Kaynakları yönetirken, takımınızla etkili bir şekilde iletişim kurarken ve son teslim tarihlerine uyarken birden fazla görevi ve projeyi yönetmek zordur.
Hesap tabloları eskisi kadar etkili değildir. Birkaç küçük görev hızla büyüyerek büyük, dağınık bir karmaşaya dönüşebilir. Geleneksel iş yönetimi yaklaşımlarına güvenmek, kendinizi bunalmış ve verimsiz hissetmenize neden olur.
Ayrıca, projenizin kapsamı, gereksinimleri veya kısıtlamalarındaki değişikliklere uyum sağlayacak kadar esnek olmalısınız. Küçük bir gereksinimi gözden kaçırmak veya bir son tarihi kaçırmak, tüm iş akışınızı rayından çıkarabilir.
İşte bu noktada görev düzenleyiciler devreye girerek kaosu ortadan kaldırır. İş yapınızı yönetilebilir bileşenlere ayırarak birden fazla projeyi verimli bir şekilde yürütmenize yardımcı olurlar.
Görev düzenleyiciler, komut merkezi görevi görerek verimliliğinizi korumanızı ve son teslim tarihlerini asla kaçırmamanızı sağlar.
Bu yazıda, ihtiyaçlarınıza uygun ve görevleri verimli bir şekilde tamamlamanıza olanak tanıyan doğru görev düzenleyicisini seçmenize yardımcı olacak farklı özellikleri ele alacağız. ✅
Görev Düzenleyici Kullanmanın Avantajları
Görev yöneticileri, verimli iş akışları, daha iyi verimlilik ve kontrol ve başarı hissi gibi birçok avantajı bir araya getirir.
Ancak, hepsi bu kadar değil. Mükemmel görev yönetimi yazılımını kullanmanın diğer avantajlarını daha ayrıntılı olarak inceleyelim:
1. Gelişmiş görev görünürlüğü
Görev yönetimi yazılımı, büyük projeleri projenin yaşam döngüsünün her aşamasında tamamlayabileceğiniz daha küçük görevlere ayırmanıza yardımcı olur. Bu, tamamlamanız gereken tüm görevleri tek bir gösterge panelinden görüntülemeyi ve her görevi izlemeyi kolaylaştırır.
Örneğin, içerik varlıkları gerektiren yeni bir ürün özelliği başlatıyorsanız, takım üyelerinin tamamlaması gereken farklı görevleri izlemek için görev gösterge panelleri oluşturabilirsiniz.
Görev gösterge panelleri, devam eden tüm görevlerinizi 360 derece eksiksiz bir görünümle sunarak neler olup bittiğini bilmenizi sağlar.
Gantt grafikleri ve çizelgeler gibi farklı görünümler, planlama, denetleme ve raporlama konusunda değerli bilgiler sağlar. Projenizin ilerleyişi hakkında bilgi edinmek için görünümü özelleştirebilirsiniz.
2. Daha iyi görev izleme
Görev düzenleyiciler, kalem ve kağıt veya elektronik tablo izlemeden bir adım önde, tüm görevleri aşamalarıyla birlikte tek bir yerden takip etmenizi sağlar.
Güçlü arama özellikleri sayesinde, görevleri ve üzerinde çalışanları gerçek zamanlı olarak görebilirsiniz.
Örneğin, ClickUp, her görevin durumunu izlemenize yardımcı olacak birden fazla görünüm oluşturmanıza olanak tanır:
3. İyileştirilmiş iş süreçleri
Harika görev yöneticileri, iş akışlarını ve görevleri görselleştirerek sorunları kolayca belirlemenizi ve tüm proje iş akışınızı aksatmadan çözmenizi sağlar.
Ancak, zaman çizelgelerinin net olmaması ve görevlerin unutulması nedeniyle kazara verimsizlikler yaşanması beklenebilir.
Harvard Business Review, her altı BT projesinden birinin %70'in üzerinde zaman aşımı yaşadığını bildiriyor .
