Cách tạo cấu trúc phân chia tài nguyên

Anthony Bourdain, đầu bếp nổi tiếng và tác giả, điều hành bếp của mình bằng hệ thống đội ngũ. Ông chia bếp thành các trạm để chế biến các thành phần của bữa ăn. Mỗi trạm có các đầu bếp phụ, đầu bếp và trợ lý, với nguyên liệu, dụng cụ và không gian làm việc riêng.

Với cấu trúc này, ông nói, "rất nhiều công việc trong một nhà bếp lớn và bận rộn có thể được quản lý và điều phối bởi một người duy nhất, đó là đầu bếp, ngay cả trong giờ cao điểm của bữa tối"

Trong thế giới kinh doanh, phân cấp như vậy được gọi là cấu trúc phân tích nguồn lực. Bạn thắc mắc đó là gì? Hãy cùng tìm hiểu.

Hiểu về Cấu trúc Phân tích Tài nguyên

Cấu trúc phân tích nguồn lực (RBS) là danh sách tất cả các nguồn lực cần thiết để hoàn thành một dự án được tổ chức theo phân cấp. Các nguồn lực này có thể là nguồn lực con người, vật chất, tài chính, thông tin và thậm chí là thời gian.

Đây là một công cụ quản lý tài nguyên, thường được tổ chức theo nhiều cấp độ, với mục tiêu dự án ở cấp cao nhất và các loại tài nguyên khác nhau phân nhánh ở mỗi giai đoạn. Nó bao gồm tất cả các tài nguyên có giá trị tiền bạc, không bao gồm tiền thực tế.

Quan trọng nhất, RBS không phải là một hòn đảo. Nó hoạt động chặt chẽ với các hoạt động lập kế hoạch dự án khác nhau, chẳng hạn như cấu trúc phân tích công việc, cấu trúc phân tích rủi ro, v.v. Dưới đây là cách thực hiện.

Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là tài liệu phân chia công việc thành các công việc nhỏ, dễ quản lý. Một RBS tốt sẽ tương ứng với tài liệu này, nêu rõ các nguồn lực cần thiết cho từng giai đoạn.

Ví dụ: nếu một dự án phát triển phần mềm được chia thành các giai đoạn sản phẩm tối thiểu khả thi (MVP), giai đoạn 1, 2, v.v., RBS sẽ liệt kê các tài nguyên cần thiết ở mỗi giai đoạn. Trong giai đoạn MVP, bạn có thể cần:

Khi MVP hoàn thành và sản phẩm đã ra mắt, bạn có thể cần thêm các nguồn lực bổ sung, chẳng hạn như:

Một khía cạnh khác mà RBS phù hợp là cấu trúc phân tích rủi ro. Ở mỗi giai đoạn công việc, đều có những rủi ro tiềm ẩn. Một số công cụ phần mềm ERP kết nối RBS, WBS và cấu trúc phân tích rủi ro để có chế độ xem hoàn chỉnh.

Ví dụ: ở giai đoạn MVP, có thể có các vấn đề về hiệu suất. Nếu có nhiều thành viên trong nhóm làm việc trên MVP, bạn có thể gặp rủi ro về bảo mật. Nếu bạn đang thu thập thông tin người dùng, bạn có thể gặp rủi ro về bảo mật dữ liệu.

Cấu trúc phân tích tài nguyên bao gồm các thành phần cần thiết để giảm thiểu những rủi ro này ở mỗi giai đoạn. Trong giai đoạn MVP, RBS có thể sẽ bao gồm các tài nguyên bổ sung cho cơ sở hạ tầng đám mây. Khi có sự phát triển đáng kể, RBS có thể thêm kỹ sư hoặc tư vấn bảo mật vào danh sách công việc.

Bây giờ chúng ta đã tìm hiểu những kiến thức cơ bản về cấu trúc phân tích nguồn lực, hãy xem cách sử dụng nó trong quản lý dự án.

Vai trò và tầm quan trọng của RBS trong quản lý dự án

Cấu trúc phân tích nguồn lực là một trong nhiều khung công tác mà các nhà quản lý dự án sử dụng để lập kế hoạch và thực thi. Nó đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ vòng đời dự án. Dưới đây là cách thực hiện.

Phân bổ tài nguyên

Khi bạn biết mình cần những nguồn lực nào để hoàn thành dự án, bạn có thể tuyển dụng, đào tạo và phân bổ những nguồn lực phù hợp vào đúng thời điểm. RBS đóng vai trò như một lộ trình cho việc phân bổ nguồn lực trong suốt dự án.

Ví dụ: nếu RBS nêu rõ rằng sprint thứ ba cần thêm nhà phát triển, người quản lý dự án có thể tìm cách tuyển dụng/đào tạo nhân lực trước.

