Cập nhật dự án không cần phải là một việc khó khăn. Bạn cũng không cần phải chìm đắm trong các bảng tính.
Thay vào đó, chúng có thể trở nên thú vị. Hãy tưởng tượng bạn có thể giám sát toàn bộ bức tranh lớn một cách rõ ràng — sự liên kết giữa mọi công việc, những thay đổi nhỏ trong đà phát triển và các mô hình mới xuất hiện có thể quyết định sự thành công hay thất bại của dự án.
Là một người quản lý dự án đã trải qua và hoàn thành công việc này — vật lộn với hàng loạt email và giải mã vô số báo cáo khó hiểu — tôi ở đây để chia sẻ những công cụ đã giúp tôi đạt được mục tiêu của mình.
Tôi đã tổng hợp danh sách 15 công cụ báo cáo trạng thái tốt nhất để giới thiệu đến bạn. Những gợi ý này dựa trên kinh nghiệm của tôi với các công cụ báo cáo trạng thái và nghiên cứu của nhóm ClickUp.
⏰ Tóm tắt trong 60 giây
Dưới đây là 15 công cụ báo cáo trạng thái hàng đầu:
- ClickUp : Tốt nhất cho quản lý dự án và theo dõi trạng thái nhiệm vụ tất cả trong một
- Trello: Tốt nhất cho việc hiển thị báo cáo trạng thái
- Asana: Tốt nhất cho báo cáo dựa trên công việc với sự hợp tác của nhóm
- Monday. com: Tốt nhất để theo dõi trạng thái của các dự án hợp tác
- Airtable: Tốt nhất để trực quan hóa dữ liệu dự án và báo cáo trạng thái trong giao diện ít mã
- Basecamp: Tốt nhất cho giao tiếp đơn giản trong nhóm dự án
- Smartsheet: Tốt nhất để theo dõi trạng thái dự án dựa trên bảng tính
- Wrike: Tốt nhất cho việc lập kế hoạch và theo dõi dự án phức tạp
- Notion: Tốt nhất cho quản lý kiến thức và theo dõi trạng thái trên một nền tảng duy nhất
- Zoho Projects: Tốt nhất cho quản lý dự án tùy chỉnh với giá cả phải chăng và báo cáo nâng cao
- Jira Best: dành cho các nhóm Agile và theo dõi vấn đề
- Microsoft Project Portfolio Management: Tốt nhất để theo dõi trạng thái danh mục đầu tư dự án quy mô lớn
- Hive: Tốt nhất cho cập nhật thời gian thực và hợp tác nhóm
- Plecto: Tốt nhất cho hiển thị dữ liệu thời gian thực để theo dõi trạng thái
- Geckoboard: Tốt nhất để trực quan hóa trạng thái dự án với bảng điều khiển có thể tùy chỉnh
Bạn nên tìm kiếm điều gì ở các công cụ báo cáo trạng thái?
Khi chọn công cụ báo cáo trạng thái, bạn cần lưu ý một số tính năng khóa sau:
- Theo dõi thời gian thực: Tìm kiếm một công cụ cung cấp thông tin cập nhật tức thì về dòng thời gian của dự án để mọi thành viên trong nhóm của bạn đều biết về những thay đổi ngay khi chúng xảy ra
- Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh: Bảng điều khiển dự án có thể điều chỉnh theo nhu cầu của bạn giúp nêu bật những dữ liệu quan trọng nhất cho tiến độ của nhóm
- Tích hợp và tự động hóa: Các công cụ kết nối liền mạch với phần mềm hiện có của bạn, như Slack, Google Drive hoặc CRM, giúp quản lý dự án trở thành một trải nghiệm kết nối hơn
- Khả năng mở rộng: Nhu cầu báo cáo của bạn có thể tăng lên cùng với việc nhóm của bạn phát triển, vì vậy, điều quan trọng là chọn một giải pháp có thể phát triển cùng với bạn
- Dễ sử dụng và hỗ trợ: Các công cụ phải trực quan và cung cấp các tài nguyên hỗ trợ khách hàng hữu ích
15 công cụ báo cáo trạng thái tốt nhất
Việc tạo ra một bức tranh rõ ràng và chính xác về tiến độ dự án của bạn bắt đầu từ việc báo cáo trạng thái hiệu quả. Phân tích này giúp xác định các trở ngại và sự chậm trễ tiềm ẩn, đảm bảo rằng bạn giải quyết các vấn đề cần chú ý một cách chủ động. Có một công cụ cho mỗi phong cách báo cáo — bạn chỉ cần tìm công cụ phù hợp nhất với nhu cầu của nhóm mình.
Bây giờ, tôi sẽ giới thiệu tất cả các nền tảng báo cáo trạng thái cung cấp các tính năng cần thiết để tạo và chia sẻ các bản cập nhật dự án sâu sắc.
1. ClickUp (Tốt nhất cho quản lý dự án và theo dõi trạng thái công việc tất cả trong một)
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ vượt xa báo cáo trạng thái cơ bản, bạn sẽ hào hứng khám phá ClickUp cho Quản lý dự án như tôi.
Một nhân viên tri thức trung bình chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau gần 1200 lần mỗi ngày. Việc chuyển đổi bối cảnh liên tục này khiến các tổ chức mất tới 9% thời gian làm việc hiệu quả của mỗi nhân viên mỗi năm.
Là ứng dụng cho mọi công việc, ClickUp hợp nhất các công việc, mục tiêu, ghi chú và cuộc hội thoại của bạn vào một giao diện. Điều này, cùng với AI gốc của nền tảng, giúp bạn dễ dàng hình dung và báo cáo tất cả các dự án của mình mà không cần chuyển đổi giữa hàng tá ứng dụng riêng lẻ.