Görev düzenleyiciler, görevleri merkezileştirerek zaman çizelgelerinin önünden gitmenizi ve zaman takibi veya görev otomasyonu gibi gelişmiş zaman yönetimi özellikleriyle zaman kazanmanızı sağlar. Bu özellikler, bir görev tamamlandığında belirli etkinlikleri otomatik olarak tetikler.
Örneğin, hangi iş akışı görevlerinin gereğinden uzun sürdüğünü izleyebilir ve yinelenen görevleri otomatikleştirmeyi seçebilirsiniz.
Nihai ürünün onaylanmadan önce daha fazla yineleme gerektirmesi nedeniyle bazı görevler daha uzun sürüyorsa, takım üyelerine daha verimli çalışmaları için destek sağlayabilirsiniz.
Görev Düzenleyici Seçerken Dikkate Alınması Gereken Anahtar Özellikler
Bir görev yöneticisinde dikkat edilmesi gereken anahtar özellikleri konuşma zamanı. Başlayalım.
Özellik 1: Program oluşturma yeteneği
Görev planlama, çalışanların hedeflerini görselleştirmelerine ve görevlerini verimli bir şekilde yerine getirmek için zaman ve kaynaklarını ayırmalarına yardımcı olur.
Bir görev programı, her görevin ne kadar süreceğini ve ne zaman biteceğini ayrıntılı olarak belirtir. Görev düzenleyiciniz, sizin ve çalışanlarınızın işleri yolunda tutmanıza yardımcı olacak bir program oluşturmanıza olanak sağlamalıdır.
ClickUp Zaman Yönetimi, takvim, Gantt grafiği, zaman çizelgeleri ve iş yükü modlarını kullanarak zamanınızı planlamanıza ve görevleri planlamanıza olanak tanır. Burada proje zaman çizelgesini de görebilir, bağımlılıklar oluşturabilir ve tarihleri yeniden planlayabilirsiniz.
Daha iyi görev planlaması ile takımınız görevleri zamanında tamamlayacak, iletişim daha iyi olacak ve sonuç olarak takımın performansı artacaktır.
Özellik 2: Çoklu görünüm
Tüm takımınızın görevlerinin adlarını, son tarihlerini, durumlarını ve önceliklerini ayrıntılı olarak gösteren birden fazla görünüm, neler olup bittiğine dair daha net bir resim sunmanıza yardımcı olabilir.
Projenizdeki her görevi birden fazla görünümle gruplandırın, filtreleyin ve görüntüleyin. Örneğin, Takım Görünümü, hangi üyelerin diğerlerinden daha fazla iş yükü altında olduğunu görmenize yardımcı olur. Takvim Görünümü ise görevlerinizi son teslim tarihlerine göre gruplandırır.
ClickUp Görünümleri, takımınızın hemen hemen tüm görevlerini barındırabilecek 15'ten fazla tamamen özelleştirilebilir görünüm ile birlikte gelir. Liste, pano ve takvim gibi temel görev görünümleri ile Gantt, tablo, zaman çizelgesi, zihin haritası vb. gibi gelişmiş görünümler arasında seçim yapabilirsiniz.
ClickUp'ın sunduğu farklı görünümlerden bazılarının listesi aşağıda yer almaktadır: 👇
- Liste görünümü — tüm görevlerinizi düzenli ve yönetilebilir bir listede gösterir
- Pano Görünümü—aşamalar veya kategoriler halinde bölümlere ayrılmış güçlü sürükle ve bırak panoları ayarlayın
- Takvim Görünümü — görevleri tarihlere göre haritalandırır
- Gantt Görünümü — görev bağımlılıklarını izlemek için idealdir
- Etkinlik Görünümü — bir konumdaki etkinliklerin toplu görünümünü sunar
- Zaman Çizelgesi Görünümü — görevleri doğrusal bir şekilde görselleştirin
- İş Yükü Görünümü—belirli bir zamanda her takım üyesinin iş yükünü görmenize yardımcı olur.
