Geleneksel olarak, yazılım satın alma işlemi, kahve makinelerinden el mendillerine kadar şirket için diğer tüm satın alımları da gerçekleştiren satın alma takımları tarafından yapılıyordu.
Bu, yazılım satın almak için özel bilgi gerektirmediği için mümkün oldu. Her kategoride sadece birkaç ürün vardı ve fiyatlandırma basitti.
Bulut teknolojilerinin ve Hizmet Olarak Yazılım (SaaS) modellerinin ortaya çıkışı, bu durumu önemli ölçüde değiştirmiştir.
- Her kategori kalabalıktır; örneğin, G2 zaman takibi yazılımları için 712 ürün içeren devasa bir liste sunmaktadır
- SaaS genellikle abonelik tabanlı olsa da, fiyatlandırma kullanıcı tabanlı, kullanım tabanlı, kademeli veya bunların bir kombinasyonu olabilir
- SaaS sözleşmeleri karmaşık olabilir; örneğin, bir veri sağlayıcı, satın alma takımlarının aşina olmadığı teknik terimlerle "kullanım" sınırlarını tanımlayabilir
- SaaS müzakereleri aylık, üç aylık veya yıllık olarak gerçekleştirilebilir, bu da satın alma takımlarını sürekli tetikte tutar
Bu nedenle, işletmelerin SaaS satın alımında operasyonel zorlukları aşan, maliyetleri azaltan ve süreç verimliliğini artıran özel bir satın alma stratejisine ihtiyacı vardır. İşte nasıl.
SaaS Satın Alma Süreci
Doğru SaaS ürününü seçmek, sadece bir çözüm seçmek değildir. Doğru SaaS çözümünün doğru fiyatla, doğru kişiler için ve doğru sözleşme koşullarıyla satın alınmasını sağlamaktır.
Bunu başarmak için kapsamlı bir SaaS satın alma sürecine ihtiyacınız vardır. Ayrıca, tam görünürlük ve kontrol için ClickUp gibi bir araçta satın alma yönetimi yazılımı kullanmak da yardımcı olur. Nasıl olduğunu görelim.
1. İş ihtiyaçlarını belirleme
SaaS araçları satın almadan önce, ihtiyacınız olanı belirleyin. Takımlarınıza sorabileceğiniz bir dizi soru aşağıda verilmiştir.
Neye ihtiyacınız var?
Aradığınız ürün nedir? Örneğin, proje yönetimi, veri indeksleme, bordro yönetimi vb. için bir SaaS çözümü olabilir. Bunu açıkça tanımlamayı unutmayın.
Örneğin, bir aracı görev yönetimi yazılımı olarak adlandırabilirsiniz, ancak satıcı sanal çalışma alanı terimini tercih edebilir. Aradaki farkı bilmek, anlam karmaşasını önlemede yardımcı olur.
Sizin için önemli olan özellikler nelerdir?
Tüm proje yönetimi araçları aynı değildir. Size en uygun olanı seçmek için ihtiyacınız olan tüm özellikleri listeleyin. Bunlar şunlar olabilir:
- Görev yönetimi
- Zaman takibi
- Erişim kontrolü
- Çevrimdışı kullanılabilirlik vb.
Liste oluştururken, öncelik sıralaması da yapmayı unutmayın.
Aracı ne için kullanacaksınız?
Proje yönetimi gibi bazı araçlar sürekli olabilir. Veri indeksleme aracı gibi diğerleri ise uyguladığınız projelerden birine özgü olabilir. SaaS çözümüne ne kadar süreyle ihtiyaç duyacağınızı ve amacını bilmeniz, kararları kolaylaştırır.
Kullanıcılar kimlerdir?
Yazılımı hangi takımın kullanacağını bilmek, ihtiyacınız olan özellikleri düşünmenize de yardımcı olur. Örneğin, satış takımı için bir araçsa, mobil uygulama gerekli olacaktır. Finans takımları ise bir elektronik tablo görünümüne ihtiyaç duyabilir.
Bu nedenle, ürünü kimlerin kullanacağını sorun. Ayrıca, daha sonra önemli bir pazarlık kozu olabilecek lisans sayısını da hesaplayın.
Bu araç hangi hedefleri gerçekleştirecek?
