Çalışan verimliliği, her organizasyonda efsanevi bir kavramdır. Birinin gerçekten verimli olduğunu nasıl anlarız? Bu nedenle, senkronize toplantılar, çalışma odasında bulunma, zamanlı öğle molaları ve 9-5 rutinleri gibi kontrol noktaları oluşturduk.
Ancak zaman değişti. Senkronize, ofis içi çalışma artık tek çalışma türü değil. Günümüz çalışanları sadece çalışma saatlerinde değil, işin yapılma biçiminde de daha fazla esneklik arıyor.
Bir iş lideri, yönetici veya İK uzmanı olarak, onlara yardımcı olmak için eşzamansız iş stratejilerini nasıl uygulayabilirsiniz? Hadi öğrenelim.
Asenkron İş Nedir?
Asenkron iş, çalışanların görevleri kendi programlarına göre tamamladıkları ve gerçek zamanlı etkileşim veya işbirliği baskısı olmadan iş arkadaşlarıyla iletişim kurdukları bir çalışma tarzını ifade eder. Çalışanlara iş günlerini daha iyi kontrol etme imkanı sunan esnek bir çalışma düzenlemesidir.
Esasen, takımdaki her bir bireyin çalışma saatleri diğerleriyle her zaman senkronize değildir, bu nedenle bu çalışma tarzına asenkron denir.
Asenkron ve uzaktan çalışma: Asenkron bir iş yeri nasıl görünür?
Asenkron çalışma, takımınızdaki herkesin uzaktan çalıştığı veya dünyanın farklı yerlerinde olduğu anlamına gelmez. Bu sadece herkesin nasıl, nerede ve ne zaman çalışacağını özgürce belirleyebileceği anlamına gelir
Asenkron çalışma aşağıdaki özelliklerle tanımlanır:
- Çalışanlar uzaktan çalışma esnekliğine sahip ve kendi çalışma saatlerini belirleyebiliyor
- Çalışma programlarını yaşamlarına, alışkanlıklarına ve verimlilik döngülerine göre tasarlarlar
- Takımlar, gerçek zamanlı bire bir toplantılar yerine uzaktan çalışma araçları, ortak belgeler, e-postalar ve proje yönetimi sistemleri aracılığıyla iletişim kurar
- Asenkron çalışmalarının yönetileceği kuralları, sınırları ve kodu onlar belirler
- Tüm gerçek zamanlı işbirliği önceden planlanır ve maksimum verimlilik için optimize edilir
Kısacası, asenkron iş, verimliliği görünürlük ve kullanılabilirlikten ayırır. Kurucu ve asenkron çalışan Tyler Gillespie, asenkron iletişim hakkındaki blogunda şöyle diyor
[Asenkron iş] çalışanların ve takım üyelerinin sürekli olarak izlenmeye veya yönetilmeye ihtiyaç duymayan yetişkinler olduğunun bir kanıtıdır.
[Asenkron çalışma] çalışanların ve takım üyelerinin sürekli olarak izlenmeye veya yönetilmeye ihtiyaç duymayan yetişkin bireyler olduğunun bir kanıtıdır.
Sonuç olarak, çalışıyor görünmek için ofisinizde oturmanıza gerek yok!
📮 ClickUp Insight: Çalışanların %48'i, iş-yaşam dengesi için hibrit çalışmanın en iyisi olduğunu söylüyor. Ancak, %50'si hala çoğunlukla ofiste çalışırken, farklı konumlarda uyum içinde çalışmak zor olabilir. Ancak ClickUp, uzaktan, hibrit, asenkron ve bunların arasındaki her türlü takım için tasarlanmıştır.
ClickUp Sohbet ve Atanan Yorumlar ile takımlar, sonsuz toplantılar yapmadan hızlı bir şekilde güncellemeleri paylaşabilir, geri bildirimde bulunabilir ve tartışmaları eyleme dönüştürebilir. ClickUp Belgeleri ve ClickUp Beyaz Tahtalar aracılığıyla gerçek zamanlı olarak işbirliği yapın, görevleri doğrudan yorumlardan atayın ve nerede çalışırlarsa çalışsınlar herkesin aynı sayfada olmasını sağlayın!
💫 Gerçek Sonuçlar: STANLEY Security, ClickUp'ın sorunsuz işbirliği araçları sayesinde ekip çalışması memnuniyetinde %80 artış gördü.
Asenkron Çalışmayı Anlamak
Asenkron çalışma, verimliliği sürekli iletişimden ayırır. Asenkron iletişim, anında yanıt veya tepki gerektirmeden işin mümkün olan en az kesintiye uğrayacak şekilde yapılmasına yardımcı olur. Bu çalışma tarzında, iş arkadaşları birbirlerinin özerkliğini saygı duyar ve iş yerindeki esnekliğe değer verir.
