Cách đây không lâu, hơn 500 nhân viên thuộc bộ phận điện toán đám mây của Amazon đã ký một bản kiến nghị kêu gọi công ty xem xét lại quy định làm việc 5 ngày tại văn phòng. Thông điệp của họ rất rõ ràng: Làm việc từ xa và kết hợp là một phần của cuộc sống hiện nay.
Mặc dù công ty đó cuối cùng đã yêu cầu chấm dứt công việc từ xa, nhưng đối với nhiều chuyên gia, các cuộc gặp gỡ trực tiếp ngày càng trở nên hiếm hoi, và giao tiếp hiệu quả cùng môi trường làm việc ưu tiên kỹ thuật số đã trở thành tiêu chuẩn.
Đó là lý do tại sao các doanh nghiệp hiện nay đang chú trọng hơn vào các giải pháp intranet hiện đại để giúp khắc phục khoảng cách giao tiếp trong môi trường làm việc số.
Hãy nghĩ về mạng nội bộ như một nền tảng xã hội hợp tác, cá nhân hóa giao tiếp, thúc đẩy sự tham gia của nhân viên và hỗ trợ các chiến lược trải nghiệm nhân viên. Ưu điểm? Có thể truy cập trên mọi thiết bị có kết nối internet — không cần phải đi làm.
Bạn tò mò? Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về lý do tại sao các hệ thống mạng nội bộ hiện đại đang thu hút sự chú ý.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Mạng nội bộ hiện đại là một nền tảng tương tác, thân thiện với người dùng, tập trung thông tin liên lạc, cập nhật dự án và danh bạ nhân viên, có thể truy cập trên mọi thiết bị
- Các tính năng cốt lõi của mạng nội bộ hiện đại bao gồm: Giao tiếp tập trung: Chia sẻ tin tức, cập nhật và thông báo của công ty Công cụ hợp tác: Cho phép hợp tác dự án theo thời gian thực giữa các địa điểm Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh: Cung cấp chế độ xem theo vai trò cụ thể cho thông tin có liên quan Kho lưu trữ có thể tìm kiếm: Lưu trữ và truy cập tài liệu, chính sách và tài nguyên của công ty
- Giao tiếp tập trung: Chia sẻ tin tức, cập nhật và thông báo của công ty
- Công cụ hợp tác: Cho phép hợp tác dự án theo thời gian thực giữa các địa điểm
- Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh: Cung cấp chế độ xem dành riêng cho từng vai trò để hiển thị thông tin liên quan
- Kho lưu trữ có thể tìm kiếm: Lưu trữ và truy cập các tài liệu, chính sách và tài nguyên của công ty
- Nó mang lại lợi ích cho các tổ chức dưới dạng cải thiện giao tiếp, phá vỡ các rào cản và giữ cho mọi người luôn được thông tin
- Nó bảo vệ thông tin nhạy cảm bằng tường lửa và thông tin đăng nhập. Nó cũng thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên bằng cách nêu bật thành tích và cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào tài liệu đào tạo và chính sách
- Khác với bảng thông báo điện tử tĩnh của trước đây, mạng nội bộ hiện đại cung cấp khả năng hợp tác thời gian thực, tìm kiếm dựa trên AI, khả năng truy cập trên thiết bị di động và bảng điều khiển được cá nhân hóa
- Để triển khai mạng nội bộ hiện đại, bạn cần: Đánh giá nhu cầu của tổ chức và thu hút nhân viên tham gia vào quá trình lập kế hoạch Triển khai các tính năng theo từng giai đoạn và ưu tiên trải nghiệm người dùng Quản lý nội dung hiệu quả và thúc đẩy sự tham gia ngay từ đầu Bảo mật mạng nội bộ bằng quyền truy cập dựa trên vai trò
- Đánh giá nhu cầu của tổ chức và thu hút nhân viên tham gia vào quá trình lập kế hoạch
- Triển khai các tính năng theo từng giai đoạn và ưu tiên trải nghiệm người dùng
- Quản lý nội dung hiệu quả và thúc đẩy sự tham gia ngay từ đầu
- Bảo mật mạng nội bộ với quyền truy cập dựa trên vai trò
- Một ứng dụng toàn diện cho công việc như ClickUp cung cấp một nền tảng toàn diện để quản lý công việc và tài liệu, tích hợp với mạng nội bộ của bạn để cung cấp một nguồn thông tin duy nhất
- Bảng điều khiển mạnh mẽ có thể tùy chỉnh của ClickUp và các công cụ cộng tác như Trò chuyện và Bảng trắng giúp nâng cao hơn nữa năng suất và sự tham gia
- Giao tiếp tập trung: Chia sẻ tin tức, cập nhật và thông báo của công ty
- Công cụ hợp tác: Cho phép hợp tác dự án theo thời gian thực giữa các địa điểm
- Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh: Cung cấp chế độ xem dành riêng cho từng vai trò để hiển thị thông tin liên quan
- Kho lưu trữ có thể tìm kiếm: Lưu trữ và truy cập các tài liệu, chính sách và tài nguyên của công ty
- Đánh giá nhu cầu của tổ chức và thu hút nhân viên tham gia vào quá trình lập kế hoạch
- Triển khai các tính năng theo từng giai đoạn và ưu tiên trải nghiệm người dùng
- Quản lý nội dung hiệu quả và thúc đẩy sự tham gia ngay từ đầu
- Bảo mật mạng nội bộ với quyền truy cập dựa trên vai trò
Intranet hiện đại là gì?
