İletişimi iyileştirmek için geliştirilen teknolojilerin miktarı göz önüne alındığında, çapraz fonksiyonlu işbirliği her zamankinden daha kolay olmalı.
- Slack'te iş arkadaşlarınızla iletişime geçin
- Google Drive üzerinden dosya ve belge paylaşımı gerçekleştirin
- Proje yönetimi aracında görevleri atayın
Ancak görüyorsunuz ki, tüm bu araçlar birbirinden bağımsızdır.
Proje yöneticileriniz, birden fazla araçta gerçekleşen konuşmaları anlamaya çalışmakla meşgul. Kararların ne olduğu konusunda kimse tek bir görünümü yok.
Toplantıları, kararları ve eylem ögelerini işin yapıldığı yerde, tek bir bağlantılı yere getirmek için bir yol olsaydı ne olurdu? İşte size zaman kazandıracak ClickUp SyncUps.
Aşağıda, proje yöneticilerinin işlevler arası proje senkronizasyonları için ClickUp SyncUp'ı nasıl kullanabileceklerini gösteriyoruz.
ClickUp SyncUp nedir ve proje yöneticilerine ne gibi faydalar sağlar?
ClickUp SyncUp, ClickUp Çalışma Alanınızda doğrudan oluşturulmuş bir video ve sesli toplantı özelliğidir. Takımınızla bire bir veya grup toplantıları yapmanızı ve tartışmaları bağlamını kaybetmeden gerçek görevlere ve belgelere bağlantı kurmanızı sağlar.
SyncUps, ClickUp Chat'in bir parçasıdır ve ekran paylaşımı, aramaları kaydetme ve kaydedilen her aramadan sonra AI tarafından oluşturulan özetler dahil olmak üzere eksiksiz bir özellik seti sunar.
Uyumlu, izlenebilir çapraz fonksiyonlu senkronizasyonlar yürütmek için doğru proje yönetimi yazılımını arayan proje yöneticileri için SyncUp, iletişim ve uygulama arasında köprü görevi görür.
PM'lerin Seveceği ClickUp Senkronizasyonunun Önemli Özellikleri
Peki, SyncUps'ı Zoom veya Microsoft Teams gibi video konferans ve takım iletişim uygulamalarından ayıran nedir? Doğrudan Çalışma Alanı entegrasyonu proje yöneticileri için neden bir nimettir? Gelin birlikte öğrenelim.
SyncUps sırasında görevlere atıfta bulunma ve bağlantı kurma yeteneği
PM'ler, SyncUp tartışmalarını ClickUp görevlerine gerçek zamanlı olarak bağlayarak ilerlemeyi izlemeyi ve görevleri düzenlemeyi kolaylaştırabilir.
Her tartışma eyleme geçirilebilir kalır ve takım üyeleri yapılacakları daha net bir şekilde anlar. Kanal veya ClickUp Sohbeti'ne (SyncUp'ın yapıldığı yer) erişimi olan herkes, SyncUp mesajının üzerine fareyi getirerek tüm bu bağlantılı görevleri görebilir.
❌ Toplantılar ve işler ayrı sohbet platformlarında yapıldığında, belirli eylem ögeleri ve takipler kaybolabilir veya gecikebilir.
✅ SyncUp ile işleriniz ve toplantılarınız aynı yerde gerçekleşir. Kararlar, projenin sorunsuz bir şekilde yürütülmesi için hemen görevlere dönüştürülür.
🎥 ClickUp ile toplantı notlarını ve görevleri nasıl otomasyonla otomatikleştirebileceğinizi görmek için bu videoyu izleyin.
📮 ClickUp Insight: Profesyonellerin yaklaşık %41'i takım iletişimi için anlık mesajlaşmayı tercih ediyor. Hızlı ve verimli iletişim imkanı sunsa da, mesajlar genellikle birden fazla kanal, konu veya doğrudan mesaj arasında dağılır ve bu da daha sonra bilgileri bulmayı zorlaştırır.
ClickUp Chat gibi entegre bir çözümle, sohbet konularınız belirli projelere ve görevlere eşlenir, böylece konuşmalarınız bağlam içinde kalır ve kolayca erişilebilir olur.