📮ClickUp Insight: Việc chuyển đổi bối cảnh đang âm thầm làm giảm năng suất của nhóm bạn. Nghiên cứu của chúng tôi cho thấy 42% sự gián đoạn trong công việc đến từ việc phải chuyển đổi giữa các nền tảng, quản lý email và chuyển từ cuộc họp này sang cuộc họp khác. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể loại bỏ những gián đoạn tốn kém này?
ClickUp hợp nhất các quy trình làm việc (và trò chuyện) của bạn trong một nền tảng duy nhất, được tối ưu hóa. Khởi chạy và quản lý các nhiệm vụ của bạn từ trò chuyện, tài liệu, bảng trắng và hơn thế nữa, trong khi các tính năng hỗ trợ AI giúp kết nối, tìm kiếm và quản lý bối cảnh!
Theo dõi tiến độ dự án bằng Trạng thái nhiệm vụ tùy chỉnh của ClickUp, cho biết rõ ràng một nhiệm vụ đang cần thực hiện, đang tiến hành hay đã hoàn thành. Nhưng đừng giới hạn bản thân trong các danh mục này. Ví dụ: bạn có thể điều chỉnh các nhãn này thành 'Thiết kế', 'Phát triển', 'Kiểm tra' và 'Sẵn sàng' cho các dự án phần mềm hoặc 'Đang chờ xử lý', 'Đã đóng gói', 'Đã giao' và 'Đã giao hàng' cho các đơn đặt hàng thương mại điện tử của bạn.
Hợp nhất thông tin này trên nhiều công việc và dự án (vâng, ngay cả những dự án liên chức năng!) bằng cách sử dụng Bảng điều khiển ClickUp. Hơn 50 thẻ tùy chỉnh, bao gồm biểu đồ tròn, biểu đồ cột, biểu đồ burnup và burndown, biểu đồ đường và hơn thế nữa, rất phù hợp để theo dõi dự án và tự động hóa báo cáo trạng thái theo thời gian thực.
Bạn muốn học cách tạo bảng điều khiển quản lý dự án? Dưới đây là hướng dẫn từng bước!
ClickUp Brain cũng cải thiện báo cáo trạng thái bằng cách sử dụng thông tin chi tiết dựa trên AI, tự động hóa và quản lý kiến thức để hợp lý hóa việc cập nhật và ra quyết định. Bạn có thể sử dụng nó để:
- Tự động tóm tắt các cập nhật dự án, ghi chú cuộc họp hoặc các chủ đề công việc dài, giúp tạo báo cáo trạng thái rõ ràng, súc tích dễ dàng hơn
- Phân tích công việc, ngày đáo hạn và tỷ lệ hoàn thành để cung cấp thông tin chi tiết và mục hành động theo thời gian thực từ toàn bộ không gian làm việc của bạn
- Soạn thảo báo cáo hàng ngày, báo cáo trạng thái dự án hàng tuần hoặc tóm tắt báo cáo dựa trên dữ liệu thời gian thực
- Quét các cuộc thảo luận trong ClickUp Chat, bình luận và Tài liệu để tìm ra các chi tiết liên quan cho báo cáo, như rủi ro, trở ngại hoặc các phê duyệt cần thiết
Nếu bạn thích cấu trúc OKR cổ điển trong việc đặt mục tiêu, bạn cũng sẽ thích tính năng ClickUp Goals.
Tôi đã sử dụng công cụ này để thiết lập các mục tiêu có thời hạn và thêm các chỉ số mục tiêu hoặc tỷ lệ hoàn thành. Dựa trên kinh nghiệm của tôi với các công cụ thay thế ClickUp, tôi tin rằng ClickUp Goals là cách dễ nhất để định lượng tiến độ và làm rõ những gì cần thiết để thành công.
Các mẫu có sẵn của ClickUp giúp đơn giản hóa hơn nữa việc báo cáo trạng thái bằng cách cung cấp các định dạng có cấu trúc để theo dõi tiến độ và mục tiêu của dự án.
Mẫu báo cáo trạng thái dự án của ClickUp là công cụ lý tưởng để sắp xếp các bản cập nhật, mục hành động và điểm nổi bật của dự án, giúp các bên liên quan có chế độ xem toàn diện về trạng thái dự án tại một nơi.
Bạn có thể cập nhật mẫu thường xuyên với các chỉ số hoặc cột mốc quan trọng để duy trì một bản tóm tắt rõ ràng về tiến độ dự án. Tùy chỉnh các phần của mẫu để đồng bộ với nhu cầu báo cáo riêng của nhóm bạn, chẳng hạn như thêm phần đánh giá rủi ro nếu dự án của bạn có các phụ thuộc phức tạp.
Sử dụng tính năng Mục tiêu và OKR cùng với mẫu báo cáo trạng thái dự án để liên kết các mục tiêu hiệu suất và cập nhật dự án để dễ dàng tham khảo.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tạo chế độ xem tùy chỉnh trong Bảng điều khiển ClickUp để lọc nhiệm vụ theo:
⛳️ Trạng thái (ví dụ: "Đang tiến hành", "Bị chặn")⌚️ Ưu tiên (ví dụ: chỉ "Ưu tiên cao")📆 Ngày đáo hạn (ví dụ: "Công việc phải hoàn thành trong tuần này")
Lưu các chế độ xem được lọc khác nhau cho giám đốc điều hành, trưởng nhóm hoặc bộ phận cụ thể để cung cấp cho họ những thông tin cần thiết mà không có thông tin thừa.
