warren Buffet bir keresinde şöyle demişti: "Başarılı insanlar ile gerçekten başarılı insanlar arasındaki fark, gerçekten başarılı insanların neredeyse her şeye hayır demesidir."
Burada anahtar kelime "neredeyse"dir
Başarılı olmak için, önemli olan şeylere odaklanabilmek ve diğer her şeyi neredeyse tamamen kesip atabilmek gerekir. Başka bir deyişle, titiz ve acımasız bir önceliklendirme becerisi edinmek gerekir. Nasıl yapıldığını görelim.
Acımasız Önceliklendirme Nedir?
Acımasız öncelik belirleme, bir projenin süresi, bir ay, bir çeyrek dönem vb. gibi belirli bir dönemde sistematik ve tutarlı bir şekilde odaklanılacakları seçmek ve diğer her şeyi ertelemektir.
Acımasız önceliklendirme şunlara yardımcı olur:
- Sınırlı ancak iddialı SMART hedeflerine ulaşmak
- Bir görev/proje/sprint başladıktan sonra dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırın
- Belirli hedefler doğrultusunda zamanınızı ve kaynaklarınızı yönetme
- Çıktı kalitesini ve takım verimliliğini artırma
"Bu sadece öncelik belirleme gibi geliyor, acımasızlığın bununla ne ilgisi var?" diye merak ediyorsanız, işte cevabı.
| Düzenli öncelik belirleme | Acımasız önceliklendirme |
|---|---|
| Önem, aciliyet ve kaynak kullanılabilirliğine göre en yüksek öncelikli görevleri planlama | İş değeri ve etkisine göre en kritik görevleri seçme |
| Yapılması gereken ve yapılabilecek görevleri de içerir | Yalnızca zorunlu görevleri içerir |
| Projeleri organize etmek ve planlamak için tasarlanmıştır | Dikkat dağınıklığını ortadan kaldırmayı ve odaklanmayı artırmayı amaçlamaktadır |
| Hedef, mümkün olduğunca çok şeyi tamamlamaktır | Hedef, seçilen hedefi (veya en azından önemli bir kısmını) gerçekleştirirken mümkün olduğunca az görev yapmaktır |
| Görevleri bağlamsal olarak dahil etme esnekliği sunar | Acımasız önceliklendirme tamamlandıktan sonra görevleri gizlice eklemek için alan bırakmaz |
Acımasız Önceliklendirme Süreci
Pareto ilkesi veya 80/20 kuralı, sonuçların %80'inin çabaların %20'sinden geldiğini belirtir. Dolayısıyla, değerli %20'ye odaklanmak ve bu alanlardaki işleri optimize etmek daha iyi sonuçlar verebilir.
Tamamen benzer olmasa da, Agile/Scrum/Lean proje yönetimi de çıktıyı en üst düzeye çıkarmak için israfı ortadan kaldırmaya inanır. Esasen, tüm sektörlerde başarı için anahtar faktörlerden biri, işlerinizi nasıl önceliklendireceğinizi bilmektir.
Acımasız önceliklendirme sürecini nasıl oluşturabileceğinize ve bunu yapmak için ClickUp gibi bazı anahtar proje yönetimi araçlarından nasıl yararlanabileceğinize bakalım.
1. Bağlamı anlayın
Önceliklendirme ile ilgili herhangi bir karar vermeden önce, görevlerinizi etkileyen iş bağlamını, hedefleri, mevcut kaynakları, riskleri vb. anlayın. İşin bağımlılıklarını ve karmaşıklıklarını öğrenin. Etkili bir şekilde önceliklendirme yapmak için, ortadan kaldırdığınız her şeyin gerçek maliyetini ve fırsat maliyetini bilmeniz gerekir.
Zihin haritası, tüm bu bilgileri bir araya getirmek için harika bir yoldur. ClickUp'ın Zihin Haritaları, fikirleri parçalara ayırmanıza, bağlantılar kurmanıza, karmaşıklığı ortadan kaldırmanıza ve üzerinde çalıştığınız her şeyin tek bir pencerede görünümünü oluşturmanıza olanak tanır.
