Bạn đã bao giờ gặp tình huống công việc bị trì hoãn và khi bạn hỏi lý do, thành viên trong nhóm trả lời: "À, tôi đang chờ một thứ cần thiết"?
Sự phụ thuộc là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến sự chậm trễ trong bất kỳ dự án nào. Nếu bạn không lập kế hoạch hiệu quả cho các yếu tố phụ thuộc, bạn sẽ không chỉ bị tụt hậu mà còn khiến các thành viên trong nhóm dự án phải ngồi chờ cho đến khi công việc trước đó hoàn thành.
Trong quản lý dự án, điều này có thể gây ra những hậu quả về tài chính, danh tiếng và động lực làm việc.
Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi khám phá khái niệm thời gian trễ và cách nó có thể giúp bạn lập kế hoạch dự án tốt hơn, ngăn chặn sự chậm trễ, tối đa hóa việc sử dụng tài nguyên và thúc đẩy kết quả mong muốn.
Thời gian trễ là gì?
Thời gian trễ trong quản lý dự án là thời gian chậm trễ giữa các công việc phụ thuộc lẫn nhau. Đây là khoảng thời gian chờ đợi trước khi hoạt động tiếp theo có thể bắt đầu, ngay cả sau khi hoạt động trước đó đã hoàn thành.
Nếu bạn đã từng tham gia một cuộc hội nghị video và ai đó nói: "Cuộc gọi này bị trễ", bạn đã biết thời gian trễ là gì. Đó là khoảng thời gian trễ giữa lúc đồng nghiệp của bạn nói và lúc bạn nhận được để có thể trả lời. Trong trường hợp tốt nhất, điều này có thể khiến những người tham gia cuộc gọi cảm thấy bực bội. Trong trường hợp xấu nhất, nó có thể khiến toàn bộ cuộc gọi trở nên vô ích.
Vì vậy, hiểu rõ thời gian trễ, nguyên nhân và hậu quả của nó là rất quan trọng để quản lý dự án thành công.
Tổng quan toàn diện về thời gian trễ trong quản lý dự án
Nói một cách đơn giản, thời gian trễ là một khái niệm về lập lịch và kế hoạch, thể hiện sự chậm trễ hoặc thời gian chờ đợi không lường trước được giữa các công việc tiếp theo.
Thời gian trễ được tính toán như thế nào?
Chúng tôi đo lường thời gian chậm trễ bằng các đơn vị liên quan đến lịch trình dự án, chẳng hạn như giờ, ngày hoặc tuần.
Nếu công việc A (hoạt động tiền nhiệm) kết thúc vào ngày thứ nhất và công việc B (hoạt động kế tiếp) chỉ có thể bắt đầu sau ba ngày, thì thời gian trễ của bạn là ba ngày.
Đặc điểm của thời gian trễ là gì?
Một số đặc điểm chính của thời gian trễ là như sau.
Không mong đợi: Sự chậm trễ hiếm khi được dự đoán trước. Nó xảy ra mà không có thông báo hoặc cảnh báo. Ví dụ: một thành viên trong nhóm bị ốm hoặc máy móc bị hỏng.
Không mong muốn: Thời gian trễ là sự 'chậm trễ' trong luồng quy trình, gây bất lợi cho dự án.
Sau sự kiện: Vì thời gian trễ là không thể dự đoán trước, nó không thể được dự báo trước. Do đó, nó chỉ có thể được xác định sau khi xảy ra và được xử lý sau đó.
Hiệu ứng ngược: Sự chậm trễ trong bất kỳ phần nào của giai đoạn dự án sẽ gây ra hiệu ứng ngược đối với các công việc và cột mốc khác nhau. Ví dụ: trong một dự án phần mềm, nếu việc phân tích chất lượng bị trì hoãn do đăng ký phần mềm tự động hóa thử nghiệm đã hết hạn, các công việc triển khai và DevOps cũng sẽ bị trì hoãn.
Mục đích của thời gian trễ là gì?
Thời gian trễ là thước đo độ trễ. Nó giúp bạn tuân thủ các nguyên tắc quản lý dự án và cải thiện kết quả bằng cách:
Đo lường hiệu quả: Thời gian chậm trễ là mức độ thiếu hiệu quả trong quy trình. Đây là bước đầu tiên trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc.
