İş piyasasındaki belirsizlik, Z kuşağının yavaş yaşamaya olan eğilimi ve küresel, konumdan bağımsız fırsatlar, gig ekonomisini beslemiştir. Bireyler, geleneksel şirket içi rollerin sunamadığı daha fazla özerklik ve esneklik arıyor.
Aslında, McKinsey'in 2022 Amerikan Fırsat Anketi'ne katılanların %36'sı bağımsız çalışanlar olarak tanımlandı. Bu, yaklaşık 58 milyon Amerikalıya denk geliyor.
Bağımsız yüklenicileri yönetmek için verimli süreçler oluşturmak, şirket içi yöneticiler veya küçük ve orta ölçekli işletmelerde sıklıkla görüldüğü gibi tek kişilik takımlar için her zamankinden daha önemlidir.
Bu blog yazısında, bağımsız yüklenicileri nasıl yöneteceğinizi ve onları sağlıklı sınırlar içinde tutarken takımınızın süreçlerine nasıl entegre edeceğinizi keşfedeceğiz.
Sonuçta, başarılı yüklenici yönetiminin temel kuralı, onların tam zamanlı çalışanlar OLMADIĞINI kabul etmektir.
Yüklenicileri Etkili Bir Şekilde Yönetme: 10 İpucu
Yüklenicileri iyi yönetmek herkesin yararına. Net beklentiler belirleyip açık iletişim kurduğunuzda, yükleniciler daha iyi iş çıkarır ve bağlılıklarını sürdürür. Bu da sizin için daha sorunsuz projeler ve yüksek kaliteli sonuçlar anlamına gelir.
Kazan-kazan sonucu elde etmek için yüklenici ilişkilerinizi nasıl en üst düzeye çıkarabileceğinizi keşfedin.
1. Doğru yüklenicileri değerlendirin ve bulun
İlk adım, iş gereksinimlerine uygun, kaliteli iş yapan ve kuruluşunuzun iş kültürü ve değerleriyle uyumlu doğru yüklenicileri bulmaktır. Ne yazık ki, bunu söylemek yapmaktan daha kolaydır.
Sayısız mülakat ve test projelerine katılmaktan memnuniyet duyan tam zamanlı çalışanların aksine, yükleniciler hızlı mülakat süreçlerini tercih ederler; bu süreçte, önceki işlerine (portföylerine) göre işe alınırlar.
Bağımsız yüklenicilerle hızlı bir şekilde görüşme ve işe alma konusunda bazı ipuçları:
- Deneyimlerine göre görüşmeler planlayın: Sorularınızı deneyim düzeylerine göre ayarlayın. Yeni başlayanlar için teknik becerileri vurgularken, uzmanlar için iş tarzlarına ve projelere yaklaşımlarına odaklanın
- Ücretli deneme projesi ile başlayın: Bu, yüklenicinin iş kalitesini, iletişim becerilerini ve takımınıza uyumunu değerlendirmenizi sağlar
- Eski müşterilerden referans isteyin: Eski müşterilerle iletişime geçerek yüklenicinin iş kalitesi, güvenilirliği ve iletişim becerileri hakkında ilk elden geri bildirim alın
İşte 37 Signals'ın kurucusu Jason Fried'in kültür odaklı bazı soruları. Fried, referanslara "daha az açık sorular" sorarak adayın kültüre uyumunu ve iş stilini değerlendiriyor.
2. Yasal sorunlardan kaçınmak için açık sözleşmeler ve anlaşmalar yapın
Doğru yüklenicileri işe aldıktan sonra, bir sonraki önemli adım, açık ve yasal olarak bağlayıcı sözleşmelerle başarılı bir iş ilişkisi kurmaktır. Bu sözleşmeler, işin kapsamını, ödeme koşullarını, fikri mülkiyet haklarını, gizlilik hükümlerini ve ortaklığın diğer yönlerini belirler.
Bu, iş faizlerinizi koruyabilir, net beklentiler oluşturabilir ve yanlış anlaşılma veya yasal anlaşmazlık riskini en aza indirebilir.