Peki, bu geleneksel işten (senkronize iş dediğimiz) ne kadar farklı? Hadi öğrenelim.
Eşzamanlı ve eşzamansız iş: Aralarındaki farklar nelerdir?
Asenkron ve senkron iş, esas olarak takım üyelerinin belirli bir zamanda ulaşılabilirlikleri açısından farklılık gösteren iki operasyonel modeldir. Senkron iş, genellikle herkesin ofiste veya çevrimiçi olduğu 9-5 arası bir modeldir.
Asenkron iş, takımlar hedeflerini ve kabul kriterlerini birlikte belirledikten sonra kendi zamanlarında ve alanlarında işlerini yapmak üzere ayrıldıklarında ortaya çıkar. Bu fark çeşitli şekillerde kendini gösterir.
| Özellik | Asenkron iş | Eşzamanlı iş |
|---|---|---|
| Çalışma modeli | Çalışanlar konum ve zaman bağımsızlığı kazanır | Dağıtılmış takımlar bile gerçek zamanlı olarak işbirliği yapar ve birlikte çalışır |
| İletişim | Proje yönetimi araçları, e-postalar, mesajlaşma vb. aracılığıyla. | Yüz yüze veya canlı video/sesli görüşmeler yoluyla |
| Yönetim | Yüksek düzeyde öz yönetim | Yöneticiler büyük rol oynar |
| Yanıt süresi | Takım tarafından topluca kararlaştırılmış | Hemen yanıt bekleniyor |
| Güven | Yüksek güven ve özerklik | Düşük güven (izleme ile) |
Asenkron iş ne açıdan daha iyidir?
Ofis ortamını hayal edin: İşe geldiniz, selamlaşmalar bitti ve bir iş arkadaşınız sizden bir içerik, web sitesi için bir blog yazısı hazırlamanızı istiyor. İşe koyuluyorsunuz.
Tık tık; masanızın önünden geçen başka bir iş arkadaşınız, aylık Google Analytics raporunu görüşmek için sizi rahatsız ediyor. Sayılara göz atıp kafanızda hesap yapmaya başlıyorsunuz ki... ping! Yöneticiniz sizi kısa bir görüşme için çağırıyor.
Birkaç görevin önceliğini yeniden belirler ve takımınızdaki bazı sorunları tartışırsınız. Farkına varmadan öğle vakti gelir.
Özet: Siz meşgulken, orijinal iş listeniz hiç dokunulmadan kalıyor.
Bu durum eşzamansız çalışmalarda da ortaya çıkabilir, ancak sistemler bunu önlemek için belirli taktikler ve yöntemler sunar.
- Bildirimler kapalı: Görevlerinize odaklanmak için Slack bildirimlerini kapatabilirsiniz. (Ofisten geçen bir iş arkadaşınızı görmezden gelemezsiniz!)
- Daha iyi günlük planlama: Mesajları veya e-postaları kontrol etmek için zaman ayırabilirsiniz, böylece derinlemesine çalışırken dikkatiniz dağılmaz. (Omzunuza dokunulması durumunda ne yapmayı planlıyorsunuz?)
- Yönetilen beklentiler: Asenkron takımlar anında yanıt beklemez, bu da gerektiğinde hayır demeyi kolaylaştırır. (Yüz yüze "hızlı bir sohbet" isteyen birine hayır demek çok daha zordur.)
- Özel olarak tasarlanmış sistemler: Asenkron takımlar, bilgilerin açık ve ihtiyaç duyan herkes tarafından erişilebilir olmasını sağlamak için dokümantasyon, proje yönetimi ve diğer araçlara da sahiptir. (Tüm soruları yanıtlamak zorunda değilsiniz)
- Takvim yönetimi: Profesörlerin ofis saatleri gibi "iletişim saatleri" planlayarak, ne zaman görüşmeye hazır olduğunuzu diğer kişilere bildirebilirsiniz. (Bunu ofiste yapmak pahalı olabilir)
Asenkron iş, siz veya iş arkadaşınız oturum açana veya farklı zaman dilimlerinde belgeleri birlikte yazmaya başlayana kadar askıda kalan bir omuz vuruşudur.
📮ClickUp Insight: Bağlam değiştirme, takımınızın verimliliğini sessizce azaltıyor. Araştırmamız, işteki kesintilerin %42'sinin platformlar arasında geçiş yapmak, e-postaları yönetmek ve toplantılar arasında gidip gelmekten kaynaklandığını gösteriyor.
