Farklı coğrafi bölgelerdeki takımlar ve her yerden uzaktan çalışabilecek donanıma sahip profesyonellerle, Zoom gibi bir video konferans platformu olmadan modern iş yerini hayal edebiliyor musunuz?
İş dinamikleri geliştikçe, Zoom kahve makinesi kadar vazgeçilmez hale geldi. Bu toplantılarda nasıl davranmanız gerektiğini bilmek, yani sanal görgü kurallarını bilmek de öyle.
Zoom toplantı kurallarını öğrenmek sadece kibar olmakla ilgili değildir. Bu, tüm katılımcılar için profesyonel, verimli ve nihayetinde daha başarılı bir iletişim deneyimi sağlamakla ilgilidir.
Dakiklik ve göz teması gibi en iyi uygulamalar, sanal veya başka türlü tüm toplantıların genel kurallarıdır. Ancak video konferans platformları, birkaç başka yazılı olmayan kuralı da bilmemizi gerektirir.
Zoom Toplantı Etiği nedir?
Zoom toplantı kuralları, video görüşmeleri sırasında uygun davranışlar için bir dizi yönergedir. Kıyafetinizden arka planınıza ve iletişim şeklinize kadar her şeyi kapsar.
Bu ilkeleri öğrenmek, olumlu ve verimli bir ortam yaratarak sanal toplantıların faydalarını en üst düzeye çıkarır. ⭐
Zoom görgü kurallarını, herkesin kendini dinlenmiş hissettiği ve fikirlerin serbestçe akışının sağlandığı, saygılı ve odaklanmış bir ortam yaratan yazılı olmayan kurallar olarak düşünün. Tüm bunları yaparken platformun benzersiz özelliklerini de tam potansiyeliyle kullanın.
Zoom Toplantı Etiquette'inin Önemi
Doğru Zoom toplantı kuralları, etkili ve saygılı bir etkileşim sağlamak için çok önemlidir. Dikkat dağınıklığını en aza indirir, aktif dinlemeyi teşvik eder ve net, özlü bir iletişim sağlar. Sonuç olarak, takım içinde daha iyi bir anlayış ve işbirliği bekleyebilirsiniz.
Zoom kurallarına uymak size aşağıdaki avantajları sağlar:
- Verimlilik artışı: Herkes belirlenen kurallara uyduğunda, toplantılar daha sorunsuz geçer ve odaklanmış tartışmalar yapılır. Bu da daha hızlı karar alma ve zamanın verimli kullanılmasına yol açar 📈
- Gelişmiş profesyonellik: Kıyafetlerinize ve arka planınıza dikkat etmek ve görüşmeye aktif olarak katılmak, profesyonel bir imaj sergilemenize yardımcı olur. Uygun Zoom kurallarına uymak, diğer toplantı katılımcılarına saygı gösterdiğinizi de gösterir
- Olumlu takım dinamikleri: Sanal toplantılar sırasında saygılı iletişim ve özenli davranışlar, üyeler birbirlerinden kilometrelerce uzakta olsalar bile takım içinde güven ve dostluk duygusunu güçlendirir
- Stresin azalması: Herkes belirlenen kurallara uyduğunda, sanal etkileşimlerle ilgili endişeler azalır ve herkes için daha rahat ve stressiz bir toplantı ortamı oluşur
Bu notla birlikte, Zoom görüşmesi sırasında yapılmaması gerekenlere bakalım.
Zoom Toplantı Kurallarında Sık Yapılan Hatalar
Sanal toplantılar sırasında kaçınmanız gereken bazı yaygın tuzaklar şunlardır:
1. Çoklu görev
Toplantı sırasında e-postaları kontrol etmek, sosyal medyada gezinmek veya başka görevler üzerinde çalışmak saygısızca ve verimsizdir. Tamamen toplantıya odaklanın ve konuşmaya katılın.
2. Arka planı görmezden gelme
Dağınık veya dikkat dağıtıcı bir arka plan, konuşmanın odak noktasını kaydırabilir. Temiz, nötr bir arka plan seçin veya gerekirse sanal arka planlar kullanın. Bu mümkün değilse arka planınızı bulanıklaştırabilirsiniz.
3. Tartışmaları domine edin
Başkalarının sözünü kesmek, dikkatleri üzerine çekmek veya sürekli sözünü kesmek, katılımı engelleyebilir ve düşmanca bir ortam yaratabilir. Aktif dinlemeyi uygulayın ve başkalarının konuşmasına izin verin.
