Sağlam bir satın alma planınız olsa bile, anlaşmalarınız tıkanıyor mu? Tedarikçiler taahhütlerini yerine getirmiyor veya vaat edilen miktar indirimlerinden cayıyor mu?
Bu tür yaygın engeller, tedarik sürecini kolaylaştırmak için harcadığınız tüm çabaları boşa çıkarabilir. Teklifleri, maliyet karşılaştırmalarını ve satın alma siparişlerini yönetmek için saatler harcasanız bile, genellikle çok önemli bir ayrıntıyı gözden kaçırırsınız: Tedarik Sözleşmesi, bu sürecin en önemli parçasıdır.
Tedarikçiler sözlü vaatlerinden kolayca geri dönebilirler, ancak bir satın alma sözleşmesi ile taahhütlerine uymak zorundadırlar.
Anlaşma yapma becerilerinizi geliştirin ve faydalarınızı en üst düzeye çıkarın! Ayrıca, ClickUp platformunu tanıyın. Otomatik yenileme özelliği ile sözleşme yönetimini kolaylaştırır ve sorunsuz bir deneyim sunar.
Satın Alma Sözleşmesi Nedir?
Satın alma sözleşmesi, mal, hizmet veya işlerin satın alınmasına ilişkin şart ve koşulları belirleyen, alıcı ile satıcı arasında yasal olarak bağlayıcı bir anlaşmadır. Bu sözleşme, ürün özellikleri, miktar, fiyatlandırma, teslimat tarihleri, ödeme koşulları ve taraflarca mutabık kalınan diğer tüm ilgili koşulları ayrıntılı olarak belirleyen, tüm satın alma sürecini düzenleyen bir çerçeve görevi görür.
Bunu, satıcıyla yaptığınız anlaşmanın anahtar noktalarını yazdığınız boş bir sayfa olarak düşünün; malzeme kalitesi, teslim tarihleri, maliyetler ve daha fazlasını kapsar. Her iki taraf da sözleşmeyi imzaladıktan sonra, satıcılar yasal olarak vaatlerini yerine getirmekle yükümlüdür.
Satın alma sözleşmesi iki yönlü bir iştir; aynı zamanda sizi, yani alıcıyı, teslimatı almaya ve tedarik veya proje maliyetlerinin faturasını ödemeye yasal olarak bağlar.
Satın alma sözleşmesi, tahminleri ortadan kaldırır, her iki tarafın şüphelerini giderir ve sağlam bir müşteri-satıcı ilişkisi kurar. Ayrıca, son dakika sorunlarını veya taahhütlerin yerine getirilmemesini önleyerek satın alma takımının işini kolaylaştırır.
Satın Alma Sözleşmelerini Kullanmanın Avantajları
Satın alma sözleşmeleri size uzun vadeli faydalar sağlar. İşte bunları kullanmanızı şiddetle tavsiye etmemizin nedenleri:
1. Netlik ve kesinlik
Jeopolitik değişimlerin, politika değişikliklerinin ve pazar dinamiklerinin yaşandığı bir dünyada, işler belirsizliği azaltmaya yardımcı olacak her şeyden yararlanmalıdır.
Satın alma sözleşmeleri, iş operasyonlarınızı net bir şekilde yönlendirmenize yardımcı olabilir. Sağlam bir sözleşme, net şartlar sağlar, yanlış anlaşılmaları önler ve ilgili tüm taraflar için zaman ve para tasarrufu sağlar.
2. Potansiyel risklerden korunma
Bir tedarik sözleşmesi, önceden belirlenmiş bir fiyattan mal tedariki garantisi vererek, fiyat dalgalanmaları gibi piyasa belirsizliklerinden sizi koruyabilir.
Sözleşmeler, alıcı ve satıcıların güvene dayalı bir pozisyondan işbirliği yapmalarını sağlar. Her iki tarafın da faizlerini korur ve güvenle birlikte çalışmalarına yardımcı olur. Anlaşmanın tüm şart ve koşullarını açıkça belirtmek suretiyle, işletmelerin gereksiz risklerden kaçınmasına yardımcı olur.
