Chắc chắn, tất cả chúng ta đều mong muốn sự ổn định và khả năng dự đoán được chính xác công việc của mình trong năm. Nhưng trong một thế giới đầy biến động, điều đó hiếm khi xảy ra. Trên thực tế, ở hầu hết các nơi làm việc hiện đại, các nhà quản lý dự án và trưởng nhóm thường phải đối mặt với những thách thức bất ngờ khiến hoạt động tiêu chuẩn bị rối loạn.
Chúng tôi gọi những thách thức này là dự án ad-hoc. Chúng xuất hiện bất ngờ, đòi hỏi hành động ngay lập tức và đôi khi, bạn phải thực hiện chúng song song với các sáng kiến đã lên kế hoạch.
Các dự án đặc biệt, tùy thuộc vào quy mô, có thể vượt ra ngoài giới hạn của quản lý dự án truyền thống. Chúng cũng thử thách sự nhanh nhạy và khả năng thích ứng của bạn, vì buộc bạn phải xoay xở giữa nhiều ưu tiên cạnh tranh và thời hạn tham vọng. Các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm nhất có thể xử lý chúng một cách dễ dàng, nhưng đối với nhiều người khác, các dự án đặc biệt làm căng thẳng nguồn lực tinh thần và thời gian của họ.
Nhưng đừng lo lắng. Chúng tôi đã tổng hợp các chiến lược và công cụ đã được thời gian kiểm chứng để giúp bạn biến quản lý dự án ad-hoc thành bàn đạp cho thành công và đổi mới.
Dự án và yêu cầu ad-hoc là gì?
Các dự án ad-hoc là những công việc bất ngờ thường yêu cầu giải quyết ngay lập tức. Đó có thể là yêu cầu khẩn cấp của khách hàng, sự cố kỹ thuật đột ngột hoặc cơ hội thị trường bất ngờ đòi hỏi phản ứng nhanh chóng.
Không giống như các công việc thường ngày, các dự án ad-hoc không thuộc quy trình làm việc tiêu chuẩn và thường thiếu quy trình rõ ràng hoặc tiền lệ. Ví dụ: một nhóm phát triển phần mềm có thể đột nhiên phát hiện ra lỗ hổng bảo mật cần khắc phục gấp, hoặc một nhóm tiếp thị có thể cần thay đổi chiến lược để ứng phó với việc ra mắt sản phẩm bất ngờ của đối thủ cạnh tranh.
Các dự án này đòi hỏi tư duy nhanh nhạy, tập hợp nguồn lực nhanh chóng và phong cách quản lý công việc có thể đáp ứng tính cấp bách mà không ảnh hưởng đến tiến độ của các dự án đang triển khai khác.
Các dự án đặc biệt thách thức trạng thái hiện tại của quản lý dự án vì chúng hoạt động ngoài phạm vi của hệ thống lập kế hoạch và kiểm soát thông thường. Chúng là những trường hợp ngoại lệ trong danh mục đầu tư dự án của bạn, thường được đặc trưng bởi rủi ro cao và khả năng tác động đáng kể đến hiệu suất và danh tiếng của tổ chức bạn.
Tại sao việc theo dõi các dự án ad-hoc lại quan trọng?
Theo định nghĩa, các dự án ad-hoc không phù hợp với lộ trình đã lên kế hoạch của bạn. Tuy nhiên, chúng có khả năng ảnh hưởng đáng kể đến kết quả kinh doanh. Do đó, việc theo dõi các dự án ad-hoc là rất quan trọng vì một số lý do thuyết phục:
- Phân bổ và tối ưu hóa nguồn lực: Các dự án đặc biệt có thể tiêu tốn nhiều nguồn lực và nếu không được theo dõi đúng cách, các nhà quản lý dự án có thể sử dụng quá mức hoặc phân bổ sai sức chứa của nhóm. Việc giám sát các dự án này đảm bảo rằng bạn đang phân công nhóm của mình thực hiện những công việc có tác động lớn nhất, tối ưu hóa nguồn nhân lực và tài chính
- Duy trì tính liên tục của dự án: Các dự án thường xuyên và công việc ad-hoc cạnh tranh nhau để giành lấy cùng một nguồn lực. Theo dõi các dự án ad-hoc giúp đảm bảo chúng không làm ảnh hưởng đến các sáng kiến đã được lên kế hoạch, vốn rất quan trọng đối với chiến lược dài hạn của bạn.
