Màn hình Mac của bạn là một mớ hỗn độn của các tệp, biểu tượng và thư mục?
Sự thật là: Việc dọn dẹp desktop trên Mac không phải là điều gì quá phức tạp.
Tất nhiên, có rất nhiều ứng dụng năng suất dành cho người dùng Mac. Nhưng đôi khi, bạn chỉ cần một vài mẹo dọn dẹp kỹ thuật số để làm cho mọi thứ trở nên gọn gàng.
Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách sắp xếp tệp trên Mac. Chúng tôi cũng sẽ thảo luận về cách bạn có thể mở rộng cấu trúc đó thành một phần mềm quản lý dự án tất cả trong một như ClickUp.
12 cách sắp xếp tệp và thư mục trên Mac
1. Sắp xếp các mục vào thư mục
Trên Mac, nhấp vào biểu tượng 'Finder' (biểu tượng khuôn mặt màu xanh dương và trắng) trong 'Dock' để mở cửa sổ 'Finder'.
Bạn sẽ có thể xem tab "Gần đây" liệt kê tất cả các tệp gần đây nhất, bất kể chúng được lưu trữ ở đâu trên hệ thống.
Bây giờ, hãy điều hướng đến nơi bạn muốn tạo thư mục tài liệu. Giả sử bạn muốn tất cả đều nằm trên màn hình trong ví dụ này. Nhấp vào tab "Desktop" (Màn hình) dưới "Favorites" (Yêu thích) trong menu bên của cửa sổ "Finder".
Tiếp theo, nhấn các phím 'Shift-Command-N' để tạo một thư mục mới trên 'Desktop'. Thư mục này sẽ đóng vai trò là nơi tạm thời để tập hợp tất cả các tệp lẻ trước khi bạn bắt đầu sắp xếp chúng.
Bạn sẽ thấy một thư mục có tên "Thư mục không tên" xuất hiện trên màn hình.
Đổi tên thư mục thành "Organize", sau đó nhấp và kéo nó vào phần "Favorites" của thanh menu bên của "Finder" (ngay dưới "Desktop"), như thể hiện trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể thực hiện việc này với nhiều tệp cùng lúc — chỉ cần nhấn và giữ phím 'Command', sau đó nhấp vào các mục (không cần phải nằm cạnh nhau) và kéo chúng vào thư mục.
Bạn cũng có thể nhóm nhanh các mục trên màn hình vào thư mục . Chọn tất cả các mục bạn muốn nhóm, nhấp chuột phải vào một trong các mục đó, sau đó chọn Tạo thư mục mới với lựa chọn. Hãy nhớ rằng các mục bị khóa không thể được nhóm.
2. Tạo thư mục con
Quay trở lại thư mục "Tổ chức" và tạo các thư mục con cho từng danh mục chính mà bạn muốn sắp xếp các tệp của mình.
Trong ví dụ này, chúng tôi đã chọn các danh mục sau: 'Thư mục Tài liệu', 'Mẫu YouTube', 'Tài liệu lưu trữ', 'Mẫu PPT', 'Ảnh chụp màn hình phần mềm', 'Tài liệu tiếp thị' và 'Hướng dẫn cài đặt ứng dụng'
3. Hợp nhất các thư mục tương tự
Mặc dù việc này có vẻ giống như tìm kiếm các thư mục trùng lặp, nhưng không đơn giản như vậy. Ví dụ: nếu bạn tạo một thư mục có cùng tên ở cùng một địa điểm, bạn có thể vô tình ghi đè lên thư mục đầu tiên và mất thông tin quan trọng.
Nhưng, như hầu hết mọi thứ, luôn có cách giải quyết.
Thực tế, đây là hai cách để hợp nhất các thư mục trên Mac một cách an toàn.
Hợp nhất các thư mục bằng Finder
Khi bạn thêm một thư mục vào một địa điểm đã có một thư mục cùng tên, bạn sẽ nhận được một thông báo hỏi bạn có muốn dừng quá trình này, thay thế thư mục ở địa điểm đó hoặc hợp nhất cả hai lại với nhau. Nếu bạn có các tệp khác nhau có cùng tên, bạn sẽ muốn chọn "Dừng" để ngăn các tệp bị ghi đè.