2. Öncelikleri belirleyin
Seçtiğiniz her şeyi bir liste haline getirin.
Bir yazılım projesinde bu, o sprintte üzerinde çalışılacak özellikler, biletler veya kullanıcı hikayeleri olabilir. Bir satış takımında ise, çeşitli aşamalara göre düzenlenmiş tüm potansiyel müşteriler olabilir. Bu aşamada, ne kadar alakasız görünürse görünsün, hiçbir şeyi kaçırmadığınızdan emin olun. Çakışan öncelikleri de not edin, böylece daha sonra bunları yönetebilirsiniz.
ClickUp Görevleri bunu etkili bir şekilde gerçekleştirmenize yardımcı olur. Yetki alanınızdaki önceliklerin tamamını belgelemek için bunları ClickUp'ta projeler, görevler ve alt görevler olarak ayarlayın. İlgili görevleri birbirine bağlayın. Özel Alanlar ile daha fazla bağlam ekleyin.
Ardından, ClickUp Görev Öncelikleri'ni kullanarak hemen üzerinde çalışacağınız işleri belirleyin.
3. Seçenekleri değerlendirin
Acımasız önceliklendirmede önemli olan tek şey, her bir faaliyetin ürettiği değerdir. Bazen bu, herhangi bir faaliyetin sizi hedeflerinize ne kadar yaklaştırdığı anlamına gelebilir.
Ancak bu, işin zor kısmıdır. Her bir faaliyetin değerini, özellikle diğerleriyle karşılaştırarak ölçmek zor olabilir. Bir ölçek oluşturun ve buna sadık kalın. Örneğin, pazarlama takımları potansiyel müşteri puanlaması, yazılım takımları MoSCoW önceliklendirme veya Kano modeli, iş liderleri ise Eisenhower matrisini kullanır. Size uygun bir araç seçin.
4. Zor kararları alın
Acımasız önceliklendirme yolunda zor kararlar alınması gerekir. Bir iş arkadaşınızın yoğun olarak çalıştığı veya çok fazla yatırım yaptığı bir proje olduğu gibi duygusal nedenlerle, daha az önemli projeler üzerinde çalışmak veya aynı anda çok fazla görev üstlenmek cazip gelebilir. Ancak, acımasız önceliklendirmenin başarılı olması için zor kararlar almanız gerekir.
Projenizin en önemli kısmı olmayan ve olağanüstü bir değer yaratmayan her şeyi ortadan kaldırın. Ancak bunu profesyonel ilişkilerinizi tehlikeye atmayacak şekilde yapmak için bir sonraki noktaya dikkat edin.
5. Etkili iletişim kurun
Gördüğünüz gibi, acımasız önceliklendirme zor kararlar vermekle ilgilidir. Bir şekilde, bu bazı insanları üzecektir. Bunu önlemenin en iyi yolu, proaktif ve empatik bir şekilde iletişim kurmaktır.
Birinin sorununu öncelik sırasından çıkarıyorsanız, onu oturup nedenini açıklayın. Çabalarının takdir edildiğini, ancak odak noktanızın daha net hale geldiğini gösterin. İtirazlarını dinleyin ve onları vizyonunuza dahil etmeye çalışın.
6. Ölçün ve optimize edin
Önceliklendirme konusunda ne kadar kendinize güveniyor olursanız olun, her zaman iyileştirilebilecek bir şeyler vardır. Öncelik belirlediğiniz her dönem için:
- Acımasız önceliklendirmenin sonuçlarını, öngördüğünüz değer açısından ölçün
- Öncelik sırasını düşürdüğünüz görevlerde kaybettiğiniz değeri değerlendirerek doğru seçimi yaptığınızı doğrulayın
ClickUp Gösterge Panellerini kullanarak proje boyunca sonuçlarınızı izleyin. Geliştirilen özellikler, giderilen hatalar, gelir, kar vb. gibi değerli bulduğunuz metrikler için özel bileşenler ayarlayın.
