Kuruluşunuzun tedarik sürecinin sorunsuz bir şekilde işlemesini sağlamak için, siz ve ekibiniz süreçleri izlemeli ve her zaman işlerin üstünde olmalısınız. Ancak, en iyi şekilde organize edilmiş operasyonlarda bile Mal Kabul Notu (GRN) gibi önemli belgelerle ilgili sorunlar ortaya çıkabilir.
GRN, teslim edilen malları doğrulayan ve tedarik sürecinin sorunsuz bir şekilde işlemesini sağlamak için çok önemli olan, siz ve tedarikçiniz arasında kullanılan basit bir çift yönlü belgedir.
Birçok işletme, Mal Kabul Notu'nun işlenmesi dahil olmak üzere faaliyetlerini yürütmek için tedarik yönetimi yazılımı veya lojistik yazılımı kullanır. Ancak, bu verilerin karmaşıklığı nedeniyle, süreç zaman alıcı ve hatalara açık olabilir.
Bu nedenle, GRN'leri ve önemini anlamak, işlerin sorunsuz yürümesini sağlar. Bu blogda, GRN'ler hakkında bilmeniz gereken her şeyi ele alacağız.
Mal Kabul Notu (GRN) nedir?
Mal Kabul Notu (GRN), bazen mal teslim notu olarak da adlandırılır ve aşağıdakileri doğrulayan iki yönlü bir belgedir:
- Bir tedarikçi, kuruluşunuza malları teslim etti (satın alma siparişleri, tedarik talebi notları veya tedarikçi faturaları dahil)
- Kuruluşunuz bu malları teslim almıştır (satın alma departmanınız, kalite kontrolünden sonra Mal Kabul Notu sağlayabilir ve teslim edilen malların teslim tarihini onaylayabilir)
Bunu kağıt üzerinde (veya günümüzde daha çok dijital kayıt olarak) belgelenmiş bir el sıkışma anlaşması olarak düşünün. Bu belge, her iki tarafın da satın alma siparişinde belirtilen yükümlülüklerini yerine getirdiğini gösterir. Tedarik sürecinin önemli bir parçası olmasının yanı sıra, finans departmanı için de önemli bir belge olup, hesaplar sürecinde kritik bir rol oynar.
Uygun GRN belgelerine sahip olmak, genel sipariş yönetimi ve yerine getirme süreçlerini iyileştirmeye yardımcı olur ve aşağıdakiler gibi çeşitli avantajlar sağlar:
- Alındığı malları doğru bir şekilde doğrulayın ve tedarikçinin sipariş ettiğiniz malları tam olarak teslim ettiğini onaylayın. Alıcı, miktar veya kalite farklılıklarını hemen işaretleyerek daha sonra olası anlaşmazlıkları önleyebilir
- GRN, alınanları özetlediği için uygun bir iletişim belgesi görevi görür. Böylece, ileride herhangi bir sorun olması durumunda sizi korur ve kararlaştırılan kalite ve miktarın kanıtı olarak işlev görür, teslim edilen mallarla ilgili anlaşmazlıkları önler
- Faturaların doğru şekilde ödenmesini sağlamak için kullanılan üçlü eşleştirme sürecinde hayati bir rol oynar. GRN'yi tedarik talebi notu veya satın alma siparişi ve tedarikçinin faturasıyla karşılaştırarak, ödemeyi gerçekleştirmeden önce her şeyin eşleştiğini doğrulayabilirsiniz. Bu ayrıca fatura sahtekarlığını önlemeye de yardımcı olur
- Teslim edilen malların kaydı olarak işlev görür ve envanter seviyelerinizi doğru bir şekilde güncellemenizi sağlar. Bu, mevcut stokunuz hakkında net bir resim elde etmenizi ve gelecekteki satın alımlar hakkında bilinçli kararlar almanızı sağlar. Ayrıca, hesap departmanınızın envanter bakiyelerini doğrulamasına da yardımcı olur
Mal Kabul Notunun Önemi
Yenilenmiş bir ofis koltuğu sipariş ettiğinizi hayal edin; bel desteği ve dönebilen koltuklar! Sonunda o gıcırdayan eski koltuğu atacağınız için çok heyecanlısınız. Teslimat geldiğinde, heyecanla kutuyu açarsınız ve bir parçanın eksik olduğunu fark edersiniz.
Şimdi, bir kalite kriteriniz olsaydı ve kaliteyi doğruladıktan sonra teslimatı kabul ettiğinizden emin olsaydınız, bu stresli durumla karşılaşmazdınız, değil mi? Bu, satın alma miktarları sınırlı olan küçük kuruluşlar için önemsiz görünebilir, ancak daha büyük kuruluşlar için durum nedir? Bu kuruluşlar sürekli olarak karmaşık öğeleri büyük miktarlarda satın alır ve sorunlardan ve satın alma darboğazlarından kurtulmak için bir sürece ihtiyaç duyar.