Bây giờ, trong trường hợp bạn muốn giữ cả hai thư mục, bạn cần kéo thư mục và giữ phím Option trước khi thả để có một tùy chọn mới gọi là "Hợp nhất". Nhấp vào tùy chọn đó.
Các tệp có cùng tên sẽ được thêm số "2" vào tên tệp, đảm bảo bạn giữ được cả tệp gốc và tệp mới mà không mất bất kỳ nội dung nào.
Hợp nhất các thư mục bằng Terminal
Phương pháp thứ hai sử dụng Terminal và một lệnh có tên "ditto. " Phương pháp này sẽ hợp nhất nội dung của hai thư mục, bao gồm cả các thư mục con bên trong.
Mở Terminal và nhập: ditto ~/source_folder ~/target_folder
Bạn nên thêm tên thư mục thực tế vào vị trí của "source_folder" và "target_folder"
Ngoài ra, thay vì gõ đường dẫn thư mục, bạn có thể kéo và thả các thư mục vào cửa sổ Terminal.
4. Đánh dấu thư mục yêu thích
Nếu có quá nhiều thư mục và thư mục con, việc tìm kiếm một thư mục cụ thể mà bạn sử dụng thường xuyên hoặc cho các yêu cầu đặc biệt có thể trở nên rất khó khăn. Tin tốt là bạn có thể thêm bất kỳ thư mục nào vào mục Yêu thích trong thanh bên Finder. Dưới đây là cách thực hiện:
- Mở một cửa sổ Finder mới
- Tìm thư mục bạn muốn thêm vào mục yêu thích
- Kéo tệp vào thanh bên
5. Sắp xếp tệp theo loại
Bạn cũng có thể sắp xếp tệp theo 'Loại' để nhóm các tệp tương tự (PDF, hình ảnh, tài liệu, v.v.).
Nhấp chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trong thư mục tải xuống và chọn 'Sắp xếp theo' > 'Loại'. Điều này sẽ giúp bạn xem các tệp bạn có và nơi để di chuyển chúng.
Sau khi đã sắp xếp các tệp theo cách bạn muốn phân loại, hãy di chuyển chúng vào các thư mục con thích hợp. Ví dụ: ảnh và video được chuyển vào thư mục "Stock media" (Tệp phương tiện lưu trữ), còn ảnh chụp màn hình được chuyển vào thư mục "Software screenshots" (Ảnh chụp màn hình phần mềm).
6. Sử dụng thẻ
Để ưu tiên các tệp quan trọng, nhấp chuột phải vào tệp, chọn 'Thẻ' và gán thẻ tùy chỉnh như 'Khẩn cấp' hoặc 'Việc cần làm'. Các tệp được gắn thẻ sẽ hiển thị các chấm màu bên cạnh tên để dễ nhận biết.
Bạn có thể truy cập nhanh các tệp đã được gắn thẻ bằng cách nhấp vào màu sắc tương ứng trong phần "Thẻ" trên thanh bên "Finder".
7. Dùng thử thư mục thông minh
Để nhóm các tệp một cách động trên máy Mac, hãy mở 'Finder' và chuyển đến 'File' > 'New Smart Folder. '
Tiếp theo, nhấp vào nút (+) ở trên cùng bên phải cửa sổ bên cạnh 'Lưu' để thêm tiêu chí tìm kiếm.
Bạn sẽ thấy hai menu thả xuống để lựa chọn.
Trong ví dụ này, chúng tôi đã chọn 'Ngày sửa đổi lần cuối' và 'trước' để nhanh chóng truy cập tất cả các tệp phù hợp với tiêu chí này (mà không cần di chuyển chúng khỏi địa điểm ban đầu).