İşinizin büyük bir kısmını yüklenicilere bağlı olarak yapıyorsanız, çok sayıda sözleşme gönderiyorsunuzdur. Bu süreci kolaylaştırmanın bir yolu, sözleşme yönetimi yazılımı ve şablonları kullanmaktır. Bu araçlar, süreci standartlaştırmanıza, hataları azaltmanıza ve yasal ve düzenleyici gerekliliklere uyumu sağlamanıza yardımcı olabilir.
ClickUp, bağımsız yüklenicileri yönetmek için hepsi bir arada bir araç olan proje ve sözleşme yönetimi yazılımıdır.
Aslında, ClickUp Müteahhit Sözleşmesi Şablonu sektörden bağımsızdır ve farklı projeler ve konumlar için özelleştirebilirsiniz.
Bu sözleşme şablonu, aşağıdakiler dahil tüm anahtar bölümleri kapsar:
- Müşteri yükümlülükleri: Gerekli araçların sağlanması, onay süreci ve benzeri sorumluluklarınızı özetleyin
- Proje kapsamı: Teslim edilecekler, zaman çizelgeleri ve beklentiler dahil olmak üzere projenin belirli sınırlarını tanımlayın
- Ödeme koşulları: Ödeme planını, yöntemlerini ve gecikme cezalarını belirtin
- Gizlilik maddesi: Taraflar arasında paylaşılan hassas bilgileri koruyun
- Ayrılabilirlik koşulları: Anlaşmada, anlaşma ihtilaf durumunda geçersiz sayılsa bile geçerli olacak şartları belirtin
- Yürürlük hukuku: Anlaşmazlık durumunda sözleşmeyi yönetecek yasal yargı yetkisini belirtin
Ayrıca okuyun: İş yüklerini yönetmek için 10 serbest çalışan şablonu
3. Yüklenici işe alma (ve işten ayırma) süreci oluşturun
Tıpkı tam zamanlı çalışanlarda olduğu gibi, yüklenicileri işe almak için bir iş akışınız olduğundan emin olun. Ayrıca, tam zamanlı çalışanların işe alım sürecinden bazı bileşenleri kullanabilirsiniz, ancak bunlar genellikle daha kısa ve daha hızlıdır.
Sözleşmeli çalışanları işe almak için 3 adımlı bir süreç:
- Oryantasyon belgesi: Projenin kapsamını, son teslim tarihlerini, ilgili dönüm noktalarını ve iç ekibin bunları nasıl destekleyeceğini özetleyen bir belge oluşturursunuz. Bu aşamada, yüklenicilere araçlara erişim izni verebilir ve onları iletişim kanallarınıza ekleyebilirsiniz
- Toplantı: Freelancer ve projeye dahil olan diğer iç ekip üyeleriyle bir görüşme ayarlayın. Bu, iş kültürünüzü ve süreçlerinizi tekrar gözden geçirmek ve freelancer'lara ürün ve hizmetleriniz hakkında daha fazla bilgi vermek için iyi bir fırsattır
- İlk dönüm noktası: Burada, ilk proje üzerinde serbest çalışanla birlikte çalışır, ilk engelleri aşmasına ve ivme kazanmasına yardımcı olursunuz
Benzer şekilde, proje devrini kolaylaştırmak ve yasal işlemleri tamamlamak için iyi bir işten ayrılma süreci sağlayın. İşten ayrılma sürecinize dahil edebileceğiniz bazı hususlar şunlardır:
- Tüm son ödemelerin doğru ve zamanında işlendiğini kontrol edin
- Sürekliliği sağlamak için bitmemiş işlerin sorunsuz bir şekilde devredilmesini planlayın
- Geliştirilmesi gereken alanları belirlemek için çıkış görüşmesi yoluyla geri bildirim alın
Ayrıca Okuyun: Word ve ClickUp'ta 10 Ücretsiz Hizmet Sözleşmesi Şablonu
4. Beklentilerinizi önceden belirleyin
Çoğu yüklenici, bir projenin bir şekilde başlayıp tamamen farklı bir şekilde bittiği en az bir kabus senaryosu yaşamıştır. Böyle bir müşteri olmayın.
