O görevin durumu nedir? Bu basit bir soru.
Ancak yoğun bir takımda net bir yanıt almak zor olabilir: Güncellemeler sohbet konuları, e-postalar ve aceleyle yazılmış notlara dağılmış durumdadır. Son tarihler fark edilmeden yaklaşır, görevler göz ardı edilir ve farkına bile varmadan işi yapmak yerine işin gidişatını izlemekle daha fazla zaman harcarsınız.
Teams'deki Microsoft Planner, görevlerin, son tarihlerin ve sorumlulukların net bir şekilde belirlendiği yapılandırılmış, paylaşımlı bir alan oluşturmanıza yardımcı olur.
Bu makalede, takımınızın düzenli kalmasını sağlamak için Teams'de Microsoft Planner'ı nasıl kullanacağınızı inceleyeceğiz. 📊
❗️Planner'ın kapasitesi çabuk doluyor. Genellikle bir sonraki adım Monday.com oluyor.
Planner'dan Monday.com'a geçen takımlar, 6 ay içinde aynı sınırlarla karşılaştı: fiyat artışları, sınırlı raporlama ve gerçek bir hiyerarşi eksikliği. Bu kontrol listesi, ara adımı atlamanızı sağlar. 👇🏼
Microsoft Teams'de Microsoft Planner'ı Nasıl Kullanırsınız?
Microsoft Planner'ı doğrudan Teams'te kullanarak görevleri ayarlamak, düzenlemek ve yönetmek için aşağıdaki adımları izleyin.
- Uygulamalar menüsünden Planner'ı takımlara ekleyin
- Bir takım kanalında plan oluşturun veya bir plana bağlantı kurun
- Kategoriler ve etiketler kullanarak işlerinizi düzenleyin
- Görevleri, sahipleri, son teslim tarihleri ve bildirimlerle birlikte atayın
- Grafikleri kullanarak ilerlemeyi filtreleyin, gruplandırın ve görselleştirin
- Öncelikler değiştikçe görevleri kolayca güncelleyin
Microsoft Planner, takımınızın ş akışına düzen getirmekte yardımcı olabilir.
İster ilk kez kuruyor olun, ister mevcut ş akışınızı optimize etmenin yollarını arıyor olun, bu adım adım kılavuz, Teams içinde Planner'ı kullanmanın pratik yönlerini size gösterecektir.
Hadi başlayalım! 💪
1. Adım: Takımda Microsoft Planner'ı bulun ve ekleyin
Öncelikle, Planner'ı Takım'a ekleyelim.
Microsoft Teams'i açın ve sol taraftaki menüye bakın. Uygulamalar simgesine (üç nokta) tıklayarak Microsoft Teams entegrasyonlarına erişin. Arama çubuğuna Görevler by Planner ve To Do (veya sadece Planner) yazın.
Ekle'ye tıklayarak Planner'ı Teams'e entegre edin. Bunu yaptıktan sonra, Planner doğrudan Teams içinde kullanılabilir hale gelecektir; böylece görevleri yönetmek için farklı uygulamalar arasında geçiş yapmanız gerekmeyecektir.
🔍 Biliyor muydunuz? Microsoft Planner, 2016'da resmi olarak piyasaya sürülmeden önce "Project Work Tracker" kod adıyla anılıyordu. Bu uygulama, Microsoft 365 içinde hafif bir görev yönetimi aracına yönelik artan ihtiyaca yanıt vermek amacıyla geliştirildi.
2. Adım: Bir takım kanalında yeni bir plan oluşturun
Sol menüdeki Teams sekmesine tıklayın ve Planner'ı eklemek istediğiniz kanalı seçin. Kanalın üst kısmında, yeni bir sekme eklemek için + (artı) simgesine tıklayın. Uygulama listesinden Planner'ı seçin.
Yeni Plan Oluştur seçeneğini seçin, plana "Pazarlama Sprint" veya "Proje Yol Haritası" gibi bir ad verin ve "Bu Sekmeyle İlgili Kanalda Paylaş" seçeneğini işaretleyerek takıma bildirimde bulunmak isteyip istemediğinize karar verin.
Kaydet'e tıklayın; işte bu kadar, yeni planınız kullanıma hazır.
3. Adım: Mevcut bir planı bir takım kanalına ekleyin (isteğe bağlı)
Microsoft Planner'ı başka bir yerde mi kullanıyorsunuz? Sorun değil, sadece birkaç adımda Teams'e taşıyabilirsiniz.
