp và tính năng này cải thiện vòng đời sự kiện, từ lập kế hoạch đến phân tích sau sự kiện.
8. Dữ liệu và phân tích
Phần mềm quản lý sự kiện nên cung cấp dữ liệu chi tiết và các công cụ phân tích giúp bạn nắm bắt hành vi của người tham dự, chỉ số tương tác và doanh số bán vé, từ đó cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất sự kiện theo thời gian thực.
Các tính năng báo cáo nâng cao cho phép người lập kế hoạch sự kiện đo lường ROI, theo dõi ngân sách so với chi tiêu thực tế và phân tích phản hồi của người tham gia. Ngoài ra, hãy tìm kiếm các công cụ trực quan hóa dữ liệu có thể nâng cao khả năng ra quyết định bằng cách trình bày thông tin phức tạp theo định dạng dễ hiểu.
Bạn sẽ được hưởng lợi từ khả năng phân tích dự đoán, giúp dự báo xu hướng và sở thích của người tham dự, từ đó có cái nhìn chiến lược để điều chỉnh chiến lược một cách hiệu quả.
9. Tiếp thị sự kiện
Nền tảng quản lý sự kiện nên bao gồm các công cụ tiếp thị sự kiện tích hợp sẵn để giúp người tổ chức quảng bá sự kiện của họ. Các tính năng như quản lý chiến dịch email, tích hợp mạng xã hội và trình tạo trang đích có thể tăng đáng kể khả năng hiển thị của sự kiện.
Nền tảng này phải cho phép người tổ chức thiết kế email và bài đăng trên mạng xã hội hấp dẫn về mặt thị giác, theo dõi tỷ lệ mở và tỷ lệ nhấp chuột, đồng thời tự động hóa các hoạt động theo dõi để tối đa hóa sự tham gia.
10. Theo dõi sau sự kiện và thu thập phản hồi
Một phần mềm quản lý sự kiện tốt nên bao gồm các công cụ theo dõi sau sự kiện và thu thập phản hồi để đánh giá mức độ thành công và cải thiện các sự kiện trong tương lai.
Email cảm ơn, khảo sát và biểu mẫu phản hồi tự động có thể giúp người tổ chức thu thập thông tin quý giá từ người tham dự. Nền tảng này cũng nên cung cấp phân tích về mức độ hài lòng của người tham dự, xếp hạng phiên và hiệu suất tổng thể của sự kiện.
Bạn có thể sử dụng dữ liệu này để xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu cho các sự kiện trong tương lai. Ngoài ra, phần mềm này nên cung cấp các công cụ để chia sẻ những điểm nổi bật của sự kiện, chẳng hạn như thư viện ảnh hoặc các phiên ghi lại.
✨Thông tin thú vị: Khu vực Bắc Mỹ chiếm thị phần lớn nhất trong thị trường Phần mềm quản lý sự kiện và dự kiến sẽ tiếp tục dẫn đầu thị trường vào năm 2024.
Làm thế nào để chọn phần mềm quản lý sự kiện phù hợp?
Bây giờ chúng ta đã thảo luận về các tính năng hàng đầu mà các giải pháp quản lý sự kiện nên có, đây là cách chọn giải pháp phù hợp.