Bu altı adımlı süreç basit görünse de, zorlu bir görev olabilir.
GenAI'yi ürününüze entegre etmek yerine veri güvenliği özellikleri geliştirmek arasında nasıl seçim yaparsınız? Karmaşık ve yüksek değerli görevler yerine kolay görevleri yapma isteğine nasıl direnirsiniz? Öncelikleri düşürülebilecek takımların direncini nasıl yönetirsiniz?
Sizi sağlam bir zemine oturtacak bazı stratejilerimiz var.
Acımasız Önceliklendirme Uygulama Stratejileri
Acımasız önceliklendirmenin her aşamasında, çeşitli zorluklar ortaya çıkabilir. Bunların hepsini önceden tahmin edip çözemezsiniz, ancak size yardımcı olacak bazı en iyi uygulamaları burada bulabilirsiniz.
Değere odaklanın
Bir şeye acımasızca öncelik vermenin en büyük nedeni, iş için yarattığı değerdir. Bu değer şunlar olabilir:
- Ek gelir (yeni bir özellik/ürün oluştururken)
- Riskleri ortadan kaldırın (veri güvenliği veya uyumluluğuna öncelik verirken)
- Müşteri deneyimi (UI'yı yeniden tasarlarken veya müşteri başarı takımlarını eğitirken)
- Verimlilik (proje yönetimi veya otomasyon araçlarını uygularken)
Üzerinde çalıştığınız projeye bağlı olarak, elde etmek istediğiniz en büyük değerin ne olduğuna karar verin. Bunu kuruluşun büyük hedefleriyle ilişkilendirin. Ardından, bunu görev önceliklendirmesine uyarlayın.
Örneğin, pazarlama müdürüyseniz, daha geniş bir kitle oluşturmak yerine, daha fazla satış kapatmak için dönüşüm hunisinin en altındaki faaliyetlere öncelik verebilirsiniz. Hedefiniz buysa, bu kısa vadede gelir üzerinde doğrudan bir etki yaratacaktır.
Kararlı olun
Ofisinizin rahatlığında oturup karar vermek nispeten kolaydır. Ancak, takımınızın itirazları ve direnci karşısında, öncelik listenize gereksiz görevleri geri eklemek isteyebilirsiniz. Bu bir hatadır. Önceliklerinizi belirledikten sonra, belirlediğiniz hedefe ulaşana kadar kararlı olun.
Kararlarınızın geçerliliğini sağlamak için:
- Anlama aşamasında tüm paydaşlardan görüş alın
- Acımasızca öncelik belirleyeceğinizi önceden bildirin; bu, daha sonra sürprizlerle karşılaşmalarını önleyecektir
- Değerlendirmelerinizi bilimsel, veriye dayalı ve nesnel hale getirin, böylece kararlarınızı daha sonra sorgulamayın
- Ofis dedikoduları yayılmadan önce proaktif bir şekilde iletişim kurun
- Gerekçelerinizi açıklayın ve geri bildirim isteyin
Çeviklik kazanın
Daha önce de söylediğimiz gibi, acımasız önceliklendirme zor kararlar almaktır. Örneğin, projelere öncelik veren bir operasyon müdürüyseniz, ekonomi yavaşladığında deneysel bir projeyi askıya almayı tercih edebilirsiniz.
Ancak, acımasız öncelik belirleme, statik kalmak için bir bahane değildir. Durum önemli ölçüde değişirse, hızlı bir şekilde uyum sağlayabilmeniz gerekir. Önceki örnekte, deneysel projeniz AI ile ilgiliyse, ChatGPT'nin hızlı yükselişi, önceliklerinizi stratejik olarak yeniden düşünmeniz için iyi bir neden olmalıdır.
