Bạn tải xuống hướng dẫn đào tạo quan trọng mới trên iPhone với ý định xem lại sau. Nhưng khi đến lúc "sau", cũng là lúc đang trong cuộc họp, bạn lại không thể tìm thấy nó. Bạn lúng túng trong im lặng khi cuộn qua các ứng dụng, thư mục và tệp đính kèm email.
Tìm tệp trên iPhone không phải là việc đáng lo lắng. Ứng dụng Tệp của iOS là một trợ thủ đắc lực, nhưng tất nhiên, chỉ khi bạn biết cách sử dụng nó.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách tìm kiếm tệp tin trên iPhone để giúp cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng hơn. 🎯
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Các bước để tìm tệp trên iPhone của bạn: Mở ứng dụng Tệp và duyệt tệp và Tải xuống để truy cập tài liệu Sử dụng chức năng Tìm kiếm để tìm từ khóa, tên tệp hoặc phần mở rộng Tạo thư mục, gắn thẻ mục và sắp xếp theo tên, ngày hoặc kích thước Vuốt xuống trên màn hình Màn hình chính để truy cập Tìm kiếm Spotlight và tìm tệp trong các ứng dụng và bộ lưu trữ; nhấn vào kết quả để mở Các cách khác bao gồm tìm kiếm trong các ứng dụng cụ thể hoặc truy cập dịch vụ đám mây của bên thứ ba được liên kết với ứng dụng Tệp
- Mở ứng dụng Tệp và duyệt tệp và Tải xuống để truy cập tài liệu
- Sử dụng chức năng Tìm kiếm để tìm từ khóa, tên tệp hoặc phần mở rộng
- Tạo thư mục, gắn thẻ mục và sắp xếp theo tên, ngày hoặc kích thước
- Vuốt xuống trên màn hình Home để truy cập Spotlight Search và tìm kiếm tệp trong các ứng dụng và bộ lưu trữ; nhấn vào kết quả để mở
- Các cách khác bao gồm tìm kiếm trong các ứng dụng cụ thể hoặc truy cập dịch vụ đám mây của bên thứ ba được liên kết với ứng dụng Tệp
- Một ứng dụng toàn diện cho công việc như ClickUp giúp bạn dễ dàng tìm kiếm tệp trong không gian làm việc của mình — trong ClickUp và tất cả các ứng dụng được kết nối
- Mở ứng dụng Tệp và duyệt tệp và Tải xuống để truy cập tài liệu
- Sử dụng chức năng Tìm kiếm để tìm từ khóa, tên tệp hoặc phần mở rộng
- Tạo thư mục, gắn thẻ mục và sắp xếp theo tên, ngày hoặc kích thước
- Vuốt xuống trên màn hình Home để truy cập Spotlight Search và tìm kiếm tệp trong các ứng dụng và bộ lưu trữ; nhấn vào kết quả để mở
- Các cách khác bao gồm tìm kiếm trong các ứng dụng cụ thể hoặc truy cập dịch vụ đám mây của bên thứ ba được liên kết với ứng dụng Tệp
Cách tìm tệp trên iPhone
Bạn bị mất tài liệu đã tải xuống, ảnh đã lưu hoặc tệp được lưu trữ trong iCloud? Ứng dụng Tệp và Tìm kiếm Spotlight là hai cách chính để tìm tệp trên iPhone. Các công cụ này giúp việc truy xuất tệp trở nên đơn giản và hiệu quả.
Hãy cùng khám phá các bước thực hiện cho từng tính năng. 📃
Ứng dụng Tệp
Ứng dụng Tệp đóng vai trò là trung tâm lưu trữ tất cả các tài liệu của bạn. Ứng dụng này kết hợp các tệp được lưu trữ cục bộ, trong iCloud hoặc thậm chí trong các dịch vụ đám mây của bên thứ ba như Google Drive. Dưới đây là cách sử dụng ứng dụng này. 👇
Bước #1: Mở ứng dụng Tệp
Truy cập ứng dụng Tệp trên màn hình chính hoặc trong thư viện ứng dụng. Nếu ứng dụng không hiển thị ngay, hãy vuốt xuống màn hình chính và nhập 'Tệp' vào thanh tìm kiếm để nhanh chóng tìm thấy ứng dụng.