- Quản lý rủi ro: Các dự án đặc biệt vốn mang nhiều rủi ro và sự không chắc chắn. Bằng cách theo dõi chặt chẽ các dự án này, bạn có thể xác định sớm các vấn đề tiềm ẩn và thực hiện các biện pháp khắc phục. Cách tiếp cận chủ động trong quản lý rủi ro này có thể tiết kiệm thời gian, chi phí và danh tiếng của công ty
- Chỉ số hiệu suất và thông tin chi tiết: Khi theo dõi các dự án ad-hoc, bạn thu thập dữ liệu quý giá có thể giúp đưa ra quyết định. Hiểu rõ thời gian, chi phí và kết quả liên quan đến các dự án này có thể giúp dự báo chính xác hơn và cải thiện chiến lược xử lý các dự án tương tự
- Sự hài lòng và tin tưởng của khách hàng: Nhiều dự án ad-hoc phát sinh từ nhu cầu hoặc vấn đề cấp thiết của khách hàng. Nếu bạn có thể theo dõi và quản lý các dự án ad-hoc một cách hiệu quả, khách hàng sẽ rất hài lòng. Họ sẽ tin tưởng giao cho bạn những vấn đề cấp bách và quan trọng nhất của họ
- Nâng cao tinh thần làm việc của nhóm: Các nhóm phát triển mạnh trong môi trường minh bạch và có mục tiêu cài đặt rõ ràng. Theo dõi các dự án ad-hoc mang lại cho nhóm của bạn cảm giác có định hướng và mục đích, ngay cả trong tình huống hỗn loạn. Điều này cho phép các thành viên trong nhóm thấy kết quả công việc của mình và hiểu đóng góp của họ phù hợp với bức tranh tổng thể như thế nào
- Trách nhiệm giải trình: Việc theo dõi các dự án ad-hoc tạo ra một hệ thống trách nhiệm giải trình. Nó đặt ra các kỳ vọng rõ ràng về việc giao hàng và hiệu suất, đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm hiểu rõ trách nhiệm của mình và tầm quan trọng của việc tuân thủ thời hạn
- Học hỏi và phát triển: Cuối cùng, việc theo dõi các dự án ad-hoc mang lại cơ hội học hỏi. Bằng cách xem xét các dự án ad-hoc đã hoàn thành, các nhóm có thể phản ánh những gì đã thành công, những gì chưa thành công và cách cải thiện quy trình
Mặc dù có nhiều lợi ích, việc theo dõi các dự án ad-hoc không phải là điều dễ dàng.
Những thách thức phổ biến trong việc theo dõi các dự án ad-hoc
Các nhà quản lý điều hành các dự án ad-hoc phải đối mặt với những thách thức như xác định phạm vi, cân bằng nguồn lực và tích hợp chúng vào quy trình làm việc thường xuyên. Hiểu được những thách thức này là bước đầu tiên để vượt qua chúng và biến sự hỗn loạn tiềm ẩn thành một quy trình có cấu trúc, dễ quản lý và, nếu có thể, được tiêu chuẩn hóa
- Phạm vi và mục tiêu không xác định: Việc thiếu phạm vi hoặc mục tiêu cuối cùng rõ ràng gây ra sự mơ hồ và dẫn đến sự mở rộng phạm vi. Đây là trường hợp các yêu cầu của dự án vượt quá mong đợi ban đầu, gây ra sự chậm trễ và căng thẳng về nguồn lực
- Thiếu tích hợp vào quy trình làm việc thông thường: Các dự án đột xuất thường phát sinh mà không có cảnh báo trước và cần được tích hợp vào khối lượng công việc hiện có của nhóm. Cân bằng các dự án đột xuất này với các công việc đang tiến hành mà không làm quá tải nhóm hoặc ảnh hưởng đến năng suất là một thách thức lớn
- Phân bổ tài nguyên không hợp lý: Các dự án ad-hoc có thể làm gián đoạn việc phân bổ tài nguyên vì chúng không được lên kế hoạch trước. Bạn có thể phải phân bổ lại các tài nguyên đã cam kết cho các dự án khác, dẫn đến một loạt các sự chậm trễ
- Các ưu tiên cạnh tranh: Việc xác định mức độ ưu tiên của một dự án ad-hoc so với các công việc đã lên lịch có thể khó khăn. Luôn có rủi ro rằng việc ưu tiên công việc ad-hoc có thể làm ảnh hưởng đến các dự án ưu tiên
