สามเหลี่ยมการจัดการโครงการ – การบาลานซ์ขอบเขต, เวลา, และค่าใช้จ่าย

ความคาดหวังของลูกค้า, ลักษณะที่ไม่สามารถคาดการณ์ได้ของสภาพแวดล้อมการทำงานสมัยใหม่, และทรัพยากรที่จำกัด ล้วนทำให้การบริหารลูกค้า, ทีมของคุณ, และโครงการต่างๆ เป็นเรื่องที่ท้าทาย

ดังนั้น ผู้จัดการโครงการจึงกลายเป็นส่วนสำคัญเกือบทุกธุรกิจ ไม่ว่าจะมีขนาดหรืออยู่ในภาคส่วนใด เพื่อจัดการโครงการและอำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างลูกค้าและทีมงาน

ในบทความนี้ เราจะพาคุณไปทำความเข้าใจเกี่ยวกับสามเหลี่ยมการจัดการโครงการ หลักการการทำงานของมัน เหตุผลที่มันได้ผลและวิธีที่คุณสามารถใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อช่วยนำสามเหลี่ยมนี้ไปใช้ในการทำงานของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการ

อะไรคือสามเหลี่ยมการจัดการโครงการ และมันทำงานอย่างไร?

จากการวิจัยอย่างทุ่มเทในหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดของการบริหารโครงการเป็นเวลาหลายทศวรรษ หนึ่งในเสาหลักพื้นฐานของงานนี้ได้กลายเป็นที่รู้จักในนาม สามเหลี่ยมการบริหารโครงการ (PMT)

PMT หรือที่รู้จักกันในชื่อสามเหลี่ยมทองคำ สามเหลี่ยมเหล็ก และสามเหลี่ยมข้อจำกัด เป็นอาวุธลับในคลังแสงของผู้จัดการโครงการ เนื่องจากเป็นเครื่องมือช่วยในการมองเห็นและเป็นกรอบแนวคิดและแนวทางปฏิบัติสำหรับการจัดการโครงการให้ประสบความสำเร็จ

สามเหลี่ยมการจัดการโครงการมีมาตั้งแต่ทศวรรษ 1950 และยังคงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ปัจจุบันมีทั้งเวอร์ชันของอังกฤษและเวอร์ชันของสหรัฐอเมริกา (ซึ่งเราจะเน้นที่เวอร์ชันหลัง) รวมถึงสิ่งที่เรียกว่าสามเหลี่ยม Agile ที่สร้างขึ้นโดยเฉพาะสำหรับทีม Agile อย่างไรก็ตาม แม้เวลาจะผ่านไป 70 ปี หลักการสำคัญของสามเหลี่ยมเหล็กยังคงเหมือนเดิมและมีประสิทธิภาพในการใช้งานเช่นเดียวกับเมื่อเริ่มต้น

ตอนนี้ มาดูกันว่ามันทำงานอย่างไร

สามเหลี่ยมทองคำของการบริหารโครงการเป็นเครื่องมือช่วยในการมองเห็นที่มีรูปสามเหลี่ยมซึ่งมีสามด้านแทนข้อจำกัดหลักสามประการที่ส่งผลต่อคุณภาพโดยรวมของผลลัพธ์สุดท้ายของโครงการ(แสดงด้วยพื้นที่ระนาบตรงกลางของสามเหลี่ยม)

นี่คือสามองค์ประกอบของสามเหลี่ยมโครงการ:

งานของผู้จัดการโครงการคือการบริหารจัดการปัจจัยทั้งสามนี้ เนื่องจากปัจจัยเหล่านี้มีผลกระทบต่อทีมโครงการ คุณภาพของผลิตภัณฑ์สุดท้าย และในที่สุดก็คือความสำเร็จของโครงการ

PMT ทำงานได้เพราะมันแสดงให้เห็นว่าปัจจัยทั้งสามนี้เชื่อมโยงกันด้วยความเรียบง่าย ซึ่งทำให้เหมาะสำหรับการสื่อสารกับลูกค้า ทุกโครงการถูกจัดตั้งขึ้นด้วยงบประมาณโครงการ(ต้นทุน), กำหนดเวลา (ต้นทุน), และเป้าหมายสุดท้ายที่มีขนาด, ความใหญ่โต, และความซับซ้อนที่แตกต่างกัน (ขอบเขตของโครงการ)