4. Kamera karşısında yemek yeme
Zararsız gibi görünse de, çiğneme ve yutma sesleri dikkat dağıtıcı ve rahatsız edici olabilir. Video görüşmeleri sırasında yemek yemekten kaçının.
5. Uygun giyinmemek
Profesyonel olmayan kıyafetler, toplantının niteliği ne olursa olsun sizi dikkatsiz gösterir. Evden çalışıyor olsanız bile, iş görüşmeleriniz için profesyonel kıyafetler giyin.
6. Göz teması kurmamak
Biriyle gözlerine bakmadan yüz yüze konuşma yaptığınızı hayal edin. İmkansız, değil mi? Yine de, sanal toplantılarda bunu yapmayı sık sık unutur ve görüntümüze veya ekranın genel yönüne bakarak daha fazla zaman harcarız. Daha da kötüsü, kamerayı kapalı tutarız.
Etkili İletişimi Teşvik Etmek için Zoom Toplantı Etiği İpuçları
Tuzakları ele aldığımıza göre, Zoom görüşmelerinin dünyasında zarif ve verimli bir şekilde gezinmek için bazı pratik ipuçları:
Bir profesyonel gibi hazırlanın
Toplantı öncesi hazırlık, toplantılar sırasında kendinize güvenmenizi ve stres yaşamamanızı sağlar. Geleneksel bir sunum veya pano tartışması için hazırlık yapacağınız gibi, Zoom toplantı kuralları kapsamında profesyonel bir kontrol listesi izleyin. Bu, toplantı sahipleri için daha da önemlidir.
- Saat diliminize dikkat edin: Toplantıları tüm katılımcılar için uygun zamanlarda planlayın
- Gündem belirleyin ve materyalleri paylaşın: Toplantının sahibiyseniz, toplantı gündemini önceden bildirdiğinizden emin olun. Tüm davetliler, toplantıda neler olacağını ve kendi rollerini anlamalıdır. Davetiyeleri yalnızca ilgili kişilere göndermek de aynı derecede önemlidir. Katılması veya karar vermesi gerekmeyen iş arkadaşlarını davet etmek, toplantının kalitesini düşürebilir. Bir Zoom toplantısına davet edildiyseniz, gündemi dikkatlice okuyun ve toplantıdan önce şüphelerinizi gidermek için sorular sorun.
- Teknolojinizi test edin: Teknik aksaklıkları önlemek için toplantıya katılmadan önce ekipmanınızı ve internet bağlantınızı iki kez kontrol edin. Bu, toplantı sahibi için çok önemli olmakla birlikte, dikkat dağınıklığını ve gecikmeleri önlemek için her katılımcı mikrofonunu ve kamerasını test etmelidir
- Sessiz bir yer bulun: Arka plan gürültüsü rahatsız edici ve dikkat dağıtıcı olabilir. Siz ve iş arkadaşlarınızın tartışmaya odaklanabilmesi için kesintisiz, sessiz bir konum seçin
- Erken gelin: Planlanan saatten birkaç dakika önce oturum açarak toplantının havasını belirleyin
- Kısa tutun veya molalar planlayın: Zoom toplantıları nadiren 45-60 dakikadan uzun sürer. Uzun bir toplantı planlamanız gerekiyorsa, katılımcıların yorulmaması için aralarda kısa molalar planlayın.
Bonus ipucu: Takımınızda kullanabileceğiniz kontrol listeleri oluşturun ve bunları ClickUp Kontrol Listeleri ile şablon olarak kaydedin
Tanıtımlar
Toplantının başlangıcında kendinizi ve diğer katılımcıları tanıtmak toplantı sahibinin görevidir. Bu, uzun süren garip sessizliklerin ve karışıklıkların önlenmesine yardımcı olur.
Alternatif olarak, katılımcıları kendilerini tanıtmaya teşvik edebilirsiniz.
- Kameranızı açık tutun: Toplantı sahibi olarak, görüşme başladığında kameranızı açık ve mikrofonunuzu sessizden çıkarmak bir görgü kuralıdır. Toplantıyı siz yönetiyorsunuz, bu nedenle herkesin bilgisayar ekranındaki boş bir dikdörtgen parçaya bakması kabalık olur. Davetliyseniz, diğer katılımcılar da kamerasını kapatmışsa kameranızı kapatabilirsiniz.
- Zoom arka planıyla ortamınızı ayarlayın: Evden, bir kafeden veya ofis dışındaki bir yerden aramaya katılıyorsanız, daha profesyonel veya tarafsız bir sanal arka plan ayarlamak en iyi uygulamadır. Bu, hareketlerden veya çevrenizdeki kişilerden kaynaklanan dikkat dağınıklığını ortadan kaldırır.