Xác định lỗ hổng: Nếu một bước cụ thể trong quy trình gây ra sự chậm trễ, thời gian trễ sẽ cho thấy lỗ hổng cần được lấp đầy.
Dự đoán thời gian ngừng hoạt động: Mặc dù thời gian trễ không phải là biện pháp dự đoán/phòng ngừa, nhưng nó có thể giúp xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn cho chu kỳ tiếp theo. Ví dụ: nếu một máy cụ thể liên tục gây ra sự chậm trễ, bạn có thể lên kế hoạch thay thế/sửa chữa máy đó.
Xây dựng sao lưu: Thông thường, thời gian chậm trễ là kết quả của những thiếu sót trong quy trình. Ví dụ: nếu nhóm của bạn chỉ có một nhà phát triển, ngay cả khi họ đi nghỉ cũng có thể gây ra sự chậm trễ. Hiểu được điều này sẽ giúp bạn xây dựng sao lưu.
Một số chỉ số chậm trễ thường được sử dụng trong quản lý dự án là gì?
Các chỉ số chậm trễ là các chỉ số về thời gian chậm trễ trong các dự án. Chúng được tính toán sau khi sự kiện kết thúc hoặc dự án hoàn thành để đánh giá hiệu suất.
Trong quản lý dự án, một số chỉ số chậm trễ thường được sử dụng là:
- Thời gian chậm trễ: Sự khác biệt giữa ngày hoàn thành công việc theo kế hoạch và ngày hoàn thành thực tế
- Tác động xuống dòng: Sự chậm trễ gây ra cho dự án do kết quả của sự chậm trễ trong một công việc cụ thể
- Mất năng suất: Thời gian không hiệu quả mà các thành viên trong nhóm phải chờ đợi công việc trước đó hoàn thành
- Mất doanh thu: Mất doanh thu hoặc phạt do chậm trễ
Thời gian trễ thường bị nhầm lẫn với thời gian dẫn, một khái niệm quan trọng khác trong quản lý dự án. Hãy cùng xem chúng giống nhau và khác nhau như thế nào.
Thời gian chuẩn bị (Lead Time) so với Thời gian trễ (Lag Time)
Thời gian thực hiện là tổng thời gian cần thiết để hoàn thành một dự án từ đầu đến cuối.
Không giống như thời gian chu kỳ, đo lường thời gian cần thiết để tạo ra sản phẩm, như phát triển một tính năng hoặc pha cà phê, thời gian dẫn hàng đo lường thời lượng từ khi khách hàng đặt hàng đến khi sản phẩm đến tay họ, bao gồm logistics, dịch vụ khách hàng, v.v. Chúng tôi đã đề cập thêm về thời gian chu kỳ và thời gian dẫn hàng trong một bài đăng trước đó trên blog.
Công thức tính thời gian thực hiện cơ bản nhất là Thời gian thực hiện = Ngày hoàn thành dự án – ngày bắt đầu dự án. Tuy nhiên, khi lập kế hoạch dự án, các nhà quản lý tính toán thời gian này là tổng thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc trong dự án và thời gian chờ đợi cần thiết, nếu có.
Thời gian dẫn giúp các nhà quản lý dự án lập lịch công việc/nguồn lực. Nó giúp họ hiểu các mối phụ thuộc và lập lịch công việc phù hợp. Hãy lấy một ví dụ đơn giản về một dự án phần mềm.
Thời gian phát triển có thể là 2 ngày — 1 ngày thử nghiệm, 1 ngày triển khai. Nếu dự án bắt đầu vào thứ Hai, các quản lý dự án có thể phân công công việc cho các nhà phát triển vào thứ Hai và thứ Ba, các nhà phân tích chất lượng vào thứ Tư và DevOps vào thứ Năm.
Không giống như thời gian trễ, thời gian dẫn là một công cụ dự đoán/lập kế hoạch. Sự khác biệt chính giữa hai khái niệm này như sau.
| Thời gian chuẩn bị | Thời gian trễ |
|---|---|
| Thời gian thực hiện là thời gian cần thiết để hoàn thành dự án từ đầu đến cuối | Thời gian trễ là sự chậm trễ hoặc độ trễ giữa hai bước tiếp theo nhau |
| Công cụ dự đoán: Dùng để lập lịch trình hiệu quả | Công cụ đánh giá sau dự án: Dùng để đo lường hiệu quả công việc |
| Dễ dự đoán và không thể tránh khỏi | Các vấn đề không lường trước và có thể tránh được |
Mặc dù khác nhau, thời gian dẫn trước và thời gian chậm trễ đều rất quan trọng trong việc đo lường hiệu suất dự án. Dưới đây là cách thực hiện.