Nhiều công ty đang tìm kiếm một nền tảng giao tiếp một cửa cho các nhóm của họ, cho dù đó là tin tức công ty, cập nhật dự án hay danh bạ nhân viên. Mạng nội bộ hiện đại cung cấp chính xác điều đó.
Không giống như phần mềm intranet cũ, tĩnh, phần mềm intranet hiện đại tương tác, thân thiện với người dùng và có thể truy cập trên mọi thiết bị. Quan trọng nhất, nó tích hợp liền mạch với các công cụ mà nhóm của bạn đã sử dụng, như nền tảng quản lý dự án, ứng dụng giao tiếp và hệ thống lưu trữ tài liệu.
Điều này có nghĩa là nhân viên có thể tìm kiếm thông tin nhanh hơn, hợp tác hiệu quả hơn và duy trì sự tham gia, cho dù họ đang ở văn phòng hay làm việc từ xa.
Còn gì nữa? Đây là những gì bạn nhận được với intranet hiện đại:
- Nền tảng giao tiếp tập trung để chia sẻ tin tức, cập nhật và thông báo của công ty
- Một công cụ hợp tác cho các nhóm làm việc cùng nhau trên các dự án trong thời gian thực, bất kể địa điểm
- Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh cho từng vai trò, đảm bảo nhân viên thấy những thông tin phù hợp nhất với họ
- Kho lưu trữ có thể tìm kiếm cho các tài liệu, chính sách và tài nguyên của công ty
Lợi ích của một hệ thống intranet hiện đại
Như bạn có thể tưởng tượng, những lợi ích chính bao gồm giao tiếp và hợp tác tốt hơn. Làm thế nào để đạt được điều này? Bằng cách sử dụng một nền tảng duy nhất cho các cập nhật, công cụ và tài nguyên của công ty. Dưới đây là một số lợi ích bổ sung của việc sử dụng các giải pháp mạng nội bộ hiện đại:
- Cải thiện giao tiếp: Xóa bỏ rào cản, đảm bảo mọi người luôn được cập nhật và đồng bộ
- Bảo mật tốt hơn: Sử dụng mạng riêng tư, dành riêng cho tổ chức, được bảo vệ bằng tường lửa và thông tin đăng nhập, đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm chỉ có thể được truy cập bởi nhân viên được ủy quyền
- Nhận diện nhân viên: Nêu bật thành tích, nâng cao tinh thần làm việc
- Quy trình onboarding đơn giản hóa: Cung cấp truy cập dễ dàng vào tài liệu đào tạo và chính sách công ty
- Trải nghiệm được cá nhân hóa: Cung cấp nội dung và tài nguyên phù hợp với vai trò cụ thể
- Giảm tải thông tin: Tập trung thông tin để truy cập dễ dàng
- Tính minh bạch: Giữ cho nhân viên cập nhật về mục tiêu và tiến độ của công ty
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn muốn thử nghiệm một số giải pháp mạng nội bộ cho nhóm của mình? Hãy tham khảo hướng dẫn của chúng tôi về phần mềm mạng nội bộ tốt nhất để kết nối các nhóm một cách an toàn.
Sự khác biệt giữa một intranet truyền thống và một intranet hiện đại
Trước khi các nền tảng như WhatsApp, Teams hoặc Slack trở nên phổ biến, các công ty phụ thuộc vào các trang web nội bộ cồng kềnh để giao tiếp. Những trang tĩnh này, được gọi là bảng thông báo điện tử (EBB), là một cuộc cách mạng, cung cấp một cách để chia sẻ tài liệu và truy cập tài nguyên nội bộ mà không cần rời khỏi bàn làm việc.
Nhưng hãy thực tế: những EBB này sẽ không đáp ứng được nhu cầu của nơi làm việc ngày nay. Đây là lý do tại sao mạng nội bộ hiện đại đã mang lại nhiều thay đổi cho các tổ chức.
🧠 Bạn có biết: Theo Deloitte, 73% nhân viên làm việc hợp tác có hiệu suất cao hơn và 60% cảm thấy điều này thúc đẩy sự đổi mới — làm việc nhóm thực sự giúp ước mơ thành hiện thực!
