Tedarik süreçlerini yönetmek, zorlu tedarik zincirleriyle başa çıkmayı, tedarikçilerle ilgilenmeyi, kurallara uymayı ve küresel kaynak bulmayı gerektirir; bu da hiç kolay bir görev değildir!
Tedarik zinciri performansını optimize ederken etkili iletişim ve şeffaflık çok önemlidir.
Tedarikçilerinizle en iyi koşulları sağlamak ve kazançları en üst düzeye çıkarmak için iyi düşünülmüş bir strateji gerekir. Ve elbette, doğru tedarik araçlarına sahip olmak, bu yolda öncü olmak için çok önemlidir.
İş hedeflerinizi güçlendirmek için kullanabileceğiniz bir araç olan ClickUp tedarik platformuna giriş ve kullanışlı ipuçları için hazır olun. Bu çözüm, tüm sürecinizi hiç olmadığı kadar hızlandırmanıza yardımcı olacaktır.
Tedarik nedir?
Tedarik, dış kaynaklardan mal, hizmet veya işlerin satın alınması anlamına gelir. Tedarik, satın alma, müzakere ve lojistiği kapsayan çok adımlı bir süreçtir. Hedef, kuruluşunuzun operasyonlarını veya projelerini desteklemek için gereken kaynakları güvence altına almaktır.
Tedarik, maliyetleri yönetmek, kaliteyi sağlamak ve tedarikçi ilişkilerini geliştirmek için işinizin stratejik hedeflerine ulaşmak açısından çok önemlidir. Temel tedarik bu ilk adımları kapsar, ancak ileri düzeyde tedarik daha derinlemesine bir analiz yapar: tedarik verilerini analiz eder, ödemeleri yönetir ve gelecekteki tedarik planlarını oluşturur.
Satın alma stratejiniz, iş gereksinimlerini incelemeyi, makbuzları izlemeyi ve ödeme koşullarını güncellemeyi içerebilir. Ancak, satın alma sürecinin merkezinde, her satın alma departmanı aynı hedefi paylaşır: rekabetçi fiyatlarla malzemeleri zamanında temin etmek ve değeri en üst düzeye çıkarmak.
Tedarikte anahtar adımlar arasında talebi belirlemek, sözleşmeleri müzakere etmek ve yönetmek, teklifleri işlemek, bütçe onayı almak, faturalandırma ve kayıtları tutmak yer alır. Bunlar hakkında sonraki bölümlerde daha ayrıntılı olarak bahsedeceğiz.
Satın Alma Süreçlerinin Türleri
Satın alma sürecini daha iyi anlamak için, onu farklı türlere ayıralım:
1. Doğrudan satın alma süreci
Doğrudan tedarik, nihai ürününüz için mal, hizmet veya hammadde satın almayı içerir. Şirketinizin temel ürün veya hizmetlerini üretmek veya imal etmek için gerekli malzemeleri temin etmeyi içerir.
Doğrudan hizmet tedariki, kaliteli girdileri verimli bir şekilde temin etmeyi, tedarikçilerle pazarlık yapmayı, sözleşmeleri yönetmeyi ve üretim döngüsünü desteklemek için zamanında teslimatı sağlamayı amaçlar.
Üretim şirketleri için önemli olan, nihai ürünü oluşturmak için gerekli hammadde ve hizmetleri temin etmektir. Benzer şekilde, perakendeciler için de toptancılardan ürün satın alıp son müşteriye satmak önemlidir.
Bu tür tedarik, malzemelerin kalitesi ve zamanında temin edilmesinin nihai ürün üzerinde önemli etkisi olan imalat gibi sektörler için çok önemlidir.
2. Dolaylı satın alma süreci
Dolaylı tedarik, nihai ürünün üretimi ile doğrudan ilgili olmayan mal ve hizmetlerin satın alınmasıdır. İşletmenizin genel işleyişini ve işlevselliğini destekleyen, ancak nihai ürünün bir parçası olmayan mal ve hizmetlerin satın alınmasını içerir.