Lập lịch

Mặc dù việc lập lịch trình bị ảnh hưởng nhiều hơn bởi cấu trúc phân chia công việc hơn là RBS, nhưng RBS vẫn đóng vai trò khóa. Bằng cách xem xét WBS và RBS cùng nhau, các nhà quản lý dự án có thể lập lịch trình công việc dựa trên tính sẵn có của tài nguyên.

Ví dụ: nếu bạn chỉ có một nhà phát triển Scala, người này đang bận với một dự án khác khi bạn cần, bạn có thể sử dụng RBS để sắp xếp lại công việc dựa trên thời gian rảnh của họ thay vì thuê thêm người.

Phân phối khối lượng công việc

Cấu trúc phân tích nguồn lực xác định trước những gì dự án cần: bao nhiêu người, trong bao lâu, trong kỳ nào, v.v. Nếu giai đoạn phát triển cần tối đa nguồn lực, bạn sẽ có thể tuyển dụng/đào tạo nhân tài bổ sung và phân phối khối lượng công việc một cách đồng đều.

Quản lý rủi ro

Về bản chất, cấu trúc phân tích nguồn lực là một dự báo. Nó nêu rõ các nhu cầu trong tương lai dựa trên các yêu cầu hiện tại. Điều này giúp giảm thiểu một số rủi ro trong quản lý dự án, chẳng hạn như:

Một RBS tốt sẽ dự đoán những tình huống bất ngờ này và giúp tạo ra các kế hoạch dự phòng trong trường hợp chúng xảy ra.

Phân tích đường dẫn quan trọng

Phương pháp đường dẫn quan trọng là một kỹ thuật quản lý dự án xác định chuỗi công việc phụ thuộc dài nhất để tính toán thời lượng dự án tối thiểu. RBS sẽ làm điều tương tự để xác định nguồn lực tối thiểu cần thiết.

Để tối ưu hóa lịch trình dự án, phân phối khối lượng công việc, quản lý rủi ro và hơn thế nữa, bạn cần một cấu trúc phân tích nguồn lực mạnh mẽ. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để tạo cấu trúc này.

Tạo/lập cấu trúc phân tích tài nguyên

RBS là danh sách các tài nguyên cần thiết để hoàn thành một dự án. Nghe có vẻ đơn giản, phải không? Tuy nhiên, nó có thể rất phức tạp tùy thuộc vào bản chất của dự án của bạn. Để đảm bảo tính toàn diện, hãy thử các bước sau đây, được hỗ trợ khéo léo bởi Phần mềm quản lý tài nguyên của ClickUp.

1. Xác định các kết quả dự án

Bắt đầu bằng cách xác định rõ mục tiêu của dự án và các kết quả cần đạt được. Nếu mục tiêu của bạn là cung cấp một MVP với x tính năng trong một thời hạn nhất định, hãy lập bản đồ các công việc và công việc phụ bạn cần hoàn thành. Nếu WBS đã có sẵn, hãy sử dụng nó.

Nếu chưa, hãy xác định phạm vi dự án. Tập hợp tất cả các bên liên quan quan trọng của dự án để thảo luận về kỳ vọng và kết quả mong đợi.

Để bắt đầu nhanh chóng, hãy thử Mẫu Bảng trắng Phạm vi Dự án của ClickUp. Sử dụng mẫu này để thu thập thông tin về các hoạt động, công việc và thời hạn từ các bên liên quan. Tóm tắt thông tin và sắp xếp trực quan để tham khảo sau này.

Tải xuống mẫu này

2. Xác định các loại tài nguyên

Bắt đầu bằng cách xác định các danh mục tài nguyên chính sẽ tạo thành các nhánh cấp cao nhất của RBS. Đây có thể là:

Hãy nhớ rằng RBS là một hệ thống phân cấp. Do đó, hãy chia tài nguyên thành các thành phần cụ thể dưới mỗi danh mục tài nguyên chính. Ví dụ, tài nguyên nhân lực sẽ được phân chia thành:

Nếu dự án đủ lớn, bạn có thể phân tích sâu hơn. Ví dụ: bạn có thể có một trưởng nhóm UX quản lý một nhóm UX bao gồm một nhà thiết kế UI, nhà thiết kế hoạt hình, nhà thiết kế thương hiệu, v.v.

Tải xuống mẫu này

Nếu bạn là người mới bắt đầu lập kế hoạch tài nguyên, chúng tôi có thứ phù hợp cho bạn. Hãy thử Mẫu lập kế hoạch tài nguyên ClickUp để trực quan hóa các công việc và tài nguyên ở một nơi. Bạn cũng có thể theo dõi giờ làm việc, quản lý các nhà thầu phụ và giám sát quy trình làm việc của nhóm bằng mẫu này.

