Gününüzün, görevler ve yapılacak işlerle dolu kaotik bir turşu kavanozu gibi olduğunu hissettiğiniz oldu mu hiç? E-postalar çılgın minnow balıkları gibi sürekli ortaya çıkıyor, önemli toplantılar ağır turşular gibi başınızda büyüyor ve yapılacaklar listeniz kaygan salatalıklar gibi bir dağ gibi büyümeye devam ediyor.
Reclaim AI'nın Önceliklendirme Eğilimleri Raporu'na göre , insanların %98,2'si görevleri önceliklendirmede sorun yaşıyor. Tipik bir işyerinde, çalışanlar hafta başında tamamlayamadıkları görevleri yeniden önceliklendirmek için her hafta 4 saat 32 dakika kaybediyor!
Turşu Kavanozu Teorisi, bunu aşmanın, yapılacaklar listesini kontrol altına almanın ve gününüzü fethetmenin keyifli ve basit bir yoludur.
Bu blog yazısı, Turşu Kavanozu Teorisinin nasıl işlediğini ve bunu iş ve gizli hayatınızda nasıl uygulayabileceğinizi araştırıyor.
Turşu Kavanozu Teorisi nedir?
Turşu Kavanozu Teorisi, Kaya Kovası Teorisi veya Hayat Kavanozu Teorisi olarak da bilinen, zaman yönetimi tekniğidir ve görevlerimizi öncelik sırasına koymamız gerektiğini bir metaforla anlatır.
Kavanoz, bir gün içindeki sınırlı zamanımızı temsil ederken, içeriği ise onu dolduran görevleri ve faaliyetleri temsil eder.
Turşu kavanozunun bileşenleri
Kavanoz tamamen dolmadan içine koyabileceğiniz farklı boyutlardaki nesneler şunlardır:
- Kayalar: Hayatınızdaki büyük ve önemli görevleri temsil ederler, örneğin büyük bir proje üzerinde çalışmak, ailenizle kaliteli zaman geçirmek veya doktor randevusuna gitmek gibi
- Çakıl taşları: Market alışverişi, ev temizliği veya e-postaları kontrol etmek gibi önemli ancak acil olmayan orta boy görevlerdir
- Kum: Bu, sosyal medyada gezinmek, sürekli haberleri kontrol etmek veya planlanmamış telefon görüşmeleri gibi zamanınızı alıp götüren küçük, önemsiz görevleri ve dikkatinizi dağıtan şeyleri temsil eder
- Su: Bazı varyasyonlarda, boş zaman etkinliklerini, kişisel hayatı ve dinlenme zamanını temsil etmek için su kullanılır. Su görevleri genellikle daha az esnektir. Örneğin, egzersiz ve uyku. Bunların süresini kısaltamaz, başkalarına devredemez veya bunlardan kaçınamazsınız çünkü bunlar sağlığınız için gereklidir. Su görevleri esasen işle ilgili değildir
İlginç bir şekilde, kum ve su görevleri arasında bazı örtüşmeler olabilir. Anahtar fark, bunların aciliyetine/önceliğine bağlıdır. Örneğin, planlanmamış telefon görüşmeleri hem kum hem de su olabilir.
Bunları ayırt etmenin yolu önemlerini kontrol etmektir. Arama bir telemarketing şirketinden geliyorsa, bu kumdur (düşük öncelikli bir dikkat dağıtıcı), ancak yardıma ihtiyacı olan bir aile üyesinden geliyorsa, bu sudur (yüksek öncelikli bir etkinlik).
Turşu Kavanozu Teorisinin anahtar fikri, en önemli ve acil görevleri önceliklendirmeyi öğrenmektir. Kavanoza önce su ve kum doldurursanız, daha sonra taş ve çakıl eklemek zor olacaktır.
Ancak, büyük öğeleri (önemli görevleri) stratejik olarak ilk sıraya yerleştirerek, tıpkı kavanoza önce büyük taşları koymak gibi, daha küçük, daha az önemli şeyler (kum) için de yer kalmasını sağlarız.
Turşu Kavanozu Teorisinin Tarihi
2002 yılında Jeremy Wright tarafından geliştirilen Turşu Kavanozu Yaşam Teorisi, giderek yoğunlaşan dünyada zaman yönetiminin zorluklarına çağdaş bir yanıt olarak ortaya çıktı.