Ofis malzemeleri, BT desteği, pazarlama hizmetleri, danışmanlık hizmetleri, tesis bakımı ve organizasyonun işleyişini sağlayan diğer unsurlar dolaylı satın alma kapsamına girer.
Dolaylı tedarik, iç operasyonlarınızı ve iş faaliyetlerinizi desteklemek için gerekli kaynakların hazır olmasını sağlar.
3. Stratejik satın alma süreci
Stratejik tedarik, kuruluşunuzun genel hedef ve amaçlarıyla uyumlu bir tedarik stratejisinin geliştirilmesi ve uygulanmasını içeren bir süreçtir. Mal ve hizmet satın almanın işlem yönlerinin ötesine geçer ve kuruluş için uzun vadeli değer yaratmaya odaklanır.
Doğru kalitede ürünlerin doğru zamanda tedarik edilmesini sağlamak için şirket genelinde farklı departmanların işbirliği gerekir.
Stratejik tedarikte, tedarikçi ilişkilerinin yönetimi, risklerin değerlendirilmesi, pazarın analizi ve anahtar paydaşlarla işbirliği konularını ele alıyoruz. Amaç nedir? Akıllı kararlar alarak ve tedarikçilerle sağlam, sürdürülebilir ortaklıklar kurarak maliyetleri azaltın, verimliliği artırın ve kuruluşunuzun başarısına katkıda bulunun.
4. Operasyonel satın alma süreci
Operasyonel tedarik, kuruluşunuzun düzenli işleyişi için gerekli mal ve hizmetleri elde etme sürecidir. Ürün veya hizmetlerin talep edilmesi, sipariş edilmesi ve teslim alınması gibi rutin görevlerin yerine getirilmesini içerir.
Operasyonel tedarik, acil ihtiyaçları karşılamak ve işlerin sorunsuz yürümesini sağlamakla ilgilidir: işlemleri yönetmek, zamanında teslimatı sağlamak ve doğru stok seviyelerini korumak.
Satın alma siparişlerinin işlenmesi, işlem tedarikçi yönetimi ve rutin satın alma yönetici işlemleri gibi görevleri içerir.
5. Taktiksel satın alma süreci
Bu satın alma sürecinde, takım daha geniş satın alma süreci içinde belirli eylemleri ve stratejileri uygular. Maliyet tasarrufu, verimlilik iyileştirmeleri ve süreç optimizasyonu ile ilgili kısa ve orta vadeli hedeflere ulaşmaya odaklanır.
Taktiksel tedarikte, tedarikçileri seçer, sözleşmeleri müzakere eder ve maliyet tasarrufu önlemleri uygularsınız.
Diğer tedarik türlerine kıyasla daha reaktif ve işlem odaklı bir yaklaşımdır. Bu, işinizin acil gereksinimlerini karşılamak için de idealdir.
Satın Alma Sürecindeki Adımlar
Her işin tedarikle ilgili kendine özgü bir yapısı vardır. Basitçe açıklamak için, süreci genel olarak geçerli olan dokuz geniş adıma ayıralım:
Adım 1: İhtiyaçlarınızı belirleyin
İhtiyacınız olanı belirlemek bir süreçtir. Öncelikle, ilgili paydaşlarla (son kullanıcılar, departman yöneticileri ve karar vericiler) konuşarak onların gereksinimlerini ve beklentilerini anlayın.
Ardından, mevcut envanter seviyelerini analiz ederek, performans eksikliklerini değerlendirerek veya gelecekteki organizasyonel hedefleri göz önünde bulundurarak kapsamlı bir ihtiyaç değerlendirmesi yapın.
Miktar, kalite standartları, teknik özellikler, teslimat zaman çizelgeleri ve diğer ilgili kriterler gibi ayrıntıları ekleyerek ihtiyacınız olan mal veya hizmetlerin özelliklerini ve gereksinimlerini açıkça tanımlayın.