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- Tạo các phụ thuộc cho các công việc ưu tiên cao trước tiên để hình dung tốt hơn các lộ trình quan trọng của dự án và đảm bảo các ưu tiên hàng đầu vẫn được thực hiện đúng tiến độ
- Kết hợp các phụ thuộc với Cột mốc của ClickUp để đánh dấu các giai đoạn quan trọng trong dự án của bạn, cung cấp cho các bên liên quan một lộ trình tiến độ rõ ràng
- Sử dụng tính năng @mention để gắn thẻ các thành viên trong nhóm, đảm bảo phản hồi nhanh chóng và trách nhiệm giải trình tốt hơn trong quá trình theo dõi dự án
- Hình dung tiến độ công việc trong hơn 15 chế độ xem ClickUp tùy chỉnh, bao gồm biểu đồ Gantt, bảng Kanban, danh sách và lịch
- Tùy chỉnh thông báo và cảnh báo để không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ cập nhật trạng thái quan trọng nào
- Đảm bảo sự hợp tác liền mạch với tính năng Tích hợp của ClickUp với các công cụ phổ biến như Slack và Google Drive
Giới hạn của ClickUp
- Một số người dùng cho biết cần thời gian để làm quen với các tính năng phong phú của phần mềm này
Giá ClickUp
- Miễn phí vĩnh viễn
- Không giới hạn: 7 USD/người dùng/tháng
- Kinh doanh: 12 USD/người dùng mỗi tháng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
- ClickUp Brain: Thêm vào bất kỳ gói trả phí nào với giá 7 USD cho mỗi Không gian Làm việc cho mỗi thành viên mỗi tháng
Xếp hạng và đánh giá ClickUp
- G2: 4.7/5 (9.500+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (4.000+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về ClickUp?
Các tính năng tích hợp sẵn của ClickUp giúp dễ dàng thiết lập dự án, theo dõi thời hạn và tạo báo cáo. Khả năng phân công công việc và theo dõi tiến độ rất hữu ích, đồng thời có nhiều mẫu thiết kế sẵn có thể sử dụng. Chúng tôi có thể phân công trách nhiệm cho các thành viên khác nhau trong nhóm, đặt ưu tiên và theo dõi trạng thái của từng nhiệm vụ trong thời gian thực. Các dự án luôn đúng tiến độ vì ít xảy ra nhầm lẫn và mỗi cá nhân có trách nhiệm hơn.
Các tính năng tích hợp của ClickUp giúp dễ dàng thiết lập dự án, theo dõi thời hạn và tạo báo cáo. Khả năng phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ rất hữu ích, đồng thời có nhiều mẫu thiết kế sẵn có thể sử dụng. Chúng tôi có thể phân công trách nhiệm cho các thành viên khác nhau trong nhóm, đặt ưu tiên và theo dõi trạng thái của từng nhiệm vụ trong thời gian thực. Các dự án luôn đúng tiến độ vì ít xảy ra nhầm lẫn và mỗi cá nhân có trách nhiệm hơn.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Lên lịch các cuộc họp báo cáo trạng thái hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý để xem xét tiến độ mục tiêu. Sử dụng ClickUp Goals trong các cuộc họp này để cập nhật cho các thành viên trong nhóm về những gì đã hoàn thành và những gì còn cần chú ý.
2. Trello (Tốt nhất để hiển thị báo cáo trạng thái)
Bạn sẽ thấy Trello hữu ích nếu cần báo cáo trạng thái trực quan, đơn giản. Hệ thống bảng Kanban trực quan và bố cục dựa trên thẻ cho phép bạn sắp xếp và theo dõi công việc một cách trực quan.
Mỗi thẻ đại diện cho một công việc. Bạn có thể kéo và thả các công việc vào các giai đoạn khác nhau và gắn nhãn cho chúng dựa trên mức độ ưu tiên. Bạn cũng có thể thêm thêm bối cảnh về công việc trong thẻ, đảm bảo dễ dàng truy cập thông tin như ngày đáo hạn và người được giao công việc. Trello phù hợp với các nhóm đang tìm kiếm một cách đơn giản, trực quan để theo dõi các cập nhật trạng thái.
Các tính năng tốt nhất của Trello
- Tạo danh sách kiểm tra và công việc con trong thẻ để chia nhỏ các dự án lớn hơn
- Đặt và theo dõi thời hạn cho từng công việc để báo cáo trạng thái chính xác
- Thêm tệp và để lại nhận xét để tập trung tất cả các cập nhật trạng thái
- Tích hợp dễ dàng với các công cụ bên ngoài để nâng cao khả năng báo cáo
Giới hạn của Trello
- Tùy chọn báo cáo giới hạn nếu không trả phí Power-Ups
- Không phù hợp với các dự án lớn có nhiều phụ thuộc phức tạp
Giá của Trello
- Miễn phí
- Tiêu chuẩn: 6 USD/người dùng mỗi tháng
- Premium: 12,50 USD/người dùng mỗi tháng
- Enterprise: 17,50 USD/người dùng/tháng (thanh toán hàng năm)
Đánh giá và nhận xét về Trello
- G2: 4.4/5 (13.500+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (23.000+ đánh giá)
Đọc thêm: Trello vs ClickUp: Công cụ quản lý dự án nào là tốt nhất?
🧠 Thông tin thú vị: Tên Trello bắt nguồn từ từ trellis, là tên mã của dự án trong giai đoạn đầu.
3. Asana (Tốt nhất cho báo cáo dựa trên công việc với sự hợp tác của nhóm)
Asana được biết đến với tính đơn giản và các tính năng dễ sử dụng cho quản lý dự án, bao gồm phân công công việc, theo dõi trạng thái thời gian thực và các tùy chọn báo cáo chi tiết.
