Chất lượng dữ liệu kém khiến các doanh nghiệp mất trung bình 13 triệu đô la mỗi năm do cơ hội bị mất và tài nguyên bị lãng phí. 📉
Lý do đằng sau điều này? Nhân viên bán hàng thường dành một phần thời gian trong ngày để xử lý các chi tiết liên hệ không chính xác, các bản ghi trùng lặp và thông tin thiếu thay vì chốt giao dịch.
Đây chính là nơi vệ sinh CRM có thể tạo ra sự khác biệt. ✨
Mặc dù thuật ngữ "vệ sinh CRM" nghe có vẻ giống như một quá trình làm sạch phần mềm, nhưng thực tế nó là việc giữ cho dữ liệu khách hàng sạch sẽ và đáng tin cậy trên toàn hệ thống CRM của bạn. Điều này dẫn đến chất lượng dữ liệu tốt hơn, từ đó giúp các nhóm đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, tác động tích cực đến hiệu suất bán hàng và thành công của khách hàng.
Hãy cùng tìm hiểu về vệ sinh CRM và thiết lập một số nguyên tắc tốt nhất mà bạn có thể áp dụng để tối ưu hóa hệ thống CRM của mình.
🏆 Phần thưởng: Chúng tôi cũng sẽ khám phá cách ClickUp có thể giúp bạn triển khai các phương pháp hay nhất này với các tính năng của nó!
⏰ Tóm tắt 60 giây
👉 CRM không được duy trì tốt dẫn đến các vấn đề như lỗi nhập dữ liệu thủ công, trùng lặp hồ sơ, hồ sơ không đầy đủ, định dạng không nhất quán và thông tin lỗi thời.
👉 Những vấn đề này dẫn đến lãng phí tài nguyên, chiến dịch tiếp thị không hiệu quả, dự báo bán hàng không chính xác và mối quan hệ với khách hàng bị hỏng.
👉 Duy trì vệ sinh CRM bao gồm kiểm tra dữ liệu thường xuyên, quy trình nhập dữ liệu chuẩn hóa, tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và kiểm soát truy cập dựa trên vai trò để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
👉 ClickUp giúp hợp lý hóa vệ sinh CRM bằng cách tự động hóa kiểm tra chất lượng, tập trung hóa giao tiếp với khách hàng và tích hợp với các nền tảng khác để quản lý dữ liệu liền mạch.
👉 Hệ thống CRM sạch sẽ giúp cải thiện quá trình ra quyết định, nâng cao khả năng nhắm mục tiêu khách hàng và bảo vệ danh tiếng của công ty, đồng thời tăng hiệu quả tổng thể.
CRM Hygiene là gì?
Một bảng điều khiển lộn xộn với các ghi chú rải rác, tệp tin ngẫu nhiên và thông tin khách hàng không chính xác — đó là hình ảnh của một hệ thống CRM không được tổ chức tốt. 😣
Cũng giống như việc giữ không gian làm việc gọn gàng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, dữ liệu CRM sạch sẽ giúp nhóm bán hàng (và các nhóm liên quan khác) luôn có dữ liệu chính xác trong tầm tay.
Và đây chính là chủ đề của chúng ta! ✅
Vệ sinh CRM đề cập đến việc duy trì dữ liệu sạch, chính xác và cập nhật trong hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng của bạn. Nó thường liên quan đến việc xóa dữ liệu không cần thiết như địa chỉ email cũ, địa chỉ bưu chính lỗi thời, hồ sơ không đầy đủ và liên hệ trùng lặp khỏi cơ sở dữ liệu của bạn. 🤝
Khái niệm này có hai trụ cột: chất lượng dữ liệu và vệ sinh dữ liệu. Nó tương tự như việc sắp xếp không gian văn phòng của bạn hơn là tiến hành kiểm tra nơi làm việc.