3. Ba gồm chi tiết về tài nguyên

Đi vào chi tiết cụ thể. Sử dụng WBS hoặc tài liệu phạm vi dự án để đặt câu hỏi về việc ai sẽ làm việc gì. Đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ điều gì.

Một số thông tin cần thiết nhất là kỹ năng, kinh nghiệm, mức lương, tính sẵn sàng, v.v. Ví dụ

Ngoài ra, hãy đảm bảo bạn có đủ số lượng nhân sự. Biết bạn cần bao nhiêu nhà phân tích kinh doanh, nhà phát triển hoặc người kiểm tra và ghi chép lại.

4. Xác định người phù hợp cho vai trò

Tại thời điểm này, bạn đã sẵn sàng chuyển từ lập kế hoạch lý thuyết sang tạo ra các kịch bản thực tế. Đối với mỗi vai trò, hãy chọn nhân viên phù hợp dựa trên tính sẵn sàng của họ.

Chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp là một cách tuyệt vời để xem tình trạng sẵn sàng của tất cả các thành viên trong nhóm tại một nơi. Trong chế độ xem này, bạn cũng có thể xem ai đang làm việc gì. Vì vậy, nếu bạn cần một tài nguyên đã được phân công cho việc khác, bạn có thể nói với người quản lý dự án để họ phân công lại hoặc chia sẻ tài nguyên đó.

Nếu bạn thích cấu trúc chi tiết hơn, hãy thử Mẫu khối lượng công việc của nhân viên ClickUp. Mẫu cấp cao này giúp lập kế hoạch sức chứa, trực quan hóa công việc, so sánh ước lượng thời gian với thực tế và hơn thế nữa.

Quản lý khối lượng công việc của bạn trở nên dễ dàng với Mẫu khối lượng công việc của nhân viên ClickUp.

5. Kết nối các điểm

Một cấu trúc phân tích tài nguyên tốt không chỉ là một danh sách. Đó là chế độ xem cách tất cả các tài nguyên tương tác với nhau để hoàn thành dự án. Như chúng ta đã thấy trước đó, điều này diễn ra theo cách phân cấp và giúp cân bằng tài nguyên.

Vì vậy, hãy sắp xếp các nguồn lực theo thứ bậc, với các danh mục chung nhất ở trên cùng và các danh mục phụ cụ thể hơn ở dưới cùng của cấu trúc. Ví dụ về cấu trúc phân tích nguồn lực có thể như sau:

6. Thiết lập dự án

Thiết lập dự án trên một công cụ quản lý tài nguyên như ClickUp để giải quyết mọi vấn đề. Sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để công bố cấu trúc phân chia công việc một cách có tổ chức. Sau đó, thêm tài nguyên vào từng nhiệm vụ, đặt ngày đáo hạn và thêm mô tả. Bạn cũng có thể thêm tệp đính kèm hoặc liên kết đến tệp bên ngoài nếu cần.

Đừng tái phát minh bánh xe. Sử dụng Mẫu phân bổ tài nguyên ClickUp để theo dõi tất cả các tài liệu và nhân lực bạn cần cho dự án của mình. Ghi chú chi tiết về từng tài nguyên, quản lý tính sẵn có của chúng, trực quan hóa cấu trúc nhóm và hơn thế nữa với mẫu cấp trung cấp này.

Tải xuống mẫu này

Bây giờ, hãy chia sẻ RBS và thiết lập dự án với các bên liên quan, bao gồm khách hàng, nhà tài trợ, trưởng nhóm và thành viên nhóm. Mời họ chỉ ra bất kỳ sự khác biệt nào trong dự báo.

Sử dụng chế độ xem Danh sách công việc của ClickUp để xem tất cả các công việc và tài nguyên liên quan. Chế độ xem Bảng của ClickUp rất hữu ích để sắp xếp công việc theo các giai đoạn khác nhau. Ngoài ra, chế độ xem Biểu đồ Gantt của ClickUp giúp hình dung các mối phụ thuộc và dòng thời gian.

Nếu điều đó nghe có vẻ đơn giản, thì đúng là vậy. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng đơn giản không luôn đồng nghĩa với dễ dàng. Trong quá trình tạo cấu trúc phân chia tài nguyên, bạn có thể gặp phải những thách thức.

Dưới đây là một số thách thức mà các nhà quản lý dự án thường gặp phải và các bước để vượt qua chúng.

Thách thức và Giải pháp trong việc triển khai RBS

Các dự án có thể trở nên phức tạp, phạm vi dự án có thể bị mở rộng và các mục tiêu mà bạn đặt ra cho dự án có thể thay đổi. Hãy cùng xem việc cần làm trong những trường hợp như vậy.