Mal Alım Notları ile stok defteri ve ödenecekler sürec ini basitleştirebilirsiniz. Alıcı, verdiği her sipariş için bir satın alma siparişi (PO) oluşturur ve teslimatta beklediği öğeleri ayrıntılı olarak belirtir. Örneğimizde, sandalye tüm parçalarıyla birlikte gönderildiğinden ve ofiste monte edildiğinden, PO'da sandalyenin düzgün çalışması için gerekli tüm parçalar belirtilmelidir.
Teslimat sırasında, alım departmanınız siparişi GRN ile karşılaştırır ve her bir öğenin miktarını, kalitesini ve son kullanma tarihlerini dikkatlice kontrol eder.
Her şey PO ile eşleşiyorsa ve teslim edilen mallar iyi durumda ise, alıcı Mal Kabul Notu'nu imzalar. Bu, teslimat şirketinin yükümlülüğünü yerine getirdiğini ve kuruluşunuzun siparişi aldığını teyit eder.
Temel olarak, GRN tüm satın alma sürecinde hayati bir dişli çarktır ve aşağıdakilerle işinizi korur:
- Sipariş doğruluğunu onaylama
- Anlaşmazlıkları önleme
- Fatura işlemlerinin sorunsuz bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlama
- Doğru envanter kayıtlarının tutulması
GRN'de Gerekli Temel Bilgiler
Mal Kabul Notu'nun lojistik ve satın alma süreçleriniz için neden çok önemli olduğunu artık tam olarak bildiğimize göre, doğru bir Mal Kabul Notu biçiminin nasıl olması gerektiğini anlayalım. Standart bir GRN aşağıdakileri içerir:
1. Başlık
- Şirket adı: Alıcı kuruluşu tanımlar
- GRN sayısı: Belirli bir Mal Kabul Notu belgesi için benzersiz bir tanımlayıcı
- Tarih: Malların teslim alındığı tarihi kaydeder
2. Tedarikçi bilgileri
- Tedarikçi adı: Malları teslim eden şirketi tanımlar
- Tedarikçi iletişim bilgileri: Referans için telefon numarası, e-posta adresi vb. bilgileri içerebilir
- Tedarikçi referans numarası: Varsa, tedarikçi tarafından sağlanan referans numarasını ekleyin
3. Teslimat ayrıntıları
- Satın alma sipariş numarası: Teslim edilen mallarla bağlantılı belirli satın alma siparişine atıfta bulunur
- Teslimat tarihi ve saati: Malların tam olarak ne zaman teslim edildiğini kaydeder
- Teslimat yöntemi: Malların nakliye şeklini belirtir (ör. kamyon, kurye)
- Teslimat adresi: Malların teslim edilmesi gereken adresi belirtir
- Teslimat notu: Tedarikçi tarafından teslimatla ilgili olarak iletilen tüm ek bilgileri içerir
4. Malların ayrıntılı listesi
- Ürün açıklaması: Alınan belirli öğeleri açıkça tanımlar
- Miktar: Her öğe için alınan birimlerin tam sayısını belgeler
- Ölçü birimi: Miktarı ölçmek için kullanılan birimi belirtir (ör. kutular, metre)
- Ürün kodu/SKU: Varsa, kuruluşunuz veya tedarikçiniz tarafından kullanılan tüm ürün tanımlama kodlarını içerir
5. İmzalar
- Alıcı imzası: Kuruluşunuzdan belirlenen bir temsilcinin malları teslim aldığını ve incelediğini onaylar
- Tedarikçinin imzası (isteğe bağlı): Bazı durumlarda, tedarikçinin temsilcisi de teslimatı onaylamak için GRN'yi imzalayabilir
GRN'ler, bu önemli bilgileri açık ve düzenli bir biçimde kaydederek, ilgili tüm tarafların alınan mallara ilişkin şeffaf bir kayda sahip olmasını sağlar. Bu, iletişimi kolaylaştırır, hataları önler ve sorunsuz bir envanter yönetimi ve satın alma süreci sağlar.
Pratik ClickUp Tedarik Zinciri Sürecini Kolaylaştırma Proje Planı Şablonunu kullanarak, tedarik zinciri sürecinizin sorunsuz çalışmasını sağlayabilir ve hesap verebilirliği artırabilirsiniz. Şablon, envanteri izlemek, GRN'yi yönetmek ve tüm paydaşlarla etkili bir şekilde koordinasyon sağlamak için standartlaştırılmış belgeler oluşturmanıza yardımcı olacak özel durumlar, alanlar ve görünümler içerir.