Ardından, gerçekçi beklentiler oluşturmak için bütçe kısıtlamalarınızı değerlendirin ve anlayın. Son olarak, tedarikle ilgili olası zorlukları veya riskleri belirlemek için bir risk değerlendirmesi yapın.
Tüm bu ayrıntıları resmi bir belgede kaydedin. Bu belge, potansiyel tedarikçilerle iletişim kurarken teklif talepleri (RFP) veya fiyat teklifleri (RFQ) oluşturmak için temel olarak kullanılabilir.
Adım 2: Satın alma talebi (PR) oluşturun ve gönderin
İhtiyaçlarınızı belirledikten sonra, satın alma talebinizi gönderme zamanı geldi.
Satın alma talebi (PR) veya satın alma isteği, bir kuruluş içinde satın alma sürecini başlatmak için kullanılan resmi bir belge veya formdur.
Bir PR, gerekli öğelerin veya hizmetlerin açık bir açıklaması, miktar özellikleri, bütçe bilgileri, teslimat gereksinimleri, tedarikçi tercihleri ve onay imzaları gibi önemli ayrıntıları içerir.
Satın alma talebi onaylandıktan sonra, bunu seçilen tedarikçiye satın alma siparişi vermek için temel olarak kullanın. Bu belge, departmanlar arasında sorunsuz iletişim sağlar ve satın alımları kuruluşunuzun ihtiyaçları ve bütçesi ile uyumlu hale getirir.
Adım 3: Tedarikçilerinizi seçin
Satın alma talebinizi aldınız, şimdi maksimum değer sunan uygun maliyetli hizmetler sunan tedarikçileri aramaya başlayabilirsiniz.
Tedarikçileri kısa listeye aldıktan sonra, her birinden teklif isteyin. Bilgi talebiniz ne kadar ayrıntılı olursa, farklı fiyatları ve hizmetleri karşılaştırmak ve analiz etmek o kadar kolay olur.
Bir tedarikçi seçerken fiyatlandırma, hizmet, kalite, itibar, hız ve güvenilirlik faktörlerini göz önünde bulundurun. İdeal tedarikçi tüm bu kriterleri karşılar. Kuruluşunuz sosyal sorumluluğa değer veriyorsa, tedarikçinin çevreye olan taahhüdünü ve etik ilkelerini göz önünde bulundurun.
Bu faktörleri analiz etmek, sizi en uygun tedarikçilere yönlendirecek ve tedarik ihtiyaçlarınız için bir tedarik zinciri yönetimi oluşturacaktır.
Adım 4: En iyi anlaşma için pazarlık yapın
Şimdi, kısa listeye aldığınız seçeneklerden en iyi teklifi almaya sıra geldi. Farklı satıcılarla sohbet edin, neler sunduklarını görün ve bütçenize en uygun ürünü almak için pazarlık yapın.
Bu adımda, rekabetçi bir ihale süreciyle nihai tedarikçiyi seçersiniz.
En az üç tedarikçiyi kısa listeye almanızı ve onlarla pazarlık yaparak en iyi teklifi almanızı öneririz. Her bir tedarikçiyle ayrı ayrı pazarlık yaptıktan sonra, tekliflerini karşılaştırma zamanı gelir.
Sunulan en iyi teklifleri değerlendirin, biraz düşünün, kapsamlı bir karşılaştırma yapın ve seçiminizi yaptıktan sonra seçtiğiniz satıcıdan yazılı bir anlaşma alın.
Bu adım, taahhüdünüzü sağlamlaştırır ve olası yanlış anlaşılmaları önler.
Adım 5: Satın alma siparişi (PO) başlatın
En iyi teklifi aldıktan sonra siparişinizi verin.
Satın alma siparişini doldurun ve tedarikçiye gönderin. Satın alma sırasında kesin ayrıntılar sağlayarak işleri net tutun ve karışıklığı önleyin.
Kararlaştırılan fiyat ve özellikleri teklif edin, her şeyi iki kez kontrol edin ve hepsini yazılı olarak belirtin. Bu dikkatli yaklaşım, işlemi daha sorunsuz hale getirir ve yanlış anlaşılma olasılığını azaltır.
