Bir çalışanın yöneticisinin yöneticisiyle yaptığı toplantı, yani atlama seviyesi toplantısı, genellikle bir eskalasyon mekanizması olarak görülür. Genel anlayış, bir sorun olduğunda bir lideri dahil etmeniz gerektiğidir. Ancak bu böyle olmamalıdır.
Düzenli olarak gerçekleştirilen atlama seviyeli toplantılar, çalışanların ve liderlerin bilgi paylaşımına yardımcı olur. Bu toplantılar, çalışanların benzersiz pozisyonları ve bakış açıları sayesinde edindikleri içgörülerini paylaşmalarına olanak tanır.
Örneğin, müşteri hizmetleri temsilcisi, müşteriye yakın olduğu için onların sorunlu noktaları hakkında bilgi sahibi olabilir. COO, CEO'ya yakın olduğu için strateji ve gelecek yol haritası hakkında daha fazla bilgi sahibi olabilir. Bu iki kişi bir araya geldiğinde, iş bağlamının paylaşılmasına yardımcı olur.
Bu blog yazısında, yöneticilerin yöneticisi olarak atlama seviyeli toplantıları kuruluşun yararına nasıl kullanabileceğinizi keşfediyoruz.
Atlama Düzeyli Toplantı nedir?
Atlama seviyeli toplantı, orta kademe yöneticinin katılmadığı, bir çalışan ile onun yöneticisinin yöneticisi arasında yapılan konuşmadır. Organizasyon hiyerarşisinde bir seviye atlandığı için bu isim verilmiştir.
Örneğin, doğrudan rapor verdiğiniz kişiler grup yöneticileri olan bir şehir satış müdürü olduğunuzu varsayalım. Her müşteri yöneticisinin kendisine rapor veren satış geliştirme temsilcileri (SDR) olabilir.
Atlama seviyesi toplantıları, küme yöneticisi olmadan siz ve SDR'ler arasında gerçekleşir.
Atlama Düzeyli Toplantıların Avantajları
Her hafta, yöneticiler takımlarıyla sık sık bir araya gelebilir: standup toplantılarında, değerlendirmelerde, müşteri toplantılarında vb. Bir çalışan bir zorlukla karşılaştığında, doğrudan yöneticisine başvurur ve işbirliğine dayalı bir ilişki kurar.
Ancak, bir üst düzey yönetici için durum böyle değildir. Genellikle, doğrudan rapor verdikleri takımlardan ve işlerinden uzaktırlar. Atlama seviyeli toplantılar bu boşluğu doldurur.
Çalışanlar için atlama seviyeli toplantıların faydaları
Seslerini duyurmak: Çalışanlar genellikle, doğrudan üstlerinin çözemeyeceği zorluklarla karşılaşabilir. Örnek olarak, doğrudan üstün onaylama yetkisi olmayan pahalı bir yeni araç satın alınması verilebilir.
Bu gibi durumlarda, atlama seviyeli toplantılar, çalışanların endişelerini daha fazla yetkiye sahip birine iletmelerine olanak tanır.
Görülme hissi: Çalışanlar, özellikle sahada veya ofis dışında çalışanlar, kendilerini izole bir şekilde çalışıyormuş gibi hissederler. Meslektaşları veya doğrudan üstleriyle işbirliği yapsalar bile, işlerinin daha büyük bir amacın parçası olduklarını hissetmeyebilirler.
Tüm çalışanların katıldığı toplantılar veya şirket dışı toplantılar gibi, atlama seviyeli toplantılar da çalışanların kendilerini görülmüş hissetmelerine yardımcı olarak moralini artırır.
İçgörülerini paylaş: Sahadaki çalışanlar, kuruluş için çok büyük değer taşıyan müşterilerin nabzını tutar. Zaman takibi aracı satan bir SDR, müşterilerin bu girdileri otomatik olarak zaman çizelgesine dönüştürme özelliğini istediğini fark edebilir.
Bu tür içgörüler, günlük faaliyetlerin yoğunluğu içinde ürün takımına ulaşmayabilir. Atlama seviyeli toplantılar, hemen uygulamaya geçirilebilecek içgörüler paylaşmak için uygun bir yer ve zaman sunar.