Teorinin temel fikri, zamanın sınırlı olduğu ve en iyi şekilde değerlendirmek istiyorsak stratejik bir şekilde dağıtılması gerektiğidir. Bu fikir, iş, kişisel yaşam ve çeşitli taahhütler arasında dengede kalmaya çalışan modern insanın mücadelesiyle örtüşmektedir.
Turşu Kavanozu Teorisi, karmaşık bir kavramı (sınırlı bir süre içinde görevlere öncelik vermek) açıklamak için kolay anlaşılır bir benzetme (bir kavanoz ve içeriği) kullanır ve bilgi bombardımanına maruz kalan dünyamızda erişilebilirliği sayesinde popülerlik kazanmıştır.
Aşağıdakileri göz önünde bulundurarak bu teorinin popülerliğini daha iyi anlayabiliriz:
- 2000'lerin başında iş dünyasında zaman yönetimi tekniklerine olan önem artmaya devam etti. Zamanın sınırlı bir kaynak olduğu kavramı popüler hale geldi ve insanlar sağlıklı bir iş-yaşam dengesi için programlarını optimize etmek amacıyla zaman yönetimi teknikleri aramaya başladı
- Bilgi işlerinin artması ve işlerin hızlanması, daha iyi zaman yönetimi araçlarına olan ihtiyacı artırmış olabilir. İnsanlar daha fazla sorumlulukla uğraşmaya başladı ve bilgi yüklemesi giderek artan bir sorun haline geldi
Turşu Kavanozu Teorisi Örnekleri
Turşu kavanozunuzu oluşturmaya başlamanız için bazı gerçek hayattan örnekler:
Senaryo 1
Diyelim ki siz bir yazılım geliştiricisisiniz. Tipik bir iş gününüzün programı şuna benzer olabilir:
| Zaman | Etkinlik |
| 8:00 | Çakıl taşları: E-postaları kontrol etme |
| 8:30 | Sand: Teknoloji haberlerine göz atma |
| 9:00 | Sand: Kahve molası ve iş arkadaşlarıyla sohbet |
| 9:30 | Pebbles: Takım stand-up toplantısı |
| 10:00 | 1 numaralı kaya: Yeni bir özellik kodlamak |
| 11:30 | Su: Sosyal medya |
| 12:00 | Öğle |
| 13:00 | Pebbles: İş arkadaşlarından kod inceleme istekleri |
| 14:00 | 2. kaya: Kritik bir sorunu giderme |
| 15:00 | Kum: Teknoloji forumlarını tarama |
| 15:30 | Çakıl taşları: E-postalara yanıt verme |
| 16:00 | Su: Akşam aktivitelerini planlamak ve telefon görüşmeleri yapmak |
| 16:30 | Su: Masayı düzenlemek |
| 16:45 | Eve gitme zamanı! |
Bu programın sorunu, güne küçük görevlerle başlamanızdır. Böyle yapmak, önemli görevlerin yerine getirilmesinde gecikmelere neden olur. Sık sık kesintiler ve molalar (kahve, sosyal medya) odaklanmayı ve verimliliği azaltır.
Ardından, kritik görevler (kodlama, hata ayıklama) daha az önemli görevlerin arasına sıkıştırılır ve çok az zaman ayrılır, bu da bu görevlere ayrılan zaman ve dikkati sınırlar. Genel olarak, program parçalanmış haldedir ve dikkatin dağılmasıyla (kum) önemli miktarda zaman kaybedilir.
Ancak, turşu kavanozu teorisini uyguladıktan sonra, zaman yönetimi tekniğiniz şu şekilde gelişebilir:
| Zaman | Etkinlik |
| 8:00 | 1 numaralı kaya: Yeni bir özellik kodlamak |
| 10:00 | Çakıl taşları: E-postalara yanıt verme |
| 10:30 | 2. kaya: Kritik bir sorunu giderme |
| 12:30 | Öğle |
| 13:30 | 3. kaya: İş arkadaşlarından gelen kod inceleme istekleri |
| 15:00 | Çakıl taşları ve kum: Takım stand-up toplantısı, iş arkadaşlarıyla sohbet |
| 15:30 | Su: Sosyal ağlar, akşam etkinliklerini planlama |
Yeni program, önemli görevlere öncelik vererek bunların yoğun saatlerde halledilmesini sağlar. Küçük görevler (e-postalar, toplantılar) bir araya toplanarak bağlam değiştirme ihtiyacını azaltır ve daha fazla odaklanmaya yardımcı olur.
