แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือภาพที่ทรงพลังในการแสดงตารางเวลาของโครงการ แต่แผนภูมิแกนต์เหมาะกับทุกโครงการหรือไม่? คำตอบสั้น ๆ คือ ไม่ และนั่นคือข่าวดีสำหรับผู้จัดการโครงการ!
เรามีทางเลือกอื่นแทนแผนภูมิแกนต์ที่มีประสิทธิภาพเท่าเทียมกันแต่ซับซ้อนน้อยกว่าสำหรับการบริหารโครงการ ⭐️
ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณจำเป็นต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อประสานงานและจัดระเบียบตารางเวลา กระบวนการ และทรัพยากรของโครงการ ในบทความนี้ เราจะพูดถึงทางเลือกที่ยอดเยี่ยม 10 รายการสำหรับแผนภูมิแกนต์ในการจัดการโครงการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ!
แผนภูมิแกนต์คืออะไร?
ในคู่มือแผนภูมิแกนต์ของ ClickUp เราได้ศึกษาอย่างละเอียดเกี่ยวกับการสร้างและการอ่านแผนภูมิแกนต์ซึ่งเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่ได้รับความนิยมในการแสดงงานหรือเหตุการณ์ตามเวลา
หลังจากที่เฮนรี กันต์ ได้แนะนำแนวคิดนี้เป็นครั้งแรก ก็ได้ถูกนำไปใช้ในโครงการก่อสร้างขนาดใหญ่ เช่น การก่อสร้างเขื่อนฮูเวอร์ ในสหรัฐอเมริกา ปัจจุบัน เครื่องมือการทำงานนี้ได้ถูกนำมาใช้ในระบบบริหารโครงการทุกประเภท รวมถึงScrum และ Agile
องค์ประกอบหลักหกประการของแผนภูมิแกนต์แบบดั้งเดิม
- เหตุการณ์สำคัญ: แสดงวันที่สำคัญต่อการเสร็จสิ้นโครงการตามกำหนดเวลาและความสำเร็จด้วยสัญลักษณ์
- ลูกศร/เส้น: ระบุงานใดที่กำลังถูกขัดขวางและรอการดำเนินการจากงานอื่น (เรียกว่าการพึ่งพา)
- เส้น ตัวชี้: ระบุวันที่ปัจจุบันเพื่อให้เห็นได้ทันทีว่ามีงานเหลืออยู่เท่าไร
- แถบแนวนอน: แสดงช่วงเวลาของงานแต่ละโครงการ
- แถบด้านซ้าย: แสดงรายการงานทั้งหมดของโครงการที่เกี่ยวข้องในโครงการ
- ช่วงเวลา: แสดงหมวดหมู่ของวันที่ (วัน, สัปดาห์, เดือน)
โดยสรุป แผนภูมิแกนต์จะแสดงงานทั้งหมดที่ต้องทำและความสัมพันธ์ระหว่างงานเหล่านั้นในช่วงเวลาหนึ่งต่อไปนี้คือข้อดีของการใช้ซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์:
✅ ข้อดีของแผนภูมิแกนต์
- แผนภูมิแกนต์ให้ภาพรวมของโครงการทั้งหมด เห็นว่าทุกอย่างเข้ากันอย่างไรและระบุปัญหาได้โดยไม่ต้องสลับระหว่างแท็บหรือหน้าหลายหน้า
- แผนภูมิแกนต์ช่วยเน้นให้เห็นถึงความสัมพันธ์ระหว่างงานและเส้นทางวิกฤตดำเนินการอย่างรวดเร็วกับงานและทรัพยากรที่ถูกชะลอเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาเพิ่มเติม
- แผนภูมิแกนต์ช่วยให้เข้าใจตารางเวลาหลายรายการ ค้นหาช่วงเวลาว่างในไทม์ไลน์โครงการของคุณได้อย่างง่ายดายเพื่อกำหนดเวลาสำหรับกิจกรรมเพิ่มเติม
- แผนภูมิแกนต์เป็นเทคนิคการจัดการโครงการแบบภาพ จัดการโครงการในรูปแบบที่เข้าใจง่ายและชัดเจน
