1900'lerin başında, Reginald Heber Smith adında bir avukat alışılmadık bir zorlukla karşı karşıya kaldı: kısıtlı bir bütçeyle bir hukuk yardım kliniği işletmek.
Binlerce davada yapılan işleri izlemek için, her avukatın her bir görev için harcadığı saatleri doğru bir şekilde kaydeden bir sistem geliştirdi.
Bir asır sonra, birçok kreatif ve pazarlama ajansı hala eski bir modelle boğuşuyor: her verimlilik dakikasının faturalandırılabilir olduğunu varsayan bir model.
Ancak, şimdi soru şu: Ajanslar için faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz saatleri izlememenin gizli maliyeti nedir?
Bu blog yazısında, bir asırlık muhasebe fikrinin marjlarınızı nasıl etkilediğini inceleyeceğiz. Bonus olarak, ClickUp'ın size nasıl destek olabileceğini de ele alacağız. 🎯
⭐ Öne Çıkan Şablon
ClickUp Danışman Zaman Takibi Şablonu, danışmanlık ve ajans takımlarının müşterileri, projeleri ve teslimatları günlük olarak yönetmelerine yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Her dakika bir görev, toplantı veya teslimatla ilişkilendirilebilir, böylece faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz olanlar tam olarak görünür.
Bu kurulum, tahminlere dayalı çalışmaları ortadan kaldırarak, görevler ve projeler için harcanan zamanı ve bunun genel proje karlılığıyla nasıl bağlantı olduğunu izlemenize yardımcı olur.
Faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz saatleri izlemeyenlerin karşılaştığı gizli maliyetler
Yoğun ve yüksek performanslı ajanslarda bile, yapılan her iş gelir olarak yansıtılmaz.
Müşteri aramaları, iç toplantılar, hızlı revizyonlar ve idari görevler, hepsi bir araya gelince önemli bir miktar oluşturur. Ancak bunlar doğru şekilde izlenmezse, karınızı sessizce eritirler. Ek maliyetlerin nerede ortaya çıktığını ve zaman çizelgesi yönetiminin neden önemli olduğunu anlayalım.
Kayıp gelir fırsatları
Faturalandırılabilir saatler takip edilmediğinde, ajanslar para kaybeder.
Bir markalaşma projesi üzerinde çalışan bir tasarım ajansını ele alalım: bir tasarımcı, müşterinin revizyonlarını tamamlamak için 10 saat harcıyor. Unutulan girdiler ve yuvarlama nedeniyle bu saatlerin sadece altı saati kaydediliyor. Birden fazla proje boyunca, bu tutarsızlık ajansa her ay binlerce dolar maliyet getirebilir.
📮 ClickUp Insight: Çalışanların %40'ı iş yerinde görünmez görevlere haftada bir saatten az zaman harcarken, şok edici bir şekilde %15'i haftada 5 saatten fazla zaman kaybediyor, bu da ayda 2,5 güne eşdeğer!
Görünüşte önemsiz ama görünmez olan bu zaman kaybı, verimliliğinizi yavaş yavaş azaltıyor olabilir. ⏱️
ClickUp'ın Zaman Takibi ve AI asistanını kullanın ve görünmeyen saatlerin tam olarak nerede kaybolduğunu öğrenin. Verimsizlikleri belirleyin, AI'nın tekrarlayan görevleri otomasyonla otomatikleştirmesine izin verin ve kritik zamanı geri kazanın! ClickUp'taki zaman çizelgeleri ve onaylar hakkında daha fazla bilgi edinmek için bu videoyu izleyin. 👇🏼
Verimlilikte düşüş
Faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz faaliyetler arasındaki çizgiyi bulanıklaştırmak, takımın verimliliğini azaltabilir.
Örneğin, bir pazarlama stratejisti günün bir kısmını bir müşteri kampanyasına ayırabilir, ancak aynı zamanda şirket içi e-postaları kontrol edebilir, raporlar hazırlayabilir ve geçici toplantılara katılabilir. Doğru zaman takibi yapılmazsa, günün ne kadarının gelir getirici görevlere ayrıldığına bakmak imkansızdır.
Sonuç olarak, çabalar tekrarlanır, odak kaybolur ve parçalanmış ş akışlarını bir araya getirmeye çalışırken zaman kaybedilir.