- Thiếu tài liệu: Việc thiết lập một hệ thống để theo dõi tiến độ và duy trì tài liệu cho các dự án đặc biệt là một thách thức vì chúng có thể không phù hợp với các khung hoặc công cụ hiện có được thiết kế cho các dự án tiêu chuẩn
- Chi phí giao tiếp: Bạn thường phải đưa ra quyết định nhanh chóng trong các dự án ad-hoc. Điều này có thể dẫn đến tăng chi phí giao tiếp, cần được quản lý hiệu quả để tránh hiểu lầm và kiệt sức
- Thành công không rõ ràng: Việc xác định và đo lường thành công của các dự án ad-hoc có thể rất phức tạp. Các thước đo thành công truyền thống có thể không áp dụng được, và các tiêu chí mới thường cần được phát triển trong quá trình thực hiện
- Kiểm soát chất lượng bị ảnh hưởng: Với áp lực phải hoàn thành dự án ad-hoc nhanh chóng, chất lượng có thể bị ảnh hưởng
- Học hỏi và cải tiến: Nắm bắt các bài học kinh nghiệm từ các dự án ad-hoc là điều cần thiết để cải thiện các phản ứng trong tương lai. Tuy nhiên, do tính chất tự phát của các dự án này, việc dành thời gian để xem xét và học hỏi từ mỗi dự án có thể khiến việc sắp xếp thứ tự ưu tiên trở nên khó khăn
Rủi ro kiệt sức: Tính cấp bách của các dự án ad-hoc có thể dẫn đến căng thẳng gia tăng và rủi ro kiệt sức cho các thành viên trong nhóm, những người có thể đã phải quản lý khối lượng công việc đầy đủ. Để tránh những rủi ro này trong quản lý dự án ad-hoc, chúng tôi đã tổng hợp 10 chiến lược có thể chỉ cho bạn cách thực hiện.
10 chiến lược để quản lý hiệu quả các dự án ad-hoc
Quản lý dự án ad-hoc đòi hỏi sự kết hợp giữa kế hoạch chiến lược, tính linh hoạt và các công cụ phù hợp. Kiểm soát sự hỗn loạn của các yêu cầu ad-hoc với các chiến lược đã được chứng minh sau đây:
1. Ưu tiên công việc
Xác định công việc nào cần được xử lý trước là rất quan trọng khi đối mặt với các ưu tiên và thời hạn xung đột. Sử dụng công cụ quản lý nhiệm vụ như ClickUp Tasks để phân bổ ưu tiên. Điều này đảm bảo rằng nhóm của bạn tập trung vào những việc khẩn cấp và có tác động lớn nhất, duy trì đà phát triển của dự án.
Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu ưu tiên có sẵn để đơn giản hóa quy trình.
2. Phân bổ tài nguyên một cách linh hoạt
Hãy sẵn sàng để phân bổ lại nguồn lực một cách nhanh chóng. Một công cụ năng động có thể giúp các nhà quản lý dự án hình dung được nguồn lực đang được commit ở đâu và tạo điều kiện cho việc điều chỉnh nhanh chóng.
3. Đảm bảo giao tiếp rõ ràng
Giữ cho nhóm của bạn được thông báo bằng các bản cập nhật thường xuyên khi có dự án ad-hoc. Sử dụng tính năng trạng thái tùy chỉnh của ClickUp để hiển thị nhanh các nhiệm vụ đang thực hiện và đã hoàn thành. Giao tiếp rõ ràng giúp giảm nhầm lẫn và điều chỉnh nỗ lực của mọi người hướng tới mục tiêu dự án.
4. Sử dụng các công cụ quản lý dự án
Tận dụng nền tảng quản lý dự án mạnh mẽ để theo dõi tất cả các phần đang thay đổi của dự án ad-hoc của bạn. ClickUp cung cấp một bộ tính năng mà bạn có thể tùy chỉnh để quản lý cả dự án thường xuyên và ad-hoc.
5. Chia sẻ thông tin cập nhật thường xuyên
Các yêu cầu dự án ad-hoc thường đi kèm với các yêu cầu cụ thể và quan trọng từ các bên liên quan. Để giữ mọi thứ đi đúng hướng và đáp ứng mong đợi của họ, hãy cung cấp báo cáo tiến độ thường xuyên cho các bên liên quan. Điều này không chỉ giúp mọi người được thông báo mà còn giúp theo dõi tác động của dự án và phân bổ nguồn lực.
