วิธีจัดการข้อจำกัดของโครงการ พร้อมตัวอย่างและแม่แบบ

วิธีจัดการข้อจำกัดของโครงการ พร้อมตัวอย่างและแม่แบบ

ทุกผู้จัดการโครงการฝันที่จะได้ทำงานกับลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่พูดว่า "ใช้เวลาเท่าที่คุณต้องการ" และ "เงินไม่ใช่ปัญหา"

ในขณะเดียวกัน ผู้จัดการโครงการทุกคนต่างก็รู้ดีว่าสถานการณ์เหล่านี้เป็นเพียงความฝันลมๆ แล้งๆ เท่านั้น น่าเสียดายที่ส่วนใหญ่จะต้องเผชิญกับข้อจำกัดของโครงการซึ่งสามารถส่งผลกระทบเป็นลูกโซ่ต่อวงจรชีวิตของโครงการได้

ข้อจำกัดที่น่ารำคาญเหล่านี้ส่งผลต่อวิธีการที่คุณเข้าถึงโครงการของคุณ สิ่งที่คุณสามารถส่งมอบได้ เมื่อใดที่คุณสามารถส่งมอบได้ และคุณภาพของสิ่งที่ส่งมอบจะเป็นอย่างไร การจัดการข้อจำกัดของโครงการเป็นสิ่งสำคัญในการวางแผนโครงการที่ประสบความสำเร็จ

ข่าวดีคือข้อจำกัดในการบริหารโครงการของคุณสามารถแก้ไข แก้ไข หรือป้องกันได้ทั้งหมด คุณต้องมีเครื่องมือและกระบวนการที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างจะเสร็จตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ และผลงานโครงการของคุณจะตอบสนองความคาดหวังของลูกค้า

เราจะพาคุณผ่านข้อจำกัดของโครงการที่พบบ่อยที่สุด พร้อมแบ่งปันเคล็ดลับและเครื่องมือในการจัดการ เพื่อให้คุณสามารถเตรียมทีมของคุณให้ประสบความสำเร็จ

ข้อจำกัดของโครงการคืออะไร?

ข้อจำกัดของโครงการคือปัจจัยใด ๆ ที่จำกัดผู้นำทีมหรือผู้จัดการโครงการในการบรรลุความสำเร็จในการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น ข้อจำกัดของโครงการที่พบบ่อยที่สุดมักเกี่ยวข้องกับ:

  • กรอบเวลาของโครงการ: งานสามารถเสร็จสิ้นภายในระยะเวลาที่คุณวางแผนไว้แต่แรกได้หรือไม่?
  • งบประมาณหรือค่าใช้จ่ายของโครงการ: มีโอกาสที่โครงการจะเกินงบประมาณของคุณหรือไม่?
  • คุณภาพของงาน: คุณภาพของงานจะเปลี่ยนแปลงระหว่างสมาชิกในทีมหรือไม่?
  • ขอบเขตของโครงการ: โครงการสามารถดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ตามรายละเอียดที่กำหนดไว้ได้หรือไม่?
  • เป้าหมายของโครงการ: เป้าหมายยังคงเหมือนเดิมตั้งแต่เริ่มต้นหรือไม่?

ข้อจำกัดเหล่านี้มีความเชื่อมโยงกัน—หมายความว่าหากคุณเปลี่ยนแปลงอย่างใดอย่างหนึ่ง มักจะส่งผลกระทบต่อข้อจำกัดอื่นๆ ด้วย ตัวอย่างเช่น การขยายขอบเขตของโครงการอาจนำไปสู่ความต้องการเวลาและงบประมาณเพิ่มเติมในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น

และหากคุณเข้าใจข้อจำกัดเหล่านี้ คุณและผู้จัดการโครงการของคุณจะสามารถตัดสินใจอย่างรอบคอบเพื่อให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น

ทำไมการบาลานซ์ข้อจำกัดของโครงการจึงมีความสำคัญ

ความสำเร็จของโครงการขึ้นอยู่กับความสามารถในการจัดการข้อจำกัดของโครงการและป้องกันไม่ให้สิ่งเหล่านั้นส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของคุณ ผู้จัดการโครงการต้องจัดการกับหลายส่วนที่เคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลา แต่ไม่จำเป็นต้องใช้ความพยายามมากนักในการทำให้โครงการของคุณล้มเหลว

