Cách tạo cấu trúc phân tích nguồn lực

Anthony Bourdain, đầu bếp nổi tiếng và tác giả, đã điều hành các nhà bếp của mình bằng hệ thống đội ngũ. Ông chia nhà bếp thành các trạm chuyên trách các thành phần của bữa ăn. Mỗi trạm có các đầu bếp phó, đầu bếp và trợ lý, với nguyên liệu, dụng cụ và không gian làm việc riêng.

Với cấu trúc này, ông cho biết: “Rất nhiều công việc trong một nhà bếp lớn và bận rộn có thể được quản lý và điều phối bởi một người duy nhất — đầu bếp — ngay cả trong giờ cao điểm của bữa tối.”

Trong thế giới kinh doanh, một hệ thống phân cấp như vậy được gọi là cấu trúc phân tích nguồn lực. Bạn thắc mắc đó là gì? Hãy cùng tìm hiểu.

Hiểu về Cấu trúc Phân chia Nguồn lực

Cấu trúc phân chia nguồn lực (RBS) là danh sách tất cả các nguồn lực cần thiết để hoàn thành một dự án, được phân cấp theo thứ bậc. Các nguồn lực này có thể là nguồn lực con người, vật chất, tài chính, thông tin và thậm chí là nguồn lực thời gian.

Đây là một công cụ quản lý nguồn lực, thường được tổ chức theo nhiều cấp độ, với mục tiêu dự án ở cấp cao nhất và các danh mục nguồn lực khác nhau phân nhánh ở mỗi giai đoạn. Nó bao gồm tất cả các nguồn lực tốn chi phí, ngoại trừ chính số tiền đó.

Điều quan trọng nhất là RBS không phải là một thực thể độc lập. Nó hoạt động chặt chẽ với các hoạt động lập kế hoạch dự án khác, chẳng hạn như cấu trúc phân chia công việc, cấu trúc phân chia rủi ro, v.v. Dưới đây là cách thực hiện.

Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là tài liệu phân chia công việc thành các công việc nhỏ, dễ quản lý. Một RBS tốt sẽ tương ứng với tài liệu này, nêu rõ các nguồn lực cần thiết ở từng giai đoạn.

Ví dụ, nếu một dự án phát triển phần mềm được chia thành giai đoạn sản phẩm khả thi tối thiểu (MVP), các giai đoạn 1, 2, v.v., RBS sẽ liệt kê các nguồn lực cần thiết ở mỗi giai đoạn. Trong giai đoạn MVP, bạn có thể cần:

Sau khi MVP hoàn thành và sản phẩm đã chính thức ra mắt, bạn có thể cần thêm các nguồn lực, chẳng hạn như:

Một khía cạnh khác mà RBS liên kết với là cấu trúc phân tích rủi ro. Ở mỗi giai đoạn công việc, đều có những rủi ro tiềm ẩn. Một số công cụ phần mềm ERP kết nối RBS, WBS và cấu trúc phân tích rủi ro để cung cấp chế độ xem toàn diện.

Ví dụ, ở giai đoạn MVP, có thể xảy ra các vấn đề về hiệu suất. Nếu có nhiều thành viên trong nhóm tham gia phát triển MVP, bạn có thể phải đối mặt với các rủi ro bảo mật. Nếu bạn đang thu thập thông tin người dùng, bạn có thể gặp phải các rủi ro về bảo mật dữ liệu.

Cấu trúc phân chia nguồn lực bao gồm các thành phần cần thiết để giảm thiểu những rủi ro này ở mỗi giai đoạn. Trong giai đoạn MVP, RBS có thể sẽ bao gồm các nguồn lực bổ sung cho hạ tầng đám mây. Khi dự án đạt được sự quan tâm đáng kể, RBS có thể bổ sung các kỹ sư bảo mật hoặc chuyên gia tư vấn vào danh sách công việc.

Sau khi đã trình bày những kiến thức cơ bản về cấu trúc phân chia nguồn lực, hãy cùng tìm hiểu cách áp dụng nó trong quản lý dự án.