Çeşitli bağlamlarda acımasız önceliklendirmeden yararlanın
Acımasız önceliklendirme, birçok alanda kullanabileceğiniz harika bir araçtır. Örneğin, bir yazar romanını bitirmeyi acımasızca önceliklendirerek tüm yeni proje toplantılarını, sosyal hayatını veya diğer boş zaman aktivitelerini iptal edebilir. Bir sporcu, Olimpiyatlar öncesinde birkaç ay boyunca sıkı antrenmanlara öncelik vererek tatlıları, reklam anlaşmalarını veya boş zamanlarını ortadan kaldırabilir. Bir satış elemanı, zaman yönetimi için turşu kavanozu teorisini kullanabilir.
Tüm bu durumlarda, tek bir şeye kararlı bir şekilde odaklanma becerisi çok yardımcı olabilir. Bunu iş hayatınızda nasıl uygulayabileceğinizi görelim.
Proje yönetiminde
İyi proje yönetimi, doğru şeyleri tutarlı bir şekilde teslim etmekle ilgilidir. Bu amaçla, proje önceliklendirme şunları içerir:
- Proje hedeflerini, dönüm noktalarını ve her birinde kaydedilen ilerlemeyi anlama
- Projeyi, hedeflerin gerçekleştirilmesine yönelik görevlere ayırın
- Bağımlılıkları ve gecikme olasılıklarını belirleme
- Sapmaları önlemek için sistemler oluşturun
ClickUp gibi sağlam bir proje yönetimi aracı bu konuda harikalar yaratabilir. ClickUp Hedefleri, belirli görevlerdeki ilerlemenize göre izlenebilen Kuzey Yıldızınızı belirlemenize yardımcı olabilir. Gantt grafik görünümü, bağımlılıkları görselleştirmek ve etkili öncelik yönetimi için engelleri ortadan kaldırmak için mükemmeldir.
Dahası var! ClickUp Otomasyonları tüm yoğun işleri hallederek, önceliklerinize daha hızlı odaklanmanızı sağlar.
Çevik yazılım geliştirmede
Önceliklendirme, çevik yazılım geliştirmenin temel ilkelerinden biridir. Aslında, çevikliğin ilkelerinden biri "yapılmayan iş miktarını en üst düzeye çıkarma sanatı"dır. Takımlar, genellikle iki hafta süren her sprint için ne yapılacağına karar vermek için çevik önceliklendirme tekniklerini kullanır.
Çevik yazılım geliştirme proje yönetimi için tasarlanmış bir platformda önceliklendirme araçları ve şablonları zaten mevcut olacaktır. Örneğin, ClickUp'ın Öncelik Matrisi Şablonu, görevleri 2×2 ızgarada düzenlemenize, önem ve aciliyetlerini ölçmenize yardımcı olur.
İnsan kaynakları alanında
Yetenek kazanımında, halk arasında şöyle bir söz vardır: "Kesinlikle evet değilse, kesinlikle hayırdır." Bu sözün anlamı, işe alım yöneticisi bir adayın uygunluğundan tamamen emin değilse, o adayı işe almaması gerektiğidir. Esasen, uygun olmayan profilleri acımasızca eleyin.
Çoğu İK lideri, işe alınacak anahtar rollere öncelik vermek, ücret yapısını tasarlamak, çeşitlilik girişimleri için stratejiler geliştirmek ve çalışanların şikayetlerini ele almak arasında zamanını geçirir. Talepler geldiğinde, hepsi acil ve önemli olarak sunulur.
İyi bir İK lideri, girişimleri acımasızca önceliklendirebilmelidir. Gelecek çeyrekte ücretlerin yeniden düzenlenmesine bakabilir misiniz? O zaman bunu yapın. Hazırlık aşamasındaki roller için işe alım görevlisi eksikliği var mı? Hazırlık aşamasını iptal edin. Halkla ilişkiler takımı Vogue ile röportaj yapmanızı mı istiyor? İşveren markası sonuçları önemli değilse, hayır deyin ve başka birini önerin.