Lập kế hoạch và lên lịch
Thời gian thực hiện giúp các nhà quản lý dự án lập kế hoạch công việc và các hoạt động phụ thuộc dựa trên mục tiêu quản lý thời gian của họ. Thời gian trễ giúp xây dựng các kế hoạch dự phòng.
Ví dụ: nếu thời gian thực hiện của một dự án phát triển là 10 ngày, bạn có thể lên lịch công việc phù hợp. Nếu thời gian chậm trễ trung bình trong các dự án trước là 2 ngày, bạn có thể đưa thông tin này vào lịch trình và lên kế hoạch hoàn thành trong 12 ngày.
Sử dụng và tối ưu hóa nguồn lực
Thời gian dẫn giúp sử dụng tài nguyên hiệu quả, trong khi thời gian trễ giúp tạo bản sao lưu.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng thời gian chuẩn bị để phân công công việc theo thứ tự luồng quy trình. Và sử dụng thời gian trễ để thuê thêm nhân lực hoặc máy móc. Điều này có thể thay đổi tùy thuộc vào dự án là dự án một lần hay dự án định kỳ.
Quản lý hiệu suất
Thời gian thực hiện được đo lường so với mục tiêu, trong khi thời gian chậm trễ lý tưởng là không.
Ví dụ: nếu thời gian ước lượng để phát triển một tính năng là 16 giờ, đó là thời gian thực hiện mục tiêu cho công việc đó. Nếu nhà phát triển mất nhiều thời gian hơn, hiệu suất của họ không đạt kỳ vọng.
Tuy nhiên, thời gian chậm trễ là khi họ nghỉ ốm hoặc máy tính của họ gặp sự cố. Do đó, đây không phải là vấn đề về hiệu suất của họ và không xuất hiện trong các bản đánh giá. Tuy nhiên, sự chậm trễ này ảnh hưởng đến việc hoàn thành dự án và phải được xem xét trong quá trình đánh giá sprint/dự án.
Trách nhiệm
Thời gian thực hiện là trách nhiệm chung, và mỗi thành viên trong nhóm cũng như người quản lý dự án đều có trách nhiệm duy trì thời gian thực hiện tốt. Thời gian trễ là sự kém hiệu quả trong quy trình, và đó là trách nhiệm của ban lãnh đạo.
Các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian dẫn đầu và chậm trễ trong sản xuất
Một số yếu tố có thể ảnh hưởng đến thời gian dẫn đầu và chậm trễ trong quản lý lịch trình dự án, cả tích cực và tiêu cực. Một số yếu tố khóa là như sau.
Tính sẵn có của tài nguyên: Nếu tài nguyên sẵn có, thời gian thực hiện sẽ ngắn hơn và ngược lại. Mặt khác, nếu một số tài nguyên có sẵn và một số không, có thể xảy ra thời gian trễ. Ví dụ: nếu bạn có nhà phát triển nhưng không có đủ người kiểm tra, sẽ có sự chậm trễ giữa hai giai đoạn phát triển này.
Phụ thuộc: Bản chất của sự phụ thuộc trong dự án ảnh hưởng đến thời gian dẫn đầu và chậm trễ. Sự phụ thuộc mạnh, trong đó một công việc không thể bắt đầu cho đến khi công việc trước đó hoàn thành, có xu hướng làm tăng thời gian chậm trễ. Ngược lại, các công việc có sự phụ thuộc lỏng lẻo hơn có thể giúp giảm thời gian dẫn đầu thông qua việc chồng chéo các công việc.
Độ phức tạp của dự án: Các dự án phức tạp với nhiều công việc và giai đoạn phụ thuộc lẫn nhau sẽ có khả năng xảy ra thời gian chậm trễ kéo dài. Điều này là do nhu cầu phối hợp và đảm bảo chất lượng giữa các công việc tăng lên.
Yêu cầu của các bên liên quan: Các biện pháp kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt hoặc quy trình phê duyệt kéo dài có thể làm tăng thời gian dẫn/trì hoãn do dự án phải chờ xác nhận để tiếp tục.