Vai trò và tầm quan trọng của RBS trong quản lý dự án

Cấu trúc phân chia nguồn lực là một trong nhiều khung làm việc mà các nhà quản lý dự án sử dụng cho việc lập kế hoạch và triển khai. Nó đóng vai trò quan trọng trong suốt vòng đời dự án. Dưới đây là cách thức hoạt động của nó.

Phân bổ nguồn lực

Khi bạn biết rõ những nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án, bạn có thể tuyển dụng, đào tạo và phân bổ đúng người vào đúng thời điểm. RBS đóng vai trò như một bản đồ hướng dẫn cho việc phân bổ nguồn lực trong suốt quá trình thực hiện dự án.

Ví dụ, nếu RBS chỉ ra rằng sprint thứ ba cần thêm các nhà phát triển, người quản lý dự án có thể tìm cách tuyển dụng/đào tạo nhân sự từ sớm.

Lập lịch

Mặc dù việc lập lịch trình bị ảnh hưởng nhiều hơn bởi cấu trúc phân chia công việc (WBS) so với RBS, nhưng RBS vẫn đóng vai trò quan trọng. Bằng cách xem xét cả WBS và RBS cùng nhau, các nhà quản lý dự án có thể lập lịch trình công việc dựa trên sự sẵn có của nguồn lực.

Ví dụ: nếu bạn chỉ có một nhà phát triển Scala, người này đang bận rộn với một dự án khác khi bạn cần họ, bạn có thể sử dụng RBS để điều chỉnh công việc dựa trên thời gian rảnh của họ thay vì phải tuyển thêm nhân sự.

Phân phối khối lượng công việc

Cấu trúc phân chia nguồn lực xác định trước những gì dự án cần: bao nhiêu người, trong bao lâu, trong kỳ nào, v.v. Nếu giai đoạn phát triển cần tối đa nguồn lực, bạn sẽ có thể tuyển dụng/đào tạo thêm nhân sự và phân phối khối lượng công việc một cách đồng đều.

Quản lý rủi ro

Về bản chất, cấu trúc phân chia nguồn lực là một dự báo. Nó xác định các nhu cầu trong tương lai dựa trên các yêu cầu hiện tại. Điều này giúp giảm thiểu một số rủi ro trong quản lý dự án, chẳng hạn như:

Một RBS tốt sẽ dự đoán được những tình huống này và giúp lập kế hoạch dự phòng trong trường hợp chúng xảy ra.

Phân tích đường dẫn quan trọng

Phương pháp đường dẫn quan trọng là một kỹ thuật quản lý dự án giúp xác định chuỗi các công việc phụ thuộc dài nhất để tính toán thời lượng thực hiện dự án tối thiểu. RBS cũng thực hiện chức năng tương tự để xác định lượng tài nguyên tối thiểu cần thiết.

Để tối ưu hóa lịch trình dự án, phân phối khối lượng công việc, quản lý rủi ro và nhiều khía cạnh khác, bạn cần có một cấu trúc phân chia nguồn lực vững chắc. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để tạo ra cấu trúc này.

Tạo/lập cấu trúc phân tích nguồn lực

RBS là danh sách các nguồn lực cần thiết để hoàn thành một dự án. Nghe có vẻ đơn giản, phải không? Tuy nhiên, nó có thể rất phức tạp tùy thuộc vào bản chất của dự án của bạn. Để đảm bảo tính toàn diện, hãy thử các bước sau đây, được hỗ trợ một cách linh hoạt bởi Phần mềm Quản lý Nguồn lực của ClickUp.

1. Xác định các sản phẩm đầu ra của dự án

Bắt đầu bằng cách xác định rõ ràng mục tiêu của dự án và các sản phẩm đầu ra tương ứng. Nếu mục tiêu của bạn là cung cấp một sản phẩm tối thiểu khả thi (MVP) với x tính năng trước một thời hạn nhất định, hãy lập bản đồ các công việc và công việc con mà bạn cần hoàn thành. Nếu đã có sẵn một cấu trúc phân chia công việc (WBS), hãy sử dụng nó.