Proje kapsamının genişlemesini önlemek ve başarılı bir sonuç elde etmek için başlangıçta bir iş tanımı belgesi ile net hedefler ve dönüm noktaları belirleyin. Bu, projenin yolundan sapmasını önlemeye yardımcı olacak ve sizinle yüklenicinin hedefler konusunda aynı sayfada olmasını sağlayacaktır.
Bunu yapmak için iki yol vardır:
- Sözleşmeyi hazırlarken projenizin kapsamını ve hedeflerini kesinleştirin. Proje yarıda kaldığında kimsenin değişiklik yapmaması için tüm iç paydaşlar tarafından incelenmesini sağlayın
- Proje yönetimi platformunuzda bir hedef izleyici oluşturarak, projenin ilerlemesini anahtar dönüm noktalarında gözden geçirip, planladığınız şekilde ilerlediğinden emin olun
ClickUp Hedefleri ile proje dönüm noktalarını izleyin
Proje ayrıntılarınızı ve anahtar çıktılarınızı ClickUp Hedeflerine ekleyin. Her bir genel hedef, içindekileri açıkça özetleyen görevlere ve alt görevlere ayrılabilir. Bu, her bir dönüm noktasının tamamlanmasını izlemenize yardımcı olur ve hesap verebilirliği sağlar.
Hedefleri kullanarak performans değerlendirmeleri yapabilir ve yüklenicilerinizin verimlilik düzeylerini ölçebilirsiniz.
Ayrıca okuyun: Proje Yönetimi Dış Kaynak Kullanımı: İşinizi Yönetmek için Dış Kaynak Kullanımının Avantajları
5. İletişim kanallarınızı tanımlayın
Yükleniciler genellikle şirket içi takım üyelerinden uzak hissederler. Sonuçta, onlar resmi takım üyeleri değildir ve takım bağlantılarının kurulmasında büyük rol oynayan yüz yüze veya sanal sohbetlere erişimi olmayabilir.
İlk adımı atmanız ve onların dahil olduklarını hissetmelerini sağlamanız gerekir. Bunu, iletişim kanalları, toplantı sıklığı ve birincil iletişim noktası gibi iletişim tercihlerinizi açıkça belirtmek suretiyle yapabilirsiniz.
Net ve tutarlı iletişim kanalları belirlemek için bazı ipuçları:
İletişim kanalınızı seçin
Takımınızın tercihlerine ve projenin gereksinimlerine göre birincil iletişim platformunuzu seçin (ör. e-posta, proje yönetimi yazılımı, anlık mesajlaşma). Ardından, her zaman ulaşılabilir olabilmek için yedekleme kanalları da ekleyin.
Daha fazla esneklik için tercih edilen eşzamansız ve eşzamanlı araçlar sunmayı da düşünebilirsiniz. Örneğin, bir belgeyi incelediğinizi veya bir veritabanını düzenlediğinizi varsayalım. Bu durumda, konuşmaları belge içinde tutmak için yorumlar, etiketler ve gerçek zamanlı düzenleme gibi ClickUp İşbirliği Algılama özelliklerini kullanabilirsiniz.
Bir projenin ilerlemesini incelerken, bilgi silolarını önlemek için tüm konuşmaları tek bir yerde yapmaya çalışın. Örneğin, ClickUp Sohbet'te bir grup oluşturabilir ve yalnızca o kanalda güncellemelerin yapılmasını zorunlu kılabilirsiniz. Bu şekilde, herkes bilgilendirilmiş olur.
Düzenli kontrol toplantıları planlayın
İlerlemeyi tartışmak, sorunları ele almak ve geri bildirim sağlamak için düzenli kontrol toplantıları planlayın. Kontrol toplantılarının sıklığını, projenin karmaşıklığına ve zaman çizelgesine göre belirleyebilirsiniz.