Để rõ hơn, dưới đây là bảng so sánh mạng nội bộ truyền thống và mạng nội bộ hiện đại:
| Thời đại | Đặc điểm | Giới hạn | Giải pháp hiện đại | Ví dụ thực tế |
| Intranet ban đầu (thập niên 1990) | Trang web tĩnh để chia sẻ tài liệu và tài nguyên nội bộ | Giới hạn trong chia sẻ tài liệu; thiếu tính tương tác hoặc cá nhân hóa | Trung tâm tập trung với các công cụ tương tác để hợp tác thời gian thực, tìm kiếm dựa trên AI và bảng điều khiển được cá nhân hóa | Một công ty sản xuất chia sẻ lịch làm việc qua bảng thông báo nội bộ đã thay thế nó bằng một mạng nội bộ hiện đại để cho phép nhóm nhắn tin và chia sẻ tài nguyên |
| Thế hệ thứ hai (những năm 2000) | Mở rộng khả năng với wiki, blog và thẻ nội dung | Vẫn phụ thuộc nặng nề vào bộ phận CNTT để cập nhật; thiếu khả năng truy cập trên thiết bị di động | Nền tảng thân thiện với người dùng, được tối ưu hóa cho thiết bị di động, cho phép nhân viên tạo, chia sẻ và truy cập nội dung một cách độc lập | Một chuỗi bán lẻ toàn cầu đã nâng cấp lên các công cụ thân thiện với thiết bị di động, cho phép quản lý cửa hàng tải lên báo cáo bán hàng mọi lúc mọi nơi |
| Mạng nội bộ Web 2.0 (thập niên 2010) | Mạng nội bộ xã hội với hồ sơ người dùng, bình luận và sự tham gia của cộng đồng | Các tính năng xã hội bị cô lập; nền tảng phân mảnh dẫn đến sự cô lập | Nền tảng thống nhất tích hợp các công cụ giao tiếp, hợp tác và chia sẻ kiến thức | Một công ty khởi nghiệp công nghệ áp dụng mạng nội bộ tích hợp Slack, Google Workspace và tính năng theo dõi dự án để tạo ra quy trình làm việc liền mạch |
| Mạng nội bộ hiện đại (2020+) | Nền tảng trải nghiệm kỹ thuật số toàn diện cho nhân viên (DEX) với AI, tìm kiếm doanh nghiệp và tự động hóa | Không (được thiết kế để thích ứng và mở rộng theo nhu cầu thay đổi của môi trường làm việc) | Các công cụ tập trung, hỗ trợ AI, cung cấp khả năng truy cập di động, tương tác xã hội và các tính năng nâng cao năng suất | Một công ty ưu tiên làm việc từ xa sử dụng mạng nội bộ dựa trên AI để tuyển dụng nhân viên, quản lý công việc và thúc đẩy sự tham gia một cách hiệu quả |
Các tính năng chính của mạng nội bộ hiện đại
Tại sao intranet cho nhân viên lại trở nên không thể thiếu trong giao tiếp nội bộ? Hãy cùng tìm hiểu:
1. Hiệu quả nhờ đám mây
Trước hết, hầu hết các hệ thống mạng nội bộ hiện đại hiện nay đều dựa trên đám mây. Điều này mang lại những lợi thế như sao lưu tự động, quản lý nội dung thời gian thực và không bị giới hạn về địa điểm.
Và vì 83% lực lượng lao động toàn cầu cho rằng công việc kết hợp là lý tưởng, mạng nội bộ dựa trên đám mây hoàn toàn phù hợp với nhu cầu linh hoạt ngày càng phát triển này.
2. Công cụ kinh doanh tích hợp
Intranet của bạn nên tích hợp liền mạch với các công cụ như Slack, Microsoft 365, Google Workspace và Zendesk. Việc hợp nhất các công cụ này vào một nền tảng duy nhất giúp bạn tiết kiệm thời gian chuyển đổi giữa các tab và có thêm thời gian để hoàn thành công việc.
Đọc thêm: Phần mềm giao tiếp kinh doanh tốt nhất cho nhắn tin hiệu quả
3. Bảo mật hàng đầu
Không ai thích rò rỉ dữ liệu, nhưng điều này đang trở nên phổ biến hơn bình thường. Mạng nội bộ an toàn sử dụng quyền truy cập dựa trên vai trò để đảm bảo thông tin nhạy cảm của công ty chỉ có thể được truy cập bởi những người cần thiết, ngăn chặn những con mắt tò mò (và tin tặc).
🧠 Bạn có biết: Các tổ chức mất trung bình 204 ngày để xác định vi phạm dữ liệu và 73 ngày nữa để ngăn chặn vi phạm đó. Chỉ riêng chi phí cho việc thông báo vi phạm đã tăng lên 370.000 đô la vào năm 2023.