Yerleşik kayıt ve transkripsiyon
Kaydedilen SyncUps, Clips Hub'da saklanır ve hızlı bir genel bakış için kayıt bağlantısını istediğiniz kişiyle paylaşabilirsiniz.
AI özetleri ve eylem öğeleri
Tek bir tıklama ile bir belgeye ekleyebileceğiniz, AI tarafından oluşturulan kapsamlı bir özet elde edersiniz.
Toplantıya katılamayanlarla belgeyi paylaşın, böylece SyncUp'ın tamamını izlemeden önemli eylem ögelerine hızlı bir şekilde göz atabilirler.
Çok dilli veya küresel olarak dağınık bir takımınız varsa, ClickUp Brain'i kullanarak herkes bu toplantı notlarını başkasına ihtiyaç duymadan anladıkları bir dile çevirebilir.
ClickUp Brain, toplantı sırasında belirlenen eylem öğelerini izlenebilir görevlere dönüştürebilir.
Yani, Tom'dan Perşembe gününe kadar API belgelerini tamamlaması istenirse, ClickUp Brain bu son tarihi içeren bir görev oluşturabilir ve bunu Tom'a otomatik olarak atayabilir.
Bu, bir toplantıdan diğerine atlarken ve her birini gerçekçi bir şekilde ayrıntılı olarak belgeleyemediğinizde görev yönetimi için özellikle yararlıdır.
📚 Daha fazla bilgi: Toplantı notları için yapay zeka nasıl kullanılır? (Kullanım örnekleri ve araçlar)
Ekran paylaşımı ve belge işbirliği
Şunu hayal edin: Çapraz fonksiyonlu bir SyncUp düzenliyorsunuz. Lansman yol haritanızı açıyor, ekranınızı paylaşımda kullanıyor ve işbirliğine dayalı düzenleme için belgeyi açıyorsunuz.
SyncUp'a dahil olan her takım anında devreye girebilir. Pazarlama ekibi mesaj notlarını iyileştirir, mühendislik ekibi engelleri doğrudan belgenin içinde vurgular ve tasarım ekibi varlıkların dönüm noktalarını gerçek zamanlı olarak günceller.
Toplantıdan sonra, farklı kanallardan veya takımlardan geri bildirim toplamaya gerek kalmaz. Uyumlu bir planla toplantıdan çıkarsınız.
📚 Daha fazla bilgi: Uzaktan toplantılar için en iyi ekran paylaşım yazılımı
ClickUp ş akışlarıyla entegrasyon
SyncUp, ClickUp'ın ş akışıyla tamamen entegre edilmiştir. Bu toplantılarda tartıştığınız eyleme geçirilebilir öğeler, son tarihleri olan görevlere dönüştürülür (bu da performans izlemesini iyileştirir). Ardından, son tarihler yaklaştığında hatırlatıcılar göndermek veya durumlar değiştiğinde görevlere yorumlar eklemek için tetikleyici tabanlı ClickUp otomasyonları ayarlayabilirsiniz.
Örneğin, son teslim tarihi geldiğinde → atanan kişiye bir yorum bırakın.
💡 Profesyonel İpucu: ClickUp Super Agents'ı kullanarak günlük proje raporları oluşturma, takım standup güncellemelerini derleme ve sohbet kanallarında SSS'leri anında yanıtlama gibi rutin proje yönetimi görevlerini otomasyonla otomatikleştirin.
Bu notta, dikkate almaya değer en iyi AI toplantı ajanları şunlardır 👇
👀 Biliyor muydunuz? ClickUp Research'e göre, profesyonellerin %40'ı her toplantıdan hemen sonra eylem ögelerini takip etmek istiyor. Ancak iletişim kanalları e-posta (%42) ve anlık mesajlaşma (%41) arasında bölünmüş olduğundan, bu eylem ögeleri genellikle işyerinde dağınık bir şekilde bulunur.
PM'ler, işlevler arası toplantılar için SyncUp'ı nasıl kullanabilir?
Çapraz fonksiyonlu işbirliği, zorluklar içermez değildir. Bunları aşmaya hazırsanız, sizin için bir çözümümüz var.
ClickUp'ın Proje Yönetimi Platformunu kullanarak iletişim, proje verileri, belgeler, görevler ve proje sonuçlarını tek bir yerden yönetip düzenleyerek projenin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlayın.