🎯 Xác định nhu cầu của bạn: Bắt đầu với những thứ cần thiết. Bạn có cần bán vé? Quản lý khách? Hỗ trợ sự kiện ảo? Danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện rõ ràng giúp thu hẹp các lựa chọn
🔗 Kiểm tra khả năng tích hợp và mở rộng: Phần mềm của bạn phải phù hợp với các công cụ hiện có, cho dù đó là CRM để quản lý sự kiện, công cụ tiếp thị qua email hay phần mềm xử lý thanh toán. Ngoài ra, hãy nghĩ về lâu dài. Phần mềm đó có còn phù hợp khi sự kiện của bạn ngày càng phát triển không? Chỉ chọn các tùy chọn cung cấp khả năng mở rộng và tích hợp trơn tru
⚡ Ưu tiên tính dễ sử dụng: Bảng điều khiển phức tạp có thể làm chậm quá trình làm việc. Hãy tìm giao diện trực quan mà nhóm của bạn có thể nhanh chóng làm quen
📞 Kiểm tra hỗ trợ khách hàng: Hỗ trợ nhanh chóng có thể là cứu cánh khi có sự cố xảy ra (và sự cố chắc chắn sẽ xảy ra). Kiểm tra tính năng trò chuyện trực tiếp, khả năng hỗ trợ 24/7 và quản lý tài khoản chuyên dụng
💰 So sánh giá cả và giá trị: Nhiều tính năng hơn không phải lúc nào cũng tốt hơn. Đánh giá chi phí so với những gì thực sự mang lại giá trị cho sự kiện của bạn. Dùng thử miễn phí hoặc bản demo có thể giúp ích cho bạn
✨Thông tin thú vị: Olympic 2024 đã lập kỷ lục mới là sự kiện có lượng người tham dự nhiều nhất trong lịch sử, với hơn 9,5 triệu vé được bán ra.
Cách sử dụng ClickUp để quản lý sự kiện
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý sự kiện đáp ứng tất cả các yêu cầu trên, hãy thử ClickUp.
Đây là ứng dụng tất cả trong một cho công việc, kết hợp quản lý dự án sự kiện, tài liệu và giao tiếp nhóm, tất cả trong một nền tảng — được tăng tốc nhờ tự động hóa và tìm kiếm AI thế hệ mới.
ClickUp cho Nhóm Sự kiện giúp bạn điều phối sự kiện, quản lý nhà cung cấp và khách hàng, theo dõi ngân sách sự kiện một cách liền mạch. Với ClickUp, bạn cũng có thể tạo dòng thời gian sự kiện, sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và cộng tác với các thành viên trong nhóm theo thời gian thực.
Hãy xem cách bạn có thể sử dụng ClickUp để quản lý toàn bộ vòng đời sự kiện một cách suôn sẻ.
Động não ý tưởng sự kiện với Bảng trắng ClickUp
Kế hoạch sự kiện thành công bắt đầu từ những ý tưởng tuyệt vời, và Bảng trắng ClickUp cung cấp cho các nhóm một không gian chung để thực hiện điều đó. Bạn có thể sử dụng khung vẽ để phác thảo chủ đề, xác định đối tượng mục tiêu, lập bản đồ chiến lược tiếp thị, lên kế hoạch bố cục cho việc thiết lập sân khấu sự kiện và quyết định các chủ đề chính.
Kéo, thả và kết nối các ý tưởng một cách trực quan — cho dù đó là kế hoạch tài trợ hay bố cục địa điểm. Ghi chú dán sẵn và cộng tác thời gian thực giúp duy trì luồng sáng tạo. Bạn thậm chí có thể Gán nhận xét ở bất kỳ đâu trên Bảng trắng và chuyển ý tưởng thành mục hành động. Sau khi hoàn thành việc động não ý tưởng, dễ dàng tạo dự án và gán công việc từ bảng trắng với ClickUp Brain, trợ lý AI mạnh mẽ của ClickUp.
ClickUp Brain cũng đưa sự sáng tạo lên một bước cao hơn. Bạn có thể sử dụng nó để phân tích các sự kiện trong quá khứ và đề xuất các chủ đề độc đáo dựa trên xu hướng của ngành.
Bạn có thể đạt được gì hơn nữa với ClickUp Brain?
- Gợi ý thông minh cho chiến lược tương tác với khán giả
- Tạo nội dung ngay lập tức cho thư mời, mạng xã hội và tài liệu tiếp thị
- Thông tin chi tiết tự động từ các sự kiện trước đó để hoàn thiện kế hoạch
Tìm hiểu thêm về việc sử dụng AI để lập kế hoạch sự kiện tại đây. 👇🏼
Đặt và theo dõi mục tiêu sự kiện với ClickUp Goals
Mỗi sự kiện đều có mục tiêu — số lượng người tham dự, doanh thu, mức độ tham gia. ClickUp Goals cho phép bạn đặt mục tiêu rõ ràng, chỉ định kết quả khóa và đo lường thành công tại một nơi.