Bước #2: Hiểu giao diện
Khi mở ứng dụng, bạn sẽ thấy tab Duyệt ở dưới cùng của màn hình. Tab này liệt kê các địa điểm chính nơi lưu trữ tệp của bạn, chẳng hạn như:
- iCloud Drive
- Trên iPhone của tôi
- Các dịch vụ của bên thứ ba, như Google Drive hoặc Dropbox, nếu được liên kết với thiết bị của bạn
Bạn có thể nhấn vào bất kỳ địa điểm nào để khám phá nội dung của nó.
🧠 Thông tin thú vị: Chiếc iPhone đầu tiên được Steve Jobs công bố vào ngày 9 tháng 1 năm 2007 và được phát hành vào cuối năm đó. Nó có màn hình 3,5 inch và camera 2 megapixel—rất khác so với những chiếc iPhone mạnh mẽ về công nghệ ngày nay.
Bước #3: Khám phá tệp của bạn và truy cập Tải xuống
Điều hướng qua các tệp trong ứng dụng Tệp rất đơn giản. Nhấn vào thư mục và thư mục con để khám phá chúng. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm thấy tất cả các tài liệu cần thiết.
Các tệp được tải xuống từ Safari hoặc các ứng dụng khác được lưu trữ trong thư mục Tải xuống trong phần Trên iPhone của tôi . Đây là nơi bạn có thể tìm thấy các tài liệu, hình ảnh hoặc tệp khác đã tải xuống gần đây.
Chỉ cần nhấn vào thư mục, bạn sẽ thấy tất cả các tệp đã tải xuống được sắp xếp gọn gàng để truy cập nhanh.
📖 Đọc thêm: 12 cách sắp xếp tệp và thư mục trên Mac
Bước #5: Tìm kiếm trong ứng dụng Tệp
Ứng dụng Tệp bao gồm một thanh tìm kiếm ở đầu màn hình, giúp bạn dễ dàng tìm thấy các tệp cụ thể. Chỉ cần nhập từ khóa, tên tệp hoặc phần mở rộng, ứng dụng sẽ hiển thị kết quả phù hợp.
Chọn các danh mục như Gần đây hoặc địa điểm tệp cụ thể bên dưới thanh tìm kiếm để thu hẹp phạm vi tìm kiếm. Tính năng này rất hữu ích khi xử lý số lượng tệp lớn.
🧠 Thông tin thú vị: iPhone ban đầu được phát triển dưới tên mã 'Project Purple. ' Apple giữ bí mật về dự án này và chỉ có một nhóm nhỏ các kỹ sư tham gia vào quá trình tạo/lập.
Bước #6: Sắp xếp và phân loại tệp
Khi bạn tìm thấy tệp, nhấn vào tệp đó để mở. Nếu ứng dụng cần thiết để mở tệp không được cài đặt trên thiết bị của bạn, iOS sẽ tự động sử dụng Quick Look để cung cấp bản xem trước. Điều này đảm bảo rằng bạn có thể truy cập tệp của mình ngay lập tức mà không cần ứng dụng bổ sung.
Sau đó, bạn có thể sắp xếp tệp của mình bằng cách tạo thư mục hoặc gắn thẻ mục để dễ dàng nhận dạng. Ngoài ra, bạn có thể nhấn vào biểu tượng Sắp xếp để phân loại tệp trong một thư mục. Chọn các tùy chọn như tên, ngày, kích thước hoặc loại để sắp xếp tệp của bạn.
