Làm thế nào để sắp xếp tệp và thư mục trên Mac (12 cách thực tế)

Màn hình desktop của bạn có phải là một mớ hỗn độn với các tệp, biểu tượng và thư mục không?

Sự thật là: Việc dọn dẹp màn hình desktop trên Mac không hề phức tạp.

Tất nhiên, có rất nhiều ứng dụng tăng năng suất dành cho người dùng Mac. Nhưng đôi khi, bạn chỉ cần một vài mẹo dọn dẹp kỹ thuật số là đủ để làm cho mọi thứ trở nên gọn gàng.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách sắp xếp tệp tin trên Mac. Chúng tôi cũng sẽ thảo luận về cách bạn có thể mở rộng cấu trúc đó sang phần mềm quản lý dự án tất cả trong một như ClickUp.

Những cách tốt nhất để sắp xếp tệp và thư mục trên Mac là gì?

Để tránh cho máy Mac của bạn trở thành một đống lộn xộn, hãy kết hợp cấu trúc thư mục đơn giản với các công cụ của Finder, giúp tự động nhóm, gắn nhãn và hiển thị nhanh chóng các tệp bạn cần.

1. Sắp xếp các mục vào thư mục

Trên máy Mac, nhấp vào biểu tượng ‘Finder’ (biểu tượng khuôn mặt màu xanh và trắng) trong ‘Dock’ để mở cửa sổ ‘Finder’.

Bạn sẽ có thể chế độ xem tab ‘Recents’ (Tệp gần đây) liệt kê tất cả các tệp gần đây nhất của bạn, bất kể chúng được lưu trữ ở đâu trên hệ thống.

Bây giờ, hãy điều hướng đến vị trí bạn muốn tạo thư mục tài liệu. Giả sử trong ví dụ này, bạn muốn đặt tất cả trên màn hình. Nhấp vào tab ‘Desktop’ trong mục ‘Yêu thích’ ở menu bên của cửa sổ ‘Finder’.

Tiếp theo, nhấn tổ hợp phím ‘Shift-Command-N’ để tạo một thư mục mới trên ‘Màn hình nền’. Thư mục này sẽ đóng vai trò là nơi tạm thời để tập hợp tất cả các tệp lỏng lẻo trước khi bạn bắt đầu sắp xếp chúng.

Bạn sẽ thấy một thư mục có tên ‘Untitled Folder’ xuất hiện trên màn hình.

Đổi tên thư mục thành ‘Organize’, sau đó nhấp và kéo nó vào phần ‘Mục yêu thích’ trên thanh menu bên của ‘Finder’ (ngay dưới ‘Desktop’), như ảnh chụp màn hình bên dưới.

Bạn cũng có thể nhanh chóng nhóm các mục trên màn hình desktop vào các thư mục. Chọn tất cả các mục bạn muốn nhóm, nhấp chuột phải vào một trong các mục đó, sau đó chọn "Tạo thư mục mới với lựa chọn". Hãy nhớ rằng các mục bị khóa không thể được nhóm lại.

2. Tạo thư mục con

Quay lại thư mục ‘Organize’ và tạo các thư mục con cho từng danh mục chính mà bạn muốn sắp xếp các tệp của mình vào đó.

Trong ví dụ này, chúng tôi đã chọn các danh mục sau: ‘Thư mục Tài liệu,’ ‘Mẫu YouTube,’ ‘Tài nguyên đa phương tiện,’ ‘Mẫu PPT,’ ‘Ảnh chụp màn hình phần mềm,’ ‘Tài liệu tiếp thị’ và ‘Hướng dẫn cài đặt ứng dụng.’

3. Hợp nhất các thư mục tương tự lại với nhau

Mặc dù điều này có vẻ giống như việc tìm kiếm các thư mục trùng lặp, nhưng thực tế không đơn giản như vậy. Ví dụ, nếu bạn tạo một thư mục có cùng tên tại cùng một địa điểm, bạn có thể vô tình ghi đè lên thư mục đầu tiên và mất đi những thông tin quý giá.