Adım 6: Malları teslim alın ve inceleyin
Malları teslim aldığınızda, karar anı gelmiştir. Tedarikçinin vaatlerini yerine getirip getirmediğini kontrol etme zamanıdır.
Malzemeleri inceleyerek kaliteyi değerlendirin ve hataları veya kusurları tespit edin. Siparişi gözden geçirip kalitenin şirket standartlarını karşıladığından emin olma şansınız.
Uygun bir tedarikçi seçmek için gösterdiğiniz çabalar, teslim edilen malzemelerin kalitesinde karşılığını bulmalıdır.
Adım 7: Üçlü eşleştirme gerçekleştirin
Malları kontrol ettikten sonra, tedarikçiye son ödemeyi yapmadan önce fatura doğrulama zamanı gelir.
Satın alma siparişini, sipariş makbuzunu ve faturayı birbiriyle karşılaştırarak borçları doğrulamak için üçlü eşleştirme tekniğini kullanın. Bu, tüm tutarsızlıkları veya hatalı faturaları ön plana çıkaracaktır.
Bu adımın tedarik döngüsündeki merkezi önemi, yapılan ödemelerde herhangi bir hata veya yanlış ekleme olup olmadığını iki kez kontrol etme gerekliliğinden kaynaklanmaktadır. Bu, en önemli sorumluluklarınızdan biridir.
Adım 8: Faturayı ödeyin
Tedarikçilerinize zamanında ödeme yaparak ve gelecek için samimi ilişkiler kurarak onları ödüllendirme zamanı geldi.
İyi kalite ve ucuz fiyatlandırma, tedarikçiyi diğerlerinden öne çıkarırken, zamanında yapılan ödemeler de cazip bir alıcının temelidir. Üçlü eşleştirme süreci kusursuzsa, fatura onayına ve hesaplar üzerinden ödemeye geçin.
Bu nedenle, ödemeleri zamanında yapmak, iyi tedarikçi ilişkileri kurmak, zamanında ödeme için indirimler almak ve şirketinizin itibarını artırmak için kritik faktörlerden biridir. Ayrıca, gecikme ücreti uygulamalarını önler ve yeni tedarikçilerin şirketle bağlantı kurmasını teşvik eder.
Adım 9: Kayıtları saklayın
Satın alma sürecindeki son ama en önemli adım, kayıt tutmaktır.
Kayıt tutma, ilk fiyat tekliflerinden ve müzakerelerden satın alma siparişlerine ve faturalara kadar tedarik sürecinin her adımını not etmek anlamına gelir.
Kayıt tutmak, gelecekteki satın alımları, denetimleri ve vergi hesaplamalarını planlamak için çok önemlidir. Bu sadece şirket içi bir avantaj değil, aynı zamanda anlaşmazlıkları çözmek için de değerli bir varlıktır.
Tedarikteki Zorluklar
Titiz bir satın alma süreci olsa bile, genel süreçte zorluklar yaşanması mümkündür. Tedarik zinciri yönetiminde çoğu satın alma takımının karşılaştığı yaygın sorunlardan bazıları şunlardır:
1. Tedarikçi parçalanması
Not almanız gereken çok fazla farklı ürün ve hizmet mi var?
Tedarikçi veritabanı, genellikle farklı kategorilerdeki çok sayıda tedarikçi ile parçalanır, bu da toplu indirimler için pazarlık yapmayı zorlaştırır ve karmaşık sözleşme yönetimine yol açar.
Kategorizasyon ve bireysel hesap bakımı, tedarik takımından ölçülemez zaman ve dikkat gerektirebilir.
Çözüm: Tedarikçi değerlendirmesi için yönergeler oluşturun ve tedarikçi veritabanını güncel tutmak için sürekli güncelleyin. Tedarikçi etkileşimlerini kolaylaştırmak, verileri birleştirmek ve işbirliğini teşvik etmek için ClickUp gibi bir tedarik yönetimi çözümü kullanın.