Organizasyonel stratejiyi anlayın: Her çalışan, kurumsal stratejiyi net bir şekilde göremez. Bir yazılım mühendisi, geliştirmekte olduğu özellik hakkında her şeyi biliyor olabilir, ancak bu özelliğin ürün yol haritasına neden eklendiğini bilmeyebilir.
Atlama seviyeli toplantılar, liderlerin vizyon ve stratejilerini tüm organizasyona aktarmalarına yardımcı olur.
Liderler için atlama seviyeli toplantıların faydaları
Görünmeyen fırsatları belirleme: Liderler, sahada çalışanlardan doğrudan ve spesifik geri bildirim alabilir. Faturaları ödeyen finans sorumlusu, kuruluşun yinelenen araçlara çok fazla harcama yaptığını fark edebilir.
Normal bir günde, bunu bir kenara bırakabilirler. Seviyeleri atlayan toplantıda ise bunu CFO'ya bildirebilirler ve bu da binlerce dolarlık tasarruf anlamına gelebilir.
Etkili problem çözme: Takım iletişimi birden fazla yönetici tarafından filtrelendiğinde, sorunun kök nedeni kaybolabilir. Atlama seviyeli toplantılar, liderliği kritik sorunların kaynağına götürebilir. Son kullanıcının bakış açısından iş akışının optimizasyonuna yardımcı olabilir.
Müşteri içgörülerine erişim: Liderler, büyük/önemli hesaplar dışında müşterilerle nadiren doğrudan konuşur. Atlama seviyeli toplantılar, her bir müşteriyle ayrı ayrı görüşmeden tüm müşteriler hakkında dürüst geri bildirimler toplama fırsatı sunar. Bu, organizasyonel bilgi toplamak için harika bir yoldur.
Çalışanların moralini artırın: Atlama seviyeli toplantılar, çalışanların organizasyon liderleri tarafından görülmesini ve dinlenilmesini sağlar. Bu, çalışanların daha bağlı ve değerli hissetmelerini sağlar. İşlerinin önemli olduğunu düşünen çalışanlar daha fazla iş yapmak için motive olurlar.
Personel sorunlarını çözün: İnsanlar sorun çıkaran kişi olarak görünmek istemedikleri için kötü yöneticilere katlanırlar. Atlama seviyeli toplantılar, orta kademe yöneticiler için 360 derece değerlendirme yapmayı kolaylaştırır. Bu sayede liderler, çalışanların endişelerini giderebilir ve daha iyi performans göstermeleri için yöneticileri eğitebilir.
Temel olarak, atlama seviyeli toplantılar liderlerin işleri değiştirmesine olanak tanır. Liderlere daha net bir görünürlük sağlar. Hızlı ve etkili bir şekilde iyileştirmeler yapmalarına yardımcı olur. Sonuç olarak, çalışanlar geri bildirimlerinin değer gördüğünü ve saygı duyulduğunu fark eder.
Zamanla bu, çalışanların sadakatini artırır, bu da çalışanların işyerinde kalma süresini uzatır ve kuruluşun finansal performansını iyileştirir.
Atlama Düzeyli Toplantılara Nasıl Hazırlanmalı ve Planlanmalı?
Yöneticilerin yöneticisi olarak, düzenli atlama seviyesi toplantılarını planlama sorumluluğu size aittir. Atlama seviyesi toplantılarını kendi yararınıza olacak şekilde hazırlamak ve planlamak için yapmanız gerekenler.
1. Raporlama yöneticisini bilgilendirin
Takım üyeleriniz, yöneticilerinin yöneticisinden bir toplantı daveti aldıklarında şunu merak ederler: "Beni kovacaklar mı?" Doğrudan size bağlı çalışanlarınız, onların ekibiyle konuştuğunuzu duyduklarında kendilerini güvensiz hissederler.
Atlama seviyeli toplantılar, takımlarınız için duygusal olarak yorucu olabilir. Takımlarınızı gereksiz strese sokmamak için, atlama seviyeli toplantılara nasıl yaklaşmak istediğinizi düşünün.
Atlama seviyesi toplantısına girmeden önce tamamlamanız gereken tüm görevleri belirlemek için bir süreç haritalama aracı kullanın. İşte dikkate almanız gereken bazı adımlar.
