Hãy tưởng tượng bạn đang giám sát việc xây dựng một cánh mới của bệnh viện — một dự án trị giá 5 triệu đô la kéo dài 18 tháng với nhiều nhà thầu phụ, hệ thống y tế phức tạp và các yêu cầu quy định nghiêm ngặt.
Khi bạn đảm nhận dự án xây dựng phức tạp này, bạn biết rằng cần có tài liệu toàn diện để theo dõi tất cả công việc cần hoàn thành. Điều này bao gồm nhân công, chi phí, hàng tồn kho, giấy phép và mọi chi tiết khác liên quan đến dự án trị giá hàng triệu đô la này, bao gồm nhiều nhà thầu và hàng trăm công việc.
Đó là lúc bảng giá trị (SOV) xuất hiện.
Trong blog này, chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm về lịch trình giá trị, tại sao nó quan trọng đối với các nhà quản lý dự án trong các dự án xây dựng, khi nào nên sử dụng và lợi ích của việc tạo ra một lịch trình giá trị.
Lịch trình giá trị là gì?
Lịch trình giá trị là một tài liệu toàn diện chia tổng giá trị hợp đồng của một dự án xây dựng thành các mục nhỏ hơn, dễ quản lý để chỉ ra mục hoặc công việc nào trong dự án có giá bao nhiêu
Nó được sử dụng bởi các nhà thầu, quản lý dự án và quản lý xây dựng để theo dõi và quản lý tài chính và số lượng công việc cần thiết để hoàn thành một dự án xây dựng.
Mỗi mục trong bảng giá trị đại diện cho một thành phần cụ thể của dự án, chẳng hạn như chuẩn bị mặt bằng, công việc nền móng hoặc lắp đặt hệ thống điện, cùng với chi phí liên quan. Bảng phân tích chi phí chi tiết này là điểm tham chiếu quan trọng cho chủ dự án trong suốt thời lượng của dự án.
Ví dụ, đối với một dự án dân dụng, bảng giá trị có thể trông như sau:
Tầm quan trọng của bảng giá trị
Bảng giá trị đóng vai trò quan trọng trong quản lý dự án xây dựng vì:
- Lịch trình giá trị giúp dự đoán và quản lý luồng tiền trong suốt chu kỳ của dự án. Bằng cách phân tích chi phí, các nhà quản lý dự án có thể dự đoán chi phí và lập kế hoạch tài chính phù hợp để đảm bảo luồng tiền ổn định
- Điều này cho phép người quản lý dự án theo dõi chặt chẽ tiến độ dự án. Khi công việc hoàn thành, bạn có thể dễ dàng so sánh tiến độ thực tế với giá trị dự kiến cho từng mục
- Bảng giá trị giúp quá trình thanh toán diễn ra suôn sẻ hơn. Thanh toán theo tiến độ thường dựa trên tỷ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành cho từng mục, giúp dễ dàng chuẩn bị và xác minh các yêu cầu thanh toán
- Bằng cách cung cấp bản phân tích chi tiết chi phí dự án, lịch trình giá trị giúp kiểm soát chi phí tốt hơn và xác định sớm bất kỳ sai lệch nào so với ngân sách dự án. Điều này giúp mọi người đi đúng hướng và tránh vượt quá ngân sách hoặc thời gian
Khi nào sử dụng bảng giá trị xây dựng
Mặc dù bảng giá trị có lợi cho hầu hết các dự án trong ngành xây dựng, nhưng nó đặc biệt quan trọng đối với:
Trường hợp sử dụng 1: Các dự án thương mại quy mô lớn với các giai đoạn phức tạp và nhiều nhà thầu phụ
Các dự án này có thể liên quan đến quy trình công việc phức tạp và nhiều mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau. Lịch trình giá trị giúp quản lý sự phức tạp bằng cách chia nhỏ dự án thành các thành phần có thể quản lý được.