Mevcut Planner panonuzu bir tarayıcıda veya Planner uygulamasında açın, üst kısımdaki … (üç nokta) simgesine tıklayın ve Plana Bağlantıyı Kopyala seçeneğini seçin. Ardından Teams'e gidin, ilgili kanala yönelin ve + (artı) simgesine tıklayarak yeni bir sekme ekleyin.
Web Sitesi sekmesini seçin, bir ad verin, kopyaladığınız Planner bağlantısını yapıştırın ve Kaydet'e tıklayın. İşte bu kadar, mevcut planınız artık kolay erişim için Teams'e sorunsuz bir şekilde entegre edildi.
4. Adım: Görevleri kategorilere göre düzenleyin
Kategoriler, görevleri düzenli tutmanıza yardımcı olan gruplardır. Her şeyi tek bir uzun listeye yığmak yerine, görevleri aşamaya, departmana veya önceliğe göre ayırabilirsiniz.
Planner panonuzda, sağ tarafta bulunan Yeni Kutu Ekle seçeneğine tıklayın.
"Yapılacaklar", "İlerleme" veya "Tamamlandı" gibi bir ad verin. Bunu tekrarlayarak planlayıcınızı ihtiyaç duyduğunuz kadar çok gruba ayırın . Bu sayede, işlerinizi yönetmek için net bir yapıya sahip olacaksınız.
📮ClickUp Insight: Çalışanların %92'si eylem ögelerini izlemek için tutarsız yöntemler kullanıyor; bu da kararların gözden kaçmasına ve uygulamada gecikmelere neden oluyor.
İster takip notları gönderin ister elektronik tablolar kullanın, bu süreç genellikle dağınık ve verimsizdir. ClickUp’ın Görev Yönetimi Çözümü, konuşmaların görevlere sorunsuz bir şekilde dönüştürülmesini sağlar; böylece takımınız hızlı hareket edebilir ve uyumlu çalışabilir.
5. Adım: Görevleri ekleyin ve atayın
Şimdi, görevleri eklemeye ve bunları takım üyelerine atamaya başlayabilirsiniz. İlgili kategorinin altındaki + Görev Ekle seçeneğine tıklayın. Göreve bir ad verin, son teslim tarihi belirleyin ve takımınızdan birine atayın. Görev Ekle seçeneğine tıklayın; görev, listede görünecektir.
🧠 İlginç Bilgi: Planner, kullanıcıların görevleri farklı aşamalardan geçirmelerine yardımcı olmak için Kanban tarzı bir pano kullanır; bu da onu ş akışlarını yöneten Agile takımlar için harika bir araç haline getirir. Görevler ayrıca Microsoft To Do ile senkronize edilebilir, böylece kullanıcılar kişisel görevlerini ve takım hedeflerini tek bir yerden yönetebilir.
6. Adım: Bildirimleri ayarlayın
Takımınızın güncellemelerden haberdar olmasını mı istiyorsunuz? Planner'da bildirimleri ayarlayın.
Ayarlar (dişli simgesi)'e tıklayın, Bildirimler'e gidin, ihtiyacınız olan bildirimleri seçin (ör. görev atamaları ve son teslim tarihi değişiklikleri) ve Kaydet'e basın. Artık "O görevi görmedim" gibi bahaneler yok.
🧠 Eğlenceli Bilgi: "Plan" kelimesi, düz bir yüzey veya taslak anlamına gelen ve izlenecek net bir yolu simgeleyen Latince planum kelimesinden türemiştir.
7. Adım: Filtreleri ve gruplandırmayı kullanarak işleri izlemeyi gerçekleştirin
Planınız doldukça, görevleri hızlı bir şekilde bulmak hayati önem kazanır. İşte bu noktada filtreler ve gruplama devreye girer. Bu Microsoft Teams özelliklerini kullanma yöntemi şöyledir:
- Planner panonuzun üst kısmındaki Filtre düğmesini kullanarak görevleri şunlara göre sıralayın: Son Teslim Tarihi (Hangileri gecikmiş? Yakında ne var?) Öncelik (Neler acil? Neler bekleyebilir?) İlerleme (Hangi görevler devam ediyor veya tamamlandı?) Atanan Üye (Kim ne üzerinde çalışıyor?)
- Son Teslim Tarihi (Hangi görevler gecikmiş? Yakında hangi görevler var?)
- Öncelik (Neler acil? Neler bekleyebilir?)
- İlerleme (Hangi görevler devam ediyor veya tamamlandı?)
- Atanan Üye (Kim ne üzerinde çalışıyor?)