Vệ sinh dữ liệu tập trung vào việc sửa lỗi và dọn dẹp thông tin, trong khi chất lượng dữ liệu liên quan đến việc đánh giá liệu dữ liệu có đáp ứng các tiêu chuẩn cụ thể hay không. 💯
Khi nhân viên bán hàng dọn dẹp danh sách liên hệ (dữ liệu vệ sinh), họ có thể xóa thẻ kinh doanh cũ và cập nhật số điện thoại. Tuy nhiên, khi kiểm tra chất lượng dữ liệu, họ sẽ đánh giá xem các liên hệ đó có được phân loại đúng không, điểm số khách hàng tiềm năng có chính xác không và thông tin đó có giúp thúc đẩy giao dịch không.
📌 Ví dụ: Cơ sở dữ liệu email marketing tự nhiên bị suy giảm hơn 20% mỗi năm do mọi người thay đổi công việc, chuyển địa điểm hoặc cập nhật thông tin liên lạc. Việc dọn dẹp dữ liệu thường xuyên giúp duy trì hồ sơ khách hàng chính xác, giúp các nhóm marketing tránh nhắm mục tiêu sai đối tượng.
Tại sao việc duy trì vệ sinh dữ liệu CRM tốt lại quan trọng?
hàng năm, có 35 triệu số điện thoại được gán lại cho người dùng mới.
Tác động của điều này là gì?
Dữ liệu chất lượng kém tạo ra hiệu ứng domino gây ra nhiều vấn đề cho các chuyên gia bán hàng. Cơ sở dữ liệu email marketing bắt đầu bị hỏng. Các nhóm marketing lãng phí tài nguyên để nhắm mục tiêu các liên hệ đã lỗi thời, trong khi các giám đốc bán hàng đưa ra quyết định dựa trên dự báo không chính xác.
Việc duy trì vệ sinh CRM một cách kiên định (đặc biệt là các thành phần CRM ) sẽ biến cơ sở dữ liệu của bạn từ một hệ thống lộn xộn thành một không gian làm việc kỹ thuật số được tổ chức tốt.
📌 Ví dụ: Một cơ sở dữ liệu CRM được quản lý tốt mang lại một số lợi ích có thể đo lường được.
- Các nhóm bán hàng đóng giao dịch nhanh hơn với thông tin liên hệ chính xác
- Các chiến dịch tiếp thị tiếp cận đúng đối tượng vào đúng thời điểm
- Các nhóm hoạt động doanh thu đưa ra dự báo đáng tin cậy dựa trên dữ liệu sạch
Ngoài hiệu quả, vệ sinh CRM tốt còn bảo vệ danh tiếng của công ty bạn. Gửi email chúc mừng thăng chức cho người đã rời công ty cách đây một năm hoặc gửi email cho các giám đốc điều hành với chức danh không chính xác sẽ làm tổn hại đến uy tín của công ty. 🙌
Khi các nhóm bán hàng và tiếp thị làm việc với dữ liệu sạch, họ sẽ xây dựng mối quan hệ khách hàng vững chắc hơn.
Tác động tài chính của việc duy trì vệ sinh CRM tốt cũng rất đáng kể. Các công ty sử dụng dữ liệu B2B không chính xác không chỉ có nguy cơ mất cơ hội mà còn có thể bị đưa vào danh sách đen do quá nhiều email bị trả lại. Mất khách hàng tiềm năng, mất cơ hội, cuối cùng là giảm doanh thu và bán hàng.
Các nguyên nhân phổ biến dẫn đến tình trạng CRM không được duy trì tốt
Giống như một nhân viên pha chế cà phê nhầm lẫn các đơn đặt hàng trong giờ cao điểm, hệ thống CRM có thể trở nên lộn xộn và rối rắm vì nhiều lý do. Dưới đây là những lý do chính khiến dữ liệu CRM đôi khi bị sai lệch.
