Demek sanal bir konferans düzenlemek istiyorsunuz. Harika!
Sanal etkinlikler büyük bir patlama yaşıyor ve muhtemelen siz de en az bir düzine etkinliğe katılmışsınızdır — evet, evden çalışma saatlerindeki happy hour'lar ve canlı yayın yoga dersleri de sayılır.
Çevrimiçi etkinlikler, seyahat kısıtlamalarıyla karşı karşıya olanlar için uygun maliyetli ve kapsayıcı bir çözüm oluşturur ve dünya "önceden görülmemiş" zamanlara geri döndükten sonra da uzun süre devam edecektir.
Ama nereden başlayacaksınız? Ve sanal toplantınızı nasıl başarılı hale getireceksiniz?
Sizi anlıyoruz, biz de aynı şeyi yaşadık!
ClickUp kısa süre önce, tamamen ClickUp ile yönetilen kendi büyük ölçekli web konferansı LevelUp'ı düzenledi! İster en üst düzey verimlilik konferansını planlıyor olun, ister kız kardeşinizin Zoom bebek partisini, hayallerinizdeki sanal etkinliği planlamak için beş temel adım vardır.
sanal Başarıya Giden 5 Adım
Herhangi bir sanal etkinlik için kontrol listesini özetlediğinizde, birçok başarılı planın ortak noktası olan birkaç adım vardır.
Öyleyse kemerlerinizi bağlayın ve ClickUp Chrome Uzantısını not almaya hazırlayın, çünkü bu adımları sizinle paylaşmak için buradayız... hemen şimdi!
Adım 1: Etkinliğinizi seçin
Planlamaya başlamadan önce, düzenleyeceğiniz sanal etkinliğin türünü belirlemeniz gerekir. Bir konferans mı, yoksa bir web semineri mi? Aralarındaki fark nedir? Etkinliğinizin muhtemelen dahil olacağı dört ana sanal etkinlik türü vardır.
Sanal konferans, her katılımcının kendi gününü planlamak için seçebileceği ayrıntılı bir konferans gündemi olan uzun ve büyük ölçekli sanal etkinlikler için idealdir. Sanal konferanslar genellikle gerçek zamanlı olarak düzenlenir ve çevrimiçi olarak potansiyel müşteriler oluşturmak ve ağ kurmak için mükemmel bir etkinlik türüdür.
Web semineri, konferanstan daha kısadır ve bir ders veya "nasıl yapılır" amaçlı bağımsız bir sanal etkinliktir. Web semineri, ağ oluşturma fırsatları açısından pek bir şey sunmaz, çünkü bu tür etkinlikler genellikle katılımcıların istedikleri zaman izleyebilmeleri için kaydedilir, ancak etkinlik gerçek zamanlı olarak gerçekleştirildiyse, genellikle bir soru-cevap oturumu da içerir.
Dahili ve harici hibrit etkinlikler, aynı anda çevrimiçi ve yüz yüze gerçekleşen etkinliklerdir.
Girin: sanal düğünler ve nişan partileri.
Birçok toplantı, tatil partisi ve takım etkinliği de bu biçimde gerçekleşir! Etkinlik yalnızca şirket içindeki takım üyeleriyle sınırlıysa, bu bir iç hibrit etkinliktir. Ancak potansiyel müşteriler, kullanıcılar veya diğer işletmeler partiye davet edilirse, bu bir dış hibrit etkinlik olarak kabul edilir ve harika bir ağ oluşturma fırsatıdır!
Adım 2: Sanal konferans platformunuzu seçin
Amacınıza en uygun sanal etkinlik türünü belirledikten sonra, etkinliği nasıl yayınlayacağınızı düşünün.
Her bütçeye uygun çok sayıda akış platformu vardır, bu nedenle yalnızca fiyata göre bir seçeneğe karar vermeden önce, etkinliğinizin hedefini ve kapsamını göz önünde bulundurun.