- Herkese karşı şeffaf olun
- Düzenli atlama seviyesi toplantıları için bir ritim oluşturun, böylece toplantı talebi aldıklarında kimse telaşlanmasın
- Atlama seviyeli toplantılardan önce, doğrudan rapor verdiğiniz kişilerle üç ayda bir bire bir toplantılar yapın
- Doğrudan rapor verdiğiniz kişilere atlama seviyesi toplantı takviminizi bildirin
- Doğrudan rapor verdiğiniz çalışanlarınızı, takımlarına sizden toplantı daveti beklemeleri konusunda bilgilendirmeleri için teşvik edin
2. Kiminle toplantı yapacağınızı bilin
Diyelim ki beş doğrudan raporunuz var ve her biri 5 üyeli bir takımı yönetiyor. O zaman, kişilikleri, çalışma tarzları, öncelikleri ve becerileri olan 25 kişiyle görüşmeniz gerekecek. Onlarla toplantıya girmeden önce onları anlayın.
Onlar hakkında önceden ayrıntılı bilgi toplayın. İnsan kaynakları yönetim sisteminizden [HRMS] onların rolünü, sorumluluklarını, hedeflerini ve bugüne kadarki performanslarını öğrenebilirsiniz.
Onları birer kişi olarak anlamak için Clickup'ın "hakkımda" şablonunu kullanabilirsiniz. Onları değerleri, güçlü yönleri, deneyimleri ve daha fazlası hakkında sorular sormaya davet edin.
Bu verileri kullanarak sorunlarını önceden tahmin edin ve yanıtlarınızı önceden düşünün.
3. Atlama seviyeli toplantıları özenle planlayın
Atlama seviyeli toplantılar için en uygun sıklık üç ayda birdir. Bu süreden daha uzun aralıklarla yaparsanız, samimiyetsiz ve sadece formalite icabı bir şey yaptığınız izlenimi verebilirsiniz. Daha sık yaparsanız, programınıza yük olabilir.
Her çeyrekte 25 kişiyle toplantı yapmak kolay değildir. Bu nedenle, atlama seviyesi toplantılarınızı doğru planlamak çok önemlidir. Aşağıdaki iki yöntemden birini öneririz.
Toplu planlama: Her çeyrekte bir hafta boyunca günde beş adet 20 dakikalık toplantı. Bu, sizi bir hafta boyunca meşgul edecek olsa da, tüm bilgileri bütünsel ve bağlamsal olarak toplamanıza yardımcı olacaktır. Ayrıca, topladığınız geri bildirimler üzerine harekete geçmek için çeyreğin geri kalanında zamanınız kalacaktır.
Sürekli planlama: Alternatif olarak, çeyrek boyunca haftada iki kişiyle toplantı yapabilirsiniz. Bu, toplantıları zamana yaymanıza ve ilerlemeyi daha yakından izlemenize yardımcı olur.
Kontrol alanınızın genişliğine bağlı olarak, size uygun bir şekilde toplantılar planlayın. 2-3 kişiyi tek bir oturumda bir araya getirmeyin veya grup toplantıları yapmayın. İyi bir atlama seviyesi toplantısı her zaman bire bir yapılır.
4. Atlama seviyesi toplantılarını planlarken bant genişliğini göz önünde bulundurun
Organizasyonda meşgul olan tek kişinin siz olmadığını unutun. Bu nedenle, toplantı planlamadan önce üst düzey takımınızın iş yükünü göz önünde bulundurun. Proje yönetimi aracınız, takım üyelerinin ne kadar meşgul olduğunu size söyleyebilmelidir.
ClickUp'ın iş yükü görünümü, her takım üyesinin ne yaptığını ve sizinle konuşmak için 20 dakika ayırabileceklerini gerçek zamanlı olarak birleştirilmiş bir görünüm sunar.
Öte yandan, bant genişliğinize de dikkat etmeniz gerekir. ClickUp'ın takvim görünümü, tüm randevularınızı tek bir yerde görmenize yardımcı olur, böylece çok fazla toplantı ile boğulmadığınızdan emin olabilirsiniz.