Nhấp vào nút "Lưu" ở phía trên bên phải cửa sổ và đặt tên cho "Thư mục thông minh" của bạn
Thư mục 'Thông minh' sẽ tự động xuất hiện trong menu bên 'Yêu thích'.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn có hai thư mục có cùng tên ở hai vị trí khác nhau, hãy giữ phím 'Option' và kéo một thư mục vào thư mục kia. Khi được nhắc, chọn 'Hợp nhất' để kết hợp nội dung của hai thư mục. Thao tác này sẽ loại bỏ các tệp trùng lặp trong khi kết hợp các tệp.
8. Phát triển hệ thống đặt tên tệp tin của bạn
Lập kế hoạch tổ chức tệp tin bằng hệ thống đặt tên có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm tệp tin.
Dựa trên quy trình làm việc hoặc tài liệu cá nhân của bạn, hãy bao gồm các thông tin sau trong tên tệp:
- Tên dự án/tên cá nhân
- Mô tả chi tiết về tệp tin này
- Ngày bạn bắt đầu công việc trên tệp
- Bất kỳ số phiên bản nào
- Nếu đó là một tệp tin mà bạn định gửi cho người khác, hãy sử dụng tên viết tắt của bạn
Hãy nhớ rằng tùy thuộc vào chế độ xem Finder, các tệp của bạn sẽ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Đặt ngày tháng vào đầu tên tệp sẽ giúp sắp xếp các tệp theo thứ tự thời gian, giúp bạn tìm kiếm nhanh hơn
9. Sử dụng Stacks để tổ chức tệp tin tự động
Thư mục xếp chồng trên màn hình cho phép bạn sắp xếp các tệp thành các nhóm gọn gàng trên màn hình. Thư mục xếp chồng tương tự như thư mục thông minh nhưng dành cho màn hình. Thư mục xếp chồng có thể được nhóm theo loại, ngày hoặc thẻ.
Ví dụ: nếu bạn nhóm theo loại, tất cả ảnh của bạn sẽ xuất hiện trong một ngăn, bản trình bày trong một ngăn khác, v.v. Bất kỳ tệp mới nào bạn thêm sẽ ngay lập tức được chuyển đến ngăn thích hợp, cho phép bạn duy trì mọi thứ trong đơn đặt hàng một cách dễ dàng.
Đảm bảo bạn đang ở trên Desktop, sau đó nhấp vào Chế độ xem > Sử dụng ngăn xếp > Thẻ
Để xem, mở hoặc đóng một Stack, bạn chỉ cần nhấp vào nó, sau đó các tệp sẽ mở ra trên màn hình Desktop. Nhưng nếu bạn muốn xem các tệp mà không mở Stack, tất cả những gì bạn cần làm là:
- Di chuột qua một Stack
- Kéo sang trái hoặc phải bằng trackpad hoặc chuột, biểu tượng Stack và đổi tên để khớp với từng tệp trong Stack
- Nhấp đúp vào tệp cần mở để mở nó
10. Lưu trữ tệp tin trên iCloud Drive
Với iCloud Drive, bạn có thể đồng bộ hóa các thư mục và tệp trên nhiều thiết bị. Điều này sẽ giúp bạn truy xuất tệp trên các thiết bị Apple nếu bạn sử dụng nhiều iPad hoặc iPhone.
Dưới đây là cách bật iCloud Drive trên Mac của bạn:
- Mở Cài đặt hệ thống.
- Nhấp vào Apple ID > iCloud.
- Bật iCloud Drive.
- Nhấp vào iCloud Drive một lần nữa
- Chọn Tùy chọn để chọn thư mục và ứng dụng bạn muốn đồng bộ với máy Mac
💡Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn bật iCloud Desktop và Documents, bạn có thể lấy các mục trên màn hình máy tính để bàn khác bằng cách đăng nhập bằng cùng tài khoản iCloud và bật iCloud Desktop và Documents trên máy tính đó.
11. Sắp xếp tệp tin trên màn hình desktop
Ngoài việc sắp xếp các tệp trên máy tính để bàn theo tên, loại, ngày thêm, kích thước, thẻ, v.v., bạn còn có thể thay đổi cách hiển thị thư mục theo kích thước biểu tượng, khoảng cách lưới, kích thước văn bản và hơn thế nữa
Căn chỉnh và thay đổi kích thước các mục theo sở thích của bạn để có màn hình Desktop cá nhân hóa và thẩm mỹ hơn. Bạn cũng có thể sắp xếp lại các tệp một cách gọn gàng khi muốn — chỉ cần nhấp vào màn hình Desktop, chọn Chế độ xem > Dọn dẹp theo, sau đó chọn cách bạn muốn sắp xếp các tệp.