ตัวอย่างเช่น ทีมของคุณอาจสร้างผลงานโครงการที่ยอดเยี่ยมที่สุดตลอดกาล แต่หากคุณส่งงานล่าช้าและเกินงบประมาณ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณก็อาจจะไม่ใช้บริการของคุณอีก—และนั่นก็เป็นเหตุผลที่สมควรแล้ว

ดังนั้น ในระหว่างกระบวนการวางแผนโครงการ คุณจำเป็นต้องหาจุดแลกเปลี่ยนที่เหมาะสม สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณจะดำเนินโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ภายในกรอบเวลาและงบประมาณที่กำหนดไว้ล่วงหน้า และด้วยทรัพยากรที่มีอยู่

เทมเพลตผลลัพธ์โครงการ ClickUp
รับมุมมองแบบภาพรวมของงานที่ต้องส่งมอบทั้งหมด เจ้าของงานที่ได้รับมอบหมาย กำหนดเวลา และงบประมาณ เพื่อให้ดำเนินงานได้ตามแผน

ในบางช่วงเวลา คุณอาจจำเป็นต้องสร้างแรงบันดาลใจให้ทีมของคุณค้นหาวิธีที่จะทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ได้โดยไม่เผชิญกับข้อจำกัดที่มีค่าใช้จ่ายสูงหรือใช้เวลานาน อีกครั้ง หากข้อจำกัดของโครงการหนึ่งถูกทำให้หลุดออกไป อาจส่งผลกระทบต่อข้อจำกัดอื่น ๆ ได้

ไม่ได้จะพูดเหมือนนักธุรกิจไร้หัวใจในหนังยุค 1980 นะครับ แต่เวลาคือเงิน! การมาสายแค่สองวันก็หมายถึงค่าจ้างและทรัพยากรแรงงานที่เพิ่มขึ้นอีกสองวัน

การบาลานซ์ข้อจำกัดช่วยให้โครงการประสบความสำเร็จในระดับทางการเงิน ซึ่งหมายความว่าบริษัทของคุณสามารถรับงานเช่นนี้ได้อีกครั้ง. โดยพื้นฐานแล้ว มันมอบเส้นทางที่ดีที่สุดให้คุณเพื่อทำลายทุกKPI ของการจัดการโครงการของคุณ.

การวิเคราะห์ตัวอย่างข้อจำกัดของโครงการที่พบบ่อยที่สุด

ตามที่เราได้กล่าวไปแล้ว มีข้อจำกัดของโครงการหลายประเภท แต่ผู้เชี่ยวชาญจากสถาบันการจัดการโครงการได้แบ่งข้อจำกัดเหล่านี้ออกเป็นข้อจำกัดสามประการของการจัดการโครงการ ซึ่งได้แก่ ขอบเขต ระยะเวลา และ งบประมาณ

บางครั้งพวกเขาถูกเรียกว่าสามเหลี่ยมการจัดการโครงการ หรือ สามเหลี่ยมเหล็ก ซึ่งเรารู้ว่ามันฟังดูเหมือนชื่อเกาะส่วนตัวของวายร้ายในหนังเจมส์ บอนด์ 🦹

นอกเหนือจากข้อจำกัดสามประการแล้ว ยังมีข้อจำกัดของโครงการที่พบได้บ่อยอีกสามประการ ได้แก่ ทรัพยากร, ความเสี่ยง, และ มาตรฐานคุณภาพ. ต่อไปนี้คือการสำรวจข้อจำกัดทั้งหกประการที่พบได้บ่อย และผลกระทบที่พวกมันจะมีต่อโครงการของคุณ:

1. ขอบเขตของโครงการ

ขอบเขตของโครงการเป็นการกำหนดสิ่งที่โครงการควรบรรลุและปริมาณงานที่ต้องทำ คุณจำเป็นต้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับข้อจำกัดของขอบเขตเพื่อที่จะสามารถพิจารณาว่าข้อจำกัดอื่นๆ ของโครงการ เช่น ระยะเวลาและงบประมาณ เป็นไปได้หรือไม่

