วิธีสร้างตารางเวลาทำงานใน Excel (คู่มือพร้อมเทมเพลต)

ลองนึกย้อนกลับไปเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว: คุณสามารถบอกได้อย่างมั่นใจหรือไม่ว่าคุณใช้เวลาไปกับการประชุมกี่ชั่วโมงเมื่อเทียบกับงานที่ต้องใช้สมาธิ? สำหรับคนส่วนใหญ่ คำตอบคือ "ประมาณ" ตามด้วยการค้นหาในปฏิทินและอีเมลอย่างละเอียด

การคาดเดานี้มีค่าใช้จ่ายสูง บันทึกที่ไม่ถูกต้องนำไปสู่การเรียกเก็บเงินผิดพลาด งบประมาณบานปลาย และประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลง อันที่จริง94%ของพนักงานเห็นด้วยว่าการจัดการเวลาที่ดีขึ้นเป็นกุญแจสำคัญในการทำงานให้มากขึ้น

แบบฟอร์มบันทึกเวลา Excel คือก้าวแรกสู่ความชัดเจน เป็นวิธีที่ง่ายและเชื่อถือได้ในการติดตามชั่วโมงการทำงานโดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์ราคาแพง

ในบล็อกนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีสร้างแผ่นงานติดตามเวลาใน Excel การใช้สูตรสำคัญต่าง ๆ และดาวน์โหลดเทมเพลตพร้อมใช้งานสำหรับตารางเวลาที่หลากหลาย

ทำไมต้องใช้ Excel สำหรับการติดตามเวลา?

Excel มักเป็นสถานที่แรกที่ผู้คนเริ่มบันทึกเวลาของพวกเขาเพราะมันคุ้นเคยอยู่แล้ว คุณรู้วิธีพิมพ์ลงในเซลล์ จัดรูปแบบคอลัมน์ และบันทึกไฟล์ ดังนั้น การเปลี่ยนสิ่งนั้นให้เป็นระบบติดตามเวลาที่เรียบง่ายจึงรู้สึกเหมือนเป็นก้าวเล็กๆ ไม่ใช่เครื่องมือใหม่ทั้งหมด

นี่คือจุดที่การติดตามเวลาใน Excel ทำงานได้ดี:

คุณยังสามารถปรับรูปแบบตารางเวลา Excel ให้เหมาะสมกับสถานการณ์จริงที่แตกต่างกันได้:

เมื่อใช้ในลักษณะนี้ Excel จะช่วยให้คุณติดตามข้อมูลเวลาได้อย่างยืดหยุ่นและประหยัด ก่อนที่คุณจะตัดสินใจว่าจำเป็นต้องใช้ระบบอัตโนมัติมากขึ้นหรือไม่

วิธีติดตามเวลาใน Excel

คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มบันทึกเวลาแบบง่ายใน Excel สำหรับรายสัปดาห์ได้ในไม่กี่นาที นี่คือคำแนะนำขั้นตอนต่อขั้นตอนเพื่อเปลี่ยนเอกสาร Excel ว่างเปล่าให้กลายเป็นระบบติดตามเวลาแบบพื้นฐานสำหรับบุคคลหนึ่งหรือบทบาทหนึ่ง

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าเลย์เอาต์ของแบบฟอร์มบันทึกเวลา

เปิดไฟล์ Excel ใหม่ และตัดสินใจว่าคุณต้องการติดตามเวลาเป็นจำนวนกี่วัน เช่น 5 วันต่อสัปดาห์ หรือ 7 วันต่อสัปดาห์

สร้างแถวหัวตารางอย่างง่ายด้วย:

จากนั้นเพิ่มหัวข้อคอลัมน์สำหรับสเปรดชีตการติดตามเวลาของคุณ:

ขั้นตอนที่ 2: จัดรูปแบบคอลัมน์เวลาของคุณ

Excel ต้องการรูปแบบเวลาที่ถูกต้องเพื่อให้สามารถคำนวณชั่วโมงการทำงานได้อย่างถูกต้อง

นี่ช่วยให้ Excel จัดการข้อมูลของคุณเป็นค่าเวลาของ Excel แทนที่จะเป็นข้อความธรรมดา

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มแถวตัวอย่างสองสามแถว

ก่อนที่คุณจะกรอกข้อมูลในแผ่นงานทั้งหมด ให้ทดสอบใช้งานก่อนเป็นเวลาหนึ่งวัน

ในแถวแรกใต้หัวข้อของคุณ:

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มสูตรเพื่อคำนวณชั่วโมงต่อวัน

ตอนนี้บอก Excel ว่าจะคำนวณจำนวนชั่วโมงทั้งหมดสำหรับวันนั้นอย่างไร

ในเซลล์ชั่วโมงรวมแรก ให้ป้อนสูตรเช่น:

=(D7-C7)-E7

ที่ไหน:

หากเวลาสิ้นสุดของคุณสามารถข้ามเที่ยงคืนได้ คุณสามารถปรับสูตรเป็น:

=MOD(D7-C7,1)-E7

สิ่งนี้ช่วยให้คุณติดตามเวลาสำหรับการทำงานกะกลางคืนได้โดยไม่ทำให้การคำนวณขาดตอน

ขั้นตอนที่ 5: คัดลอกสูตรลงด้านล่างและทดสอบ

เมื่อแถวแรกทำงานแล้ว:

ที่ด้านล่างของคอลัมน์ ให้เพิ่มสูตร SUM แบบง่ายเพื่อคำนวณยอดรวมสำหรับสัปดาห์:

=ผลรวม(F7:F11)

ขณะนี้คุณได้ตั้งค่าการติดตามเวลาเบื้องต้นใน Excel เรียบร้อยแล้ว ซึ่งจะคำนวณจำนวนชั่วโมงทั้งหมดในสัปดาห์จากการบันทึกเวลาประจำวันของคุณ

5 แบบฟอร์มติดตามเวลาใน Excel ฟรี

พร้อมที่จะข้ามหน้ากระดาษเปล่าและเริ่มต้นด้วยสิ่งที่ใช้งานได้จริงแล้วหรือยัง? นี่คือเทมเพลตตารางเวลา Excel ฟรีที่คุณสามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้น แล้วปรับแต่งให้เหมาะกับทีมและลูกค้าของคุณ

1. แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานพร้อมช่วงพัก โดย Vertex42

เมื่อคุณกำลังติดตามงานรายชั่วโมงสำหรับการจ่ายเงินเดือน คุณต้องการมากกว่าแค่ยอดรวมคร่าวๆ ต่อวัน คุณต้องการบันทึกที่ชัดเจนของเวลาเริ่มและเวลาสิ้นสุด การพักเบรก และชั่วโมงล่วงเวลาที่คุณสามารถแชร์กับฝ่ายการเงินได้โดยไม่ต้องอธิบายเพิ่มเติม

เทมเพลตบันทึกเวลาพร้อมช่วงพัก จาก Vertex42 มอบแบบฟอร์มบันทึกเวลาสำหรับรายสัปดาห์และรายปักษ์ในไฟล์ Excel เดียวที่พร้อมใช้งานทันที คุณสามารถกรอกเวลาเข้างานและออกงาน บันทึกช่วงพักได้สูงสุดวันละสองครั้ง และระบบจะคำนวณยอดรวมรายวันและรายสัปดาห์โดยอัตโนมัติ ทั้งในรูปแบบ hh: mm หรือทศนิยม

🌻 นี่คือเหตุผลที่คุณจะชอบเทมเพลตนี้:

2. แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงาน Microsoft Excel

หากทีมของคุณทำงานใน Microsoft 365 อยู่แล้ว เทมเพลตตารางเวลา Excel ของ Microsoft เป็นเวิร์กชีต Excel ที่ใช้งานง่ายซึ่งคุณสามารถเริ่มใช้ได้ทันที คุณสามารถบันทึกไว้ใน OneDrive แชร์สำเนาหลักเพียงหนึ่งเดียว และเก็บเวลาการบันทึกของทุกคนไว้ในไฟล์เดียวกันแทนที่จะต้องส่งอีเมลเวอร์ชันกลับไปกลับมา

เทมเพลตนี้เน้นที่พื้นฐาน: บันทึกเวลาทำงานประจำวัน, คำนวณเวลาพักกลางวันหรือพักเบรก, และให้ระบบคำนวณเวลาทำงานทั้งหมดให้คุณโดยอัตโนมัติ

นอกจากนี้ยังสามารถปรับแต่งได้อีกด้วย ดังนั้นคุณสามารถปรับแต่งป้ายกำกับหรือเพิ่มฟิลด์ (เช่น แผนกหรือโครงการ) ได้โดยไม่ต้องสร้างชีตใหม่ทั้งหมด