Nhưng, như hầu hết mọi việc, luôn có cách giải quyết.

Thực tế, đây là hai cách để hợp nhất các thư mục trên Mac một cách an toàn.

Hợp nhất các thư mục bằng Finder

Khi bạn thêm một thư mục vào địa điểm đã có một thư mục cùng tên, bạn sẽ nhận được thông báo hỏi liệu bạn muốn dừng quá trình này, thay thế thư mục tại địa điểm đó, hay hợp nhất cả hai lại với nhau. Nếu bạn có các tệp khác nhau cùng tên, bạn nên chọn “Dừng” để tránh các tệp bị ghi đè.

Nếu bạn muốn giữ lại cả hai thư mục, hãy kéo thư mục đó và giữ phím Option trước khi thả ra để hiển thị tùy chọn mới có tên “Hợp nhất”. Nhấp vào tùy chọn đó.

Các tệp có cùng tên sẽ được thêm số “2” vào tên tệp, đảm bảo bạn giữ lại cả tệp gốc và tệp mới mà không mất bất kỳ nội dung nào.

Hợp nhất các thư mục bằng Terminal

Phương pháp thứ hai sử dụng Terminal và lệnh có tên “ditto”. Lệnh này sẽ hợp nhất nội dung của hai thư mục, bao gồm cả các thư mục con bên trong.

Mở Terminal và nhập: ditto ~/source_folder ~/target_folder

Bạn nên thay thế “source_folder” và “target_folder” bằng tên thực tế của các thư mục.

Ngoài ra, thay vì gõ đường dẫn thư mục, bạn có thể kéo và thả các thư mục vào cửa sổ Terminal.

4. Đánh dấu thư mục yêu thích

Nếu có quá nhiều thư mục và thư mục con, việc tìm kiếm một thư mục cụ thể mà bạn thường xuyên sử dụng hoặc dành cho các nhu cầu đặc biệt có thể trở nên quá tải. Tin vui là bạn có thể thêm bất kỳ thư mục nào vào mục yêu thích trong thanh bên của Finder. Dưới đây là việc cần làm:

5. Sắp xếp tệp theo loại

Bạn cũng có thể sắp xếp tệp theo ‘Loại’ để nhóm các tệp tương tự lại với nhau (PDF, hình ảnh, tài liệu, v.v.).

Nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trong thư mục Tải xuống và chọn ‘Sắp xếp theo’ > ‘Loại’. Điều này sẽ giúp bạn xem mình có những tệp nào và nên di chuyển chúng đi đâu.

Sau khi đã phân loại các tệp theo cách bạn muốn, hãy di chuyển chúng vào các thư mục con phù hợp. Ví dụ: ảnh và video được đưa vào thư mục ‘Stock media’, còn ảnh chụp màn hình được đưa vào thư mục ‘Software screenshots’.

6. Sử dụng thẻ

Để ưu tiên các tệp quan trọng, nhấp chuột phải vào tệp, chọn ‘Thẻ’ và gán các thẻ tùy chỉnh như ‘Khẩn cấp’ hoặc ‘Việc cần làm’. Các tệp được gắn thẻ sẽ hiển thị các chấm có màu sắc bên cạnh tên để dễ dàng nhận biết.

Bạn có thể truy cập nhanh các tệp đã gắn thẻ bằng cách nhấp vào màu sắc tương ứng trong mục ‘Tags’ trên thanh bên của ‘Finder’.

7. Hãy thử sử dụng Thư mục thông minh

Để nhóm các tệp trên Mac một cách linh hoạt, hãy mở ‘Finder’ và chọn ‘File’ > ‘New Smart Folder’.

Tiếp theo, nhấp vào nút (+) ở góc trên bên phải cửa sổ bên cạnh ‘Lưu’ để thêm tiêu chí tìm kiếm.

Bạn sẽ thấy hai menu thả xuống để thực hiện lựa chọn.