🧠 İlginç Bilgi: Her şey zaman saatinin icadıyla başladı. Willard Bundy, 1888 yılında ilk pratik zaman saatinin patentini aldı ve saatleri damgalama mekanizması, modern zaman bazlı faturalandırmayı mümkün kıldı.
Proje bütçelerini tahmin etmenin zorluğu
Faturalandırılamayan saatleri ihmal etmek, genellikle proje maliyetlerinin düşük tahmin edilmesine yol açar.
Bir danışmanlık firmasının yeni bir müşteri için teklif verdiğini varsayalım. Teslim edilecekler için 50 saat ayırıyorlar, ancak iç planlama, durum toplantıları ve kalite kontrollerini hesaba katmayı unutuyorlar. Proje süresi aşıldığında, teslim tarihleri kaçırılır, kar marjları daralır ve müşteri memnuniyeti düşer.
💡 Profesyonel İpucu: Faturalandırılamayan saatlerin yanı sıra fırsat maliyetini de izleyin. Bir takım 40 saatini iç eğitime ayırıyorsa, bunun karşılığı olan faturalandırılamayan saatleri hesaplayın. Bu, finans yöneticilerinin eğitim yatırımının geri dönüşünü haklı göstermelerine yardımcı olur.
Artan müşteri faturalandırma anlaşmazlıkları
Belirsiz veya yanlış zaman girdileri, faturalandırma konusunda hızlı bir şekilde anlaşmazlıklara yol açabilir.
Bir web geliştirme ajansının, bir web sitesinin yeniden tasarımında 15 saatlik iş için bir müşteriye fatura kestiğini, ancak sorun giderme veya test gibi daha küçük görevleri kaydetmediğini varsayalım. Müşteri ücretleri sorgular ve ödemeyi geciktirirken, ajans saatleri haklı çıkarmak için çabalıyor.
🔍 Biliyor muydunuz? 1940'larda, Amerikan Barolar Birliği (ABA) avukatların zaman takibini altı dakikalık aralıklarla yapmaları fikrini teşvik etmeye başladı. Bu uygulama, 1958 yılında ABA'nın avukatların yıllık 1.300 saat fatura etmeyi hedeflemeleri gerektiğini önermesiyle resmileşti.
Verimsiz kaynak tahsisi
Net veriler olmadan, yöneticiler takım üyelerinin zamanlarını nasıl harcadıklarını yanlış değerlendirebilirler.
Örneğin, kıdemli bir metin yazarı, faturalandırılamayan araştırma veya stajyerlerin mentorluğu için harcadığı saatlerin izlenmesi yapılmadığı için yeterince değerlendirilemiyor gibi görünebilir. Bu arada, kıdemsiz personel faturalandırılabilir görevlerle aşırı yüklenmiş olabilir. Bu tür kapasite yanlış okumaları, tükenmişlik, yeteneklerin boşa harcanması ve projenin dengesiz bir şekilde yürütülmesine yol açabilir.
💡 Profesyonel İpucu: Sadece saatler üzerinden düşünmeyi bırakın ve kalıplar üzerinden düşünmeye başlayın. Stratejistlerin her Monday günü faturalandırılamayan yoğun saatler kaydettiğini görüyorsanız, bu sistemik bir sorundur. Belki haftalık durum görüşmeleri birleştirilebilir veya otomasyon ile hazırlanan raporlar hazırlıkların yarısını değiştirebilir.
Faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz saatleri izlemeyi yapmamanın gizli maliyetlerini nasıl azaltabilirsiniz?
Görevleri kategorilere ayırmak, zaman takibini tutarlı bir şekilde yapmak, içgörüleri incelemek ve ş akışlarını ayarlamak, ajansların zaman yönetimi üzerinde kontrolü yeniden kazanmalarına yardımcı olur.
ClickUp size bu konuda yardımcı olur. 🤩
Proje yönetimi, bilgi yönetimi ve sohbeti bir araya getiren, daha hızlı ve akıllı iş yapmanıza yardımcı olan dünyanın ilk birleşik AI Çalışma Alanıdır.
Platformu kullanarak takip edilmeyen saatlerin gizli maliyetlerini nasıl azaltabileceğinizi aşağıda bulabilirsiniz:
Adım #1: Görevleri faturalandırılabilir veya faturalandırılamaz olarak sınıflandırın
Öncelikle, neyin faturalandırılabilir neyin faturalandırılabilir olmadığını netleştirin.