🔍 Bạn có biết? Ứng dụng Tệp bao gồm một máy quét tài liệu tích hợp. Bạn có thể quét các tài liệu vật lý và lưu trực tiếp dưới dạng PDF trong ứng dụng. Ứng dụng này thậm chí còn có tính năng OCR (Nhận dạng ký tự quang học) để tìm kiếm văn bản trong các tài liệu đã quét.
Tìm kiếm Spotlight
Tìm kiếm Spotlight là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm tệp trên các ứng dụng và địa điểm lưu trữ. Dưới đây là cách sử dụng hiệu quả:
Bước #1: Mở Tìm kiếm Spotlight
Truy cập Tìm kiếm Spotlight rất nhanh chóng và dễ dàng. Chỉ cần vuốt xuống từ giữa màn hình chính để hiển thị thanh tìm kiếm. Ngoài ra, bạn có thể vuốt sang phải từ màn hình chính đầu tiên để truy cập.
⚙️ Bonus: Khám phá các lựa chọn thay thế cho Tìm kiếm Spotlight để cải thiện khả năng truy cập.
Bước #2: Tìm kiếm tệp của bạn và truy cập trực tiếp
Khi thanh tìm kiếm mở ra, nhập từ khóa hoặc cụm từ liên quan đến tên tệp hoặc nội dung của tệp. Spotlight sẽ quét thiết bị của bạn và các ứng dụng được kết nối để hiển thị kết quả phù hợp. Nó sẽ tập hợp mọi thứ vào một nơi, có thể là tài liệu, hình ảnh, email hoặc thậm chí là tệp liên quan đến ứng dụng.
Khi bạn thấy tệp tin cần tìm, hãy nhấn vào để mở nó.
📖 Xem thêm: Cách tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu của bạn
Cách khác
Dưới đây là một số cách khác để tìm và truy cập tệp:
- Tìm kiếm trong ứng dụng: Nếu bạn đang tìm kiếm tệp hệ thống liên quan đến ứng dụng cụ thể, như Ảnh hoặc Nhạc, thường sẽ dễ dàng hơn nếu tìm kiếm trực tiếp trong các ứng dụng đó
- Phương tiện đã tải xuống: Ảnh đã tải xuống từ web thường xuất hiện trong ứng dụng Ảnh, trong khi tệp âm thanh có thể được chuyển đến ứng dụng Nhạc hoặc một thư mục riêng trong ứng dụng Tệp
- Ứng dụng của bên thứ ba và các dịch vụ đám mây khác: Nếu bạn sử dụng các dịch vụ như Google Drive, hãy đảm bảo các ứng dụng đã được cài đặt và liên kết với ứng dụng Tệp để truy cập liền mạch
🔍 Bạn có biết? Mặc dù bạn có thể đính kèm nhiều tệp vào email từ ứng dụng Tệp, nhưng một số loại tệp (như .exe hoặc .bat) không thể đính kèm trực tiếp trong iOS Mail vì lý do bảo mật.
Giới hạn khi sử dụng iPhone để quản lý tệp
Việc sắp xếp tệp trên iPhone có những nhược điểm. Bạn có thể đã thử sắp xếp các tệp đã tải xuống nhưng nhận ra rằng không có thư mục dành riêng cho chúng, hoặc bạn gặp trở ngại khi chuyển tệp giữa các ứng dụng.
