Proje Yönetimi için Excel'i Kullanma

Excel ile proje yönetimi hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz?

Yardımcı bir Excel proje yönetimi şablonu mu arıyorsunuz?

Doğru yere geldiniz!

Microsoft Excel , birçok farklı görev için kullanabileceğiniz inanılmaz derecede çok yönlü bir araçtır. Ancak, bazı dezavantajları da vardır.

Bu makalede, proje yönetimi için Excel'in kullanımını inceleyeceğiz ve hemen kullanabileceğiniz bazı kullanışlı Excel proje yönetimi şablonları sunacağız. Excel'in yeteneklerinin sınırlı olduğunu düşünüyorsanız, size daha üstün ve daha güçlü bir alternatif de tanıtacağız: ClickUp!

Excel Proje Yönetimi Yararlı mı?

Microsoft Excel , size ve proje takımınıza yardımcı olmak için birçok farklı şeyi yapabileceğiniz kullanışlı bir araçtır. İyi günlerinde Excel, temel bir proje yönetimi aracı olarak fonksiyon görebilir.

Size sunabileceği özellikler şunlardır:

1. Ayrıntılı elektronik tablolar

Excel'e yönelmenin en bariz nedeni budur.

Excel, çok sayıda proje verisini içeren ayrıntılı hesap tabloları oluşturmak için mükemmeldir. Bilgileri kolayca kategorilere ayırın, önemli bölümleri vurgulayın ve hatta bir hesap tablosu içinde ayrı sayfalar oluşturun.

Örneğin, Excel, ayrıntılarını takip etmek için uzun bir potansiyel müşteri listesi için mükemmeldir.

Takımınızın hesap verebilirliğini sağlamak veya bir bütçe şablonunda giderleri takip etmek için Excel'de bir zaman çizelgesi de oluşturabilirsiniz.

Veri kaydı söz konusu olduğunda, Excel hala iş dünyasının en iyi araçlarından biridir!

2. Koşullu biçimlendirme

Excel'in bir başka harika özelliği de koşullu biçimlendirme'dir.

Basit proje verilerini güçlü içgörülere dönüştürebilirsiniz.

Veri kaydı sürecini otomatikleştirmek ve ayrıntılı hesaplamalar oluşturmak için kullanabileceğiniz çok sayıda Excel formülü vardır. Doğru formülü kullanarak, büyük miktarda veriyi saniyeler içinde düzenleyebilirsiniz.

Karmaşık bilimsel hesap makinesine veda edin!

Örneğin, Excel, gelişmiş matematik formülleriyle proje bütçenizi veya zaman çizelgenizi kolayca yönetebilir.

Koşullu biçimlendirmenin tek sorunu, alışmak için biraz zaman almasıdır.

3. Veri depolama ve kurtarma

Excel, tüm projeyle ilgili verileri işleyebilir.

Proje bütçenizden zaman çizelgenize kadar her şeyi Excel'de kaybedilme endişesi olmadan saklayabilirsiniz.

Ek olarak, diğer Microsoft araçlarının çoğu gibi, Excel'de de yerleşik veri yedekleme fonksiyonu vardır. Böylece, örneğin zaman çizelgesi verileriniz yanlışlıkla silinirse, her zaman geri alabilirsiniz!

10 Excel Proje Yönetimi Şablonu ve Kullanım Örnekleri

Excel, temel proje yönetiminin Süpermen'i gibidir ve manuel olarak uğraşmak zorunda kalacağınız çoğu görevi yerine getirecek kadar güçlüdür.

Excel proje yönetimi şablonları ve kullanım örnekleri:

1. Excel Gantt grafiği şablonu

Beyniniz görsel uyaranlara daha iyi tepki verir ve Gantt grafiği tam da bunu sağlar!

Bir projeye ilişkin tüm bilgileri tek seferde görebilirsiniz.

Gantt Grafiği proje şablonu, bir projenin seyrini haritalandırmayı kolaylaştırır.

Bunu kullanarak, bitiş tarihlerinden önce kalan tüm proje dönüm noktalarını, bağımlılıkları ve proje görevlerini takip edebilirsiniz.

2. Excel Proje zaman çizelgesi şablonu

Proje başladığında, herkesin aklında sadece teslim tarihleri olacaktır.

Peki bunları nasıl izleyeceksiniz?

Bir proje zaman çizelgesi şablonu , proje dönüm noktaları sayfasına benzer.

Projeyi tamamlamaya doğru ilerlerken projenin ilerlemesini izlemek için kullanın. Doğru bir proje zaman çizelgesi ile, bir proje planının her an hangi aşamada olduğunu bilebilirsiniz.

3. Excel Görev listesi veya proje izleyici şablonu

Alışveriş listesi olmadan alışverişe çıkmazsınız.

Öyleyse neden projeniz için bir görev listesi de yanınızda taşımayasınız?

Bir görev listesi, tamamlanması gereken teslimatların bir listesini ve bunların son teslim tarihlerini içerir.