✔️ İşte faturalandırılabilir saatler için bir kontrol listesi!
- Müşteri projesi işleri (tasarım, kodlama, yazma, danışmanlık)
- Strateji oturumları ve müşteri teslimatları için planlama
- Projeye özgü müşteri toplantıları ve görüşmeleri
- Müşteriler tarafından talep edilen revizyonlar ve düzenlemeler
- Müşteri projesini doğrudan destekleyen araştırma
- Teslim edilebilir üretim (grafikler, raporlar, sunumlar)
- Yerinde veya sanal müşteri atölyeleri
- Müşteri materyallerinin düzeltme okuma ve kalite kontrolleri
Bunları basit bir referans liste olarak yazın, böylece herkes aynı sayfada olsun. Ardından, "Faturalandırılabilir" ve "Faturalandırılamaz" gibi tutarlı etiketler ekleyerek izlemeyi kolaylaştırın. Takımınızla kısa bir oturum düzenleyerek örnekleri gözden geçirin, böylece herkes aynı standartları uygular.
❌ Faturalandırılamayan görevler şunlardır:
- İdari işler (e-postalar, dosyalama, veri girişi)
- Dahili takım toplantıları ve stand-up toplantıları
- Eğitim veya mesleki gelişim
- Ajans için pazarlama veya iş geliştirme
- Dahili proje planlama veya süreç belgeleme
- Çalışanların yeni araçlar veya yazılımlar öğrenmek için harcadıkları zaman
- Performans değerlendirmeleri veya İK ile ilgili görevler
- Ofis yönetimi veya takım koordinasyonu
ClickUp görevleri, ş akışınızın yapı taşlarıdır. Her biri açıklamalar, ek dosyalar, etiketler, kontrol listeleri ve yorumlar dahil olmak üzere birden fazla bileşen içerir. Bu şekilde, görevleri "faturalandırılabilir" veya "faturalandırılamaz" olarak etiketleyebilir, tüm içeriği tek bir yerde tutarken takımınız için tutarlı bir sistem oluşturabilirsiniz.
Örneğin, bir müşterinin blogunda çalışan bir içerik yazarı, "Müşteri Y Blog Taslağı" adlı bir görev oluşturur ve bunu "faturalandırılabilir" olarak etiketler. Son teslim tarihleri ve gereksinimleri içeren bir açıklama ekler. Ayın sonunda, pazarlama müdürü etiketlere göre filtre uygulayarak faturalandırılabilir saatleri ayırır.
Adım #2: Zamanı tutarlı bir şekilde takip edin
Şimdi, girdilerin doğru ve eksiksiz olması için takımınızı haftanın sonunu beklemek yerine her gün zaman kaydı yapmaya teşvik etmenin zamanı geldi.
ClickUp Zaman Takibi bunu kolaylaştırır. Ekip üyelerinin masaüstü, mobil cihazlar ve hatta ücretsiz Chrome uzantısı aracılığıyla tarayıcıdan görevler için zamanlayıcıları başlatıp durdurmalarını sağlar.
Manuel girişi mi tercih ediyorsunuz? Sorun değil. Zamanı geriye dönük olarak kaydedebilir veya ilerlemenizi izlemek için bir tarih aralığı belirleyebilirsiniz. Her girdi doğrudan bir Görev veya alt görevle bağlantılı olabilir, böylece her saat belirli bir teslimatla ilişkilendirilir. Özelleştirilebilir zaman çizelgeleri, takip edilen zamanı gün, hafta, ay veya başka bir dönem bazında görselleştirmenizi sağlar. Hatta görev kartlarına zaman tahmini ekleyerek, daha sonra tahmini saatleri gerçek saatlerle karşılaştırabilirsiniz.
Örneğin, bir sosyal medya ajansı bir müşteri kampanyası üzerinde iş yapıyor. Bir metin yazarı sabahı müşterinin Instagram gönderileri için başlık taslakları hazırlayarak geçiriyor. Yazmaya başlar başlamaz, "Instagram Başlıkları – Müşteri Z" görevine doğrudan zamanlayıcıyı başlatıyorlar.