Chính sách quản lý rủi ro: Các dự án có chiến lược quản lý rủi ro tích cực sẽ có thời gian chậm trễ ngắn hơn vì các nhà quản lý đã xử lý trước các sự cố và sự cố tiềm ẩn.
Tùy thuộc vào lý do, tác động và hậu quả, thời gian chậm trễ có thể được đo lường, quản lý và giảm thiểu để tối ưu hóa quy trình làm việc. Dưới đây là cách thực hiện.
Cách xử lý và quản lý thời gian trễ trong quản lý dự án
Thời gian trễ có thể gây ra tác hại đáng kể đến việc thực hiện dự án hiệu quả, do đó cần phải liên tục giảm thiểu và quản lý. Dưới đây là một số mẹo và chiến lược để đạt được điều đó bằng cách sử dụng công cụ quản lý dự án mạnh mẽ như ClickUp.
Bản đồ phụ thuộc
Ngay cả những dự án đơn giản nhất cũng có các công việc phụ thuộc lẫn nhau. Ví dụ, việc lập hóa đơn phụ thuộc vào việc khách hàng ký duyệt dự án. Hiểu rõ các mối phụ thuộc này sẽ giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn.
Khi bạn thiết lập dự án bằng nhiệm vụ ClickUp, hãy liên kết các nhiệm vụ phụ thuộc và xem tác động của chúng đối với thời gian thực hiện. Bạn cũng có thể sử dụng phương pháp đường dẫn quan trọng để ước lượng thời gian của dự án một cách chính xác.
Theo dõi thời gian
Khuyến khích mọi thành viên trong nhóm theo dõi thời gian thực hiện công việc của mình. Điều này giúp các quản lý dự án ước lượng chính xác thời gian thực hiện.
Tính năng theo dõi thời gian dự án của ClickUp cho phép bạn bắt đầu và dừng đồng hồ bấm giờ, thêm phạm vi thời gian hoặc thêm giờ/phút cho mỗi công việc và công việc con. ClickUp cũng cung cấp một số mẫu quản lý thời gian để giúp bạn ước lượng thời gian hiệu quả.
Lập lịch hợp lý
Sử dụng ước lượng thời gian, các yếu tố phụ thuộc và đường dẫn quan trọng để lên lịch dự án với thời gian thực hiện tối ưu và thời gian trễ tối thiểu.
Lịch trình: Đặt thời hạn cho từng nhiệm vụ và trực quan hóa dự án bằng chế độ xem lịch của ClickUp. Đảm bảo rằng thời hạn hợp lý và có thể đạt được.
Phân công: Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm dựa trên kỹ năng và tình trạng sẵn sàng của họ. Chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp là nơi lý tưởng để hiểu rõ hơn về việc lên lịch tài nguyên. Ví dụ: nếu bạn gặp phải thời gian trễ trong việc triển khai một bản cập nhật vì không có đủ tài nguyên DevOps, hãy sử dụng chế độ xem Khối lượng công việc để phân công lại các thành viên trong nhóm từ các công việc bảo trì không quan trọng.
Làm rõ: Sử dụng chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp để xem các nhiệm vụ phụ thuộc và trùng lặp trong dòng thời gian dự án của bạn.
Ví dụ: việc xem xét mã phụ thuộc vào việc hoàn thành việc mã hóa. Kiểm tra xem việc mã hóa có được lên lịch hoàn thành trước việc xem xét mã hay không. Nếu không, hãy kéo và thả thời hạn.
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm quản lý các dự án phức tạp có phụ thuộc lẫn nhau, các mẫu dự án biểu đồ Gantt của ClickUp sẽ giúp bạn.
Duy trì thời gian dự phòng: Ngay cả khi ước lượng thời gian của bạn chính xác, bạn vẫn phải dự kiến một số sự chậm trễ. Đặt thời gian dự phòng một cách chiến lược trong lịch trình dự án có thể giúp quản lý thời gian trễ hiệu quả.
Ví dụ: thêm một khoảng đệm giữa giai đoạn tích hợp hệ thống và giai đoạn kiểm tra chấp nhận của người dùng trong một dự án phát triển có thể giúp ứng phó với những sự chậm trễ bất ngờ mà không ảnh hưởng đến ngày kết thúc dự án.