GRN'lerin İşlenmesiyle İlgili Sorunlar
Şirketler, tedarik iş akışını yönetmek için genellikle değerlendirme araçları ve iş anlaşması şablonları kullanır. Ancak yine de aşağıdakiler gibi bazı yaygın sorunlarla karşılaşabilirsiniz:
- Teslimat tamamlanma süresinin uzaması ve GRN'lerin düzenlenmesindeki gecikmeler: GRN'lerin işlenmesi, satın alma siparişlerinden ve teslimat makbuzlarından bilgilerin manuel olarak girilmesini içerir. Bu, özellikle çok sayıda öğe içeren büyük teslimatlar için sıkıcı olabilir. Manuel girdiler ayrıca, fatura işleme ve ödeme yetkilendirme gibi sonraki adımlar genellikle önceden doldurulmuş formlar veya kullanıma hazır belgeler olmadan tamamlanmış Mal Kabul Notuna bağlı olduğundan, tüm satın alma sürecini geciktirir
- Veri girişi hataları: GRN'nin üç kopyası sipariş departmanı, tedarik ekibi ve tedarikçi tarafından her satın alma işlemi için düzenlenir. Bu veri girişi manuel olarak yapılırsa, yazım hataları ve tutarsızlıklar olabilir ve bu da satın alma siparişleri, faturalar ve envanter kayıtları arasında uyuşmazlıklar yaratabilir. Örneğin, GRN'nin tek bir kopyasında bile alınan öğelerin sayısında bir yazım hatası, satın alma siparişiyle uyuşmazlığa neden olarak karışıklığa yol açar ve farkı uzlaştırmak için ekstra zaman gerektirir
- GRN durumunu izleme ve faturalandırma gecikmeleriyle ilgili zorluklar: Kağıt tabanlı Mal Kabul Notları veya silo sistemlerinde saklanan notlara erişmek zordur, bu da faturalandırma gecikmelerini izlemeyi ve belirlemeyi zorlaştırır. Bazen satın alma organizasyonu, GRN'leri satın alma siparişlerinden ve envanter yönetimi yazılımından ayrı bir sistemde saklar. Bu, ilerlemelerini izlemeyi ve tüm bilgilerin uyumlu olmasını sağlamayı zorlaştırabilir
- Alınan malların doğrulanması veya onaylanmasında hatalar: Alınan malların manuel olarak doğrulanması, özellikle çok sayıda öğe içeren karmaşık siparişlerde genellikle zaman alıcıdır ve insan hatasına açıktır. Ayrıca, dolandırıcılık olasılığını da artırır. Net bir denetim izi olmadan, takımlar tutarsızlıkları tespit etmekte veya alınan malların sipariş edilenlerle gerçekten eşleşip eşleşmediğini belirlemekte zorluk yaşayabilir
- Fatura ödemelerinde gecikmeler: Mal Kabul Notunda eksik veya yanlış bilgiler varsa, onay sürecinde takılma kaçınılmazdır. Bu durum, tedarikçilerle ilişkilerin gerilemesine ve tedarikçi faturalarında faiz tahakkukuna yol açabilir. Ayrıca, çoğu durumda, iş akışında birden fazla departman yer alır ve ödemenin işlenmesi için birden fazla onay gerekir. Bu da genel satın alma sürecini daha zaman alıcı hale getirebilir
ClickUp Envanter Yönetimi Şablonu, envanterinizin her zaman doğru malzemelerle stoklanmasını ve yeniden stoklanmasını sağlamaya yardımcı olabilir. Kullanıma hazır ve özelleştirilebilir bu şablon, tüm envanterle ilgili verilerinizi tek bir konumda izlemenizi, düzenlemenizi ve güncellemenizi sağlayan önceden tasarlanmış alanlarla birlikte gelir. Bu, envanter seviyelerini veya belirli öğeleri yönetme konusunda endişelenmenize gerek kalmamasını sağlar ve büyük veya karmaşık envanterlere sahip işletmeler için idealdir.
ClickUp ile GRN Süreçlerini Optimize Etme
Herhangi bir kuruluşta satın alma süreçlerinin işleyiş hızı göz önüne alındığında, GRN ve diğer süreçleri yönetmek için geleneksel yöntemler zahmetli ve etkisiz olabilir. Hepsi bir arada verimlilik ve proje yönetimi platformu olan ClickUp, envanter yönetimini ve uçtan uca iş operasyonlarını kolaylaştırmak için gizli silahınız olabilir.
Silo halinde çalışan teklif yönetimi yazılımı veya faturalama araçlarının aksine, ClickUp Belgeleri çeşitli departmanların belgelerini yönetmeye yardımcı olur. Bu, operasyon yönetimi yazılımınızda bir kelime işleme aracına sahip olmak gibidir. Bu özellik, ihtiyacınız olan biçime göre kapsamlı belgeler oluşturmanıza ve hatta herkesin aynı sayfada olması için diğerleriyle gerçek zamanlı olarak işbirliği yapmanıza olanak tanır.