12. Sử dụng ứng dụng bên ngoài
Cuối cùng, bạn có thể sử dụng ứng dụng của bên thứ ba để sắp xếp tệp và thư mục một cách hiệu quả nếu muốn. Những ứng dụng này không chỉ giúp bạn theo dõi và xóa các tệp trùng lặp một cách dễ dàng mà còn giúp bạn tìm kiếm và dọn dẹp các tệp tải xuống lộn xộn.
Đây là tất cả những gì bạn cần!
Với các bước này, bạn sẽ có một máy tính Mac gọn gàng. Khóa là sự nhất quán — dành ra vài phút mỗi ngày để sắp xếp các tệp và thư mục trên hệ thống của bạn, và chẳng bao lâu sau, việc này sẽ trở thành thói quen.
Hãy nhớ rằng, một chút nỗ lực hôm nay sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều rắc rối sau này.
Tổ chức tệp của bạn một cách dễ dàng với ClickUp
Bây giờ bạn đã học được các thủ thuật MacBook để sắp xếp tệp, tại sao lại dừng lại ở đó? Hãy tiến thêm một bước và khám phá ClickUp, một phần mềm quản lý nhiệm vụ hiệu quả vượt xa các giải pháp quản lý nhiệm vụ và tệp.
Phần mềm quản lý tài liệu này bao gồm các tính năng nâng cao như ClickUp Docs để sắp xếp tệp, khiến nó trở thành lựa chọn tuyệt vời cho những người muốn tối ưu hóa không gian làm việc kỹ thuật số của mình.
Nó cung cấp các công cụ và chức năng nâng cao để phân loại, tìm kiếm và tối ưu hóa các tài liệu văn bản, công việc và dự án của bạn một cách linh hoạt và hợp tác.
Hãy nói về việc tổ chức công việc hiệu quả hơn!
Thích thú?
1. Khám phá Tài liệu ClickUp
Đối với người mới bắt đầu, ClickUp Docs có thể hoạt động như một tủ hồ sơ kỹ thuật số để lưu trữ thông tin một cách hiệu quả.
Giả sử bạn dành một tài liệu cho mỗi khách hàng để liên kết các tài sản quan trọng, chẳng hạn như hợp đồng, tóm tắt dự án, hóa đơn và mẫu thư mục. Bạn cũng có thể nhúng các tệp Google Drive hoặc Dropbox trực tiếp vào tài liệu để dễ dàng truy cập.
Nếu các tệp và thư mục liên quan đến khách hàng được lưu trữ cục bộ (ví dụ: trên MacBook của bạn), chỉ cần kéo chúng vào ClickUp Doc thích hợp. Điều này giúp mọi thứ được lưu trữ ở một nơi và bạn có thể tránh phải chuyển đổi giữa các ứng dụng khi làm việc.
Bạn cũng có thể tạo liên kết có thể chia sẻ và quản lý quyền truy cập cho các thành viên trong nhóm của mình trên ClickUp Docs. Các tính năng bảo mật và kiểm soát chỉnh sửa đảm bảo chỉ những người được phép mới có thể xem và truy cập thông tin nhạy cảm.
Để tiến xa hơn, tạo Nhiệm vụ ClickUp cho từng khách hàng, đính kèm Tài liệu tương ứng, đặt ngày đáo hạn và chỉ định thành viên nhóm. Tích hợp này giúp hợp lý hóa quy trình quản lý tài liệu và tổ chức dự án của bạn.
2. Tận dụng Hướng dẫn phân cấp dự án ClickUp
Tiếp theo là Hướng dẫn phân cấp dự án ClickUp, giúp bạn có cái nhìn tổng quan mà không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào.
Hãy để chúng tôi giải thích cho bạn cách thực hiện.