Önceliklendirme, acımasız da olsa, bireysel bir görevdir. Karar vermek, bir bireyin veya bir takımın işidir. En büyük zorluğunuz, bu öncelikleri uygulamak ve yolunda ilerlemektir. İşte bu noktada ClickUp gibi bir proje yönetimi yazılımı çok yardımcı olabilir.
clickUp gibi bir proje yönetimi yazılımı acımasız önceliklendirmeyi nasıl kolaylaştırır?
Çeşitli senaryolarda, doğru araçların ve şablonların doğru önceliklendirme kararları almaya nasıl yardımcı olabileceğini gördük. İşte kısa bir özet.
ClickUp Görevleri: Karmaşık projeleri yönetilebilir görevlere ayırmak, öncelik vermeden önce düşünmeniz gereken her şeyi görmenize yardımcı olur
ClickUp Görev Öncelikleri: Önceliklerinizi belirlediniz mi? ClickUp'ta bunları etiketleyin, böylece herkes neye odaklanması gerektiğini bilir.
ClickUp Hedefleri: Acımasız önceliklendirmenin temel amacı, hedeflere ulaşmaktır. ClickUp Hedefleri'nde görev tamamlama hedefleri belirleyin ve ilerlemenizi gerçek zamanlı olarak takip edin. Büyük bir değişim mi yaşıyorsunuz? ClickUp ile tüm proje bilgilerinizi parmaklarınızın ucunda tutarak uyum sağlayın ve çevik olun.
Önceliklendirme şablonları: Önceliklendirme zor olabilir. Kararları vermek size kalmış olsa da, ClickUp, Eisenhower matris gibi popüler çerçevelere dayalı önceden tasarlanmış şablonlarla karar verme sürecini basitleştirir.
ClickUp İş Yükü Görünümü: Bir dizi şeyi önceliklendirmek isteyebilirsiniz, ancak bunları gerçekleştirecek kaynaklarınız yoksa bunun bir anlamı yoktur. ClickUp İş Yükü görünümünü kullanarak kimin neyi yaptığını, kimin müsait olduğunu ve kimin yeniden atanabileceğini net bir şekilde görebilirsiniz.
Acımasız Önceliklendirmenin Faydaları ve Zorlukları
Acımasız öncelik belirleme kolay bir görev değildir. Öncelikle öncelik belirlemek zor olmakla kalmaz, bu öncelikleri uygulamak ve tek bir hedefe odaklanarak bunlara bağlı kalmak da aynı derecede zordur. Peki, neden yapılacak?
Acımasız önceliklendirmenin faydaları
- Odaklanma: Acımasız öncelik belirleme, takımların dikkatleri dağılmadan ve derinlemesine odaklanarak aynı anda tek bir iş üzerinde çalışmasını sağlar
- Netlik: Öncelik belirleyerek, iş liderleri takımlarına düşünce ve eylemlerinde netlik gösterir, karışıklığı ve bunalmayı en aza indirir
- Kontrol: Standart uygulama, bir seferde 1-3 hedef/faaliyete öncelik vermektir. Bu, liderlerin operasyonları kontrol etmelerini ve gerektiğinde müdahale etmelerini sağlar
- "Parlak nesne" sendromundan kaçınmak: Takımların, özellikle yeni teknolojiler ve ürünlerden kaynaklanan dikkat dağınıklığını ortadan kaldırmasına yardımcı olur
- Daha yüksek başarı şansı: Acımasız önceliklendirme, değere veya yatırım getirisine yoğun bir şekilde odaklandığından, değer temelli sonuçların elde edilme şansı daha yüksektir
- İş-yaşam dengesi: Önceliklerini bilen takımlar zamanlarını iyi yönetebilir ve daha iyi bir iş-yaşam dengesi elde edebilir
Ancak bu, bu tekniğin zorlukları olmadığı anlamına gelmez.
Acımasız önceliklendirmenin zorlukları
Değer tanımı: Proje yönetimi, pazarlama, İK vb. alanlarda değer kavramını tanımlamak zor olabilir. Bunu önlemek için, değerlendirme kriterlerinizi seçin. Her görevin değeri için doğru ölçütün ne olduğunu iş liderleriyle tartışın.