Trong ví dụ này, chúng tôi đã chọn ‘Ngày sửa đổi gần nhất’ và ‘trước’ để nhanh chóng truy cập tất cả các tệp đáp ứng tiêu chí này (mà không cần di chuyển chúng khỏi địa điểm ban đầu).

Nhấp vào nút ‘Lưu’ ở góc trên bên phải cửa sổ và đặt tên cho ‘Thư mục thông minh’ của bạn.

Thư mục ‘Smart Folder’ sẽ tự động xuất hiện trong menu bên ‘Mục yêu thích’.

8. Xây dựng hệ thống đặt tên tệp của bạn

Lập kế hoạch sắp xếp tệp tin với hệ thống đặt tên có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm tệp tin.

Dựa trên quy trình làm việc hoặc tài liệu cá nhân của bạn, hãy bao gồm các thông tin sau trong tên tệp:

Hãy nhớ rằng tùy thuộc vào chế độ xem trong Finder, các tệp của bạn sẽ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.

9. Sử dụng tính năng Stacks để sắp xếp tệp tin tự động

Tính năng Stacks trên màn hình nền cho phép bạn sắp xếp các tệp thành các nhóm gọn gàng trên màn hình nền. Stacks tương tự như Thư mục thông minh nhưng dành riêng cho màn hình nền. Stacks có thể được nhóm theo loại, ngày tháng hoặc thẻ.

Ví dụ, nếu bạn phân loại theo loại, tất cả ảnh của bạn sẽ xuất hiện trong một nhóm, các bản trình bày trong một nhóm khác, và cứ thế. Bất kỳ tệp mới nào bạn thêm vào sẽ ngay lập tức được chuyển đến nhóm phù hợp, giúp bạn duy trì mọi thứ gọn gàng một cách dễ dàng.

Hãy đảm bảo rằng bạn đang ở trên màn hình Desktop, sau đó nhấp vào chế độ xem > Sử dụng Thẻ > Thẻ

Để xem, mở hoặc đóng một Stack, bạn chỉ cần nhấp vào nó, và các tệp sẽ mở rộng ra trên màn hình Desktop. Nhưng nếu bạn muốn xem các tệp mà không cần mở Stack, việc cần làm là:

10. Lưu trữ tệp trên iCloud Drive

Với iCloud Drive, bạn có thể đồng bộ hóa các thư mục và tệp tin trên nhiều thiết bị. Điều này sẽ giúp bạn truy cập các tệp tin trên các thiết bị Apple của mình nếu bạn sử dụng nhiều iPad hoặc iPhone.

Dưới đây là cách bật iCloud Drive trên máy Mac của bạn:

11. Sắp xếp các tệp trên màn hình desktop

Ngoài việc sắp xếp các tệp trên màn hình desktop theo tên, loại, ngày thêm, kích thước, thẻ, v.v., bạn còn có thể thay đổi cách hiển thị các thư mục theo kích thước biểu tượng, khoảng cách lưới, kích thước văn bản và nhiều tùy chọn khác.

Sắp xếp và điều chỉnh kích thước các mục theo sở thích của bạn để có một màn hình Desktop cá nhân hóa và thẩm mỹ hơn. Bạn cũng có thể sắp xếp lại các tệp một cách gọn gàng khi muốn — chỉ cần nhấp vào màn hình Desktop, chọn chế độ xem > Clean Up By, rồi lựa chọn cách bạn muốn sắp xếp các tệp.

12. Sử dụng các ứng dụng bên ngoài

Cuối cùng, bạn có thể sử dụng các ứng dụng của bên thứ ba để sắp xếp tệp và thư mục một cách hiệu quả nếu bạn muốn. Những ứng dụng này không chỉ giúp bạn theo dõi và xóa các tệp trùng lặp một cách dễ dàng mà còn giúp bạn tìm kiếm và dọn dẹp các tệp lộn xộn trong thư mục Tải xuống.

Vậy là xong!