- Lỗi nhập dữ liệu thủ công: Đây là nguyên nhân chính dẫn đến việc quản lý CRM kém hiệu quả. Khi nhân viên bán hàng gõ thông tin vội vàng giữa các cuộc gọi, những lỗi đánh máy đơn giản có thể biến "john. doe@gmail. com" thành "john. doe@gmail. cmo", dẫn đến thất bại trong giao tiếp và mất cơ hội
- Dữ liệu trùng lặp: Đây là một vấn đề đau đầu khác — hãy tưởng tượng hai hồ sơ riêng biệt được tạo cho cùng một khách hàng, chia nhỏ thông tin quý giá thành nhiều bản ghi
- Dữ liệu không đầy đủ: Điều này tạo ra khoảng trống trong hồ sơ khách hàng, giống như một câu đố thiếu các mảnh ghép
- Dữ liệu thiếu: Điều này thường do các thành viên trong nhóm bỏ qua việc điền vào một số trường trong các kỳ bận rộn, khiến hồ sơ thiếu số điện thoại, chức danh hoặc thông tin công ty
91% doanh nghiệp gặp phải lỗi dữ liệu trong hệ thống CRM của họ, cho thấy thách thức này phổ biến đến mức nào. Bạn không muốn gặp phải những lỗi này? Dưới đây là 5 biện pháp phòng ngừa bảo mật dữ liệu mà mọi nhóm chuyên nghiệp nên thực hiện để kinh doanh hoạt động trơn tru. ✅
Các vấn đề trên càng trở nên nghiêm trọng hơn khi thông tin không được cập nhật.
Các công ty thay đổi địa chỉ, nhân viên chuyển việc và số điện thoại được phân bổ lại. Nếu không cập nhật thường xuyên, CRM của bạn sẽ trở thành một cuốn danh bạ cũ, chứa đầy những số không còn sử dụng. Các silo dữ liệu làm tăng thêm sự phức tạp khi các bộ phận khác nhau duy trì các hồ sơ khách hàng riêng biệt, thường mâu thuẫn nhau.
Tất cả những sự cố đáng tiếc này dẫn đến việc quản lý CRM kém, khiến các doanh nghiệp mất hàng triệu đô la mỗi năm.
Giải pháp là gì? Dưới đây là một số phương pháp hay nhất giúp giải quyết các nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng CRM không hiệu quả và ngăn chặn chúng xảy ra.
🔗 Đọc thêm: Cách triển khai thành công hệ thống CRM
Các thực hành tốt nhất cho vệ sinh dữ liệu CRM
1. Xác định các quy tắc và giới hạn rõ ràng ✅
Các chính sách quản trị dữ liệu đóng vai trò như cuốn sách quy tắc của CRM. Tạo các định dạng chuẩn hóa cho số điện thoại, địa chỉ và tên công ty.
Ví dụ: quyết định xem số điện thoại có bao gồm mã quốc gia hay không, hoặc tên công ty có sử dụng "Inc. " hay "Limited. " Khi mọi người đều tuân theo cùng một quy tắc, dữ liệu sẽ luôn nhất quán và sạch sẽ.
2. Thực hiện kiểm tra dữ liệu định kỳ ✅
Lên lịch kiểm tra chất lượng dữ liệu hàng tháng như bảo trì máy chủ. Xem lại hồ sơ liên hệ để đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và liên quan. Bổ sung dữ liệu CRM bằng cách xóa hoặc cập nhật thông tin lỗi thời, hợp nhất các mục nhập trùng lặp và xác minh các điểm dữ liệu quan trọng. Kiểm tra thường xuyên giúp xác định các mẫu suy giảm dữ liệu và các lĩnh vực cần được chú ý ngay lập tức.
3. Tiêu chuẩn hóa và nhập dữ liệu ✅
Áp dụng các tiêu chuẩn nhập dữ liệu thống nhất cho tất cả các nhóm. Tạo menu thả xuống thay vì trường văn bản tự do nếu có thể.
Ví dụ: chuẩn hóa tiêu đề công việc để tránh các biến thể như "Giám đốc tiếp thị", "CMO" và "Trưởng phòng tiếp thị" làm lộn xộn cơ sở dữ liệu của bạn. Đặt các trường bắt buộc để thu thập thông tin cần thiết một cách nhất quán.
4. Tự động hóa và tích hợp ✅
Hãy để công nghệ xử lý các công việc lặp đi lặp lại. Sử dụng biểu mẫu web tự động định dạng dữ liệu trước khi nhập.