Chế độ xem dòng thời gian của Asana có thể giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ dự án, trong khi tính năng danh mục đầu tư cho phép bạn xem tổng quan nhiều dự án cùng lúc. Tôi thấy tính năng này rất hữu ích cho các quản lý dự án phải điều hành nhiều nhóm.
Các tính năng tốt nhất của Asana
- Đánh dấu các điểm quan trọng trong dự án để theo dõi tiến độ trạng thái tổng thể
- Tạo trường tùy chỉnh để báo cáo cụ thể hơn dựa trên nhu cầu của dự án
- Tạo báo cáo trạng thái chi tiết với các bộ lọc tùy chỉnh
Giới hạn của Asana
- Người dùng đã báo cáo sự cố khi dán văn bản vào công việc
- Các tính năng báo cáo có thể được cải thiện, ví dụ: bằng cách thêm các cách để xem năng suất của nhóm theo giờ
Giá của Asana
- Cá nhân: Miễn phí vĩnh viễn
- Bắt đầu: 13,49 USD/người dùng/tháng
- Nâng cao: 30,49 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
- Enterprise+: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Asana
- G2: 4.4/5 (10.500+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (13.000+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Asana?
Tôi rất thích khả năng phân chia công việc giữa nhiều bộ phận và sau đó phân chia công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn trong cùng một bộ phận. Tôi đã sử dụng cả Asana và ClickUp, và tôi cảm thấy Asana có giao diện người dùng kém hơn, không trực quan và khó sử dụng.
Tôi rất thích khả năng phân chia công việc giữa nhiều bộ phận và sau đó phân chia công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn trong cùng một bộ phận. Tôi đã sử dụng cả Asana và ClickUp, và tôi cảm thấy Asana có giao diện người dùng kém hơn, không trực quan và khó sử dụng.
4. Monday. com (Tốt nhất để theo dõi trạng thái của các dự án hợp tác)
Tôi đã sử dụng Monday.com để xây dựng quy trình làm việc và bảng điều khiển trong khi hợp tác với nhiều nhóm. Quy trình làm việc có thể tùy chỉnh và giao diện trực quan của nó làm cho nó trở thành công cụ lý tưởng cho các dự án hợp tác với báo cáo trạng thái động.
Chức năng theo dõi trạng thái trực quan rất dễ sử dụng và công cụ này tích hợp tốt với các ứng dụng phổ biến nhất, như Slack và Google Workspace.
Monday. com các tính năng tốt nhất
- Hình dung khối lượng công việc của nhóm để đảm bảo báo cáo trạng thái phản ánh sức chứa của nhóm
- Chia sẻ tệp, bình luận và gắn thẻ thành viên nhóm trực tiếp trong công việc
- Xây dựng bảng điều khiển được cá nhân hóa cho các nhu cầu theo dõi trạng thái cụ thể
- Tự động hóa cập nhật trạng thái công việc và thông báo để tiết kiệm thời gian
Giới hạn của Monday.com
- Tính năng quản lý dữ liệu giới hạn so với các công cụ như ClickUp
- Chi phí có thể cao đối với các nhóm lớn hơn
Giá của Monday.com
- Miễn phí
- Cơ bản: 12 USD/người dùng được cấp phép mỗi tháng
- Tiêu chuẩn: 14 USD/người dùng được cấp phép mỗi tháng
- Pro: 24 USD/người dùng được cấp phép mỗi tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Monday.com
- G2: 4.7/5 (12.500+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (5.000+ đánh giá)
5. Airtable (Tốt nhất để trực quan hóa dữ liệu dự án và báo cáo trạng thái trong giao diện ít mã)
Airtable kết hợp chức năng của bảng tính với sức mạnh của cơ sở dữ liệu quan hệ, cung cấp một cách độc đáo để quản lý dữ liệu dự án và theo dõi trạng thái của các công việc.
Tôi đã thử nghiệm nền tảng này để triển khai theo dõi trạng thái RAG và tùy chỉnh một số định dạng báo cáo trạng thái. Nền tảng này cho phép bạn dễ dàng tạo chế độ xem dạng lưới, lịch, Kanban hoặc thư viện để trực quan hóa trạng thái dự án.
Các tính năng tốt nhất của Airtable
- Tùy chỉnh bảng để theo dõi chi tiết dự án theo cách phù hợp với quy trình làm việc của bạn, lý tưởng cho các nhóm xử lý các dự án giàu dữ liệu
- Sử dụng tích hợp để kết nối Airtable với các công cụ như Slack, Dropbox và Lịch Google để quản lý dự án một cách thống nhất và tự động hóa
- Sử dụng các mẫu theo dõi trạng thái phù hợp với mọi loại dự án, giúp bạn bắt đầu và vận hành nhanh hơn
- Sử dụng công thức để tự động tính toán cập nhật trạng thái khi dữ liệu được làm mới
Giới hạn của Airtable
- Có thể gây khó khăn cho người dùng không quen thuộc với cấu trúc cơ sở dữ liệu
Giá cả của Airtable
- Miễn phí
- Nhóm: 24 USD/người dùng được cấp phép mỗi tháng
- Kinh doanh: 54 USD/người dùng được cấp phép mỗi tháng
- Quy mô doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Airtable
- G2: 4.6/5 (2.500+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (hơn 2.000 đánh giá)
6. Basecamp (Tốt nhất cho dự án đơn giản và giao tiếp nhóm)
Basecamp là một công cụ quản lý dự án đơn giản giúp đơn giản hóa giao tiếp trong nhóm.
Nó bao gồm tính năng 'Biểu đồ đồi' đặc biệt, cho phép các nhóm cập nhật và theo dõi tiến độ dự án một cách trực quan. Các thành viên trong nhóm sử dụng tính năng này để kéo phạm vi dự án vào vị trí, thể hiện trạng thái công việc một cách trực quan.