สามเหลี่ยมนี้ยังแสดงถึงสมดุลที่ต้องรักษาไว้ระหว่างข้อจำกัดสามประการ กล่าวอีกนัยหนึ่ง หากตัวแปรหนึ่งเปลี่ยนแปลง จะต้องมีการปรับเปลี่ยนอีกสองตัวเพื่อคืนสมดุล

ตัวอย่างเช่น หากกำหนดเวลาถูกขยายออกไป และทำให้เวลาที่มีอยู่ลดลง ค่าใช้จ่ายจะต้องเพิ่มขึ้นหรือขอบเขตต้องลดลงเพื่อให้แน่ใจว่ากำหนดเวลาใหม่สามารถทำได้ และคุณภาพของผลิตภัณฑ์ยังคงอยู่

ข้อจำกัดสามประการของสามเหลี่ยมการจัดการโครงการ

PMT ยังถูกเรียกว่า "สามเหลี่ยมเหล็ก" (Iron Triangle) เพราะด้านทั้งสามที่แตกต่างกัน (เวลา, ค่าใช้จ่ายของโครงการ, ขอบเขต) สามารถถูกมองว่ากำลังออกแรงต่อต้านซึ่งกันและกัน

กล่าวอีกนัยหนึ่ง จุดต่าง ๆ ของ PMT จะเคลื่อนที่ออกจากกันโดยธรรมชาติ ตัวอย่างเช่นหากเกิดการขยายขอบเขตงานหรือต้นทุนเริ่มพุ่งสูงขึ้น สามเหลี่ยมจะเสียสัดส่วนและแตกออก ส่งผลให้คุณภาพที่อยู่ในนั้นสูญหายไป

สำหรับการดำเนินโครงการให้ประสบความสำเร็จ ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องเจรจาต่อรองความสัมพันธ์ระหว่างข้อจำกัดทั้งสามอย่างรอบคอบเพื่อรักษาสามเหลี่ยมที่แข็งแกร่งและมั่นคง อย่างไรก็ตาม มีความสัมพันธ์บางประเภทระหว่างข้อจำกัดบางประการที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้:

สิ่งสำคัญคือต้องรู้ความแตกต่างระหว่างทั้งสอง

ความสัมพันธ์ระหว่างขอบเขตกับทั้งต้นทุนและเวลาเป็นแบบ สัดส่วนโดยตรง หากเพิ่มขอบเขตของโครงการ ต้นทุนและ/หรือเวลาก็จะต้องเพิ่มขึ้นด้วย ในทำนองเดียวกัน หากตัดสินใจลดขอบเขตของโครงการ ก็จะสามารถลดต้นทุนและ/หรือเวลาลงได้เช่นกัน

ความสัมพันธ์ระหว่างต้นทุนและเวลา อย่างไรก็ตาม เป็นสัดส่วนผกผัน ข้อจำกัดทั้งสองนี้ต้องถูกปรับสมดุลโดยการเคลื่อนไปในทิศทางตรงกันข้าม

ตัวอย่างเช่น หากคุณลดงบประมาณของโครงการ คุณจะต้องเลื่อนกำหนดเวลาออกไป (เพิ่ม) เช่นเดียวกัน หากคุณเผชิญกับเวลาที่จำกัดอย่างกะทันหัน ค่าใช้จ่ายจะต้องเพิ่มขึ้นเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการใหม่

มาแยกข้อจำกัดแต่ละข้อออกเป็นรายละเอียดเพิ่มเติมกันเถอะ

1. เวลา

ข้อจำกัดด้านเวลาที่ตั้งไว้สำหรับโครงการมักเป็นหนึ่งในสิ่งที่ควบคุมได้ยากที่สุด และอาจอยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณตั้งแต่เริ่มต้น เวลา ในสามเหลี่ยมของโครงการ มักจะหมายถึงกำหนดส่งงานที่ลูกค้ากำหนดเป็นหลัก นี่คือวันที่ลูกค้าต้องการได้รับผลงานที่เสร็จสมบูรณ์อยู่ในมือของพวกเขา