AI'dan bağlamsal içgörüler isteyin
ClickUp Brain, çalışma alanınıza entegre edilmiş, görevleri, belgeleri, kişileri ve kurumsal bilgileri birbirine bağlayan yapay zeka destekli bir platform aracıdır. AI Assign ve AI Prioritize gibi yapay zeka destekli otomasyon özelliklerini kullanarak ilerleme izleme, stand-up toplantıları, güncellemeler ve görev oluşturma gibi rutin proje yönetimi faaliyetlerini otomatikleştirir ve takımınızın faturalandırılamayan görevler yerine stratejik işlere odaklanmasını sağlar.
Sosyal medya ajansı örneğimize geri dönelim. Metin yazarı çalışırken, ClickUp Brain alt görevlerdeki ilerlemeyi otomatik olarak izleyebilir, tamamlanan işlerin özetini oluşturabilir ve paydaşları mevcut faturalandırılabilir saatler hakkında bilgilendirebilir.
Daha sonra, takım lideri hızlı bir genel bakış isterse, ClickUp Brain'e basitçe sorabilir:
- Bu hafta [Müşteri adı] için toplam faturalandırılabilir saatleri göster
- Hangi görevler tahmin edilenden daha uzun sürüyor?
- Instagram kampanyası için bir ilerleme özeti oluşturun
ClickUp Brain ayrıca, zaman takibine göre belirli alt görevlerin geride kalması durumunda kaynakların yeniden tahsis edilmesi gibi ayarlamalar da önerir.
💡 Profesyonel İpucu: Zaman denetimlerine yapay zeka ekleyin. Faturalandırılabilir/faturalandırılamaz geçmiş verilerinizi ClickUp Brain'e girerek gizli verimsizlikleri tespit edin. Örneğin, yapay zeka, kıdemli tasarımcıların genç tasarımcılara göre iç toplantılara daha fazla zaman ayırdığını ve bu durumun yetersiz görev dağılımına işaret ettiğini belirtebilir.
Adım 3: Raporları düzenli olarak inceleyin
Zaman raporlarını incelemek için bir program ayarlayın. Bu program şöyle olabilir:
- Günlük bireysel görevleri hızlıca kontrol etmek için
- Haftalık aktif projeler için
- Aylık genel eğilimler için
Faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz saatleri karşılaştırarak, Yineleyen düşük değerli görevler veya yetersiz faturalandırma gibi kalıpları tespit edin. Beklenenden çok daha uzun süren veya yanlış kategorize edilen görevler gibi istisnai durumlara dikkat edin. Bu bulguları takımla paylaşım yaparak, herkesin zamanının etkisini anlamasına yardımcı olun ve motivasyonu yüksek tutun.
ClickUp Otomasyonları, zaman takibi raporlamasını daha hızlı hale getirebilir. Basit "Bu olursa, şunu yap" mantığıyla çalışır ve ş Akışınıza uyacak şekilde tetikleyicileri, eylemleri ve koşulları birleştirebilir.
İşte bazı otomasyon örnekleri:
- Bir görev tahmini saatleri aştığında yöneticileri bilgilendirin
- Görev türlerine göre görevleri otomatik olarak Faturalandırılabilir veya Faturalandırılamaz olarak etiketleyin.
- Takip edilen saatlerin haftalık özetlerini takım liderlerine gönderin.
- Zaman girdileri kaydedildiğinde veya güncellendiğinde gösterge panellerini güncelleyin.
ClickUp Brain ile doğal dil kullanarak özel AI ajanları bile oluşturabilirsiniz, örneğin:
- Bu hafta tahmin edilen saatleri aşan görevler varsa her Cuma beni bilgilendirin.
- Tahmin edilenden %10 daha uzun süren görevleri vurgulayın.
- Müşteri başına toplam faturalandırılabilir saatlerin raporunu otomatik olarak gönderin.
İşte bunun pratikte nasıl göründüğü:
💡 Profesyonel İpucu: Faturalandırılamayan saatler için mikro bütçeler kullanın. "Yönetici masraflarını %20'nin altında tutun" demek yerine, her projeye sınırlı bir faturalandırılamayan bütçe (örneğin 10 saat) verin. Bu, takımların kapsam genişlemesinin farkında olmalarını sağlar ve sınırlara ulaşıldığında yaratıcı problem çözme yöntemlerini kullanmaya zorlar.