6. Đặt thời hạn thực tế
Các dự án ad-hoc thường yêu cầu thời gian hoàn thành nhanh, nhưng điều quan trọng là phải đặt ra thời hạn có thể đạt được. Điều này sẽ giúp bạn quản lý khối lượng công việc và kỳ vọng của nhóm. Một nhóm làm việc quá căng thẳng sẽ không thể đáp ứng thời hạn gấp rút mà không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
7. Hãy linh hoạt
Điều chỉnh kế hoạch và chiến lược của bạn khi có thông tin mới. Linh hoạt là chìa khóa để quản lý bản chất thay đổi liên tục của các dự án ad-hoc.
ClickUp cho phép bạn linh hoạt nhờ các tính năng như gắn thẻ ưu tiên, phụ thuộc công việc và quy trình công việc có thể tùy chỉnh. Khi có thay đổi, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp lại thứ tự ưu tiên công việc, xáo trộn thứ tự công việc và cập nhật quy trình công việc để phù hợp với kế hoạch mới.
8. Ghi chép mọi thứ
Lưu giữ nhật ký chi tiết về các quyết định, thay đổi và tiến độ. Không có thông tin nào là quá nhỏ để ghi lại. Các thành viên trong nhóm có thể sử dụng Tài liệu của ClickUp để ghi lại tất cả thông tin liên quan.
9. Phân công công việc một cách thông minh
Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm dựa trên thế mạnh và khối lượng công việc hiện tại của họ. Sử dụng Chế độ xem khối lượng công việc của ClickUp để đảm bảo không ai bị quá sức. Sau đó, phân công nhiệm vụ dựa trên kỹ năng và thời gian rảnh rỗi. Việc phân công hiệu quả đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành hiệu quả mà không gây quá tải cho cá nhân.
10. Tiến hành đánh giá sau dự án
Sau khi dự án ad-hoc hoàn thành, hãy đánh giá thành công của dự án một cách khách quan và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Sự phản ánh này rất quan trọng cho quá trình học tập và phát triển liên tục.
Chế độ xem biểu mẫu của ClickUp có thể đặc biệt hữu ích cho việc quản lý các dự án ad-hoc. Tạo hoặc gửi yêu cầu ad-hoc thông qua Chế độ xem biểu mẫu ClickUp, để các yêu cầu ad-hoc này được tự động ghi lại và có thể được chuyển đổi thành các công việc trong bảng điều khiển phần mềm quản lý dự án của bạn. Điều này giúp hợp lý hóa quy trình tiếp nhận và đảm bảo mọi yêu cầu ad-hoc được theo dõi ngay từ đầu.
Bạn cũng có thể sử dụng Mẫu đánh giá dự án của ClickUp để phân tích từng giai đoạn của dự án, xác định rủi ro và thành công, đồng thời đánh giá hiệu suất của nhóm.
Việc tích hợp các chiến lược này với các tính năng của một công cụ toàn diện như ClickUp có thể nâng cao đáng kể hiệu quả và thành công trong việc quản lý các dự án ad-hoc.
Điều gì sẽ xảy ra nếu các dự án ad-hoc không được theo dõi?