Dikkatli bir katılımcı olun
Telefonunuzu bir kenara koyun, gereksiz sekmeleri kapatın ve konuşmaya aktif olarak katılın. Kamerada olmasanız bile yüz ifadeleri ve vücut dilinizle faiz gösterin.
- Net ve öz konuşun: Kelimeleri net telaffuz edin, "um" ve "uh" gibi dolgu kelimelerinden kaçının ve katkılarınızı kısa ve konuyla ilgili tutun
- Konuşmadığınız zaman mikrofonunuzu sessize alın: Bu, arka plan gürültüsünü ortadan kaldırır ve istenmeyen ses kesintilerini önleyerek konuşmanın akışını sorunsuz hale getirir
- Vücut dilinize dikkat edin: Duruşunuzu düzeltin, kıpırdanmayın ve kameraya (veya konuşmacının adına) göz teması kurun. Başınızı sallamak, gülümsemek ve (kameraya) göz teması kurmak, aktif dinlediğinizi ve ilgilendiğinizi gösterir
- Tepkiler ve sohbet gibi özellikleri keşfedin: Tepki düğmeleri, başka biri konuşurken fikirlerinizi ifade etmek veya soru sormak için kabul edilebilir bir yöntem sunar. Örneğin, konuşmacının duraklayıp size söz hakkı vermesi için "elinizi kaldırabilirsiniz". Ya da "alkış" veya "kalp" tepkilerini kullanarak bir başarıyı veya kutlamayı takdir edebilirsiniz. Benzer şekilde, sohbet özelliği, toplantının akışını kesintiye uğratmadan bağlantıları ve fikirleri paylaşmak için harika bir yoldur.
- Ekran paylaşımı kurallarına uyun: Ekran paylaşımı güçlü bir araçtır, ancak neyin görünür olduğuna dikkat edin. Gereksiz sekmeleri kapatın ve dikkat dağıtıcı kişisel dosyaları göstermekten kaçının
- Ekran kaydetme kurallarına uyun: Toplantıyı ileride başvurmak üzere kaydetmeniz gerekiyorsa, her zaman izin alın ve geçerli bir neden belirtin. Tüm katılımcılar, toplantının kaydedildiğini ve kaydın amacını bilmelidir
Bonus ipucu: Gülümsemenin gücünü küçümsemeyin! Kameranın karşısında olsanız bile, içten bir gülümseme sıcaklık, ilgi ve pozitif enerji iletebilir ve daha keyifli ve verimli bir toplantı için uygun ortamı yaratabilir.
Teknolojik yükseltmelerle toplantının potansiyelini en üst düzeye çıkarın
Anketlerden küçük grup odalarına ve ekran paylaşımına kadar çeşitli Zoom özelliklerini ve entegrasyonlarını keşfedin. Özel ihtiyaçlarınızı karşılarken toplantılarınızı iyileştiren araçlar bulun. Örneğin, ClickUp'ı kapsamlı bir toplantı planlama aracı olarak kullanabilirsiniz.
ClickUp Takvim Görünümü
ClickUp Takvim Görünümü ile tüm takımınızın toplantılarını, görevlerini ve son tarihlerini tek bir yerde görüntüleyin. Platformlar arasında geçiş yapmaktan veya önemli tarihleri kaçırmaktan kurtulun. Takım, proje veya kişiye göre kolayca filtreleyerek ilgili konulara odaklanabilirsiniz.
ClickUp Toplantıları
ClickUp Meetings, ClickUp proje yönetimi platformuyla sorunsuz bir şekilde entegre olarak temel video konferansın ötesine geçer.
Özellikleri şunları içerir
- Merkezi planlama: Toplantı katılımcılarını davet etmek ve ClickUp içinde katılım onaylarını yönetmek için
- Otomatik hatırlatıcılar: Zamanında bildirimler ve herkesin programa uymasını sağlar
- Toplantı Notları ve Eylem Öğeleri: Anahtar noktaları yakalayın ve takip görevlerini doğrudan görüşme sırasında atayın
ClickUp Beyaz Tahtalar
ClickUp, Zoom görüşmenizi işbirliğine dayalı bir çalışma alanına dönüştüren yerleşik bir beyaz tahta özelliği sunar. Fikirler üretin, diyagramlar çizin veya zaman çizelgeleri oluşturun, görsel iletişimi ve katılımı artırın.