อย่างไรก็ตาม ยังมีองค์ประกอบอื่น ๆ อีกมากมายที่มีส่วนทำให้เกิดข้อจำกัดทางเวลา ซึ่งผู้จัดการโครงการต้องตระหนักไว้

เวลา รวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

ปัจจัยต่างๆ เช่น ระยะเวลาการส่งมอบทรัพยากรและวัสดุ มีผลต่อการจัดการข้อจำกัดแรกของสามเหลี่ยมเหล็กของคุณ

แม้ว่ากำหนดเวลาที่ตั้งไว้จะยังคงไม่เปลี่ยนแปลง แต่หากเกิดความล่าช้าหรือความไม่ราบรื่นกับองค์ประกอบอื่น ๆ ภายในกรอบเวลาดังกล่าว ก็จำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนในด้านต้นทุนหรือขอบเขตของโครงการ เพื่อให้เกิดความสมดุลและรับประกันความสำเร็จของโครงการ

นี่คือภาพรวมอย่างรวดเร็วของเหตุการณ์ที่พบบ่อยที่สุดซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อข้อจำกัดด้านเวลาของโครงการ:

ในขณะที่ PMT กำหนดให้ผู้จัดการโครงการต้องสร้างสมดุลระหว่างข้อจำกัดทั้งสามเพื่อให้ดำเนินงานได้สำเร็จ สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งคือต้องระลึกไว้เสมอว่ายังมีสิ่งที่คุณสามารถดำเนินการเชิงรุกเพื่อลดการหยุดชะงักของเวลาและบริหารจัดการเวลาได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งได้แก่:

2. ค่าใช้จ่าย

เกือบทุกโครงการจะมีงบประมาณที่กำหนดไว้ตั้งแต่เริ่มต้นการทำงาน ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณมักจะต้องรับผิดชอบในการกำหนดงบประมาณนี้โดยพิจารณาจากต้นทุนที่คุณคาดการณ์และประเมินไว้ ซึ่งเกี่ยวข้องกับปัจจัยต่างๆ มากมาย รวมถึงวัตถุดิบ สิ่งอำนวยความสะดวก สินค้าคงคลัง อุปกรณ์ เครื่องมือ และบุคลากร (พนักงาน)

งบประมาณที่ดีต้องมีความสมจริงและคำนึงถึงกระเป๋าเงินของลูกค้า ในขณะที่งบประมาณที่ไม่ดีจะไม่สามารถติดตามตัวชี้วัดทางการเงินได้และจะถูกเกินกว่าที่ตั้งไว้เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเวลาหรือขอบเขตครั้งแรก

อย่างไรก็ตาม, ไม่ใช่ทุกครั้งที่คุณในฐานะผู้จัดการโครงการจะเป็นผู้เสนอแนะงบประมาณ. หลายครั้ง, ลูกค้าเป็นผู้กำหนดงบประมาณ.

ตัวอย่างเช่น ลูกค้าที่เข้ามาที่ร้านซ่อมรถตามสั่งเพื่อปรับปรุงรถเก่าของพ่อของเขา อาจมีงบประมาณเพียง 20,000 ดอลลาร์เท่านั้น ซึ่งทำให้ผู้จัดการโครงการของร้านต้องปรับเปลี่ยนขอบเขตของโครงการและกำหนดเวลาเพื่อให้ตรงกับความต้องการด้านงบประมาณของลูกค้า

หากในสถานการณ์นี้ ลูกค้ายังเป็นผู้กำหนดเส้นตาย (และสมมติว่าเส้นตายนั้นค่อนข้างกระชั้นชิด) ผู้จัดการโครงการจะต้องกำหนดข้อจำกัดที่เข้มงวดต่อขอบเขตโดยรวมของการปรับปรุงใหม่ เพื่อสร้างสมดุลระหว่างเวลาและต้นทุน

น่าเสียดายที่มีปัจจัยอื่น ๆ ที่สามารถส่งผลต่อค่าใช้จ่ายและความสำเร็จของโครงการได้ ต่อไปนี้คือรายการของปัจจัยทั่วไปที่ส่งผลเสียต่อข้อจำกัดด้านค่าใช้จ่ายของโครงการ:

นี่คือสิ่งที่คุณในฐานะผู้จัดการโครงการสามารถทำได้เพื่อบริหารจัดการต้นทุนให้ดียิ่งขึ้น:

ใช้แม่แบบการเสนอโครงการงบประมาณเหล่านี้!