Với các bước này, bạn đang trên đà sở hữu một màn hình desktop Mac gọn gàng. Khóa nằm ở sự kiên trì — hãy dành ra vài phút mỗi ngày để sắp xếp tệp tin và thư mục trên hệ thống của bạn, và sớm thôi, việc này sẽ trở thành thói quen tự nhiên.

Hãy nhớ rằng, một chút nỗ lực hôm nay sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều rắc rối sau này.

ClickUp có thể giúp bạn sắp xếp tệp tin ngoài màn hình máy tính Mac như thế nào

Nếu bạn muốn sắp xếp tệp vượt ra ngoài các thư mục trong Finder và việc dọn dẹp màn hình, ClickUp sẽ giúp bạn tập trung các tài liệu và quản lý chúng một cách hợp tác.

Giờ đây, khi bạn đã nắm được các mẹo sắp xếp tệp trên MacBook, tại sao lại dừng lại ở đó? Hãy tiến thêm một bước và khám phá ClickUp, một phần mềm quản lý công việc hiệu quả vượt xa các giải pháp quản lý công việc và tệp thông thường.

Phần mềm quản lý tài liệu này tích hợp các tính năng nâng cao như ClickUp Docs để sắp xếp tài liệu, khiến nó trở thành lựa chọn tuyệt vời cho những ai muốn tối ưu hóa không gian làm việc kỹ thuật số của mình.

Nó cung cấp các công cụ và tính năng nâng cao để phân loại, tìm kiếm và tối ưu hóa các tài liệu văn bản, công việc và dự án của bạn một cách linh hoạt và hợp tác.

1. Khám phá tài liệu ClickUp

Đầu tiên, ClickUp Tài liệu có thể hoạt động như một tủ hồ sơ kỹ thuật số để lưu trữ thông tin một cách hiệu quả.

Giả sử bạn dành riêng một tài liệu (Doc) cho mỗi khách hàng để liên kết các tài liệu quan trọng như hợp đồng, bản tóm tắt dự án, hóa đơn và mẫu thư mục. Bạn cũng có thể nhúng trực tiếp các tệp từ Google Drive hoặc Dropbox vào tài liệu để truy cập dễ dàng.

Làm việc cùng nhau trong ClickUp Tài liệu

Nếu các tệp và thư mục liên quan đến khách hàng được lưu trữ cục bộ (ví dụ: trên MacBook của bạn), chỉ cần kéo chúng vào ClickUp tài liệu thích hợp. Điều này giúp mọi thứ được tập trung tại một nơi và bạn có thể tránh phải chuyển đổi giữa các ứng dụng khi làm việc.

Bạn cũng có thể tạo liên kết chia sẻ và quản lý quyền truy cập cho các thành viên trong nhóm trên ClickUp Docs. Các tính năng bảo mật và kiểm soát chỉnh sửa của nó đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới có thể xem và truy cập thông tin nhạy cảm.

Để tiến xa hơn, hãy tạo các nhiệm vụ ClickUp cho từng khách hàng, đính kèm các tài liệu tương ứng, đặt ngày đáo hạn và phân công thành viên trong nhóm. Tích hợp này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu và tổ chức dự án của bạn.

2. Hướng dẫn về phân cấp dự án ClickUp

Tiếp theo là Hướng dẫn Phân cấp Dự án ClickUp, giúp bạn nắm bắt tổng quan mà không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào.

Hãy để chúng tôi hướng dẫn bạn cách thực hiện.

Trong mỗi Không gian Làm việc trên nền tảng này, bạn có thể tạo các Spaces dành riêng cho các dự án hoặc bộ phận cụ thể, chẳng hạn như ‘Marketing’ hoặc ‘Dự án khách hàng’. Mỗi Space có thể chứa các ‘Thư mục’ để sắp xếp các tệp tin liên quan.

Hệ thống phân cấp này đảm bảo mỗi tệp đều có vị trí riêng trong hệ thống, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và quản lý tài liệu. Ví dụ, trong không gian ‘Dự án Khách hàng’, hãy tạo một thư mục cho từng khách hàng, trong đó chứa danh sách các hợp đồng, hóa đơn và sản phẩm giao hàng.