Benzer şekilde, kum faaliyetleri (sosyal medya, sohbet) günün sonuna planlanır, böylece kritik işleri engellemezler. Genel olarak, turşu kavanozu programı daha yapılandırılmıştır, derin çalışma ve küçük görevler için net bloklar içerir ve genel verimliliği artırır.
Senaryo 2
Siz bir pazarlama müdürüsünüz. Pazarlama müdürü olarak sorumluluklarınız, bir yazılım geliştiricisinin sorumluluklarından önemli ölçüde farklı olacaktır.
Günlük hayatınız şöyle geçebilir:
| Zaman | Etkinlik |
| 8:00 | Çakıl taşları: E-postaları kontrol etmek |
| 8:30 | Pebbles: Sosyal medya güncellemeleri |
| 9:00 | Kum: Kahve molası ve gayri resmi toplantılar |
| 9:30 | Pebbles: Takım performans raporlarını gözden geçirme |
| 10:00 | 1 numaralı kaya: Yeni bir pazarlama stratejisi geliştirmek |
| 11:00 | Sand: Sektör haberlerini tarama |
| 12:00 | Öğle |
| 13:00 | Çakıl taşları: Takım toplantısı |
| 14:00 | 2. kaya: Kampanya performans verilerini analiz etme |
| 15:00 | Çakıl taşları: E-postalara yanıt verme |
| 15:30 | Pebbles: Sosyal medya gönderilerini planlama |
| 16:00 | Çakıl taşları: Beklenmedik görevleri ele alma |
| 16:30 | Su: Favori blogunuzu okumak, kişisel mesajlarınızı kontrol etmek |
| 16:45 | Eve gitme zamanı! |
İşte bu zaman yönetimi programının bazı sorunları:
- Gün, önemsiz görevlerle (e-postalar, sosyal medya) başlar ve önemli işlerin başlamasını geciktirir
- Sık sık kesintiler (kahve molaları, gayri resmi toplantılar) odaklanmayı ve verimliliği azaltır
- Kritik görevler (pazarlama stratejisi, kampanya analizi) daha az önemli faaliyetlerle iç içe geçerek bunların etkisini sınırlar
- Planlanmamış görevler programı bozarak düzenli bir ş Akışı'nı sürdürmeyi zorlaştırır
Pickle Jar Teorisi'ni uygulayarak bu sorunları çözebilirsiniz. İşte nasıl:
| Zaman | Etkinlik |
| 8:00 | 1 numaralı kaya: Yeni bir pazarlama stratejisi geliştirmek |
| 10:00 | Pebbles: E-postalara yanıt verme ve sosyal medya gönderilerini planlama |
| 10:30 | 2. kaya: Kampanya performans verilerini analiz etme |
| 12:30 | Öğle |
| 13:30 | 3. kaya: Takım performans raporlarını gözden geçirme |
| 15:00 | Sand: Takım toplantıları, sektör haberleri, iş arkadaşlarıyla sohbet |
| 15:30 | Su: Favori blogunuzu okumak, kişisel mesajlarınızı kontrol etmek |
Önceki örnekte olduğu gibi, yeni program daha kısa sürede daha fazla iş yapmanızı sağlar. Gün, yüksek etkili faaliyetlere odaklanacak şekilde yapılandırılmıştır, bu da daha iyi verimlilik ve daha anlamlı sonuçlar sağlar.
Önerilen Okuma: Atomic Habits
James Clear'ın yazdığı Atomic Habits, küçük alışkanlıkların ve kademeli iyileştirmelerin gücü üzerine etkili bir kitaptır. İyi alışkanlıklar edinmek, kötü alışkanlıklardan kurtulmak ve hayatınızda anlamlı değişiklikler yapmak için pratik tavsiyeler sunar.
Bu kitap, özellikle turşu kavanozu teorisi açısından bakıldığında, zaman yönetimi becerilerinizi önemli ölçüde geliştirebilir.
Anahtar noktalar
1. Atomic Habits, hayatınızda önemli bir etkisi olan anahtar alışkanlıkları belirlemenin önemini vurgular. Bu, turşu kavanozu teorisindeki "kayalar" ile aynıdır; burada önce en kritik görevlere odaklanırsınız.
Anahtar alışkanlıklar oluşturup bunlara sadık kalarak, önemli hedeflerinize ve önceliklerinize tutarlı bir şekilde ulaşabilirsiniz
2. Clear, büyük görevleri daha küçük, yönetilebilir eylemlere bölmenizi tavsiye ediyor. Bu yaklaşım, "kayaları" "çakıl taşlarına" dönüştürerek önemli projeleri adım adım ele almayı kolaylaştırır.