Nếu chưa, hãy xác định phạm vi dự án. Tập hợp tất cả các bên liên quan chính của dự án lại để thảo luận về kỳ vọng và các sản phẩm đầu ra.

Để bắt đầu nhanh chóng, hãy thử Mẫu bảng trắng phạm vi dự án của ClickUp. Sử dụng mẫu này để thu thập thông tin về các hoạt động, công việc và thời hạn từ các bên liên quan khác nhau. Tóm tắt thông tin và sắp xếp chúng một cách trực quan để tham khảo sau này.

Tải xuống mẫu này

2. Xác định các loại tài nguyên

Bắt đầu bằng cách xác định các danh mục tài nguyên chính sẽ tạo thành các nhánh cấp cao nhất của RBS. Đó có thể là:

Hãy nhớ rằng RBS là một cấu trúc phân cấp. Do đó, hãy chia các nguồn lực thành các thành phần cụ thể dưới mỗi danh mục nguồn lực chính. Ví dụ, nguồn nhân lực sẽ được phân chia chi tiết hơn thành:

Nếu dự án đủ lớn, bạn có thể đi sâu hơn nữa. Ví dụ, bạn có thể có một trưởng nhóm UX quản lý một nhóm UX bao gồm nhà thiết kế giao diện người dùng, nhà thiết kế hoạt hình, nhà thiết kế thương hiệu, v.v.

Tải xuống mẫu này

Nếu bạn là người mới bắt đầu trong lĩnh vực lập kế hoạch nguồn lực, chúng tôi có giải pháp phù hợp dành cho bạn. Hãy thử Mẫu Lập Kế Hoạch Nguồn Lực ClickUp để trực quan hóa các công việc và nguồn lực tại một nơi duy nhất. Bạn cũng có thể theo dõi thời gian làm việc, quản lý nhà thầu phụ và giám sát quy trình làm việc của nhóm với mẫu này.

3. Bao gồm chi tiết về nguồn lực

Đi vào chi tiết cụ thể. Sử dụng WBS hoặc tài liệu phạm vi dự án để xác định rõ ai sẽ làm việc gì. Đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ điều gì.

Một số thông tin thường được yêu cầu nhất bao gồm kỹ năng, kinh nghiệm, mức lương, thời gian sẵn sàng, v.v. Ví dụ:

Ngoài ra, hãy đảm bảo bạn có đủ nhân sự. Xác định số lượng chuyên viên phân tích kinh doanh, lập trình viên hoặc kiểm thử viên cần thiết và ghi chép lại điều đó.

4. Xác định những người phù hợp cho vai trò này

Lúc này, bạn đã sẵn sàng chuyển từ kế hoạch lý thuyết sang xây dựng các tình huống thực tế. Đối với mỗi vai trò, hãy chọn nhân viên phù hợp dựa trên sự sẵn sàng của họ.

Chế độ xem Khối lượng công việc (Workload View) của ClickUp là một cách tuyệt vời để theo dõi tình trạng sẵn sàng của tất cả thành viên trong nhóm tại một nơi duy nhất. Trong chế độ xem này, bạn cũng có thể xem ai đang làm việc gì. Vì vậy, nếu bạn cần một nguồn lực đã được phân công cho công việc khác, bạn có thể liên hệ với người quản lý dự án để yêu cầu điều chỉnh phân công hoặc chia sẻ công việc đó.

Nếu bạn muốn có một cấu trúc chi tiết hơn, hãy thử Mẫu Khối lượng công việc Nhân viên của ClickUp. Mẫu nâng cao này hỗ trợ lập kế hoạch sức chứa, trực quan hóa công việc, so sánh ước lượng thời gian với thực tế và nhiều tính năng khác.

Quản lý khối lượng công việc trở nên dễ dàng với Mẫu khối lượng công việc nhân viên của ClickUp.

