Trạng thái màu xanh lá cây của Microsoft Teams là tín hiệu cho tổ chức của bạn biết rằng: "Xin chào, tôi đang ở đây và sẵn sàng. " Biết khi nào bạn đang ở đó thông qua trạng thái hoạt động này giúp hợp tác và giao tiếp trở nên dễ dàng hơn.
Thật không may, ứng dụng sẽ tự động thay đổi trạng thái của bạn từ màu xanh lá cây (Có sẵn) thành màu vàng (Vắng mặt) trong một số điều kiện nhất định. Điều này xảy ra khi máy tính của bạn không hoạt động, khi màn hình khóa xuất hiện, khi máy tính chuyển sang chế độ ngủ hoặc khi MS Teams chạy ở chế độ nền.
Giữ trạng thái hoạt động trong giờ làm việc thường được coi là quy tắc ứng xử tốt trong Microsoft Teams tại hầu hết các tổ chức. Điều này cho thấy đồng nghiệp có thể liên hệ với bạn, đặc biệt là khi làm việc từ xa.
Hãy xem cách bạn có thể giữ trạng thái của nhóm ở màu xanh lá cây và hiển thị là đang hoạt động, ngay cả khi bạn chỉ vắng mặt một chút!
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Giải mã trạng thái Microsoft Teams: Trạng thái màu xanh lá cây cho biết trạng thái sẵn sàng, nhưng sẽ tự động thay đổi thành "Vắng mặt" nếu máy tính của bạn không hoạt động, màn hình khóa xuất hiện hoặc Teams chạy ở chế độ nền
- Giữ phép lịch sự: Đặt trạng thái Teams của bạn thành hoạt động được coi là phép lịch sự trong hầu hết các tổ chức để đảm bảo giao tiếp suôn sẻ
- Đặt trạng thái của bạn theo cách thủ công: Bạn có thể đặt trạng thái của mình thành "Có sẵn" trong ứng dụng để ngăn trạng thái chuyển sang "Vắng mặt". Việc này có thể được thực hiện trên cả máy tính và thiết bị di động
- Ngăn thiết bị chuyển sang chế độ ngủ: Bạn có thể điều chỉnh cài đặt nguồn của thiết bị để ngăn thiết bị chuyển sang chế độ ngủ, đảm bảo trạng thái của bạn vẫn hoạt động trong giờ nghỉ
- Sử dụng thông báo trạng thái: Thông báo trạng thái tùy chỉnh có thể thông báo cho đồng nghiệp về tình trạng sẵn sàng của bạn và xóa thông báo sau vài giờ
- Xem xét các lựa chọn thay thế : Nếu bạn cảm thấy khó chịu với những giới hạn của Teams, hãy thử ClickUp, một nền tảng tất cả trong một cho giao tiếp và hợp tác với các tính năng hỗ trợ AI
Hiểu từng cài đặt trạng thái trong Microsoft Teams
Trước khi thảo luận về cách giữ trạng thái Teams của bạn ở màu xanh lá cây, trước tiên hãy tìm hiểu ý nghĩa của từng tùy chọn trạng thái!
- Có sẵn: Bạn đang hoạt động và miễn phí. Trạng thái sẽ chuyển sang "Vắng mặt" khi máy tính của bạn bị khóa hoặc không hoạt động
- Bận: Bạn đang tập trung nhưng vẫn muốn nhận thông báo
- Trong cuộc họp hoặc Trong cuộc gọi: Tự động cài đặt khi bạn đang tham gia các hoạt động đó, trừ khi bật "Không làm phiền"
- Không làm phiền: Cần tập trung? Tính năng này sẽ chặn thông báo cho bạn
- Quay lại ngay: Dùng khi bạn rời khỏi máy tính trong một thời gian ngắn
- Hiển thị trạng thái vắng mặt: Bạn đang làm việc nhưng không trả lời ngay lập tức
- Hiển thị offline: Dùng khi bạn muốn ẩn trạng thái hiện diện nhưng vẫn nhận được tin nhắn
👀 Bạn có biết? Các đồng nghiệp của bạn có thể chọn nhận thông báo khi trạng thái Teams của bạn thay đổi. Tất cả những gì họ cần làm là vào trò chuyện để chọn hồ sơ của một cá nhân, nhấp chuột phải vào hồ sơ đó và chọn tùy chọn Thông báo khi có mặt.