Bu aşamalı yaklaşım, kendinizi bunalmış hissetmeden istikrarlı bir şekilde ilerlemenize yardımcı olur
3. Atomic Habits kitabındaki alışkanlık yığma kavramı, mevcut alışkanlıklara yeni alışkanlıklar eklemeyi içerir. Bu, 'çakıl taşları' ve 'kayalar'ın etrafına 'kum'u yerleştirmeye benzetilebilir
Verimli alışkanlıklar oluşturmak için küçük zaman aralıklarını etkili bir şekilde kullanarak, verimliliğinizi en üst düzeye çıkarır ve her anın tadını çıkarırsınız
4. Clear ayrıca, zamanınızı alıp götürebilecek dikkat dağıtıcı unsurları ve kötü alışkanlıkları en aza indirmenin öneminden de bahsediyor. Bu, kavanozunuzdaki "kum" miktarını kontrol etmeye benzer.
Bu düşük değerli faaliyetleri azaltarak, zamanınızın daha fazlasını anlamlı görevlere ayırmanızı sağlarsınız.
İyi davranışlarla ilişkili sürtüşmeyi azaltın. Sürtüşme az olduğunda, alışkanlıklar kolaylaşır. Kötü davranışlarla ilişkili sürtüşmeyi artırın. Sürtüşme yüksek olduğunda, alışkanlıklar zorlaşır
İyi davranışlarla ilişkili sürtüşmeyi azaltın. Sürtüşme az olduğunda, alışkanlıklar kolaydır. Kötü davranışlarla ilişkili sürtüşmeyi artırın. Sürtüşme yüksek olduğunda, alışkanlıklar zordur
5. Atomic Habits kitabının anahtar ilkelerinden biri tekrar ve tutarlılık yoluyla alışkanlıkları otomatik hale getirmektir. Önemli bir görev kökleşmiş bir alışkanlık haline geldiğinde, daha az bilinçli çaba gerektirir ve düzenli olarak tamamlanma olasılığı daha yüksektir.
Clear diyor ki:
Bir alışkanlığı edinmek istiyorsanız, anahtar mükemmellik değil, tekrarlamaktır. Yeni bir alışkanlığın her özelliğini haritalandırmanıza gerek yok. Sadece onu uygulamaya koymanız yeterlidir.
Bir alışkanlığı edinmek istiyorsanız, anahtar mükemmellik değil, tekrarlamaktır. Yeni bir alışkanlığın her özelliğini haritalandırmanıza gerek yok. Sadece onu uygulamaya koymanız yeterlidir.
Bu, turşu kavanozu teorisinin önceliklendirmeye ve önemli görevler üzerinde tutarlı bir şekilde çalışmaya odaklanmasıyla uyumludur.
6. Hedeflerinizle uyumlu olmalarını sağlamak için alışkanlıklarınızı düzenli olarak gözden geçirip ayarlamanızı açıkça savunur.
Bu yansıtıcı uygulama, turşu kavanozunuzun içeriğini yeniden değerlendirmenize yardımcı olur ve günlük faaliyetlerinizin uzun vadeli hedeflerinizle hala uyumlu olmasını sağlar
Atomic Habits kitabındaki ilkeleri turşu kavanozu teorisiyle birleştirerek, en önemli görevlerinizi önceliklendiren, büyük projeleri yönetilebilir adımlara bölen ve dikkatinizi dağıtan unsurları ortadan kaldıran yapılandırılmış, etkili bir zaman yönetimi stratejisi oluşturabilirsiniz.
Bu bütünsel yaklaşım, profesyonel ve gizli hayatınızda denge ve verimliliği korurken hedeflerinize doğru tutarlı bir ilerleme kaydetmenizi sağlar.
Turşu Kavanozu Teorisinin Popüler Kullanımı
Pickle Jar Teorisi yararlı bir görselleştirme aracı olsa da, görevlerin karmaşıklığını hesaba katmaz. Tüm önemli görevler (kayalar) zaman açısından eşit değildir. Karmaşık bir proje, her ikisi de büyük kayalar olsa bile, doktor randevusundan çok daha uzun sürebilir.
Bu teori acil görevleri de ele almaz. Küçük ama acil bir görev (son dakika iş talebi gibi), aciliyeti nedeniyle planlanmış diğer görevlerden beklenmedik bir şekilde öncelik kazanabilir.
Bu sınırlamalara rağmen, Turşu Kavanozu Teorisi en önemli görevlerimize öncelik vermemize ve küçük işlere takılmamamıza yardımcı olur.