5. Kết nối các điểm

Một cấu trúc phân chia nguồn lực tốt không chỉ là một danh sách. Đó là chế độ xem về cách tất cả các nguồn lực tương tác với nhau để hoàn thành dự án. Như chúng ta đã thấy trước đó, quá trình này diễn ra theo cấu trúc phân cấp và hỗ trợ việc cân bằng nguồn lực.

Vì vậy, hãy sắp xếp các nguồn lực theo thứ tự phân cấp, với các danh mục chung nhất ở trên cùng và các danh mục con cụ thể hơn khi đi xuống cấu trúc. Một ví dụ về cấu trúc phân tích nguồn lực có thể là:

6. Thiết lập dự án

Thiết lập dự án trên một công cụ quản lý tài nguyên như ClickUp để giải quyết mọi vấn đề. Sử dụng nhiệm vụ ClickUp để công bố cấu trúc phân chia công việc một cách có tổ chức. Sau đó, thêm tài nguyên vào từng nhiệm vụ, đặt ngày đáo hạn và thêm mô tả. Bạn cũng có thể đính kèm tệp đính kèm hoặc liên kết đến các tệp bên ngoài nếu cần.

Đừng đi lại từ đầu. Hãy sử dụng Mẫu Phân bổ Tài nguyên ClickUp để theo dõi tất cả vật liệu và nhân lực cần thiết cho dự án của bạn. Ghi chú chi tiết về từng tài nguyên, quản lý tính sẵn sàng của chúng, trực quan hóa cấu trúc nhóm và nhiều hơn nữa với mẫu cấp trung cấp này.

Tải xuống mẫu này

Bây giờ, hãy chia sẻ RBS và kế hoạch thiết lập dự án với các bên liên quan, bao gồm khách hàng, nhà tài trợ, trưởng nhóm và các thành viên trong nhóm. Mời họ chỉ ra bất kỳ sự chênh lệch nào trong dự báo.

Sử dụng chế độ xem Xem dạng danh sách (List view) của ClickUp để xem tất cả các công việc và nguồn lực liên quan. Chế độ xem Bảng (Board view) của ClickUp rất hữu ích để tổ chức công việc theo các giai đoạn khác nhau. Ngoài ra, chế độ xem Biểu đồ Gantt (Gantt Chart view) của ClickUp giúp trực quan hóa các mối quan hệ phụ thuộc và dòng thời gian.

Nếu điều đó nghe có vẻ đơn giản, thì đúng là vậy. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng đơn giản không phải lúc nào cũng có nghĩa là dễ dàng. Trong quá trình xây dựng cấu trúc phân bổ nguồn lực, bạn có thể gặp phải những thách thức.

Dưới đây là một số thách thức mà các nhà quản lý dự án thường gặp phải và các bước để vượt qua chúng.

Những thách thức và giải pháp trong việc triển khai RBS

Dự án có thể trở nên phức tạp, phạm vi dự án có thể bị mở rộng, và các mục tiêu mà bạn đã đặt ra cho dự án có thể thay đổi. Hãy cùng xem việc cần làm trong những trường hợp như vậy.

1. Xác định nguồn lực không đầy đủ

Một trong những thách thức lớn nhất mà các nhà quản lý dự án phải đối mặt là không xác định chính xác các nguồn lực cần thiết. Điều này có thể do thiếu sự hiển thị về dự án, phạm vi công việc được xác định sai lệch, hoặc đánh giá thấp những gì cần thiết.

Dù sao đi nữa, nếu RBS của bạn không bao gồm tất cả các nguồn lực cần thiết, bạn có thể gặp rủi ro về việc vượt ngân sách và chậm trễ. Để tránh điều này:

2. Yêu cầu dự án thay đổi

Bản chất của các dự án Agile là khả năng thích ứng với sự thay đổi. RBS mà bạn tạo ra ở giai đoạn đầu dự án có thể trở nên không còn phù hợp sau một vài đợt sprint. Mặc dù điều này gây bất tiện cho việc quản lý nguồn lực, nhưng nó là điều không thể tránh khỏi.