Kendinize şu soruları sorun:
- Etkinliğinizin amacı nedir? Sanal etkinlik türüne geri dönün ve sizin için en uygun biçimi seçmenize neden olan özellikleri ve nedenlerini not edin
- Kaç katılımcı bekliyorsunuz? Binlerce misafir mi yoksa en yakın on arkadaşınız mı olacak?
- Hangi özelliklere kesinlikle ihtiyacınız var? Etkinliğinizde izleyici katılımı önemli bir yer tutuyorsa, üyelerin sohbet etmesine, el kaldırmasına veya diğer katılımcılarla konuşmasına olanak tanıyan platformları tercih edin. Etkinliğiniz evde kaşlarınızı nasıl şekillendireceğiniz ve boyayacağınızla ilgili on dakikalık bir eğitimse, canlı yayın yapmanıza ve daha sonra izlemek üzere kaydetmenize olanak tanıyan bir platformu tercih edin
Kendinize bu soruları sorduğunuzda, burada listelenmeyen yeni sorular da ortaya çıkabilir. Bu çok iyi! En azından bu üç soru, zihninizi doğru yönde çalıştırarak size en uygun yayın platformunu seçmenize yardımcı olacaktır.
En iyi akış platformlarından bazıları:
Sanal etkinlik dünyası büyüdükçe, aralarından seçim yapabileceğiniz akış platformlarının sayısı da artıyor! Dikkatli seçin, burası esasen sanal mekanınız olacak ve unutmayın, karar vermek zorunda değilsiniz! Favorilerimizden bazıları şunlardır:
- Brandlive: Brandlive, planladığınız sanal konferans etkinliğinin türüne bağlı olarak üç farklı akış ürünü sunmasıyla benzersizdir. Ürünleri arasında Allhands, Streams ve Showrooms bulunur ve günlük iş toplantılarından sanal ürün lansmanlarına kadar her türlü sanal etkinliğinizin kategorisine uygun deneyimi seçmenize olanak tanır. Böylece ihtiyacınız olan özellikleri elde edersiniz!
- HeySummit: Bu akış platformu, etkinlik öncesinde konferans web siteniz için bir açılış sayfası oluşturmanıza, kayıtları izlemenize ve konferansınızın pazarlamasına hızlı bir başlangıç yapmanıza da yardımcı olacaktır. Bir konuşma dizisi veya birden fazla konuşmacının katılacağı oturumlar planlıyorsanız, HeySummit'i değerlendirmeye değer olabilir.
- AirMeet: Sanal zirveler ve atölye çalışmaları için oluşturulmuş benzer bir platform. Çevrimiçi etkinlik veya web semineri düzenlemenin sosyal yönünü vurgular ve zengin bir ağ oluşturma deneyimi vaat eder.
- Zoom: Ah, denenmiş ve kanıtlanmış. Zoom, geçen yıl herkesin bildiği bir isim haline geldi ve muhtemelen bir veya iki kez 40 dakikalık sınıra ulaşmışsınızdır, ancak ücretli seçenekleriyle Zoom her boyutta etkinliğe ev sahipliği yapabilir. Ayrı oturum özelliği, katılımcılara ve organizatörlere ağ oluşturma fırsatları sunar ve mobil cihaz özelliği, kullanıcıların gerçekten her yerden katılmasını sağlar.
Adım 3: Katılımcıların ilgisini canlı tutun
Sanal konferansların en büyük zorluklarından biri, etkinliğin sanal olmasıdır.
İyi organize edilmiş bir yüz yüze konferans sırasında, gün tam olarak hayal ettiğiniz gibi ilerlediğinde ve herkes heyecanla konuşup durduğunda, odada belirli bir enerji oluşur.
Ancak endişelenmeyin, bu his çevrimiçi etkinliklerde de mümkün.
Katılımcıların içeriğinize odaklanmasını sağlamak için biraz daha yaratıcı olmanız yeterli.