Birkaç önceliklendirme tekniği, Warren Buffett'ın 20 yuva kuralı gibi turşu kavanozu ilkelerinin en iyilerini içerir. Buffett, 25 kariyer hedefi yazıp, kalan 20'sini (çakıl taşları ve kum) göz ardı ederek ilk 5'e (büyük kayalar) yoğun bir şekilde odaklanmayı tavsiye eder. Bu, zamanını ve kaynaklarını en etkili faaliyetlere verimli bir şekilde ayırmasını sağlar.
Benzer şekilde, Google, takımların yüksek öncelikli hedeflere (büyük kayalar) odaklanmasını sağlamak için OKR'leri (Hedefler ve Anahtar Sonuçlar) kullanır. Örneğin, bir ürün takımı, küçük hata düzeltmelerine göre yeni bir özelliğin geliştirilmesine öncelik verebilir.
Turşu Kavanozu Teorisi'nin popüler kullanım örnekleri şunlardır:
İş yerinde
Diyelim ki proje yüküyle boğuşuyorsunuz. Turşu kavanozunu kullanarak projenizin yapı taşlarını belirleyin, örneğin temel işlevlerin kodlanması veya tasarım düzeninin sonlandırılması gibi. Bunları önce planlayın ve görüntü kaynağı bulma veya beta testi gibi daha az önemli görevleri (çakıl taşları) delege edin veya erteleyin
Kişisel yaşamda
Tatil planları her zaman günlük işler tarafından bir kenara itiliyor mu? Turşu kavanozu imdadınıza yetişiyor! "Kayalarınız" uçuş ve konaklama araştırması veya mutlaka görülmesi gereken yerler için rezervasyon olabilir. Bunlar için önceden özel zaman ayırın ve önemli randevular gibi davranın.
"Çakıl taşları" paketleme listeleri veya restoran araştırmaları olabilir; bunlar işe giderken veya televizyon izlerken halledilebilir. Son olarak, filmleri önceden indirmek veya restoran rezervasyonu yapmak gibi "kum" görevleri hafta boyunca bulduğunuz boş anlarda yapılabilir.
Yeterli dinlenme ve boş zaman sağlayacak şekilde seyahat planınızı yaparak 'su' için yer açın
Gününüzü yönetmeye benzer şekilde, Turşu Kavanozu Teorisi proje zaman yönetimine de uygulanabilir. Projenin tamamlanması için gerekli olan kritik görevleri belirleyin. Bunları önce planlayın ve daha az kritik görevleri delege edin veya erteleyin.
Turşu Kavanozu Teorisinin güzelliği, uyarlanabilirliğinde yatmaktadır. Görevleri önceliklendirmenizi ve zamanınızı en iyi şekilde değerlendirmenizi gerektiren her durumda kullanabilirsiniz.
Turşu Kavanozu Teorisini Nasıl Uygulayabilirsiniz?
Basit bir kalem ve kağıt günlüğü, turşu kavanozunuzun içeriğini belirlemeye başlamanıza yardımcı olabilir. Daha iyi görselleştirme için boş sayfalara bir turşu kavanozu çizip etrafına karalamalar yapabilirsiniz.
Alternatif olarak, önceden oluşturulmuş önceliklendirme şablonları ve ClickUp gibi proje yönetimi platformlarını kullanmak, Pickle Jar Theory'yi normal iş haftanıza daha sorunsuz bir şekilde uygulamanızı sağlayabilir. ClickUp'ın çok yönlülüğü burada bir nimettir!
Sadece görev yönetiminin ötesinde, tüm süreç/proje belgeleri için tek adres olabilir. Herkesi aynı sayfada tutmak için hayati bir araçtır.
Sadece görev yönetiminin ötesinde, tüm süreç/proje belgeleri için tek adres olabilir. Herkesi aynı sayfada tutmak için hayati bir araçtır.
Başlamak için şu adımları izleyin:
Adım 1: Günlük iş turşu kavanozu oluşturun
Turşu kavanozunuzu iş gününüz olarak düşünün. Öncelikle, "kayalar"ı belirleyin: son teslim tarihleri, toplantılar veya önemli projeler. Bu kayaları gününüze yerleştirdikten sonra, kalan zamanı "çakıl taşları" için kullanın: aciliyeti daha az ama yine de önemli görevler ve son olarak, "kum" için: önceliği düşük görevler ve dikkatinizi dağıtan şeyler.