4. Quản lý nội dung thân thiện với người dùng
Việc cập nhật các trang intranet thường không yêu cầu nhiều kiến thức kỹ thuật. Hệ thống quản lý nội dung (CMS) hiện đại cho phép nhân viên tạo, cập nhật và chia sẻ nội dung một cách độc lập, với sự tích hợp mượt mà cho các công cụ như Google Drive.
5. Nhận diện và thưởng
Hãy ghi nhận công lao của người khác. Sau tất cả, những nhân viên thường xuyên được ghi nhận sẽ có khả năng gắn bó với công ty cao gấp 20 lần so với những người không bao giờ nghe được một lời cảm ơn đơn giản
Intranet hiện đại khuyến khích việc công nhận lẫn nhau giữa đồng nghiệp, giúp dễ dàng tôn vinh thành tích thông qua các lời khen ngợi, bình luận hoặc thông báo toàn công ty.
6. Hệ thống danh bạ nhân viên thông minh
Không còn những câu hỏi "Ai chịu trách nhiệm về việc này?" nữa. Danh bạ nhân viên có thể tìm kiếm cho phép bạn tìm đồng nghiệp theo tên, bộ phận hoặc chức danh, giúp hợp tác trở nên dễ dàng.
7. Truy cập ưu tiên trên thiết bị di động
Với sự phổ biến của công việc kết hợp, mạng nội bộ thân thiện với thiết bị di động hoặc các ứng dụng chuyên dụng đảm bảo nhân viên có thể kết nối từ mọi thiết bị di động, mọi lúc mọi nơi.
8. Được thiết kế cho công việc nhóm
Ngày nay, các nhóm hợp tác với nhau bằng các công cụ hợp tác như Google Workspace và Microsoft Teams. Mạng nội bộ hiện đại tích hợp liền mạch với các công cụ này, cung cấp các công cụ quản lý dự án, nhắn tin thời gian thực và không gian làm việc chung để giữ cho công việc nhóm diễn ra suôn sẻ.
Vai trò của mạng nội bộ hiện đại trong sự tham gia của nhân viên
Chúng tôi đã thảo luận về cách mạng nội bộ hiện đại cung cấp cho nhân viên phần mềm giao tiếp nội bộ để tập trung hóa thông tin, giúp cải thiện công việc nhóm và cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi.
Tuy nhiên, để hiểu cách nó biến những thách thức thông thường trong môi trường làm việc thành cơ hội để tăng cường sự tham gia của nhân viên, hãy thử nghiệm nó trong một số tình huống phổ biến.
📍 Trường hợp 1: Nhân viên làm việc từ xa cảm thấy bị cô lập
Nhân viên làm việc từ xa thường bỏ lỡ các tương tác tự phát tại văn phòng và cảm thấy cô lập.
✅ Cách mạng nội bộ hiện đại giúp ích: Mạng nội bộ hiện đại thu hẹp khoảng cách bằng cách cung cấp một nơi làm việc kỹ thuật số tập trung, nơi nhân viên làm việc từ xa có thể truy cập thông tin cập nhật của công ty, hợp tác trong các dự án và kết nối xã hội thông qua các cộng đồng ảo và công cụ trò chuyện. Các tính năng như truy cập di động đảm bảo không ai cảm thấy bị bỏ rơi, bất kể họ đang làm việc ở đâu.
📍Tình huống 2: Quá tải thông tin
Nhân viên phải vật lộn để tìm kiếm thông tin liên quan bị chôn vùi trong vô số email và tài liệu.
✅ Lợi ích của mạng nội bộ hiện đại: Với các tính năng như hệ thống quản lý nội dung và công cụ tìm kiếm nâng cao, mạng nội bộ hiện đại giúp tổ chức và sắp xếp thông tin theo mức độ ưu tiên. Bảng điều khiển được cá nhân hóa đảm bảo nhân viên có thể xem các cập nhật và tài nguyên quan trọng với họ, loại bỏ các thông tin không cần thiết.
📍Trường hợp 3: Nhân viên ít được công nhận và tinh thần làm việc thấp
Nhân viên cảm thấy không được đánh giá cao khi thành tích của họ không được công nhận, dẫn đến sự thiếu gắn kết.
✅ Cách mạng nội bộ hiện đại giúp ích: Các công cụ ghi nhận nhân viên như bảng khen ngợi và tính năng chia sẻ khen ngợi khuyến khích sự đánh giá công khai. Những khoảnh khắc ghi nhận này nuôi dưỡng cảm giác thuộc về và động lực.
📍Tình huống 4: Khó khăn trong quản lý dự án nhóm
Các nhóm gặp khó khăn trong việc hợp tác hiệu quả, đặc biệt là giữa các địa điểm và múi giờ khác nhau.