Bu maliyetli kesintileri ortadan kaldırabilseydiniz ne olurdu? ClickUp , iş akışlarınızı (ve sohbetlerinizi) tek bir akıcı platformda birleştirir . AI destekli özellikler bağlamı bağlantılı, aranabilir ve yönetilebilir tutarken, sohbet, belgeler, beyaz tahtalar ve daha fazlasından görevlerinizi başlatın ve yönetin!
Bu, tüm senkronize işlerin verimliliği öldürdüğü anlamına mı geliyor? Hayır!
Tüm senkron iletişim gereksiz değildir. Takımları aynı sayfaya getirmek için gerçek zamanlı işbirliğinin gerekli olduğu birçok durum vardır.
📚 Bonus Okuma: Asenkron çalışma işbirliğini nasıl değiştiriyor?
Senkron ve asenkron iş ne zaman uygundur?
Eşzamanlı iş, gerçek zamanlı iletişimin gerekli olduğu durumlarda en iyisidir, örneğin:
- Takım değerlendirmeleri: Gerçek zamanlı olarak yüz yüze görüşmek, geri bildirimlerin duygusal ve insani yönlerini daha iyi ele almaya yardımcı olur
- Beyin fırtınası oturumları: Senkronize erişilebilirlik, kapalı bir ortamda birbirinizin fikirlerini geliştirmenize yardımcı olur
- Serendipitous ideation: Takımlar senkronize bir şekilde çalışırsa, su makinesinin başında geçirdiğiniz sıradan bir an önemli atılımların önünü açabilir
- İkna: Bire bir etkileşim olmadan bir potansiyel müşteriyi satın almaya veya öfkeli bir müşteriyi kalmaya ikna etmeniz çok olası değildir
- Atölye çalışmaları: Yaparak öğrenmek, yüz yüze ve gerçek zamanlı olarak daha iyi sonuç verir. Bu, özellikle iki veya daha fazla kişinin birlikte çalışması gereken görevler için geçerlidir
Asenkron iş, takımların odaklanarak çalışmak için alana ihtiyaç duyduğu durumlarda daha etkilidir, örneğin:
- Stand-up yazma: Tamamlanan işler, devam eden işler ve engeller hakkında basit, düzenli güncellemeler asenkron olarak gönderilebilir. Hatta, ClickUp Brain gibi bir AI proje yönetimi asistanı ile bunu günlük, haftalık veya özel sıklıkta otomatikleştirebilirsiniz
- Birlikte içerik oluşturma: Bir konu üzerinde anlaştıktan sonra, eşzamansız olarak bir içerik yazabilirsiniz. Birden fazla kişi, gerçek zamanlı bir toplantıya gerek kalmadan ortak bir belgeye işlerini girebilir ve bağımsız olarak veya işbirliği içinde düzenlemeler yapabilir. Nasıl mı? ClickUp Docs gibi bir belge yöneticisinde Anlık ve Canlı İşbirliği ile!
- Proje yönetimi: Bir proje yöneticisi, işinin çoğunu eşzamansız olarak yapabilir. Örneğin, takım üyeleriyle gerçek zamanlı olarak bir arada olmadan görevler atayabilir, iş akışları oluşturabilir, sesli/metin geri bildirimleri gönderebilir vb
- Yeni çalışanların işe alımı: Yeni bir çalışanı her adımda elinden tutup yönlendirmek artık geçmişte kaldı. Artık, yeni çalışanların kendileri inceleyebileceği açık ve kapsamlı bir işe alım belgesi hazırlayabilirsiniz!
💡 Profesyonel İpucu: Asenkron işe alım sürecine geçişte yardıma mı ihtiyacınız var? ClickUp'ın Çalışan İşe Alım Şablonunu ücretsiz indirin — işe alım kontrol listesi düzenlemek, çalışanları rollerine tanıtmak için toplantılar ve görevler ayarlamak ve eğitimleri yönetmek için tek adresli kaynağınız.
İkisini birleştiren bir model izlerseniz, hibrit işyerinizdeki iletişimi daha etkili hale getirebilirsiniz.
Asenkron çalışmanın ne olduğunu ve geleneksel modellerden nasıl farklı olduğunu anladığımıza göre, şimdi bunu nasıl tüm kalbinizle benimseyebileceğinizi görelim.
Asenkron Çalışmayı Uygulama: En İyi Uygulamalar
Teoride, asenkron iş basit bir kavramdır: İnsanların kendilerini ve işlerini kendilerine en uygun şekilde yönetmelerine izin verin. Pratikte ise bu kaosa yol açabilir.