- Tablo Görünümü — aynı yükseklikteki her satır ve sütun, bilgileri toplu olarak görüntülemek veya içe aktarmak için idealdir
- Zihin haritaları: Görevleri ağaç benzeri bir yapıda birbirine bağlamak ve gruplamak için hiyerarşik bir yapı oluşturun
- Harita görünümü: görevlerinizi harita üzerinde bulun.
Çok sayıda görünüm arasından seçim yapma seçeneği ile hedefleri ve görevleri daha kapsamlı bir şekilde görebilir ve hiçbir şeyi gözden kaçırmadığınızdan emin olabilirsiniz.
Özellik 3: Özelleştirme seçenekleri
Görev düzenleyiciniz, ihtiyaçlarınıza göre görevlerinizin farklı öğelerini özelleştirmenize olanak sağlamalıdır.
Özelleştirme özellikleri, kullanıcı arayüzünü kişisel tercihlere göre ayarlamanıza olanak tanır. Örneğin, görevlerinize kategoriler ve etiketler, renk kodları ve özelleştirilebilir bildirim seçenekleri ekleyebilirsiniz.
Ayrıca, projenizin her aşamasında tüm kritik görevleri tamamladığınızdan emin olmak için her görev için görev bağımlılıkları oluşturabilirsiniz.
ClickUp, müşteriler veya etkinlikler için özel görev türleri ile tamamen özelleştirilebilir görevler ayarlamanıza olanak tanır. Birden fazla görünüm arasından seçim yapabilir ve yukarıda bahsettiğimiz diğer tüm özelliklere sahip olabilirsiniz.
💡 Profesyonel ipucu: ClickUp, otomasyon, birden fazla atanan kişi, özel alanlar ve daha fazlasını kontrol etmek için açıp kapatabileceğiniz küçük, fonksiyon tabanlı uygulamalar olan ClickApps ile inanılmaz özelleştirilebilirlik sunar.
Özellik 4: Dosya yönetimi
Dosya yönetimi, farklı cihazlarda belge ve dosya aramanıza gerek kalmadan ihtiyacınız olan her şeye ulaşmanızı sağlar.
Bir görev düzenleyici seçerken, gerekli dosyaları hızlı bir şekilde depolamanıza ve geri getirmenize yardımcı olacak sağlam dosya yönetimi özelliklerine sahip bir düzenleyici arayın.
Görev düzenleyici, birden fazla ek dosyayı desteklemeli ve görevleri atarken filtre seçenekleri sunmalıdır.
ClickUp'ın Proje Hiyerarşisi, Çalışma Alanları oluşturmanıza ve her alan içindeki klasörlerinizi düzenlemenize olanak tanır.
Dropbox, Google Drive, Box ve Microsoft OneDrive/SharePoint gibi bulut depolama uygulamalarından ek dosyaları ekleyebilirsiniz.
Ayrıca, her klasörü renk kodlarıyla işaretleyebilir ve ClickUp Arama özelliğini kullanarak depoladığınız dosyaları bulabilirsiniz. Ücretsiz planı 100 MB depolama alanı içerir ve tüm ücretli planlar sınırsız depolama alanı sunar.
Özellik 5: Güvenlik
Görev düzenleyicide önemli iş verilerinizi korumak çok önemlidir. Görev düzenleyicinizin parola koruması, erişim ve izinleri yönetmek için etiketler, kullanıcı rolleri ve klasörler gibi özelliklere sahip olup olmadığını kontrol edin.
ClickUp, dünya standartlarında güvenlik ile tamamen Amazon Web Services (AWS) üzerinde çalışır. Ayrıca, Hizmet Kuruluşları Kontrollerine (SOC 2) Güven Hizmetleri İlkeleri için denetim sertifikası almıştır.
Özellik 6: Mobil Erişilebilirlik
Görev yönetimi çözümünüz sadece bilgisayar ekranında çalışmamalıdır.
Görev düzenleyicinizde iOS ve Android uyumluluğu, mobil ve masaüstü sürümleri arasında sorunsuz senkronizasyon ve çevrimdışı erişilebilirlik özelliklerini arayın.