Çözdüğü sorun basit olsa da, satın aldığınız her aracın bir iş hedefi olmalıdır. Örneğin, bir şirketin müşteri etkileşimlerini daha iyi izlemek ve süreçleri kolaylaştırmak için bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) SaaS sistemine ihtiyacı vardır.
Böylece hedefler şu şekilde tanımlanabilir:
- Satış tahminlerinin doğruluğu
- Müşteri kazanımı veya elde tutma oranlarında artış
- Pazarlama kampanyalarının etkinliğinin artırılması
Satın aldığınız araca bağlı olarak hedeflerinizi belirleyin. Tüm bu bilgileri kaydedin ve belgelendirin. ClickUp Forms, ihtiyacınız olan tüm bilgileri toplamak için standart bir anket kullanmak için harika bir araçtır.
Birisi bir yazılıma ihtiyaç duyduğunda, satın alma takımı basitçe anketi gönderebilir ve tüm verileri tek bir yerden alabilir.
Ön bilgileri edindikten sonra, bunları ClickUp Belgeleri'nde belgelendirin ve tüm paydaşlarla paylaşın. Daha niteliksel veriler eklemek için görüşmeler de yapabilirsiniz.
SaaS satın alma konusunda yeniyseniz, ClickUp'ın Satın Alma Şablonu ile daha kolay ve hızlı bir başlangıç yapın. Tamamen özelleştirilebilir bu şablon, satın alma işlemlerinizi yönetmenize, izlemenize, takip etmenize ve veriye dayalı kararlar almanıza olanak tanır. Uygulama sonrasında bile bu şablonu kullanarak satıcılarla olan ilişkilerinizi izleyebilirsiniz!
2. Seçenekleri araştırma ve karşılaştırma
B2B SaaS kurumsal yazılım pazarı son derece kalabalıktır. Her kategori için yüzlerce olmasa da onlarca araç bulunmaktadır. Her biri, müşterileri çekmek ve elde tutmak için farklı SaaS pazarlama stratejileri kullanır. Bu nedenle, seçenekleri araştırmak ve karşılaştırmak çok önemlidir.
- 3-5 araç seçin: Kendi internet araştırmanıza dayanarak, ihtiyaçlarınızı karşılayan en iyi 3-5 aracı seçin
- Karşılaştırma: Etkili bir karşılaştırma yapmak için, kısa listeye aldığınız tüm SaaS araçlarını satırlara, parametreleri ise sütunlara yazarak bir tablo oluşturun
- Düzenleyin: Sizin için en önemli parametrelere göre sıralayın
ClickUp'ı tedarik sürecinizi yönetmek için kullanırken, tablo görünümünü kullanarak verileri ihtiyacınıza göre otomatik olarak düzenleyebilir ve sıralayabilirsiniz.
Özel alanları kullanarak karşılaştırmanızı tam olarak istediğiniz şekilde sunabilirsiniz.
3. Teklif talebi
Beğendiğiniz araçları öğrendiğinize göre, şimdi teklifleri davet etme ve değerlendirme zamanı.
Gereksinimlerinizi ve beklentilerinizi özetleyen açık bir teklif talebi (RFP) ile sağlayıcılara ulaşın. ClickUp'ın proje talebi ve onay şablonu, mükemmel bir başlangıç noktasıdır.
Bu aşamada, tekliflerin karşılaştırılabilir olduğundan emin olmanız gerekir. Her satıcı, benzer özellikler için farklı terimler kullanabilir ve bu da karşılaştırmayı zorlaştırır. Bu nedenle, kendi tarafınızda bir standardizasyon oluşturun.
- Aracın içermesini istediğiniz özelliklerin listesini (kendi terminolojünüzle) ekleyin ve uygun olanları işaretlemelerini isteyin
- Koşullarınıza uygun fiyatlandırmayı isteyin: para biriminiz, beklenen kullanımınız vb.
- Takımınızın aracı kendileri deneyimlemesi için demolar ve deneme dönemleri talep edin
- Tüm kısa listeye alınan SaaS satıcılarının tekliflerini sunmaları gereken son tarihi belirtin
- Mümkünse, ClickUp Formları gibi bir anket doldurmalarını isteyin, böylece karşılaştırılabilir bir tabloda verileri otomatik olarak toplayabilirsiniz
4. Teklifleri değerlendirme
Teklifleri değerlendirmeye başlamadan önce, tekliflerin eksiksiz olup olmadığını ve iş ihtiyaçlarınızla uyumlu olup olmadığını inceleyin. Güvenlik standartları veya fesih politikası gibi eksik hususlar varsa, bunları talep edin.