Asenkron çalışmayı sorunsuz bir şekilde uygulamak için, yalnızca çalışanları değil, yöneticileri, İK departmanını vb. de kapsayan insan kaynağına, süreçlere ve teknolojiye ihtiyacınız vardır. Başarıyı garantilemek için bu en iyi uygulamalardan nasıl yararlanabileceğinizi görelim.
1. Asenkron işin şampiyonlarını belirleyin ve liderlerin desteğini alın
İnsanlar bir şeye inanmaz ve kendilerini onunla özdeşleştirmezse hiçbir şey yapamazsınız.
Asenkron çalışmayı mümkün kılmak için hedef kitlenizin nabzını tutmanız gerekir. Hem liderlerin desteğini almalı hem de çalışanların gerçek isteklerini değerlendirmelisiniz.
Liderlerin desteğini alma
Asenkron çalışma için liderlerin desteğini almak, onların hedefleri (verimlilik, üretkenlik, kültür, sonuçlar) ile asenkron çalışmanın faydaları arasındaki bağlantıları kurmakla ilgilidir.
Asenkron işi, liderlerin önem verdiği sonuçlarla ilişkilendirin:
- Hız: Gereksiz toplantılarda daha az zaman kaybı = daha hızlı karar alma
- Kalite: İnsanlar daha fazla odaklanma süresi elde eder = daha derin düşünme ve daha iyi sonuçlar
- Maliyet: Daha az toplantı = daha az zaman kaybı, yüksek verimli işlere daha fazla zaman ayırma
- Küresel takım işbirliği: Async, farklı saat dilimlerinde çalışmayı daha kapsayıcı ve verimli hale getirir
Şu cümleleri kullanın: "Asenkron iletişim, toplantı zamanlarını beklemeden net bir şekilde düşünmemizi ve kaliteli yanıtlar vermemizi sağlıyor."
💡 Profesyonel İpucu: Zaten asenkron araçlar (örneğin ClickUp ) kullanıyorsanız, başarılarınızı vurgulayın. Örneğin, ClickUp'a geçtikten sonra takımlar şunları bildirdi:
- haftada 3 saatten fazla zaman tasarrufu ( müşterilerin %60,2'si )
- Tasarruf edilen para (müşterilerin %54,7'si)
- Daha iyi verimlilik (müşterilerin %96,7'si)
- Daha iyi işbirliği (müşterilerin %87,9'u)
Liderlik, başka bir büyük değişim konusunda temkinli olabilir. Bu nedenle, bir pilot uygulama önerin:
- "Bir çeyrek boyunca asenkron durum güncellemelerini deneyelim, henüz tüm organizasyon genelinde commit yapmaya gerek yok."
- " ClickUp Clips'i bire bir güncellemeler için kullanıp, yalnızca gerektiğinde aramaya geçsek nasıl olur?"
Bu, algılanan riski azaltır ve onlara avantajları gösterir.
Çalışanların isteklerini değerlendirme
- Takımlarınızın asenkron iş yapmak isteyip istemediğini anlamak için anketler yapın; ClickUp Formları bunu yapmak için harika bir yoldur
- Sadece esnek çalışma saatlerine mi ihtiyaçları var yoksa esnek konum da mı gerekli diye sorun
- Mevcut iş yöntemlerini ve verimlilik düzeylerini öğrenin
Ardından, takımınızın diğer üyeleri arasında bu davayı savunacak özellikle hevesli üyeleri belirleyin. Değişim yönetimini güçlendirmek için gerekli araçlar ve süreçlerle onları destekleyin
2. Sistemler oluşturun
Uzaktan çalışan takımlar da ortak bir çalışma alanına ihtiyaç duyar, ancak bu alan sanaldır. Takımınız için kapsamlı, çok yönlü bir sanal çalışma alanı oluşturun. ClickUp'ın uzaktan çalışma için hepsi bir arada çalışma platformu, asenkron çalışmayı desteklemek için ihtiyacınız olan her şeyi sunar:
- Projeler ve görevler
- Birden çok görünüm
- Verimlilik izleme
- Performans yönetimi
- Dokümantasyon
- Otomasyonlar
📮ClickUp Insight: Düşük performanslı takımlar 15'ten fazla aracı kullanma olasılığı 4 kat daha fazladır, yüksek performanslı takımlar ise araç setlerini 9 veya daha az platformla sınırlayarak verimliliklerini korurlar. Peki ya tek bir platform kullanmaya ne dersiniz?
İş için her şeyi içeren bir uygulama olan ClickUp, görevlerinizi, projelerinizi, belgelerinizi, wiki sayfalarınızı, sohbetlerinizi ve aramalarınızı tek bir platformda bir araya getirir ve AI destekli iş akışlarıyla tamamlar. Daha akıllı çalışmaya hazır mısınız? ClickUp her takım için çalışır, işi görünür hale getirir ve AI geri kalanıyla ilgilenirken sizin önemli olan şeylere odaklanmanızı sağlar.