Etkinliğinizi yapılandırırken, bilgi sunma şeklinizi bölün ve canlı ve önceden kaydedilmiş içeriklerin bir karışımını kullanmayı düşünün.
Özellikle konferanslar veya zirveler gibi uzun etkinliklerde, karışık içerik sunum yapanlara kısa bir mola imkanı sağlar ve teknolojik bir hata veya zamanlama hatası durumunda acil durum planı olarak işlev göreb ilir.
Karışık içerik, katılımcılarınızın bilgiyi algılama şeklini de değiştirir ve günün önemli fikirlerini ve anahtar anlarını hatırlamalarına yardımcı olabilir!
Bu, etkinliğinizin konusuyla ilgili şirketiniz tarafından hazırlanan videoları veya hatta harika bir gif'i eklemek anlamına gelebilir. Kim iyi bir gif'i sevmez ki?
Profesyonel ipucu: Planlama sürecinde içerik fikirlerinizi ClickUp'ta saklayarak takımınızla paylaşın ve tartışın ! YouTube videolarını, Vimeo URL'lerini, Google Drive dosyalarını ve ekran kayıtlarını doğrudan görev açıklamalarına ve yorumlara ekleyin, böylece ihtiyacınız olan içeriğe saniyeler içinde ulaşabilirsiniz.
Katılımcıların dikkatini canlı tutmanın başka bir yolu mu arıyorsunuz? Gündemi canlı tutabilecek bir moderatör veya ilgili konuşmacılar seçin.
Güçlü bir konuşmacı, etkinliğinize daha fazla bilet satışı çekmenize ve misafirlerinizi heyecanlandırmanıza yardımcı olabilir! Özellikle etkinlik konunuzda uzmanlaşmış veya sektörünüzün uzmanları olan, şirket içinde tanınan veya beklenmedik boşlukları doldurmayı bilen profesyonel konuşmacılar, misafir konuşmacılar olarak tercih edilebilir.
Tıpkı Amy Poehler ve Tina Fey'in dört kez Altın Küre Ödülleri'ni sunması ve ClickUp'ın dünyaca ünlü Organizasyon Psikoloğu Adam Grant'ı LevelUp 2021'in ana konuşmacısı olarak davet etmesi gibi . 😉
Harika bir konuşmacı veya sunucu olsa bile, gündeminizi bilgilerinizi sergilemek için anlamlı fırsatlarla doldurmak için şu seçenekleri değerlendirin:
- Katılımcıların moderatörden bilgi alıp birlikte tartışabilmeleri için gün boyunca küçük grup oturumları veya panel tartışmaları düzenleyin. Bu, misafirlerinizin birbirlerini tanıyıp her iki taraf için de ağ kurmaları için harika bir yoldur
- Mümkünse, katılımcıların istedikleri zaman birbirleriyle etkileşimde bulunabilmeleri ve ağ kurabilmeleri için platformunuzda sohbet özelliğini etkinleştirin. Biraz hayatın tadını çıkarın
- Her bölümün sonunda canlı oturum soru-cevapları için zaman ayırın. Sanal konferans daha kişisel hissedilecek ve misafirleriniz konuşmanın bir parçası olduklarını bilirlerse daha fazla katılım göstereceklerdir. Takımınızın başka bir üyesinin etkinliğinizin sohbetini izlemesini sağlayın, böylece hiçbir soru cevapsız kalmaz
Adım 4: Tüm hareketli parçaları tek bir yerden yönetin
Her boyuttaki sanal konferans için ÇOK fazla planlama yapılması gerektiği açıktır ve bu aşamaya geldiyseniz, muhtemelen bunu zaten hissediyorsunuzdur. Yapılacaklarınızı çevrimiçi bir proje yönetimi platformunda düzenleyerek sanal etkinlik zaman çizelgenizdeki ilerlemenizi takip edin.
Diğer bir deyişle, ClickUp'ı kullanmalısınız.
