Chỉ 64% dự án đạt được mục tiêu. Thật đáng ngạc nhiên, phải không? Kế hoạch dự án không hiệu quả và phân công công việc không rõ ràng thường cản trở các nhóm.
Như Peter Drucker đã nói một cách khôn ngoan, "Kế hoạch chỉ là ý định tốt nếu chúng không ngay lập tức được biến thành công việc cụ thể. "
Một danh sách công việc được lập kỹ lưỡng sẽ biến ý định thành hành động bằng cách chia mục tiêu phức tạp thành các bước dễ quản lý.
Hãy cùng khám phá cách tạo và quản lý danh sách dự án hiệu quả để thay đổi năng suất và kết quả dự án của bạn.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Danh sách dự án là kế hoạch dự án cấp cao, phác thảo các công việc, thời hạn và trách nhiệm của dự án — khác với danh sách việc cần làm hàng ngày hoặc cấu trúc phân chia công việc chi tiết
- Để tạo danh sách dự án, hãy xác định mục tiêu, chia nhỏ các kết quả cần đạt được, phân công công việc và đặt ưu tiên rõ ràng cho toàn bộ dự án
- Một số lỗi thường gặp khi tạo danh sách dự án là không xem lại danh sách thường xuyên và đặt thời hạn không thực tế.
- Điều quan trọng là phải đặt ưu tiên công việc rõ ràng và liên kết các công việc phụ thuộc để đảm bảo sự thống nhất trong nhóm
- Cập nhật danh sách công việc thường xuyên, tính toán các công việc phụ thuộc lẫn nhau và giao tiếp hiệu quả với nhóm để đảm bảo quy trình làm việc suôn sẻ và dự án thành công
Danh sách dự án là gì?
Danh sách dự án là một tài liệu toàn diện bao gồm tất cả các chi tiết của dự án, bao gồm tên dự án, kết quả mong đợi, lịch trình dự án, người được giao và mức độ ưu tiên của công việc. Nói một cách đơn giản, danh sách này ghi lại "cái gì, ai và khi nào" của dự án. Điều này giúp mọi người cùng hiểu rõ và dự án tiến triển suôn sẻ.
Bạn có thể coi danh sách dự án như một bản thiết kế chi tiết từng bước và trách nhiệm để giữ dự án của bạn đi đúng hướng trong toàn bộ chu kỳ dự án.
🧠 Bạn có biết? Chỉ 35% dự án được coi là thành công. Tạo danh sách dự án có thể giúp bạn tập trung vào các mục hành động có tác động lớn và ưu tiên, đồng thời tăng tỷ lệ thành công của dự án.
Nhưng danh sách công việc dự án khác với danh sách việc cần làm hoặc cấu trúc phân chia công việc (WBS) như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu.
Danh sách dự án so với danh sách việc cần làm so với cấu trúc phân chia công việc
Mặc dù danh sách giúp bạn sắp xếp công việc một cách có tổ chức, nhưng danh sách dự án, danh sách việc cần làm và cấu trúc phân chia công việc (WBS) có những mục đích riêng biệt. Hãy phân tích chi tiết bằng những thuật ngữ đơn giản.
| Loại | Mục đích của nó là gì? | Ví dụ |
| Danh sách dự án | Theo dõi công việc, thời hạn và trách nhiệm cho một dự án duy nhất | Khởi chạy trang web: Tạo/lập nội dung, thiết lập SEO |
| Danh sách việc cần làm | Danh sách kiểm tra hàng ngày các công việc cá nhân hoặc của nhóm — nhanh chóng và không chính thức | Gửi email, lên lịch cuộc họp nhóm, gọi cho nhà cung cấp |
| Cấu trúc phân chia công việc (WBS) | Chia một dự án lớn thành các thành phần nhỏ hơn, chi tiết hơn để lập kế hoạch tốt hơn | Xây dựng một ngôi nhà: Nền móng, khung nhà, hệ thống ống nước |
📌 Hãy tưởng tượng bạn đang lên kế hoạch cho một bữa tiệc tối. Dưới đây là ba danh sách công việc bạn cần làm:
- Danh sách việc cần làm: Mua đồ ăn, dọn bàn, nấu cơm
- Danh sách dự án: Lập kế hoạch thực đơn, mời khách, đặt ngân sách và phân công công việc
- WBS: Phân chia 'nấu bữa ăn' thành các bước: chuẩn bị nguyên liệu, ướp thịt, nấu món chính, chuẩn bị món phụ và làm món tráng miệng
Danh sách việc cần làm dành cho các công việc nhanh, danh sách dự án phác thảo tổng quan và giúp lập kế hoạch dự án, còn WBS đi sâu vào chi tiết.
