เมื่อทีมโครงการกลายเป็นสากลมากขึ้นและมีความหลากหลายทางหน้าที่มากขึ้น ผู้จัดการโครงการจึงต้องประเมินกระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่อง และนี่คือภารกิจที่ต้องใช้ความละเอียดอ่อน! การเปลี่ยนแปลงมากเกินไปในคราวเดียวอาจทำให้ทีมเสียประสิทธิภาพการทำงานได้ และในทางกลับกัน การปรับปรุงที่ช้าเกินไปก็อาจทำให้การนวัตกรรมเสียหายได้
คุณเคยพบเครื่องมือที่ซับซ้อนอย่างแผนภูมิแกนต์และกระดานคัมบัง แต่ยังไม่มั่นใจอย่างเต็มที่ว่าเครื่องมือใดเป็นโซลูชันกระบวนการที่เหมาะสมกับความต้องการของโครงการและทีมของคุณ
คู่มือนี้จะอธิบายความแตกต่างระหว่างแผนภูมิแกนต์กับกระดานคัมบัง วิธีการใช้แต่ละอย่างในการบริหารโครงการ และประเด็นที่คุณควรพิจารณาเมื่อเลือกใช้งาน
แผนภูมิแกนต์ vs. กระดานคัมบัง: การวิเคราะห์เชิงลึก
สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือเครื่องมือการจัดการโครงการทั้งสองนี้ไม่ได้ดีกว่ากัน วิธีการ ที่เครื่องมือการจัดการโครงการถูกแนะนำ ฝึกอบรม และนำไปใช้ต่างหากที่มีผลต่อความสำเร็จ วิธีที่ดีที่สุดในการตัดสินใจเลือกระหว่างแผนภูมิแกนต์หรือกระดานคัมบังสำหรับโครงการของคุณคือ:
แผนภูมิแกนต์เหมาะที่สุดสำหรับการติดตามโครงการที่เกี่ยวข้องและซับซ้อนซึ่งใช้เวลาหลายสัปดาห์ หลายเดือน หรือแม้กระทั่งหลายปี ตัวอย่างการใช้งานในชีวิตประจำวันคือผู้จัดการโครงการที่มองเห็นความคืบหน้าของแคมเปญของตนผ่านหลายทีม
กระดานคัมบังเหมาะที่สุดสำหรับการมุ่งเน้นที่กระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่อง การจัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละรายการ และการจำกัดปริมาณงานที่กำลังดำเนินการอยู่ กรณีการใช้งานในชีวิตประจำวันคือทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ใช้กระดานคัมบังเพื่อแสดงภาพงานทั้งหมดที่กำลังดำเนินการในขณะที่งานแต่ละชิ้นเคลื่อนผ่านแต่ละขั้นตอนไปสู่การเสร็จสมบูรณ์
ตอนนี้เรามาดูรายละเอียดภายในของแต่ละอย่างกันต่อในศึกเปรียบเทียบระหว่างแผนภูมิแกนต์กับกระดานคัมบัง!
แผนภูมิแกนต์คืออะไร?