İletişim politikanızı paylaşın
Şirket genelinde bir iletişim politikası varsa, bunu serbest çalışanlarınızla paylaşın. Böylece, sizinle nasıl konuşacaklarını (resmi, samimi vb.) ve şirketinizin durum güncellemelerini eşzamansız mı yoksa gerçek zamanlı mı tercih ettiğini bilirler.
💡Profesyonel İpucu: "Benimle Nasıl Çalışılır" adlı bir belge şablonu oluşturun ve yüklenicilerinizden doldurmalarını isteyin. Bu, tercihlerinizi ve beklentilerinizi özetlemenize ve birbirinizin çalışma tarzını anlamanıza yardımcı olacaktır. Tercih edilen iletişim kanalları ve yanıt süreleri gibi bilgileri içerebilir.
Ayrıca ClickUp Working With Me [Individual Contributor] Şablonu'nu paylaşabilir ve belgelerini oluştururken referans olarak kullanmalarını isteyebilirsiniz.
6. Geri bildirim döngüsü oluşturun
Düzenli geri bildirim, iyileştirme alanlarını belirlemenize ve yüklenici-müşteri ilişkisini güçlendirmenize yardımcı olabilir. Ancak geri bildirimin iki yönlü bir süreç olduğunu unutmayın. Yüklenicilere geri bildirimde bulunmanıza ve onların da geri bildirimlerini paylaşmasına olanak tanıyan bir ş Akışı ayarlamanız gerekir.
Bunu nasıl yapabileceğiniz aşağıda açıklanmıştır:
- Yapıcı geri bildirim verin: Eleştirmek yerine performansı iyileştirmeye odaklanan, somut ve eyleme geçirilebilir geri bildirim sağlayın
- Geri bildirim alın: Kontrol toplantıları sırasında, müşteri veya proje yöneticisi olarak performansınız hakkında yükleniciden aktif olarak geri bildirim alın
- Geri bildirim aracı kullanın: Yüklenicilerden anonim geri bildirim toplamak için bir form veya anket kullanmayı düşünün
Örneğin, ClickUp Formlarını yüklenicilerinizle aylık veya üç aylık durum kontrolleri için kullanabilirsiniz. Form oluşturucu, anket deneyimini kişiselleştirmenize yardımcı olacak çeşitli alan türleri ve koşullu sorular içerir.
Yanıtları bir veritabanında da düzenleyebilirsiniz. Bu özellik, bir yüklenicinin zaman içinde verdiği yanıtlarda belirli kalıpları bulmak veya tüm yüklenicilerin (toplu olarak) süreçlerinizi nasıl gördüğünü incelemek için özellikle yararlı olabilir.
Bu, yüklenicilerinizle işbirliğine dayalı ve verimli bir ilişki kurmanıza yardımcı olabilir.
Ayrıca okuyun: 2024'te Büyümek için Ajans-Müşteri İlişkilerini Nasıl İyileştirebilirsiniz?
7. Ödeme politikanızı ve sürecinizi standartlaştırın
Standart bir ödeme politikası ve süreci, işlemleri kolaylaştırır, hataları azaltır ve bağımsız yüklenicilerle ilişkileri iyileştirir. Bunun nasıl işlediğini belirttiğinizde, faturalar için onları takip etmek zorunda kalmazsınız ve onlar da ödemeler için sizi takip etmek zorunda kalmazlar.
Ödeme politikanıza dahil etmeniz gereken bazı hususlar şunlardır:
- Ödeme sıklığı: Ödeme planını belirleyin (ör. haftalık, iki haftada bir, aylık)
- Ödeme yöntemi: Tercih ettiğiniz ödeme yöntemini seçin (ör. doğrudan para yatırma, çek, PayPal)
- Fatura şablonu: Yüklenicilerle paylaşmak üzere gerekli tüm bilgileri içeren standart bir fatura şablonu oluşturun
- Fatura gönderi: Yüklenicilerin faturaları ne zaman göndereceklerini belirtin
- Fatura onayı: Doğruluk ve zamanında ödemeyi sağlamak için net bir onay süreci uygulayın
ClickUp Belgeleri ile politikanızı taslak haline getirin
ClickUp Belgeleri gibi bir araç kullanarak ödeme politikalarınızı ve süreçlerinizi özetleyin ve bunları şirket içi takımlarınız ve bağımsız yüklenicilerinizle paylaşın. Bu, tam şeffaflık sağlayacak ve yüklenicilere ödeme prosedürleriniz hakkında netlik kazandıracaktır.