ในทางกลับกัน แผนภูมิแกนต์สามารถทำให้โครงการซับซ้อนอย่างรวดเร็วสำหรับทีม และนี่คือเหตุผล:
❌ ข้อเสียของแผนภูมิแกนต์
- การร่วมมือกับทีมเพื่อสร้างแผนภูมิแกนต์อาจเป็นเรื่องยากสำหรับผู้ใช้ครั้งแรก แผนภูมิแกนต์สามารถกลายเป็นงานที่ต้องใช้แรงงานมากได้อย่างรวดเร็ว ทำให้เกิดความเครียดเพิ่มขึ้นในกระบวนการวางแผนและลดเวลาสำหรับงานโครงการเอง
- แถบแนวนอนบนแผนภูมิแกนต์อาจทำให้เข้าใจผิดได้. แต่ละแถบบนแผนภูมิแกนต์แสดงถึง ช่วงเวลา ของงาน. มันไม่ได้แสดงถึง จำนวนชั่วโมง ที่จะต้องใช้ในการทำงานให้เสร็จ
- เมื่อเวลาผ่านไป แผนภูมิแกนต์อาจกลายเป็นเรื่องยากที่จะรักษาไว้ ขอบเขตของโครงการอาจเปลี่ยนแปลง หรืออาจมีงานโครงการใหม่ ๆ ถูกเพิ่มเข้ามา ทำให้ยากต่อการติดตามและบันทึก
- การพิมพ์แผนภูมิแกนต์บนกระดาษแผ่นเดียวทำให้สูญเสียวัตถุประสงค์. จากมุมมองของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย พวกเขาคงไม่อยากต้องเพ่งสายตามากเพื่อดูตัวบ่งชี้วันที่ในแผนภูมิแกนต์
แต่ละโครงการจะมีข้อกำหนดเฉพาะ ขอบเขต ทรัพยากร งบประมาณ และเป้าหมายที่แตกต่างกัน อย่างไรก็ตาม นี่คือสามสัญญาณสำคัญที่บ่งชี้ว่าคุณควรพิจารณาทางเลือกอื่นสำหรับแผนภูมิแกนต์:
🪧 ไม่มีสมาชิกทีมที่รับผิดชอบในการเป็นเจ้าของและดูแลแผนภูมิแกนต์ของโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ
🪧 ไม่มีเวลาเพิ่มเติมในการสอนทีมของคุณเกี่ยวกับวิธีใช้แผนภูมิแกนต์
🪧 ไม่มีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับลำดับของงานและเป้าหมายสำคัญ
แม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะเป็นสัญญาณชัดเจนว่าแผนภูมิแกนต์อาจไม่ช่วยให้คุณประสบความสำเร็จ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าคุณหมดหวัง! ยังมีทางเลือกอื่นที่สามารถตอบโจทย์ทีมและโครงการของคุณได้ดีกว่า (โดยไม่มีปัญหาความสับสนและความซับซ้อนที่อาจเกิดขึ้นจากแผนภูมิแกนต์)
10 ทางเลือกของแผนภูมิแกนต์
1. รายการ
รายการเป็นสิ่งที่มักจะถูกเลือกใช้เป็นอันดับแรกในการเริ่มต้น! รายการมีความหลากหลายและสามารถมีรายละเอียดมากเท่าที่ต้องการเพื่อสร้างโครงสร้างการแบ่งงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อความสำคัญของงานบังคับให้ทีมต้องปรับเปลี่ยน (ซึ่งเกิดขึ้นเกือบทุกวัน) รายการสามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็วเพื่อสะท้อนข้อมูลที่สำคัญที่สุดที่จำเป็นในการรักษาความคืบหน้า
อย่างไรก็ตาม คล้ายกับแผนภูมิแกนต์ รายการไม่ใช่เครื่องมือการจัดการโครงการที่เหมาะกับทุกสถานการณ์ ตัวอย่างเช่น หากคุณทราบว่าคุณจะต้องติดตามการพึ่งพาของโครงการ รายการจะไม่ทำให้สิ่งนี้ชัดเจนสำหรับผู้ชมที่คุณต้องการ
👉 หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการ โปรดดูบทความของเราวิธีสร้างแผนงานโครงการใน 5 ขั้นตอน!