3. İletişimi güçlendirin
Kurduğunuz tüm sistemlerin eşzamansız iletişim, fikir alışverişi ve eylem öğeleri üzerinde işbirliğini mümkün kıldığınızdan emin olun.
ClickUp, bir dizi asenkron iletişim özelliği de içerir. ClickUp Görevleri, takımların fikirleri bağlam içinde tartışmaları için iç içe geçmiş yorumlar sunar. ClickUp Beyaz Tahtalar ve Zihin Haritaları, takımlara fikirlerini beyin fırtınası yapmak, ClickUp Belgeleri aracılığıyla mevcut bilgilere bağlamak ve hatta takip için eyleme geçirilebilir görevler oluşturmak için paylaşılan bir tuval sunarak sanal işbirliğini hem görsel hem de etkili hale getirir.
ClickUp Sohbet, konuşmaları odaklı, eyleme geçirilebilir ve işin yapıldığı yerde tutmak için tasarlanmış, asenkron iş için özel olarak geliştirilmiştir.
Takımlar, mesajlaşma uygulamaları ve görev araçları arasında geçiş yapmak yerine, projelerini doğrudan ClickUp içinde, görevleri, belgeleri ve zaman çizelgeleriyle aynı sayfada tartışabilir. Takım arkadaşlarınızı etiketleyebilir, belirli görevlere veya belgelere bağlantı verebilir ve hatta tek bir tıklama ile mesajları eylem öğelerine dönüştürebilirsiniz.
Konular, tartışmaları düzenli tutmaya yardımcı olurken, bildirimler saatler sonra bile hiçbir şeyi kaçırmamanızı sağlar. İhtiyacınız olduğunda gerçek zamanlı, olmadığında asenkron.
4. Slack'i azaltmak için metin mesajlarının ötesine geçin
Metin mesajlaşırken, özellikle farklı bir lehçe konuşan veya farklı bir kültürden gelen kişilerle, tonunuz yanlış anlaşılabilir. Bu nedenle, Slack'i bırakın, dikkat dağıtıcı sohbet uygulamalarını terk edin ve metin, ses, video ve daha fazlasını içeren iletişim fırsatları yaratın.
Örneğin, ClickUp Clips, ekran kayıtlarını anında paylaşmanıza ve sesli geri bildirimde bulunmanıza olanak tanır. Video görüşmesi yapmak yerine (bu, tüm tarafların aynı anda müsait olmasını gerektirir), alıcının daha sonra görüntüleyebilmesi için (sesli veya sessiz) bir video oluşturabilirsiniz.
Clips ile ayrıca şunları da yapabilirsiniz:
- Kayıtları transkripsiyonlayın ve konuşmanın ilgili bölümlerini asenkron mesajlaşma için kopyalayın
- Video içine yorumlar ekleyin ve zaman çizelgesi üzerinde konuşmalar başlatın
- Klip açıklamalarını gerçek bir yapılacaklar listesine dönüştürün
- Transkriptlerde belirli bir konuşma konusunu arayın
🎥 ClickUp'ın yerel yapay zekası ClickUp Brain'i kullanarak asenkron işler için sesli ve video mesajları nasıl transkribe edebileceğinizi buradan öğrenin:
5. Beklentileri yönetin ve fazla iletişim kurun
Takımı bir araya getirerek birbirleri için sınırlar ve beklentiler belirleyin. Bu, aşağıdakilerle ilgili kararlar almayı içerebilir:
- Bir mesaja ne kadar sürede cevap verilmelidir?
- Son teslim tarihleri hangi saat diliminde ayarlanır?
- Gerçek zamanlı konuşmaları ne zaman talep edebiliriz?
- Geri bildirim nerede ve nasıl verilmelidir?
ClickUp Belgeleri'nde takımınız/kuruluşunuz için asenkron bir iş tüzüğü oluşturun. İlgili herkesle paylaşın. Yorum yapmaya/geri bildirimde bulunmaya davet edin. İlerledikçe gelişin!
Asenkron bir çalışma kültüründe, aşırı iletişim bir hata değil, bir özelliktir. Boşlukları doldurmak için gerçek zamanlı konuşmalara güvenmediğiniz için, önceden ekstra net ve ayrıntılı olmak, yanlış anlamaları, gecikmeleri ve yeniden çalışmayı önlemeye yardımcı olur.