Hãy cùng xem hệ thống còn thiếu sót ở đâu. 📂
- Giới hạn chức năng tìm kiếm: Ứng dụng Tệp trên iOS có chức năng cơ bản, khiến việc tìm kiếm tệp cụ thể trong bộ sưu tập lớn trở nên khó khăn
- Phụ thuộc nhiều vào iTunes và dịch vụ đám mây: Mặc dù ứng dụng Tệp và các dịch vụ như iCloud rất hữu ích, nhưng chúng không thể thay thế hoàn toàn cho việc truy cập tệp trực tiếp. Ngoài ra, các vấn đề đồng bộ hoặc nhu cầu kết nối internet có thể làm chậm tốc độ của bạn
- Hạn chế quyền truy cập dữ liệu cho người dùng chuyên nghiệp: Các quy tắc chia sẻ dữ liệu nghiêm ngặt của Apple có thể giới hạn quyền truy cập vào các tệp công việc. Các giải pháp dành cho doanh nghiệp như ID Apple được quản lý có thể giúp ích, nhưng không giải quyết được tất cả các thách thức liên quan đến việc kiểm soát và truy cập dữ liệu một cách an toàn
🔍 Bạn có biết? Trước iOS 11, việc quản lý tệp trên iPhone bị giới hạn và khó khăn hơn. Ứng dụng Tệp được giới thiệu để cung cấp cho người dùng một nơi tập trung để sắp xếp, xem và truy cập tài liệu và tệp từ iCloud, dịch vụ đám mây của bên thứ ba và thậm chí cả bộ lưu trữ trên thiết bị.
Quản lý tệp bằng ClickUp
Quản lý tệp trên các thiết bị và nền tảng khác nhau là một việc rất phức tạp. Nhưng với ClickUp, ứng dụng đa năng cho công việc, bạn không còn phải lo lắng. Ứng dụng này kết hợp tính năng sắp xếp tệp trực quan, công cụ cộng tác tài liệu và tích hợp liền mạch vào một nền tảng duy nhất.
📮 ClickUp Insight: 83% nhân viên tri thức chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp trong nhóm. Tuy nhiên, gần 60% thời gian làm việc của họ bị mất vào việc chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin.
Với một ứng dụng đa năng cho công việc như ClickUp, quản lý dự án, nhắn tin, email và trò chuyện của bạn đều tập trung ở một nơi, giúp loại bỏ sự phức tạp khi quản lý thông tin phân tán ngay từ đầu. Nhưng đó chưa phải là tất cả. Bạn có thể tin tưởng vào ClickUp để có nhiều tính năng khác giúp quản lý tệp đơn giản hơn.
Sắp xếp công việc của bạn theo phân cấp rõ ràng
Phân cấp dự án của ClickUp là một cách tuyệt vời để sắp xếp các tệp của bạn một cách có hệ thống. Bạn có thể xem tổng quan mà không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
Hãy cùng khám phá cách ClickUp giúp quản lý và tìm kiếm tệp dễ dàng hơn rất nhiều. 🕵️
Nhiệm vụ ClickUp là một tính năng hữu ích của nền tảng năng suất tất cả trong một, giúp bạn sắp xếp một không gian làm việc đa năng nhưng tập trung. Bạn có thể chia nhỏ dự án thành các Nhiệm vụ nhỏ, dễ quản lý và chỉ định thời hạn, đặt ưu tiên, thêm trạng thái và tạo công việc con để duy trì trách nhiệm.
🧠 Thú vị: Hệ thống tệp tin máy tính đầu tiên được công nhận rộng rãi được phát triển cho máy tính IBM 305 RAMAC vào năm 1956. Hệ thống này sử dụng ổ đĩa vật lý để lưu trữ tệp tin, đánh dấu sự khởi đầu của các hệ thống quản lý tệp tin hiện đại.
Tất cả các nhiệm vụ của bạn được sắp xếp trong Không gian ClickUp củ . Với Không gian có thể tùy chỉnh, bạn có thể tạo môi trường chuyên dụng phù hợp với các khía cạnh khác nhau của cuộc sống — mục tiêu nghề nghiệp, dự án cá nhân, sở thích hoặc thói quen tự cải thiện bản thân. Cách tiếp cận linh hoạt này giúp bạn sắp xếp mọi thứ một cách có tổ chức và dễ dàng truy cập.
Ví dụ: bạn có thể tạo một Không gian cho mục tiêu thể dục, nơi bạn có thể ghi lại các buổi tập luyện, theo dõi kế hoạch dinh dưỡng và ghi lại tiến độ.