2. กระดานไวท์บอร์ด
ไวท์บอร์ดเป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบสำหรับการระดมความคิดเพื่อให้ทีมทำงานที่ต้องการทำได้อย่างรวดเร็ว ภายในสำนักงาน ไวท์บอร์ดจริงสามารถส่งเสริมการแก้ปัญหาอย่างรวดเร็วระหว่างบุคคลที่อยู่รอบกระดานได้
แม้ว่าทีมจะย้ายไปสู่สภาพแวดล้อมการทำงานทางไกลหรือแบบผสมผสาน กระดานไวท์บอร์ดยังคงมีบทบาทสำคัญในการทำงานร่วมกัน การเพิ่มขึ้นของโซลูชันกระดานไวท์บอร์ดแบบร่วมมือกันได้เติมเต็มช่องว่างสำหรับวิธีที่ทีมที่กระจายตัวกันระดมความคิดและสร้างสรรค์ไอเดีย ด้วย ตลาดกระดานไวท์บอร์ดแบบโต้ตอบทั่วโลก ที่คาดว่าจะมีมูลค่าถึง 2.31 พันล้านดอลลาร์ภายในปี 2025 จึงเห็นได้ชัดว่าเครื่องมือเหล่านี้ได้รับความนิยมเพียงใด
—เซบ อีแวนส์, ซีอีโอของคลิกอัพ
👉 เรียนรู้วิธีเชื่อมโยงไอเดียเข้ากับขั้นตอนการทำงานของคุณได้เร็วขึ้นด้วยClickUp Whiteboards!
3. กระดานคัมบัง
กระดานคัมบัง (Kanban board) เป็นเครื่องมือแสดงภาพกระบวนการทำงานที่เหมาะสำหรับโครงการที่ไม่จำเป็นต้องมีการจัดลำดับความสำคัญหรือกลยุทธ์การพึ่งพาซึ่งกันและกัน แทนที่จะเป็นเช่นนั้น กระดานคัมบังจะช่วยจำกัดปริมาณงานที่กำลังดำเนินการในแต่ละสถานะของกระบวนการทำงาน การ์ด (ซึ่งเป็นตัวแทนของงาน) จะเคลื่อนที่ผ่านแต่ละคอลัมน์ (ซึ่งเป็นตัวแทนของสถานะกระบวนการทำงาน) จากซ้ายไปขวาจนกว่าจะถึงสถานะ "เสร็จสิ้น" กระดานคัมบังมีความยืดหยุ่นสำหรับการจัดการโครงการประเภทต่างๆ ดังนี้:
- ดำเนินการตามคำขอบำรุงรักษา
- การสร้างเนื้อหาสำหรับสื่อสังคมออนไลน์
- การจัดการช่องทางการขาย
- สัมภาษณ์ผู้สมัคร
- การติดตามสินค้าคงคลัง
👉รับแรงบันดาลใจเพิ่มเติมจากบทความตัวอย่างบอร์ดคัมบังของเราและเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างคัมบังกับแผนภูมิแกนต์
4. ระยะเวลา
ไทม์ไลน์และแผนภูมิแกนต์อาจดูคล้ายกัน แต่ความแตกต่างหลักคือแผนภูมิแกนต์จะแสดงลำดับงานโดยละเอียดและความสัมพันธ์ระหว่างงานบนแผนภูมิสองมิติในขณะที่ไทม์ไลน์การจัดการโครงการจะแสดงลำดับงานตามลำดับเวลาและวันที่กำหนดบนเส้นตรง!