Toplantılar düzenleyin, tartışmaları gerçek işlerle ilişkilendirin ve kararları takip edilebilir görevlere dönüştürün. Tüm bunları tek bir Çalışma Alanından yapabilirsiniz.
SyncUp bu entegre Çalışma Alanının içinde yer alır, böylece her çapraz fonksiyonlu konuşma, ilerletilmesi gereken projeyle bağlantılı kalır.
Proje yöneticilerinin, işlevler arası proje senkronizasyonu ve görev yönetimi için ClickUp SyncUp'ı nasıl kullanabileceklerini aşağıda açıklıyoruz.
1. Net bir toplantı hedefi belirleyin
Çapraz fonksiyonlu bir toplantı planlamadan önce, toplantıdan ne beklediğinizi belirleyin. Bu şunlar olabilir:
- Sprint önceliklerini uyumlu hale getirme
- Proje durum raporunu tamamlama
- Ürün yol haritasını gözden geçirme
- Mühendislik ve tasarım arasındaki darboğazı çözme
- Proje dönüm noktalarını tamamlama
Gündem ne olursa olsun, toplantıdan önce gönderdiğinizden emin olun.
Bonus ipucu: Takım üyelerine, işleriyle ilgisi yoksa bu projeden çıkma seçeneği sunun.
ClickUp Belgesi'ni kullanarak toplantı gündemini yazın. Tartışma konularını ve beklenen sonuçları ekleyin. Takım üyeleriniz sorgularını ve taleplerini önceden hazırlayabilir.
Zamanınız kısıtlıysa, Belge + ClickUp Brain'i birleştirerek anında yapılandırılmış bir toplantı gündemi oluşturabilirsiniz. ClickUp Brain, konuları özetleyebilir, sorular önerebilir ve hedefleri netleştirebilir, böylece toplantıya hazırlıklı olarak girebilirsiniz.
Belgeler tamamen düzenlenebilir olduğundan, ek bağlam için tablolar, elektronik tablolar, gösterge panelleri veya referans bağlantıları ekleyebilirsiniz. Bu, katılımcılara SyncUp başlamadan önce net bir başlangıç noktası sağlar.
⚡ Şablon Arşivi: Her Türlü Proje için Ücretsiz Proje Yönetimi Şablonları
2. Özel bir Sohbet kanalı oluşturun
ClickUp, ClickUp Chat ile birden fazla iletişim aracına olan ihtiyacı ortadan kaldırır. Tüm takım iletişiminizi konu başlıkları, kanallar ve DM'lerde merkezileştiren birleşik bir platformdur.
Not: SyncUp, ClickUp Sohbet'in bir parçasıdır ve yalnızca Sohbet'i etkinleştirdiğinizde kullanılabilir.
Ardından, ClickUp Chat'te çapraz fonksiyonlu projeniz için özel bir kanal oluşturun. Bu kanal, takım işbirliği için merkezi bir merkez görevi görecek ve tüm takım üyelerinin projeyle ilgili tartışmalar, görevler, dosyalar, belgeler, proje zaman çizelgeleri ve SyncUp çağrıları hakkında bilgilendirilmesini ve uyum içinde olmasını sağlayacaktır.
Bunun faydası nedir? Toplantıya katılırken bağlam değiştirmeyi önler.
Dışarıdan paydaşları da SyncUp'a davet edebilirsiniz. Sadece sohbet kanalına erişimleri olduğundan emin olun.
👀 Biliyor muydunuz? Pazarlama liderlerinin yaklaşık %84'ü işbirliği sorunları yaşıyor — çok fazla toplantı, belirsiz kararlar ve geciken proje talepleri projenin sağlığını bozuyor.
Bu sürtüşmenin altında yatan birçok neden olsa da, takım işbirliğini ve işi tek bir yerde merkezileştirmek, koordinasyon masraflarını önemli ölçüde azaltabilir ve takımların sürekli yeniden düzenleme yapmadan ilerlemesini sağlayabilir.
3. Anında SyncUp başlatın
Sohbet kanalınızın sağ üst köşesindeki telefon simgesine tıklayarak SyncUp'ı başlatın. SyncUp'ı başlattığınız anda, diğerlerinin katılabilmesi için kanalda bir mesaj yayınlanacaktır. Mikrofon ve kamera ayarlarınızı değiştirerek toplantıya hazırlanın.