Ş Akışı otomasyonu hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz. 👇🏼
Adım 4: İçgörülere dayalı olarak ş akışlarını ayarlayın
Verileri kullanarak daha akıllı kararlar alın. Yüksek ROI'ye sahip faaliyetlere odaklanın ve düşük değerde olan iç işleri azaltın. Gerçek zaman verilerini kullanarak görev tahminlerinizi iyileştirin, böylece gelecekteki proje teklifleri daha doğru olsun.
Daha fazla kişiyi yüksek değerli faturalandırılabilir görevlere atayarak kaynak tahsisini ayarlayın ve şablonlar, otomasyon veya dış kaynak kullanımı ile önemli ancak zaman alıcı faturalandırılabilir olmayan işleri kolaylaştırın. Zamanla, bu küçük değişiklikler daha iyi verimlilik sağlar.
ClickUp Gösterge Panelleri, çalışma alanınızı merkezi bir şekilde görüntülemenizi sağlayarak verileri gerçek zamanlı olarak görselleştirmenize ve analiz etmenize olanak tanır. Taşınabilir ve boyutlandırılabilir kartları kullanarak görevlerin ilerleme durumunu, takım performansını ve zaman raporlarını takip edebilir, hatta harici araçlardan gelen verileri entegre edebilirsiniz.
Filtreler ve ayarlar ile gösterge panellerini özelleştirerek, proje düzeyinde metrikler, müşteriye özel saatler veya genel takım verimliliği gibi en önemli konulara odaklanın.
Bir pazarlama ajansının birden fazla kampanyayı yönettiğini varsayalım. ClickUp gösterge panellerinde birkaç kart oluşturdular:
- Zaman raporlama kartı , takım üyeleri ve projeler bazında faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz saatleri gösterir.
- Görev ilerleme kartı her müşteri için tamamlanan ve bekleyen görevleri görselleştirir.
- İş yükü kartı her bir takım üyesinin kapasitesini gösterir.
- Müşteriye yönelik kart proje durumu, son tarihler ve teslim edilecekler hakkında genel bir bakış sağlar.
Bonus: Bir şablon!
Ek bir avantaj olarak, özel bir ş Akışı oluşturmak için yapılacak işleri yapmak istemiyorsanız, kullanabileceğiniz bir serbest çalışan şablonu burada! ⚡
ClickUp Danışman Zaman Takibi Şablonu, görevler içindeki zamanı doğrudan takip etmek için mükemmel bir araçtır, yani her kaydedilen saatin neye katkıda bulunduğunu her zaman tam olarak bilirsiniz. Danışman zaman çizelgesi şablonu, saatlik ücretler, tahmini maliyetler ve toplam faturalandırılabilir tutarlar gibi anahtar ölçütleri kaydetmek için özel alanlar içerir.
Formül alanları faturalandırılabilir saatleri otomatik olarak hesaplayarak tahmini ve gerçek kazançları anında karşılaştırmanıza olanak tanır. Bu sayede, faturalandırılmamış projeler veya aşırı uzatılmış görevleri kolayca belirleyebilirsiniz. Listeler, tablolar ve gösterge panelleri gibi çoklu görünüm seçenekleriyle birlikte, projeler, takım üyeleri ve müşteriler arasında takip ettiğiniz zamanı filtreleyebilir, sıralayabilir ve görselleştirebilirsiniz.
İş yükünün yayılması, ajanslar içindeki en büyük gizli verimlilik katillerinden biridir. Yaratıcı takımlar genellikle projeler için birden fazla araç, faturalandırma için başka bir araç, zaman takibi için ayrı bir platform ve müşteri iletişimi için başka bir araç arasında gidip gelir. Her geçiş, odaklanmayı bozar, ivmeyi yavaşlatır ve saatlerin izlenmediği, brifinglerin kaybolduğu ve teslimatların geciktiği boşluklar yaratır.
İş akışınız farklı sekmelere dağılmışsa, sadece zaman kaybetmekle kalmaz, faturalandırılabilir saatleri de boşa harcarsınız ve her müşteri projesine sürtüşme eklemiş olursunuz. Konsolide bir Çalışma Alanı, proje yönetimi, zaman takibi, faturalandırma, kaynak sağlama ve iletişimi tek bir sorunsuz sistemde bir araya getirir. Artık sekme arasında geçiş yapmak, dosyaları aramak, bağlamı sıfırlamak zorunda kalmazsınız. Takımınız daha hızlı hareket eder, projeler uyumlu kalır ve ajans, gelirinizi artıran faturalandırılabilir zamanı korur.