ClickUp Görevleri'ni kullanarak tüm görevlerinizi tek bir yerde listeleyebilir ve yönetebilirsiniz. Yapmanız gereken her şey için hızlıca görevler ve alt görevler oluşturun, tüm ayrıntıları kaydedin ve büyük projeleri yönetilebilir parçalara bölün.
Özel alanlar ve etiketler ekleyerek görevleri doğrudan her bir görev içinde kaya, çakıl taşı, kum veya su olarak sınıflandırın, böylece her görevin türünü ve önceliğini bir bakışta kolayca belirleyin.
ClickUp'ın Önceliklendirme Matrisi Şablonunu kullanın. Bu şablon, görevleri önem ve ulaşılabilirliklerine göre kategorize etmek için bir zaman yönetimi matrisi sağlar.
Bu matris kullanarak hangi görevlerin acil olarak ilgilenilmesi gerektiğini (kayalar), hangilerinin daha sonraya planlanabileceğini (çakıl taşları), hangilerinin hızlıca halledilebileceğini (kum) ve hangilerinin zaman izin verdiği takdirde yapılabileceğini (su) görselleştirin.
| Anlam/Önem | |||
| Ulaşılabilirlik/Aciliyet | Düşük | Yüksek | |
| Düşük | Su | Çakıl taşları | |
| Yüksek | Kum | Kayalar |
Şablonu kullanmak için hızlı ipuçları:
- Tüm görevlerinizi listeleyerek ve aciliyet ve önemlerine göre dört kadrana ayırarak başlayın. ClickUp, görevlerinizi verimli bir şekilde düzenlemek için özel alanlar ve görünümler oluşturmanıza olanak tanır
- ClickUp'ın Pano Görünümü veya Liste Görünümü'nü kullanarak her çeyrek için bölümler oluşturun. Bu görsel düzen, hangi görevlerin hangi kategoriye ait olduğunu hızlıca görmenize yardımcı olur, böylece iş yükünüzü önceliklendirip yönetmeniz kolaylaşır
- Görevlerin aciliyetini ve önemini vurgulamak için etiketler ve etiketler kullanın. ClickUp'ın renk kodlama özelliği, bir bakışta Kayalar, Çakıl Taşları, Kum ve Suyu birbirinden ayırt etmenize yardımcı olabilir
- Kayalar ve Çakıl Taşları çeyreklerinde bulunan görevler için, ön koşul görevlerin önce tamamlanmasını sağlamak üzere bağımlılıkları ayarlayın. Bu, sorunsuz bir iş akışı sağlar ve darboğazları önler
- ClickUp'ın planlama ve hatırlatıcı özelliklerini kullanarak Pebbles ve Sand görevleri için belirli zaman aralıkları ayırın. Son teslim tarihlerini takip etmek ve zamanında tamamlanmasını sağlamak için son teslim tarihleri ve hatırlatıcılar ayarlayın
- Sand çeyreğinde görevleri başkalarına atayarak takımınızla işbirliği yapın. Görev Atamaları gibi ClickUp'ın işbirliği araçları, bu görevleri kolayca delege etmenizi ve ilerlemelerini izlemenizi sağlar
- Öncelik matrisinizi düzenli olarak gözden geçirin ve güncelleyin. Yeni görevler geldikçe ve öncelikler değiştikçe, her zaman en önemli şeylere odaklandığınızdan emin olmak için kategorizasyonu ayarlayın
Adım 2: Önemli görevleri planlayın
Görevleri kategorilere ayırdıktan sonra, önemli görevlerinizi planlamaya başlayın. Bunlar, takviminizde özel zaman blokları ayırmanız gereken en önemli önceliklerinizdir. Bu görevlerin önemli ölçüde ilerlemesi için yeterli ve kesintisiz zaman ayırdığınızdan emin olun.
ClickUp Görev Öncelikleri, her göreve bir öncelik seviyesi atamanızı sağlar. Bu, en önemli görevlerinizi etkili bir şekilde planlamak için çok önemlidir. Bu özellik, bu adımı şu şekilde geliştirir:
- ClickUp, her göreve önem ve aciliyetine göre atanabilen çeşitli öncelik düzeyleri (Acil, Yüksek, Normal, Düşük) sunar
- Görevleri önceliğe göre sıralayın, en önemli görevlerin (kayalar) kolayca tanımlanabilir olmasını ve ilk olarak planlanmasını sağlayın
- Çeşitli görünümleri (Liste, Pano, Takvim) kullanarak öncelikli görevlere odaklanın ve bunların programınızda zaman bloklarına ayrıldığından emin olun
- Filtreleri kullanarak yalnızca öncelikli görevleri görüntüleyin ve hangi görevleri önce planlayacağınızı belirleme sürecini basitleştirin
Farklı etkinlikler için belirli zaman dilimlerini ayırmanıza olanak tanıyan ClickUp Zaman Bloklama Şablonunu da kullanabilirsiniz. Bu, günlük veya haftalık programınızda en önemli görevlerinize öncelik verilmesini sağlar.