การเข้าใจขอบเขตของโครงการสามารถช่วยคุณป้องกันปัญหาการขยายขอบเขตโครงการอย่างไม่หยุดยั้ง — เมื่อมีงานเพิ่มเติมเข้ามาในโครงการของคุณอย่างต่อเนื่อง

ข้อจำกัดของโครงการ: แบบฟอร์มขอบเขตงานโดย ClickUp
เอกสารขอบเขตของงานช่วยให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับข้อกำหนดของโครงการ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าโครงการของคุณคือการสร้างเว็บไซต์ 10 หน้า และทันใดนั้นลูกค้าของคุณต้องการเพิ่มอีกสองหน้า เนื่องจากนั่นอยู่นอกขอบเขตของโครงการเดิม คุณจึงต้องกลับไปหารือกับลูกค้าว่าการเพิ่มสองหน้านั้นจะส่งผลต่อการควบคุมโครงการ(หรือกำหนดเวลาและงบประมาณของโครงการ) อย่างไร

นี่คือเหตุผลว่าทำไมเอกสารเช่นClickUp Scope of Work Templateจึงมีความจำเป็นสำหรับการบันทึกทุกสิ่งทุกอย่างเกี่ยวกับโครงการ คุณและลูกค้าของคุณควรตกลงกันเกี่ยวกับเอกสารขอบเขตของโครงการโดยมีความเข้าใจว่าหากมีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ จะส่งผลให้ข้อจำกัดหลักของโครงการอื่น ๆ เปลี่ยนแปลงไปด้วย

2. ระยะเวลาของโครงการ

ระยะเวลาของโครงการคือระยะเวลาที่คุณมีเพื่อทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ ระยะเวลาของคุณต้องคำนึงถึงระยะเวลาที่ใช้ในการดำเนินโครงการทั้งหมดตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการวางแผน การดำเนินโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ และการปิดโครงการ ⏰

บางครั้ง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณอาจมาหาคุณพร้อมกับกรอบเวลาที่เฉพาะเจาะจงในใจ แต่บางคนอาจอธิบายขอบเขตของโครงการและขอให้คุณประเมินเวลาที่ทีมของคุณจะต้องใช้ในการทำให้เสร็จใหม่

แผนภูมิแกนต์ใน ClickUp
ใช้มุมมองแผนภูมิแกนต์ใน ClickUp เพื่อจัดตารางงาน ติดตามความคืบหน้าของโครงการ จัดการกำหนดเวลา และแก้ไขปัญหาคอขวด

เมื่อคุณกำลังออกแบบตารางเวลาโครงการของคุณ ให้คำนึงถึงความสัมพันธ์ระหว่างงานด้วย แม้ว่างานบางงานสามารถทำพร้อมกันได้ แต่บางงานอาจต้องเสร็จสิ้นก่อนที่คุณจะสามารถดำเนินการไปยังขั้นตอนถัดไปในกระบวนการทำงานของคุณ

3. งบประมาณโครงการ

งบประมาณโครงการคือจำนวนเงินที่คุณสามารถใช้จ่ายเพื่อให้งานนี้สำเร็จ เมื่อคุณจัดสรรงบประมาณ โปรดจำไว้ว่าเงินเดือนของสมาชิกในทีมเป็นส่วนหนึ่งของต้นทุนโครงการ (และมักจะเป็นส่วนที่ใหญ่ที่สุด) 💸

ในทำนองเดียวกัน หากคุณมีการสมัครสมาชิก SaaS และเครื่องมือที่ทีมของคุณใช้ทำงาน คุณอาจจำเป็นต้องนำค่าใช้จ่ายเหล่านั้นมาคำนวณในงบประมาณของคุณด้วย สำหรับผู้จัดการโครงการที่ทำงานในสภาพแวดล้อมที่มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในทั้งหมด คุณอาจจำเป็นต้องยืนยันว่าเงินเดือนพนักงานรวมอยู่ในงบประมาณหรือไม่