Faturalandırılabilir Saatleri İzlemenin Gerçek Hayattan Örneği
Takımlar faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz saatleri izlemeye başladığında, sonuçlar genellikle kendiliğinden ortaya çıkar. Veriler, verimsizlikleri, kaçırılan fırsatları ve potansiyel kar kayıplarını ortaya çıkarır.
Tartıştığımız adım adım ş akışını uygulamada anlayalım.
Orta boyutlu bir kreatif ajans olan StudioBright, zamanının gerçekte nereye gittiğini daha yakından incelemeye karar verdi. Müşterilerle istikrarlı bir şekilde iş yapmasına rağmen, gelir marjları küçülmeye devam ediyor.
Adım #1: Net tanımlar belirleyin
Operasyon müdürü işi şu şekilde bölüştürür:
- Faturalandırılabilir: Kampanya tasarımı, revizyonlar veya müşteri görüşmeleri gibi müşteriye sunulan hizmetler
- Faturalandırılamayan: İç toplantılar, pazarlama faaliyetleri ve eğitimler
Her görevi şeffaf tutmak için Çalışma Alanlarında etiketler oluştururlar.
Adım #2: ClickUp ile günlük zaman kaydı yapın
Örneğin, metin yazarı yazarken "Reklam Metni – Müşteri A" için bir zamanlayıcı başlatır. Proje yöneticisi, müşteri geri bildirim toplantısında harcanan 45 dakikayı manuel olarak kaydeder. ClickUp Brain'in AI Proje Yöneticisi, müşteri başına toplam saatleri özetler ve zaman tahminlerini aşan görevleri işaretler.
Cedcoss Technologies Pvt. Ltd.'den Manaswi Dwivedi, ClickUp kullanımı hakkında şunları söyledi:
Gösterge paneli, verileri anlamlı bir şekilde göstermeye yardımcı oluyor ve zaman tasarrufu da sağlıyor. Ayrıca, sorunlar ve iyileştirmelerle çalışabileceğim farklı alanlar da oluşturabiliyorum. Dahası, günlük işlerimiz de izlenebiliyor ve belirli bir göreve harcadığımız zamanı zaman takibi ile izlemek, işin verimliliğini artırmaya da yardımcı oluyor.
Gösterge paneli, verileri anlamlı bir şekilde göstermeye yardımcı oluyor ve zaman tasarrufu da sağlıyor. Ayrıca, sorunlar ve iyileştirmelerle çalışabileceğim farklı alanlar da oluşturabiliyorum. Dahası, günlük işlerimiz de izlenebiliyor ve belirli bir göreve harcadığımız zamanı zaman takibi ile izlemek, işin verimliliğini artırmaya da yardımcı oluyor.
Adım #3: Raporları düzenli olarak inceleyin
Her haftanın sonunda, takım ClickUp gösterge panellerini kullanarak zaman verilerini inceler.
Bir model tespit ettiler: tasarımcılar haftada yaklaşık 10 saatini şirket içi görüşmelere ayırıyor ve bu faturalandırılamayan zaman, kâr marjını eritiyor.
Yönetici, her Cuma günü #Operations ClickUp sohbet kanalında otomatik olarak bir "Haftalık Zaman Raporu" paylaşımı gerçekleştirilmesi için ClickUp otomasyonunu ayarlar.
💡 Profesyonel İpucu: Müşteri verimliliğini karşılaştırın. Müşteri başına faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz oranları karşılaştırın. Bazı müşteriler, her faturalandırılabilir saat için iki saatlik genel gider alır; diğerleri ise 15 dakika alır. Bu bilgiyi, iş hacmi dolduğunda yüksek verimli müşterilere öncelik vermek için kullanın.
Adım 4: İçgörülere dayalı olarak ş akışlarını ayarlayın
Verilerle donanmış StudioBright, ş akışını iyileştiriyor:
- İç toplantılar 15 dakika ile sınırlıdır.
- Müşteri iletişimi, proje gösterge panellerinde birleştirilir.
- Aşırı zaman alan faturalandırılamayan görevler otomasyonla otomatikleştirilir veya toplu olarak işlenir.