Bu şablon ayrıca şunları yapmanızı sağlar:
- En önemli görevleriniz için zaman blokları ayırın. En verimli olduğunuz saatleri belirleyin ve bu dönemlerde önemli işlerinizi halledin
- Görevlerinizi yönetmek için net bir yapı kullanın. Odaklanarak çalışmak, düşünmek ve önceliği düşük görevleri halletmek için belirli zaman dilimleri ayırın. Bu, dikkatinizin dağılmasını önlemeye yardımcı olur
- Her göreve zaman tahmini uygulayın. Tükenmişliği önlemek için her gün gerçekçi olarak neler başarılabileceğini anlayın
Zaman bloklarını kullanarak dikkatinizin dağılmasını önleyebilir ve tamamen öncelikli görevlerinize (kayalar) odaklanarak bunların etkili ve verimli bir şekilde tamamlanmasını sağlayabilirsiniz.
Adım 3: Orta öncelikli görevleri planlayın
Ardından, orta öncelikli görevlerinizi (birkaç çakıl taşı) kayaların etrafına planlayın. Bu görevler önemlidir ancak acil değildir, bu nedenle takviminizde kalan zaman dilimlerine planlayabilirsiniz. Düzenli ilerleme sağlamak için bu görevleri hafta boyunca dağıtın.
ClickUp Takvim Yapılacaklar Listesi Şablonu, yapılacaklar listenizi bir takvimle entegre ederek görevlerinize ve son teslim tarihlerine görsel bir genel bakış sağlar.
Takvim yapılacaklar listesini kullanarak, orta öncelikli görevler (çakıl taşları) için uygun zaman aralıkları ayırarak, bunları daha kritik görevlerinize (kayalar) göre düzenleyebilir ve dengeli bir program oluşturabilirsiniz.
Bu şablon ayrıca şunları yapmanızı sağlar:
- Görevleri zahmetsizce planlayın ve hiçbir son tarihi kaçırmayın
- Görevlerinizi daha net bir şekilde düzenlemek için farklı kategorilere ayırın. Bu, odaklanmanıza ve öncelikleri etkili bir şekilde belirlemenize yardımcı olur
- Her görevin ayrıntılarına dalın ve ilerlemeyi verimli bir şekilde izleyin
Adım 4: Öncelik düzeyi düşük görevleri doldurun
Kayalarınızı ve çakıllarınızı planladıktan sonra, takviminizde kalan boşlukları kum görevlerine ayırın. Bunlar düşük öncelikli görevlerdir ve daha kısa, daha az kritik zaman dilimlerine planlanabilir.
ClickUp Takvim Yapılacaklar Listesi Şablonu da bu adımda size yardımcı olacaktır. Tüm görevlerinizi ve son teslim tarihlerini görerek, daha az önemli görevleri (kum) kalan boşluklara stratejik olarak yerleştirebilir ve programınızın her bölümünü verimli bir şekilde kullanabilirsiniz.
Adım 5: İş dışı etkinlikleri yönetin
Son olarak, su görevlerini ele alın. İşle ilgili olmayan bu günlük faaliyetleri yalnızca boş zamanlarınızda veya diğer tüm görevleri tamamladıktan sonra yapın. Bunları resmi olarak planlamayın, ancak kalan zamanınızı doldurmak için kullanın.
ClickUp Zaman Bloklama Şablonu, esnek zaman aralıklarını belirlemenize ve ayırmanıza yardımcı olarak, zaman izin verdiği ölçüde önemsiz faaliyetler için yer açar.
Su görevleri için zaman blokları kullanmak, bu gayri resmi faaliyetlerin daha önemli görevlerinizi engellememesini sağlar.
Adım 6: Gözden geçirin ve ayarlayın
Programınızı ve görev önceliklerini düzenli olarak gözden geçirin. İlerlemenizi değerlendirin ve iş yükünüzdeki veya önceliklerinizdeki değişikliklere göre gerekli ayarlamaları yapın. Bu, en önemli ve acil görevlere odaklanmanızı sağlar.