Sử dụng phương pháp phù hợp giúp bạn tiết kiệm thời gian, giữ cho nhóm của bạn thống nhất và giúp mục tiêu dễ đạt được hơn.
Điều hành một dự án mà không có cấu trúc phân chia công việc giống như đi đến một vùng đất lạ mà không có bản đồ.
Điều hành một dự án mà không có cấu trúc phân chia công việc giống như đi đến một vùng đất lạ mà không có bản đồ.
Làm thế nào để tạo danh sách dự án?
Tạo danh sách dự án không chỉ là ghi chép công việc. Danh sách này nên bao gồm tiêu đề dự án, thông tin dự án và lộ trình rõ ràng để giữ cho nhóm của bạn thống nhất và mục tiêu trong tầm tay.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để xây dựng danh sách dự án của riêng bạn:
Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi dự án
Trước khi bắt tay vào công việc, hãy xác định rõ mục tiêu bạn muốn đạt được và những gì được bao gồm trong dự án. Điều này giúp bạn hiểu rõ kết quả dự án, phân tích các mục hành động và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả. Xác định mục tiêu và phạm vi là nền tảng để lập danh sách công việc tập trung và có thể thực hiện được.
📌 Ví dụ: Nếu dự án mới của bạn là ra mắt một trang web mới, mục tiêu của dự án có thể là tăng 20% doanh số bán hàng trực tuyến. Phạm vi dự án bao gồm thiết kế, phát triển và thử nghiệm. Khi phạm vi dự án đã rõ ràng, bạn có thể bắt đầu liệt kê các công việc, chẳng hạn như tiến hành nghiên cứu người dùng, tạo mẫu thử nghiệm và phát triển hệ thống quản trị.
Bạn cũng có thể chia dự án thành các giai đoạn khác nhau để thực hiện hiệu quả hơn. Xem xét ví dụ trên, các giai đoạn của dự án có thể bao gồm giai đoạn lập kế hoạch, giai đoạn thực hiện, giai đoạn thử nghiệm và giai đoạn triển khai.
Nếu bạn cần một điểm khởi đầu để xác định mục tiêu và phạm vi dự án, hãy thử Mẫu quản lý phạm vi ClickUp. Mẫu danh sách dự án này giúp bạn liệt kê các vấn đề, giải pháp đề xuất và rủi ro tiềm ẩn.
📖 Đọc thêm: 10 mẫu tổng quan dự án miễn phí để điều phối nhóm
Bước 2: Xác định công việc và chia nhỏ các kết quả cần đạt được
Để thực hiện một dự án, trước tiên bạn cần chia dự án thành các bước nhỏ, dễ quản lý và có thể thực hiện được. Do đó, hãy lập danh sách tất cả các công việc khóa cần thiết để hoàn thành dự án và các kết quả cần đạt được cho mỗi công việc. Điều này giúp người quản lý dự án dễ dàng phân công trách nhiệm cho các bên liên quan và theo dõi tiến độ dự án.