Cách giữ trạng thái Teams ở màu xanh lục
Ngày làm việc của bạn không chỉ bao gồm trả lời tin nhắn trên Teams mà còn bao gồm chuyển đổi giữa các tab, trả lời cuộc gọi và nghỉ giải lao ngắn.
Thật không may, Microsoft coi bất kỳ thời gian ngắt kết nối với thiết bị của bạn lâu hơn 10 phút, hoặc thậm chí chạy Teams ở chế độ nền, là lý do để thay đổi trạng thái của bạn thành "Vắng mặt"
Nhiều người, bao gồm một người dùng Reddit, cảm thấy thất vọng với vấn đề trạng thái Microsoft Teams tạm thời. Người dùng này cho biết
Tôi hứa là tôi đang làm việc, đang xem video đào tạo hàng năm và không cần phải nhấp chuột lung tung. Nó cứ hiển thị tôi là đang vắng mặt. Điều này thật khó chịu vì tôi đang chờ một cuộc gọi.
Thật tiếc khi điều đó đã kết thúc.
Tôi hứa là tôi đang làm việc, đang xem video đào tạo hàng năm và không cần phải nhấp chuột lung tung. Nó cứ hiển thị tôi đang vắng mặt. Điều này thật khó chịu vì tôi đang chờ một cuộc gọi.
Thật tiếc khi điều đó đã kết thúc.
Đừng lo lắng. Chúng tôi có giải pháp cho bạn. Đã đến lúc tìm hiểu nhanh các thủ thuật của Microsoft Teams để đảm bảo bạn được hiển thị là Có sẵn trên ứng dụng:
1. Cài đặt trạng thái Teams thành Có sẵn trong ứng dụng theo cách thủ công
Nếu bạn đang thắc mắc, "Làm cách nào để giữ trạng thái Nhóm của tôi ở màu xanh lục", đây là cách bạn có thể đặt trạng thái của mình thành "Có sẵn" trong ứng dụng:
Dành cho máy tính MacBook của Apple/ PC Windows
- Mở ứng dụng Teams
- Chuyển đến góc trên bên phải của ứng dụng
- Tìm tên đầy đủ và chữ viết tắt của bạn tại đó (biểu tượng hồ sơ/hình đại diện của bạn)
- Nhấp vào nó để xem menu thả xuống với các trạng thái khác nhau
- Chọn tùy chọn trạng thái "Có sẵn" với chấm màu xanh lá cây
Để chọn trạng thái hoạt động trên ứng dụng Teams Android/iOS trên thiết bị di động:
- Mở ứng dụng Microsoft Teams
- Tìm biểu tượng hồ sơ của bạn ở góc trên bên trái
- Nhấp vào đó để mở cài đặt trạng thái Microsoft Teams của bạn
- Đặt trạng thái của bạn thành "Có sẵn" (biểu tượng trạng thái hoạt động màu xanh lá cây)
Bạn cũng có thể nhập trạng thái ưa thích của mình vào thanh tìm kiếm của MS Teams và thay đổi nhanh chóng.
- Mở ứng dụng Microsoft Teams
- Chuyển đến thanh tìm kiếm (trên cùng ở giữa)
- Nhập '/' (dấu gạch chéo) để hiển thị menu các lệnh khác nhau
- Chọn trạng thái của bạn từ menu
🧠 Thông tin thú vị: Nếu bạn đăng nhập vào Teams trên nhiều thiết bị, trạng thái của bạn sẽ được đồng bộ trên tất cả các thiết bị. Vì vậy, nếu bạn được đánh dấu là "Vắng mặt" trên máy tính, trạng thái này cũng sẽ được phản ánh trên ứng dụng di động của bạn.
2. Ngăn thiết bị của bạn chuyển sang chế độ ngủ
Kỹ thuật Pomodoro khuyên bạn nên nghỉ 5 phút sau mỗi 25 phút để giúp xây dựng mối quan hệ tốt hơn với công việc. Tất nhiên, nếu bạn lo lắng trạng thái Teams của mình chuyển sang "Vắng mặt", mối quan hệ này có thể xấu đi thay vì cải thiện!