🌻 นี่คือเหตุผลที่คุณจะชอบเทมเพลตนี้:

3. แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานรายปักษ์โดย Smartsheet

รอบการจ่ายเงินสองสัปดาห์เป็นเรื่องปกติ แต่การสร้างตารางรายจ่ายสองสัปดาห์ที่เรียบร้อยจากศูนย์อาจเป็นเรื่องยุ่งยาก คุณต้องการให้แต่ละวันเรียงกัน มียอดรวมสำหรับสัปดาห์แรกและสัปดาห์ที่สอง และมีสรุปที่ชัดเจนสำหรับการอนุมัติ

เทมเพลตบันทึกเวลาทำงานรายสองสัปดาห์ของ Excel จาก Smartsheet ถูกออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์นี้โดยเฉพาะ ช่วยให้คุณบันทึกชั่วโมงการทำงานประจำวันตลอดระยะเวลา 14 วัน แยกชั่วโมงปกติและชั่วโมงล่วงเวลาได้อย่างชัดเจน และสรุปผลรวมทั้งหมดอย่างชัดเจนที่ด้านล่าง

มันสะดวกสำหรับทีมที่ต้องการเส้นทางการตรวจสอบที่ง่ายซึ่งสามารถนำไปใช้ในระบบเงินเดือนหรือการออกใบแจ้งหนี้ได้

🌻 นี่คือเหตุผลที่คุณจะชอบเทมเพลตนี้:

4. แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานรายเดือน Excel โดย Resource Guru

แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานรายเดือนมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการภาพรวมของชั่วโมงการทำงาน วันหยุด และปริมาณงานโครงการในระยะยาว แบบฟอร์มเหล่านี้ช่วยให้มองเห็นสัปดาห์ที่งานยุ่งได้ง่ายขึ้นและวางแผนการจัดสรรบุคลากรได้สะดวกยิ่งขึ้น

Resource Guru นำเสนอ เทมเพลต Excel บันทึกเวลาทำงานรายเดือน ที่ออกแบบมาเพื่อวัตถุประสงค์นี้โดยเฉพาะ ช่วยให้พนักงานบันทึกเวลาทำงานในแต่ละวันตามข้อกำหนดของโครงการ และรวบรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ในหน้าเดียว เพื่อให้ผู้จัดการสามารถตรวจสอบรูปแบบหรือปัญหาได้อย่างรวดเร็ว

🌻 นี่คือเหตุผลที่คุณจะชอบเทมเพลตนี้:

5. แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานรายสองสัปดาห์โดย QuickBooks

หากคุณจ่ายเงินให้พนักงานทุกสองสัปดาห์ การใช้แบบฟอร์มรายสัปดาห์อาจรู้สึกคับแคบ และไฟล์แยกสองไฟล์อาจกลายเป็นเรื่องยุ่งยาก

เทมเพลตบันทึกเวลาทำงานรายสองสัปดาห์โดย QuickBooks ช่วยให้คุณเห็นภาพรวม 14 วันทั้งหมดในที่เดียว ทำให้คุณสามารถดูรอบการจ่ายเงินทั้งหมดได้โดยไม่ต้องรวมไฟล์ Excel หลายไฟล์เข้าด้วยกัน

แม่แบบนี้มักจะจัดวางรายละเอียดของพนักงานและรอบการจ่ายเงินไว้ด้านบน ตามด้วยแถวรายวันสองสัปดาห์ แต่ละวันมีพื้นที่สำหรับเวลาเริ่ม เวลาสิ้นสุด เวลาพัก ชั่วโมงปกติ และชั่วโมงล่วงเวลา พร้อมยอดรวมสำหรับแต่ละสัปดาห์และช่วงทั้งหมด

โดยปกติแล้วจะมีพื้นที่สำหรับลายเซ็นหรือการอนุมัติด้วย ซึ่งช่วยให้ส่งต่อเอกสารไปยังฝ่ายเงินเดือนได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องจัดรูปแบบเพิ่มเติม

🌻 นี่คือเหตุผลที่คุณจะชอบเทมเพลตนี้:

สูตร Excel ที่มีประโยชน์สำหรับการติดตามเวลา

สูตรคำนวณเปลี่ยนตารางเวลาพื้นฐานใน Excel ให้กลายเป็นสิ่งที่คุณไว้วางใจได้ ช่วยลดการป้อนข้อมูลด้วยมือ ลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ และช่วยให้คุณคำนวณยอดรวมได้โดยอัตโนมัติ แทนที่จะต้องหยิบเครื่องคิดเลขหลังจบแต่ละสัปดาห์

สูตร Excel ที่ควรรู้และนำไปใช้ได้จริง

ด้านล่างนี้คือสูตรสำคัญบางสูตรที่สามารถช่วยคุณในการติดตามเวลาใน Excel ของคุณ:

1. ชั่วโมงทั้งหมดต่อวัน

หากแผ่นงานของคุณมี:

คุณสามารถคำนวณชั่วโมงการทำงานรายวันใน F2 ได้ด้วย:

=(B2-A2)-C2

หากผู้คนทำงานกะกลางคืนที่ข้ามเที่ยงคืน ให้ใช้:

=MOD(B2-A2,1)-C2

อย่าลืม จัดรูปแบบเซลล์ ในคอลัมน์ "ชั่วโมงรวมต่อวัน" เป็นเวลา (Time) หรือตัวเลข (Number) ตามที่คุณต้องการให้ข้อมูลปรากฏ

2. การทำงานล่วงเวลาประจำสัปดาห์

สำหรับแบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานรายสัปดาห์ที่ชั่วโมงทำงานปกติคือ 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ และชั่วโมงทำงานรายวันอยู่ใน F2:F8 ให้ใช้:

=MAX(0,SUM(F2:F8)-40/24)

นี่จะให้คุณค่าเวลาเป็นค่าเวลาล่วงเวลา หากคุณใช้เวลาเป็นจำนวนทศนิยมใน G2:G8 แทน สูตรเวลาล่วงเวลาจะเป็นดังนี้:

=MAX(0,SUM(G2:G8)-40)

3. แยกประเภทค่าใช้จ่ายที่สามารถเรียกเก็บได้กับไม่สามารถเรียกเก็บได้

สมมติว่าคุณติดตามรายการเวลาในแถว โดยมี:

คุณสามารถแยกยอดรวมได้ดังนี้:

=SUMIF(G2:G100,"Billable",F2:F100)

=SUMIF(G2:G100,"ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้",F2:F100)

นี่มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการเปรียบเทียบชั่วโมงที่สามารถเรียกเก็บเงินได้กับงานภายในหรือเวลาในการจัดการ

4. การปัดเวลา

หากคุณชำระบิลเป็นช่วง 15 นาที คุณสามารถปัดเวลาให้ใกล้เคียงกับช่วง 15 นาทีที่ใกล้ที่สุดได้ หากมีระยะเวลาใน F2 ให้ใช้:

=MROUND(F2,"0:15″)

เพื่อให้ปัดเศษขึ้นเป็น 15 นาทีถัดไปเสมอ (เช่น สำหรับกฎการเรียกเก็บเงิน) ให้ใช้ดังนี้:

=CEILING(F2,"0:15″)

นี่ช่วยให้การติดตามเวลาใน Excel ของคุณมีความสม่ำเสมอ แทนที่จะต้องจัดการทุกนาทีเป็นค่าแยกต่างหาก

5. การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับรายการที่ขาดหายไป

คุณสามารถใช้สูตรง่าย ๆ เพื่อเน้นแถวที่เวลาสิ้นสุดถูกเว้นไว้

แถวใด ๆ ที่มีเวลาเริ่มต้นแต่ไม่มีเวลาสิ้นสุดจะสว่างขึ้นในตอนนี้ คุณสามารถแก้ไขรายการที่หายไปได้อย่างรวดเร็ว ก่อนคำนวณจำนวนชั่วโมงทั้งหมด

ตัวอย่าง:

นี่คือตัวอย่างการรวมกันอย่างรวดเร็วที่มักปรากฏในไฟล์แม่แบบเวลาทำงานจริง:

เมื่อสูตรเหล่านี้ถูกนำมาใช้แล้ว แผ่นติดตามเวลาใน Excel ของคุณจะทำงานเหมือนกับแผ่นบันทึกเวลาอัตโนมัติมากขึ้น โดยไม่ต้องเปลี่ยนเครื่องมือ