ข้อจำกัดของโครงการ: แม่แบบการจัดการโครงการตามงบประมาณใน ClickUp
รับภาพรวมระดับสูงของงบประมาณโครงการของคุณ พร้อมจัดการงานและสถานะต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยเทมเพลตการจัดการโครงการแบบตั้งงบประมาณของ ClickUp

หากคุณได้รับงบประมาณจำนวนหนึ่งเพื่อทำโครงการให้เสร็จ และคุณไม่ต้องคำนึงถึงเงินเดือนของทีมงาน คุณอาจจัดสรรงบประมาณไปยังอุปกรณ์ที่จำเป็นได้ แต่หากคุณต้องคำนึงถึงเงินเดือนด้วย คุณต้องพิจารณาค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานในช่วงเวลาที่กำหนดนั้นด้วย

การใช้เทมเพลตการจัดการโครงการตามงบประมาณของ ClickUpสามารถช่วยให้คุณติดตามค่าใช้จ่ายและการใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นได้ เพื่อหลีกเลี่ยงการเผชิญกับข้อจำกัดที่มีค่าใช้จ่ายสูงนี้

4. ทรัพยากรของโครงการ

ทรัพยากรหมายถึงทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ ยกเว้นเวลาและเงิน ซึ่งอาจรวมถึงสมาชิกทีมที่จำเป็นในการสร้างเว็บไซต์ 10 หน้า—เราหมายถึง—12 หน้า

คุณอาจต้องการนักพัฒนา นักออกแบบ และนักเขียนเนื้อหา—แต่ทรัพยากรบางส่วนอาจกำลังทำงานในโครงการอื่นอยู่ หรือจะเสร็จจากโครงการเว็บไซต์ใหม่ของคุณในไม่ช้า สิ่งนี้เน้นย้ำถึงความสำคัญของการหลีกเลี่ยงข้อจำกัดด้านทรัพยากรภายในกรอบเวลาของโครงการ

มุมมองปริมาณงาน clickup
ใช้มุมมองปริมาณงานของ ClickUp เพื่อดูว่าใครทำงานนำหน้าหรือล้าหลัง และสามารถลากและวางงานเพื่อจัดสรรทรัพยากรใหม่ได้อย่างง่ายดาย

ดังนั้นสิ่งที่คุณต้องการจริงๆ คือมุมมองระดับสูงของปริมาณงานของทีมคุณเพื่อให้คุณสามารถวางแผนหรือปรับเปลี่ยนได้ทันที โชคดีที่ผู้จัดการโครงการสามารถใช้เครื่องมือการจัดสรรทรัพยากรเพื่อจัดการปริมาณงานและเวลาข้ามงานต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่จัดสรรงานน้อยเกินไปหรือมากเกินไป

5. ความเสี่ยงของโครงการ

โครงการบางโครงการมีความเสี่ยงมากกว่าโครงการอื่น ๆ แต่แทบทุกโครงการมีความเสี่ยงอยู่เสมอสำหรับการบริหารโครงการก่อสร้าง ความเสี่ยงอาจรวมถึงการบาดเจ็บในสถานที่หรือการสูญเสียอุปกรณ์แต่สำหรับการบริหารโครงการเว็บไซต์ ความเสี่ยงอาจรวมถึงการล่มของเว็บไซต์ ลิงก์เสีย การเปลี่ยนแปลงเนื้อหาในนาทีสุดท้าย หรือการสูญเสียรายได้ในขณะที่เว็บไซต์ไม่สามารถใช้งานได้

เพื่อให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จ คิดกลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

คุณสามารถลดความเสี่ยงที่ไซต์ก่อสร้างได้โดยตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมทุกคนได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับระเบียบความปลอดภัยและไซต์ได้รับการประกันภัยแล้ว และคุณสามารถลดความเสี่ยงของการย้ายเว็บไซต์ได้โดยทำการเปลี่ยนแปลงในช่วงกลางคืนเมื่อมีการเข้าชมไซต์น้อยที่สุด