2. Maverick harcamaları
Kuruluş içindeki kişiler tarafından belirlenen satın alma politikalarına ve prosedürlerine uymadan yapılan yetkisiz veya uygun olmayan satın alımlar, maverick harcama olarak sınıflandırılır.
Yüksek düzeydeki çalışanlar ve departmanlar arası yönetim, standart prosedürü atlayarak bağımsız olarak satın alımlar gerçekleştirebilir. Bu durum, şirketinize maliyetli satın alımlar, kaçırılan tasarruf fırsatları ve tutarsız kalite ile olumsuz etkilerde bulunabilir.
Bu, şirket için bir kayıp ve tedarik ekibi için kayıt tutma zorlukları yaratır. Bütçe aksayabilir veya satın alımlar kayıtlardan tamamen kaybolabilir.
Çözüm: Tüm çalışanlar için iyi tanımlanmış satın alma kuralları ayarlayarak bunu önleyin. Satın alma stratejinizin tüm yönlerini merkezi olarak yönetmenize yardımcı olan ClickUp gibi bir satın alma yönetimi yazılımı kullanın.
3. Sınırlı strateji oluşturma
Satın alma ekipleri, işin günlük ihtiyaçlarına takılıp kalabilir ve yalnızca satın alma gereksinimlerini zamanında tedarik etmeye odaklanabilir.
Operasyonel ihtiyaçlara odaklanıldığında, tedarikçi konsolidasyonu, maliyet tasarrufu ve ortaklıklar gibi stratejiler arka koltuğa geçebilir. Bu, kısa vadeli hedeflere hizmet edebilir, ancak tedarik yönetiminin temel rolünü tehlikeye atar.
Çözüm: ClickUp'ı kullanarak takım işbirliği, basitleştirilmiş görünümler ve çok daha fazlasıyla tedarik sürecinizi stratejik olarak oluşturun, izleyin ve yönetin.
4. Uyum ve risk yönetimi
Tedarikte uyumluluğu sağlamak ve riskleri yönetmek zordur. Yasal düzenlemelere dikkatle uymak, yasal sonuçları göz önünde bulundurmak ve öngörülemeyen komplikasyonlara karşı proaktif risk azaltma stratejileri uygulamak gerekir.
Bu uyumluluklara göre çalışmak ve veri ihlalleri veya satıcıların uyumsuzluğundan kaynaklanan riskleri azaltmak, takım için çok önemlidir. Bu da yine zaman alıcı ve zamana duyarlı bir süreçtir.
Çözüm: ClickUp'ı kullanarak uyumluluğu izleyin, risk yönetimi protokollerini entegre edin ve tedarik süreçlerinizi merkezileştirin. Hataları azaltan, görünürlüğü artıran ve sorunsuz işbirliğini teşvik eden sistematik bir yaklaşımdır. Tedarikte uyumluluk ve risk yönetimini basitleştirir.
5. Manuel zorluklar
Satın alma taleplerini, faturaları ve ödeme onaylarını yönetmek, hala manuel süreçlere bağlı olan satın alma takımları için zorlu bir görev olabilir. Bu süreç emek yoğun, hataya açık, zaman alıcı ve verimsizdir.
Manuel süreçlere güvenmek hızı yavaşlatır, doğruluğu azaltır ve genel verimliliği engeller, bu da hızlı tempolu tedarik taleplerine ayak uydurmayı zorlaştırır.
Çözüm: ClickUp'ın otomasyonu, veri girişi, onaylar ve iletişimi kolaylaştırarak, takımınızın rutin görevlerle uğraşmak yerine stratejiye odaklanmasını sağlar ve tedarik sürecinde doğruluğu ve verimliliği artırır.
Satın Alma Sürecini Optimize Etme
Manuel tedarik görevlerinizin yarısından fazlasını yönetmek ve genel verimliliği artırmak için bir platforma mı ihtiyacınız var? Çözümünüz burada.
ClickUp, görevleri, belgeleri, beyaz tahtaları, analizleri, sohbeti ve daha fazlasını tek bir entegre platformda birleştiren özel tedarik yazılımı ile tedarik ihtiyaçlarınız için nihai çözümdür.