Trong mỗi Không gian Làm việc trên nền tảng, bạn có thể tạo Không gian cho các dự án hoặc bộ phận cụ thể, như 'Tiếp thị' hoặc 'Dự án khách hàng'. Mỗi Không gian có thể chứa 'Thư mục' để sắp xếp các tệp liên quan.
Phân cấp này đảm bảo mọi tệp đều có vị trí trong hệ thống, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và quản lý tài liệu. Ví dụ: trong Không gian "Dự án khách hàng", tạo một Thư mục cho mỗi khách hàng chứa Danh sách hợp đồng, hóa đơn và sản phẩm cần giao.
3. Sử dụng Danh sách công việc của ClickUp
Sử dụng Chế độ xem danh sách của ClickUp để tăng cường khả năng tổ chức bằng cách xác định các tiêu chí như loại tệp, tên thư mục và tệp, thời hạn và trạng thái ưu tiên như 'Đang sử dụng', 'Đã lưu trữ' hoặc 'Đang xem xét'
Bạn cũng có thể cá nhân hóa Danh sách công việc bằng màu sắc để biểu thị trạng thái dự án hoặc phân biệt công việc của bạn một cách trực quan hơn. Nhưng đó chưa phải là tất cả.
4. Hãy thử Tìm kiếm kết nối trên ClickUp
Cần tìm một tệp cụ thể một cách nhanh chóng?
Chỉ cần nhập tên vào thanh tìm kiếm, ClickUp sẽ hiển thị chính xác những gì bạn đang tìm kiếm, cho dù đó là trên không gian làm việc ClickUp, ứng dụng được kết nối (ví dụ: Dropbox, Slack và Google Drive) hay ổ đĩa cục bộ của bạn. Đó là sức mạnh của Tìm kiếm được kết nối trên ClickUp.
Ví dụ: bạn có thể lọc công việc theo thời hạn để xác định những việc cần xử lý gấp, như đề xuất sắp đến hạn hoặc hợp đồng sắp gia hạn. Hoặc, gắn thẻ cho tệp bằng các nhãn như "Pháp lý", "Tài chính" hoặc "Cá nhân", sau đó lọc theo các thẻ này để tìm tài liệu cụ thể.
Hơn nữa, ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp của ClickUp, ghi nhớ thói quen tìm kiếm của bạn và cải thiện theo thời gian, mang đến cho bạn kết quả chính xác hơn.
Ví dụ: nếu bạn thường xuyên tìm kiếm 'hợp đồng' liên quan đến khách hàng cụ thể, ClickUp Brain sẽ ưu tiên các kết quả đó trong các lần tìm kiếm sau. Điều này có nghĩa là bạn càng sử dụng nền tảng này, nó càng trở nên thông minh hơn, cho phép bạn tìm thấy tệp nhanh hơn và chính xác hơn.
Đọc thêm: Quản lý thời gian hiệu quả với 10 ứng dụng lịch tốt nhất cho Mac
Đừng để rác kỹ thuật số làm chậm công việc của bạn
Có nhiều việc quan trọng hơn là mất thời gian quý báu để tìm kiếm các tài liệu quan trọng, vì sự kém hiệu quả có thể nhanh chóng tích tụ.
Thay vào đó, hãy kiểm soát thời gian của bạn với việc tổ chức tệp tin một cách chiến lược.
Cấu trúc tệp tin hợp lý giúp giảm thiểu sự phân tâm, giảm thiểu lỗi và đảm bảo hoạt động trơn tru hơn. Thực hành này rất cần thiết để điều phối các dự án quy mô lớn, quản lý hồ sơ khách hàng và giám sát các tài liệu nhạy cảm.
May mắn thay, ClickUp cung cấp các công cụ để tạo không gian làm việc tập trung, hiệu quả — từ sắp xếp công việc với Phân cấp của ClickUp và sử dụng Xem dạng danh sách để lọc chi tiết đến tận dụng các tính năng nâng cao như AI.
Vậy, bạn còn chần chừ gì nữa? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay và bắt đầu sử dụng.