แม่แบบไวท์บอร์ดการวิเคราะห์ความเสี่ยงของ ClickUp
รับภาพรวมของความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในโครงการของคุณด้วยเทมเพลตไวท์บอร์ดวิเคราะห์ความเสี่ยงของ ClickUp เพื่อให้ทีมของคุณสามารถร่วมมือกันในการหาวิธีลดความเสี่ยงได้

แม้ว่าคุณจะคิดว่าโครงการมีความเสี่ยงน้อย ก็ควรใช้เวลาถามสมาชิกในทีมว่าพวกเขาคิดว่าอะไรอาจผิดพลาดได้บ้าง และคิดแผนสำรองไว้ด้วยเทมเพลตไวท์บอร์ดวิเคราะห์ความเสี่ยงของ ClickUp คุณสามารถเริ่มต้นค้นหาปัญหาหรือข้อจำกัดที่อาจเกิดขึ้นได้ในรูปแบบไวท์บอร์ดที่มองเห็นได้ชัดเจน

เทมเพลตข้อจำกัดของโครงการนี้ยังช่วยประหยัดเวลาและความพยายามในโครงการของคุณทั้งหมดโดยการรับรองว่าความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดได้รับการประเมินโดยใช้เกณฑ์เดียวกัน ซึ่งหมายความว่าคุณจะได้รับกลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น—รวดเร็วยิ่งขึ้น

6. คุณภาพของโครงการ

ข้อจำกัดสุดท้ายคือคุณภาพของโครงการของคุณ—หรือระดับความสามารถในการดำเนินโครงการของคุณ สมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณต้องการสร้างและเห็นผลลัพธ์ที่มีคุณภาพดีที่สุดของโครงการ

แต่ข้อจำกัดอื่นๆ ของโครงการทั้งหมดของคุณจะส่งผลต่อคุณภาพสูงสุดที่คุณสามารถทำได้ และในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณอาจต้องตัดสินใจว่าจะยอมลดทอนคุณภาพของโครงการในจุดใดบ้าง เพื่อให้สามารถดำเนินโครงการให้เสร็จเร็วขึ้นหรือใช้งบประมาณน้อยลง

วิธีจัดการข้อจำกัดของโครงการ

การจัดการข้อจำกัดของโครงการเป็นเหมือนการเล่นกลที่ต้องทำอย่างต่อเนื่อง (เราไม่รู้ว่าทำไมเราถึงชอบเปรียบเทียบกับละครสัตว์อยู่เรื่อย ๆ—บางทีอาจเป็นเพราะการเป็นผู้จัดการโครงการรู้สึกเหมือนเป็นหัวหน้าคณะละครสัตว์ในออฟฟิศ) 🎪

แต่ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม คุณสามารถทำงานภายใต้ข้อจำกัดของโครงการและส่งมอบผลงานที่ยอดเยี่ยมได้ นี่คือ 10เครื่องมือการจัดการโครงการที่จะช่วยคุณจัดการกับข้อจำกัด

1. ทำความเข้าใจขอบเขตทั้งหมดของโครงการ

เอกสารขอบเขตงานของคุณจำเป็นต้องระบุเป้าหมายโครงการ ขอบเขต และผลลัพธ์ที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการคาดหวังไว้อย่างชัดเจน เอกสารนี้จะใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงตลอดโครงการและช่วยป้องกันไม่ให้ขอบเขตงานขยายออกไปเกินกว่าที่กำหนดไว้

2. สร้างเอกสารกำหนดขอบเขตโครงการ

ข้อจำกัดของโครงการ: แม่แบบกฎบัตรโครงการโดย ClickUp
โครงการชาร์เตอร์คือเอกสารอ้างอิงระดับสูง ที่แสดงข้อมูลที่สำคัญที่สุดของโครงการ

เอกสารกำหนดขอบเขตโครงการทำหน้าที่เป็นเอกสารอ้างอิงอย่างรวดเร็วที่ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ สมาชิกทีม ทรัพยากร เป้าหมาย ขอบเขต ผลลัพธ์สำคัญ หลักชัย ความเสี่ยง และกระบวนการอนุมัติของโครงการ เอกสารนี้จะให้มุมมองในระดับสูงแก่ทุกคนในทีมของคุณและช่วยให้คุณดำเนินโครงการได้ตามแผน