3. ขอบเขต

ขอบเขตหมายถึงขนาดโดยรวมของโครงการ เป็นข้อจำกัดที่ยากต่อการกำหนดมากกว่า แต่สามารถคิดอย่างง่าย ๆ ได้ว่าเป็นวิสัยทัศน์ปลายทางของลูกค้า

มีปัจจัยต่าง ๆ มากมายที่มีผลต่อขอบเขตหรือขนาดของโครงการ ซึ่งรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

โดยพื้นฐานแล้ว ยิ่งโครงการมีความซับซ้อนและมีส่วนเกี่ยวข้องมากเท่าไร (เช่น การปล่อยดาวเทียมดวงใหม่สู่อวกาศ) ขอบเขตของโครงการก็จะยิ่งใหญ่ขึ้น และจะต้องจัดสรรเวลาและทรัพยากรมากขึ้นเพื่อให้เกิดความสมดุลในสามเหลี่ยมโครงการ

ในทางตรงกันข้าม โครงการที่ง่ายและตรงไปตรงมาที่สุด ผ่านการทดสอบมาแล้ว (เช่น การสร้างแบบจำลองดาวเทียมสำหรับฉากในภาพยนตร์ที่อยู่ในอวกาศ) จะมีขอบเขตที่เล็กกว่า และต้องการเวลาและทรัพยากรน้อยกว่าเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ

บ่อยครั้ง ขอบเขตเป็นตัวแปรที่สามารถปรับเปลี่ยนได้อย่างยืดหยุ่นที่สุดเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิดและหลีกเลี่ยงไม่ได้ซึ่งเกิดจากลูกค้าหรือบุคคลที่สาม

ขอบเขตของข้อจำกัดสามเหลี่ยมการจัดการโครงการสามารถได้รับผลกระทบจากหลายสิ่งหลายอย่าง รวมถึง:

วิธีการบางอย่างที่คุณสามารถใช้ในฐานะผู้จัดการโครงการเพื่อรักษาขอบเขตของโครงการ ได้แก่:

ประโยชน์ของการใช้สามเหลี่ยมการจัดการโครงการ

สามเหลี่ยมการจัดการโครงการไม่ใช่เพียงแค่แนวทางในการคิดเกี่ยวกับการวางแผนและการจัดการโครงการเท่านั้น แต่เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างแท้จริงซึ่งคุณสามารถนำมาใช้เพื่อเป็นผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จมากขึ้นได้

ความงดงามของสามเหลี่ยมโครงการคือมันมอบความยืดหยุ่น ซึ่งเป็นหนึ่งในประโยชน์มากมาย รวมถึง:

1. การสื่อสารกับลูกค้า

ลูกค้าอาจมาหาคุณพร้อมวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนในหัวของพวกเขา แต่ไม่ได้หมายความว่าพวกเขาจะตระหนักถึงความซับซ้อนมากมาย เช่น สายการส่งมอบของคุณไปจนถึงความต้องการในการฝึกอบรมเฉพาะทาง คุณสามารถใช้สามเหลี่ยมการจัดการโครงการเป็นเครื่องมือช่วยภาพที่ชัดเจนและกระชับเพื่อช่วยในการรับลูกค้าใหม่และเพื่อเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างงบประมาณ ขอบเขต และกำหนดเวลาได้ดียิ่งขึ้น

2.การจัดการการเปลี่ยนแปลง

สามเหลี่ยมโครงการช่วยให้คุณสามารถมองเห็นและดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพต่อการเปลี่ยนแปลงใด ๆที่เกิดขึ้นกับข้อจำกัดหนึ่งในสามของโครงการของคุณ การใช้ PMT ในการบริหารโครงการช่วยให้คุณสามารถสร้างแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ครอบคลุมได้ ซึ่งทำให้ทีมของคุณเตรียมพร้อมและสามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงได้ดี