Điều này mang đến cho các nhà quản lý chế độ xem thứ hai mạnh mẽ, hiển thị trạng thái hiện tại của từng công việc và tiến độ công việc trong suốt thời lượng của dự án.
Các tính năng tốt nhất của Basecamp
- Sử dụng bảng tin trung tâm để giữ cho các cuộc thảo luận được tổ chức và dễ dàng truy cập cho toàn bộ nhóm
- Chia sẻ tệp và tài liệu trong một không gian cộng tác để theo dõi trạng thái liền mạch
- Tận dụng tính năng trò chuyện nhóm tích hợp để truyền đạt thông tin cập nhật trạng thái theo thời gian thực
- Thiết lập kiểm tra tự động hàng ngày hoặc hàng tuần để mọi người luôn cập nhật trạng thái dự án
Giới hạn của Basecamp
- Một số người dùng cho rằng giao diện mặc định không hấp dẫn và khó thay đổi
Giá Basecamp
- Dùng thử miễn phí
- Basecamp Plus: 15 USD/người dùng mỗi tháng
- Basecamp Pro Không giới hạn: 299 USD/tháng (thanh toán hàng năm)
Xếp hạng và đánh giá Basecamp
- G2: 4. 1/5 (5.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.3/5 (14.000+ đánh giá)
🧠 Thông tin thú vị: Basecamp ban đầu được phát triển như một công cụ nội bộ cho 37 signals để quản lý dự án và khách hàng.
7. Smartsheet (Tốt nhất để theo dõi trạng thái dự án dựa trên bảng tính)
👀 Bạn có biết? Việc không có quyền truy cập vào thông tin cần thiết ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần làm việc của 88% nhân viên.
Smartsheet kết hợp sự quen thuộc của bảng tính với các tính năng quản lý dự án.
Nền tảng này cho phép người dùng tạo báo cáo trạng thái phức tạp với nhiều cột theo dõi các sáng kiến, quyền sở hữu, tiến độ và ghi chú theo ngữ cảnh. Các nhóm có thể tận dụng tính năng liên kết ô để tự động lấy dữ liệu từ các bảng theo dõi dự án hiện có, giảm nỗ lực báo cáo thủ công.
Các tính năng tốt nhất của Smartsheet
- Tạo báo cáo trạng thái dự án dựa trên dữ liệu dự án để cập nhật trạng thái chính xác
- Hình dung tiến độ và trạng thái công việc với biểu đồ kiểu Gantt
- Kết nối Smartsheet với các công cụ như Microsoft Office và Google Workspace để hợp tác liền mạch
Giới hạn của Smartsheet
- Tùy chọn thiết kế bảng điều khiển giới hạn
- Đường cong học tập cao hơn so với các công cụ khác
Giá cả của Smartsheet
- Pro: 12 USD/thành viên/tháng
- Kinh doanh: 24 USD/thành viên/tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
- Quản lý công việc nâng cao: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Smartsheet
- G2: 4.4/5 (18.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (3.000+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Smartsheet?
Smartsheet giúp bạn lập kế hoạch, theo dõi, tự động hóa, thực hiện và báo cáo công việc trong thời gian thực. Tôi thích Smartsheet vì nó có khả năng tích hợp mạnh mẽ, giúp kết nối với nhiều ứng dụng bên ngoài như Okta, Tableau, Lịch Google, v.v.
Smartsheet giúp bạn lập kế hoạch, theo dõi, tự động hóa, thực hiện và báo cáo công việc trong thời gian thực. Tôi thích Smartsheet vì nó có khả năng tích hợp mạnh mẽ, giúp kết nối với nhiều ứng dụng bên ngoài như Okta, Tableau, Lịch Google, v.v.
Đọc thêm: Smartsheet vs ClickUp: Công cụ quản lý dự án nào là tốt nhất?
8. Wrike (Tốt nhất cho lập kế hoạch và theo dõi dự án phức tạp)
Là một phần mềm quản lý dự án tiên tiến, Wrike được tích hợp sẵn tính năng theo dõi và báo cáo trạng thái với độ chính xác cao. Phần mềm này được thiết kế để giúp các nhóm duy trì sự tổ chức và năng suất.
Nền tảng này cung cấp nhiều phương pháp trực quan hóa dữ liệu, bao gồm biểu đồ tròn, biểu đồ và luồng hoạt động động hiển thị các công việc và cột mốc dự án theo thứ tự thời gian. Bạn cũng có thể phân tích xu hướng theo thời gian theo tháng, quý hoặc năm, giúp các nhóm đánh giá tiến trình dự án và phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn.
Các tính năng tốt nhất của Wrike
- Tùy chỉnh chế độ xem và không gian làm việc để phản ánh nhu cầu của nhóm với khả năng hiển thị 360°
- Tự động hóa quy trình công việc, bao gồm phê duyệt, biểu mẫu yêu cầu và bản thiết kế, để các nhóm có thể tập trung vào công việc quan trọng nhất của mình
- Truy cập thông tin chi tiết tức thì và bảng điều khiển thời gian thực hỗ trợ các quyết định dựa trên dữ liệu và lãnh đạo Agile
Giới hạn của Wrike
- Độ khó học cao hơn so với các công cụ khác trong danh sách này
Giá của Wrike
- Miễn phí
- Nhóm: 10 USD/người dùng mỗi tháng
- Kinh doanh: 25 USD/người dùng mỗi tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
- Pinnacle: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Wrike
- G2: 4.2/5 (3.500+ đánh giá)
- Capterra: 4.3/5 (2.500+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Wrike?