Giả sử bạn đang làm việc trong một dự án triển khai giải pháp quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM). Dự án này sẽ bao gồm các công việc và kết quả sau:
✅ Công việc:
- Kiểm tra chất lượng và mức độ phù hợp của dữ liệu khách hàng hiện có
- Dọn dẹp và định dạng dữ liệu để di chuyển
- Nhập dữ liệu vào hệ thống CRM mới
📄 Kết quả đầu ra:
- Báo cáo kiểm tra dữ liệu xác định các vấn đề và thay đổi cần thiết
- Dọn dẹp và định dạng tệp dữ liệu khách hàng
- Báo cáo xác nhận di chuyển dữ liệu thành công
Bước 3: Đặt thời hạn và ưu tiên
Thời hạn và ưu tiên là nền tảng của bất kỳ dự án phát triển thành công nào. Nếu không có chúng, công việc có thể bị trì hoãn và nhóm của bạn có thể mất tập trung. Dưới đây là cách để mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch:
- Tránh tạo ra quá nhiều công việc cho nhóm của bạn với dòng thời gian dự án không thể thực hiện được. Thay vào đó, hãy chỉ định thời hạn có thể đạt được và bao gồm thời gian dự phòng để ứng phó với những thách thức bất ngờ
- Đánh nhãn công việc là ưu tiên cao, trung bình hoặc thấp. Bằng cách này, nhóm của bạn sẽ biết được những công việc cần hoàn thành gấp
- Đặt các phụ thuộc công việc để hình dung dòng thời gian và tránh các điểm nghẽn
- Lên lịch kiểm tra thường xuyên để đánh giá tiến độ và điều chỉnh dòng thời gian khi cần thiết
Bạn có thể sử dụng Mẫu Ma trận Eisenhower của ClickUp để phân loại công việc thành quan trọng và khẩn cấp, đồng thời đặt ngày đáo hạn phù hợp.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng dữ liệu lịch sử hoặc ý kiến của nhóm để ước tính thời gian thực hiện mỗi công việc. Cân nhắc sử dụng các kỹ thuật như ước tính ba điểm (thời lượng lạc quan, bi quan và khả năng cao nhất) để tinh chỉnh ước tính của bạn.
Bước 4: Phân công công việc và trách nhiệm
Quyền sở hữu rõ ràng là nền tảng của một dự án được thực hiện tốt. Nếu không có quyền sở hữu rõ ràng, sự nhầm lẫn sẽ xảy ra và năng suất sẽ bị ảnh hưởng. Bắt đầu bằng cách đánh giá kỹ năng, điểm mạnh và lĩnh vực quan tâm của các thành viên trong nhóm và phân công công việc phù hợp cho từng thành viên.
Các công cụ quản lý dự án như ClickUp rất hữu ích cho việc phân công và giám sát công việc. Với Giải pháp quản lý dự án của ClickUp, bạn có thể tạo và phân công công việc từ mọi nơi, bao gồm hộp thư đến, bình luận tài liệu, trò chuyện và danh sách.
Sau khi phân công nhiệm vụ, hãy tận dụng ClickUp Tasks để theo dõi tiến độ, tạo loại nhiệm vụ và đặt mức độ ưu tiên. Nó cho phép bạn tạo trạng thái tùy chỉnh cho các nhiệm vụ, chẳng hạn như 'cần làm', 'đang tiến hành' và 'hoàn thành'. Bạn cũng có thể mã hóa màu sắc cho các nhiệm vụ để đặt mức độ ưu tiên, giúp nhóm của bạn biết nhiệm vụ nào cần được xử lý ngay lập tức.
Với ClickUp, việc sắp xếp danh sách công việc trở nên dễ dàng. Sử dụng Danh sách ClickUp để nhóm các công việc theo kết quả hoặc giai đoạn. Bạn cũng có thể tạo công việc con trong Nhiệm vụ ClickUp để chia mục tiêu lớn thành các bước nhỏ hơn. Ví dụ: nhiệm vụ "Tạo bản demo sản phẩm" có thể có các công việc con như "Viết kịch bản", "Quay video" và "Xem lại chỉnh sửa"
Hơn nữa, ClickUp Views thích ứng với phong cách của nhóm bạn với các chế độ xem Danh sách, Kanban và Gantt, mang đến cho bạn sự linh hoạt để hình dung công việc theo cách của bạn. Điều này giúp bạn cấu trúc công việc hiệu quả và biến những ý tưởng lớn thành kết quả cụ thể.
Làm thế nào để sử dụng danh sách dự án hiệu quả?
Tạo danh sách dự án chỉ là bước khởi đầu. Hiệu quả thực sự đến từ việc sử dụng danh sách đó một cách hiệu quả. Danh sách dự án được quản lý tốt giúp tăng năng suất và cải thiện tỷ lệ thành công của dự án.