3. การชี้แจงลำดับความสำคัญ

การตระหนักถึงแรงดึงและแรงผลักระหว่างข้อจำกัดทั้งสามด้าน ได้แก่ ต้นทุน เวลา และขอบเขต ช่วยให้คุณสามารถกำหนดลำดับความสำคัญหลักของโครงการใด ๆ ได้อย่างรวดเร็ว การดำเนินการเช่นนี้จะทำให้คุณมองเห็นตัวชี้วัดผลงานหลัก (KPI) หรือเป้าหมายสำคัญได้ทันที ซึ่งจะช่วยให้คุณเข้าใจอย่างชัดเจนว่าสิ่งที่คุณและสมาชิกแต่ละคนในทีมต้องบรรลุเพื่อให้สามารถรักษาคุณภาพของผลลัพธ์สุดท้ายและรับประกันความสำเร็จของโครงการ

4. การลดความเสี่ยง

สามเหลี่ยมการจัดการโครงการช่วยลดความเสี่ยงโดยรวมของการล้มเหลวของโครงการ. โดยการจัดการความคาดหวังของลูกค้า, การตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิดต่อข้อจำกัดหลักสามารถรับมือได้อย่างง่ายดาย, และการกำหนดลำดับความสำคัญที่ชัดเจนสำหรับขอบเขตของโครงการร่วมกับ PMT, ผู้จัดการโครงการสามารถควบคุมโครงการได้ดีขึ้นและปรับเปลี่ยนตามความเหมาะสม.

อะไรคือ Agile Triangle?

คล้ายคลึงกับการออกแบบและการทำงานของสามเหลี่ยมการจัดการโครงการ ทีมและมืออาชีพ Agile ได้พัฒนาการตีความของตนเองขึ้นมา ซึ่งพวกเขาเรียกว่า สามเหลี่ยม Agile

แรงจูงใจเบื้องหลังการสร้าง Agile Triangle คือการสร้างความเป็นไปได้ที่ยืดหยุ่นมากขึ้น. Agile Triangle แบบดั้งเดิมของ Project Management Triangle นั้นมีความเข้มงวดเกินไป และอาจไวต่อการเปลี่ยนแปลงภายในข้อจำกัดสามประการ.

ในสามเหลี่ยม Agile, ด้านทั้งสาม (หรือจุด) ถูกกำหนดชื่อว่า: คุณค่า, คุณภาพ, และข้อจำกัด. สังเกตว่าที่นี่, สามเหลี่ยมการจัดการโครงการทั้งหมดได้ถูกจำกัดให้อยู่เพียงด้านเดียวหรือมุมหนึ่งของสามเหลี่ยม Agile.

ประโยชน์ของ Agile Triangleคือการให้ความสำคัญกับคุณภาพของโครงการและคุณค่าของผลิตภัณฑ์สุดท้ายของโครงการที่มีต่อลูกค้ามากขึ้น ข้อจำกัด แม้ว่าจะยังคงมีอยู่สามข้อ แต่กลายเป็นปัจจัยเดียวในการบริหารจัดการโครงการโดยรวม

ตัวอย่างเช่น หากทีมกำลังพัฒนาแอปพลิเคชันโดยใช้ Agile Triangle สำหรับการจัดการโครงการ และลูกค้าต้องการเพิ่มจำนวนฟังก์ชันที่ผู้ใช้ปลายทางสามารถทำได้ผ่านแอปพลิเคชัน (เช่น เพิ่มมูลค่า) ผู้จัดการโครงการจะต้องลดคุณภาพโดยรวมของแอปพลิเคชัน และ/หรือเพิ่มข้อจำกัดบางอย่างหรือทั้งหมด (เพิ่มเงิน, เพิ่มเวลา, ขยายขอบเขต)

การนำสามเหลี่ยมการจัดการโครงการไปปฏิบัติ

ดังนั้น คุณก็มาถึงจุดนี้แล้ว แต่การรู้ทฤษฎีเบื้องหลังสามเหลี่ยมการจัดการโครงการ และการสามารถนำทฤษฎีนั้นไปใช้ในทางปฏิบัติได้ เป็นสองสิ่งที่แตกต่างกัน

การเชี่ยวชาญ PMT และประโยชน์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องอาจใช้เวลาหลายปี และเป็นสิ่งที่หลายคนศึกษาในมหาวิทยาลัยหรือสถาบันการศึกษาเพื่อปริญญาในสาขาธุรกิจ, การจัดการ, การเป็นผู้ประกอบการ, และการเงิน.