และด้วยเทมเพลต ClickUp Project Charter คุณจะได้รับเอกสารสำคัญที่สามารถเข้าถึงได้ฟรี เพื่ออนุมัติการมีอยู่ของโครงการอย่างเป็นทางการ การทำงานจากเทมเพลตนี้จะช่วยให้ผู้จัดการโครงการมีความสามารถในการสร้างและจัดสรรทรัพยากรขององค์กรให้กับกิจกรรมของโครงการ 🛠️

3. จัดการประชุมเปิดตัว

ข้อจำกัดของโครงการ: แม่แบบการประชุมเริ่มต้นโครงการ ClickUp
จัดระเบียบและวางแผนการประชุมเปิดตัวเพื่อให้ทีมโครงการของคุณเห็นพ้องต้องกัน

เมื่อคุณมีมุมมองระดับสูงของโครงการแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะรวบรวมทีมโครงการของคุณ การประชุมเปิดตัวโครงการจะช่วยให้คุณอธิบายโครงการและข้อจำกัดต่างๆ ให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้องได้ คุณสามารถทำให้รายการตรวจสอบของคุณเป็นระเบียบเรียบร้อยขึ้นด้วยความช่วยเหลือจากแม่แบบการประชุมเปิดตัวโครงการของ ClickUp

สมาชิกทีมที่จำเป็นจะสามารถชี้ให้เห็นถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นของโครงการหรือปัญหาเกี่ยวกับระยะเวลาหรืองบประมาณได้ เพื่อให้คุณสามารถหารือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้ตั้งแต่เนิ่นๆ

โบนัส: ตรวจสอบเทมเพลตการเริ่มต้นโครงการที่ดีที่สุด10 อันดับแรกสำหรับการประชุมในเอกสารและ PPT

4. จัดทำโครงสร้างการแบ่งงาน

ในโครงสร้างการแบ่งงานของคุณ คุณจะจัดระเบียบโครงการของคุณให้กลายเป็นงานทั้งหมดที่ทีมโครงการของคุณต้องทำเพื่อให้สามารถส่งมอบผลงานได้ตามที่กำหนดไว้ นี่จะช่วยให้คุณเริ่มจัดตารางกิจกรรมและสร้างไทม์ไลน์ของคุณได้

โครงสร้างการแบ่งงานช่วยให้คุณสามารถมองเห็นกิจกรรมของคุณในรูปแบบของรายการ กระดานสถานะ หรือแผนภูมิแกนต์ เพื่อให้เห็นภาพอย่างชัดเจนว่าคุณจะบรรลุความสำเร็จของโครงการได้อย่างไร สิ่งนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้ข้อจำกัดของโครงการใด ๆ เข้ามาครอบงำกระบวนการทั้งหมด

5. สร้างแผนการจัดการโครงการของคุณ

ข้อจำกัดของโครงการ: ตัวอย่างแผนโครงการโดย ClickUp
แผนโครงการช่วยให้คุณสามารถเริ่มมอบหมายงานและติดตามความคืบหน้าได้

แผนโครงการของคุณจะเป็นการเริ่มต้นโครงการอย่างเป็นทางการ เริ่มกำหนดตารางกิจกรรม เพิ่มการพึ่งพา และติดตามความคืบหน้าเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การบริหารเวลาของคุณ

คุณสามารถใช้เทมเพลตแผนโครงการตัวอย่างของ ClickUpเพื่อเริ่มต้นหรือสำรวจเทมเพลตเพิ่มเติมที่ตรงกับวิธีการบริหารโครงการที่คุณต้องการ—ตั้งแต่AgileไปจนถึงWaterfallและKanban

6. สร้างการแยกแยะงบประมาณ

ด้วยการแยกงบประมาณ คุณสามารถจัดสรรส่วนหนึ่งของงบประมาณให้กับแต่ละกิจกรรมในแผนโครงการของคุณได้ จากนั้นติดตามการใช้จ่ายเมื่อโครงการดำเนินไปเพื่อทราบว่าทีมของคุณอยู่ในงบประมาณหรือใช้จ่ายเกินงบประมาณ

7. ดำเนินการวิเคราะห์ความเสี่ยง

เริ่มจัดการความเสี่ยงตั้งแต่เริ่มต้นโครงการของคุณ. สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถวิเคราะห์ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ และจัดหมวดหมู่ตามความรุนแรง. ดังนั้นคุณสามารถสร้างแผนสำรอง และแก้ไขปัญหาความเสี่ยงที่รุนแรงที่สุดได้อย่างรวดเร็ว.