Chia nhỏ mục tiêu thành các công việc và công việc con cụ thể để dễ quản lý hơn. Khi nhóm của bạn hoàn thành tất cả các công việc được lập bản đồ cho mục tiêu, mục tiêu sẽ được đánh dấu là đã đạt/hoàn thành, đơn giản vậy thôi!
Nó cũng cho phép bạn theo dõi phân tích sự kiện với các bản cập nhật thời gian thực và tự động hóa các nhắc nhở để giữ cho các nhóm luôn đồng bộ.
Phân công và quản lý công việc với Nhiệm vụ ClickUp
Quản lý sự kiện không phải là việc dễ dàng. Bạn cần phân công công việc và liên tục theo dõi tiến độ để đảm bảo không có sự cố phát sinh vào phút chót. Nhiệm vụ ClickUp giúp bạn thiết lập Trạng thái tùy chỉnh, chẳng hạn như 'Đang tiến hành', 'Cản trở' hoặc 'Hoàn thành', để bạn có thể theo dõi tiến độ công việc, chỉ định thời hạn để phân công trách nhiệm và liên kết các nhiệm vụ có liên quan và phụ thuộc.
Bạn muốn cải thiện sự phối hợp trong nhóm và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ công việc? Đặt ưu tiên công việc để nhóm của bạn tập trung vào các công việc khẩn cấp. Bạn cũng có thể tạo công việc con và danh sách kiểm tra cho từng công việc bằng Danh sách kiểm tra ClickUp. Sau đó, thêm người được giao cho từng việc cần làm. Điều này giúp hoàn thành công việc nhanh hơn.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Cần thông tin chi tiết ngay lập tức về việc chuẩn bị sự kiện? Bạn có thể sử dụng ClickUp Brain để nhận thông tin cập nhật về dự án.
Theo dõi tiến độ và hiệu suất sự kiện với Bảng điều khiển ClickUp
Theo dõi mọi thay đổi với Bảng điều khiển ClickUp. Xem bản tóm tắt trực tiếp về ngân sách, RSVP, hiệu suất tiếp thị và trạng thái nhà cung cấp trong một chế độ xem có thể tùy chỉnh.
Bạn có thể sử dụng các tiện ích có thể tùy chỉnh để làm nổi bật các chỉ số sự kiện quan trọng, so sánh chi phí dự kiến với chi phí thực tế, kiểm tra mức độ tham gia và phát hiện các điểm nghẽn.
Hợp lý hóa việc quản lý sự kiện với các mẫu ClickUp
ClickUp cũng cung cấp các mẫu có thể tùy chỉnh để hỗ trợ quản lý sự phức tạp trong quản lý sự kiện.
Mẫu Quản lý sự kiện ClickUp có thể giúp bạn đặt mục tiêu, tạo dòng thời gian bằng biểu đồ Gantt và theo dõi ngân sách một cách dễ dàng. Bạn có thể phân công công việc cho nhóm của mình và tự động hóa các nhắc nhở cho hoạt động tiếp thị. Ngoài ra, mẫu này còn giúp theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ định kỳ và điều chỉnh khi cần thiết.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Hình dung địa điểm tổ chức sự kiện và lập kế hoạch hậu cần bằng chế độ Xem bản đồ
- Theo dõi chi phí và quản lý ngân sách sự kiện bằng Chế độ xem ngân sách
- Quản lý dòng thời gian công việc với Chế độ xem dòng thời gian
Để có cách tiếp cận có cấu trúc hơn, bạn có thể tham khảo Mẫu lập kế hoạch sự kiện ClickUp, tập trung nhiều hơn vào việc trực quan hóa các hoạt động của sự kiện. Mẫu này bao gồm các tính năng nâng cao để theo dõi mọi thứ, từ chi tiết địa điểm đến danh sách khách.
Vì vậy, cho dù bạn đang quản lý một đám cưới, một buổi hòa nhạc hay một sự kiện của công ty, bạn có thể xem tất cả thông tin chi tiết ở một nơi và giúp nhóm của bạn luôn dẫn đầu ở mọi giai đoạn.