Proje zamanlamanızı takip etmek için İş Dağılım Yapısı (WBS) ve proje aşamalarını izlemek için bu görev izleme şablonunu kullanın.

Peki, WBS nedir? WBS hakkında bilgi edinmek için proje kapsamı belgesinin ayrıntılı dökümünü inceleyin.

4. Excel Çoklu proje izleme şablonu

Excel'deki bu çoklu proje izleme şablonu, devam eden tüm mevcut projelerin genel bir görünümünü elde etmenizi sağlar.

Bir işletmenin proje portföyünü yönetmek veya kuruluşunuzun kurumsal proje yönetimini uygulamak için çok yararlıdır!

Tüm proje verilerini Veri Sayfasına girebilir ve proje planının genel ilerlemesini bir gösterge panelinde görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca, tek tek sütunlara göre filtre uygulayabilir ve tüm görevleri bir Gantt grafiğinde görebilirsiniz.

5. Excel SWOT analizi şablonu

Basit artı-eksi listeleri, bir sonraki tatilinizi belirlemenize yardımcı olabilir.

Ancak proje yönetimi söz konusu olduğunda daha fazlasına ihtiyacınız vardır.

Proje yönetiminde SWOT analizi yapmanız gerekir!

SWOT (Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler) analizi şablonu, proje planınızı değerlendirirken projenin güçlü ve zayıf yönlerini izlemek için kullanılır.

Bu analizi yaptıktan sonra, bulgularınızla uyumlu olacak şekilde proje faaliyetlerinizi, proje aşamalarınızı ve teslim edilecekleri yeniden formüle edin.

6. Excel Proje Bütçe Şablonları

Bu proje bütçe şablonu, WBS'nizi ayrıntılı olarak listeler. Her görevin tahmini maliyetini, hangi sütuna ait olduğuna bağlı olarak girebilirsiniz.

Bu şablonla, işçilik, malzeme ve sabit maliyetleri takip edebilir, gerçek harcamaları kontrol altında tutabilirsiniz.

Gerçek maliyet oluştuğunda, bu şablondaki kullanışlı formüller bütçenizi aştığınızı veya altında kaldığınızı size bildirir.

7. Excel Maliyet-fayda yönetimi şablonu

Maliyet-fayda yönetimi şablonu , bir projeye başlamadan önce projenin başarısını ölçmenizi sağlar. Çünkü bir şeyin maliyeti kazancından fazlaysa, bu zaten bir kayıptır.

Unutmayın, tüm yazılım geliştirme projeleri için maliyet-fayda analizi yapmak gerekli değildir.

Ancak, Agile proje yönetimini kullanan bazı sektörlerde de uygulamaları vardır. Ayrıca, Excel'deki bu grafik, proje hesaplarından ve bütçelerinden sorumlu üst düzey yöneticiler için önemlidir.

Bir projenin teslimatlarının değerini proje bütçesiyle karşılaştırın ve bu proje bilgilerini kullanarak doğru proje aşamalarına sahip, maliyet etkin bir İş Dağılım Yapısı ( WBS ) planlayın.

8. Excel Agile proje planlama şablonu

Waterfall gibi geleneksel proje yönetimi yöntemlerine veda etmek ve Agile dünyasına girmek

Aferin size. Daha iyi sonuçları daha hızlı elde etmek üzeresiniz.

Ve her proje planlayıcısının istediği şey bu değil mi?

Ancak, bu yalnızca proje yaşam döngüsü boyunca takımınızın çevikliğini destekleyen ve geliştiren bir proje yönetimi aracında yapıldığında mümkündür.

Excel'de yapmanızı asla önermeyiz, ancak doğru şablon işinizi görebilir.

Agile proje yönetimi ve Agile yazılım geliştirme hakkında bilgi edinin.

9. Excel Burnup grafiği şablonu

Çevik bir projede, burnup grafiği arsenalinizin vazgeçilmez bir parçasıdır.

Her sprintte başardıklarınızı takip etmenize yardımcı olur ve proje kapsamında kalmanızı sağlar.

Ancak şunu unutmayın.

Burnup grafiği ayarlamak, sprintinizin her yönüyle ilgili dikkatli hesaplamalar gerektirir.

Böylece, her gün sayılarla uğraşmak için biraz zaman ayırmaya başlayabilirsiniz.

Veya Excel için basit bir yakma grafiği şablonu indirebilirsiniz.

10. Excel Ş Akışı Şablonu

Microsoft Excel'in SmartArt Akış Şeması şablonu, diyagramınızı oluşturmak için kolayca düzenleyebileceğiniz ve özelleştirebileceğiniz, yararlı bir grafik listesidir. Ekle sekmesini seçerek, kullanıcılar, istedikleri iş akışı dizilerini hızlı ve etkili bir şekilde geliştirmek için metin, şekil ve diğer biçimlendirme öğeleri ekleyebilecekleri bir dizi canlı renk kodlu görselin kilidini açar.