3. Sử dụng danh sách công việc ClickUp

Sử dụng chế độ xem Danh sách (List View) của ClickUp để tối ưu hóa việc sắp xếp này bằng cách áp dụng các tiêu chí như loại tệp, tên thư mục và tệp, hạn chót, cũng như trạng thái ưu tiên như ‘Đang sử dụng’, ‘Đã lưu trữ’ hoặc ‘Đang xem xét’.

Bạn cũng có thể tùy chỉnh Danh sách công việc bằng màu sắc để thể hiện trạng thái dự án hoặc phân biệt công việc của mình một cách trực quan hơn. Nhưng đó chưa phải là tất cả.

4. Thử tính năng Tìm kiếm Enterprise trên ClickUp

Cần tìm một tệp cụ thể một cách nhanh chóng?

Tính năng Tìm kiếm Doanh nghiệp của ClickUp được thiết kế dành cho người dùng chuyên nghiệp cần tìm kiếm tệp, công việc hoặc tin nhắn trong khối lượng dữ liệu khổng lồ. Tính năng này tìm kiếm toàn bộ Không gian Làm việc ClickUp và tất cả các ứng dụng được kết nối, cung cấp kết quả dựa trên tên tệp, nội dung, thẻ và thậm chí cả hành vi tìm kiếm trước đây của bạn.

Với các bộ lọc nâng cao, bạn có thể lọc kết quả theo hạn chót, nhãn hoặc loại tệp — đảm bảo bạn luôn tìm thấy chính xác những gì mình cần một cách nhanh chóng.

Ví dụ, bạn có thể lọc các công việc theo hạn chót để xác định những việc cần được xử lý khẩn cấp, chẳng hạn như các đề xuất sắp đến hạn hoặc việc gia hạn hợp đồng sắp tới. Hoặc, gắn thẻ cho các tệp với các nhãn như ‘Pháp lý’, ‘Tài chính’ hoặc ‘Cá nhân’, sau đó lọc theo các nhãn này để tìm các tài liệu cụ thể.

Hơn nữa, ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp sẵn của ClickUp, ghi nhớ thói quen tìm kiếm của bạn và ngày càng hoàn thiện theo thời gian, mang lại cho bạn kết quả chính xác hơn.

Ví dụ: nếu bạn thường xuyên tìm kiếm các ‘hợp đồng’ liên quan đến khách hàng cụ thể, ClickUp Brain sẽ ưu tiên hiển thị các kết quả đó trong các lần tìm kiếm sau này. Điều này có nghĩa là càng sử dụng nền tảng này nhiều, nó càng trở nên thông minh hơn, giúp bạn tìm thấy tệp nhanh hơn và chính xác hơn.

Làm thế nào để ngăn chặn sự lộn xộn kỹ thuật số làm chậm công việc của bạn với ClickUp

Có những việc cần làm quan trọng hơn là lãng phí thời gian quý báu để tìm kiếm các tài liệu quan trọng, vì sự kém hiệu quả có thể nhanh chóng tích tụ.

Thay vào đó, hãy chủ động quản lý thời gian của bạn bằng cách sắp xếp tệp tin một cách chiến lược.

Việc sắp xếp tệp tin một cách hợp lý giúp giảm thiểu sự phân tâm, hạn chế lỗi và đảm bảo hoạt động trơn tru hơn. Thói quen này rất cần thiết để điều phối các dự án quy mô lớn, quản lý hồ sơ khách hàng và giám sát các tài liệu nhạy cảm.

May mắn thay, ClickUp cung cấp các công cụ để tạo ra một không gian làm việc tập trung và hiệu quả — từ việc sắp xếp công việc bằng tính năng Phân cấp của ClickUp và sử dụng Xem dạng danh sách để lọc chi tiết, cho đến việc tận dụng các tính năng nâng cao như AI.

Vậy, bạn còn chần chừ gì nữa? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay và bắt đầu sử dụng.