- Ayrıca Gruplama özelliğini kullanarak görevleri şu kriterlere göre düzenleyebilirsiniz: Kategori (Yapılacaklar, İlerleme, Tamamlandı) Atanan Kişi (Kimin iş yükünün fazla olduğunu görmek için idealdir) Son Teslim Tarihi (Son teslim tarihlerine hızlıca göz atmak için)
- Kategoriler (Yapılacaklar, İlerleme, Tamamlandı)
- Atanan Kişi (Kimin iş yükünün fazla olduğunu görmek için harika bir özellik)
- Son Teslim Tarihi (Son teslim tarihlerine hızlıca göz atmak için)
- Son Teslim Tarihi (Hangi görevler gecikmiş? Yakında hangi görevler var?)
- Öncelik (Neler acil? Neler bekleyebilir?)
- İlerleme (Hangi görevler devam ediyor veya tamamlandı?)
- Atanan Üye (Kim ne üzerinde çalışıyor?)
- Kategoriler (Yapılacaklar, İlerleme, Tamamlandı)
- Atanan Kişi (Kimin iş yükünün fazla olduğunu görmek için harika bir özellik)
- Son Teslim Tarihi (Son teslim tarihlerine hızlıca göz atmak için)
Bu araçlar, uzun görev listelerini tek tek gözden geçirmek zorunda kalmadan en önemli konulara odaklanmanıza yardımcı olur.
8. Adım: Görsel grafiklerle ilerlemeyi izleyin
Takımın ilerleme durumuna hızlı bir genel bakış elde etmek için Grafikler Görünümü'ne geçin. Planner sekmenizde, üst kısımdaki Grafikler seçeneğine tıklayın. Görevlerin durumuna göre dağılımını ve diğer anahtar bilgileri göreceksiniz.
Görsel öğeleri seviyorsanız, bu yöntem işler rayından çıkmadan önce darboğazları tespit etmek ve iş yüklerini ayarlamak için harika bir yoldur.
📖 Ayrıca şunu da okuyun: ClickUp ve Teams: Hangi İşbirliği Aracı Size Uygun?
9. Adım: Görevleri gerektiği gibi düzenleyin veya taşıyın ve gelişmiş özellikleri kullanın (isteğe bağlı)
Görevler sabit değildir; işlerin ilerlemesiyle bunları kolayca güncelleyebilir veya taşıyabilirsiniz. Bir görevin ayrıntılarını düzenleyebilir, not ekleyebilir, ek dosya ekleyebilir veya kontrol listesini güncelleyebilirsiniz.
Bir görevı bir gruptan diğerine taşımak için, görevı sürükleyip bırakmanız yeterlidir. Ayrıca görevı açıp grubunu manuel olarak da değiştirebilirsiniz. Bu sayede öncelikler değiştikçe görevı kolayca uyarlayabilirsiniz.
Planner kurulumunuzu bir adım daha ileriye taşımak mı istiyorsunuz? Şu ek özellikleri deneyin:
- Ek dosya: Belgeleri doğrudan görevlere yükleyerek her şeyi tek bir yerde toplayın
- Etiketleri kullanın: Hızlı ve görsel bir düzen sağlamak için görevleri renk kodlarıyla işaretleyin (ör. Yüksek Öncelik, Düşük Öncelik)
- Görevleri kopyalama: Farklı planlarda tekrarlanması gereken görevleri çoğaltın
🔍 Biliyor muydunuz? Microsoft Teams, Skype for Business'ın yerini almak üzere geliştirildi ve Slack'e doğrudan bir yanıt olarak 2017 yılında piyasaya sürüldü.
Takımdaki Microsoft Planner'ın Sınırlamaları Nelerdir?
Microsoft Planner, Teams içinde görevleri yönetmek için güvenilir bir araç olsa da bazı dezavantajları da vardır. Takımınızın ihtiyaçlarına bağlı olarak, ş akışı, özelleştirme veya ölçeklenebilirlik gibi sınırlamalarla karşılaşabilirsiniz.
Aklınızda bulundurmanız gereken bazı anahtar zorluklar şunlardır:
- Görev ve plan sınırlamaları: Tek bir planda, tamamlananlar dahil olmak üzere yalnızca 3.000 aktif ve 9.000 görev bulunabilir. Kullanıcılar veya gruplar en fazla 400 plana sahip olabilir.