Để thích ứng với điều này:

Nếu bạn đang sử dụng một công cụ như ClickUp Docs cho việc này, bạn có thể đánh dấu các thay đổi và chia sẻ chúng với các bên liên quan, cho phép họ chỉnh sửa cùng nhau hoặc để lại phản hồi dưới dạng bình luận. Ví dụ, bạn có thể hiển thị các thay đổi về chi phí dự án để người tài trợ dự án hoặc trưởng bộ phận tài chính có thể phê duyệt.

3. Thiếu sự ủng hộ từ các bên liên quan

Các nhà quản lý dự án mới vào nghề có thể mắc sai lầm khi lập cấu trúc phân bổ nguồn lực mà không tham khảo ý kiến của người khác. Dù có ý định tốt, việc làm việc theo kiểu "cô lập" có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt nguồn lực sau này.

Ví dụ, một quản lý dự án có thể cho rằng chỉ cần một nhà thiết kế giao diện người dùng (UI) là đủ. Tuy nhiên, trưởng nhóm trải nghiệm người dùng (UX) có thể không có nhà thiết kế UI nào thành thạo về các hiệu ứng động nhỏ (micro-animations), điều này có nghĩa là họ hiện cần hai người.

Để tránh điều này, hãy đảm bảo sự đồng thuận của các bên liên quan ở mọi cấp độ. Khuyến khích tất cả các bên liên quan xem xét RBS và đồng ý với nó để đảm bảo việc sử dụng nguồn lực tối ưu.

4. Các thành viên trong nhóm cảm thấy bối rối

Cấu trúc phân chia nguồn lực cũng đóng vai trò xác định cấu trúc quản lý dự án. Điều này bao gồm việc ai báo cáo cho ai, ai kiểm tra công việc của ai, v.v.

Nếu thiếu một hệ thống phân cấp rõ ràng và sự công nhận tích cực, việc quản lý nhóm có thể trở nên hỗn loạn. Ví dụ, bạn có thể đã đưa nhà phát triển front-end vào hệ thống phân cấp UX, trong khi nhân viên đó lại nghĩ rằng họ báo cáo trực tiếp cho trưởng bộ phận phát triển.

Hãy ngăn chặn những tình huống này bằng sự minh bạch. Công bố cấu trúc phân tích nguồn lực và mời mọi thành viên trong nhóm xem qua. Giữ cho cấu trúc này rõ ràng và trực quan để mọi người dễ hiểu. Mở rộng các kênh giao tiếp, phòng trường hợp ai đó có thắc mắc hoặc phản hồi.

Cấu trúc dự án của bạn và nâng tầm với ClickUp

Các dự án phần mềm Agile ngày nay ưu tiên tính tự chủ và tự quản lý, điều này có nghĩa là hệ thống tổ chức công việc theo kiểu "đội ngũ" của Bourdain có thể trở nên phản tác dụng. Tuy nhiên, vẫn có một bài học sâu sắc và cơ bản hơn cần học hỏi.

Chương trình "Bourdain’s Kitchen" cho thấy rằng để triển khai dự án một cách hiệu quả, nhất quán và trong những tình huống áp lực cao, bạn cần có một bản phân công rõ ràng về ai chịu trách nhiệm cho việc gì và công việc được chuyển giao như thế nào từ bước này sang bước khác — hay còn gọi là cấu trúc phân chia nguồn lực.

Một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ như ClickUp có thể tích hợp cấu trúc phân chia nguồn lực vào quy trình kế hoạch của bạn. Thay vì phải tạo thêm một Tài liệu Google hay bảng tính, bạn có thể sử dụng ClickUp để lưu trữ tất cả tài liệu liên quan đến dự án tại một nơi duy nhất.

Hơn thế nữa? Bạn có thể chia sẻ, chỉnh sửa và hợp tác với các bên liên quan ngay trên nền tảng này. Bạn cũng có thể tạo mẫu cấu trúc phân tích nguồn lực tùy chỉnh của riêng mình để sử dụng trong tương lai.

Tối ưu hóa không gian làm việc dự án của bạn. Hãy dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.