เราจะใช้เวลาในส่วนนี้เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถนำความรู้ทางทฤษฎีที่คุณเพิ่งได้รับมาไปประยุกต์ใช้ในโลกธุรกิจและการจัดการโครงการจริง อย่างไรก็ตาม ก่อนอื่นควรกล่าวไว้ก่อนว่าคุณไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่างเพียงลำพัง ทุกวันนี้ ทั้งผู้จัดการโครงการและลูกค้าต่างก็มีเครื่องมือดิจิทัลออนไลน์สำหรับธุรกิจที่น่าประทับใจและ มีประโยชน์ อย่างมากให้ใช้งาน

หนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการดิจิทัลที่ได้รับความนิยมมากที่สุดคือ ClickUp ซึ่งมอบฟังก์ชันต่าง ๆ ที่จำเป็นต่อการปรับสมดุลข้อจำกัดอย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการการเปลี่ยนแปลง และการจัดระเบียบทีมให้กับผู้ใช้

ผู้จัดการโครงการสามารถพึ่งพา ClickUp เพื่อช่วยในการวางแผน จัดการ และติดตามโครงการของพวกเขาได้ และเนื่องจากแพลตฟอร์มทั้งหมดสามารถปรับแต่งได้ ทีมงานสามารถกำหนดค่าให้รองรับความต้องการของกระบวนการทำงานของพวกเขาได้ไม่ว่าจะเป็นวิธีการจัดการโครงการแบบดั้งเดิมหรือแบบ Agileหรือวิธีการอื่นๆ

นี่คือคุณสมบัติที่โดดเด่นที่สุดบางประการที่ ClickUp มีให้:

มาดูกันว่า ClickUp สามารถช่วยให้คุณนำหลักการของสามเหลี่ยมการจัดการโครงการไปประยุกต์ใช้ในหลากหลายสถานการณ์ได้อย่างไร

1. การจัดการต้นทุน

ในโครงการใด ๆ ก็ตาม งบประมาณเริ่มต้นจำนวนมากมักถูกใช้ไปอย่างรวดเร็ว เนื่องจากความไม่มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการใช้เวลาทำงานกับงานที่มีความสำคัญต่ำมากเกินไป หรือการมอบหมายทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงการลดต้นทุนผ่านการปรับปรุงกิจกรรมของทีมให้มีประสิทธิภาพ การบริหารจัดการต้นทุนเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาสมดุลของสามเหลี่ยมโครงการ

คุณสมบัติการจัดการทรัพยากรของ ClickUpได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของทีมทุกขนาด โดยเฉพาะทีมที่ทำงานทางไกล มีคุณสมบัติที่ช่วยให้คุณมองเห็นทรัพยากรได้อย่างรวดเร็ว ปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกันของทีม และติดตามความคืบหน้า

2. การบริหารเวลา

คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้เสมอไป หรือเร่งกระบวนการของบุคคลที่สาม เช่น การจัดส่งวัสดุ ตัวอย่างเช่น บางสิ่งอยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ นั่นคือเหตุผลที่ในฐานะผู้จัดการโครงการการบริหารเวลาของคุณ กำหนดเวลาโดยรวมของโครงการและเวลาของทีมคุณอย่างรอบคอบนั้นเป็นสิ่งสำคัญ

ClickUp มีคุณสมบัติพิเศษสองอย่างที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถบริหารเวลาได้อย่างยอดเยี่ยม คุณและทีมของคุณสามารถใช้ตัวติดตามเวลาแบบรวมของ ClickUp ซึ่งทำงานได้ทั้งแบบเรียลไทม์และย้อนหลัง ตัวติดตามเวลานี้สามารถใช้ได้บนทุกอุปกรณ์ รวมถึงสมาร์ทโฟน ซึ่งหมายความว่าทีมของคุณสามารถติดตามงานของพวกเขาได้ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหนก็ตาม เพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดและลดการขัดจังหวะของไทม์ไลน์โครงการของคุณ