✅ Lợi ích của mạng nội bộ hiện đại: Các công cụ hợp tác được tích hợp vào mạng nội bộ hiện đại giúp quản lý dự án dễ dàng hơn. Từ không gian làm việc chung đến nhắn tin thời gian thực, nhân viên có thể brainstorming, phân công công việc và theo dõi tiến độ trên một nền tảng duy nhất, từ đó tăng năng suất và tinh thần đồng đội.
📍Trường hợp 5: Quy trình onboarding kém hiệu quả cho nhân viên mới
Nhân viên mới sẽ cảm thấy lạc lõng nếu không hiểu rõ về quy trình, chính sách và động lực của nhóm.
✅ Cách mạng nội bộ hiện đại giúp ích: Mạng nội bộ hiện đại đơn giản hóa quá trình nhập môn bằng cách cung cấp các trung tâm nội dung phù hợp với các tài nguyên đào tạo, chính sách công ty và giới thiệu nhóm. Điều này đảm bảo nhân viên mới cảm thấy được chào đón và được trang bị đầy đủ để bắt tay ngay vào công việc.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng một nền tảng tập trung để tạo, tùy chỉnh và phân phối các chính sách và hướng dẫn một cách hiệu quả trong toàn tổ chức. Để bắt đầu, hãy xem danh sách các phần mềm hướng dẫn nhân viên tốt nhất này.
📍Trường hợp 6: Các bộ phận làm việc độc lập cản trở sự hợp tác
Các bộ phận hoạt động độc lập, dẫn đến sự thiếu thông tin và kém hiệu quả.
✅ Lợi ích của mạng nội bộ hiện đại: Mạng nội bộ hiện đại thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận với không gian chung để chia sẻ kiến thức, cập nhật dự án và giao tiếp. Nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy đồng nghiệp trong các nhóm khác bằng danh bạ nhân viên, phá vỡ rào cản và thúc đẩy văn hóa thống nhất.
Xem thêm: Phần mềm cổng thông tin nhân viên tốt nhất
Triển khai một hệ thống intranet hiện đại trong tổ chức
Chuyển đổi sang một hệ thống intranet hiện đại không phải là điều dễ dàng. Các tổ chức thường gặp khó khăn với nhân viên thiếu động lực và các công cụ giao tiếp tại nơi làm việc kém hiệu quả.
Nhưng thật thú vị khi một công cụ hiệu quả có thể thực sự giải quyết tất cả các vấn đề còn lại của bạn. Ít nhất thì ClickUp có thể làm được điều đó. Giới thiệu nhanh — ClickUp là ứng dụng làm việc tất cả trong một kết hợp quản lý dự án, trò chuyện và kiến thức trên một nền tảng duy nhất. Thêm vào đó: Tất cả đều đi kèm với AI làm việc gắn kết nhất thế giới.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để triển khai mạng nội bộ thực sự đáp ứng nhu cầu của bạn và phù hợp với nhóm của bạn.
Bước 1: Hiểu rõ nhu cầu thực sự của tổ chức bạn
Trước khi lao vào thị trường các nền tảng intranet sáng chói, hãy dừng lại và suy nghĩ về những gì còn thiếu. Ví dụ:
- Khoảng cách giao tiếp đang làm chậm tiến độ dự án?
- Nhân viên làm việc từ xa có cảm thấy bị mất kết nối không?
- Nhân viên có đang bị ngập trong thông tin không liên quan?
Tiến hành đánh giá nhu cầu sẽ giúp bạn phát hiện những điểm yếu này và vạch ra các tính năng bắt buộc phải có cho mạng nội bộ của bạn.
Ví dụ, nhóm của bạn có cần hệ thống quản lý nội dung để tổ chức tài nguyên không? Hay các công cụ hợp tác để làm việc nhóm hiệu quả hơn? Biết được vấn đề là gì sẽ giúp bạn dễ dàng tìm ra công cụ để khắc phục nó.
Với Nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể ghi lại những nhu cầu này bằng cách chia nhỏ chúng thành các bước có thể thực hiện được. Ví dụ: giao nhiệm vụ nghiên cứu cho các nhóm cụ thể, sắp xếp thứ tự ưu tiên các tính năng bằng Trường Tùy chỉnh và theo dõi tiến độ của những việc quan trọng.
Bước 2: Kết nối nhân viên của bạn vào cuộc hội thoại
Một trong những sai lầm lớn nhất mà các tổ chức mắc phải là không cho nhân viên tham gia vào quá trình lập kế hoạch. Intranet của bạn không chỉ dành cho nhóm nhân sự hoặc IT — nó dành cho tất cả mọi người.
Bạn đã đi trước một bước trong việc tăng cường sự tham gia của nhân viên bằng cách huy động nhân viên các phòng ban tham gia đánh giá các giải pháp tiềm năng.