Tüm bu verilerle aşağıdakileri karşılaştırın.
Toplam sahiplik maliyeti (TCO): Kullanıcı başına fiyat, toplamda ne kadar ödeyeceğinizi göstermediği için iyi bir ölçüt değildir. Bu nedenle, araç, uygulama, kullanıma alma, bakım vb. maliyetleri hesaplayın. Toplamları karşılaştırın.
Para karşılığı değer: En düşük TCO'yu sunan araç en iyisi olmayabilir. Bu nedenle, TCO'nun özellikler, müşteri desteği vb. açısından en iyi değeri sunduğundan emin olun.
Özelleştirme: Çoğu SaaS aracı, kutudan çıktığı gibi kullanılmak üzere tasarlanmıştır. Ancak, özelleştirmeye ihtiyacınız varsa, bunun mümkün olup olmadığını kontrol edin.
Kullanıcı deneyimi: Bu, satın alma takımlarının fark ettiğinden çok daha önemlidir. Kötü kullanıcı deneyimi, benimsemeyi, kullanımı ve nihayetinde yatırım getirinizi etkileyecektir. Ürün kullanıcı deneyimi hakkında geri bildirimde bulunabilecek küçük bir pilot kullanıcı grubu oluşturun.
Müşteri desteği: Çoğu SaaS aracı, kullanıcıların kullanım kılavuzları ve bilgi tabanlarından yararlanarak kendi kendilerine yardım etmelerini bekler. Bu sizin için yeterli değilse, her bir satıcıdan hangi müşteri desteği seçeneklerini alabileceğinizi araştırın. Ek destek için ekstra ücret ödemenin sizin için değer olup olmadığını değerlendirin.
5. Şartların müzakere edilmesi
4. adıma göre, en iyi tedarikçinizi seçin ve faizlerinizi koruyacak şartları müzakere edin. Fiyatlandırma, hizmet düzeyleri, destek, iptal politikaları vb. gibi sizin için önemli olan tüm konuları gündeme getirin ve şartları müzakere edin.
Tartışmaya açık olmayan hususların neler olduğunu bilin. Örneğin, finans veya sağlık gibi sektörler sıkı güvenlik kontrollerine ihtiyaç duyar. Tedarikçiniz bu düzeyde uyumluluk sağlayamıyorsa, listenizdeki ikinci tercihinize geçme zamanı gelmiştir.
Şartlar üzerinde anlaşmaya vardığınızda sözleşmeyi imzalayın ve işe başlayın.
6. Yazılımın uygulanması
Kurumsal SaaS'ı uygularken, bir dizi faktörü göz önünde bulundurarak bunu kapsamlı bir şekilde yapmanız gerekir. Yazılımı kuruluşunuzda uygulamak için satıcıyla yakın bir şekilde çalışın. Aşağıdakilerin etkinliğine odaklanın:
- Kuruluşunuzun ihtiyaçlarına göre özelleştirilmiş yazılımı ayarlama
- Yeni kullanıcılar için kayıt süreci
- Kuruluş/takımdan ayrılan çalışanlar için işten ayrılma süreci
- Kullanıcılar için eğitim
- Mevcut sistemlerle entegrasyon
- Kuruluşunuzun gerektirdiği kullanım/özellik/erişim sınırları vb
- Sorunlar ve şikayetler için eskalasyon matrisi
7. Kullanımı izleme
Yazılımı uyguladıktan sonra satın alma işiniz bitmez. Aslında, takımların mevcut araçlardan en iyi şekilde yararlanmasını sağlamak için SaaS analitik araçlarıyla kullanımı ve duyarlılığı izlemeye devam etmeniz gerekir.
- Kullanıcıların yazılımı amaçlandığı gibi kullanıp kullanmadığını kontrol edin
- Tasarruf, verimlilik, performans vb. üzerindeki etkiyi ölçün.
- Araçta ortaya çıkan şikayetleri/sorunları izleyin
- Takımların aracı beğenip beğenmediğini anlamak için kullanıcı memnuniyeti anketleri gerçekleştirin
Arada bir, takımlarla bir araya gelin ve kullanımı derinlemesine anlamak için niteliksel analizler yapın.