นอกจากนี้คุณสามารถใช้แบบแผนปริมาณงานของพนักงานของพวกเขาเพื่อช่วยคุณจัดการเวลาของทีมคุณ จัดสรรทรัพยากร และประเมินความสามารถของสมาชิกทีมแต่ละคนในการรับงานใหม่ ๆ ได้ทุกสัปดาห์อย่างต่อเนื่องการติดตามปริมาณงานของทีมคุณสามารถช่วยคุณมอบหมายงานใหม่หรือซับซ้อนมากขึ้นให้กับสมาชิกทีม หรือประเมินผู้ที่ตามไม่ทันหรือมีงานมากเกินไป

โบนัส:แม่แบบการวางแผนกำลังการผลิต

3. การจัดการขอบเขต

สุดท้ายนี้ เพื่อที่จะเป็นผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จ คุณต้องสามารถเจรจาหาสมดุลระหว่างต้นทุนและเวลาได้ โดยต้องจัดการและควบคุมขอบเขตโดยรวมของโครงการด้วย ซึ่งอาจหมายถึงการขยายขอบเขตหากพบว่ามีเวลาและงบประมาณมากกว่าที่คาดไว้ หรือลดขอบเขตในบางพื้นที่สำคัญหากทรัพยากรมีจำกัดหรือใกล้ถึงกำหนดส่งงานแล้ว

ClickUp ช่วยอย่างมากในการจัดการขอบเขตด้วยเทมเพลตขอบเขตงานของ ClickUp คุณสามารถใช้ทรัพยากรนี้เพื่อเป็นแนวทางในการรวบรวมและบันทึกขอบเขตของโครงการ ผลลัพธ์ที่ต้องการ หลักสำคัญ และอื่นๆ

นอกจากนี้ คุณสามารถใช้เทมเพลตการแบ่งงานของ ClickUpเพื่อช่วยให้คุณแยกย่อยงานหลักของโครงการของคุณออกเป็นงานย่อยและเป้าหมายย่อยได้อย่างเป็นระเบียบ และติดตามความคืบหน้าของทีมในแต่ละงานได้ตลอดเวลา

โบนัส:ซอฟต์แวร์โครงสร้างการแบ่งงาน(WBS)

เริ่มต้นใช้ Project Triangle และ ClickUp เพื่อจัดการโครงการของคุณ

หากไม่มีผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ แม้แต่โครงการที่ง่ายที่สุดก็จะล้มเหลว ความล้มเหลวถูกวัดจากระดับที่โครงการบรรลุหรือไม่ได้บรรลุตามงบประมาณ ระยะเวลา และขอบเขตที่กำหนดไว้ น่าสนใจที่ว่า ในขณะที่บริษัทขนาดใหญ่และองค์กรจะมีผู้จัดการโครงการโดยเฉพาะในตำแหน่งที่มีชื่อเรียก แต่ในความเป็นจริง ทุกบริษัทมีผู้จัดการโครงการอยู่แล้ว

แม้ว่าคาเฟ่เล็ก ๆ ที่ตั้งอยู่ตรงหัวมุมถนนของคุณจะมีพนักงานเพียงสามคน แต่หนึ่งในนั้นก็กำลังทำหน้าที่เป็นผู้จัดการโครงการอยู่โดยไม่รู้ตัว

และเนื่องจากทุกธุรกิจต้องการผู้จัดการโครงการ (และต้องเป็นคนที่ดีด้วย) จึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่ผู้จัดการโครงการทุกคนควรมีเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับงานที่ทำ สามเหลี่ยมการจัดการโครงการ เมื่อจับคู่กับซอฟต์แวร์การจัดการเช่น ClickUp คือการผสมผสานที่ลงตัว 🤝

ผู้เขียนรับเชิญ:

เวสลิน มลาเดนอฟเป็นผู้จัดการเนื้อหาของ ThriveMyWay

เขามีประสบการณ์มากกว่า 10 ปีในด้านการตลาดและการขายในองค์กร และตัดสินใจที่จะตามความหลงใหลของเขาในด้านการตลาดดิจิทัลและการสร้างเนื้อหา