Her şey tek bir yerde olduğundan, en temel görevler için bile platformlar arasında geçiş yapmaya son verebilir ve rahatlayabilirsiniz.
ClickUp Gantt Grafik Görünümü
ClickUp Gantt Grafik Görünümü, tedarik sürecinin farklı aşamalarını daha önce hiç olmadığı gibi görselleştirmenize ve yönetmenize olanak tanır.
Paylaşılan görsel zaman çizelgesi ile bağımlılıkları izleyin ve öncelikleri takımınızla birlikte yönetin. Tek bir dinamik grafik görünümünde görevleri kolayca planlayın, ilerlemeyi görün, son teslim tarihlerini yönetin ve darboğazları belirleyin.
ClickUp Zihin Haritaları
ClickUp Zihin Haritaları, sürükle ve bırak düğümleriyle iş akışlarını haritalandırarak ve çeşitli görevler arasında bağlantılar çizerek tedarik süreci akışının farklı adımlarını görselleştirmenize yardımcı olur.
ClickUp, işi kolaylaştırmak ve daha iyi planlamak için görev tabanlı ve Düğüm tabanlı Zihin Haritaları sağlar. Bu Zihin Haritasını takımınızla paylaşarak herkesin aynı anda benzer hedeflere doğru çalışmasını sağlayabilirsiniz.
ClickUp Otomasyon
Siz daha acil taleplere odaklanırken, ağır işleri ClickUp Otomasyonuna bırakın. Platform, rutin görevleri yerine getirmek ve iş akışlarını kolaylaştırmak için 100'den fazla otomasyon fırsatı sunar.
Ayrıca, önceden oluşturulmuş otomasyon seçeneklerini kullanarak bunları gereksinimlerinize göre özelleştirebilirsiniz. Öncelikleri değiştirin, etiketler uygulayın ve durumu değiştirerek takımınızı bilgilendirin ve iş operasyonlarınızı güncel tutun.
ClickUp Tedarik Şablonları
ClickUp Tedarik Şablonları, tedarik süreçlerini standartlaştırma, basitleştirme ve kolaylaştırma ile zaman ve para tasarrufu sağlama konusunda yardımcı olur. Net ve tutarlı bir biçimin en önemli avantajı, hataların azalmasıdır. ClickUp Tedarik Şablonunun bazı temel unsurları şunlardır:
- Özel Durumlar: Açık, Açıklama Gerekli, Devam Ediyor vb. gibi 21 durum etiketi ile tedarik sürecindeki farklı aşamaları belirleyin.
- Özel Görünümler: Liste, Tedarikçi Seviyesi, Tedarikçi Riski, Seviye 1 Görev Açısından Kritik Tedarikçiler vb. dahil olmak üzere 8 farklı görünümden içgörüler toplayarak görevleri hızlı bir şekilde gerçekleştirin
- Özel Alanlar: Tedarikçi İrtibat Adı, Tedarik Onaylandı, İrtibat E-postası, Tedarikçi, Talep Eden vb. gibi görseller ekleyerek görevlerinizi kategorilere ayırın ve özellikler ekleyin.
- Proje yönetimi: Yukarıda vurgulanan tüm özelliklerle proje yönetimini basitleştirin ve hedeflerinize daha hızlı ulaşın
Tedarik türlerini, farklı adımları ve sınırlamaları anlayarak süreci daha iyi yönetebileceğinizi umuyoruz. Her şirketin ihtiyaçları farklı olsa da, genel bir anlayış, özel gereksinimlerinizi analiz etmenize ve değerli kaynaklardan yararlanmanıza yardımcı olabilir.
Ayrıca, ClickUp tedarik süreçleri, kapsamlı özellikleriyle anında ilerlemenize yardımcı olabilir. Birçok avantaj kapınızı çalarken, bugün ClickUp tedarik yönetimine kaydolun ve verimli operasyonlara hızlı bir şekilde başlayın!