5. Atlama seviyeli toplantı gündemi oluşturun
Gündemi olmayan bir toplantıdan daha verimsiz bir şey yoktur. Atlama seviyeli toplantıların yirmi dakika kadar sürdüğünü düşünürsek, net bir plana ihtiyacınız vardır. ClickUp'ın atlama seviyeli toplantı gündem şablonu, bu konuda harika bir başlangıç noktasıdır.
Gündemi planlarken, atlama seviyeli toplantılarda sorabileceğiniz soruları da düşünün. İşte birkaç örnek.
Bir CFO olarak alacak hesapları sorumlusuyla toplantı yapıyorsanız, şu soruları sorabilirsiniz:
- Müşterilerimizin kaçı ödemeleri kararlaştırılan süreden sonra geciktiriyor?
- Kaç tane gecikmeden sorumluyuz ve bunları nasıl düzeltebiliriz?
- Müşteriler hangi ödeme kanalını tercih ediyor?
Bir şehir satış müdürü olarak SDR'lerle konuşuyorsanız, şunu sorabilirsiniz:
- Müşterilerinizden tekrar tekrar duyduğunuz şikayetler nelerdir?
- En sevdikleri özellikler nelerdir?
- Neden bazı potansiyel müşteriler bizi değil de rakiplerimizi tercih ediyor?
Her toplantıda şunları sormayı düşünün:
- Rolünüzden, patronunuzdan ve işinizden memnun musunuz?
- İşinizi iyi yapmak için ihtiyacınız olan tüm araçlara sahip misiniz?
- Fırsatınız olsaydı, işinizde değiştirmek istediğiniz tek şey ne olurdu?
Bu atlama seviyesi toplantı gündemini çalışanlarınızla birkaç hafta önceden paylaşın, böylece onlar da gündemi düşünebilir ve hazırlıklı gelebilirler.
6. Zor soruları yanıtlamaya hazırlanın
Atlama seviyeli toplantılar sizin için de zor olabilir. Takım üyeleriniz bu fırsatı endişelerini tartışmak için kullanacaktır (ki bu sizin de istediğiniz bir şeydir!). Bu nedenle, bunları ele almaya hazır olun. Tüm gerçekleri ve sayıları toplayın. Onlarla paylaşmaya hazır olduğunuz bilgileri belirleyin.
Ne kadar hazırlık yaparsanız yapın, üst düzey toplantıların etkinliği büyük ölçüde konuşmaya nasıl katıldığınızla ilgilidir. İşte bunu nasıl iyileştirebileceğiniz.
Başarılı Bir Atlama Düzeyi Toplantısı Nasıl Yapılır?
Toplantıdan çok önce başlayın
Atlama seviyesi toplantı gündemini takımınıza gönderdiğinizde, onları gündemi gözden geçirmeye ve kendi öğelerini eklemeye teşvik edin. Bunu yaptıklarında, katkılarını proaktif bir şekilde takdir edin.
Bu, güven oluşturmanın en basit yollarından biridir. Yanıtınız, atlama seviyesi toplantısına ve onlara birer birey olarak gerçekten değer verdiğinizi gösterir.
Başarılı atlama seviyesi toplantıları yürütmek için ihtiyacınız olan araçları bir araya getirin. Bu, toplantı tutanakları veya özetleri için bir AI aracı, bir hedef izleme uygulaması, bir çağrı kayıt yazılımı veya favori kağıt ve kaleminiz olabilir.
Net hedeflerle gelin
Toplantıya, sizin ve atlama seviyesi üstündeki takım üyenizin bu konuşmadan ne elde etmek istediğini bilerek girin. ClickUp gibi bir araç, hedefleri izlemeye ve toplantı için bir yapı oluşturmaya yardımcı olur.
Önceki atlama seviyesi toplantılarının devamını yapın
Bu kişiyle daha önce atlama seviyeli toplantılar yaptıysanız, oradan devam edin. O zamandan bu yana yaptığınız eylem öğelerini ve ilerlemenizi kabul edin. Bir sorunu çözemediyseniz, nedenini açıklayın.
Bir çalışan önceki toplantıdan hiçbir sonuç çıkmadığını hissettiğinde, bir sonraki toplantıya isteyerek katılma olasılığı azalır. Atlama seviyeli toplantının önemini ve etkisini vurgulayın.