Nó cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp giữa các nhà thầu phụ, đảm bảo rằng công việc và chi phí liên quan của mỗi bên được xác định rõ ràng và được theo dõi.
Trường hợp sử dụng 2: Các dự án cần theo dõi chặt chẽ luồng tiền mặt và tiến độ dự án
Đối với các dự án có ngân sách eo hẹp hoặc dòng thời gian chặt chẽ, lịch trình giá trị trở thành một công cụ vô giá cho người quản lý dự án.
Nó cho phép theo dõi chi phí so với số tiền ngân sách trong thời gian thực, giúp xác định sớm các khoản chi phí vượt dự toán tiềm ẩn. Ngoài ra, nó còn thúc đẩy việc báo cáo tiến độ chính xác, cho phép các nhà quản lý xây dựng tính toán giá trị thu được của một dự án.
Trường hợp sử dụng 3: Các dự án có thanh toán theo tiến độ hoặc thanh toán theo cột mốc
Trong các loại cấu trúc thanh toán này, bảng giá trị là cơ sở để xác định số tiền thanh toán. Nó cho phép bạn tính toán chính xác tỷ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành.
Cách tiếp cận này giúp duy trì luồng tiền mặt lành mạnh cho nhà thầu bằng cách đảm bảo thanh toán công bằng và kịp thời. Nó cũng giúp chủ dự án hiểu rõ cách phân bổ vốn trong suốt chu kỳ của dự án.
Trường hợp sử dụng 4: Công việc xây dựng mà chủ dự án hoặc bên cho vay yêu cầu phân tích chi phí chi tiết
Một số chủ dự án hoặc tổ chức tài chính yêu cầu sử dụng bảng giá trị để đảm bảo tính minh bạch và quản lý rủi ro.
Điều này cung cấp cho họ chế độ xem toàn diện về chi phí dự án, giúp họ đánh giá rủi ro tài chính, đưa ra quyết định sáng suốt và đảm bảo rằng các khoản tiền được sử dụng đúng mục đích.
Ghi chú: Ngay cả đối với các dự án nhỏ hơn, một bảng giá trị đơn giản cũng có thể giúp cung cấp thông tin chi tiết có giá trị, cải thiện quản lý dự án và đóng vai trò như một bản ghi để dự đoán tài chính và thời gian cần thiết cho các dự án tương tự trong tương lai.
Các thành phần chính của bảng giá trị
Một bảng giá trị được cấu trúc tốt thường bao gồm danh sách các nội dung sau:
- Thông tin kinh doanh: Tên nhà thầu, công ty, địa chỉ kinh doanh, số hợp đồng, tên dự án, v.v.
- Mục chi tiết: Phân tích chi tiết tất cả các yếu tố của dự án
- Mô tả: Giải thích rõ ràng về dự án và từng mục
- Giá trị theo lịch trình: Tổng ngân sách được phân bổ và cho từng mục
- Ứng dụng trước đây: Số tiền được thanh toán trong chu kỳ thanh toán cuối cùng
- Ứng dụng hiện tại: Số tiền được thanh toán trong chu kỳ hiện tại
- Vật liệu được lưu trữ: Giá trị của vật liệu được lưu trữ nhưng chưa được lắp đặt
- Tổng hoàn thành và lưu trữ: Tổng công việc đã hoàn thành và vật liệu được lưu trữ để sử dụng trong tương lai
- Tỷ lệ hoàn thành: Tỷ lệ công việc đã hoàn thành
- Số dư còn lại để thanh toán sau: Tổng số tiền còn lại sẽ được thanh toán sau
Tạo bảng giá trị
Xây dựng SOV không phải là điều gì quá phức tạp. Có thể mất một chút thời gian và thực hành để hoàn thiện, nhưng một khi bạn đã nắm vững, bạn có thể nhớ mọi thứ như lòng bàn tay.
Một SOV được lập tốt sẽ dễ đọc và dễ hiểu. Nó phải bao gồm tất cả các bước của dự án, tài chính và các bằng chứng khác, đồng thời phải có thể truy cập được bởi tất cả các bên liên quan để đảm bảo tính minh bạch.
Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi bạn bắt đầu dự án? Làm thế nào để đảm bảo bạn và nhóm của bạn luôn đi đúng hướng, biết việc cần làm và thời gian thực hiện, đồng thời tuân thủ thời hạn?
Sử dụng phần mềm quản lý dự án xây dựng vững chắc như ClickUp!
Cách tốt nhất để theo dõi một dự án xây dựng đang diễn ra là sử dụng phần mềm dự án. Mặc dù ClickUp nổi tiếng với các tính năng quản lý dự án, nhưng nó cũng hoạt động như một công cụ hiệu quả để tạo lịch trình giá trị. Hãy cùng khám phá cách thức hoạt động của nó.
Nền tảng Phần mềm Quản lý Dự án Xây dựng của ClickUp có thể giúp bạn đơn giản hóa quy trình làm việc, cải thiện sự hợp tác và hoàn thành dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
Hãy cùng xem qua các bước xây dựng một lịch trình giá trị toàn diện và cách ClickUp có thể giúp bạn:
Bước 1: Xem xét tất cả các tài liệu dự án
Bắt đầu bằng cách kiểm tra kỹ phạm vi dự án, lịch trình xây dựng, giấy phép và các tài liệu hợp đồng để xem mọi thứ đã sẵn sàng trước khi dự án bắt đầu.
Điều này sẽ giúp bạn xác định tất cả các thành phần chính của dự án và chuẩn bị chúng trước khi bắt đầu công việc.
ClickUp Docs có thể giúp bạn lập tài liệu dự án để lưu trữ tất cả thông tin, giấy phép, hợp đồng và hóa đơn ở một nơi. Bạn thậm chí có thể tạo tài liệu Lịch trình giá trị và lưu trữ dễ dàng.
Bước 2: Phân tích dự án
Chia toàn bộ dự án thành các phần hợp lý và dễ quản lý. Mỗi phần phải thể hiện công việc quan trọng hoặc giai đoạn quan trọng của dự án.
Ví dụ, bạn có thể có các bước khác nhau để thu thập nguyên liệu thô, chuẩn bị mặt bằng và cảnh quan, thêm móng và tường, xây gạch và đá, gia công kim loại, gia công gỗ, lắp đặt hệ thống sưởi, cửa ra vào, cửa sổ và phần cứng, v.v.
Sau đó, phân tích chi tiết hơn để kết hợp từng thành phần một cách chi tiết nhất có thể. Các dự án lớn hơn có thể yêu cầu phân tích chi tiết hơn, trong khi các dự án nhỏ hơn có thể sử dụng các danh mục rộng hơn.
Nhiệm vụ ClickUp có thể giúp bạn chia nhỏ dự án thành các công việc và công việc con nhỏ hơn, dễ theo dõi, đánh giá và hoàn thành hơn.
Sau khi tạo lịch trình giá trị và chia nhỏ từng bước của dự án xây dựng, chỉ cần thêm tất cả các thành phần và công việc vào nền tảng ClickUp và giao chúng cho người được chỉ định.
(ClickUp) rất tuyệt vời để quản lý công việc cho toàn bộ tổ chức. Ngoài ra, đối với các công việc lặp đi lặp lại, bạn có thể lên lịch xuất hiện. Rất dễ sử dụng và bạn có thể thêm các trường tùy chỉnh, một tính năng rất hữu ích. Tôi thích các chế độ xem khác nhau.
(ClickUp) rất tuyệt vời để quản lý công việc cho toàn bộ tổ chức. Ngoài ra, đối với các công việc lặp đi lặp lại, bạn có thể lên lịch xuất hiện. Rất dễ sử dụng và bạn có thể thêm các trường tùy chỉnh, một tính năng rất hữu ích. Tôi thích các chế độ xem khác nhau.
Ngoài ra, ClickUp còn cung cấp các mẫu miễn phí để sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả xây dựng.