Daha da iyisi: ClickUp, ClickUp Brain gibi yapay zeka destekli yazma araçlarıyla birlikte gelir. Politikalarınızı farklı dillerde düzenleyebilir ve yerelleştirebilirsiniz. Bu, küresel yüklenicilerle çalışıyorsanız özellikle yararlıdır.
💡Profesyonel İpucu: Farklı türdeki sözleşme işleri için ücret tabloları oluşturun ve bunları güncel tutun. Böylece yüklenicilerle uzun süren pazarlıklar yapmaktan kurtulur ve bütçenizin beklenen maliyetlerle uyumlu olmasını sağlarsınız.
8. Uzun vadeli ilişkiler kurun
Geri bildirim döngüleri, sürdürülebilir bir yüklenici-müşteri ilişkisi sağlamanın yollarından sadece biridir. Sonuçta, serbest sözleşmeler ilişkiler ve karşılıklı saygı üzerine kuruludur.
Freelancer'lara saygı duyduğunuzu göstermenin ve sağlıklı, uzun vadeli bir ilişkinin temellerini atmanın bazı yolları şunlardır:
- Adil ücretlendirme sağlayın: Kararlaştırılan şart ve koşullara uyarak adil ve zamanında ödeme yapın
- Mikro yönetimden kaçının: Yüklenicilere görevlerini etkin bir şekilde tamamlamak için ihtiyaç duydukları özerkliği verin
- Esnek olun: Esnek çalışma saatleri veya toplantı planlaması dahil olmak üzere iş tarzlarına uyum sağlayın. Örneğin, bazı yükleniciler 9-5 çalışma saatlerine uymazken, diğerleri en az 2 gün önceden toplantı bildirimi yapılmasını tercih edebilir
- Hediye gönderin: Uzun süreli yüklenicilerinize, katkılarını takdir etmek için kişiselleştirilmiş hediyeler göndererek minnettarlığınızı gösterin
9. Yüklenici veritabanını güncel tutun
Yüklenici veritabanı, departmanlar genelinde serbest çalışan takımınızla ilgili bilgilerin merkezi bir deposudur. Böylece, Finans veya İK gibi idari takımlar yüklenici ayrıntılarını takip edebilir ve iş kanunları ve yönetmeliklerine uyumu sağlayabilir.
Geleneksel elektronik tablo veya belge araçları yerine ClickUp gibi bir araç kullanmanızı öneririz. Bu araç, yüklenicileri kategorilere ayırmanıza yardımcı olacak filtreler ve etiketler gibi son derece kullanışlı veritabanı yönetimi özelliklerine sahiptir.
Örneğin, ClickUp Tablo görünümünü kullanarak merkezi, kod gerektirmeyen yüklenici veritabanınızı oluşturabilirsiniz. Gelişmiş sıralama, filtreleme ve Özel Alanlar ile yüklenicileri departmana göre kolayca segmentlere ayırabilir, belirli ayrıntıları toplayabilir ve veritabanı düzenini tam ihtiyaçlarınıza göre özelleştirebilirsiniz.
Yüklenici veritabanınıza ekleyebileceğiniz bazı alanlar şunlardır:
- Yüklenici bilgileri: Adları, iletişim bilgileri, vergi kimlik numaraları ve ödeme bilgileri
- Sözleşme şartnamesi: Sözleşme süresi, işin kapsamı, ödeme koşulları ve sözleşme, gizlilik sözleşmesi ve diğer yasal belgelere bağlantılar
- Uyum ayrıntıları: Vergi ve çalışan sınıflandırmasıyla ilgili formlar, fatura kayıtları ve diğer resmi belgeler
İsteğe bağlı olarak, veritabanına Notlar alanı ekleyerek yüklenicilerin özel becerilerini, iletişim bilgilerini ve portföy bağlantılarını belgeleyebilirsiniz. Bu, eski bir yükleniciyle yeniden çalışmayı planladığınızda özellikle yararlıdır.