แผนภูมิแกนต์ (Gantt chart) คือแผนภูมิแบบแท่งแนวนอนที่แสดงวันที่เริ่มต้นและวันที่ครบกำหนดของตารางเวลาโครงการ แผนภูมิแกนต์ยังแสดงเหตุการณ์สำคัญต่างๆ ของโครงการและความสัมพันธ์ระหว่างงานต่างๆ ที่ต้องพึ่งพาอาศัยกัน คุณสมบัติเหล่านี้ช่วยให้ทีมสามารถวางแผนโครงการที่ซับซ้อนและละเอียดได้ในระยะเวลาใดก็ได้
องค์ประกอบหลักหกประการของแผนภูมิแกนต์ทั่วไปคือ:
- เหตุการณ์สำคัญ: แสดงวันที่สำคัญต่อการเสร็จสิ้นโครงการตามกำหนดเวลาและความสำเร็จที่กำหนดไว้ โดยใช้สัญลักษณ์
- ลูกศร/เส้น: ระบุงานใดที่กำลังถูกขัดขวางและรอการดำเนินการจากงานอื่น (เรียกว่าการพึ่งพา)
- เครื่องหมายเส้น: ระบุวันที่ปัจจุบันเพื่อให้เห็นได้ทันทีว่ามีงานเหลืออยู่เท่าไร
- แถบแนวนอน: แสดงช่วงเวลาของงานโครงการแต่ละรายการ
- แถบด้านซ้าย: แสดงรายการงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ
- ช่วงเวลา: แสดงหมวดหมู่ของวันที่ในรูปแบบวัน สัปดาห์ หรือเดือน
กำลังมองหาทางเลือกอื่นสำหรับการแสดงผลแบบแกนต์อยู่หรือไม่? ลองดู10 อันดับทางเลือกแทนแผนภูมิแกนต์ของเราได้เลย
5 เหตุผลที่ควรเลือกใช้แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือบริหารโครงการของคุณ
โดยพื้นฐานแล้ว แผนภูมิแกนต์จะจัดตั้งและสนับสนุนกิจกรรมของทีมคุณ เพื่อให้แต่ละงานมีเวลาและทรัพยากรที่ชัดเจนในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น ต่อไปนี้คือห้าเหตุผลที่ควรเลือกใช้แผนภูมิแกนต์แทนกระดานคัมบัง:
1. งานและงานย่อยมีกำหนดเวลาที่ชัดเจนเพื่อให้สามารถส่งมอบโครงการทั้งหมดได้ตรงเวลา
เช่นเดียวกับวิธีการแบบน้ำตก แผนภูมิแกนต์จะแสดงลำดับงานในตารางเวลาอย่างชัดเจน เพื่อให้สมาชิกในทีมทราบว่างานใดกำลังรอให้งานอื่นเริ่มต้นหรือเสร็จสิ้นก่อนที่จะสามารถเริ่มได้ ตัวอย่างเช่น งานของนักออกแบบในการสร้างสื่อสร้างสรรค์สำหรับแคมเปญจะไม่สามารถเริ่มต้นได้หากยังไม่มีร่างเนื้อหาจากนักเขียนคำโฆษณา ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องตระหนักถึงระยะเวลาดังกล่าว เพราะหากงานถูกส่งล่าช้า อาจส่งผลกระทบต่อกำหนดการของโครงการทั้งหมด
โบนัส:ลองใช้เทมเพลตแผนภูมิแกนต์สำหรับนักออกแบบของเรา
2. คุณต้องการติดตามงานที่สำคัญที่สุดเพื่อให้โครงการของคุณไม่ล่าช้ากว่ากำหนด
เส้นทางวิกฤตบนแผนภูมิแกนต์คือลำดับของงานที่มีความสำคัญต่อการทำให้โครงการของคุณเสร็จตรงเวลา ด้วยเส้นทางวิกฤต คุณสามารถหลีกเลี่ยงงานที่ไม่สำคัญได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดสรรทรัพยากรให้กับงานที่สำคัญได้มากขึ้นและลดระยะเวลาในการทำงานให้เสร็จลง
3. คุณต้องการแบ่งโครงการที่ซับซ้อนออกเป็นส่วนย่อยที่สามารถจัดการได้
แผนภูมิแกนต์เป็นภาพรวมที่สมบูรณ์แบบในการมองเห็นภาพรวมใหญ่ในขณะเดียวกันก็ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับส่วนต่าง ๆ ของงาน มันตอบคำถามสำคัญเช่น:
- แผนก XYZ จะเข้ามามีส่วนร่วมในโครงการนี้ตั้งแต่ขั้นตอนใด?
- ข้อกำหนดสำหรับแต่ละโครงการ/งานคืออะไร?
- โครงการหรือภารกิจใดบ้างที่เป็นหมุดหมายสำคัญ?
- XYZ เป็นโครงการ งาน หรืองานย่อย?
หากคุณจำเป็นต้องปรับวันเริ่มต้นและวันครบกำหนดของโครงการ คุณสามารถทำได้อย่างง่ายดายบนแผนภูมิแกนต์ที่ทันสมัย! เพียงแค่ลากและวางงาน หรือ* ตารางทั้งหมดเพื่อสะท้อนวันเริ่มต้น/วันครบกำหนดใหม่
*แผนภูมิแกนต์สมัยใหม่อยู่ห่างออกไปเพียงไม่กี่คลิก! วางแผนเวลา จัดการทรัพยากร แสดงความสัมพันธ์ระหว่างงาน และอีกมากมายด้วยเทมเพลตแผนภูมิแกนต์แบบง่ายใน ClickUp!