Một cách nhanh chóng để giữ trạng thái Teams của bạn ở trạng thái hoạt động trong giờ nghỉ là cấu hình cài đặt nguồn của thiết bị để thiết bị không chuyển sang chế độ ngủ.
Đối với người dùng Windows:
- Mở Cài đặt từ menu Bắt đầu hoặc bằng cách sử dụng khóa Windows
- Truy cập vào Hệ thống > Nguồn & pin
- Trong tùy chọn Thời gian chờ của màn hình, chế độ ngủ và chế độ ngủ đông , chọn Không bao giờ hoặc chọn thời lượng dài nhất để giữ hệ thống của bạn luôn hoạt động
Đối với người dùng MacBook:
- Mở Cài đặt hệ thống qua biểu tượng Apple ở góc trên bên phải màn hình
- Nhấp vào tùy chọn "Khóa màn hình"
- Thay đổi cài đặt ngủ của thiết bị bằng cách điều chỉnh tùy chọn Tắt màn hình cho cả bộ chuyển đổi nguồn và tình trạng cắm nguồn đến thời lượng tối đa.
👀 Bạn có biết? Bạn có thể đặt thời lượng của một trạng thái cụ thể trong MS Teams. Giả sử bạn có một cuộc họp trực tiếp. Chọn tùy chọn Không làm phiền để trạng thái này kéo dài trong vài giờ. Đáng tiếc là, bạn đã đoán đúng, cách này không hiệu quả để đặt trạng thái Teams của bạn thành hoạt động.
3. Đặt thông báo trạng thái trong ứng dụng Microsoft Teams
Rất có thể các đồng nghiệp của bạn đã biết về những khó khăn trong việc duy trì hoạt động trên Teams. Bạn có thể làm phần việc của mình để cho họ biết về tình trạng sẵn sàng của bạn, bất kể trạng thái trên ứng dụng là gì.
- Mở ứng dụng Teams
- Nhấp vào biểu tượng hồ sơ của bạn ở góc trên bên phải
- Chuyển đến tùy chọn Đặt trạng thái tin nhắn
- Nhập tin nhắn để nhắc lại sự sẵn sàng của bạn
Còn một bước nữa để thực hiện phương pháp này một cách hoàn hảo.
Tốt nhất, bạn nên xóa thông báo trạng thái sau một số giờ nhất định để không bị hiển thị trạng thái Có sẵn vĩnh viễn!
- Chuyển đến tùy chọn Xóa thông báo trạng thái sau khi bên dưới hộp văn bản
- Mở menu thả xuống và chọn từ các tùy chọn như Không bao giờ, Hôm nay, 1 giờ, 4 giờ và Tuần này
- Lưu các thay đổi của bạn bằng cách nhấp vào Đã xong
Đọc thêm: 20 ứng dụng giao tiếp nhóm tốt nhất
👀 Bạn có biết? Vào năm 2017, Microsoft đã thông báo rằng Teams sẽ thay thế Skype for Business, đánh dấu sự chuyển đổi từ nền tảng nhắn tin sang công cụ giao tiếp cấp doanh nghiệp.
Đọc thêm: Ưu và nhược điểm của Microsoft Teams: Đây có phải là công cụ phù hợp cho nhóm của bạn?
Giới hạn khi sử dụng Teams
Microsoft Teams là một công cụ cực kỳ phổ biến với hơn 320 triệu người dùng hoạt động hàng tháng!
Tuy nhiên, nền tảng này cũng có những giới hạn nhất định có thể gây khó khăn cho việc giao tiếp trong nhóm.