ในที่สุด การตัดสินใจว่าจะใช้แผนภูมิแกนต์หรือไทม์ไลน์นั้นขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการสื่อสารกับผู้ชมของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการแสดงภาพรวมสั้น ๆ ของวงจรชีวิตของโครงการ ไทม์ไลน์ก็เพียงพอแล้ว ในทางกลับกัน ไทม์ไลน์อาจทำให้เกิดคำถามมากกว่าคำตอบหากคุณต้องการระบุความเชื่อมโยงของงานและความซับซ้อนของโครงการ
👉 รับคำตอบสำหรับทุกคำถามของคุณเกี่ยวกับแผนภูมิแกนต์เทียบกับไทม์ไลน์!
5. แผนผังความคิด (หรือแผนผังเครือข่ายโครงการ)
ทางเลือกถัดไปของแผนภูมิแกนต์ในรายการของเราคือเครื่องมือที่เรียกว่าแผนผังความคิด (mind maps) ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการระดมความคิดในรูปแบบภาพ ที่แกนกลางของแผนผังความคิด มักจะมีแนวคิดหลักหรือคำถามอยู่ตรงกลางของหน้า จากนั้นจึงวาดเส้นจากจุดศูนย์กลางออกไปด้านนอกเพื่อเชื่อมโยงแนวคิดที่เกี่ยวข้องกัน จากแนวคิดเหล่านั้น ก็วาดเส้นต่อไปเพื่อเชื่อมโยงแนวคิดในระดับถัดไป และดำเนินต่อไปเรื่อย ๆ
แผนผังความคิดมักจะไม่ถูกใช้หลังจากขั้นตอนการระดมความคิดเริ่มต้น เพื่อให้ทุกคนสามารถสร้างไอเดียได้อย่างอิสระโดยไม่ต้องกังวลเรื่องการถูกจำกัด คุณสามารถเริ่มต้นด้วยกระดาษและดินสอ หรือใช้ซอฟต์แวร์เพื่อยกระดับการสร้างแผนผังความคิดของคุณ
นี่คือแหล่งข้อมูลแผนภาพความคิดพร้อมตัวอย่างให้คุณได้ชมการใช้งานจริง!
6. กระดานสครัม
กระดาน Scrum(หรือกระดาน Sprint) คือการแสดงผลแบบภาพของงานที่ต้องทำใน Sprint เดียว Sprint คือการวนซ้ำที่มีกรอบเวลาแน่นอนซึ่งทีมจะทำงานให้เสร็จในส่วนหนึ่งของโครงการ Scrum board ช่วยทีมโดย:
- การตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนกำลังทำงานในภารกิจของโครงการ
- ระบุงานที่ต้องทำให้เสร็จ
- การติดตามความคืบหน้าของสปรินต์ที่กำลังดำเนินอยู่
แม้ว่ากระดาน Scrum จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและการสื่อสารของทีม แต่ทางเลือกอื่นอย่างแผนภูมิ Gantt อาจเป็นเรื่องยากสำหรับทีมที่ไม่ใช้แนวทาง Agile ในการนำมาใช้และดำเนินการให้ประสบความสำเร็จ หากไม่มีScrum Master หรือ ความคุ้นเคยกับการบริหารโครงการแบบ Agile ก็มีโอกาสที่กระดาน Scrum จะสร้างผลเสียมากกว่าผลดีต่อโครงการของคุณ
👉 เรียนรู้วิธีสร้างและใช้กระดาน Scrumด้วยคู่มือฉบับสมบูรณ์จาก ClickUp!
7. เอกสาร
เอกสารเป็นทางเลือกที่ตรงไปตรงมาที่สุดสำหรับแผนภูมิแกนต์ เอกสารช่วยจัดระเบียบบทบาทและความรับผิดชอบ บันทึกงบประมาณขอบเขตของงาน แผนการสื่อสาร ข้อบังคับ บันทึกการประชุม และอื่นๆ ผู้จัดการโครงการสามารถอธิบายรายละเอียดในเอกสารได้ตามต้องการ จนสามารถสร้างคลังเอกสารการจัดการโครงการที่จำเป็นได้
อย่างไรก็ตาม ข้อเสียของการใช้เอกสารในการบริหารโครงการคือรายการที่ต้องดำเนินการหรือภารกิจต่าง ๆอาจสูญหายหรือถูกลืมได้อย่างรวดเร็วหากถูกฝังอยู่ภายในเอกสาร
👉 ค้นพบทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับ Google Docsสำหรับตัวเลือกการร่วมมือขั้นสูง!