Dưới đây là cách tận dụng danh sách dự án của bạn:
Giữ sự linh hoạt
Mọi việc không phải lúc nào cũng diễn ra theo kế hoạch. Hãy chuẩn bị sẵn sàng để điều chỉnh danh sách dự án khi có thông tin mới hoặc tình huống bất ngờ phát sinh. Ví dụ: nếu một thành viên quan trọng trong nhóm không thể tham gia, hãy phân công công việc của họ cho thành viên khác trong nhóm. Sự linh hoạt giúp bạn duy trì tiến độ công việc ngay cả khi có sự cố bất ngờ xảy ra.
Theo dõi tiến độ thường xuyên
Danh sách dự án không phải là công cụ "cài đặt và quên đi". Lên lịch đánh giá dự án thường xuyên, hàng ngày, hàng tuần hoặc khi đến các cột mốc quan trọng. Điều này giúp đánh giá tiến độ, sắp xếp lại thứ tự ưu tiên của các công việc và điều chỉnh thời hạn khi cần thiết.
Để xem xét tiến độ và các trở ngại của dự án thường xuyên, bạn có thể thử Bảng điều khiển ClickUp. Bảng điều khiển này cung cấp chế độ xem tổng quan về dự án của bạn, từ các nhiệm vụ đã hoàn thành đến các hạn chót sắp tới.
Tạo bảng điều khiển tùy chỉnh để theo dõi khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm, thời gian dành cho các công việc khác nhau và tổng quan về ngân sách.
ClickUp Brain, trợ lý AI mạnh mẽ của ClickUp, giúp bạn dễ dàng nhận được thông tin chi tiết từ AI từ bất kỳ bảng điều khiển nào. Điều này cho phép bạn xác định sớm các điểm nghẽn, hợp lý hóa quy trình làm việc và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Nó nâng cao năng suất của nhóm và đảm bảo dự án được thực hiện thành công.
Đối với bất kỳ tổ chức nào đang gặp khó khăn trong việc quản lý dự án, ClickUp sẽ giúp hợp tác thực hiện công việc. Với phần mềm này, mọi người có thể theo dõi các mục trong danh sách việc cần làm và thực hiện các công việc đó trong thời gian quy định. Nó cũng giúp nhóm quản lý dự án theo dõi tiến độ tổng thể của các dự án để đảm bảo thời hạn được tuân thủ.
Đối với bất kỳ tổ chức nào đang gặp khó khăn trong việc quản lý dự án, ClickUp sẽ giúp hợp tác thực hiện nhiệm vụ. Với phần mềm này, mọi người có thể theo dõi các mục trong danh sách việc cần làm và thực hiện các nhiệm vụ đó trong thời gian quy định. Nó cũng giúp nhóm quản lý dự án theo dõi tiến độ tổng thể của các dự án để đảm bảo thời hạn được tuân thủ.
Giữ mọi người đồng bộ
Nếu bạn phân công công việc hoặc thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với danh sách dự án, chẳng hạn như mở rộng phạm vi dự án hoặc dời lại thời hạn hoàn thành công việc, điều quan trọng là phải thông báo cho tất cả các bên liên quan.
Sử dụng Thông báo và thẻ ClickUp để đảm bảo mọi người đều biết vai trò, thời hạn và các bước tiếp theo của mình. Ví dụ: gắn thẻ thành viên nhóm khi một nhiệm vụ chuyển sang giai đoạn của họ sẽ tránh nhầm lẫn và giữ cho quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ.
🧠 Bạn có biết? Trong ngành công nghiệp phần mềm, phương pháp Agile thường dựa vào danh sách dự án dưới dạng backlog. Các công ty sử dụng danh sách này để sắp xếp thứ tự ưu tiên của các tính năng và quản lý chu kỳ phát triển, cho phép họ phản hồi nhanh chóng phản hồi của người dùng và thay đổi của thị trường.
Những sai lầm thường gặp cần tránh trong quản lý danh sách công việc dự án
Ngay cả lịch trình dự án tốt nhất cũng có thể thất bại nếu bỏ qua một số sai lầm nhất định. Dưới đây là một số thách thức phổ biến trong quản lý danh sách công việc dự án và cách tránh chúng:
Thiếu ưu tiên rõ ràng
⚠️ Nếu không có ưu tiên rõ ràng, công việc có thể trở nên quá tải và những công việc quan trọng có thể bị bỏ sót. Điều này dẫn đến sự nhầm lẫn và bỏ lỡ thời hạn.