Ayrıca, ClickUp çoğu İK ve bordro sistemiyle entegre çalışır. Bu sayede, bordro sisteminizde işlendiğinde ClickUp içinde yüklenici bilgilerini güncelleme veya faturaları ödenmiş olarak işaretleme gibi görevleri otomatikleştirebilirsiniz.
Not: Veritabanı hassas ayrıntılar içerdiğinden, bilgileri korumak ve veri gizliliğini sağlamak için uygun erişim denetimleri uygulayın.
10. Yasal uyumluluğu takip edin
Yasal uyumluluk, yüklenicileri işe alırken önemli bir husustur ve bölgeye göre değişiklik gösterir. Amerika Birleşik Devletleri'nde, IRS bir çalışanın bağımsız yüklenici mi yoksa çalışan mı olduğunu belirlemek için belirli kriterlere sahiptir.
Ayrıca, bağımsız yüklenicilere yapılan ödemeleri bildirmek için Form 1099-NEC'i düzenlemeniz gerekir. Bir yüklenici yönetim aracı, bu karmaşık işlemleri otomatikleştirmenize ve çözmenize yardımcı olabilir ve yerel iş ve vergi yasalarına uyumu sağlayabilir.
🌈 Biliyor muydunuz? Amerika Birleşik Devletleri'nin bazı eyaletlerinde, bağımsız yüklenicilerle çalışırken satış vergisi bağlantısı kuran yasalar vardır. Bu, o eyalette fiziksel bir ofisiniz olmasa bile, satın alımlarınız üzerinden satış vergisi tahsil etmeniz ve ödemeniz gerekebileceği anlamına gelir.
Teknolojiden yararlanın
Teknolojinin yardımcı olabileceği bir diğer alan, serbest proje yönetimi veya sözleşmelerin imzalanması gibi sistemik süreçler gibi yoğun işlerin otomasyonudur. Faturaları onaylamak, yüklenicilerle check-in işlemlerini başlatmak ve diğer idari görevleri yerine getirmek için otomasyon bir seçenek olabilir.
Hukuk takımları, ClickUp Sözleşme Yönetimi Şablonu ile sözleşme talep sürecini merkezileştirmeyi ve verimliliği artırmayı düşünebilir.
İşte bu işin işleyişi:
- Form talebi gönderin: Sözleşme Talep Formunu doldurun, sözleşmenin amacını ve türünü ve istediğiniz son tarihi belirtin
- Yasal inceleme: Hukuk ekibi, talebin ayrıntılarını inceleyerek gerekli tüm bilgilerin sağlandığından emin olur
- Taslak hazırlama ve onaylama: Hukuk takımı, belirtilen gereklilikleri dahil ederek ve ilgili yasa ve yönetmeliklere uygunluğu sağlayarak sözleşmenin taslağını hazırlar
Daha da iyisi: şablon, hukuk takımının bireysel sözleşmelerin durumunu izleyerek hepsinin zamanında kapatılmasını sağlayan bir Pano Görünümü ile birlikte gelir.
ClickUp ile Müteahhit Yönetimini Basitleştirin
Ne demişler, "Başarı sistemler üzerine kuruludur." ClickUp ile, yüklenicileri yönetmek için güvenilir bir çerçeve oluşturabilirsiniz: farklı takımların ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilen merkezi, organize ve ölçeklenebilir bir sistem.
Sözleşmelerin hazırlanmasından projelerin yönetimine, geri bildirim döngülerinin teşvik edilmesinden yüklenici bilgilerinin merkezileştirilmesine kadar, ClickUp tüm süreçlerinizi tek bir yerden yönetmenize yardımcı olabilir. Böylece, hem 1. gün hem de 10. yıl için size uygun bir sistem kurarsınız.
ClickUp'a ücretsiz kaydolun ve etkili yüklenici yönetimine nasıl ulaşabileceğinizi görün.