Üç ayın ardından sonuçlar netleşti:
⚡ Faturalandırılabilir kullanım %18 artar
💰 Kar marjları %22 oranında artar
📅 Ortalama proje teslim süresi %15 azalır
💟 Bonus: Brain MAX, ajansların faturalandırılabilir saatleri en üst düzeye çıkarmalarına ve müşteri işlerini kolaylaştırmalarına yardımcı olmak için tasarlanmış, yapay zeka destekli masaüstü yardımcınızdır. Proje yönetimi, zaman takibi ve faturalama araçlarınızla derin entegrasyon sağlayan Brain MAX, tüm faturalandırılabilir faaliyetlerinizi tek bir birleşik gösterge paneline getirir.
Konuşma-metin özelliğini kullanarak saatleri kaydedebilir, proje durumlarını güncelleyebilir veya ellerinizi kullanmadan müşteri notlarını alabilirsiniz. Birden fazla önde gelen AI modeli, ayrıntılı zaman çizelgeleri oluşturmanıza, proje ilerlemesini özetlemenize ve faturalandırılmamış işleri işaretlemenize yardımcı olur. Brain MAX, zaman girişi için hatırlatıcıları otomasyonla otomatikleştirebilir, faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz görevleri düzenleyebilir ve müşteri işlerinin her dakikasının izlenip hesaplanmasını sağlayarak ajansınızı daha verimli, şeffaf ve karlı hale getirir.
📖 Ayrıca okuyun: Dönüm Noktası Faturalandırma Nedir? Nasıl Çalışır (+ Örnekler)
Ajanslar için AI Destekli Zaman ve Faturalandırma Kontrol Listesi
Görevlerinizi takip etmenize yardımcı olacak kısa bir özet tablosu:
| Adım | Kontrol listesi öğesi |
|---|---|
| 1. Düşük değerli görevleri otomasyonla otomatikleştirin, böylece takımınız yaratıcı kalabilir | Tasarımcıları, stratejistleri ve hesap yöneticilerini rahatsız eden idari görevleri otomasyonla otomatikleştirmek için yapay zeka kullanın. Bu sayede, sonsuz idari işler ve gidip gelmeler yerine, yüksek etkili faturalandırılabilir görevlere odaklanabilirler. |
| 2. Teslimat sürecindeki gizli maliyetleri belirleyin | Ajanslar, revizyonlar, iç incelemeler, toplantılar ve faturalandırılamayan işler gibi fark edilmeyen gizli maliyet alanları nedeniyle karlılıklarını kaybederler. Faturalandırılamayan saatler çoğu takımın fark ettiğinden daha önemli olduğundan, bu kalıpları erken ortaya çıkarın. |
| 3. Otomasyon ile izlemeyi kullanarak faturalandırma doğruluğunu artırın | Otomasyonlu zaman takibi özelliğini etkinleştirerek, kreatiflerin müşteri işlerine harcadıkları tüm saatleri kaydetmelerini sağlayın. Böylece, özellikle hızlı hareket eden üretim takımları için çok önemli olan doğru faturalandırma ve daha sorunsuz bir zaman takibi süreci elde edin. |
| 4. Ajans genelinde faturalandırılabilir kullanım oranını artırın | Takımınızın kullanım oranını, faturalandırılabilir kullanım oranını ve toplam çalışma saatlerini izleyerek bunların birden fazla projeye nasıl dağıldığını anlayın ve faturalandırılabilir saatleri artırma fırsatlarını keşfedin. |
| 5. Proje yöneticilerine teslimatı daha net bir şekilde kontrol etme imkanı verin | AI'nın proje ilerlemesini izlemesine, faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz görevleri netleştirmesine ve proje yöneticilerinin sıkı zaman çizelgeleri ve değişen kapsamları olan karmaşık müşteri projelerini koordine etmesine destek vermesine izin verin. |
| 6. Sabit ücretli işlerde geliri koruyun | Birçok ajans, işlerini sabit ücretli veya sabit fiyatlı projelerle fiyatlandırır, bu da zaman kayıtlarının eksik olması veya kapsamın genişlemesi durumunda para kaybına yol açabileceği anlamına gelir. AI, doğrudan geliri ve teslimat sağlığını engelleyen sorunları ortaya çıkarmaya yardımcı olur. |