ClickUp Görevleri
Bu özelliği kullanarak eylem öğelerini platform içinde eyleme geçirilebilir görevlere dönüştürün. Bu, iletişimi kolaylaştırır, hesap verebilirliği artırır ve toplantı bittikten sonra bile herkesin aynı sayfada kalmasını sağlar.
Olumlu bir notla bitirin
İyi bir son, sadece kutuları işaretlemekle olmaz. Kişiliğinizi veya mizahınızı (toplantının tonuna göre) katarak kalıcı bir izlenim bırakın.
"Bir sonraki toplantıda neler başaracağımızı merakla bekliyorum" gibi kısa bir cümle veya paylaşılan bir şaka, gelecekteki Zoom toplantıları için heyecan uyandırabilir.
- Toplantı sahibi en son ayrılır: Katılımcıların kendi istedikleri zaman ayrılmalarına ve bağlantıyı kesmeden önce son sözlerini söylemelerine izin verin. En iyi uygulama, herkes toplantıdan ayrıldıktan sonra toplantı sahibinin bağlantıyı kesmesidir
- Anahtar noktaları ve eylem öğelerini özetleyin: Tartışmayı kısaca özetleyin, anahtar noktaları vurgulayın ve herkesin amaç ve sorumluluk bilinciyle ayrılmasını sağlamak için net eylem öğeleri ve son tarihler atayın
- Sorular için alan bırakın: Toplantıyı resmi olarak bitirmeden önce, son sorular veya açıklamalar için birkaç dakika ayırın. Bu, herkesin endişelerinin giderilmesini ve katılımcıların toplantıyı olumlu bir notla terk etmesini sağlar
- Başarıları vurgulayın: Toplantı ilerleme veya atılımlarla sonuçlandıysa, bir dakikanızı ayırarak kolektif çabayı takdir edin ve başarıyı kutlayın. Bu , olumlu takım çalışmasını güçlendirir ve daha fazla işbirliği için motivasyon sağlar
- Teşekkürlerinizi ifade edin: İş arkadaşlarınıza katılımları ve zaman ayırdıkları için teşekkür edin. Bu, takdir duygusu yaratır ve gelecekteki toplantılara aktif katılımı teşvik eder
Bonus ipuçları:
- Uygunsa, mevcut toplantının momentumunu kullanarak bir sonraki toplantıyı geçici olarak planlayın. Bu, gelecekte zaman tasarrufu sağlar ve proje yönetiminde proaktif olduğunuzu gösterir
- ClickUp Notları'nı kullanarak anahtar noktaları ve eylem öğelerini gerçek zamanlı olarak yakalayın, böylece toplantıdan sonra herkes bunlara hızlıca başvurabilir
- ClickUp içinde doğrudan görevler atayın, son tarihler belirleyin ve takip için belirli sahipler atayın
- Performansınızı değerlendirin ve iyileştirilmesi gereken alanları belirleyin. Çok hızlı mı konuştunuz? Arka planınız dikkat dağıtıcı mıydı? Bu bilgileri kullanarak gelecekteki toplantılarda sanal varlığınızı iyileştirin
Aramanın ötesinde
Zoom toplantı kuralları, toplantı bittikten sonra da geçerlidir. Toplantı özetlerini ve eylem öğelerini görüşmeden hemen sonra göndermek çok önemlidir. Ayrıca, katılımcıları gelecekteki toplantılar için düşüncelerini ve önerilerini paylaşmaya teşvik etmelisiniz. ✏️
Bonus ipucu: Zoom toplantıları için en iyi uygulamaları ve kuralları belgelendirin. Bunları kuruluşunuzda kılavuz olarak paylaşın, böylece gelecekteki video konferanslarda herkes aynı sayfada olur.
Örnek olarak liderlik: Zoom toplantı kuralları
İş yerleri geliştikçe, Zoom oturma odamız, konferans odamız ve hatta happy hour mekanımız haline geldi. Etkili Zoom görgü kuralları ise iki yönlü bir süreçtir.
Kendinizi sorumlu tutarak ve başkalarına saygılı davranarak, herkes için daha verimli, ilgi çekici ve nihayetinde daha başarılı bir sanal ortam yaratmaya katkıda bulunabilirsiniz.
Bu Zoom ipuçlarını benimseyerek ve ClickUp'ın gücünden yararlanarak, Zoom toplantılarının dünyasında güven ve profesyonellikle yol alabilirsiniz. 🎉 Zoom toplantılarınıza bugün ClickUp avantajı kazandırın!