10 mẫu biểu mẫu yêu cầu dự án tốt nhất cho các nhóm

Có nhiều loại dự án khác nhau, mỗi loại có nhu cầu riêng. Mọi dự án, ví dụ như dự án phát triển phần mềm, đều bắt đầu từ một ý tưởng. Nhưng ý tưởng thôi là không đủ để dự án thành công.

Để biến ý tưởng thành giải pháp hiệu quả, bạn phải hiểu mục tiêu, kết quả mong đợi, tiêu chuẩn thực hiện, thước đo thành công, v.v. Một mẫu biểu mẫu yêu cầu dự án tốt sẽ tổng hợp tất cả những điều này và hơn thế nữa.

Mẫu biểu mẫu yêu cầu dự án là gì?

Biểu mẫu yêu cầu dự án là danh sách các câu hỏi mà các nhóm kinh doanh phải trả lời khi yêu cầu thực hiện bất kỳ công việc nào. Đây là quy trình chính thức để các nhóm dự án thu thập tất cả các chi tiết cần thiết trước khi bắt đầu.

Mẫu biểu mẫu yêu cầu dự án là danh sách các câu hỏi cơ bản đã được thiết lập sẵn và sẵn sàng để thêm vào quy trình làm việc của bạn. Ví dụ: nếu nhóm tài chính cần một giao diện kỹ thuật số tương tác để thu thập hóa đơn từ các nhà cung cấp, mẫu biểu mẫu yêu cầu dự án sẽ có các câu hỏi như:

Là nhóm thực hiện dự án, bạn có thể ghi lại bất kỳ chi tiết nào bạn cần trong biểu mẫu này.

Điều gì tạo nên một mẫu biểu mẫu yêu cầu dự án tốt?

Mẫu biểu mẫu yêu cầu dự án tốt cung cấp sự rõ ràng và bối cảnh cho người yêu cầu và nhóm dự án. Nó cho phép người yêu cầu:

Nó cho phép nhóm dự án:

Các thành phần của mẫu biểu mẫu yêu cầu dự án tốt

Một mẫu biểu mẫu yêu cầu dự án tốt nhằm mục đích vẽ ra một bức tranh tổng thể rõ ràng đồng thời phóng to các chi tiết.

Mục tiêu và mục đích: Tại sao dự án này lại cần thiết? Mọi người sẽ sử dụng nó như thế nào? Nó sẽ mang lại giá trị gì cho kinh doanh?

Quy trình dự án: Dự án nên tuân theo quy trình nào?

Thời hạn dự kiến: Dự án này phải hoàn thành vào khi nào? Tại sao thời hạn được chọn là phù hợp?

Các bên liên quan: Ai là các bên liên quan đến dự án? Ai sẽ ra quyết định? Ai sẽ phê duyệt?

Yêu cầu kỹ thuật: Có cần tuân thủ hướng dẫn thương hiệu không? Hay phải tuân thủ bất kỳ quy định nào?

Nó sẽ rất khác so với một dự án thiết kế quảng cáo. Vì vậy, một mẫu có thể không đáp ứng tất cả nhu cầu của bạn.

Đừng lo lắng. Chúng tôi đã tạo ra các mẫu thiết kế tùy chỉnh.

10 mẫu biểu mẫu yêu cầu dự án tốt nhất để giúp bạn bắt đầu bất kỳ dự án nào bạn cần.

1. Mẫu yêu cầu và phê duyệt dự án ClickUp

Yêu cầu, xem xét, phê duyệt và bắt đầu dự án trong một mẫu đơn giản.

Đối với người yêu cầu, Mẫu Yêu cầu và Phê duyệt Dự án ClickUp bao gồm một biểu mẫu nơi họ có thể nhập tên dự án, mô tả, đặt ưu tiên, bao gồm dòng thời gian và tải lên bất kỳ tài nguyên bổ sung nào mà họ có.

Sau khi được gửi, ClickUp sẽ tự động tạo một "nhiệm vụ yêu cầu" được lên lịch để xem xét và phê duyệt. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn có thể xem tất cả các nhiệm vụ được yêu cầu dưới dạng danh sách và bảng (chế độ xem Kanban).

Khi công việc được phê duyệt, nó sẽ được thêm vào danh sách "công việc đã được phê duyệt", sẵn sàng để nhóm của bạn thực hiện. Bạn có thể thiết lập thông báo để cập nhật tiến độ. Bạn cũng có thể chỉnh sửa, cập nhật hoặc rút lại yêu cầu của mình bằng mẫu này.

Mẫu này là bước đầu tiên trong quy trình quản lý dự án của bạn, là cách để thu thập và hợp nhất tất cả các yêu cầu từ toàn bộ tổ chức.