1. Xác định tài nguyên không đầy đủ

Một trong những thách thức lớn nhất mà các nhà quản lý dự án phải đối mặt là không xác định chính xác các nguồn lực cần thiết. Điều này có thể do thiếu hiển thị dự án, phạm vi công việc sai lệch hoặc đánh giá thấp những gì cần thiết.

Dù bằng cách nào, nếu RBS của bạn không bao gồm tất cả các nguồn lực cần thiết, bạn có thể gặp rủi ro vượt ngân sách và chậm trễ. Để tránh điều này:

2. Yêu cầu dự án không ngừng phát triển

Các dự án Agile, về bản chất, có khả năng thích ứng với thay đổi. RBS mà bạn tạo ra ở đầu dự án có thể trở nên không phù hợp sau một vài sprint. Mặc dù điều này gây bất tiện cho việc quản lý tài nguyên, nhưng cũng không thể tránh khỏi.

Để áp dụng điều này:

Nếu bạn đang sử dụng một công cụ như ClickUp Docs cho việc này, bạn có thể đánh dấu những thay đổi và chia sẻ chúng với các bên liên quan, cho phép họ chỉnh sửa cùng nhau hoặc để lại phản hồi dưới dạng bình luận. Ví dụ: bạn có thể hiển thị những thay đổi trong chi phí dự án để nhà tài trợ dự án hoặc trưởng phòng tài chính có thể phê duyệt.

3. Thiếu sự ủng hộ từ các bên liên quan

Các nhà quản lý dự án mới vào nghề có thể mắc sai lầm khi tạo cấu trúc phân tích nguồn lực mà không tham khảo ý kiến của người khác. Mặc dù có ý định tốt, nhưng làm việc một mình có thể dẫn đến hạn chế về nguồn lực sau này.

Ví dụ: một quản lý dự án có thể cho rằng một nhà thiết kế giao diện người dùng là đủ. Tuy nhiên, trưởng nhóm UX có thể không có nhà thiết kế giao diện người dùng nào thành thạo về vi hoạt hình, điều đó có nghĩa là họ cần hai người.

Để tránh điều này, hãy thu hút sự tham gia của các bên liên quan ở mọi cấp độ. Khuyến khích tất cả các bên liên quan xem xét RBS và đồng ý để đảm bảo sử dụng tài nguyên một cách tối ưu.

4. Các thành viên trong nhóm bối rối

Cấu trúc phân tích nguồn lực cũng đóng vai trò xác định cấu trúc quản lý dự án. Điều này bao gồm ai báo cáo cho ai, ai đánh giá công việc của ai, v.v.

Nếu không có phân cấp rõ ràng và sự thừa nhận tích cực, việc quản lý nhóm có thể trở nên hỗn loạn. Ví dụ: bạn có thể đã thêm nhà phát triển front-end vào phân cấp UX, trong khi nguồn lực đó có thể nghĩ rằng họ báo cáo cho trưởng bộ phận phát triển.

Ngăn chặn những tình huống này bằng sự minh bạch. Công bố cấu trúc phân tích nguồn lực và mời mọi thành viên trong nhóm xem. Giữ cho cấu trúc rõ ràng và trực quan để mọi người dễ hiểu. Mở các kênh giao tiếp để mọi người có thể bày tỏ quan ngại hoặc phản hồi.

Cấu trúc dự án và nâng cấp với ClickUp

Các dự án phần mềm Agile ngày nay ưu tiên tính tự chủ và tự quản lý, điều này có nghĩa là hệ thống tổ chức công việc theo kiểu Bourdain có thể phản tác dụng. Tuy nhiên, có một bài học sâu sắc và cơ bản hơn cần học.

Bếp của Bourdain cho thấy rằng để thực hiện một dự án hiệu quả, nhất quán và trong những tình huống áp lực cao, bạn cần phân chia rõ ràng ai chịu trách nhiệm về việc gì và công việc chuyển từ bước này sang bước khác như thế nào, hay còn gọi là cấu trúc phân tích nguồn lực.

Một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ như ClickUp có thể tích hợp cấu trúc phân tích tài nguyên vào quy trình lập kế hoạch của bạn. Không cần tạo thêm Tài liệu Google hoặc Bảng tính, bạn có thể sử dụng ClickUp để lưu trữ tất cả tài liệu liên quan đến dự án của mình ở một nơi.

Hơn thế nữa? Bạn có thể chia sẻ, chỉnh sửa và cộng tác với các bên liên quan ngay trên nền tảng. Bạn cũng có thể tạo mẫu phân tích cấu trúc nguồn lực tùy chỉnh để sử dụng trong tương lai.

Hợp nhất không gian làm việc dự án của bạn. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.