Kết nối CRM của bạn với hệ thống email để tự động cập nhật thông tin liên hệ. Khi khách hàng cập nhật thông tin của họ qua trang web của bạn, CRM sẽ phản ánh những thay đổi đó mà không cần can thiệp thủ công.
Năm 2023, các công ty Mỹ phải đối mặt với 7 tỷ đô la tiền phạt từ IRS do báo cáo dữ liệu không chính xác. Hãy tham khảo hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo báo cáo CRM cho nhóm bán hàng của bạn . 🙌
5. Quản lý bản sao ✅
Chống trùng lặp hồ sơ thông qua các công cụ phát hiện tự động. Thiết lập các quy tắc khớp dựa trên địa chỉ email, số điện thoại hoặc tên công ty.
Khi xuất hiện các bản sao tiềm ẩn, hãy chỉ định một thành viên trong nhóm chuyên trách để xem xét và hợp nhất các bản ghi một cách cẩn thận thay vì xóa hàng loạt các mục nhập.
6. Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò ✅
Không phải ai cũng cần chỉnh sửa mọi thứ. Nhân viên bán hàng có thể cần cập nhật chi tiết liên hệ, trong khi nhóm tiếp thị cần truy cập dữ liệu chiến dịch. Xác định vai trò và quyền truy cập rõ ràng để ngăn chặn việc sửa đổi dữ liệu vô tình. Khi ít người có thể chỉnh sửa các trường quan trọng, tính toàn vẹn của dữ liệu sẽ tự nhiên được cải thiện.
📌 Ví dụ: Trong một thiết lập bán lẻ, nhân viên kho có thể kiểm tra mức tồn kho, nhưng nhóm bán hàng chỉ có thể kiểm tra chi tiết sản phẩm. Bằng cách này, chỉ những người phù hợp mới có thể thực hiện thay đổi, giúp giảm thiểu sai sót và giữ cho thông tin sản phẩm chính xác.
7. Tăng cường tính minh bạch và hợp tác ✅
Tạo vòng phản hồi giữa các nhóm. Nhân viên bán hàng phát hiện thông tin lỗi thời phải có quy trình rõ ràng để báo cáo.
Các nhóm tiếp thị phát hiện ra những thông tin mới về khách hàng nên chia sẻ chúng một cách có hệ thống. Khi mọi người cùng đóng góp vào việc giữ dữ liệu sạch sẽ, toàn bộ tổ chức sẽ được hưởng lợi.
Tăng cường vệ sinh CRM với ClickUp
Bây giờ, bạn có thể nghĩ rằng xử lý tất cả những công việc nhàm chán này chắc chắn không phải là công việc của một người và hơn nữa, chắc chắn không thể giải quyết bằng một nền tảng duy nhất.
Nhưng nếu có một nền tảng có tất cả các tính năng bạn cần để duy trì vệ sinh CRM thì sao? Đó là lúc ClickUp bước vào.
Hãy tóm tắt lại những gì chúng ta muốn: dữ liệu sạch sẽ, có tổ chức và có thể theo dõi để hệ thống CRM hoạt động hiệu quả. ClickUp đáp ứng tất cả các yêu cầu này. ✅
Đầu tiên, ClickUp Automations tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như phát hiện các bản ghi trùng lặp và cập nhật thông tin liên hệ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Một nhân viên bán hàng, nhận ra rằng họ đã dành hàng giờ để hợp nhất các hồ sơ khách hàng trùng lặp, có thể sử dụng Tự động hóa ClickUp để đơn giản hóa quy trình, giúp họ có thời gian tập trung vào việc bán hàng thực tế.
Tiếp theo: tổ chức. Hãy nghĩ đến các thư mục, danh sách và chế độ xem tùy chỉnh giúp bạn có cái nhìn toàn diện về các dự án và công việc của mình.