✅ ข้อดีของแผนภูมิแกนต์
- แผนภูมิแกนต์ช่วยจัดการตารางเวลาหลายรายการจากมุมมองเดียว
- แผนภูมิแกนต์ให้ภาพรวมของโครงการทั้งหมด
- แผนภูมิแกนต์เน้นให้เห็นถึงความสัมพันธ์ระหว่างงานและเส้นทางวิกฤต
❌ ข้อเสียของแผนภูมิแกนต์
- แถบแนวนอนบนแผนภูมิแกนต์อาจทำให้เข้าใจผิดในการกำหนดทรัพยากรหรือปริมาณงานที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์
- การทำงานร่วมกับทีมเพื่อสร้างแผนภูมิแกนต์อาจเป็นเรื่องยากสำหรับผู้ใช้ครั้งแรก
- เมื่อเวลาผ่านไป แผนภูมิแกนต์อาจกลายเป็นเรื่องยากที่จะรักษาไว้
ดูรายการเต็มของเทมเพลตแผนภูมิแกนต์ของเรา!
กระดานคัมบังคืออะไร?
กระดานคัมบัง (Kanban board) เป็นเครื่องมือแสดงภาพกระบวนการทำงานที่เหมาะสมที่สุดสำหรับโครงการที่ไม่จำเป็นต้องมีการจัดลำดับความสำคัญหรือกลยุทธ์การพึ่งพาซึ่งกันและกัน แทนที่จะเป็นเช่นนั้น กระดานคัมบังจะช่วยจำกัดปริมาณงานที่กำลังดำเนินการในแต่ละสถานะของกระบวนการทำงาน การ์ด (ซึ่งเป็นตัวแทนของงาน) จะเคลื่อนที่ผ่านแต่ละคอลัมน์ (ซึ่งเป็นตัวแทนของสถานะกระบวนการทำงาน) จากซ้ายไปขวาจนกว่าจะถึงสถานะ "เสร็จสิ้น"
กระดานคัมบังถูกสร้างขึ้นเพื่อการส่งมอบอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นวันที่เริ่มต้นและวันที่ครบกำหนดจึงไม่เคร่งครัดเท่ากับในแผนภูมิแกนต์
องค์ประกอบหลักสามประการของกระดานคัมบังคือ:
- การ์ด: งานที่ต้องทำเพื่อเสร็จสิ้นโครงการจะถูกแยกออกเป็นการ์ดแต่ละใบ โดยเริ่มจากคอลัมน์แรกและเคลื่อนผ่านขั้นตอนการทำงานจนกว่าจะอยู่ในคอลัมน์ "เสร็จสิ้น" การ์ดแต่ละใบจะมีข้อมูลที่จำเป็นของงาน เช่น คำอธิบาย ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเวลา
- คอลัมน์: ในรูปแบบที่ง่ายที่สุด กระดานคัมบังประกอบด้วยสามคอลัมน์ ชื่อคอลัมน์แบบดั้งเดิมคือ คอลัมน์งานที่ต้องทำ, คอลัมน์กำลังทำ, และคอลัมน์เสร็จแล้ว สามารถเพิ่มคอลัมน์คัมบังเพิ่มเติมได้สำหรับกระบวนการทำงานที่ละเอียดขึ้น และกำหนดเป็นขั้นตอน, ทีมเฉพาะ, หรือสมาชิกทีมแต่ละคน
- ขีดจำกัดงานที่ดำเนินการอยู่ (WIP Limits): ขีดจำกัดงานที่ดำเนินการอยู่ (WIP) คือจำนวนการ์ดงานที่คอลัมน์ในกระดานคัมบังสามารถมีอยู่ได้ในแต่ละช่วงเวลา ไม่มีจำนวนที่ "สมบูรณ์แบบ" สำหรับการกำหนดขีดจำกัด WIP ตัวเลขที่เหมาะสมจะขึ้นอยู่กับขีดความสามารถและทักษะของทีมคุณ
5 เหตุผลที่ควรเลือกใช้กระดานคัมบังเป็นเครื่องมือบริหารโครงการของคุณ