Takımınızı zorlamadan, asenkron bir çalışma kültüründe etkili bir şekilde fazla iletişim kurmanın yolları
- Sadece görevi değil, bağlamı da ekleyin: "Hesap tablosu güncellendi" yerine şunu söyleyin: "Satış ekibinden gelen yeni potansiyel müşteri sayılarıyla 2. çeyrek gelir hesap tablosu güncellendi. Sayılar, 5 Mayıs itibarıyla kapanan anlaşmaları yansıtıyor. Bölgelere göre dağılım için 3. sekmeye bakın."
- Yazılı iletişim ve bağlantılı güncellemeler ön tanımlıdır: Kararları, gerekçeleri ve sonraki adımları belgelemek için ClickUp Belgeleri veya yorumlu görevler gibi araçları kullanın. Böylece, diğerleri toplantı yapmaya gerek kalmadan sizin bıraktığınız yerden devam edebilir
- Uzun konuları özetleyin: Uzun bir konuşma veya işbirliği yaptıysanız, TL;DR ile özetleyin: "Özetlemek gerekirse: Zaman çizelgesinde değişiklik yapma konusunda anlaştık (şimdi 1 Haziran), bir sonraki adım Alex'in özeti güncellemesi. Konuşmanın tamamı yukarıda. "
💡 Profesyonel İpucu: ClickUp Brain'in AI özelliklerini kullanarak, basit komutlarla uzun belgeleri veya tartışma konularını saniyeler içinde özetleyin.
6. Verimliliği izleyin
Takımlar, yaptıkları işler, çalışma saatleri vb. konularda izlenmekten hoşlanmayabilir, ancak bu, kuruluşun verimliliği izlemesine yardımcı olur. Takım üyelerini aşağıdakileri yapmaya teşvik edin:
- ClickUp Zaman Takibi özelliğini kullanarak çalışma saatlerini kaydedin
- Proje yöneticisinin görevleri buna göre atayabilmesi için kullanılabilirliği açıkça ayarlayın
- Kendilerine atanan görevler için neredeyse doğru zaman tahminleri yapın
Ayrıca, toplantılar, e-postalar, sohbet mesajları, Slack toplantıları vb. için harcanan zamanı takip ederek, asenkron çalışmanın verimlilik üzerindeki etkisini ölçün.
7. Grup düşüncesini önleyin
Basitçe ifade etmek gerekirse, grup düşüncesi, insanlar çatışmadan kaçınmak istedikleri için bir konu hakkında eleştirel olmayan bir fikir birliği oluşturmaktır. Bu, uzaktan çalışan takımlarda daha büyük bir sorun olabilir, çünkü aynı fikirde olmayanların sessiz kalması daha kolaydır.
Bunun olmasını önlemek için:
- Herkesi konuşmaya teşvik edin
- Kişileri etiketleyin ve yorum yapmaya davet edin
- Asenkron çalışma şampiyonu (1. adımda hatırladınız mı?) sessiz çalışanları katkı yapmaya teşvik etmek için koçluk yapın
- Kesinlikle gerekli olduğunda, formlar ve anketler aracılığıyla anonim girdi yöntemleri oluşturun
8. İş ve iş akışlarını entegre edin
Çoğu takım, işlerini tamamlamak için birkaç araç kullanır. Asenkron iletişim araçlarınızı etkili bir şekilde entegre etmek, işi kolaylaştırır.
Örneğin, Zoom'u ClickUp ile entegre ederek çağrıları doğrudan proje yönetimi platformunuzdan başlatabilirsiniz. Slack entegrasyonu ile belirli kişilere görev durumundaki değişiklikleri bildirebilirsiniz. Yazılım ekipleri, iş akışlarını sorunsuz hale getirmek için GitHub, LambdaTest vb. gibi araçları entegre eder.
En iyi çabalarınıza rağmen, zorluklar kaçınılmazdır. Karşılaşabileceğiniz zorlukları ve bunları nasıl aşabileceğinizi görelim.
Asenkron Çalışma: Zorluklar ve Sınırlamalar
Asenkron işbirliğinin birçok avantaj sunduğunu ve modern takımlar tarafından oldukça tercih edildiğini gördük. Ancak, asenkron çalışma tek başına her durumda en iyi yaklaşım değildir. İşte bunun nedenleri ve bu sınırlamaları nasıl aşabileceğiniz.
Zoom yorgunluğu ve bildirim yükü
Aynı fiziksel ortamda çalışmamak, insanların birbirlerini çok sık aramasına veya çok fazla toplantı talep etmesine neden olabilir. Bu, asenkron çalışmanın amacını tamamen ortadan kaldırabilir.