Özellik 7: Raporlama yetenekleri
Bir yönetici olarak, görevinizi sadece görev atama ve iş akışı oluşturma ile sınırlamamalısınız; aynı zamanda takımı doğru yolda tutmalı ve verimliliği en üst düzeye çıkarmalısınız. Raporlama ve analiz, takım performansına ve ilerleme izlemeye ilişkin içgörüler sağlar.
Görev tamamlama istatistikleri, zaman takibi verileri ve görev eskime raporları gibi görev yönetimi özelliklerini değerlendirin. Raporlama özellikleri etkinleştirildiğinde, görev yönetimi aracınız size takımınızla ilgili önemli güncellemeleri gönderebilir.
ClickUp Gösterge Panelleri, özelleştirilmiş veriler, listeler, kartlar ve grafiklerle performansı izlemenizi ve yönetmenizi sağlar. Kişiselleştirilmiş günlük gösterge paneli, verimliliğinizi görselleştirmenizi kolaylaştırır. Ayrıca takım iş yüklerini ve satış özetlerini de değerlendirebilirsiniz.
Özellik 8: Zaman takibi
Bir diğer önemli özellik, görevleri tahsis etmenize, zamanı en verimli şekilde kullanmanıza ve gelecekteki zaman çizelgesini oluşturmanıza yardımcı olan zaman takibidir. Zaman takibinin neden önemli olduğu aşağıda açıklanmıştır:
- Zaman çizelgeleriyle zaman takibi, iş esnekliğini artırır ve sağlıklı bir iş-yaşam dengesi oluşturur
- Hangi görevin ne kadar zaman alacağının net bir şekilde ayırt edilmesiyle gelişmiş proje yönetimi
- Manuel zaman kaydı ve elektronik tablo doldurma işlemlerini ortadan kaldırarak idari işlere harcanan zamanı azaltın
ClickUp Proje Zaman Takibi özelliği, Google uzantıları ve Toggl, Harvest, Time Doctor, Clockify gibi uygulamalarla entegrasyonlar sayesinde zaman kazanmanızı ve zamanı takip etmenizi sağlar. Ayrıca, bireysel ve takım zaman raporları ve elektronik tablolar ile zaman kazandıran raporlar sunar.
Özellik 9: Kullanıcı dostu arayüz
Takımınız karmaşık yazılımları öğrenmekle veya içinde gezinmekle zaman kaybetmemeli. Kullanıcı dostu bir arayüze ve düzenli özelliklere sahip bir görev yönetimi aracı seçin, böylece hemen işe koyulabilirsiniz.
Ayrıca, iyi müşteri desteği ve eğitim kaynakları arayın. Bu özellikler öğrenme eğrisini en aza indirir ve görev düzenleyicinizin gelişmiş özelliklerini hızlı bir şekilde öğrenmenize yardımcı olur.
Özellik 10: Entegrasyon yetenekleri
İyi bir görev yönetimi yazılımı, kullandığınız diğer uygulamalarla sorunsuz bir şekilde entegre olmalıdır.
Örneğin, e-posta entegrasyonları e-postaları görevlere dönüştürmeye yardımcı olur, takvim entegrasyonu son tarih ve planlama yönetimine yardımcı olur ve not alma uygulamaları fikirleri hızlı bir şekilde kaydetmenizi sağlar.
Bir paydaşın pazarlama kampanyası hakkında e-posta yoluyla geri bildirim gönderdiğini varsayalım. Bu durumda, takım üyeleri bunu platform içinde kolayca bir göreve dönüştürebilir ve ilgili takım üyelerine atayabilir.
Bu entegrasyonlar sayesinde, platformlar arasında sürekli geçiş yapma ihtiyacı ortadan kalkar. İş akışınız daha sorunsuz hale gelmekle kalmaz, aynı zamanda daha fazla zaman kazanırsınız.
ClickUp'ı Görev Düzenleyici Olarak Kullanma
Artık temel görev yönetimi yazılımlarının yeterli olmadığını biliyorsunuz. Yukarıda bahsettiğimiz tüm harika özelliklere sahip bir araç mı arıyorsunuz?