3. İş bilgileri sağlar
Fiyatlandırma, malzeme kalitesi, hizmet parametreleri, tarihler vb. tüm mutabık kalınan ayrıntıları listeleyen tedarik veya satın alma sözleşmeleri şeffaflık sağlar ve bilinçli kararlar alınmasına yardımcı olur.
Örnek olarak tedarikçilerle uzun vadeli sözleşmeler yapmayı düşünün. Bu sözleşmeler gelecekteki satın alma fiyatlarını garanti eder. Böylece gelecekteki giderleri tahmin edebilir, daha doğru fiyatlandırma yapabilir ve tedarikçiden paranızın karşılığını yeterince alıp almadığınızı değerlendirebilirsiniz.
3 Tedarik Sözleşmesi Türü
Almaya hazır olduğunuz riskin derecesine, şirketinizin hedeflerine vb. uygun farklı tedarikçi anlaşmaları bulunmaktadır.
Satın alma sözleşmeleri temel olarak üç türe ayrılabilir. Her birini ayrıntılı olarak inceleyelim
1. Sabit fiyat sözleşmesi
Adından da anlaşılacağı gibi, sabit fiyat sözleşmeleri, sözleşmeye konu olan mal veya hizmetler için sabit bir fiyat belirler.
Bu tür sözleşmelere toplu sözleşme de denir. Piyasa dalgalanmaları veya diğer faktörlerden bağımsız olarak, satın alınan mal veya hizmetlerin alıcı tarafından ödenecek fiyatını sabitler. İşinizin fonksiyonları için gerekli olan temel tedarikler için ideal sözleşme türü olabilir. Bu sözleşmeler iki açıdan faydalıdır:
- İlk olarak, belirli bir miktar için ödeyeceğiniz kesin fiyatı bildiğiniz için maliyet aşımlarının tüm olasılıklarını azaltır
- İkincisi, satıcıların sözleşmede belirtilen ürünleri beklenen miktarda sağlayabildikleri sürece kazançlarını doğru bir şekilde tahmin etmelerine yardımcı olur
Unutmamanız gereken tek şey, özellikle piyasa fiyatlarında dalgalanmalar olduğu dönemlerde kaliteyi düzenli olarak değerlendirmeniz gerektiğidir. Sabit fiyatlı sözleşmeler üç kategoriye ayrılabilir. Bunlar şunlardır:
Sabit fiyat
Bu en temel sözleşme, tedarikçinin önceden belirlenmiş fiyat ve şartlara uymasını sağlar. Daha iyi anlamak için, devlet sözleşmelerinin nasıl işlediğini düşünün.
Nihai projenin fiyatını önceden belirlerler.
Sabit fiyat ve teşvik ücreti (FPIF)
Bu düzenleme, satıcının olağan beklentileri aştığında ona bir teşvik verdiğiniz bir tür seviye atlama formudur.
Bu, sağlanan hizmetler için sabit bir fiyat belirlenen, ancak tedarikçinin performansı beklentilerin üzerinde olduğunda önceden tanımlanmış bir teşvik sunan, ödül temelli bir sistemdir. Bu sözleşme formu tedarikçinin lehine işler ve genellikle söz konusu malların kıt olduğu durumlarda kullanılır.
Ekonomik fiyat ayarlamalı sabit fiyat (FPEPA)
Ekonomik fiyat ayarlaması içeren sabit fiyat sözleşmesi, işin kapsamını ve ödenecek fiyatı önceden belirler, ancak piyasa fiyatlarındaki değişiklikler ve enflasyon için bir hüküm içerir. Bu, tedarikçinin kontrolü dışındaki faktörler nedeniyle üretim maliyetleri artarsa nihai fiyatın ayarlanabileceği anlamına gelir.
Tedarikçinin öngörülemeyen piyasa koşullarına karşı bir tampon ihtiyacı olduğu çok yıllık anlaşmalarda en çok kullanılan sözleşme türüdür. Ayrıca, alıcıların yıllar boyunca talep olacağını bekledikleri bir ürün için stok güvencesi almak istediklerinde de yaygın olarak kullanılır.
2. Maliyet geri ödemeli sözleşmeler
Maliyet geri ödemeli sözleşmede, satıcı, alıcının sözleşmenin başarıyla tamamlanması durumunda bu maliyetleri geri ödeyeceğini kabul ederek, ürünün geliştirilmesi, üretilmesi ve teslim edilmesinin maliyetini üstlenir.