🔷 Çözüm
Kuruluşunuzda bir dokümantasyon kültürü oluşturun. Takımları anahtar fikirleri, düşünce süreçlerini, görüşleri ve daha fazlasını kaydetmeye teşvik edin, böylece çalışanlar ihtiyaç duyduklarında bunlara erişebilirler. Bunu kullanarak, uzun vadede herkesin hayatını kolaylaştıran eşzamansız bir iş akışı oluşturun.
📮ClickUp Insight: Toplantı etkinliği anketimize göre, ankete katılanların yaklaşık %40'ı haftada 4 ila 8'den fazla toplantıya katılıyor ve her toplantı bir saate kadar sürüyor. Bu, kuruluşunuz genelinde toplantılara ayrılan toplam sürenin şaşırtıcı bir miktara ulaştığı anlamına geliyor.
Bu zamanı geri kazanabilseydiniz ne olurdu? ClickUp'ın entegre AI Notetaker özelliği, anlık toplantı özetleri ile verimliliğinizi %30'a kadar artırmanıza yardımcı olurken, ClickUp Brain otomatik görev oluşturma ve akıcı iş akışları ile saatler süren toplantıları eyleme geçirilebilir içgörülere dönüştürür.
Birden fazla zaman diliminde iletişim
Hiç "merhaba" yazıp gönderdiğinizde, alıcı yanıt verene kadar ne yazmak istediğinizi unuttuğunuz oldu mu? Takımlar farklı saat dilimlerinde çalıştığında bu durum daha sık yaşanabilir.
🔷 Çözüm
- Önemli video görüşmeleri, gerçek zamanlı iletişim ve proje devri görevlerini planlamak için ortak çalışma saatlerini belirleyin
- Takım üyelerinin birbirlerinin mesajlarına ne zaman ve nasıl yanıt verecekleri konusunda net beklentiler belirleyin
- Konuşmalar için şablonlar ve çerçeveler belirleyin; örneğin, herkesi bağlam sunmaya ve "merhaba" yerine soruyu tam olarak sormaya teşvik edin
Takım katılımı
Uzak olmaktan ve meslektaşlarla yüz yüze etkileşimde bulunmamaktan kaynaklanan izolasyon, motivasyonu etkileyebilir. Beden dili ve yüz yüze etkileşim, morali yüksek tutmada anahtar rol oynar. Takım üyeleri amaçlarını ve organizasyonun hedefleriyle uyumlarını kaybedebilir.
🔷 Çözüm
Takım katılımını yöneticilerin anahtar sorumluluk alanlarına (KRA) dahil edin. Ara sıra takım bağlarını güçlendiren ve eğlenceli etkinlikler düzenleyin. (Takım üyelerinizden kedi fotoğraflarını paylaşmalarını isteyebilirsiniz — bu her zaman işe yarar!)
Acil durumlar ve esneklik
Uzaktan çalışmak, takım üyelerinin belirli sorunların aciliyetini veya etkisini anlamayabileceği anlamına gelir. Örneğin, "öncelikli" bir bilet hemen ilgilenilmesi gerekir, ancak esnek bir takımda bu iş için uygun kimse olmayabilir.
🔷 Çözüm
Hizmet seviyesi anlaşmalarının (SLA) yerine getirilmesini sağlamak için esnek programınızı planlayın. Takım üyelerinin belirli saatlerde hazır olmaları gerekiyorsa, bunu önceden belirleyin ve programınızı buna göre düzenleyin.
Eğitimin etkinliği
Kendi hızında ilerleyen bireysel öğrenme popülerlik kazanıyor olsa da, genellikle en etkili yöntem değildir. İş ortamında örtük bilgileri belgelemek veya aktarmak neredeyse imkansızdır. Aynı ofiste çalışmak, asenkron ortamda zor olabilecek davranışları modellemeye yardımcı olur.
🔷 Çözüm
Eylem odaklı öğrenme modülleri oluşturun. Takımları bir araya getirerek birbirlerinden öğrenmelerini sağlayın. Ders planlarını interaktif hale getirin. İlk oryantasyonla yetinmeyin, takım üyelerini düzenli olarak eğitmek ve yeniden eğitmek için yollar oluşturun.
Günümüzün Çalışma Kültüründe Asenkron Çalışmanın Önemi
İş liderleri ve İK uzmanları, çeşitli nedenlerden dolayı artık asenkron iş yapılarını göz ardı edemez.
İş arayanların tercihi
🧠 İlginç Bilgi: İşgücünün yaklaşık %98'i en azından yarı zamanlı olarak uzaktan çalışmak istiyor.
GenZ çalışanları uzaktan çalışmaya çok daha yatkındır ve esneklik, işgücündeki kadınları cezbetmektedir.