ตัวอย่างการติดตามเวลาใน Excel

การออกแบบตารางเวลา Excel ของคุณเองจะง่ายขึ้นเมื่อคุณเห็นวิธีการใช้งานในสถานการณ์จริง ต่อไปนี้คือการตั้งค่าง่ายๆ สี่แบบที่คุณสามารถสร้างใหม่ในสเปรดชีต Excel และบันทึกเป็นภาพหน้าจอสำหรับคู่มือหรือเอกสารภายในของคุณ

1. ฟรีแลนซ์เรียกเก็บเงินจากลูกค้าหลายราย

ฟรีแลนซ์มักแบ่งสัปดาห์ของตนให้กับลูกค้าต่าง ๆ, โครงการต่าง ๆ, และอัตราค่าจ้างรายชั่วโมงที่แตกต่างกัน. ตารางเวลาติดตามเวลาที่มุ่งเน้นช่วยให้การทำงานที่สามารถเรียกเก็บเงินได้เป็นระเบียบ.

ตั้งค่าคอลัมน์ เช่น:

ใช้สูตรเพื่อคำนวณชั่วโมงการทำงานสำหรับแต่ละแถว และคูณชั่วโมงกับอัตราค่าจ้างต่อชั่วโมงสำหรับคอลัมน์จำนวนเงิน แถวรวมที่ด้านล่างสามารถแสดงจำนวนชั่วโมงรวมและจำนวนชั่วโมงที่สามารถเรียกเก็บเงินได้รวมสำหรับลูกค้าแต่ละรายหรือเดือนได้เช่นกัน

2. บันทึกการเข้างานรายสัปดาห์ของพนักงาน

ทีมขนาดเล็กสามารถใช้การติดตามเวลาใน Excel เพื่อเก็บบันทึกเวลาทำงานและการเข้าออกของพนักงานในแต่ละสัปดาห์อย่างง่าย

เค้าโครงของคุณอาจประกอบด้วย:

ชั่วโมงรายวันมาจากสูตรเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุด และคุณสามารถเพิ่มแถวรวมชั่วโมงรายสัปดาห์สำหรับแต่ละบุคคลได้ ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการสามารถดูชั่วโมงการทำงานได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องใช้เครื่องมือแยกต่างหาก

3. ตัวอย่างการจัดสรรเวลาโครงการ

เมื่อพนักงานหลายคนทำงานในโครงการที่แตกต่างกัน แผ่นงานที่เน้นโครงการจะช่วยให้คุณเห็นว่าเวลาถูกใช้ไปจริง ๆ ที่ไหนบ้างในทีม

ลองใช้คอลัมน์เช่น:

จากนั้น คุณสามารถใช้สูตร SUMIF เพื่อคำนวณจำนวนชั่วโมงทั้งหมดตามโครงการ, พนักงาน, หรือหมวดหมู่ที่สามารถเรียกเก็บเงินได้. การเปรียบเทียบระหว่างเวลาที่ประมาณการไว้กับเวลาที่ทำได้จริงจะง่ายขึ้นมาก และคุณจะเข้าใจได้ว่าโครงการใดที่ใช้เวลาไปมากที่สุด.

4. การจัดตารางกะและการติดตาม

สำหรับงานที่มีการเปลี่ยนกะ สามารถใช้เอกสารหนึ่งแผ่นเพื่อบันทึกทั้งตารางเวลาและบันทึกเวลาจริงได้ ทำให้คุณสามารถเปรียบเทียบสิ่งที่วางแผนไว้กับสิ่งที่เกิดขึ้นจริงได้

รวม:

คุณสามารถใช้สูตรเพื่อคำนวณความแปรปรวนและจำนวนชั่วโมงทั้งหมดสำหรับแต่ละกะได้ รูปแบบเงื่อนไขแบบง่ายสามารถเน้นช่องว่างขนาดใหญ่ได้ ซึ่งช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดสรรบุคลากรและเงินเดือน

ข้อผิดพลาดทั่วไปในการติดตามเวลาใน Excel ที่ควรหลีกเลี่ยง

Excel สามารถจัดการงานติดตามเวลาได้มากมาย แต่ข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ อาจทำให้ตัวเลขของคุณผิดพลาดได้อย่างเงียบๆ นี่คือปัญหาทั่วไปที่ควรระวังเมื่อตั้งค่าแผ่นงานเวลาใน Excel