Açık fikirli olun
Bu toplantıya hazırlanırken ve kişi hakkında bilgi edinirken, bu toplantının daha çok onunla ilgili olduğunu ve sizinle ilgisi olmadığını unutmayın. Bu nedenle, sorular sorun ve kesmeden sabırla dinleyin.
Açık olun. Başkalarından duyduğunuz önyargılı fikirleri veya düşünceleri taşımayın. Toplantı sırasında yargılama yapmayın.
Geri bildirim sağlayın
Çalışanlar, performansları ve daha iyi yapabilecekleri şeyler hakkında sizden bilgi almak ister. Çalışanların işleri ve bu toplantıya katkıları hakkında geri bildirim sağlayın. Bunları belgelendirin ve çalışanlarla paylaşın, böylece bir sonraki oturumda bu bilgileri temel alabilirsiniz.
Geri bildirim belgesi oluşturmak sıkıcı mı geliyor? Toplantı notlarınızı özetlemek, eylem öğelerini belirlemek ve zaman çizelgeleri önermek için ClickUp'ın yapay zeka destekli asistanını deneyin.
Net eylem öğeleriyle toplantılardan çıkın
Atlama seviyeli toplantı, tartışma noktalarındaki eylemleriniz kadar iyidir. Katılımınızı ve ilginizi sağlamak için toplantı tutanaklarını mutlaka belgelendirin. Yeterli notlar alın. Emin değilseniz, ClickUp'ın toplantı notu şablonlarından birini deneyin. Bir kopyasını oluşturun ve atlama seviyeli toplantılarınızın amacına ve yapısına göre özelleştirin.
Atlama seviyeli toplantılarınızı bir adım daha ileriye taşıyan ClickUp Meetings, notlar almanıza, gündemi yönetmenize ve eylem öğeleri belirlemenize olanak tanır. Eylem öğelerinin sorumluluğunu üstlenin ve bunları görev yönetim sisteminize ekleyin. Gerekirse zaman çizelgeleri ve diğer kontrol noktaları belirleyin.
Toplantıdan sonra açık iletişimi sürdürün
Bir sonraki atlama seviyesi toplantısını beklemeyin. Eylem öğelerini tartışmak ve tamamlamak için çalışanlarınızla açık bir iletişim kanalı oluşturun. Clickup'ın Sohbet görünümünü kullanarak görevleriniz üzerinde gerçek zamanlı olarak işbirliği yapın.
- Yetki devri yapıyorsanız, diğer takım üyelerine görevler atayın
- Varlıkları, bağlantıları ve daha fazlasını paylaşın
- Kaydettiğiniz ilerleme veya karşılaştığınız zorluklar hakkında yorum yapın
Ayrıca, atlama seviyesi toplantıları ile ilgili sohbetler için ayrı bir pencere oluşturabilirsiniz, böylece projeleriniz kesintiye uğramaz.
ClickUp ile Bir Sonraki Atlama Düzeyli Toplantınızı Başarıyla Geçirin
Atlama seviyeli toplantılar, günlük işlerin akışında fark edilmeyen hususlara görünürlük sağlar. Liderlerin sorunları daha derinlemesine anlamasına yardımcı olur. Çalışanların daha iyi katılımını sağlar. Doğru şekilde yapıldığında, atlama seviyeli toplantılar çalışanların moralini yükseltebilir, verimliliği artırabilir ve açıklık ve şeffaflık kültürü oluşturabilir.
Muazzam faydalarına rağmen, atlama seviyeli toplantıları planlamak, programlamak, hazırlamak ve yürütmek kolay değildir. ClickUp size yardımcı olmak için burada.
ClickUp'ın proje yönetimi yazılımı, etkili atlama seviyeli toplantılar düzenlemenize yardımcı olacak özelliklere sahiptir. Çalışanların iş yükünü kontrol etmek, toplantı gündemleri oluşturmak, toplantılar sırasında notlar almak veya bunları otomatik olarak özetlemek gibi tüm bunları ClickUp yapabilir.
ClickUp ile atlama seviyeli toplantıları bir profesyonel gibi yürütün. Bugün ücretsiz kaydolun!