8. แผงควบคุม
แดชบอร์ดรวมแหล่งข้อมูลต่าง ๆ, ตัวชี้วัด,และตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs) เข้าไว้ในมุมมองเดียว สามารถรวมข้อความและวิดเจ็ตภาพ เช่น แผนภูมิวงกลม, รายการเรียงลำดับ, กราฟแท่ง เพื่อให้ทีมได้รับข้อมูลแบบเรียลไทม์และตัดสินใจโครงการได้อย่างมีข้อมูล คุณสามารถสร้างเวอร์ชันที่ดีขึ้นของแดชบอร์ดเดียวกันได้ตลอดเวลาด้วยความพยายามน้อยที่สุดเมื่อ KPIs เปลี่ยนแปลงหรือสมาชิกทีมเปลี่ยนแปลง
👉 ทำตามคู่มือ 5ขั้นตอนของเราเพื่อสร้างแดชบอร์ดที่ทรงพลัง!
9. ตาราง
เราได้เดินทางมาไกลจากตาราง Excel แบบพื้นฐานตารางในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสมัยใหม่ตอนนี้มาพร้อมกับคุณสมบัติขั้นสูง ทำให้ง่ายขึ้น (และสวยงาม!) สำหรับผู้ที่ชอบการจัดการแบบตาราง Excel เมื่อรวมกับพลังของเทมเพลต ทีมงานสามารถอัปโหลดข้อมูลไปยังเครื่องมือได้ทันทีและสร้างตารางเวลาโครงการที่ครอบคลุม
การใช้ตารางมีข้อเสียที่ชัดเจนเมื่อโครงการมีขนาดใหญ่ ซับซ้อน และต้องสร้างสูตรที่ซับซ้อนเพื่อทำงานร่วมกับทีมข้ามสายงาน อย่างไรก็ตาม นี่จะไม่เป็นปัญหาหากคุณทราบว่าคุณมีทรัพยากรเพียงพอที่จะมอบหมายงานป้อนข้อมูลทั้งหมด!
10. ปฏิทิน
ปฏิทินมีความสำคัญและจะยังคงมีความสำคัญอยู่เสมอ ทุกคนคุ้นเคยกับปฏิทินเพราะสามารถใช้ได้ทั้งในวัตถุประสงค์ทั่วไปและการจัดการโครงการ เมื่อมีปฏิทินอยู่ตรงหน้า เราสามารถวางแผนและจัดระเบียบรอบกำหนดเวลาสำคัญและเหตุการณ์อื่นๆ เพื่อหลีกเลี่ยงการใช้ทรัพยากรมากเกินไป
ทางเลือกของแผนภูมิแกนต์นี้มีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะใช้ในหลากหลายวิธี: การวางแผน, การจัดสรรทรัพยากร, งาน, และแม่แบบพื้นฐาน. อย่างไรก็ตาม, มันเหมาะที่สุดสำหรับโครงการที่ง่าย ๆ ที่ไม่มีการพึ่งพาของงาน และการดูสถานะ/การประชุมเช็คอิน.
👉 เรียนรู้วิธีที่ปฏิทินโครงการสามารถสนับสนุนโครงการของคุณได้!
นี่คือสิ่งที่คุณได้รับ! ตัวเลือกแผนภูมิแกนต์ 10 แบบที่จะมอบความยืดหยุ่นให้กับคุณและทีมของคุณในการจัดโครงสร้างโครงการต่างๆ 🛠 🚀
วิธีเลือกทางเลือกแทนแผนภูมิแกนต์
คุณมีแนวคิดแล้ว และคุณพร้อมที่จะวางแผนงานทั้งหมดที่ต้องทำ คุณจะทำรายการ? วาดแผนผัง? จัดทำไทม์ไลน์? เครื่องมือใดที่จะแสดงข้อมูลโครงการของคุณได้อย่างแม่นยำและน่าสนใจที่สุด?