Chế độ xem Danh sách ClickUp là một cách gọn gàng để tìm kiếm các công việc, mục hoặc thư mục con cụ thể trong Không gian Làm việc của bạn. Bạn có thể tạo danh sách dựa trên các tiêu chí như thời hạn và mức độ ưu tiên hoặc loại tệp như thư mục và tên tệp.
Ngoài ra, với chức năng kéo và thả, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi trạng thái của các công việc, chuyển chúng từ cần làm sang đang tiến hành và cuối cùng là đã đóng.
🧠 Thông tin thú vị: Lưu trữ đám mây có từ những năm 1960, khi Dự án MAC của MIT, được tài trợ bởi Cơ quan Dự án Nghiên cứu Tiên tiến Quốc phòng (DARPA), nhằm mục đích cho phép nhiều người dùng chia sẻ một máy tính duy nhất. Ý tưởng này đã đặt nền móng cho điện toán đám mây hiện đại, trở thành xu hướng chủ đạo với sự ra mắt của Amazon Web Services vào năm 2006.
Tập trung các tài liệu quan trọng nhất của bạn để truy cập nhanh chóng
ClickUp Docs cung cấp một nền tảng quản lý tài liệu đa năng, giúp bạn tạo tài liệu có cấu trúc, wiki nội bộ và cơ sở kiến thức cho nhu cầu của mình. Bạn có thể xây dựng và quản lý tài liệu toàn diện với các tính năng như trang lồng nhau, mẫu có thể tùy chỉnh và các tùy chọn định dạng phong phú.
Hợp tác trở nên liền mạch với Tài liệu.
Các nhóm có thể chỉnh sửa cùng nhau trong thời gian thực, gắn thẻ đồng nghiệp trong bình luận và chuyển đổi các phần thành công việc có thể thực hiện — tất cả trong cùng một giao diện. Hơn nữa, cài đặt bảo mật và kiểm soát chia sẻ mạnh mẽ giúp dễ dàng quản lý quyền truy cập cho thành viên nhóm, khách hoặc cộng tác viên bên ngoài.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các mẫu cơ sở kiến thức để tạo hệ thống lưu trữ có cấu trúc tốt cho các tài liệu và tài nguyên của bạn. Phân loại tệp theo chủ đề, dự án hoặc nhóm và bao gồm chỉ mục hoặc thẻ có thể tìm kiếm để dễ dàng tìm kiếm thông tin.
Nhận kết quả tìm kiếm theo ngữ cảnh — trên ClickUp và các ứng dụng được kết nối
Ngoài ra, với Tích hợp ClickUp củ , bạn có thể kết nối ClickUp với các công cụ bạn sử dụng hàng ngày, chẳng hạn như Google Drive, Dropbox, Gmail, Outlook, v.v. với nền tảng này. Kết quả? Bạn có thể đính kèm tệp, liên kết tài nguyên và quản lý công việc mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng.
Tìm kiếm kết nối ClickUp định nghĩa lại cách bạn tìm kiếm và sắp xếp thông tin trong không gian làm việc của mình.
Được thiết kế để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả, Tìm kiếm kết nối là một công cụ tìm kiếm tập trung cho phép người dùng tìm công việc, tài liệu, cuộc hội thoại và hơn thế nữa từ một thanh tìm kiếm duy nhất.
Thay vì chuyển đổi giữa tất cả các thư mục, công việc hoặc công cụ, bạn có thể nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm và ngay lập tức lấy kết quả từ các công việc, tệp, nhận xét và hơn thế nữa.
Vượt xa việc tìm kiếm từ khóa đơn giản với các tùy chọn lọc nâng cao. Thu hẹp kết quả dựa trên các tham số cụ thể như trạng thái công việc, người được giao, ngày tạo/lập hoặc địa điểm trong không gian làm việc.