İleride başvurmak üzere ses ve video içeriğini kaydedebilirsiniz.
📮 ClickUp Insight: Ankete katılanların yarısından fazlası her gün üç veya daha fazla uygulamaya giriş yapıyor ve " uygulama yayılması " ve dağınık ş akışlarıyla mücadele ediyor.
Verimli ve yoğun hissedilse de, bağlamınız uygulamalar arasında kayboluyor, yazmaktan kaynaklanan enerji kaybından bahsetmeye bile gerek yok. ClickUpBrainGPT her şeyi bir araya getiriyor: bir kez konuşun, güncellemeleriniz, görevleriniz ve notlarınız ClickUp'ta tam olarak ait oldukları yere gelsin. Artık geçiş yapmak yok, kaos yok — sadece sorunsuz, merkezi verimlilik var.
4. İşbirliğine dayalı incelemeler için ekran paylaşımını kullanın
SyncUp sırasında ekranınızı (sekme, pencere veya tüm ekran) paylaşarak proje belgelerini inceleyin veya belirli bir ş Akışı'nı gösterin.
Ekran paylaşımı, takımınızın gerçek zamanlı olarak işbirliği yapmasını sağlar. Aksi takdirde aktarılması zor olan bilgi eksikliklerini gidermek ve netlik sağlamak daha kolay hale gelir.
Bu, tüm takım üyeleri için ortak bir görsel referans sağlayarak işyerinde işbirliği kolaylaştırır. İş arkadaşlarınız size bunun için minnettar olacaklar; herkes, kendilerine atanan eylem maddeleri ve görevlerle uyumlu bir şekilde işlerini yapacaktır.
5. Sizi ve işinizi anlayan bir yapay zeka ile çalışın
ClickUp Brain, size özel bir yapay zeka çalışma alanı olarak çalışır. Görevlerinizden, belgelerinizden, alanlarınızdan, bilgi tabanınızdan ve bağlı uygulamalarınızdan bağlam bilgisi alır.
Yalıtılmış bir AI aracını kullanmıyorsunuz. Projelerinizi, takımınızı ve geçmişinizi anlayan bağlamsal zeka ile iş yapıyorsunuz.
Ayrıca, o ana uygun zekayı da seçersiniz. Örneğin, çoklu AI modellerinden şunu kullanabilirsiniz:
- Claude: Strateji anlatıları ve uzun formlu akıl yürütme için
- ChatGPT: Müşteriye yönelik yazılar ve iletişimi iyileştirmek için
- Gemini: Araştırma, veri yoğun analizler ve teknik arızalar için
Gelişmiş Kurumsal Arama özelliği ile Çalışma Alanınızın herhangi bir yerinden anında bilgi alabilirsiniz: görevler, belgeler, dosyalar, yorumlar, kaydedilmiş SyncUps ve hatta Google Drive, GitHub, SharePoint ve daha geniş web gibi harici kaynaklar.
Son sprintten bir bağımlılık güncellemesi mi gerekiyor? İki hafta önce referans verilen bir tasarım dosyası mı? Bir konuşmada işaretlenen bir risk mi? ClickUp Brain bunları saniyeler içinde ortaya çıkarır.
Yerleşik web arama katmanı, pazar verilerini toplamanıza, en iyi uygulamaları karşılaştırmanıza, yeni trendleri araştırmanıza veya varsayımları doğrulamanıza olanak tanır.
AI'nın yayılmasıyla uğraşmak yerine, ClickUp Brain tüm proje akışınızda tek bir AI katmanı haline gelir.
⚡ Şablon Arşivi: Ücretsiz Proje Durum Raporu Şablonları
Yaygın Sınırlamalar ve Çözüm Yolları
ClickUp SyncUp'ın anlık yapısı, işbirliğine dayalı iletişimi geliştirir. Bununla birlikte, bilmeniz gereken bazı sınırlamaları da vardır. Bunlar arasında şunlar yer alır:
Sınırlı katılımcı kapasitesi
Zorluk: ClickUp SyncUps, tek bir görüşmede 200 katılımcıya kadar çapraz fonksiyonel işbirliği desteği sunar ve 24 kişi aynı anda konuşabilir.