Mẫu quản lý dự án xây dựng ClickUp
Mẫu Quản lý dự án xây dựng của ClickUp là mẫu cấp cao giúp các nhà quản lý xây dựng tổ chức và lập kế hoạch cho tất cả các giai đoạn và bước của sản phẩm. Cho dù đó là dự án xây dựng mới hay cải tạo, hãy theo dõi từng bước cho đến khi hoàn thành.
Mẫu này giúp bạn:
- Lập lịch các công việc định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng một cách dễ dàng chỉ trong một lần
- Loại bỏ mọi tính toán và báo cáo thủ công để tiết kiệm thời gian cho các công việc xây dựng thực tế
- Luôn nắm rõ ngân sách và nguồn lực của dự án để quản lý chi phí và hàng tồn kho một cách hiệu quả
Bước 3: Gán chi phí hoặc giá trị
Sau khi chia dự án thành các bước nhỏ hơn, phân bổ chi phí cho từng mục dựa trên giá thầu của nhà thầu phụ, chi phí vật liệu, ước tính nhân công và các yếu tố cần thiết khác. Đảm bảo tổng của tất cả các mục bằng tổng giá trị hợp đồng.
Bảng điều khiển ClickUp cho phép bạn cá nhân hóa bảng điều khiển dự án theo ý thích của mình. Hình dung tiến độ, tài chính, thời hạn và các điểm nghẽn của dự án chỉ trong nháy mắt.
Bảng điều khiển tùy chỉnh cho phép bạn xem tất cả các dự án xây dựng, trạng thái, công việc đã hoàn thành, công việc còn lại và hơn thế nữa.
Kết nối nhóm tài chính và kế toán của bạn trực tiếp trên nền tảng để mọi người cùng cập nhật thông tin. ClickUp Finance thông báo cho bạn khi đến hạn thanh toán và cho phép bạn thêm các công việc định kỳ vào bảng điều khiển để lặp lại các hóa đơn.
Sau khi thanh toán hóa đơn hàng tháng, bạn có thể đánh dấu nhiệm vụ đã hoàn thành. Một nhiệm vụ mới sẽ tự động được tạo cho tháng tiếp theo nếu đó là nhiệm vụ định kỳ. Bạn thậm chí có thể tích hợp với các công cụ tài chính và kế toán trên ClickUp để kết nối liền mạch các bên liên quan khác nhau của một dự án.
Mẫu quản lý tài chính ClickUp
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng Mẫu quản lý tài chính của ClickUp, một mẫu cấp trung bình để kế toán dự án tích hợp. Đây là công cụ trợ giúp tài chính tất cả trong một để theo dõi báo giá, hóa đơn, sản phẩm, dịch vụ, nhiệm vụ và bất kỳ dịch vụ nào khác mà bạn có thể có.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Theo dõi chặt chẽ ngân sách và chi phí của bạn để không vượt quá giới hạn dự án
- Xác định các vị trí có thể tiết kiệm chi phí
- Phân tích hiệu quả tài chính bằng các công cụ phân tích trực quan sau khi dự án kết thúc để lập kế hoạch cho các dự án trong tương lai
- Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu với khả năng hiển thị tài chính được cải thiện
Bước 4: Phù hợp với lịch trình dự án
Đảm bảo rằng lịch trình giá trị phù hợp với dòng thời gian và lịch trình của dự án. Sự phù hợp này sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ dự án một cách chính xác.
Trường Tùy chỉnh ClickUp có thể được tạo để quản lý các phần di chuyển của dự án. Mỗi dự án là duy nhất, vậy tại sao phần mềm quản lý dự án của bạn lại cung cấp bảng điều khiển đơn điệu như nhau?
Thêm thông tin liên hệ của khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, loại nhà, giai đoạn dự án và thời hạn, đồng thời tùy chỉnh menu thả xuống bằng Trường Tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu riêng của từng dự án.