Sử dụng khảo sát hoặc thảo luận chung để thu thập ý kiến về những công cụ và tính năng nào sẽ giúp công việc của họ trở nên dễ dàng hơn. Với Bảng trắng ClickUp, bạn có thể lập bản đồ trực quan phản hồi của nhân viên, đảm bảo mọi ý tưởng đều được ghi nhận và xem xét.
Bước 3: Triển khai theo từng giai đoạn
Đưa tất cả các tính năng cho nhân viên của bạn ngay từ ngày đầu tiên có thể mang lại hiệu quả, nhưng đó là công thức dẫn đến sự quá tải.
Việc triển khai theo từng giai đoạn giúp các nhóm làm quen với mạng nội bộ từng bước một.
Bắt đầu với các tính năng cốt lõi như công cụ giao tiếp hoặc chia sẻ tài liệu và dần dần giới thiệu các chức năng nâng cao như bộ công cụ hợp tác thời gian thực hoặc phân tích.
Nhiệm vụ ClickUp và Bảng điều khiển ClickUp giúp quá trình này diễn ra liền mạch. Tạo nhiệm vụ cho từng giai đoạn triển khai, phân công trách nhiệm và theo dõi tiến độ — tất cả chỉ trong một nơi.
Bạn cũng có thể sử dụng Bảng điều khiển để theo dõi tỷ lệ áp dụng và thu thập phản hồi của nhân viên, từ đó tinh chỉnh trải nghiệm trong quá trình sử dụng.
Sẽ thật tuyệt vời nếu bạn có thể kết hợp các công cụ như Trường Tùy chỉnh và Trạng thái Tùy chỉnh của ClickUp để thêm các thuộc tính cụ thể vào công việc, phải không?
Mẫu Giao tiếp Nhân viên của ClickUp cho phép sử dụng tính năng này cùng với bố cục có cấu trúc để giao tiếp minh bạch. Phần hay nhất là gì? Mẫu này đã được cấu hình sẵn và giúp bạn bắt đầu ngay lập tức!
Bước 4: Ưu tiên trải nghiệm người dùng
Sự thành công của mạng nội bộ phụ thuộc vào mức độ dễ sử dụng. Nếu nhân viên không thể điều hướng nền tảng hoặc tìm kiếm thông tin nhanh chóng, họ sẽ không sử dụng nó.
Theo quy tắc, hãy tập trung vào thiết kế trực quan, khả năng tương thích với thiết bị di động và bảng điều khiển được cá nhân hóa. Hãy xem xét người dùng của bạn — nhân viên làm việc từ xa, nhóm làm việc tại hiện trường hoặc nhân viên văn phòng — và đảm bảo nền tảng này đáp ứng nhu cầu của họ.
Một lần nữa, ClickUp lại nổi trội với Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh.
Nhân viên có thể tùy chỉnh chế độ xem để hiển thị những thông tin phù hợp nhất, từ tiến độ dự án đến cập nhật của nhóm. Nó được thiết kế để trở thành nguồn thông tin duy nhất, giảm thiểu nhiễu loạn và tối đa hóa sự rõ ràng.
Đọc thêm: Phần mềm nơi làm việc kỹ thuật số tốt nhất cho các nhóm hiện đại
Bước 5: Quản lý nội dung hiệu quả
Hãy nhớ: Một mạng nội bộ không có nội dung được tổ chức tốt và phù hợp chỉ là một công cụ khác mà nhân viên sẽ tránh sử dụng.
Nội dung phải dễ tìm, được cập nhật thường xuyên và tùy chỉnh cho người dùng. Điều này bao gồm mọi thứ, từ chính sách công ty đến tài liệu đào tạo và tài nguyên nhóm.
Phân tích cũng có thể đóng vai trò rất lớn trong việc hiểu những gì đang hiệu quả — nhân viên có tương tác với nội dung không?
📌 Ví dụ: Điều gì sẽ xảy ra nếu nhiều thành viên trong nhóm có thể đồng thời chỉnh sửa một tài liệu chính sách hoặc hoàn thiện một đề xuất dự án, đồng thời để lại nhận xét và đề xuất trực tiếp trong tài liệu? Điều này sẽ giúp tăng tốc độ hợp tác và nâng cao khả năng hiển thị. ClickUp Docs giúp bạn thực hiện điều này.