Diğer tüm uygulamaların yerini alabilecek tek bir uygulama ile oluşturulmuş en iyi görev yönetimi yazılımı olan ClickUp'ı kullanın.
ClickUp, Lids'in takım işbirliğini ve işlerini kontrol altında tutmasını büyük ölçüde kolaylaştırdı. İş akışlarını hızlandırdı, yönetimi kolaylaştırdı ve sonuçları iyileştirdi. Şirket, ClickUp proje yönetimi araçlarıyla tüm takımlarda 100 saatten fazla zaman kazandı.
ClickUp, Cemex'in proje devirlerini saatlerden saniyelere indirmesine yardımcı oldu ve 50'den fazla takım üyesiyle tek bir yerden işbirliği yapabileceği bir platform sağladı. Cemex, otomasyon, gelişmiş alım süreçleri, gerçek zamanlı görünürlük ve kolaylaştırılmış süreçlerle daha iyi iş akışları ve proje teslimatları sunuyor.
ClickUp Görevleri, görev yönetimini basitleştirmek için özelleştirilebilir ayarlarla görevleri planlamanıza, düzenlemenize ve üzerinde işbirliği yapmanıza olanak tanır.
Ücretsiz bir görev yönetimi yazılımı olan ClickUp Görevleri'nin faydalarını aşağıda bulabilirsiniz:
- İşbirliği: Birden fazla atanan kişi ve yorum konuları içeren hızlı işbirliği özellikleriyle ekip çalışmalarını hızlandırın. Ayrıca, eylem öğeleri olarak yorumlar ekleyebilir ve daha fazla açıklık sağlamak için ekran kayıtlarını paylaşabilirsiniz
- Esneklik: Görevleri birden çok görünümde görselleştirin ve bunlar arasında kolayca gezinin. Özelleştirilebilir alt görevlerle, ihtiyacınız olan tüm bilgileri istediğiniz zaman alın
- Özel görev türleri: Farklı adlandırma kuralları kullanarak ve görev türleri tanımlayarak ClickUp özel görev türleriyle her türlü işi yönetin
- Özel şablonlar: Şablonların yardımıyla şeffaf iş akışları oluşturun ve zamandan tasarruf edin. Ayrıca, zaman kazanmak için görev listesi şablonlarınızı daha sonra oluşturabilir ve yeniden kullanabilirsiniz.
- Zaman tahminleri: Zaman izleyici ile takım verimliliğini kapsamlı bir şekilde anlayın, hedeflerinizi aşın ve eksiklikleri belirleyin
- Önceliklendirin: Düşükten acil olana kadar beş öncelik seviyesi ile en önemli konulara odaklanın. Takımınızı hangi görevler üzerinde çalışacakları ve hangilerini sonra yapacakları konusunda bilgilendirin.
- Etiketler: Görevleri istediğiniz şekilde kategorize etmek ve farklı projelerden ve konumlardan filtrelemek için özel etiketler ekleyin
- İlişkiler ve bağımlılıklar: İlişkileri ekleyerek ilgili görevlere daha hızlı geçin ve bir görev içindeki farklı işlemlerin sırasını belirlemek için bağımlılıklar ekleyin
- Ekran kaydı: Ekran kaydı paylaşımı ile takım iletişiminizi güçlendirerek toplantı zaman kaybını ve uzun e-posta konuları dizilerini en aza indirin
- Entegrasyonlar: Slack, Zoom, Clockify, Timely, GitLab, Dropbox, Zoom, Toggl, Webhooks vb. gibi favori araçlarınızla bağlantı kurun
Tüm görev yönetimi becerilerinizi kullanabileceğiniz tek adres burası. Önemli verilerinizi kaydedin, elektronik tablolar oluşturun, Google Dokümanlar'ı kullanın ve birden fazla uygulamaya ihtiyaç duymayın.
Görevleri verimli bir şekilde yönetmek için ihtiyacınız olan tüm kaynaklar bu basit görev yönetimi yazılımında mevcuttur.