Bu süreci uygularken, belirli zorluklarla karşılaşabilir ve bazı hatalar yapabilirsiniz. Bunları nasıl önleyebileceğinizi görelim.
SaaS Satın Alma Sürecinde Kaçınılması Gereken Hatalar
Geleneksel yöntemlerle yazılım satın almaya alışkın satın alma takımları için SaaS satın alma yeni bir deneyim olabilir. Sonuç olarak, kolayca önlenebilecek satın alma zorluklarıyla karşılaşabilir ve temel hatalar yapabilirsiniz.
İşte en yaygın SaaS satın alma hataları.
Gizli maliyetleri göz ardı etmek: Web sitesinde listelenen fiyat genellikle toplam fiyat değildir. Sözleşmede entegrasyon, veri taşıma, premium destek vb. maliyetler yer alabilir ve bunlar toplam sahiplik maliyetini artırabilir. Bunları göz ardı etmek, giderlerinizi şişirebilir.
ROI hesaplamalarını göz ardı etmek: Her harcamanın bir iş sonucu göstermesi gerekir. Gelir artışı veya maliyet tasarrufu gibi doğrudan faydaların yanı sıra çalışanların kendilerini değerli hissetmesi gibi dolaylı faydalar hakkında ROI hesaplamaları yapmamak, alıcının pişmanlık duymasına neden olabilir.
Yalıtılmış satın alımlar: SaaS çözümlerini mevcut sistemlerinizle nasıl entegre olacağını düşünmeden satın almak da büyük bir hatadır. Yalıtılmış bir satın alma, işinizde kullandığınız diğer araçlarla uyumlu olmayabilir ve bu uyumsuzlukları gidermek için verimsizlik ve ek maliyetlere yol açabilir.
Ölçeklenebilirliği gözden kaçırmak: SaaS tedarik sürecine kısa vadeli bir bakış, şirketiniz büyüdükçe darboğazlara yol açar. Ölçeklenebilirliği gözden kaçırmak, tamamen yenileme yapmadan artan iş yüklerini ve ek kullanıcıları karşılayamayacağınız anlamına gelir.
Satıcı desteğinin önemini küçümsemek: Modern araçların kullanıcı dostu olduğunu ve bu nedenle müşteri desteğine ihtiyaç olmadığını düşünmek kolaydır. Ancak, teknik sorunları çözmek, güncellemelerde yardımcı olmak ve gelecekteki entegrasyonlar için müşteri desteği gereklidir. Sorun yaşadığınızda arayabileceğiniz birinin olmasını küçümsemeyin.
Güvenlik değerlendirmelerini atlamak: Güvenliği sağlayıcıya emanet etmek büyük bir ihmal olabilir. Veri ihlallerinin yaygın olduğu bir çağda, SaaS sağlayıcısının güvenlik değerlendirmesinden de siz sorumlusunuz.
Karar verme sürecini aceleye getirmek: Son olarak, SaaS satın alma sürecini aceleye getirmek, kötü kararlarla sonuçlanabilir. İlk gördüğünüz aracı seçmek, uzun vadede tekrar tekrar memnuniyetsizliğe yol açabilir.
Birkaç SaaS satın alma en iyi uygulamasını takip ederek bu hataları önleyebilirsiniz. Gelin birlikte bakalım.
SaaS Tedarikinde En İyi Uygulamalar
Hataları, gecikmeleri, maliyet aşımlarını ve verimsizlikleri önlemek için SaaS çözümleri satın alırken izlemeniz gereken en iyi uygulamalar.
Karşılaştırmalı fiyat
İki açıdan fiyat karşılaştırması yapın. Birincisi, seçtiğiniz ürünün aynı kategorideki diğer yazılımlarla karşılaştırılmasıdır. Örneğin, proje yönetimi aracı olarak Asana'yı seçtiyseniz, fiyatları Jira, Zoho Projects ve ClickUp gibi SaaS örnekleriyle karşılaştırın.
Ardından, benzer şirketlerin seçtiğiniz araç için ne kadar ödediğini karşılaştırın. Bu bilgiler kamuya açık olmayabilir, bu nedenle pazardaki durumu anlamak için arkadaşlarınıza ve meslektaşlarınıza gizli olarak danışmanızda fayda vardır.