- Sınırlı kova ve atanan kişi sayısı: Her plan 200 kova ile sınırlıdır ve bir görev en fazla 20 kullanıcıya atanabilir; bu da karmaşık ş akışlarını yönetmenizi zorlaştırır
- Gelişmiş proje yönetimi araçları eksik: Planner, Gantt grafiklerini desteklemez, denetim izi özelliği yoktur ve görevlere harcanan zamanı izlemek için yerleşik bir zaman takibi özelliği bulunmaz
- Geri alma seçeneği yoktur: Bir görev veya planı silerseniz, kalıcı olarak silinir; geri getirmek için geri dönüşüm kutusu yoktur.
- Microsoft 365 gereksinimleri: Planner bağımsız bir araç değildir. Yalnızca bir Microsoft aboneliği ile kullanabilirsiniz.
🔍 Biliyor muydunuz? Dünyada bilinen ilk ajanda, 10. yüzyıl Çin'ine kadar uzanır; o dönemde memurlar, randevu ve programlarını izlemek için tahta tabletler kullanırdı.
ClickUp, Microsoft Planner'a kıyasla neden daha güçlü bir alternatiftir?
Takımlar temel görev panolarının sınırlarını aştığında, ClickUp esnek iş akışları, otomasyon ve gerçek zamanlı işbirliği ile Planner'ın yerini alır.
- Alt görevler, öncelikler ve birden fazla atanan kişi içeren ayrıntılı görevler oluşturun
- Görünümleri (Liste, Pano, Takvim, Zaman Çizelgesi) kullanarak işleri görsel olarak izleyin
- Görevleri, güncellemeleri ve takip işlemlerini otomasyonla otomatikleştirin
- ClickUp Brain ile alt görevler, özetler ve güncellemeler oluşturun
- Sohbet, SyncUps ve yorumlar aracılığıyla gerçek zamanlı olarak işbirliği yapın
Günümüzün çalışma şekli işlevsiz hale gelmiştir. Projelerimiz, bilgilerimiz ve iletişimimiz, işlerimizi yavaşlatan birbirinden kopuk araçlara dağılmış durumdadır.
ClickUp, proje, bilgi ve sohbeti tek bir yerde birleştiren iş için her şeyi içeren uygulama ile bu sorunu çözüyor; tüm bunlar, daha hızlı ve daha akıllı çalışmanıza yardımcı olan yapay zeka ile destekleniyor.
ClickUp'ı kullanmaya nasıl başlayabileceğinizi burada bulabilirsiniz! 🤩
Görev yönetimi
ClickUp Görevleri, yapılacaklarınızı düzenli tutar, böylece görev yönetimi asla zorlayıcı bir iş haline gelmez. İşleri parçalara ayırma, ilerlemeyi izleme ve her şeyi tek bir yerde tutma esnekliğine ve kontrolüne sahip olursunuz. Hiçbir şeyi kaçırmamak için ayrıntılı açıklamalar, son teslim tarihi, ek dosyalar, öncelikler ve birden fazla atanan kişi ekleyin.
Büyük projeleri daha küçük parçalara ayırmanız mı gerekiyor? Alt görevler, zorlu hedefleri saniyeler içinde yönetilebilir adımlara dönüştürmenize yardımcı olur.
Ayrıca, ClickUp Görünümleri ve yapay zeka destekli ClickUp Otomasyonu ile görev yönetiminin ötesine geçin. Görünümler arasında geçiş yaparak acil olanları görün, tekrarlayan işleri otomatikleştirin ve hatta yerleşik yapay zeka asistanı ClickUp Brain'i kullanarak görev güncellemeleri veya alt görevler oluşturun.
Örneğin, yeni bir pazarlama kampanyası başlatıyorsunuz. Planner'da bunun için temel bir görev oluşturur, birkaç takım üyesini atarsınız ve… hepsi bu kadar.
Ancak ClickUp ile tüm görev yönetimi becerilerinizi kullanabilirsiniz! "2. Çeyrek Pazarlama Kampanyasını Başlat" görevini oluşturun, "E-posta şablonlarını tasarla" ve "Sosyal medya gönderilerini taslak olarak hazırla" gibi alt görevler ekleyin. Ardından, son tarihler belirleyebilir, takımlar atayabilir ve izlemeyi gerçekleştirebilirsiniz.
🔍 Biliyor muydunuz? Eski Mısırlılar, tüm yılını Nil Nehri'nin taşkın döngülerine göre planlayarak, doğal olaylara dayalı bilinen en eski takvim sistemlerinden birini oluşturmuşlardı.
Her ayrıntının gözden geçirilmesini sağlamak için ClickUp Görev Kontrol Listeleri'nden yararlanın. Bu özellik, takımların düzenli kalmasına yardımcı olur ve hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlar.