| 7. Ajans sistemleri içindeki işlemleri basitleştirin | Yapay zeka destekli proje yönetimi yazılımını kullanarak iç süreçleri kolaylaştırın, idari borçları azaltın ve kaynak planlamasından maaş yönetimine kadar günlük akışı iyileştirin. |
| 8. Müşteri deneyimini ve müşteri sadakatini güçlendirin | Başarılı ajanslar, güçlü müşteri ilişkilerine bağımlıdır. AI, daha öngörülebilir teslimat, ilerlemeye daha iyi görünürlük ve zaman çizelgelerinde veya faturalamada daha az sürprizle karşılaşma sayesinde müşteri memnuniyetini korumaya yardımcı olur. |
| 9. Dakikalar içinde doğru faturalar oluşturun | AI, faturalandırılabilir süreyi analiz edebilir, hesaplar arasında faturalandırılabilir işlerin izlemesine yardımcı olabilir ve takımınızın sadece birkaç tıklama ile temiz faturalar oluşturmasına yardımcı olarak hem ajans hem de müşteri için sürtüşmeyi azaltabilir. |
| 10. Proje türlerine göre ş akışlarını ayarlayın | Ajansların iş yükü, sabit ücretli müşteriler, teslimatı yoğun kampanyalar veya sabit fiyatlı projeler gibi faktörlere göre değişiklik gösterir. Bu nedenle, sistemleriniz hizmetlerinizin çeşitliliğine ve gelişen kapasitenize göre esnek olmalıdır. |
ClickUp ile Doğru Faturalandırma Sağlayın
Faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz saatleri izleme, takımınızın enerjisinin nereye gittiğini anlamak, kaybedilen geliri tespit etmek ve daha akıllı proje kararları almakla ilgilidir.
Birleştirilmiş yapay zeka çalışma alanı ClickUp, bunu sorunsuz bir şekilde gerçekleştirir. Proje Zaman Takibi, her görevin ve alt görevin doğru bir şekilde kaydedilmesini sağlar. ClickUp Brain, ilerleme güncellemelerini otomatikleştirmeye ve proje durumunu izlemeye yardımcı olur. Otomasyonlar, tekrarlayan görevleri ve raporlamayı tutarlı hale getirirken, gösterge panelleri verimliliği gerçek zamanlı olarak gösterir, faturalandırılabilir saatleri ve takım kapasitesini en üst düzeye çıkarır.
Bu araçlar bir araya gelerek, kaybedilen saatleri telafi etmenize ve ş akışlarını optimize ederek kar marjlarını artırmanıza yardımcı olur.
Bugün ClickUp'a ücretsiz kaydolun! ✅
Sık Sorulan Sorular (SSS)
Ajanslar, proje zaman takibi ile takımların zamanını nasıl harcadıklarını tam olarak bilir. Faturalandırılabilir saatler, fatura edilebilecek müşteri işlerini temsil ederken, faturalandırılamayan saatler toplantılar veya idari işler gibi iç görevleri kapsar. Doğru izleme, gelir kaybını önler, şeffaf faturalandırma sağlar ve kaynak tahsisini anlamanıza yardımcı olur.
ClickUp, takımların zamanlayıcılarla zamanı gerçek zamanlı olarak izlemelerine, saatleri manuel olarak girmelerine veya zamanı kaydetmelerine olanak tanır. Zaman girdileri doğrudan görevler ve projelerle bağlantılıdır ve ayrıntılı zaman çizelgeleri ve özetler oluşturur. Diğer zaman takibi araçlarıyla entegrasyonlar, manuel hataları azaltır, faturalandırılabilir saatleri kesin olarak gösterir ve faturalandırmayı doğru ve zahmetsiz hale getirir.
Faturalandırılabilir saatleri izlemeyi ihmal etmek, müşterilere eksik fatura kesilmesine, gelir kaybına, kaynakların yanlış yönetilmesine ve müşteri ilişkilerinin gerilmesine neden olabilir. Verimsizlikleri veya aşırı faturalandırılabilir olmayan işleri tespit edemeyerek kâr marjlarınızın düşmesine sonuç doğurabilirsiniz.
Zaman takibi, çabaların tam olarak nereye gittiğini gösterir, böylece yüksek değerli görevlere odaklanabilir ve faturalandırılamayan işleri azaltabilirsiniz. Bu, doğru proje maliyet tahmini, daha iyi iş yükü dağılımı ve darboğazların belirlenmesi sağlar.