- Tùy chỉnh giới hạn: Teams có các tùy chọn giới hạn để cá nhân hóa giao diện người dùng và thông báo, điều này có thể gây khó chịu cho những người dùng thích trải nghiệm được tùy chỉnh hơn
- Tích hợp phức tạp: Mặc dù tích hợp Microsoft Teams với bộ Microsoft 365 rất phổ biến, nhưng việc quản lý tệp trong ứng dụng có thể phức tạp, đặc biệt là khi xử lý số lượng lớn
- Giới hạn tìm kiếm: Người dùng có thể khó tìm thấy nội dung cụ thể trong các cuộc trò chuyện
- Chất lượng âm thanh/video: Mặc dù nhìn chung tốt, chất lượng âm thanh và video trong các cuộc gọi đôi khi có thể bị ảnh hưởng, đặc biệt là khi kết nối internet yếu
- Cài đặt thông báo không nhất quán: Nếu tùy chọn thông báo không được đồng bộ hóa đúng giữa các thiết bị, bạn có thể nhận được thông báo trên một thiết bị nhưng không nhận được trên các thiết bị khác
- Vấn đề khi tham gia cuộc họp: Ứng dụng khách Microsoft Teams mới đôi khi ngăn người dùng tham gia cuộc họp qua Outlook, thường yêu cầu khởi động lại thiết bị hoặc khởi động lại Teams để giải quyết vấn đề
Đọc thêm: 10 nền tảng họp ảo tốt nhất
Sử dụng ClickUp để hợp tác liền mạch
Microsoft Teams là một công cụ giao tiếp và phần mềm chia sẻ màn hình mạnh mẽ. Tuy nhiên, những giới hạn của nó, chẳng hạn như tích hợp cồng kềnh, vấn đề đồng bộ hóa và giới hạn kênh (200 kênh công khai và 30 kênh riêng tư), khiến nó không thể trở thành một nền tảng hợp tác nhóm hoàn hảo.
Đây là nơi ClickUp xuất hiện như một sự thay thế tốt hơn. Đây là ứng dụng tất cả trong một cho công việc, với trọng tâm là giao tiếp và hợp tác nhóm. Dưới đây là cách ứng dụng này có thể thay thế Teams một cách tuyệt vời:
1. Trò chuyện với nhóm của bạn
Việc liên tục chuyển đổi giữa ứng dụng quản lý công việc và ứng dụng giao tiếp là nguyên nhân dẫn đến thảm họa. Chưa kể, đó là một lỗ đen nơi các công việc có thể biến mất. ClickUp Chat giải quyết vấn đề này bằng cách hợp nhất trò chuyện và công việc vào một nền tảng duy nhất bằng AI. Nó giúp ghi nhớ bối cảnh và duy trì sự rõ ràng.
Mọi cuộc trò chuyện và chủ đề sẽ tự động liên kết đến các nhiệm vụ, tài liệu và dự án có liên quan. Bạn có thể quên một công việc, nhưng ClickUp Chat sẽ không quên!
Các lợi ích chính của ClickUp Chat cho hợp tác nhóm
- Chuyển tin nhắn thành công việc và phân công ngay lập tức — không cần chuyển đổi giữa các công cụ
- Tạo bản tóm tắt chủ đề do AI tạo để nhanh chóng cập nhật thông tin
- Cộng tác qua tin nhắn trực tiếp, chủ đề, kênh, cuộc gọi thoại và video
- Sử dụng @đề cập để gắn thẻ cá nhân, nhóm hoặc toàn bộ nhóm trong công việc, nhận xét và tài liệu
2. Hãy để AI làm việc cho bạn
Khoảng 75% nhân viên tri thức đã sử dụng AI trong công việc — một con số đang tăng lên với tốc độ chưa từng có. Và ClickUp Brain có thể giúp giảm bớt nỗ lực trong các công việc hàng ngày bằng cách tích hợp với không gian làm việc của bạn.
Hướng dẫn này kết hợp tự động hóa, quản lý kiến thức và các tính năng AI tiên tiến để quản lý quy trình công việc, giảm xích mích và thúc đẩy sự thống nhất trong nhóm.
Tại sao bạn nên sử dụng ClickUp Brain:
- Liên kết kiến thức từ các ứng dụng bên ngoài như Google Drive, GitHub và Salesforce
- Nhận câu trả lời chính xác theo ngữ cảnh ngay lập tức cho các câu hỏi về công việc, tài liệu và dự án
- Tạo nội dung chất lượng cao với tính năng kiểm tra chính tả tích hợp cho các công việc và tài liệu
- Tiết kiệm thêm 30% thời gian, cải thiện sự đồng bộ hóa và giảm chi phí công cụ lên đến 75%
3. Gán nhận xét cho nhóm của bạn từ một địa điểm
Hãy tưởng tượng bạn có một vị thần đèn tổ chức tất cả các bình luận liên quan đến công việc ở một nơi mà bạn không phải lo lắng về việc bỏ sót công việc.