ClickUp Günlük Yapılacaklar Listesi Şablonu
ClickUp sadece bir yazılım değil, hızlı bir başlangıç yapabilmeniz için birçok şablon dahil olmak üzere çok sayıda kaynağa sahip kapsamlı bir araçtır.
ClickUp Günlük Yapılacaklar Listesi Şablonu, görevlerinizi yoluna koymak için rutin bir planlayıcı izleyici sağlar. Bu şablon, özelleştirilebilir görevlerle saniyeler içinde başlamanıza olanak tanır.
ClickUp ile güçlü yapılacaklar listeleri oluşturun. Bu şablon size şu şekilde yardımcı olabilir:
- Uzun vadeli başarıya katkıda bulunmak için ulaşılabilir hedefler belirleyin
- Proje ilerlemesini doğru bir şekilde takip edin ve görev izlemeyi tek bir yerde tutun
- Takımınızın odaklanmasını ve teslim tarihlerinden önce işlerini tamamlamasını sağlayan özelleştirilebilir görevler
- İlerlemeyi izlemek için otomatik notlar ve hatırlatıcılarla günlük yapılacaklar izleme
- Görevleri küçük yapılacaklar listelerine bölün ve görevleri yerine getirirken motivasyonunuzu koruyun
ClickUp Basit Görev Yönetimi
ClickUp Basit Görev Yönetimi Şablonu, görev yönetimi çözümlerini basitleştirmek için bir başka değerli şablondur.
Bu şablonun başlıca özellikleri şunlardır:
- İşler için yapılacaklar listeleri oluşturun ve projeleri daha küçük ve daha yönetilebilir görevlere bölün
- Görevleri tutarlı ve zamanında önceliklendirin, görselleştirin ve düzenleyin
- Son teslim tarihi, öncelik ve tamamlanma durumuna sahip görevler ve etiketler eklemek için net bir yapı
Takımınız için en iyi görev yönetimi yazılımını seçin
Görev düzenleyici ve proje yönetimi yazılımı, görevleri tahsis etme, planlama ve zaman takibi ile yönetmeyi çocuk oyuncağı haline getirir. Ayrıca, kullanıma hazır şablonlarla görevleri hemen yönetmeye başlayabilirsiniz. Esnek görünümlerle zaman kazanın, daha iyi görünürlük elde edin ve takım için görevleri planlayın.
Bu özellikler sayesinde, görev düzenleyiciler işlerinizi çok daha basit hale getirebilir ve takımınız ve yönetim için faydalı olabilir.
ClickUp gibi bir görev düzenleyici, tek bir yerden işbirliği yapmanıza, özelleştirmenize, zaman takibi yapmanıza, ekran kaydı almanıza, etiketler eklemenize ve diğer araçlarla entegrasyonlar gerçekleştirmenize yardımcı olabilir. Görev yönetiminin tüm yönlerini anında yönetmenize yardımcı olabilecek bir yazılımdır.
Verimli ve etkili görev yönetimi araçlarına geçmek için bugün ClickUp'a kaydolun.
SSS
1. Görev yönetimini nasıl organize ediyorsunuz?
Görevleri planlamanıza, son tarihleri belirlemenize, takımınızla işbirliği yapmanıza ve zamandan tasarruf etmenize olanak tanıyan bir görev düzenleyici ile görev yönetimini basit ve verimli hale getirebilirsiniz.
2. Görev yöneticisinin işi nedir?
Görev yöneticisi, görevleri takıma dağıtmanıza, takımın işleri yolunda gitmesini sağlamanıza, takımın son teslim tarihlerini karşılamasına yardımcı olur ve performans eksikliklerini belirlemek için takımın performansını sürekli olarak izler.
3. Görevleri nasıl düzenliyor ve önceliklendiriyorsunuz?
Bir görev düzenleyici, çalışanların uygunluk durumuna ve bant genişliğine göre görevleri düzenleyebilir ve dağıtabilir. Ayrıca, etiketler ve etiketler ile görevlerin önceliklerini belirleyerek çalışanların önce hangileri üzerinde çalışacaklarını bilmelerine yardımcı olabilir.