Việc tích hợp các tài liệu này vào một trung tâm kiến thức trung tâm đảm bảo nhân viên có thể truy cập những gì họ cần trong vài giây, không phải vài giờ:
- Sử dụng thư mục để nhóm các tài liệu liên quan theo bộ phận hoặc dự án
- Thêm thẻ để lọc nhanh, chẳng hạn như "Cập nhật chính sách" hoặc "Đào tạo nhân viên mới"
- Liên kết các tài nguyên có liên quan để cung cấp bối cảnh hoàn chỉnh, chẳng hạn như kết nối bản tóm tắt dự án với danh sách công việc có liên quan
- Chia sẻ tài liệu giữa các nhóm chỉ bằng một liên kết
- Gán công việc trực tiếp trong tài liệu cho các mục hành động
- Sử dụng bình luận và đề cập để nhận phản hồi ngay lập tức
Đọc thêm: Cách quản lý nhóm: Kỹ năng, chiến lược, công cụ
Bước 6: Thúc đẩy sự tham gia ngay từ đầu
Ngay cả hệ thống intranet tiên tiến nhất cũng sẽ thất bại nếu nhân viên không tham gia tích cực. Để tạo sự hào hứng, hãy trình bày cách nền tảng này sẽ giúp công việc của họ trở nên dễ dàng hơn.
Các công cụ cộng tác như ClickUp Chat, @mentions và ClickUp Assign Comments giúp thúc đẩy giao tiếp và trách nhiệm giải trình theo thời gian thực, đảm bảo không ai cảm thấy bị bỏ rơi.
Bước 7: Bảo mật mạng nội bộ của bạn
Bảo mật = Xương sống của hệ thống mạng nội bộ hiện đại.
Bảo mật mạng nội bộ có nghĩa là dữ liệu nhạy cảm của bạn được bảo vệ và nền tảng của bạn vẫn đáng tin cậy trong nhiều năm.
Từ bảo vệ bí mật công ty đến kiểm soát cấp độ truy cập, mạng nội bộ an toàn giúp xây dựng lòng tin trong toàn tổ chức.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp nâng cao trải nghiệm với quyền truy cập dựa trên vai trò, cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc chia sẻ nhiệm vụ, tài liệu, bảng điều khiển và hơn thế nữa. Điều này giúp nội dung phù hợp đến tay đúng người.
Vượt qua thách thức trong việc triển khai intranet hiện đại
Không có hành trình nào là hoàn hảo nếu không có thách thức. Ít nhất, nhận thức được những thách thức sẽ giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn.
Hãy cùng tìm hiểu một số thách thức phổ biến trong việc tích hợp intranet hiện đại và cách vượt qua chúng.
Thách thức #1: Thiếu tính cá nhân hóa
Không có kích thước nào phù hợp với tất cả, đặc biệt là tại nơi làm việc. Nhân viên không muốn lọc nội dung không liên quan để tìm kiếm những gì họ cần. Nếu không có nội dung được cá nhân hóa phù hợp với vai trò, nhóm hoặc địa điểm, mạng nội bộ của bạn có nguy cơ trở thành một công cụ không được sử dụng.
✅ Giải pháp:
Mạng nội bộ hiện đại phải cung cấp tính năng cá nhân hóa dựa trên vai trò. Điều này có nghĩa là đảm bảo nhân viên xem nội dung phù hợp với vai trò, hoạt động và địa điểm của họ.
Các tính năng như bảng điều khiển tùy chỉnh hoặc thông báo mục tiêu giúp mạng nội bộ luôn hấp dẫn và hữu ích cho mọi người.
Đọc thêm: Các ứng dụng giao tiếp nhóm tốt nhất
Thách thức #2: Chức năng tìm kiếm không hiệu quả
Gần hai phần ba số nhân viên (64%) thừa nhận rằng họ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thời gian và năng lượng để hoàn thành công việc của mình và có khả năng gặp khó khăn trong việc đổi mới và tư duy chiến lược cao gấp 3,5 lần.
Chúng ta có muốn làm cuộc sống của họ khó khăn hơn với các công cụ tìm kiếm kém hiệu quả không? Các công cụ tìm kiếm truyền thống dựa trên từ khóa đơn giản sẽ không đáp ứng được nhu cầu của nhân viên.
✅ Giải pháp:
Mạng nội bộ hiện đại cần có khả năng tìm kiếm thông minh, cung cấp kết quả dựa trên sở thích, bộ lọc và dữ liệu người dùng.
Tính năng Tìm kiếm kết nối của ClickUp giúp bạn tìm thấy bất kỳ thứ gì trong Không gian Làm việc của mình bằng cách sử dụng từ khóa cơ bản, bộ lọc nâng cao hoặc dòng thời gian. Tốt hơn nữa, tính năng này còn chuyển đổi dữ liệu hình ảnh và video thành nội dung có thể tìm kiếm, để không có tệp nào bị bỏ sót.
Thách thức #3: Thiếu khả năng tìm kiếm thông tin
Hàng ngàn email, video, tài liệu văn bản và nhiều nội dung doanh nghiệp khác có được cấu trúc rõ ràng không? Câu trả lời là không.
Các hệ thống intranet truyền thống gặp khó khăn trong việc khai thác dữ liệu này, dẫn đến tiềm năng chưa được khai thác và quyết định kém hiệu quả.
✅ Giải pháp:
Các công cụ khai thác kiến thức được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) là điều tuyệt vời nhất có thể xảy ra với các hệ thống intranet hiện đại.