การตรวจพบปัญหาเหล่านี้ตั้งแต่เนิ่นๆ จะช่วยให้การติดตามเวลาของคุณมีความถูกต้องและประหยัดเวลาในขั้นตอนการประมวลผลเงินเดือนหรือการออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า

ข้อดีและข้อเสียของ Excel สำหรับการติดตามเวลา

Excel อยู่ในจุดที่ลงตัวระหว่าง "จดลงในสมุด" และ "ตั้งระบบติดตามแบบเต็มเวลา" มีความยืดหยุ่น ราคาไม่แพง และติดตั้งมาแล้วในแล็ปท็อปสำหรับทำงานส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม มันยังต้องพึ่งพาการป้อนข้อมูลด้วยมือเป็นอย่างมาก ซึ่งเป็นจุดที่ปัญหาเริ่มต้น

ประโยชน์ของการใช้ Excel สำหรับการติดตามเวลา

Excel ทำงานได้ดีเป็นพิเศษสำหรับฟรีแลนซ์, ทีมเล็ก ๆ, หรือเจ้าของกิจการที่ต้องการวิธีง่าย ๆ ในการติดตามเวลาทำงานของพนักงานโดยไม่ต้องติดตั้งแอปใหม่

ข้อจำกัดของการใช้ Excel สำหรับการติดตามเวลา

ความยืดหยุ่นเดียวกันที่ทำให้ Excel น่าสนใจก็สามารถสร้างความเสี่ยงได้เมื่อคุณขยายขนาด

ระบบแบบแมนนวล เช่น สเปรดชีตและแบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานกระดาษ มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดมากกว่า รายงานล่าสุดฉบับหนึ่งพบว่า มากกว่าครึ่ง ของบริษัทยังคงใช้สเปรดชีตในการติดตามเวลา และบริษัทที่พึ่งพาระบบกระดาษหรือสเปรดชีตมีความเสี่ยงสูงกว่าที่จะเกิดข้อผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือนและปัญหาด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

Excel เทียบกับซอฟต์แวร์ติดตามเวลาอื่นๆ

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่ออกแบบมาโดยเฉพาะถูกสร้างขึ้นเพื่อติดตามเวลา ไม่ใช่แค่เก็บข้อมูลเท่านั้น ซึ่งโดยปกติจะหมายถึง:

Excel ยังคงเป็นตัวเลือกที่มั่นคงเมื่อคุณเริ่มต้น มีทีมงานขนาดเล็ก หรือต้องการควบคุมรูปแบบการจัดวางข้อมูลด้วยตัวเองอย่างเต็มที่ อย่างไรก็ตาม เมื่อต้องบริหารจัดการพนักงานจำนวนมาก ตารางเวลาที่ซับซ้อน หรืองบประมาณโครงการที่มีรายละเอียดมาก เครื่องมือหรือแอปพลิเคชันสำหรับการติดตามเวลาโดยเฉพาะมักจะให้ความแม่นยำและเส้นทางการตรวจสอบย้อนกลับที่ดีกว่า อีกทั้งยังช่วยลดภาระงานด้านการบริหารจัดการเมื่อเทียบกับการใช้ไฟล์ Excel เพียงอย่างเดียว

ทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับ Excel ในการติดตามเวลา

การขยายตัวของงานเกิดขึ้นเมื่อเวลาดำรงอยู่ทุกที่ในเวลาเดียวกัน ไม่กี่ชั่วโมงอยู่ในเอกสาร Excel หนึ่งไฟล์ บางส่วนอยู่ในอีเมล บางส่วนอยู่ในข้อความแชทหรือกิจกรรมในปฏิทิน และไม่มีใครแน่ใจอย่างเต็มที่ว่าเวอร์ชันใดเป็นเวอร์ชันปัจจุบัน

เมื่อเวลาผ่านไป ข้อมูลที่กระจัดกระจายเหล่านี้จะสะสมกลายเป็นไฟล์ซ้ำ การอัปเดตด้วยมือที่ไม่ตรงกัน และยอดรวมที่ไม่ตรงกัน ซึ่งคุณต้องมาทำความสะอาดทุกสิ้นสัปดาห์หรือสิ้นเดือน