ClickUp cung cấp các chế độ xem ClickUp mạnh mẽ — từ bảng Kanban đến chế độ xem Danh sách — cho phép nhóm của bạn tùy chỉnh quy trình làm việc. Ví dụ: nhóm bán hàng có thể trực quan hóa toàn bộ quy trình bán hàng bằng bảng Kanban, giúp dễ dàng xem trạng thái của từng giao dịch và tránh trùng lặp.
Nhưng với rất nhiều giao dịch và chỉ số phân tán trong quy trình làm việc của nhóm, làm thế nào bạn có thể đảm bảo không bỏ sót các công việc và chi tiết quan trọng?
Nhiệm vụ ClickUp đóng vai trò quan trọng trong quá trình này vì nó tập trung tất cả các nhiệm vụ trong tổ chức, cho phép bạn đặt thời hạn và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm.
🏆 Tiền thưởng: Với Nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể dễ dàng liên kết các mục tiêu, sơ đồ tư duy, tệp tin và các tài liệu khác để đảm bảo mọi người luôn được cập nhật dữ liệu mới nhất. Không còn bỏ lỡ các thời hạn quan trọng nữa!
Nhưng dữ liệu mà không theo dõi tiến độ thì có ý nghĩa gì? Tất nhiên, ClickUp cũng có giải pháp cho vấn đề này.
Cho dù bạn đang theo dõi hoạt động bán hàng hay quản lý dữ liệu khách hàng, Bảng điều khiển ClickUp cung cấp tổng quan thời gian thực và bao gồm hơn 50 tiện ích có thể tùy chỉnh.
Các nhóm bán hàng có thể theo dõi giá trị trọn đời của khách hàng, đo lường chất lượng dữ liệu và đưa ra quyết định sáng suốt từ một màn hình bằng cách sử dụng Bảng điều khiển ClickUp.
Bạn thích các tính năng này? Có một cách dễ dàng để bạn có thể trải nghiệm tất cả những tính năng này với mẫu CRM của ClickUp.
Mẫu này là bộ công cụ hoàn chỉnh để quản lý mối quan hệ khách hàng một cách hiệu quả. Nhóm bán hàng có thể theo dõi khách hàng tiềm năng thông qua các kênh tùy chỉnh, trong khi nhóm tiếp thị tổ chức thông tin liên hệ tại một trung tâm duy nhất.
👀 Ghi chú: Khi chọn CRM, hãy đảm bảo rằng nó hoạt động tốt với quy trình làm việc hiện tại của bạn. Một tính năng hữu ích cần lưu ý là số lượng tích hợp mà hệ thống CRM hỗ trợ (càng nhiều càng tốt).
ClickUp cũng hỗ trợ bạn trong việc này. Tích hợp ClickUp hỗ trợ hơn 1.000 ứng dụng.
📌 Ví dụ: Dưới đây là một tình huống mà các tích hợp này có thể giúp bạn: Để giữ dữ liệu nhất quán trên tất cả các công cụ, hãy sử dụng tích hợp của ClickUp với HubSpot và Zapier. Bất kỳ cập nhật nào bạn thực hiện ở một nơi sẽ tự động hiển thị ở mọi nơi khác. Có cuộc gọi video với khách hàng? Sử dụng tích hợp Zoom của ClickUp để thiết lập cuộc gọi và dễ dàng lưu chúng vào Lịch Google của bạn. Thật tiện lợi!
ClickUp tích hợp hoàn hảo với các công cụ phổ biến khác trong ngành như Salesforce, Zendesk, Zoho CRM, Pipedrive và Freshworks.
Muốn tìm hiểu thêm về cách ClickUp kết hợp vệ sinh CRM với các công việc và dự án thường ngày? 🤔 Hãy xem danh sách 10 hệ thống phần mềm cơ sở dữ liệu khách hàng tốt nhất và cách kết hợp CRM & quản lý dự án—tất cả trong một phần mềm CRM . " 👍
Thách thức và Giải pháp trong việc duy trì vệ sinh CRM
Bạn có thể hiểu việc duy trì vệ sinh CRM quan trọng như thế nào đối với kinh doanh của mình. Nhưng hãy thành thật mà nói, nói thì dễ hơn làm.