🛠️ Giải pháp: Thường xuyên xem xét danh sách dự án với nhóm để phân loại công việc theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng, đảm bảo mọi người đều hiểu những việc cần được chú ý ngay lập tức.
Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp giúp bạn phân loại nhiệm vụ thành ưu tiên cao, trung bình và thấp. Điều này đảm bảo mọi người đều biết phải tập trung vào việc gì trước tiên, giúp danh sách công việc trở nên dễ thực hiện và có tổ chức hơn.
Cài đặt thời hạn không thực tế
⚠️ Cài đặt thời hạn không thực tế có thể dẫn đến căng thẳng, kiệt sức và chất lượng công việc kém. Hãy thực tế và phân bổ thời gian đủ cho từng công việc.
🛠️ Giải pháp: Thu hút các thành viên trong nhóm tham gia vào quá trình cài đặt thời hạn. Sử dụng dữ liệu lịch sử và ước tính công việc để thiết lập dòng thời gian có thể đạt được.
Quá tải danh sách công việc
⚠️ Cố gắng đưa quá nhiều công việc vào một danh sách có thể khiến danh sách trở nên cồng kềnh và khó quản lý. Khi danh sách trở nên quá lộn xộn, bạn sẽ dễ bỏ sót các bước quan trọng hoặc mất dấu tiến độ.
🛠️ Giải pháp: Tập trung vào các kết quả chính để giới hạn số lượng công việc trong danh sách dự án. Thường xuyên xem xét và loại bỏ các công việc không còn phù hợp hoặc cần thiết. Cân nhắc sử dụng Chế độ xem Kanban của ClickUp để trực quan hóa các công việc và quản lý khối lượng công việc hiệu quả.
Bỏ qua các yếu tố phụ thuộc
⚠️ Khi các công việc có liên quan với nhau, việc bỏ qua các mối phụ thuộc này có thể dẫn đến sự chậm trễ, bỏ lỡ thời hạn và sự nhầm lẫn có thể tránh được.
🛠️ Giải pháp: Xác định và ghi chép các mối phụ thuộc giữa các công việc trong giai đoạn lập kế hoạch. Sử dụng các công cụ quản lý dự án cho phép theo dõi các mối phụ thuộc, chẳng hạn như biểu đồ Gantt hoặc sơ đồ quy trình công việc, để hình dung trình tự các công việc và đảm bảo các mối phụ thuộc được tính đến trong dòng thời gian.
Không cập nhật danh sách công việc thường xuyên
⚠️ Danh sách dự án chỉ có giá trị nếu được cập nhật thường xuyên. Bám vào danh sách lỗi thời sẽ dẫn đến hiệu quả công việc kém và bỏ lỡ thời hạn.
🛠️ Giải pháp: Lên lịch kiểm tra thường xuyên hoặc các cuộc họp ngắn để xem xét và cập nhật danh sách dự án. Sử dụng các cuộc họp này để thảo luận về tiến độ, phân công lại công việc nếu cần và điều chỉnh dựa trên sự thay đổi của các ưu tiên hoặc yêu cầu của dự án. Xây dựng văn hóa làm việc trong đó các thành viên trong nhóm cảm thấy có trách nhiệm giữ cho danh sách công việc luôn cập nhật.
Nâng cao khả năng quản lý dự án của bạn với ClickUp
Việc thành thạo quản lý danh sách dự án không chỉ là ghi chép công việc mà còn là tạo ra một hệ thống năng động để thúc đẩy kết quả. Từ cài đặt mục tiêu rõ ràng đến phân chia công việc, phân công trách nhiệm và tránh những sai lầm thường gặp, một danh sách dự án hiệu quả là nền tảng của quản lý dự án thành công.
Với ClickUp, việc quản lý danh sách dự án của bạn trở nên liền mạch và hiệu quả. Cho dù là sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, trực quan hóa tiến độ hay cho phép cộng tác thời gian thực, các tính năng mạnh mẽ của ClickUp giúp nhóm của bạn luôn đồng bộ, đáp ứng thời hạn và đạt được mục tiêu một cách dễ dàng.
Sẵn sàng thay đổi cách quản lý dự án của bạn? Đăng ký miễn phí trên ClickUp ngay hôm nay và xem danh sách dự án được tối ưu hóa có thể nâng năng suất của bạn lên một tầm cao mới như thế nào!