นี่คือสถานการณ์บางประการเพื่อช่วยจำกัดตัวเลือกของคุณ:
| 💭 ทีมอยู่ในระยะเริ่มต้นของการวางแผน | 🤝 โครงการมีความสัมพันธ์ของงาน, จุดสำคัญ, และทีมข้ามสายงาน | 🤹♀️ ทีมงานกำลังจัดการหลายโปรเจกต์พร้อมกัน |
|---|---|---|
| ✅ แผนผังความคิด ✅ แผนผังขั้นตอน ✅ ปฏิทิน ❌ กระดานคัมบัง ❌ แผงควบคุม ❌ ตาราง | ✅ กระดาน Scrum ✅ แดชบอร์ด ✅ แผนผังขั้นตอน ❌ กระดานไวท์บอร์ด ❌ ปฏิทิน ❌ ไทม์ไลน์ | ✅ กระดานคัมบัง ✅ กระดานสครัม ✅ แดชบอร์ด ❌ กระดานไวท์บอร์ด ❌ แผนผังความคิด ❌ ไทม์ไลน์ |
| 💰 ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการเห็นขอบเขตของโครงการ ค่าใช้จ่าย และการจัดการทรัพยากร | 🤖 ทีมมีประสบการณ์ปานกลางถึงขั้นสูง กับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ | ⚡️ ทีมชอบโครงสร้างที่น้อยลงเพื่อ การร่วมมือที่ดีขึ้น |
|---|---|---|
| ✅ แดชบอร์ด ✅ แผนผัง ✅ เอกสาร ❌ กระดานไวท์บอร์ด ❌ แผนผังความคิด ❌ ไทม์ไลน์ | ✅ กระดานคัมบัง ✅ กระดานสครัม ✅ แดชบอร์ด ✅ แผนผังขั้นตอน ✅ ตาราง | ✅ กระดานไวท์บอร์ด ✅ แผนผังความคิด ✅ แผนผังขั้นตอน ❌ กระดานสครัม ❌ เอกสาร ❌ ไทม์ไลน์ |
ตัวอย่างข้างต้นยืนยันว่าการเลือกนี้ไม่ใช่การตัดสินใจเพื่อความสวยงามหรือเป็นเรื่องส่วนตัวสมมติว่าเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณไม่ช่วยให้กลุ่มเป้าหมายของคุณสามารถจดจำและดำเนินการเชิงรุกได้ ในกรณีนั้น คุณอาจจะเริ่มต้นได้ไม่ราบรื่น
ถึงอย่างนั้น ใครบอกว่าคุณต้องใช้แค่เครื่องมือเดียวล่ะ? 🤓
ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการหนึ่งหรือหลายเครื่องมือใน ClickUp ได้ฟรี
ทีมงานของเราที่ ClickUp และผู้ใช้ ClickUpทั่วโลกต่างชื่นชอบการจัดระเบียบโครงการจากมุมมองที่แตกต่างกัน:
- ดูวิธีการกระจายงานระหว่างสมาชิกในทีมในมุมมอง Box หรือมุมมองปริมาณงาน
- วิเคราะห์กลุ่มของข้อมูลในมุมมองตารางหรือแดชบอร์ด
- มองเห็นงานในรูปแบบรายการหรือปฏิทิน
- สร้างวิกิและสรุปโครงการด้วย Docs
- จัดการเวลาที่ใช้ในมุมมอง Gantt
ด้วยชุดเครื่องมือการจัดการโครงการที่หลากหลายซึ่งรวมอยู่ในแพลตฟอร์มเพิ่มประสิทธิภาพของเรา คุณและทีมของคุณจะมีทุกสิ่งที่ต้องการอยู่ในปลายนิ้วของคุณ เริ่มต้นใช้ ClickUp ฟรีวันนี้! ⚡️