2. Mẫu biểu mẫu yêu cầu sáng tạo ClickUp

Các nhóm thiết kế nhận được nhiều yêu cầu từ bộ phận tiếp thị, sản phẩm, sự kiện và hơn thế nữa. Mẫu Yêu cầu Sáng tạo của ClickUp giúp hợp lý hóa quy trình làm việc.

Với mẫu này, bất kỳ ai cũng có thể gửi bản tóm tắt sáng tạo theo cách phù hợp nhất với nhóm thiết kế. Họ có thể điền vào biểu mẫu tên, mô tả và loại sản phẩm sáng tạo. Họ cũng có thể đặt thời hạn.

Khi nhận được yêu cầu, bạn có thể chỉ định yêu cầu mới cho người/nhóm hoặc đặt trạng thái như một phần của quy trình làm việc. Bạn cũng có thể sử dụng các trường tùy chỉnh để thêm các tùy chọn vào menu thả xuống để tạo ra kết quả sáng tạo khi dịch vụ của bạn mở rộng.

Với chế độ xem danh sách, bạn có thể theo dõi tất cả các công việc sắp tới. Với chế độ xem đường ống, bạn có thể theo dõi trạng thái và các trường hợp leo thang, nếu có. Bạn có thể sử dụng chế độ xem công việc để cộng tác với nhóm, tải lên các nội dung sáng tạo, thu thập phản hồi và nhận phê duyệt.

3. Mẫu yêu cầu tài nguyên ClickUp

Các dự án phát triển nhanh chóng trong môi trường nhịp độ nhanh ngày nay. Để theo kịp, các nhà quản lý dự án thường cần thêm nguồn lực. Với mỗi nhà quản lý dự án yêu cầu hỗ trợ thêm, công việc có thể trở nên khó khăn theo thời gian.

Để hợp lý hóa quản lý hoạt động, hãy sử dụng Mẫu Yêu cầu Tài nguyên của ClickUp. Mẫu toàn diện này bao gồm các trường cho:

Sau khi yêu cầu được gửi, người quản lý tài nguyên có thể sử dụng chế độ xem bảng đánh giá để xem tổng quan tất cả các yêu cầu dự án của bạn được nhóm theo trạng thái.

Trong chế độ xem này, nhấp vào thẻ công việc cụ thể để mở chi tiết và kéo nó qua bảng để thay đổi trạng thái.

Sử dụng các trường tùy chỉnh để ước tính chi phí, xin phê duyệt, phân bổ nguồn lực và theo dõi tiến độ.

Sử dụng mẫu này để tích hợp các yêu cầu tài nguyên vào quy trình quản lý dự án của bạn. Yêu cầu, phân bổ và quản lý tài nguyên dự án một cách dễ dàng.

4. Mẫu yêu cầu công việc ClickUp

Không giống như một dự án có mục tiêu cụ thể liên quan đến nhiều người, theo các bước khác nhau và kéo dài trong thời gian, một "công việc" hoặc nhiệm vụ thường đơn giản hơn nhiều. Ví dụ, đây có thể là yêu cầu ID email mới từ bộ phận tiếp thị hoặc cung cấp thêm không gian đám mây từ bộ phận kỹ thuật.

Để quản lý chúng một cách hiệu quả mà không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào, bạn cần một quy trình. Mẫu Yêu cầu Công việc ClickUp cung cấp điều đó.

Mẫu này cho phép người dùng đưa ra yêu cầu, mô tả công việc cần hoàn thành, đặt ưu tiên/dòng thời gian và nhập các chi tiết khác, nếu có.

Với tư cách là người quản lý dự án, bạn có thể

5. Mẫu Yêu cầu Nhóm ClickUp

Cho dù là quà tặng thương hiệu hay văn phòng phẩm, bạn cần một cách để ghi lại, theo dõi và quản lý các yêu cầu của nhóm. Mẫu Yêu cầu của Nhóm ClickUp sẵn sàng giúp bạn.

Mẫu này cho phép nhóm quản trị viên nắm bắt bản chất của tất cả các yêu cầu nội bộ. Bạn có thể thu thập chi tiết người yêu cầu, bản chất của yêu cầu và ngày đáo hạn. Đồng thời, bạn cũng có thể đặt trường tùy chỉnh cho danh mục và số lượng.

Ví dụ: bạn có thể tùy chỉnh danh sách thả xuống danh mục để bao gồm bút, bút chì và sổ ghi chép. Nếu bạn cũng quản lý hàng hóa và đăng ký tạp chí cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể cấu trúc như sau.

Bằng cách này, bạn có thể sắp xếp các loại yêu cầu mà bạn nhận được. Sử dụng chế độ xem bảng "loại yêu cầu" để theo dõi các yêu cầu trong từng danh mục. Tìm hiểu xem bạn có thiếu hàng hay không và đặt đơn hàng phù hợp.