Những thách thức phổ biến và cách phần mềm quản lý sự kiện giúp giải quyết
Nếu bạn đã từng quản lý một sự kiện, bạn sẽ đồng ý rằng bất cứ điều gì cũng có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, như chúng ta đã biết, phần mềm quản lý sự kiện có thể giải quyết rất nhiều vấn đề thường gặp trong quản lý sự kiện.
Dưới đây là một số thách thức phổ biến mà các nhà quản lý và tổ chức sự kiện phải đối mặt và cách khắc phục chúng:
Quản lý ngân sách
❗Thách thức: Kiểm soát chi phí là một việc khó khăn, đặc biệt là khi có những chi phí phát sinh bất ngờ. Nhiều sự kiện vượt quá ngân sách do việc theo dõi không tốt hoặc những thay đổi vào phút chót.
✅ Giải pháp: Phần mềm quản lý sự kiện theo dõi chi phí, cung cấp bảng phân tích chi phí theo thời gian thực và giúp phân bổ ngân sách một cách hợp lý.
Quản lý khách và đăng ký
❗Thách thức: Xử lý danh sách khách, quyền truy cập VIP và đăng ký vào phút chót có thể gây ra sự nhầm lẫn. Hàng dài tại quầy đăng ký cũng có thể khiến người tham dự cảm thấy bực bội.
✅ Giải pháp: Phần mềm sự kiện tự động hóa việc đăng ký khách, tạo thẻ kỹ thuật số và tăng tốc độ làm thủ tục.
Phối hợp với nhiều nhà cung cấp dịch vụ
❗Thách thức: Công việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau — nhà cung cấp dịch vụ ăn uống, trang trí, nhóm bảo mật — có thể dẫn đến hiểu lầm và hỗn loạn vào phút chót.
✅ Giải pháp: Phần mềm sự kiện tập trung các hợp đồng, thời hạn và cập nhật của nhà cung cấp vào một nơi, giảm thiểu việc trao đổi thông tin qua lại.
Vấn đề về nhân sự
❗Thách thức: Tìm kiếm và quản lý nhân viên phù hợp cho một sự kiện có thể rất khó khăn. Thiếu nhân viên, thông tin liên lạc không rõ ràng hoặc nhân viên chưa được đào tạo có thể gây ra sự chậm trễ và ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách.
✅ Giải pháp: Đơn giản hóa việc lập lịch làm việc cho nhân viên, phân công công việc và giao tiếp thời gian thực với phần mềm quản lý sự kiện, đảm bảo mọi người đều biết vai trò của mình.
📖 Đọc thêm: Công cụ AI để quản lý sự kiện trơn tru hơn
Lập kế hoạch cho các sự kiện thành công với ClickUp
Nếu bạn có một sự kiện sắp diễn ra, bạn sẽ biết có bao nhiêu việc phải xử lý trước khi mọi thứ trở nên hỗn loạn. Đó là lý do tại sao bạn cần một ứng dụng quản lý sự kiện hiệu quả có thể giúp đặt mục tiêu, theo dõi dòng thời gian của sự kiện, sắp xếp mối quan hệ với nhà cung cấp và giám sát tiến độ.
Tìm kiếm các công cụ như ClickUp để tập trung hóa việc lập kế hoạch và quản lý sự kiện. Từ cài đặt thời hạn đến theo dõi nhà cung cấp và quản lý danh sách khách, công cụ này giúp bạn tập trung tất cả các công việc cần thực hiện vào một nơi. Bạn cần phối hợp với một nhóm tổ chức sự kiện lớn? Phân công nhiệm vụ, thêm nhận xét và nhận cập nhật thời gian thực mà không cần gửi email liên tục.
Cho dù bạn thích danh sách kiểm tra, lịch hay biểu đồ Gantt, ClickUp đều có thể điều chỉnh theo cách làm việc của bạn.
Lập kế hoạch cho một sự kiện là công việc rất bận rộn, nhưng không phải với ClickUp. Đăng ký miễn phí trên ClickUp và lên kế hoạch cho các sự kiện của bạn mà không lo lộn xộn!