Giao tiếp
Sự thiếu hụt trong giao tiếp có thể gây ra các trì hoãn và chậm trễ không cần thiết. Để tránh điều đó, hãy giao tiếp chủ động và thường xuyên.
- Các bình luận lồng nhau trong nhiệm vụ ClickUp cho phép các nhóm đặt câu hỏi cho nhau và nhận câu trả lời theo ngữ cảnh, tránh sự chậm trễ trong việc chia sẻ kiến thức
- Chế độ xem Trò chuyện của ClickUp hiển thị tất cả các cuộc hội thoại ở một nơi, giúp các nhóm của bạn không bị chậm trễ trong việc trả lời
- Tự động hóa ClickUp loại bỏ công việc bận rộn, ngăn chặn thời gian trễ trong các công việc quản trị viên
- Nhắc nhở của ClickUp giúp bạn luôn cập nhật thời hạn, trách nhiệm và mọi việc khác cần chú ý
Đặc biệt quan trọng, theo dõi và tối ưu hóa
Thời gian chậm trễ là triệu chứng của các vấn đề hệ thống. Thời gian chậm trễ lặp lại cho thấy có vấn đề ở đâu đó. Để khắc phục quy trình, hãy theo dõi tiến độ dự án thường xuyên.
Bảng điều khiển ClickUp cho phép bạn xem tất cả các báo cáo cần thiết ở một nơi. Ví dụ: nếu bạn muốn xem tất cả các nhiệm vụ quá hạn theo tỷ lệ chậm trễ, bạn có thể thiết lập một tiện ích cho mục đó trên ClickUp.
Sử dụng các báo cáo này để xác định nguyên nhân gốc rễ của thời gian trễ và loại bỏ chúng một cách có hệ thống.
Tối ưu hóa quy trình làm việc để giảm thiểu thời gian chậm trễ trong lịch trình dự án với ClickUp
Mỗi dự án là một luồng hoạt động và thông tin phức tạp. Sự chậm trễ do ai đó phải chờ đợi là điều gần như không thể tránh khỏi.
Tuy nhiên, quản lý dự án tốt phụ thuộc vào việc loại bỏ những sự chậm trễ đó. Nếu bạn có ý định hoàn thành dự án theo yêu cầu, đúng thời hạn và trong ngân sách, bạn không thể để xảy ra sự chậm trễ.
Phần mềm quản lý dự án toàn diện của ClickUp được thiết kế để ngăn chặn điều này. Nó bao gồm các tính năng mạnh mẽ để tối ưu hóa quy trình làm việc của dự án, loại bỏ sự chậm trễ không cần thiết. Từ ước lượng thời gian cần thiết đến xem báo cáo tiến độ thời gian thực, ClickUp có mọi thứ bạn cần để luôn nắm vững dự án của mình.
Luôn đúng hẹn mọi lúc. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp về thời gian trễ
1. Ví dụ về thời gian trễ là gì?
Thời gian trễ là khoảng thời gian chậm trễ không mong muốn giữa hai quy trình liên tiếp.
Trong phát triển phần mềm, đây có thể là thời gian chờ đợi giữa quá trình viết mã và kiểm tra mã do nhà phát triển cấp cao bị gọi đi làm dự án khác.
Trong sản xuất, một ví dụ về thời gian chậm trễ là sự chậm trễ trong việc giao một phụ tùng do vấn đề chuỗi cung ứng.
2. Thuật ngữ khác để chỉ "thời gian trễ" là gì?
Một từ khác để chỉ thời gian trễ là "kỳ chờ". Thuật ngữ này dùng để chỉ khoảng thời gian không có hoạt động sản xuất nào diễn ra trong một công việc cụ thể.
3. Thời gian trễ và thời gian dẫn là gì?
Cả hai đều là các khái niệm lập lịch được sử dụng trong quản lý dự án để quản lý trình tự các công việc đang thực hiện.
Thời gian trễ là sự chậm trễ hoặc thời gian chờ đợi giữa các công việc. Nó thường không thể dự đoán trước và là kết quả của một lỗi/tai nạn.
Thời gian dẫn là thời gian trôi qua từ khi bắt đầu một quy trình đến khi hoàn thành. Đây là thời gian ước lượng cần thiết để hoàn thành tất cả các công việc trong chuỗi.