Kısa görüşlülük: Bazen bir proje yöneticisi, sonraki iki hafta için görevleri acımasızca önceliklendirerek, sonrasında ne olacağına bakmadan uzun vadeli projeleri rayından çıkarabilir. Uzun vadeli hedefleri göz önünde bulundurarak acil işlere öncelik vererek bunu önleyin.
Çatışma kaçınma: Öncelik belirleme konusunda insanları üzmekten korkan bir lider, istemeden yanlış kararlar alabilir. Kararlı olmayı öğrenin. Çatışmaları yönetme ve insanları memnun etme konusunda size yardımcı olacak bir koçla çalışmayı düşünün.
Büyük başarısızlıklar, varsa: Önceliklendirme süreciniz hatalıysa ve değer üretmeyen projelere kaynak ayırıyorsanız, başarısızlıklarınız riskleri dağıtmış olsaydınız çok daha büyük olabilir.
Öncelik belirlemek için düşünülmüş kararlar alarak büyük başarısızlıkları önleyin. Değerin doğru tanımını seçin. Meslektaşlarınız ve iş liderleriyle doğrulayın. En önemlisi, çevik olun. İlerlemeyi izleyin ve işler planlandığı gibi gitmezse uyum sağlamaya hazır olun.
Yapılacak bir diğer şey ise "Şimdi Değil"in gücünü kullanmaktır. Daha az önemli görevleri tamamen ortadan kaldırmak yerine, bunları daha sonra, belirli bir zamana erteleyin.
Acımasız Önceliklendirmede "Şimdi Değil"in Gücü
Warren Buffet'ın sözlerini kelimesi kelimesine alırsanız, takımınızın fikirlerine hayır demek konusunda doğal olarak endişelenirsiniz. Özellikle öncelikli olmadığı durumlarda kesin bir "hayır" cevabı, yenilikçiliği engelleyebilir ve çalışanların moralini bozabilir.
Çok daha iyi ve açık fikirli bir yanıt, "Şimdi değil" demek ve ardından gerekçenizi açıklamaktır. Bir geliştirici yeni bir özellik ekleme fikriyle geldiğinde, "Şimdi değil, çünkü bu, bu çeyrek için planladığımız yol haritasında yok. Ancak bunu 4. çeyrekte tekrar tartışalım" diyebilirsiniz
Fikirleri kabul edip denemeyi teşvik ederken, değere göre acımasızca öncelik belirleyerek daha sürdürülebilir bir çalışma ortamı yaratabilirsiniz. Takım üyelerinizin fiziksel, yaratıcı ve duygusal enerjisini önemli olan şeyleri inşa etmek için kullanabilirsiniz.
Bir bakıma, projelerinizi en aza indirerek, kullandığınız varlıkları, sunucuları, veri merkezlerini, bilgi işlem gücünü vb. de en aza indirebilir ve daha yalın, verimli bir operasyon sağlayabilirsiniz.
ClickUp ile Acımasız Önceliklendirmeyi Ustalaşın
Her şeyi aynı anda yapmaya çalışırsanız, hiçbir şeyi tamamlayamazsınız derler. Çoğu zaman, cesur ve iddialı hedefleri gerçekleştirmek için bir yol seçmeniz ve bu yoldan asla sapmamak için keskin bir odaklanma gerektirir.
Bu, enerjinin sınırlı, yetenekli kişilerin bulunmasının zor ve problem çözme girişimlerinin önemli aksaklıklar nedeniyle sürekli olarak raydan çıkma riski altında olduğu bilgi ekonomisinde özellikle geçerlidir. Çoğu zaman, sahip olduğumuz yetenek ve enerjiyi en üst düzeye çıkarmanın tek yolu, acımasız önceliklendirme uygulamaktır.
Fikirlerinizi listeleyin. Görevlerinizi sıralayın. Önemli olan işlere odaklanın. Samanı ayıklayın.
ClickUp ile yüksek değerli işlere zahmetsizce öncelik verin. ClickUp'ı bugün ücretsiz deneyin.