Bu süreç boyunca ClickUp'ın Zaman Yönetimi özelliklerini kullanabilirsiniz.
Bu zaman yönetimi araçlarını kullanmak için hızlı ipuçları:
- Zaman bloklama seçeneğini kullanarak gün boyunca farklı görevler veya etkinlikler için belirli zaman dilimleri ayırın. Bu, çoklu görev yapmayı önler ve bir seferde tek bir göreve odaklanmanızı sağlayarak verimliliği artırır ve stresi azaltır
- ClickUp Görevlerinizi Google Takvim, Outlook ve Apple Takvim gibi popüler takvim uygulamalarıyla sorunsuz bir şekilde entegre edin. Böylece, tüm görevlerinizi, son tarihlerinizi ve toplantılarınızı tek bir görünümde senkronize edebilirsiniz
- ClickUp Hedefleri'ni kullanarak hedeflerinizi belirleyin, bunları yönetilebilir görevlere bölün ve zaman içinde ilerlemenizi izleyin
- Bildirimleri özelleştirerek e-posta, mobil uygulama veya masaüstü üzerinden uyarılar alın, bilgilendirilin ve işlerinizi takip edin
Bu araçlar, hem yüksek öncelikli hem de düşük öncelikli görevleri etkili bir şekilde yerine getirerek yapılandırılmış ve dengeli bir programın sürdürülmesine yardımcı olur.
Ayrıca, ClickUp Proje Zaman Takibi, görevlere harcanan gerçek zamanı tahmini zamanla karşılaştırarak izlemenizi sağlar ve verimliliğiniz hakkında içgörüler sunar. Ayrıca, görev sürelerini fazla veya az tahmin ettiğiniz alanları belirlemenize de yardımcı olur.
Zamanlayıcıları doğrudan görevlerin içinde başlatın, durdurun ve duraklatın. Bu özellik, belirli etkinlikler veya görevler için harcanan zamanı gerçek zamanlı olarak izlemek için idealdir. Çalışma saatlerinin kesin olarak kaydedilmesini sağlar ve doğru faturalandırma veya raporlama yapmayı kolaylaştırır.
Zaman takibini entegre ederek, görev önceliklendirme ve planlamanıza veriye dayalı ayarlamalar yapabilirsiniz.
Hızlı ipuçları:
- Görev zamanlayıcılarını kullanmak istemiyorsanız, görevlere harcadığınız zamanı manuel olarak da girebilirsiniz. Bu esneklik, farklı çalışma tarzlarına uyum sağlar ve kullanıcıların zamanı geriye dönük olarak kaydetmelerine olanak tanır
- Raporlama ve analiz seçeneklerini kullanarak projeler ve görevler genelinde zaman takibi verilerini görselleştirin. Verimlilik eğilimlerini analiz etmek, darboğazları belirlemek ve kaynak tahsisini optimize etmek için ayrıntılı raporlar oluşturabilirsiniz
- Zaman takibi, ClickUp'ın görev yönetimi özellikleriyle sorunsuz bir şekilde entegre olur. Zaman girdilerini belirli görevlere, projelere veya müşterilere bağlayarak kapsamlı proje izleme ve hesap verebilirlik sağlayabilirsiniz
- Zaman takibi fonksiyonu hem mobil (iOS ve Android) hem de masaüstü (Windows, Mac, Linux) platformlarda mevcuttur, böylece her yerden zamanı takip edebilir ve cihazlar arasında senkronizasyon yapabilirsiniz
Turşu Kavanozu Teorisi ile Zamanı Yönetme
Turşu Kavanozu Teorisi, etkili zaman yönetimi için basit ama güçlü bir çerçeve sunar. Görevleri "büyük kayalar", "çakıl taşları", "kum" ve "su" olarak önceliklendirerek, daha az önemli olanların gölgesinde kalmadan önemli faaliyetleri gerçekleştirebilirsiniz.
Bu yöntemi benimsemek, daha fazla verimlilik, daha az stres ve günlük sorumluluklara daha dengeli bir yaklaşım sağlayabilir.
Pickle Jar Theory'yi tutarlı bir şekilde uygulayarak, zaman yönetimi sanatında ustalaşabilir ve hem kişisel hem de profesyonel hedeflerinize daha verimli bir şekilde ulaşabilirsiniz. ClickUp'ın çeşitli özellikleri ve şablonları, bu yöntemle başarıya ulaşmanıza yardımcı olabilir.