Tận dụng các thuật toán thông minh, Tìm kiếm kết nối cung cấp kết quả phù hợp với ngữ cảnh và ưu tiên mức độ liên quan. Ví dụ: nếu bạn thường xuyên làm việc trên một dự án cụ thể hoặc với một số đồng nghiệp nhất định, công cụ tìm kiếm sẽ học hỏi từ hành vi của bạn để hiển thị kết quả phù hợp hơn.
🔍 Bạn có biết? Một số định dạng tệp rất linh hoạt nên có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Ví dụ: định dạng PDF có thể được sử dụng cho tài liệu, sách điện tử và thậm chí cả tạp chí kỹ thuật số, trong khi tệp CSV có thể được sử dụng cho bảng dữ liệu, bảng tính và cơ sở dữ liệu.
ClickUp Brain là một công cụ thông minh, nhận biết ngữ cảnh, giúp đơn giản hóa các công việc phức tạp, hợp lý hóa các quy trình và nâng cao sự hợp tác trong nhóm. Công cụ này có thể tóm tắt các cuộc thảo luận, trích xuất các điểm chính và tạo các mục hành động, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Chức năng tìm kiếm thông minh giúp truy xuất thông tin nhanh hơn và trực quan hơn.
Thay vì phải lọc thủ công vô số nhiệm vụ, tài liệu hoặc bình luận, người dùng có thể dựa vào ClickUp Brain để tìm chính xác những gì họ cần bằng một truy vấn đơn giản. AI sẽ quét không gian làm việc của bạn để tìm các tệp, nhiệm vụ hoặc tài nguyên có liên quan, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực quý báu.
👀 Phải xem: ClickUp Brain Series, Tìm kiếm toàn cầu
Mẹo quản lý tệp tin hiệu quả
Quản lý tệp hiệu quả có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm bớt sự bực bội, cho dù bạn đang xử lý tài liệu cá nhân hay làm việc trong một nhóm.
Dưới đây là một số mẹo thiết thực để quản lý tệp hiệu quả hơn và giữ công việc luôn ngăn nắp. 💁
- Thiết lập cấu trúc thư mục rõ ràng: Sắp xếp tệp vào các thư mục chính và thư mục con dựa trên danh mục, dự án hoặc công việc. Giới hạn số lớp thư mục để tránh hệ thống quá phức tạp và đơn giản hóa việc truy xuất tệp
- Sử dụng quy tắc đặt tên tệp: Phát triển một hệ thống đặt tên nhất quán với các chi tiết như ngày tháng, dự án hoặc số phiên bản. Sử dụng tên mô tả, như '2024_Q1_Sales_Report' thay vì các thuật ngữ chung chung như 'Report'
- Sử dụng thẻ và siêu dữ liệu: Áp dụng thẻ để phân loại tệp theo các chủ đề hoặc dự án khác nhau. Bạn cũng có thể thêm tác giả hoặc ngày tạo/lập để cải thiện khả năng tìm kiếm
- Mã màu và thêm dấu hiệu trực quan: Sử dụng thư mục hoặc nhãn được mã hóa bằng màu sắc để nhanh chóng xác định các danh mục. Bạn cũng có thể ghim các thư mục thường xuyên truy cập
📖 Đọc thêm: 25 ứng dụng năng suất tốt nhất cho iOS — iPhone & iPad
Đừng tìm kiếm nữa, bạn đã tìm thấy ClickUp
Tìm tệp trên iPhone chỉ là bước đầu tiên để giữ mọi thứ ngăn nắp. Nếu bạn muốn loại bỏ mọi căng thẳng trong việc quản lý tệp, ClickUp là lựa chọn dành cho bạn.
Quên đi cảm giác phải cuộn qua các danh sách cá nhân và tệp công việc bị mất với nền tảng này. Các tính năng mạnh mẽ của nó cho phép bạn sắp xếp tệp, phân công công việc và cộng tác với nhóm chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
Vậy, bạn còn chần chừ gì nữa? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