8. รับภาพรวมของปริมาณงาน

การจัดการงานเป็นส่วนสำคัญของการจัดการทรัพยากร ด้วยมุมมอง Workload ของ ClickUp คุณสามารถเห็นทันทีว่าสมาชิกในทีมของคุณมีภาระงานมากน้อยเพียงใด เพื่อป้องกันไม่ให้พวกเขาทำงานหนักเกินไป ซึ่งจะช่วยป้องกันการพลาดกำหนดเวลาหรือผลงานที่มีคุณภาพต่ำลง

9. อัตโนมัติงานที่ทำซ้ำ

ข้อจำกัดของโครงการ: การทำงานอัตโนมัติของ ClickUp Workflow
ใช้สูตรการทำงานอัตโนมัติที่สร้างไว้ล่วงหน้าหรือปรับแต่งตามความต้องการของคุณ เพื่อให้ทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุด

หนึ่งในเครื่องมือจัดการเวลาที่ดีที่สุดที่คุณและทีมของคุณสามารถใช้ได้คือการอัตโนมัติกระบวนการทำงาน (Workflow Automation) ด้วยการทำให้งานที่ทำซ้ำ ๆ เป็นระบบอัตโนมัติ คุณสามารถทำโครงการให้เสร็จได้เร็วขึ้น และให้ทีมของคุณมีเวลาไปทำภารกิจที่สำคัญกว่า

10. เพิ่มการควบคุมคุณภาพ

เทมเพลตรายการตรวจสอบการควบคุมคุณภาพ ClickUp
รายการตรวจสอบการควบคุมคุณภาพและกระบวนการอนุมัติช่วยให้มั่นใจว่าคุณปฏิบัติตามข้อจำกัดด้านคุณภาพของคุณ

เทมเพลตรายการตรวจสอบการควบคุมคุณภาพของ ClickUpสามารถช่วยให้คุณส่งมอบงานที่มีคุณภาพสูงขึ้นได้ สมาชิกในทีมแต่ละคนสามารถใช้เพื่อตรวจสอบงานของตนเอง และผู้ตรวจสอบของคุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกอย่างเป็นไปตามมาตรฐาน ดังนั้นเมื่อโครงการของคุณเข้าสู่กระบวนการอนุมัติ ทุกอย่างจะเป็นไปอย่างราบรื่น ⛵️

รู้สึกถูกจำกัดอยู่หรือไม่? ลองใช้ ClickUp

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสมสามารถช่วยให้คุณควบคุมข้อจำกัดของโครงการทั้งหมดได้ ตั้งแต่กำหนดเวลาและงบประมาณไปจนถึงความเสี่ยงและการควบคุมคุณภาพ เพื่อให้คุณสามารถจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จได้ 🏆

ClickUp คือเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบที่สุดสำหรับทีมบริหารโครงการ ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบด้วยแดชบอร์ดโครงการ ระบบอัตโนมัติ และการเชื่อมต่อกับเครื่องมือที่คุณใช้งานอยู่แล้ว นอกจากนี้ยังมีเทมเพลตให้เลือกนับพันแบบ เพื่อให้คุณสามารถวางแผนและติดตามข้อจำกัดของโครงการทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ดังนั้นแม้ว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณจะไม่ใช่เศรษฐีที่แปลกประหลาด ClickUp ก็สามารถทำให้คุณรู้สึกว่า งบประมาณและข้อจำกัดด้านเวลาของโครงการไม่ใช่ปัญหา

และเมื่อพูดถึงงบประมาณคุณสามารถเริ่มใช้ ClickUpได้ฟรี ซึ่งแน่นอนว่าอยู่ในขอบเขตของข้อจำกัดของโครงการ