Wrike đã triển khai một bảng điều khiển cho phép chúng tôi tạo ra sự minh bạch hơn. Sự minh bạch này không chỉ dành cho nhóm chương trình mà còn cho những người bên ngoài chương trình của chúng tôi. Chúng tôi đã triển khai một bản báo cáo hàng tuần gửi đến nhiều bên liên quan để giúp mọi người được thông báo về tiến độ của danh mục đầu tư dự án.
Wrike đã triển khai một bảng điều khiển cho phép chúng tôi tạo ra sự minh bạch hơn. Sự minh bạch này không chỉ dành cho nhóm chương trình mà còn cho những người bên ngoài chương trình của chúng tôi. Chúng tôi đã triển khai một bản đọc hàng tuần gửi đến nhiều bên liên quan để giúp mọi người cập nhật tiến độ của danh mục đầu tư dự án.
9. Notion (Tốt nhất để quản lý kiến thức và theo dõi trạng thái trên một nền tảng)
Tôi thấy Notion khá linh hoạt và hữu ích cho các nhóm muốn hợp nhất các bản cập nhật trạng thái dự án với tài liệu của nhóm tại một nơi.
Tính năng trạng thái của Notion cho phép theo dõi chi tiết, tránh những sai sót thường gặp trong báo cáo trạng thái không nhất quán. Hệ thống này ngăn các thành viên trong nhóm tạo các danh mục trạng thái không xác định, đảm bảo giao tiếp được chuẩn hóa.
Bạn có thể thêm các trường tùy chỉnh như cột mốc dự án, thách thức và các bước tiếp theo, tạo báo cáo trạng thái toàn diện cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ dự án.
Các tính năng tốt nhất của Notion
- Theo dõi công việc bằng cơ sở dữ liệu có thể tùy chỉnh để hiển thị dữ liệu dưới dạng danh sách, lịch hoặc bảng
- Sử dụng nhiều mẫu có sẵn cho các loại tài liệu khác nhau, chẳng hạn như bài viết, báo cáo trạng thái dự án và bản trình bày
- Liên kết báo cáo trạng thái với tài liệu dự án để dễ dàng tham khảo
Giới hạn của Notion
- Một số người dùng đã báo cáo rằng họ cần phiên bản ngoại tuyến
- Không phù hợp với các dự án phức tạp, liên chức năng
Giá cả của Notion
- Miễn phí
- Thêm: 12 USD/người dùng được cấp phép mỗi tháng
- Cơ bản: 18 USD/người dùng được cấp phép mỗi tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
- Notion AI: Thêm với giá 10 USD/thành viên mỗi tháng
Đánh giá và nhận xét về Notion
- G2: 4.7/5 (5.500+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (hơn 2.000 đánh giá)
10. Zoho Projects (Tốt nhất cho quản lý dự án tùy chỉnh với giá cả phải chăng và báo cáo nâng cao)
Zoho Projects cung cấp bảng điều khiển có thể tùy chỉnh, cho phép các nhà quản lý dự án và nhóm nhanh chóng có cái nhìn tổng quan về trạng thái dự án, tiến độ công việc và các chỉ số KPI đã chọn.
Hệ thống báo cáo của nền tảng này bao gồm các tính năng sáng tạo như biểu đồ Gantt theo trình tự thời gian, biểu đồ sử dụng tài nguyên và báo cáo sai lệch giúp các nhóm hiểu được tiến trình dự án và rủi ro tiềm ẩn. Người dùng có thể dễ dàng phân tích dữ liệu dự án, tạo ra các hình ảnh trực quan sâu sắc mà không cần có kiến thức kỹ thuật chuyên sâu.
Các tính năng tốt nhất của Zoho Projects
- Đảm bảo báo cáo trạng thái phản ánh thông tin mới nhất với cập nhật thời gian thực
- Dễ dàng theo dõi trạng thái của từng công việc, cột mốc và các yếu tố phụ thuộc, giúp bạn biết rõ dự án đang ở giai đoạn nào vào bất kỳ thời điểm nào
- Tạo báo cáo trạng thái dự án chi tiết, nêu bật tiến độ dự án cùng với thông tin chi tiết về phân bổ nguồn lực, thời gian sử dụng và sử dụng ngân sách
- Tự động tạo và gửi báo cáo trạng thái dựa trên khoảng thời gian đặt trước (ví dụ: hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng)
Giới hạn của Zoho Projects
- Công cụ này thiếu một số tính năng thiết yếu, chẳng hạn như sắp xếp cột trong chế độ xem bảng, lọc nhiều cột và tự động điền trường công việc
Giá Zoho Projects
- Miễn phí
- Premium: $5/tháng
- Enterprise: 10 USD/tháng
Xếp hạng và đánh giá Zoho Projects
- G2: 4.3/5 (450+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (700+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Zoho Projects?
Các doanh nghiệp nhỏ cần theo dõi từng dự án riêng lẻ ở cấp độ vi mô và Zoho Projects cung cấp một cách thân thiện để thực hiện việc đó. Giao diện người dùng và cài đặt quá phức tạp, sẽ tốt hơn nếu có hướng dẫn rõ ràng trên YouTube hoặc AI có thể thiết lập các công việc cho bạn.
Các doanh nghiệp nhỏ cần theo dõi từng dự án riêng lẻ ở cấp độ vi mô và Zoho Projects cung cấp một cách thân thiện để thực hiện việc đó. Giao diện người dùng và cài đặt quá phức tạp, sẽ tốt hơn nếu có hướng dẫn rõ ràng trên YouTube hoặc AI có thể thiết lập các công việc cho bạn.