Các công cụ này thu thập dữ liệu từ các ứng dụng nội bộ và bên thứ ba, làm phong phú thêm dữ liệu bằng siêu dữ liệu và cung cấp kết quả được cá nhân hóa thông qua công cụ tìm kiếm nhận thức dành cho doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là nhân viên có thể truy cập liền mạch ngay cả dữ liệu không có cấu trúc khi cần.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách xây dựng và quản lý cơ sở kiến thức AI của riêng bạn!
💡Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp Brain là trình quản lý kiến thức dựa trên AI, kết nối liền mạch các nhiệm vụ, tài liệu và trò chuyện trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn để hiển thị thông tin phù hợp ngay lập tức. Không còn phải tìm kiếm trong đống lộn xộn nữa — chỉ cần hỏi bằng tiếng Anh đơn giản, ClickUp Brain sẽ cung cấp câu trả lời chính xác, hợp lý hóa quy trình làm việc và giữ cho các nhóm luôn đồng bộ.
Thách thức #4: Phát sóng tin nhắn mục tiêu
Intranet truyền thống thường bị giới hạn ở việc gửi tin nhắn chung cho tất cả mọi người. Điều này trở thành một vấn đề lớn khi quản lý các nhóm làm việc từ xa hoặc kết hợp, những nhóm này cần cập nhật thông tin phù hợp với vai trò, ngôn ngữ hoặc địa điểm của họ.
✅ Giải pháp:
Mạng nội bộ hiện đại cho phép truyền thông có mục tiêu, cho phép bạn gửi tin nhắn được cá nhân hóa đến các nhóm cụ thể.
Ví dụ, các nhà quản lý có thể truyền phát các cập nhật chính sách đến các nhóm lãnh đạo trong khi vẫn giữ các tin tức về quá trình nhập việc cho nhân viên mới. Điều này đảm bảo rằng đúng người nhận được tin nhắn mà không làm phiền những người khác.
Thách thức #5: Hệ thống intranet bị tách biệt với các công cụ kỹ thuật số khác
Mạng nội bộ bị ngắt kết nối là nguyên nhân dẫn đến sự thất vọng. Nhân viên không nên chuyển đổi giữa các ứng dụng để tìm kiếm thông tin hoặc hoàn thành công việc. Mạng nội bộ truyền thống, thường tĩnh và bị cô lập, tạo ra sự kém hiệu quả và kìm hãm năng suất.
✅ Giải pháp:
Mạng nội bộ hiện đại hoạt động như một không gian làm việc kỹ thuật số thống nhất, tích hợp các công cụ giao tiếp, hợp tác và quản lý nội dung.
📮ClickUp Insight: Một nhân viên tri thức điển hình phải kết nối với trung bình 6 người để hoàn thành công việc. Điều này có nghĩa là phải liên hệ với 6 kết nối cốt lõi hàng ngày để thu thập thông tin cần thiết, sắp xếp các ưu tiên và thúc đẩy dự án tiến triển.
Đó là một thách thức thực sự — việc liên tục theo dõi, nhầm lẫn phiên bản và hiển thị không rõ ràng làm giảm năng suất của nhóm. Một nền tảng tập trung như ClickUp, với Tìm kiếm kết nối và Trình quản lý kiến thức AI, giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp bối cảnh ngay lập tức trong tầm tay bạn. Không còn phải chuyển đổi giữa các ứng dụng nữa!
Đổi mới mạng nội bộ bắt đầu với ClickUp
Chuyển sang ClickUp là việc quan trọng nhất mà nhóm của chúng tôi đã làm. Kể từ khi thực hiện thay đổi này, năng suất, hiệu quả, sự hợp tác trong nhóm và tinh thần làm việc chung của chúng tôi đã được cải thiện đáng kể.
Chuyển sang ClickUp là việc quan trọng nhất mà nhóm của chúng tôi đã làm. Kể từ khi thực hiện thay đổi này, năng suất, hiệu quả, sự hợp tác trong nhóm và tinh thần làm việc chung của chúng tôi đã được cải thiện đáng kể.
Nếu bạn đang xây dựng mạng nội bộ cho tổ chức của mình, hãy chọn một nền tảng như ClickUp để phát triển cùng bạn.
ClickUp mang tất cả mọi thứ bạn cần vào một không gian làm việc liền mạch, có thể mở rộng, từ quản lý công việc và tài liệu đến bảng điều khiển có thể tùy chỉnh và quyền truy cập dựa trên vai trò.
Các công cụ cộng tác như Trò chuyện, Bảng trắng và Tài liệu đảm bảo nhóm của bạn luôn kết nối, gắn kết và làm việc hiệu quả, bất kể họ đang làm việc ở đâu.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và tạo nơi làm việc kỹ thuật số mà nhóm của bạn xứng đáng có được!