Değişiklik yapılabilmekle birlikte, alıcı ve satıcı potansiyel bir bütçe üzerinde anlaşır ve kabul edilebilir maksimum fiyatı belirler. Farklı türdeki maliyet geri ödeme sözleşmeleri şunlardır:
Maliyet artı sabit fiyat (CPFF)
Proje tedarikçileri algıladıkları risk nedeniyle tereddüt mü ediyor? Sorun değil, tüm risklerini karşılayın.
Bu tür sözleşmelerde satıcı, tüm masraflarının yanı sıra sabit bir tutar da alır ve böylece herhangi bir risk veya ödeme belirsizliğinden korunur. Sabit tutar, toplam fiyatın belirli bir yüzdesi olabilir.
Satıcı sözleşmenin koşullarını yerine getiremezse, bu sözleşme kapsamında bazı masrafları üstlenmekle yükümlü olabilir.
Maliyet artı teşvik ücreti (CPIF)
Önceki sözleşmeden daha ileriye giden bu sözleşme, sabit bir maliyet içerir, alıcı tarafındaki riskleri kapsar ve satıcının performansına dayalı bir teşvik sistemi sunar.
Buradaki teşvik, satıcının performansı sayesinde ne kadar tasarruf edebileceğinize bağlıdır. Her şey sözleşmede önceden belirlenmiştir, bu nedenle tutarlardaki dalgalanmalar konusunda endişelenmenize gerek yoktur.
Satıcı sözleşme şartlarını yerine getiremezse, başarısız projenin maliyeti alıcı ve satıcı arasında paylaşılmalıdır.
Maliyet artı ödül ücreti (CPAF)
Bu tür sözleşmelerde, alıcı satıcıya üretim maliyetini ve ek bir ödül ücretini geri öder. Ücret, alıcının karar verdiği kadar yüksek veya düşük olabilir.
Maliyet artı maliyet yüzdesi (CPPC)
Bu son tür maliyet geri ödemeli sözleşmede, satıcıya hizmet maliyeti artı maliyetin belirli bir yüzdesi kar olarak ödenir.
Bu, satıcının kar yüzdesini artırmak için satışlarını artırmasını teşvik eder. En iyi sonuçları elde etmek için hizmet ve kalitelerine dikkat edin.
3. Zaman ve malzeme sözleşmesi
Hala sabit maliyetli veya maliyet geri ödeme sözleşmesi arasında kararsızsanız ve her iki avantajdan da yararlanmak istiyorsanız, zaman ve malzeme sözleşmesini düşünebilirsiniz.
Sabit fiyatlı ve maliyet geri ödemeli sözleşmelerin en iyi özelliklerini bir araya getirerek size ideal bir çözüm sunar. Bu tür sözleşmelerde, alıcı, bir hizmet veya ürüne yatırılan zaman ve malzeme için satıcıya ödeme yapmayı kabul eder. Giderleri kontrol altında tutmak için sözleşmede malzeme ve işçilik için sabit bir ücret belirlenir ve harcanabilecek zaman ve malzeme miktarı için bir üst sınır belirlenir. Bu, kapsamı veya gereksinimleri tam olarak belirleyemediğiniz projeler için en iyi yoldur.
Zaman ve malzeme sözleşmesi, riskleri her iki taraf arasında eşit olarak paylaştırarak satıcılara ve alıcılara gönül rahatlığı sağlar.
Bu sözleşmeyi tercih ederken, olası aşımlardan korunmak için bir üst sınır belirleyin.
Satın Alma Sözleşmesi Süreci: Ayrıntılı Genel Bakış
Artık çeşitli satın alma sözleşmeleri hakkında bilgi sahibi olduğunuza göre, ihtiyaçlarınıza en uygun seçimi güvenle yapabilirsiniz. Başlamanıza yardımcı olacak ayrıntılı bir satın alma süreci özeti aşağıda yer almaktadır.
Adım 1: İşin kapsamını belirleyin
Aslında ilk adım size ait değildir. İş gereksinimini belirleyen ve size satın alma talebini gönderen proje yönetimi takımına aittir.