Bir kanalda SyncUp'ı kimlerin başlatabileceğine dair rol tabanlı kısıtlamalar vardır. SyncUp'ın maksimum süresi 10 saattir, bu bir sınırlayıcı faktör olmamalıdır; eğer öyleyse, her zaman hemen yeni bir SyncUp başlatabilirsiniz.
✅ Çözüm: 200'den fazla kişinin katıldığı çapraz fonksiyonlu toplantılar için, farklı departmanlar için paralel SyncUps çalıştırın ve daha sonra kayıtların paylaşımını gerçekleştirin.
Bildirim sınırlamaları
Zorluk: Kullanıcılar bazen gelen SyncUp çağrıları için anında bildirim almazlar ve bu da toplantıların kaçırılmasına neden olur.
✅ Çözüm: Takım üyelerinden, önemli SyncUp'ların barındırıldığı ClickUp Sohbet kanalları için masaüstü ve mobil bildirimleri etkinleştirmelerini isteyin. Başlamadan birkaç dakika önce kanalda hızlı bir hatırlatıcı yayınlayın.
💡 Profesyonel İpucu: Mobil cihazlara güvenen ekip arkadaşlarınız için, ClickUp uygulamasında bildirim, mikrofon ve kamera izinlerinin etkinleştirildiğinden emin olun. Mobil SyncUps, kullanıcıların hareket halindeyken aramalara katılmalarını ve tartışmaları takip etmelerini sağlar.
Ayrı odalar yok
Zorluk: Zoho Meetings gibi bazı çevrimiçi toplantı araçları, yeniden bir araya gelmeden önce belirli konuları ayrı ayrı tartışmak için küçük grup odaları oluşturmanıza olanak tanır.
✅ Çözüm: Alt takım tartışmaları için farklı Sohbet kanallarında ayrı SyncUps başlatın.
Örneğin, ürün lansmanı toplantınızda teknik detayları ayrı ayrı tartışmak için mühendislik ve tasarım departmanlarının katılımı gerekiyorsa, bu departmanlar kendi departman kanallarına geçerek hızlı bir SyncUp yapabilir ve ardından ana proje kanalına geri dönebilirler.
Diğer bir seçenek ise, bu alt tartışmaları ana çapraz fonksiyonel toplantıdan önce veya sonra ayrı SyncUps olarak planlamaktır.
📚 Daha fazla bilgi: Proje Yönetimi Gösterge Paneli Örnekleri ve Şablonları
Transkripsiyon için kayıt gereksinimleri
Zorluk: Yalnızca kaydedilen SyncUps, Clips Hub'da saklanır ve ClickUp Brain tarafından transkripsiyon veya özetlenebilir. Her toplantının başında kayıt düğmesine basmayı unutmayın.
✅ Çözüm: Tüm önemli çapraz fonksiyonlu toplantılar için kayıt yapmayı ön tanımlı bir alışkanlık haline getirin. Her SyncUp'ın başında kaydı başlatmak için birini (veya kendinizi) görevlendirin.
Kayıt depolama sınırları
Zorluk: Ücretsiz plan kullanıcıları, SyncUp kayıtları için sınırlı depolama alanına sahiptir ve sık sık işlevler arası toplantılar düzenliyorsanız bu alan hızla dolabilir.
✅ Çözüm: Yükseltme yapın. Yükseltme yapmıyorsanız, hangi toplantıların kaydedilmesi gerektiğini önceliklendirin ve artık geçerli olmayan eski kayıtları silin. Önemli kayıtları harici depolama birimine indirip ClickUp'tan silerek alan açabilirsiniz.
👀 Biliyor muydunuz? Dijital olarak gelişmiş şirketlerin yaklaşık %83'ü, "çevik" kalmak ve "rekabet avantajı sağlamak" için çapraz fonksiyonlu takımların gücünden yararlanıyor. Ancak bu şirketlerin çoğu, bunu gerçekleştirmek için doğru kaynakları kullanmakta zorlanıyor.