กระดานคัมบังเหมาะสำหรับทีมโครงการที่ต้องการมาตรฐานกระบวนการเพื่อรักษาประสิทธิภาพเมื่องานเคลื่อนผ่านแต่ละขั้นตอน นี่คือห้าเหตุผลที่ควรเลือกใช้กระดานคัมบังแทนแผนภูมิแกนต์:
1. คุณต้องการระบบการปกครองที่เชื่อถือได้เพื่อวัดความมุ่งมั่นและจุดส่งมอบของงานทั้งหมด
งานเริ่มต้นเมื่อได้รับคำขอหรือเมื่อทีมเริ่มทำงาน? ผู้ขออาจบอกว่ามันคืออย่างแรก แต่ในระบบคัมบังนั้น มักจะให้ความสำคัญกับอย่างหลังมากกว่า
จุดผูกพันคือการดึงบัตรคัมบังเข้าสู่กระบวนการทำงานเพื่อเริ่มงาน ซึ่งหมายความว่าความรู้ทั้งหมดได้ถูกรวบรวมแล้ว ผู้รับผิดชอบได้เตรียมตัวพร้อมที่จะเริ่มงาน และนาฬิกาได้เริ่มเดิน เมื่องานเสร็จสิ้นแล้ว งานนั้นได้ถึงจุดส่งมอบ
แล้วงานจะถูกเก็บไว้ที่ไหนเมื่อยังไม่พร้อมที่จะทำ? งานจะถูกเก็บไว้ในคอลัมน์พิเศษที่อยู่ที่ด้านบนสุดของกระดานคัมบัง ซึ่งเรียกว่า แบ็กล็อกแบ็กล็อกคือพื้นที่สำหรับผู้จัดการโครงการในการดึงงานเข้ามาตามลำดับความสำคัญ ความชัดเจน และความเป็นไปได้ สิ่งนี้ช่วยให้ทีมสามารถวางแผน จัดสรร และติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละช่วงเวลา (รายละเอียดเพิ่มเติมในข้อที่ 3!)
2. คุณต้องการระบุจุดคอขวดและสิ่งที่ทำให้เสียเวลาในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการทำงาน
แนวทางแบบ Agile หรือแบบคาดการณ์ล่วงหน้าสำหรับโครงการจะทำงานได้ดีที่สุดกับระบบ Kanban เนื่องจากช่วยปรับปรุงการส่งมอบงานที่สม่ำเสมอ ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการโครงการสามารถเห็นได้ง่ายว่ามีงานมากเกินไปในคอลัมน์ใดหรืองานใดที่ใช้เวลา มากเกินไป เมื่อพบจุดคอขวด ผู้จัดการโครงการจะดำเนินการเพื่อขจัดจุดคอขวดนั้นและอาจค้นพบโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการด้วยเช่นกัน:
- เจมี่สามารถทำรีวิวงานได้เพียงสามงานต่อวันเท่านั้น เราสามารถดึงสมาชิกทีมคนอื่นมาช่วยรีวิวเพิ่มเติมได้หรือไม่?
- ขั้นตอนในกระบวนการทำงานนี้สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้หรือไม่ เพื่อประหยัดเวลาและทรัพยากรบุคคลของเรา?
- เราประเมินเวลาที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงานต่ำเกินไป มาสร้างบัฟเฟอร์ก่อนขั้นตอนนี้เพื่อให้ทีมของเรามีเวลาหายใจบ้าง แล้วสถานะที่กำหนดเองใหม่ล่ะ?
3. คุณต้องการควบคุมปริมาณงานที่กำลังดำเนินการอยู่ในเวลาที่กำหนด
มันเกิดขึ้นกับพวกเราทุกคน—เรายอมรับทุกคำขอที่เข้ามาโดยไม่เข้าใจขอบเขตของงานอย่างถ่องแท้ หากคุณต้องการวิธีปฏิเสธอย่างสุภาพ นี่คือจุดที่กระดานคัมบังเข้ามาช่วยได้อย่างยอดเยี่ยม!