11. Jira (Tốt nhất cho các nhóm Agile và theo dõi vấn đề)
Jira của Atlassian rất phổ biến trong các nhóm Agile, đặc biệt là cho các dự án phát triển phần mềm. Nó cung cấp tính năng theo dõi trạng thái chi tiết cho các công việc, sprint và vấn đề.
Mặc dù ClickUp làm tốt hơn ở điểm này, tôi vẫn thích sự đa dạng của các báo cáo tích hợp sẵn mà nó cung cấp, bao gồm biểu đồ burndown, biểu đồ tốc độ và báo cáo sprint mà các nhóm Agile sẽ thấy rất hữu ích.
Các tính năng tốt nhất của Jira
- Tạo báo cáo tùy chỉnh có thể lưu, chia sẻ hoặc thêm vào bảng điều khiển
- Theo dõi lỗi, công việc và cải tiến với các tùy chọn báo cáo dự án chi tiết để hiển thị rõ ràng
- Sử dụng hệ thống lọc mạnh mẽ để tạo truy vấn tùy chỉnh bằng JQL, có thể trích xuất dữ liệu cụ thể cho báo cáo trạng thái
Giới hạn của Jira
- Có thể phức tạp khi cài đặt và sử dụng cho các nhóm không phải là nhóm phần mềm
- Một số người dùng báo cáo tốc độ giảm trong giờ cao điểm
Giá của Jira
- Miễn phí
- Tiêu chuẩn: 7,53 USD/người dùng/tháng
- Premium $13,53/người dùng mỗi tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Jira
- G2: 4.3/5 (6.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (15.000+ đánh giá)
12. Microsoft Project Portfolio Management (Tốt nhất để theo dõi trạng thái danh mục đầu tư dự án quy mô lớn)
Một trong những điểm mạnh chính của Microsoft Project PPM là khả năng giúp bạn quản lý toàn bộ danh mục đầu tư của các dự án. Các nhà quản lý danh mục đầu tư có thể xem trạng thái của tất cả các dự án trong danh mục đầu tư, sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên các mục tiêu chiến lược và điều chỉnh nguồn lực và dòng thời gian để đảm bảo kết quả thành công.
Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhà lãnh đạo cấp cao và các bên liên quan, những người phải đưa ra quyết định sáng suốt về việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của dự án.
Các tính năng tốt nhất của Microsoft Project Portfolio Management
- Theo dõi dòng thời gian và các phụ thuộc của dự án với biểu đồ Gantt có thể tùy chỉnh
- Phân bổ nguồn lực cho các dự án và theo dõi việc sử dụng để lập kế hoạch nhóm tốt hơn
- Sử dụng Power BI cho báo cáo động và phân tích để giữ cho các bên liên quan luôn được cập nhật
Giới hạn của Microsoft Project Portfolio Management
- Một số người dùng cho rằng công cụ này có quá nhiều tính năng (và do đó, phức tạp) đối với các dự án nhỏ hơn và quy trình làm việc đơn giản hơn
- Đắt hơn các công cụ quản lý dự án khác
Giá của Microsoft Project Portfolio Management
- Kế hoạch 1: 10 USD/tháng
- Planner và Project Plan 3: 30 USD/tháng
- Planner và Project Plan 5: 55 USD/tháng
- Project Standard: 679,99 USD/người dùng (mua một lần)
- Project Professional: 1.129,99 USD/người dùng (mua một lần)
- Project Server: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Microsoft Project Portfolio Management
- G2: 4/5 (1.500+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (hơn 2.000 đánh giá)
Đọc thêm: Các lựa chọn thay thế và đối thủ cạnh tranh hàng đầu của Microsoft Project (miễn phí và trả phí!)
13. Hive (Tốt nhất cho cập nhật thời gian thực và hợp tác nhóm)
Mặc dù Hive là một công cụ quản lý dự án đa năng, cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh và tính năng cộng tác, nhưng tôi thích nhất là tính năng báo cáo tự động của nó.
Báo cáo tự động có thể bao gồm tiến độ công việc, tình trạng dự án, hiệu suất của nhóm và các thời hạn sắp tới. Bạn cũng có thể lên lịch cập nhật thường xuyên để gửi cho các bên liên quan, tiết kiệm thời gian theo dõi trạng thái.
Các tính năng tốt nhất của Hive
- Chọn từ các chế độ xem Kanban, Gantt, lịch và bảng để sắp xếp các dự án dựa trên nhu cầu của nhóm
- Cộng tác trực tiếp trong các công việc và dự án để tập trung thông tin liên lạc
- Sử dụng tính năng Theo dõi thời gian để tạo báo cáo trạng thái cung cấp thông tin chi tiết về phân bổ nguồn lực, thời gian dành cho công việc và hiệu quả tổng thể của dự án
- Tận dụng các bình luận về công việc và vòng phản hồi để cung cấp thông tin cập nhật và chia sẻ thông tin chi tiết trực tiếp trong dự án
Giới hạn của Hive
- Việc chuyển đổi giữa các chế độ xem dòng thời gian có thể khó khăn
Giá cả của Hive
- Miễn phí: Miễn phí vĩnh viễn
- Bắt đầu: 1,50 USD/người dùng mỗi tháng
- Nhóm: 5 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét từ Hive
- G2: 4.6/5 (550+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (200+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Hive?
Công cụ này dễ dàng truy cập vì tương thích với nhiều hệ điều hành khác nhau. Khi bắt đầu dự án mới, tôi có thể theo dõi các dự án đang thực hiện. Tôi yêu thích nhất là tính năng phân chia dự án theo giai đoạn, dòng thời gian có thể tùy chỉnh, khả năng lập ngân sách/lịch trình và thiết lập khung công việc rõ ràng. Các nhãn và màu sắc giúp tôi cá nhân hóa và làm nổi bật các giai đoạn của dự án để có cái nhìn tổng quan và kiểm soát tốt hơn.