6. Mẫu yêu cầu dịch vụ ClickUp

Cho dù bạn bán ô tô hay phần mềm máy tính, khách hàng sẽ gặp phải những thách thức và cần hỗ trợ. Cung cấp cho khách hàng của bạn một cách đơn giản để gửi yêu cầu và quản lý chúng một cách liền mạch với Mẫu yêu cầu dịch vụ ClickUp.

Với biểu mẫu phiếu dịch vụ có trong mẫu, khách hàng có thể mô tả vấn đề và tải lên ảnh chụp màn hình để giúp tái tạo lỗi.

Được thiết kế đặc biệt cho các nhóm CNTT, mẫu này tự động phân loại các yêu cầu truy cập ứng dụng, giấy phép phần mềm, đặt lại mật khẩu hoặc phần cứng mới thành các yêu cầu dịch vụ.

Xem các yêu cầu dịch vụ theo cách bạn muốn, dưới dạng danh sách chung hoặc danh sách được phân loại theo loại hoặc mức độ ưu tiên.

Có bất kỳ đặc thù nào trong tổ chức của bạn? Không thành vấn đề. Tùy chỉnh menu thả xuống, người dùng hoặc tải lên tệp theo ý bạn và bắt đầu ngay!

7. Mẫu yêu cầu thay đổi ClickUp

Yêu cầu thay đổi tương tự như yêu cầu công việc, ngoại trừ việc nó áp dụng cho một thay đổi cụ thể đối với một tính năng hiện có. Ví dụ: nếu bạn là kiến trúc sư, khách hàng có thể yêu cầu sửa đổi thiết kế, chẳng hạn như làm cửa sổ kính màu hoặc chọn màu sắc khác cho phòng tắm.

Để quản lý dễ dàng hơn cho bạn và khách hàng, hãy sử dụng Mẫu yêu cầu thay đổi của ClickUp. Thu thập thông tin về những gì họ muốn thay đổi và lý do, tác động của việc thay đổi đó đối với phạm vi/ngân sách/dòng thời gian của dự án, v.v.

Sử dụng mẫu này để khuyến khích người yêu cầu suy nghĩ về bối cảnh của yêu cầu của họ, bao gồm tác động của yêu cầu đó đối với các hoạt động trước và sau đó. Điều này giúp họ xử lý xem thay đổi này có thực sự cần thiết hay không.

Sử dụng chế độ xem "danh sách yêu cầu" để xem tất cả các yêu cầu đến được phân loại theo dự án và thảo luận với người yêu cầu. Sử dụng chế độ xem "bảng yêu cầu" để theo dõi theo mức độ ưu tiên. Theo dõi tiến độ với chế độ xem trạng thái. Nếu bạn có các dự án ở nhiều địa điểm, hãy sử dụng chế độ xem bản đồ để hiển thị các công việc.

8. Mẫu yêu cầu thông tin ClickUp

Từ một câu hỏi đơn giản như "Xin chào, dự án tiến triển thế nào rồi?" đến những câu hỏi phức tạp về phân bổ chi tiêu ngân sách, yêu cầu thông tin (RFI) có thể đến dưới nhiều hình thức. Nó có thể đến qua email, Slack, cuộc gọi điện thoại hoặc tin nhắn văn bản. Việc trả lời tất cả các yêu cầu này đúng hạn có thể trở thành một thách thức.

Mẫu Yêu cầu Thông tin (RFI) của ClickUp giải quyết chính xác vấn đề đó. Nó giúp các nhóm thu thập RFI ở một nơi, phân công trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm để trả lời trong thời gian đã thỏa thuận.

Sử dụng mẫu này để ghi lại chi tiết về yêu cầu, người yêu cầu và các tài nguyên khác, nếu có. Tùy chỉnh mẫu này để phù hợp với nhu cầu của bạn. Ví dụ: thêm một trường biểu mẫu khác cho định dạng cần phản hồi hoặc mục đích của thông tin.

Mẫu này bao gồm ba chế độ xem khác nhau. Sử dụng chế độ xem nhật ký RFI để xem tất cả các yêu cầu dưới dạng danh sách. Sử dụng chế độ xem bảng dự án để phân loại theo tên dự án. Sử dụng chế độ xem phạm vi RFI để sắp xếp theo phạm vi của yêu cầu.

Chọn từ hơn 15 chế độ xem của ClickUp để sắp xếp thông tin theo cách bạn muốn.

9. Mẫu yêu cầu trợ giúp của Template.net

Nếu bạn đang ghi lại các yêu cầu của mình trên một tài liệu đơn giản như Microsoft Word, Tài liệu Google hoặc Apple Pages, mẫu này từ template.net sẽ rất hữu ích.