Tên của tính năng này là ClickUp Assign Comments.
Tại sao nên sử dụng:
- Gán nhận xét trực tiếp cho các thành viên nhóm, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào
- Cho phép thành viên giải quyết hoặc chuyển giao bình luận trực tiếp trong giao diện
- Cung cấp cho nhóm của bạn sự linh hoạt để biến bất kỳ nhận xét nào thành nhắc nhở để quy trình làm việc hiệu quả hơn
📮ClickUp Insight: Hơn 60% thời gian của một nhóm được dành cho việc tìm kiếm bối cảnh, thông tin và các mục hành động.
Theo nghiên cứu của ClickUp, các nhóm mất nhiều thời gian quý báu để chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau. Để tránh gián đoạn giao tiếp, hãy tích hợp tính năng nhắn tin vào quy trình công việc của bạn bằng một nền tảng tập trung kết hợp quản lý dự án, hợp tác và giao tiếp. Hãy dùng thử ClickUp , ứng dụng làm việc toàn diện.
4. Tái định hình các cuộc họp với các công cụ tốt hơn
Không ai thích những cuộc thảo luận bị phân tâm trong công việc. Tuy nhiên, việc quản lý các cuộc họp với ClickUp giúp dễ dàng hơn trong việc hợp tác giữa các thành viên, cải thiện việc quản lý hội nghị video và giúp việc theo dõi trở nên dễ dàng hơn.
Hãy xem xét ClickUp cho:
- Ghi chú cuộc họp bằng các công cụ chỉnh sửa phong phú, sử dụng các tùy chọn định dạng văn bản để nhấn mạnh các điểm chính, đánh dấu các ưu tiên
- Chuyển đổi ghi chú cuộc họp hoặc thảo luận thành công việc và liên kết chúng với các dự án có liên quan để theo dõi
- Thêm danh sách kiểm tra tất cả các điểm thảo luận và đánh dấu các mục đã hoàn thành
- Định dạng văn bản, tạo công việc hoặc kích hoạt hành động trực tiếp trong ghi chú và tài liệu cuộc họp bằng các phím tắt đơn giản như "/task" hoặc "/checklist"
Trước khi có ClickUp, các cuộc họp và trao đổi email qua lại dẫn đến một lỗ hổng, nơi các mục bị bỏ qua và không được xử lý. Do đó, các công việc không được xem xét kịp thời và không ai biết quá trình phát triển sáng tạo đang diễn ra như thế nào. Giờ đây, mọi thành viên trong nhóm có thể thấy rõ thời hạn hoàn thành các mục hành động, trò chuyện và hợp tác trong các nhiệm vụ.
Trước khi có ClickUp, các cuộc họp và trao đổi email qua lại dẫn đến một lỗ hổng, nơi các mục bị bỏ qua và không được xử lý. Do đó, các công việc không được xem xét kịp thời và không ai biết quá trình phát triển sáng tạo đang diễn ra như thế nào. Giờ đây, mọi thành viên trong nhóm đều có thể thấy rõ thời hạn hoàn thành các mục hành động, trò chuyện và hợp tác trong các nhiệm vụ.
Cũng nên đọc: Cách tham gia cuộc họp hiệu quả
Giao tiếp tốt hơn với ClickUp
Teams là một công cụ giao tiếp tuyệt vời nếu bạn đang sử dụng hệ sinh thái Microsoft 365. Tuy nhiên, các vấn đề cơ bản như trạng thái không hoạt động có thể gây khó chịu cho các nhóm thích giữ mọi người cùng đồng bộ.
Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng giao tiếp mượt mà hơn mà không phải chuyển đổi tab, ClickUp có thể là câu trả lời.
Không giống như các nền tảng yêu cầu sử dụng nhiều công cụ khác nhau, ClickUp tập hợp mọi thứ — trò chuyện, nhiệm vụ và tài liệu — vào một không gian làm việc thống nhất. Thiết kế trực quan, không gian làm việc có thể tùy chỉnh và các công cụ hỗ trợ AI giúp các nhóm luôn tổ chức, hiệu quả và kết nối, bất kể kích thước hay địa điểm.
Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay để thấy giao tiếp trở nên tốt hơn!