Diğer birçok belge aracının aksine, Dokümanlar birden fazla kişi tarafından gerçek zamanlı olarak paylaşılabilir ve düzenlenebilir; ayrıca bunlara resim ve bağlantılar ekleyebilir ve görevlere bağlayabilirsiniz.
Böylece, sadece teslimat ve tedarik süreçlerini değil, aynı zamanda finansal işlemlerinizi, depo veri yönetiminizi ve kalite kontrol süreçlerinizi de kolaylaştırabilirsiniz.
Satın alma sürecinizi baştan sona yönetmek için ClickUp Satın Alma Şablonunu kullanabilirsiniz. Siz ve takımınız bu şablonu çalışma alanınızda kolayca kullanabilir ve satın alma ve tedarik zinciri sürecini kolaylaştırabilirsiniz. Böylece, karmaşık veritabanı yönetimi veya görselleştirme araçlarına ihtiyaç duymadan tüm satın alma faaliyetlerinizi izleyebilir, yönetebilir ve takip edebilirsiniz.
ClickUp ile her şey tek bir yerde olduğundan, artık birden fazla araç ve platform arasında geçiş yapmak zorunda kalmazsınız. Ayrıca, aşağıdaki avantajlarla tüm operasyonel ve satın alma süreçlerinizi optimize edebilirsiniz:
- Otomatikleştirilmiş iş akışları ve basitleştirilmiş şablonlar kullanarak manuel veri girişi veya kağıt Mal Kabul Notlarını ortadan kaldırın ve verimli satın alma iş akışları elde edin
- ClickUp Görevleri'ni kullanarak teslimat sürecinin her aşaması için görevler ve sahiplik atayın. "Sevkiyat onayı bekleniyor" veya "teslimat alındı" gibi alanlar kullanabilirsiniz. Bu, tüm tarafların mutabık olduğunu garanti eder ve teslimat ilerlemesine gerçek zamanlı görünürlük sağlar.
- ClickUp Gantt Grafiği görünümü ile teslimat onayı bekleme gibi görevler arasında net bağımlılıklar oluşturun. Bu, görevlerin doğru sırayla tamamlanmasını sağlayarak GRN sürecinizin yolunda gitmesini sağlar
- ClickUp Otomasyonlarını kullanarak teslimat sürecindeki anahtar dönüm noktaları için otomatik bildirimler ayarlayın. Örneğin, bir sevkiyat onaylandığında veya mallar deponuza ulaştığında anlık bildirimler sizi uyarabilir. Bu, manuel izleme ihtiyacını ortadan kaldırır ve paydaşlar için zamanında güncellemeler sağlar
- Stoklama, yeniden stoklama, satıcı onayı, maliyetler, sipariş durumu vb. dahil olmak üzere uçtan uca envanter yönetim süreçlerini, ilerleme ve gecikmeler hakkında önemli bilgiler sağlayan özelleştirilebilir ClickUp Gösterge Panelleri ile izleyin
- Görevlerinizi, projelerinizi, belgelerinizi, wiki sayfalarınızı ve daha fazlasını birbirine bağlayan gelişmiş bir yapay zeka tabanlı çözüm olan ClickUp Brain'i kullanarak tedarik süreçlerinizi kolaylaştırın. Bu sayede ilgili belgeleri ve bilgileri kolayca derleyebilir, özetleyebilir ve analiz edebilir, böylece büyük resmi görebilirsiniz.
- Belgelerinize Formlar'ı ekleyerek satın alma sürecinizle ilgili belirli bilgileri alın ve takımınızdan veya üçüncü taraflardan kolayca veri toplayın
- Tedarik süreçlerinizi 1000'den fazla araç ve platformla entegre edin. Bu, teknoloji yığınınız genelinde süreçleri etkili bir şekilde izlemenize ve otomatikleştirmenize yardımcı olur
ClickUp ile GRN işlemlerinizi zahmetli bir görevden kolay ve verimli bir işleme dönüştürebilirsiniz. Bu önemli belgeleri yöneterek manuel çabayı ve kayıt hatalarını azaltabilir, stok seviyelerini ve kalite kriterlerini koruyabilir, ilgili departmanlar arasında zamanında iletişim sağlayabilir ve sorunları daha hızlı çözebilirsiniz.
Tüm bunlar, iş hedeflerine daha verimli bir şekilde ulaşmak için çok önemlidir.
Tüm iş operasyonlarınızı otomatikleştirmek ve kolaylaştırmak mı istiyorsunuz? Bugün ClickUp'a ücretsiz kaydolun ve kolaylaştırılmış bir satın alma süreciyle farkı yaşayın.