Mẫu yêu cầu trợ giúp này tạo biểu mẫu ghi lại chi tiết yêu cầu, chẳng hạn như tên, tổ chức, địa chỉ email, loại vấn đề và danh mục. Tùy chỉnh các trường dựa trên nhu cầu và quy trình của tổ chức bạn.

Mẫu này là một tài liệu đơn giản và thuận tiện cho mọi người điền vào. Tuy nhiên, việc duy trì nhiều yêu cầu như vậy và nhận chúng dưới dạng tệp đính kèm email có thể rất tẻ nhạt.

Hơn nữa, nhóm trợ giúp sẽ cần tạo công việc thủ công trên công cụ quản lý dự án của họ dựa trên các biểu mẫu yêu cầu này.

10. Mẫu biểu mẫu yêu cầu dự án của Slideshare

Các dự án có thể rất phức tạp, với nhiều yếu tố ảnh hưởng đến cả những quyết định nhỏ nhất. Để đảm bảo bạn đã nắm bắt được tất cả các chi tiết, bạn cần một biểu mẫu yêu cầu dự án toàn diện như biểu mẫu này của Slideshare.

Với bảy trang, mẫu này ghi lại các yêu cầu, lý do, mục tiêu, giả định, ngân sách, dòng thời gian của dự án và hơn thế nữa. Được thiết kế cho các dự án CNTT, mẫu này cũng đặt ra các câu hỏi về hành vi sử dụng, bảo mật, giao diện, mối quan hệ với khách hàng, tích hợp cổng thông tin và cơ sở hạ tầng kỹ thuật.

Nó bao gồm các phần về tác động rủi ro, đánh giá lỗ hổng và các yếu tố tài chính. Với mẫu này, bạn có thể chắc chắn rằng mình đã thu thập đủ thông tin để tiến hành dự án.

Giống như mẫu trước, đây cũng là một tài liệu, thường được điền ngoại tuyến và gửi qua email. Do đó, cần thêm công việc thủ công để nhập các chi tiết này vào phần mềm quản lý dự án.

Cách sử dụng mẫu biểu mẫu yêu cầu dự án hiệu quả

Sử dụng bất kỳ mẫu ClickUp nào ở trên đều dễ dàng như nhấp vào nút "nhận giải pháp miễn phí", thêm vào Không gian Làm việc ClickUp của bạn và ghi lại các yêu cầu. Mặc dù các mẫu này là điểm khởi đầu tuyệt vời, bạn có thể điều chỉnh chúng để phù hợp hơn với mình.

Tùy chỉnh: Xem từng biểu mẫu yêu cầu dự án được liệt kê ở trên và tùy chỉnh chúng cho phù hợp với ngành, tổ chức và quy trình làm việc của bạn. Bao gồm dữ liệu bạn cần trong các menu thả xuống.

Tự động hóa: Thông báo, tạo nhiệm vụ, chỉ định người dùng, thay đổi trạng thái và nhiều hơn nữa có thể được tự động hóa với Tự động hóa ClickUp. Khi bạn đã có quy trình minh bạch, hãy tự động hóa nó.

Sử dụng các chế độ xem: Bất cứ điều gì bạn cần xem, ClickUp đều có chế độ xem phù hợp.

Cải thiện: Dựa trên cách các mẫu hoạt động cho bạn, thực hiện các cải tiến quy trình. Thêm hoặc xóa các trường. Mở rộng phạm vi của chúng. Thu thập phản hồi về các mẫu và kết hợp chúng vào các phiên bản tiếp theo.

Hợp lý hóa quy trình yêu cầu dự án với các mẫu ClickUp

Quản lý dự án hiệu quả bắt đầu trước khi dự án khởi động — bằng cách thu thập các yêu cầu một cách kỹ lưỡng và rõ ràng. Các mẫu yêu cầu dự án của ClickUp được thiết kế cho mục đích này.

Tùy thuộc vào ngành, cấu trúc tổ chức, quy trình quản lý dự án và sở thích của nhóm, hãy chọn mẫu phù hợp với bạn. Tích hợp chúng vào Không gian Làm việc ClickUp của bạn chỉ bằng một nút bấm và tùy chỉnh theo nhu cầu.

ClickUp cho phép bạn tự động chuyển yêu cầu thành nhiệm vụ, phân công cho các thành viên trong nhóm, xin phê duyệt và thông báo tiến độ cho các bên liên quan để bạn có thể tập trung hoàn thành nhiệm vụ cho dự án của mình.

Truy cập hàng chục mẫu cho các mục đích quản lý dự án khác nhau từ thư viện mẫu ClickUp. Phần hay nhất là tất cả đều miễn phí!

Hãy bắt đầu từ ý tưởng đến quản lý dự án tuyệt vời với ClickUp ngay hôm nay.