Câu trả lời ngắn gọn: khối lượng công việc lộn xộn, quản lý tài nguyên không hiệu quả, bỏ lỡ cơ hội, đồng nghiệp và khách hàng không hài lòng. Dưới đây là những điều có thể xảy ra khi các dự án ad-hoc không được theo dõi và sự kém hiệu quả bị bỏ qua:
- Tăng sự nhầm lẫn về khối lượng công việc: Nếu không theo dõi, không thể đánh giá chính xác sự cân bằng khối lượng công việc trong nhóm. Điều này có thể dẫn đến nhầm lẫn về ai chịu trách nhiệm cho việc gì và khi nào công việc phải hoàn thành, dẫn đến các hành động quan trọng bị bỏ qua hoặc trùng lặp không cần thiết
- Quản lý tài nguyên không hiệu quả: Các dự án ad-hoc tiêu tốn tài nguyên mà không có thông báo trước. Khi không được theo dõi, những người ra quyết định không thể hiển thị tài nguyên nào đang được sử dụng ở đâu, dẫn đến khả năng sử dụng quá mức hoặc không đủ, từ đó gây ra sự kém hiệu quả và tăng chi phí
- Cơ hội bị bỏ lỡ: Nếu các dự án ad-hoc nhạy cảm với thời gian không được theo dõi và ưu tiên, chúng có thể bị bỏ lỡ hoàn toàn, điều này có thể dẫn đến mất doanh thu tiềm năng, mất khách hàng hoặc các cơ hội chiến lược khác
- Suy giảm chất lượng: Vừa phải thực hiện các dự án đột xuất bên cạnh các nhiệm vụ thường xuyên mà không có sự theo dõi có thể dẫn đến công việc gấp rút và cắt xén. Điều này ảnh hưởng đến chất lượng của cả công việc đột xuất và dự án thường xuyên, có thể làm tổn hại đến danh tiếng của công ty bạn
- Sự sai lệch chiến lược: Các dự án ad-hoc có thể hỗ trợ hoặc làm giảm mục tiêu chiến lược của tổ chức. Nếu không theo dõi, rất khó để điều chỉnh các dự án này cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh rộng lớn hơn, dẫn đến lãng phí nỗ lực và sai lầm chiến thuật
- Căng thẳng và kiệt sức: Áp lực bổ sung từ các dự án ad-hoc không được theo dõi có thể làm tăng mức độ căng thẳng của các thành viên trong nhóm. Theo thời gian, điều này có thể dẫn đến kiệt sức, tỷ lệ thay đổi nhân viên cao hơn và tất cả các gánh nặng liên quan đến tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới
- Không thể dự báo và lập kế hoạch: Những hiểu biết thu được từ việc theo dõi các dự án đặc biệt là rất quan trọng để dự báo và lập kế hoạch cho các sáng kiến trong tương lai. Nếu không có những hiểu biết này, các tổ chức sẽ mất đi những dữ liệu quý giá có thể giúp đưa ra quyết định tốt hơn
- Vấn đề trách nhiệm: Làm thế nào bạn có thể yêu cầu ai đó chịu trách nhiệm về kết quả của các dự án ad-hoc nếu không có ghi chép về ai đã làm việc gì và khi nào? Sự thiếu trách nhiệm này có thể tạo ra môi trường thờ ơ và làm giảm tinh thần làm việc chung của nhóm
- Quy trình không hiệu quả: Không theo dõi các dự án ad-hoc dẫn đến quy trình không hiệu quả. Không có cách nào để phân tích và cải thiện các dự án này nếu chúng không được ghi chép lại, đồng nghĩa với việc các nhóm sẽ lặp lại những sai lầm tương tự
Chấp nhận những điều không thể dự đoán: Làm chủ quản lý dự án ad-hoc
Quản lý dự án ad-hoc một cách chuyên nghiệp là chìa khóa để điều hướng sự phức tạp của thế giới kinh doanh. Các nhà quản lý làm tốt công việc này có thể mang lại thành công cho bản thân và tổ chức, đồng thời nuôi dưỡng văn hóa nhanh nhẹn và phản ứng nhanh.
Trong thời đại kinh doanh thay đổi chóng mặt, thành thạo quản lý dự án ad-hoc cũng là một lợi thế cạnh tranh đáng kể.
Với các chiến lược và phương pháp hay nhất được nêu trong hướng dẫn này, bạn và nhóm của bạn có thể thay đổi cách thức nhận thức và xử lý các dự án ad-hoc. Bằng cách theo dõi và quản lý các dự án này một cách hiệu quả, bạn có thể đảm bảo chúng phục vụ mục đích dự định — thúc đẩy thành công và đổi mới — mà không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn và luồng của các sáng kiến đang triển khai.
Các công cụ quản lý dự án toàn diện, chẳng hạn như ClickUp, cho phép bạn nhanh chóng tạo ra các khung công việc để thực hiện hoàn hảo ngay cả những dự án khó dự đoán và đầy tham vọng nhất. Các công cụ này cung cấp khả năng hiển thị, kiểm soát và tính linh hoạt cần thiết để phân bổ nguồn lực một cách khôn ngoan, duy trì đường dây liên lạc rõ ràng và duy trì trách nhiệm giải trình.
Hướng dẫn nhóm của bạn một cách tự tin, biết rằng với mỗi dự án ad-hoc được theo dõi và hoàn thành, bạn đang xây dựng một tổ chức mạnh mẽ và linh hoạt hơn. Bắt đầu làm chủ các dự án ad-hoc của bạn ngay hôm nay với ClickUp.