ClickUp, sanal etkinlik planlamanızı bir arada tutan yapıştırıcıdır ve anahtar özelliklerinden biri özelleştirme yetenekleridir. Yani, takımdaki herkes istediği şekilde çalışabilir.
LevelUp'ı planlamak için kendi platformumuzu nasıl kullandık? İşte büyük etki yaratan birkaç küçük ama yapılması gereken şey:
- Yaklaşan konferansınızla ilgili her şey için tek bir Liste oluşturun ve her departman için görevlerinize Özel Alanlar ekleyerek görevin hangi paydaşlar ve organizatörlerle ilgili olduğunu gösterin
- Filtreler ve Ben Modu ile her Listede size atanan görevleri hızlıca bulun. Dikkatinizi dağıtan unsurları ortadan kaldırarak ve yalnızca belirli etkinlik organizatörleriyle veya sizinle ilgili görevlere bakarak acil ve en önemli görevlerinizi bulun
- Gösterge Paneli'ni kullanarak projenizin tamamlanmasına ne kadar yaklaştığınızı filtrelenmemiş bir özet halinde kolayca görebilirsiniz. Temel olarak, bu, işlerin nasıl gittiğine dair kuşbakışı bir görünümdür. Paydaşlara veya proje yöneticilerine rapor verirken toplantılarda Gösterge Paneli'ni kullanın
- Toplantılarınızı doğrudan ClickUp'ta düzenleyin! ClickUp görevinizdeki Zoom entegrasyonu ile herhangi bir toplantıyı Zoom toplantısına dönüştürün
Adım 5: Etrafta bol bol reklam yapın
Neredeyse bitti! Şu ana kadar yaptıklarınız:
✅ Etkinlik türü
✅ Akış hizmeti
✅ Gündem
✅ En gelişmiş proje yönetimi aracı. Öksürük, öksürük, ClickUp.
Şimdi, hedeflerinize ulaşmak için kapsamlı bir pazarlama stratejisi uygulayarak sanal koltuklara sanal katılımcıları oturtmanın zamanı geldi.
Sanal konferanslar, onlara nasıl ulaşacağınızı bildiğiniz sürece, dünyanın her yerinden izleyici çekme esnekliği sağlar! ClickUp, sosyal medya gönderilerinizi, şirketinizin YouTube kanalındaki videolarınızı, e-posta pazarlamanızı, PR stratejilerinizi ve daha fazlasını yönetmenize yardımcı olabilir.
Özel Alanları kullanarak gönderilere, formlara, belgelere, URL'lere ve hatta inceleme veya referans için temel bilgilere hızlı bir şekilde erişin. Bunlar, planlama sürecinizin her aşamasında görevleriniz ve alt görevlerinizle birlikte kalır ve Özel Alanların barındırabileceği her şey için sınır yoktur! Öyleyse, eğlenin. 🤓
Pazarlama stratejiniz misafir listenize VIP durumu eklemeyi, etkinliğinizi tanıtmak için influencer anlaşmaları veya sponsorluklar içeriyorsa, ClickUp'ın Şablon Merkezi'ni kullanmanın zamanı geldi.
ClickUp'ın Şablon Merkezi'nden önceden oluşturulmuş bir etkinlik planlama şablonu oluşturun veya uygulayın
Etkinlik planlama için tasarlanmış ClickUp'ın hazır şablonlarından birini seçin veya yinelenen görevler için gerekli tüm temel unsurları hızlı bir şekilde kapsayacak şekilde kendi şablonunuzu oluşturun.
Hazır, başla!
Unutmayın, bu sadece başlangıç!
Bunlar, bir sonraki sanal konferans etkinliğinizi planlamak için gerekli beş adım olabilir, ancak olanaklar sonsuzdur ve çevrimiçi etkinlik pazarı giderek büyüyor! Öyleyse, organizasyonel tarafta ağır işi ClickUp'a bırakın, yaratıcılığınızı serbest bırakın!