Các thách thức như dữ liệu không đầy đủ hoặc hồ sơ lỗi thời có thể len lỏi và gây ra hỗn loạn nếu không được giải quyết kịp thời. Vậy, những rào cản phổ biến là gì và làm thế nào để vượt qua chúng? Hãy cùng phân tích:
Thách thức 1: Dữ liệu không đầy đủ 💢
Hãy xem trường hợp của Alex, một nhân viên bán hàng từ xa, người luôn cập nhật CRM của mình sau mỗi cuộc gọi với khách hàng. Tuy nhiên, anh nhận thấy một số mục nhập của mình thiếu các chi tiết quan trọng, như phương thức liên lạc ưa thích của khách hàng. Dữ liệu không đầy đủ thường dẫn đến hiểu lầm và bỏ lỡ cơ hội.
🎉 Giải pháp: Áp dụng danh sách kiểm tra chuẩn hóa cho việc nhập dữ liệu.
Bằng cách đảm bảo rằng tất cả các trường cần thiết được điền trước khi lưu hồ sơ, Alex có thể duy trì dữ liệu CRM sạch sẽ và tránh những rủi ro do vệ sinh dữ liệu kém.
Thách thức 2: Dữ liệu lộn xộn 💢
Kevin, một chuyên viên phân tích bán hàng, đang gặp khó khăn với việc "lưu trữ dữ liệu không hợp lý". Hệ thống CRM của anh ấy chứa đầy các khách hàng tiềm năng từ 5 năm trước và họ không có tương tác nào kể từ lần tương tác đầu tiên.
Thông tin lỗi thời này làm sai lệch dự báo bán hàng và lãng phí tài nguyên lưu trữ.
🎉 Giải pháp: Điều này liên quan đến việc thiết lập các quy tắc lưu trữ tự động. Các quy tắc như vậy sẽ đánh dấu các liên hệ không hoạt động sau 18 tháng, cho phép các nhóm tái kết nối hoặc lưu trữ các bản ghi này để duy trì cơ sở dữ liệu gọn gàng, có thể hành động.
Thách thức 3: Định dạng không chính xác 💢
Vấn đề của Arvind, mặc dù không phức tạp, nhưng rất tốn thời gian. Một nửa nhóm của anh ấy sử dụng "Hoa Kỳ", trong khi những người khác viết "USA" hoặc "U. S. A." trong trường địa điểm.
Định dạng không nhất quán gây ra sự hỗn loạn khi cố gắng phân khúc khách hàng theo khu vực.
🎉 Giải pháp: Tạo menu thả xuống chuẩn hóa cho các trường địa điểm có thể dễ dàng giải quyết vấn đề của anh ấy.
Loại bỏ sự khác biệt sẽ giúp anh ấy có được các khách hàng tiềm năng được phân loại phù hợp để liên hệ, đưa ra đề nghị và chốt giao dịch.
🔗 Cũng nên đọc: 12 mẫu CRM miễn phí trong Excel, Google Spreadsheets và ClickUp
Dọn dẹp quy trình CRM của bạn với ClickUp
Hãy nhớ rằng, vệ sinh CRM tốt không phải là việc làm một lần cho xong, mà là một quá trình liên tục đòi hỏi sự cam kết của mọi thành viên trong nhóm.
Mặc dù tự động hóa và các công cụ rất hữu ích trong việc duy trì vệ sinh CRM, nhưng ngay cả những hệ thống tốt nhất cũng có thể thất bại nếu không có sự giao tiếp hiệu quả trong nhóm.
Đây là nơi ClickUp tỏa sáng như một công cụ hoàn hảo cho tất cả các nhu cầu CRM của bạn. Với ClickUp, nhóm của bạn có nhiều công cụ và tính năng để duy trì dữ liệu khách hàng chính xác, hợp lý hóa quy trình làm việc và thúc đẩy kết quả bán hàng tốt hơn.
Sẵn sàng tạo ra sự khác biệt? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và đạt mục tiêu của nhóm bạn! ✅