Satın alma ekibini sürece dahil etmeden önce, talep sahibi işin kapsamını ve mal ve hizmet gereksinimlerini ayrıntılı bir şekilde değerlendirmelidir. Talebi aldıktan sonra, ekibin ihtiyaçlarını ve ürün özelliklerini inceleyeceksiniz.
2. Tedarikçilerden teklif alın
Görevin kapsamını anladıktan sonra, potansiyel tedarikçilere ulaşın ve teklifleri toplayın. Gereksinimler daha önce tedarik edilen bir şeye benziyorsa, önceki tedarikçilerinize ulaşarak teklif isteyebilirsiniz.
Ancak, yeni gereksinimler için potansiyel tedarikçilerden bir eylem planı önermelerini isteyin ve bunun yerine teklif talebinde bulunun.
3. Satıcı teklifini seçin
Tüm tedarikçi teklifleri ve fiyat teklifleri elinizin altında olduğundan, artık gereksinimlerinize en uygun tedarikçiyi seçebilirsiniz.
Teklifleri incelerken, iş gereksinimlerinizi en iyi şekilde karşılayan ve yatırımınız için en yüksek değeri sunan teklifleri arayın. İhtiyaçlarınızı etkili bir şekilde karşılamak ve uygun maliyetli çözümler sunmak arasında bir denge arayın. Bu, iş hedeflerinizi gerçekleştirmenizi ve finansal kaynaklarınızdan en iyi şekilde yararlanmanızı sağlar.
4. Satın alma sözleşmesi taslağı hazırlayın
Satıcınızı seçtiniz, şimdi tartıştığımız önemli adıma geçelim: sözleşme taslağı hazırlama.
Standart sözleşmeler için sözleşme şablonlarını kullanın ve bilgilerinizi girin. Ancak, benzersiz bir durum söz konusuysa, sıfırdan bir sözleşme oluşturmanız ve hukuk departmanından tavsiye almanız gerekebilir.
5. Sözleşmeyi onaylayın
Sözleşme hazırlandıktan sonra, satıcıya gönderilmeden önce satın alma departmanı tarafından bir kez daha incelenir.
Sözleşme şartlarına ilişkin tüm müzakereler bu aşamada gerçekleşir ve her iki taraf da anlaşmaya vardığında sözleşme imzalanır. Bu, herkesin aynı sayfada olmasını ve üzerinde anlaşmaya varılan şartların imzalanan sözleşmede resmi olarak belgelenmesini sağlar.
6. Sözleşmeyi dosyalayın
Her iki taraf da sözleşmeyi kesinleştirip imzaladıktan sonra, sözleşmeyi özel bir depoda saklayın. Böylece, gelecekte sorunlar veya anlaşmazlıklar ortaya çıkarsa sözleşmeye kolayca erişebilir ve başvurabilirsiniz.
Tüm sözleşmeleri tek bir yerde tutmak, sözleşmeleri bulmayı kolaylaştırır ve gelecekte başvurmak üzere eksiksiz bir kayıt tutarak şeffaflık ve hesap verebilirlik sağlar.
7. Satın alma sürecine devam edin
Artık her şey ayarlandı, satın alma siparişi kullanarak mallar için sipariş verme zamanı geldi.
Sözleşmeye konu ürün veya hizmetler teslim edildikten sonra, bunların sözleşme şartlarına uygun olduğundan emin olun. Satın alma siparişini, teslimat makbuzunu ve tedarikçi faturasını karşılaştırmak isteyebilirsiniz.
Her şey kontrol edildikten sonra, ödemeyi kararlaştırılan süre içinde gerçekleştirin. Bu son adım, siparişin verilmesinden ödemeye kadar tüm satın alma sürecinin tamamlandığını ve kararlaştırılan şartlara uygun olarak gerçekleştirildiğini garanti eder.
8. Sözleşmenin feshi
Tüm sözleşme şartlarını yerine getirdikten sonra, sözleşmenin feshini düşünmenin zamanı gelmiştir.
Satıcının hizmetleri tatmin edici bulunursa, bunları kayıtlarınızda tutarak uzun vadeli ve güvenilir bir iş ilişkisi için temel oluşturabilirsiniz.
Bunu yaparak, başarılı işbirliklerini sürdürür ve uzun vadede satın alma süreçlerinizin istikrar ve verimliliğini artırırsınız.