Çapraz Fonksiyonlu Projelerde SyncUp'ı En Verimli Şekilde Kullanmak İçin İpuçları
Proje yöneticilerinin SyncUps'ı sadece başka bir sohbet platformuna dönüştürmek yerine en iyi şekilde kullanmalarına yardımcı olabilecek bazı pratik ipuçları:
- Asenkron güncellemeleri kullanın: SyncUps'ı, gerçekten birden fazla departmanın gerçek zamanlı girdisine ihtiyaç duyulan tartışmalar için ölçülü bir şekilde kullanın. Unutmayın, bir mesajla kolayca iletilebilecek veya ClickUp Clip olarak kaydedilebilecek bilgileri aktarmak için (takımınızın zamanını alan) bir toplantıya gerek yoktur.
- Yeniden kullanılabilir gündem şablonları oluşturun: Toplantı yapınızı standartlaştırarak engelleri, gerekli kararları, ilerleme güncellemelerini ve sonraki adımları kapsayın ve tartışmalarınızı odaklanmış tutun. ClickUp gibi doğru proje yönetimi aracı, bilgi toplama sürecini standartlaştırmak için yeniden kullanılabilir şablonlar sunar.
- Toplantı öncesi hazırlık için Brain'i kullanın: ClickUp Brain'den, SyncUp öncesinde son görev faaliyetlerini özetlemesini veya bekleyen eylem öğelerini göstermesini isteyin. Bu, size işlerin ne durumda olduğuna dair hızlı bir genel bakış sağlar.
- Bağlantılı görevlerde departmanları etiketleyin: Özel Alanlar veya departman bazlı etiketler (görevleri bağlarken) kullanarak çapraz fonksiyonel görev bağımlılıklarını kolayca izleyin ve daha iyi proje sonuçları elde edin.
- Asenkron demolar için Klipleri kullanın: Bir şeyin nasıl çalıştığını göstermeniz veya bir süreci adım adım anlatmanız gerekiyorsa, bir Klip kaydedin ve kanalda paylaşım yapın. Takım üyeleri uygun olduklarında bunu izleyebilir ve zaman damgası içeren yorumlar ve sorular bırakabilirler.
ClickUp SyncUp ile Fonksiyonlar Arası Proje Senkronizasyonlarını Kolaylaştırın
Çapraz fonksiyonlu projeler, takımların güncellemeleri takip etmek ve ortak bir zemin bulmak için uğraşmak zorunda kalmayacakları işbirliğine dayalı bir ortam gerektirir.
Departmanlar arasında çok sayıda hareketli parça olduğundan, proje yöneticilerinizin ilerlemeyi ve engelleri izlemesi zorlaşır.
SyncUps aracılığıyla yapılan işbirliğine dayalı iletişim, toplantı planlama veya onay bekleme gibi formaliteler olmadan paydaşları bir araya getirir.
Proje yönetimi yazılımınıza doğrudan entegre oldukları için, her toplantıyı eyleme geçirilebilir bir öğeye dönüştürebilir ve dakikası dakikasına izleme yapabilirsiniz.
SyncUps'ı kullanmaya hazır mısınız? ClickUp'a ücretsiz kaydolun.
Sık Sorulan Sorular
Hayır, ClickUp SyncUp, ClickUp Çalışma Alanı'nda anlık sesli ve video toplantılar yapmak için özel olarak tasarlanmıştır. Toplantılarınızı görevler, belgeler ve işlerinizle bağlantılı tutarak, aksi takdirde ortaya çıkabilecek bağlam dağınıklığını ortadan kaldırırsınız.
SyncUp toplantısına 200 kişiye kadar katılabilir ve aynı anda 24 kişi konuşabilir.
Evet, kanallara erişimi olan harici paydaşlar bir davet bağlantısı ile SyncUp'a katılabilirler.
Tamamen değil. SyncUp, gerçek zamanlı işbirliği ve karar verme gerektiren tartışmalar için en uygunudur. Rutin durum güncellemeleri ve genel proje ilerleme raporları için e-postalar veya (daha da iyisi) ClickUp Chat ve görev yorumları daha verimlidir.
ClickUp Brain, SyncUp kayıtlarınızdan toplantı özetleri oluşturabilir ve eylem öğelerini takip edilebilir görevlere dönüştürebilir. Yapay zeka, görevleri doğru kişilere atayabilir ve toplantıda tartışıldığı şekilde son tarihler belirleyebilir.