Công cụ này dễ dàng truy cập vì tương thích với nhiều hệ điều hành. Khi bắt đầu dự án mới, tôi có thể theo dõi các dự án đang thực hiện. Các tính năng tôi yêu thích nhất là phân chia dự án theo giai đoạn, dòng thời gian có thể tùy chỉnh, khả năng lập ngân sách/lịch trình và thiết lập khung công việc cụ thể. Các nhãn và màu sắc giúp tôi cá nhân hóa và làm nổi bật các giai đoạn dự án để có cái nhìn tổng quan và kiểm soát tốt hơn.
14. Plecto (Tốt nhất để hiển thị dữ liệu thời gian thực để theo dõi trạng thái)
Đối với các nhóm muốn tăng cường sự tham gia và động lực thông qua tính minh bạch dữ liệu, Plecto chuyên tạo bảng điều khiển thời gian thực để hiển thị trạng thái dự án.
Ngoài báo cáo truyền thống, Plecto còn kết hợp các yếu tố trò chơi hóa như thông báo hiệu suất trực tiếp, tính năng theo dõi cạnh tranh và nhận dạng thời gian thực. Cách tiếp cận này biến báo cáo từ một công việc nhàm chán thành một công cụ tương tác, tạo động lực thúc đẩy hiệu suất của tổ chức.
Các tính năng tốt nhất của Plecto
- Hình dung dữ liệu hiệu suất của nhóm trong thời gian thực, với bảng điều khiển có thể tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu báo cáo của bạn
- Tạo tiện ích để theo dõi trạng thái dự án cụ thể
- Kết nối với các công cụ khác như Salesforce, HubSpot và Google Trang tính để tích hợp dữ liệu liền mạch
Giới hạn của Plecto
- Có thể không phù hợp với các công việc quản lý dự án truyền thống
Giá cả của Plecto
- Medium: $230/tháng (thanh toán hàng năm)
- Gói lớn: $360/tháng (thanh toán hàng năm)
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Plecto
- G2: 4.2/5 (30+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (30+ đánh giá)
15. Geckoboard (Tốt nhất để hiển thị trạng thái dự án với bảng điều khiển có thể tùy chỉnh)
Geckoboard được thiết kế để báo cáo thời gian thực và trực quan hóa dữ liệu. Nó biến đổi việc theo dõi dữ liệu bằng cách cung cấp bối cảnh thông qua các mục tiêu, chỉ báo trạng thái và cập nhật thời gian thực.
Công cụ này lý tưởng cho các nhà quản lý cần có cái nhìn tổng quan nhanh về các chỉ số quan trọng và hoạt động hiệu quả cho các nhóm tập trung vào hỗ trợ khách hàng, bán hàng và các hàm khác hướng đến hiệu suất.
Các tính năng tốt nhất của Geckoboard
- Hiển thị dữ liệu thời gian thực từ nhiều nguồn, đảm bảo nhóm của bạn luôn cập nhật các chỉ số quan trọng
- Tạo biểu đồ và bảng điều khiển tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu theo dõi dữ liệu cụ thể của nhóm bạn
- Dễ dàng tích hợp với các công cụ khác như Slack, Google Analytics và Zendesk để báo cáo tập trung
Giới hạn của Geckoboard
- Có khả năng quản lý dự án giới hạn
Giá cả của Geckoboard
- Cần thiết: 55 USD/tháng cho 3 người dùng
- Pro: 219 USD/tháng cho 10 người dùng
- Quy mô: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Geckoboard
- G2: 4.3/5 (45+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (100+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Geckoboard?
Đây là một cách tuyệt vời để chia sẻ KPI với nhóm của bạn một cách trực quan. Cách dễ nhất để tạo bảng điều khiển vừa có ý nghĩa vừa hiệu quả.
Đây là một cách tuyệt vời để chia sẻ KPI với nhóm của bạn một cách trực quan. Cách dễ nhất để tạo bảng điều khiển vừa có ý nghĩa vừa hiệu quả.
Chọn công cụ báo cáo trạng thái tốt nhất
Ưu tiên hàng đầu trong công việc của tôi là theo dõi tiến độ dự án cho các hoạt động biên tập và đảm bảo giao tiếp trong nhóm diễn ra suôn sẻ. Sau khi đánh giá tất cả các công cụ này, ClickUp vẫn là lựa chọn hàng đầu của tôi.
Bảng điều khiển ClickUp cho phép bạn tạo báo cáo tùy chỉnh với các thẻ tùy chỉnh để theo dõi tiến độ công việc, khối lượng công việc, thời gian và hơn thế nữa, trong khi Mục tiêu cho phép các nhóm theo dõi mục tiêu, kết quả chính và tiến độ một cách có cấu trúc, giúp mọi người thống nhất với các ưu tiên của công ty.
Điều làm ClickUp khác biệt là khả năng quản lý dự án tất cả trong một. Nó có thể thích ứng với nhiều loại dự án, quy mô cho tất cả các kích thước dự án và tổ chức, và không cần bạn sửa đổi quy trình làm việc hiện có.
Khả năng tích hợp các tính năng quản lý dự án khác nhau vào một nền tảng duy nhất khiến nó trở nên vô giá đối với bất kỳ ai muốn cải thiện tính minh bạch và báo cáo dự án.
Vậy còn chần chừ gì nữa? Dùng thử ClickUp miễn phí và thay thế các công cụ phân tán của bạn bằng một giải pháp quản lý dự án duy nhất, mạnh mẽ.