Her Görev Kontrol Listesi bir görev içinde yerleşik bir yapılacaklar listesi görevi görür ve işleri daha küçük eylem öğelerine ayırmayı kolaylaştırır. Görevleri başkalarına devretmeniz mi gerekiyor? Kontrol listesi öğelerini farklı takım üyelerine atayabilirsiniz, böylece sorumluluklar son derece net hale gelir.
Ayrıca, her bir öğe tamamlandıkça ilerleme durumu anında görünür hale gelir ve bu sayede uzaktan çalışan takımlar arasında uyum sağlanır.
Diyelim ki bir blog yayınlama ş akışını yönetiyorsunuz. Taslak hazırlama, tasarım, SEO ve takım üyelerinin görevlendirilmesi gibi kontrol listesi öğelerini atayın, ilerlemeyi gerçek zamanlı olarak izleyin ve sürekli takip ve geri bildirim sürecini ortadan kaldırın.
⚙️ Bonus: İşte ClickUp için eksiksiz kılavuz! Görev yönetimi yazılımı olarak sunduğu özelliklerden entegrasyonlara ve yapay zeka destekli gelişmiş özelliklere kadar, platform hakkında bilmeniz gereken her şeyi öğrenin.
Ayrıca, önceliklerinizi nasıl takip edebileceğinizi anlatan bu videoyu izleyin:
Zahmetsiz takım işbirliği
ClickUp Chat, uygulamalar arasında geçiş yapma derdinden kurtulmanızı sağlar; bu özellik, ClickUp'ı zahmetsiz takım işbirliği açısından benzersiz kılar.
Diyelim ki bir ürün lansmanı üzerinde iş yapıyorsunuz ve kontrol listeniz her şeyi kapsıyor, ancak son dakikada geri bildirimler geliyor. Slack'i mesajlarla doldurmak yerine, görevlerinize doğrudan bağlanan Sohbet'e geçin.
Gizli alanlarda değişiklikleri tartışın veya SyncUps ile hızlı sesli veya video görüşmeler yapın. Entegre Brain sayesinde, mesajları tek bir tıklamayla eyleme geçirilebilir görevlere dönüştürebilirsiniz. Acil bir görev güncellemesine mi ihtiyacınız var? Sohbet içindeki ClickUp Brain'den uzun sohbet konularıyla ilgili özetleri ve eyleme geçilmesi gereken öğeleri belirlemesini isteyin.
📖 Ayrıca şunu da okuyun: Takımlar, ClickUp ile Verimliliğini Nasıl Artırıyor?
Hazır planlama şablonları
Günlük görevlerinizi takip etmek zor bir iş olmak zorunda değil. ClickUp Günlük Planlayıcı Şablonu , her şeyi tek bir yerden düzenlemenize, önceliklendirmenize ve izlemenize yardımcı olur; böylece önemli olan şeylere odaklanabilirsiniz.
Bu günlük planlayıcı şablonu ile görevleri Kişisel, İş veya Hedefler gibi bölümlere ayırabilir ve hangi konulara dikkat etmeniz gerektiğini daha kolay görebilirsiniz. Önceliklendirme araçları, en önemli ve acil görevleri önce halletmenize yardımcı olurken, grafikler ve çizelgeler gibi görsel izleme araçları, ilerlemenizi bir bakışta takip etmenizi sağlar.
🔍 Biliyor muydunuz? Popüler bir zaman yönetimi yöntemi olan Eisenhower Matrisi, görevleri aciliyet ve önem derecesine göre önceliklendiren eski ABD Başkanı Dwight D. Eisenhower'dan esinlenerek oluşturulmuştur.
Ne Zaman Microsoft Planner'dan ClickUp'a Geçmelisiniz?
Teams'teki Microsoft Planner, görevleri düzenli tutmak, takımınızla işbirliği yapmak ve son teslim tarihlerine uymak için harika bir yoldur.
Ancak daha fazla esneklik, otomasyon ve gelişmiş özelliklere ihtiyacınız varsa, daha güçlü bir çözüm arayabilirsiniz.
İş için her şeyi içeren uygulama ClickUp, güçlü görev yönetimi, gerçek zamanlı işbirliği ve özelleştirilebilir akışlar sunar. Takımınızın çalışmalarını planlamak, izlemek ve optimize etmek için ihtiyacınız olan her şeyi tek bir yerde bulursunuz.
Neden yetineceksiniz? Hemen bugün ClickUp'a ücretsiz kaydolun! ✅