Proje Yönetimi için Excel Şablonlarını Kullanmanın Zorlukları

Excel şablonları, standart Excel dosyanıza bazı işlevler ekler, ancak ideal proje yönetimi çözümleri değildir.

İşte bunun üç önemli nedeni:

A. Özel bir proje yönetimi yazılımı değildir

Unutmayın, Excel proje yönetimi için tasarlanmamıştır.

Proje yönetiminizi tamamlayabilecek mükemmel bir veri yönetimi aracıdır.

Ama hepsi bu kadar.

Projeleri yönetmek için çok daha iyi araçlara ücretsiz olarak erişimin varken neden Excel rapor şablonu kullanasınız ki?

Proje şartnamenizi oluşturmaktan, projeleri yönetmeye ve ayrıntı yapınızı analiz etmeye kadar, ClickUp yönetim aracı her şeyi halledebilir!

B. Excel proje yönetimi şablonunu özelleştirmek zordur

Excel şablonları üzerinde çalışmak, ayakkabı alışverişi gibidir.

Satın aldıktan sonra özelleştirme gerekmez.

Bu nedenle, projenizin ihtiyaçlarına göre Excel şablonlarını özelleştirme konusunda çok fazla esnekliğe sahip değilsiniz.

Örneğin, bir satış faturası şablonu veya bütçe raporu şablonu kullanıyor olabilirsiniz, ancak bunu istediğiniz proje bütçeleme arayüzünü doğru şekilde yansıtacak şekilde değiştiremiyorsunuz.

C. Otomatik veri girişi yoktur

Excel'deki tüm şablonlar her aşamada manuel giriş gerektirir.

Proje yönetimi araçlarının yaptığı gibi otomatik güncellemeleri planlayamaz veya takım genelinde bildirimler oluşturamazsınız.

Örneğin, bir Excel zamanlama şablonu kullanıyorsanız, zamanlama değişikliklerinden sonra görev bağımlılıklarını ve son tarihleri otomatik olarak yeniden ayarlayamazsınız.

Excel şablonlarının yardımcı olabileceğini, ancak Excel proje yönetimi ile ilgili tüm sorunları çözemeyeceğini unutmayın.

Bonus: Veri Giriş Yazılımı

Bu sınırlamaları ve çözümleri, özel bir ücretsiz proje yönetimi aracıyla inceleyelim: ClickUp

Excel Proje Yönetimi Şablonu Alternatifleri

Excel, proje görevlerinizi yönetmek için her zaman ideal yol değildir.

ClickUp'ın şu proje yönetimi şablonlarına göz atın:

1. ClickUp Proje Yönetimi Şablonu

Bu ClickUp Proje Yönetimi Şablonu, projelerinize ve görevlerinize hızlı bir şekilde başlamak için harika bir yoldur. Önceden hazırlanmış şablonları takip ederek, sürecinizi kolaylaştırabilir ve tüm görevlerinizin verimli bir şekilde organize edildiğinden ve izlendiğinden emin olabilirsiniz. Şablon, bir proje planı oluşturma, görevleri atama, ilerlemeyi izleme, son teslim tarihlerini takip etme ve daha fazlasını içeren adımları içerir.

Şablon ayrıca Pano Görünümü, Gantt Grafiği ve Liste Görünümü gibi yararlı görünümler de içerir. Tüm bileşenler kolayca özelleştirilebilir, böylece proje yönetim sistemini ihtiyaçlarınıza göre uyarlayabilirsiniz.

2. ClickUp Çevik Proje Yönetimi Şablonu

ClickUp Agile Proje Yönetimi Şablonu, çevik projeleri verimli bir şekilde yönetmek isteyenler için mükemmel bir seçimdir. Sprint planlamasından hikaye haritalamaya, kullanıcı hikayeleri oluşturmaya ve görevlerdeki ilerlemeyi izlemeye kadar proje yönetiminin tüm yönlerini kapsar. Bu şablon, iş akışınızı kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda istekleri net bir şekilde önceliklendirmenize, sprintleri birden çok görünümde düzenlemenize, takım üyeleri ve paydaşlarla sorunsuz bir şekilde işbirliği yapmanıza yardımcı olur!

İlgili Excel Kaynakları:

Excel Proje Yönetiminden Kurtulun

Excel'in birçok kullanımı olsa da, proje yönetimi çok iyi yaptığı bir şey değildir.

Excel şablonları olsa bile, Excel'de projelerinizi yönetmek yine de zor olacaktır.

Dikkate alınabilecek birçok Excel alternatifi olsa da, daha akıllıca bir seçim, bunun yerine ClickUp gibi özel bir görev yönetimi aracı kullanmak olacaktır.

Çünkü ClickUp, proje yönetimi için tasarlanmış bir araçtır. Özellikleri, projelerinizi çok uygun bir fiyatla daha verimli bir şekilde yönetmenize yardımcı olmak için tasarlanmıştır!

Neden ClickUp'ı ücretsiz denemiyorsunuz ve kendiniz deneyimlemiyorsunuz?