Bước 5: Xem xét và điều chỉnh
Xem lại bảng giá trị với các bên liên quan chính, bao gồm chủ dự án và nhà thầu chính, và xem liệu bạn có bỏ sót điều gì không. Thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo tất cả các bên đều thống nhất với nhau.
Dựa trên thông tin thu thập được, tạo báo cáo chi tiết về tóm tắt dự án, tài chính và tiến độ của bạn. Không cần tính toán báo cáo thủ công hoặc sử dụng phần mềm báo cáo xây dựng riêng biệt. Bạn cũng có thể chia sẻ báo cáo tự động với các bên liên quan chính trong vài phút trong khi tập trung hoàn thành dự án đúng thời hạn.
Cũng nên đọc: 10 mẫu ngân sách xây dựng miễn phí để sử dụng
Lợi ích của việc tạo bảng giá trị
Bảng giá trị là một tài liệu quan trọng trong quản lý dự án xây dựng. Nó có thể là nguồn thông tin duy nhất cho tất cả các bên liên quan đến dự án xây dựng.
Điều này giúp xây dựng mối quan hệ tin cậy hơn giữa nhà thầu và khách hàng vì mọi công việc, chi phí và hàng tồn kho đã được ghi chép và phê duyệt từ ngày đầu tiên.
Ngoài ra, đây là những lợi ích chính của việc có SOV cho tất cả các dự án xây dựng của bạn.
- Cải thiện quản lý luồng tiền: Chia dự án thành các công việc và thành phần nhỏ hơn, có thể lập hóa đơn để nhà thầu có thể duy trì luồng tiền ổn định trong suốt thời lượng dự án, giảm áp lực tài chính
- Tăng cường theo dõi tiến độ: Dùng làm lộ trình cho các nhà quản lý dự án theo dõi chính xác tiến độ của từng lĩnh vực trong dự án và xác định sớm bất kỳ sự chậm trễ hoặc vấn đề tiềm ẩn nào
- Quy trình thanh toán được hợp lý hóa: Làm cho quy trình thanh toán trở nên đơn giản hơn và ít xảy ra tranh chấp hơn với bản phân tích chi tiết về công việc đã hoàn thành và vật liệu được lưu trữ
- Kiểm soát chi phí tốt hơn: Giúp hình dung chi phí thực tế so với giá trị theo lịch trình để nhanh chóng xác định và giải quyết trước bất kỳ chi phí vượt dự toán hoặc chi phí phát sinh bất ngờ nào
- Cải thiện giao tiếp: Trở thành điểm tham chiếu chung cho tất cả các bên liên quan đến dự án, tạo điều kiện giao tiếp rõ ràng hơn về trạng thái, chi phí và tiến độ dự án
Xây dựng lịch trình giá trị của bạn với ClickUp
Bảng giá trị là một tài liệu quan trọng đối với các nhà quản lý dự án, kiểm soát viên tài chính và chủ sở hữu giám sát các dự án xây dựng thuộc mọi loại hình.
Lịch trình giá trị đảm bảo tất cả các dự án luôn đi đúng hướng về mặt tài chính và thời gian bằng cách cung cấp bảng phân tích chi phí chi tiết, theo dõi tiến độ chính xác và hợp lý hóa quy trình thanh toán.
Cho dù bạn đang xử lý các dự án thương mại quy mô lớn hay các công việc xây dựng nhỏ hơn, việc thành thạo việc sử dụng lịch trình giá trị sẽ nâng cao kỹ năng quản lý dự án của bạn và đóng góp đáng kể vào sự thành công của dự án.
Và điều gì có thể làm cho nó trở nên tốt hơn nữa? Sử dụng phần mềm quản lý dự án phù hợp, chẳng hạn như ClickUp, để nâng cao khả năng giám sát dự án, tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, duy trì dòng tiền ổn định và cuối cùng là hoàn thành các dự án xây dựng thành công.
Đăng ký ClickUp để dùng thử miễn phí ngay hôm nay!