Dijital göçebelik
Birçok modern bilgi çalışanı seyahat ederken çalışmayı tercih ediyor. En uzman ve yüksek ücretli beceri setlerinden bazıları, konum ve zaman bağımsızlığı isteyenler arasında bulunur. Bu kişiler için asenkron çalışma ve dijital göçebe araçları, verimlilik için temel unsurlar haline gelir.
Alternatif izin politikaları
Şimdiye kadar, tam zamanlı bir iş, kendisine belirli sayıda ücretli izin günü tahsis edilen bir kişi tarafından yapılıyordu. Günümüzde ise çalışanlar çok daha fazla esneklik istiyor. Diğer ilgi alanlarına yönelmek için sabbatical ve uzun süreli izinler almak istiyorlar.
Bu durum, iki çalışanın tek bir tam zamanlı pozisyonun sorumluluğunu paylaşmasına olanak tanıyan iş paylaşımını ortaya çıkarmıştır. Bu uygulama, danışmanların görevleri aciliyetine göre paylaştırdığı ve belirli görevlerin sorumluluğunu üstlendiği hukuk firmalarında yaygınlaşmaktadır.
Çalışanların işlerini ve zamanlarını paylaşmalarına yardımcı olarak görevlerin yerine getirilmesini sağlar. Bu esneklik, tek bir çalışana olan bağımlılığı azaltarak bağımlılıklardan kaynaklanan darboğazları en aza indirir.
Rekabet avantajı
Günümüzde her kuruluş uzaktan/hibrit çalışmayı değerlendiriyor.
🧠 Eğlenceli Bilgi: AirBnB, her yerde yaşa ve çalış politikası uygulamaktadır. İnternet arama sağlayıcısı DuckDuckGo'nun 15'ten fazla ülkede çalışanı bulunmaktadır. ClickUp'ın da Amerika Birleşik Devletleri, Kanada, İrlanda, Birleşik Krallık ve Avustralya dahil olmak üzere birçok ülkede çalışanları ve ofisleri bulunmaktadır!
Günümüzün rekabetçi pazarında en yetenekli çalışanları çekmek için asenkron bir şirket olmanız gerekir.
Yetenek açığı
Yetenek eksikliklerinden bahsetmişken, asenkron çalışmaya alışkın bir kuruluş dünyanın her yerinden çalışanları işe alabilir. Bu, maliyet açısından verimli olabilir ve uzun vadede önemli faydalar sağlayabilir.
Bu size çekici (veya kaçınılmaz) geliyorsa, kuruluşunuzda asenkron çalışma uygulamalarını nasıl hayata geçirebileceğinizi buradan öğrenebilirsiniz.
İş gücünün geleceği: Asenkron iş, iş piyasasını nasıl şekillendiriyor?
Doğal olarak, asenkron iş, tüm kuruluşun kültüründe ve duygusal yapısında büyük bir değişim gerektirir.
Çalışanlar kendi kendilerini yönetebilmeli ve yöneticiler düzenli olarak görmedikleri veya hiç görmedikleri çalışanlara daha fazla güven duymalıdır.
Özellikle bilgi işlerinde genişleyen yetenek açığı, yöneticileri asenkron işi kabul etmeye ve teşvik etmeye zorlamıştır.
🧠 İlginç Bilgi: İşverenlerin %55'i, farklı ülkelerde yaşayan çalışanları işe almak anlamına gelse bile en iyi yetenekleri işe almaya öncelik veriyor. Aynı zamanda, işverenlerin %60'ı, dağıtık işgücü sistemine geçtikten sonra daha kaliteli adaylar aldıklarını kabul ediyor.
ClickUp ile Asenkron Çalışmayı Ustalaştırın
İster senkronize ister asenkronize çalışıyor olun, verimlilik genellikle tek boynuzlu atlar veya Cheshire kedileri gibi efsanevi bir kavramdır. Geleneksel çalışma ortamlarında verimliliğin göstergesi görünürlük, çevrimiçi olma, çalışma odasında oturma, toplantılarda söz alma vb. idi.
Asenkron dünyada görünürlük arka koltuğa geçer. İşlevselliği sağlamak için, asenkron takımların işlerini, iletişimlerini ve performanslarını yönetmek için radikal yeni bir yönteme ihtiyaçları vardır.
ClickUp'ın proje yönetimi yazılımı tam da bunu sağlamak için tasarlanmıştır. Beyaz tahtalar, zihin haritaları, gerçek zamanlı sohbetler, görev yönetimi, belgeler, gösterge panelleri ve daha fazlasıyla ClickUp, takımınızın konumları ne olursa olsun işlerini dönüştürecektir.
Kendiniz görün. ClickUp'ı bugün deneyin!