การจำกัดงานที่อยู่ในระหว่างดำเนินการ (WIP)ช่วยให้การจัดการทรัพยากรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ — กระบวนการวางแผน จัดสรร และติดตามทรัพยากรของคุณในวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด บนกระดานคัมบังที่เข้าใจง่าย* การจำกัด WIP จะกำหนดจำนวนงานสูงสุดที่อนุญาตในคอลัมน์หนึ่ง และแจ้งเตือนเมื่อเกินขีดจำกัด
*กระดานคัมบังที่ใช้งานง่ายใน ClickUp พร้อมใช้งานได้ทันที! ลองใช้ฟีเจอร์ลากและวางที่ทรงพลังในเทมเพลตคัมบังและทำให้ทีมโครงการของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
✅ ข้อดีของกระดานคัมบัง
- กระดานคัมบังช่วยลดระยะเวลาของวงจรการทำงานภายในกระบวนการของโครงการ
- กระดานคัมบังเพิ่มโอกาสในการสร้างผลลัพธ์ที่เร็วขึ้น
- กระดานคัมบังจำกัดปริมาณงานที่กำลังดำเนินการในเวลาที่กำหนด
❌ ข้อเสียของกระดานคัมบัง
- ไม่มีการกำหนดกรอบเวลา/เชื่อมโยงกับแต่ละขั้นตอน
- ความเสี่ยงของการจัดลำดับความสำคัญที่ไม่เหมาะสม
- ไม่เหมาะสำหรับการวนซ้ำ
ด้วยความรู้ใหม่เกี่ยวกับแผนภูมิแกนต์และกระดานคัมบัง ตอนนี้ถึงเวลาตัดสินใจแล้วว่าซอฟต์แวร์การจัดการโครงการใดที่จะทำให้ประสบการณ์การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นปราศจากความเครียด! แพลตฟอร์มอื่นอาจทำให้คุณต้องเลือกระหว่างแผนภูมิแกนต์หรือกระดานคัมบัง แต่ที่ ClickUp เราบอกว่า "มีทุกอย่างที่คุณต้องการ!"
การใช้มุมมอง Gantt และมุมมองบอร์ดใน ClickUp สำหรับการจัดการโครงการ
ClickUp คือแพลตฟอร์มเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบครบวงจรที่ทีมสามารถมารวมตัวกันเพื่อวางแผน จัดระเบียบ และทำงานร่วมกันโดยใช้ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น งาน เอกสาร แชท เป้าหมาย กระดานไวท์บอร์ด และอื่นๆ อีกมากมาย ปรับแต่งได้ง่ายเพียงไม่กี่คลิก ClickUp ช่วยให้ทีมทุกประเภทและทุกขนาดสามารถส่งมอบงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้สูงขึ้นอย่างที่ไม่เคยเป็นมาก่อน! และมุมมองต่างๆ คือเคล็ดลับพิเศษของ ClickUp
มุมมองเปรียบเสมือนเลนส์ของแว่นตาคุณแต่ละมุมมองให้มุมมองที่เป็นเอกลักษณ์และสามารถปรับให้ตรงกับความต้องการของบุคคลและทีมได้ ด้วยวิธีการจัดกลุ่ม, การจัดเรียง, และการกรองที่แตกต่างกัน คุณจึงสามารถควบคุมได้อย่างสมบูรณ์ว่าคุณต้องการเห็นงานของคุณอย่างไร
วิธีเพิ่มมุมมองแกนต์ใน ClickUp
ดูบทแนะนำการใช้งานมุมมอง Gantt ของเราเพื่อรับเคล็ดลับและเทคนิคในการเริ่มต้นใช้งานมุมมอง Gantt! ⬇️
วิธีเพิ่มมุมมองบอร์ดใน ClickUp
เรียนรู้วิธีใช้มุมมองบอร์ดให้เป็นประโยชน์และรับเคล็ดลับจากมืออาชีพเพื่อช่วยให้คุณทำงานได้เร็วขึ้นตลอดทั้งวัน! ⬇️
ClickUp มอบความยืดหยุ่นให้คุณสามารถดูงานของคุณได้ตามที่คุณต้องการ
ClickUp มีวิธีจัดระเบียบและแสดงภาพงานและงานอื่นๆ มากกว่าสิบวิธี ในโลกของการเปรียบเทียบแผนภูมิแกนต์กับกระดานคัมบัง ทั้งสองเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในสภาพแวดล้อมของตนเอง แต่จะทรงพลังยิ่งขึ้นเมื่อใช้ใน ClickUp ⚡️
โอกาสที่จะปรับปรุงการจัดการโครงการของคุณกำลังรออยู่ภายใน ClickUp คุณพร้อมที่จะเปลี่ยนทิศทางของประสิทธิภาพการทำงานของคุณหรือไม่?ลงทะเบียนฟรีวันนี้!
หากคุณชอบการเปรียบเทียบนี้ ลองไปดูการเปรียบเทียบ Pert กับ Gantt ของเราได้เลย!