Satın Alma Sözleşmelerinin Uygulanması
Satın alma sözleşmelerini etkili bir şekilde yönetmek zor bir görev gibi görünebilir, ancak doğru satın alma yönetimi aracıyla bu işi kolayca halledebilirsiniz.
ClickUp, işe hemen başlayabilmeniz için ihtiyacınız olan tüm araçları size sağlar. ClickUp'ın tedarik süreçlerinizi daha sorunsuz ve daha organize hale getirmesinin birkaç yolu.
ClickUp Sözleşme Yönetimi
Satın alma sözleşme yönetimini kolaylaştırmak için ClickUp'ın Sözleşme Yönetimi Şablonunu kullanın.
Bu bilgilerin yardımıyla, tüm satın alma sözleşmelerinizi geliştirme aşamasından onay ve son gönderi aşamasına kadar her aşamada izleyebilir ve yönetebilirsiniz. Satın alma sürecini izlemek için ek araçlara ihtiyacınız yok; her şey ClickUp içinde gerçekleşebilir.
ClickUp Tedarik Şablonları
ClickUp'ın Tedarik Şablonu, tüm tedarik ihtiyaçlarınız için tek noktadan bir çözümdür. Süreçleri standartlaştırmanıza yardımcı olarak şeffaflık ve daha basit yönetim sağlar.
Özel durumlar ve özel alanlarla tedarik süreçlerinizi kolayca yönetin. Öncelik etiketleri, görevler, atanan kişiler ve etiketler kullanarak tedarik faaliyetlerini izleyin. Durum güncellemelerini kullanarak paydaşları ilerleme hakkında otomatik olarak bilgilendirin.
Liste Görünümü'nde görevleri izleyin; Tedarikçi Katman Görünümü ile tedarikçi ilişkilerini analiz edin; Tedarik Standart İşlem Prosedürleri Görünümü ile standartlaştırılmış süreçler oluşturun; Takvim Görünümü ile zaman çizelgelerini izleyin.
ClickUp ile, size zamanında bildirimler gönderdiği için günlük takvim kontrollerinden kurtulabilirsiniz. Bu özellik, sürekli manuel izleme gerektirmeden görevlerinizi ve son teslim tarihlerinizi takip etmenizi sağlar, iş akışınızı kolaylaştırır ve satın alma sürecinizin verimliliğini artırır.
ClickUp Görevleri
Aynı anda birden fazla süreci ve satın alma sözleşmesini idare etmekte zorlanıyor musunuz?
ClickUp Görevleri, işlerinizi daha kolay hale getirerek yükünüzü hafifletir. Görevler ile süreçlerinizi yönetilebilir adımlara ve alt görevlere bölebilir ve bunları çeşitli sahiplere atayabilirsiniz.
Yapılacak tüm öğeleri takip etmek ve görevleri önceliklerine göre düzenlemek için Kontrol Listeleri oluşturun. ClickUp ayrıca yorum konuları, paylaşılabilir ekran kayıtları ve dosya paylaşımı ile çeşitli görevlerde takımınızla işbirliğini basitleştirir. Bu verimlilik artışı, verimliliği artırarak daha fazlasını başarmanızı sağlar.
ClickUp Otomasyonları
ClickUp Otomasyonları, sözleşme yenilemeleri gibi yinelenen görevleri otomatik olarak tetikleyerek tedarik sözleşmesi süreçlerinde devrim yaratır.
Bu özellik, manuel müdahaleye gerek kalmadan tedarik sözleşmelerinin zamanında ve sorunsuz bir şekilde yönetilmesini sağlar.
ClickUp ile Satın Alma Sözleşmelerinizi Basitleştirin
Artık üç tür tedarik sözleşmesi ve bunların farklı özellikleri hakkında bilgi sahibi olduğunuza göre, tedarik stratejinizi güvenle planlayabilirsiniz.
ClickUp'ın satın alma şablonları, sözleşme yönetimi ve görev yönetimi özellikleri, verimli ve etkili satın alma iş akışları oluşturmanıza yardımcı olabilir.
Bugün ClickUp'a kaydolun ve tedarik sözleşmesi yönetimini çocuk oyuncağı haline getirin