Yasal ve güvenlik incelemeleri gerçekleştirin
SaaS aracınızın sadece şu anda değil, gelecekte de sizin için geçerli olan tüm yasa ve düzenlemelere uygun olmasını sağlamak sizin sorumluluğunuzdadır. Satıcının yasal ve güvenlik politikalarını kapsamlı bir şekilde değerlendirin.
Ayrıca, bunların güncel olduğundan emin olmak için periyodik incelemeler gerçekleştirin.
SaaS yönetim yazılımını kullanın
Bir araç satın aldıktan sonra, onu doğru şekilde yönetmek için bir sistem kurun. Bir SaaS yönetim yazılımı:
- SaaS abonelikleri ve yazılım kullanımına ilişkin görünürlük sağlar
- Lisans kontrolünü merkezileştirir
- Eklentiler veya premium hizmet düzeyleri dahil olmak üzere harcama izlemeyi otomatikleştirir
- İşe alım ve işten ayrılma süreçlerini kolaylaştırır
Yenileme tarihlerini izleyin
Çoğu SaaS sözleşmesi otomatik olarak yenilenir ve bu da gereksiz masraflara yol açabilir. Yenileme tarihlerini izlemek ve otomatik hatırlatıcılar ayarlamak şunları sağlar:
- Şirketten ayrılan çalışanların lisanslarının yenilenmesini önleyin
- Yeniden müzakere için bir alan yaratın
- Ürünün gerçekten işe yarayıp yaramadığını yeniden değerlendirin
- İhtiyaçlarınız hakkında satıcıya geri bildirimde bulunun
Sözleşme verilerini yönetin
Yenileme tarihleri gibi, sözleşme süresi, tarafların sorumlulukları, hizmet seviyesi anlaşmaları (SLA'lar), cezalar, yenileme taahhütleri vb. gibi sözleşme verileri de izlenmesi gereken önemli unsurlardır.
İyi bir SaaS satın alma platformu bu konuda yardımcı olabilir. Satın alma sözleşmelerini yönetmek için düzenli ve erişilebilir bir araca sahip olmak, uyumluluk, denetim ve yenileme görüşmelerine yardımcı olur.
Tedarikçi performansını değerlendirin
Tedarikçi performansının periyodik değerlendirmelerini planlayın. Gözden geçirin:
- Satıcının SLA'lara uyumu
- Hizmetin yanıt verebilirliği ve memnuniyeti
- Yazılımın iş sonuçları ve ROI
- Optimizasyonlar ve sürekli iyileştirmeler
Ayrıca, piyasadaki diğer araçları takip etmenize ve mevcut tedarikçinizin performansını bunlarla karşılaştırmanıza da yardımcı olur.
Standart bir SaaS satın alma süreci uygulayın
Bu süreci bir kez tamamladığınızda, nasıl yapılması gerektiğini öğrenmiş olursunuz. Deneyimleriniz ve öğrendiklerinize dayanarak, stratejik bir SaaS satın alma süreci uygulayın.
Tipik bir SaaS satın alma süreci, gereksinimlerin toplanması, tedarikçilerin değerlendirilmesi, paydaşların onayı, uygulama sonrası inceleme ve gerekli SaaS satın alma yazılımı için adımlar ve çerçeveler içerir.
ClickUp ile SaaS Satın Alma İşlemlerinizi Başarıyla Tamamlayın
Geleneksel yazılım satın almadan SaaS tedarikine geçiş dramatik bir değişim olmuştur. Geleneksel paradigma ile eğitilmiş takımlar, kısa sürede yeni püf noktaları öğrenmek zorunda kalmıştır.
Bu dönüşümü kolaylaştırmak ve süreci sorunsuz hale getirmek için en iyi SaaS satın alma çözümlerine ihtiyacınız var. ClickUp'ın kapsamlı proje yönetimi platformu, SaaS satın alma dahil ihtiyacınız olan her sürece uyarlanabilir ve özelleştirilebilir şekilde tasarlanmıştır.
ClickUp'ın SaaS tedarik çözümleriyle görevleri yönetin, ilerlemeyi izleyin ve düzenli kalın. ClickUp'ı bugün ücretsiz deneyin.