นี่คือจุดที่พื้นที่ทำงานแบบเชื่อมต่ออย่างClickUpช่วยได้ แทนที่จะจัดการการติดตามเวลาเป็นสเปรดชีตแยกต่างหาก มันจะผสานรวมเข้ากับงาน โครงการ และเอกสารของคุณโดยตรง คุณบันทึกชั่วโมงการทำงานในจุดที่งานเกิดขึ้นจริง ซึ่งช่วยลดการคัดลอกข้อมูลไปยังเครื่องมือต่างๆ และทำให้เห็นบริบททั้งหมดเบื้องหลังการบันทึกเวลาแต่ละครั้งได้ง่ายขึ้น

มีทางเลือกมากมายสำหรับ Excel ในการติดตามเวลา ตั้งแต่แอปที่เน้นการติดตามเวลาโดยเฉพาะไปจนถึงแพลตฟอร์มการจัดการโครงการเต็มรูปแบบ เครื่องมืออย่าง Toggl, Harvest, Clockify หรือ Hubstaff เป็นที่นิยมเมื่อคุณต้องการตัวติดตามเวลาโดยเฉพาะ และ ClickUp เป็นหนึ่งในตัวเลือกที่ควรพิจารณาหากคุณชอบการติดตามเวลาภายในพื้นที่ทำงานที่กว้างขึ้น

ต่อไป เราจะดูว่าเครื่องมือเหล่านี้ช่วยปรับปรุงสเปรดชีตและเข้ากับกระบวนการทำงานของทีมคุณได้อย่างไร

1. คลิกอัพ

ClickUp เป็นพื้นที่ทำงานแบบรวมศูนย์ด้วย AIที่รวมงาน เอกสาร แชท และการติดตามเวลาไว้ด้วยกัน แทนที่จะต้องบันทึกชั่วโมงการทำงานในแผ่นงาน Excel แยกต่างหาก คุณจะเห็นสิ่งที่ทำเสร็จแล้ว ใครเป็นคนทำ และใช้เวลานานแค่ไหนในที่เดียว ซึ่งทำให้ข้อมูลเวลาของคุณใช้งานได้ง่ายขึ้นมาก

หากคุณกำลังย้ายจากสเปรดชีตเดี่ยวไปยังพื้นที่ทำงานร่วมกัน การได้เห็นว่าทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันได้จริงภายใน ClickUp จะช่วยได้มาก

วิดีโอนี้จะแนะนำวิธีการที่ทีมต่างๆ ทำงานร่วมกัน แบ่งปันบริบท และเชื่อมต่อการติดตามเวลาให้สอดคล้องกับงานของพวกเขาใน ClickUp

การติดตามเวลาในตัวพร้อมตัวจับเวลาด้วย ClickUp Project Time Tracking

การพยายามจำในตอนท้ายของวันว่าคุณเริ่มงานเมื่อไหร่เป็นวิธีที่ "การประมาณคร่าวๆ" แอบเข้ามาในบันทึกเวลาของคุณ ในจุดนั้น ตัวเลขจะไม่ตรงกับงานที่คุณทำจริงๆ และการติดตามเวลาจะกลายเป็นภาระเพิ่มเติมแทนที่จะเป็นนิสัยที่ทำเป็นประจำ

ด้วยClickUp Project Time Tracking คุณสามารถเริ่มและหยุดตัวจับเวลาได้โดยตรงจากงานใด ๆ ใช้ตัวจับเวลาทั่วไป หรือติดตามเวลาจากเดสก์ท็อป มือถือ หรือเบราว์เซอร์ของคุณด้วย ส่วนขยาย Chrome ฟรี

หากคุณลืมเปิดใช้งานตัวจับเวลา คุณสามารถเพิ่มรายการเวลาในภายหลังได้ ปรับแก้ไขภายหลัง และแม้กระทั่งซิงค์เวลากับเครื่องมืออย่าง Toggl หรือ Harvest เพื่อให้ทุกอย่างถูกรวมไว้ในที่เดียว

หมายเหตุ, ป้ายกำกับ, และเครื่องหมายบิลล์ บนแต่ละรายการช่วยเพิ่มบริบท ทำให้คุณมีภาพรวมที่แม่นยำกว่าการป้อนข้อมูลด้วยตนเองใน Excel อย่างเดียว

เนื่องจาก การบันทึกเวลาอยู่ในงาน การรายงานและการตรวจสอบจึงง่ายกว่าการใช้สเปรดชีตมาก คุณสามารถดูไทม์ไลน์ของงานได้ทันทีและกรองรายงานตามลูกค้า โครงการ หรือสถานะ

บันทึกเวลาทำงาน, รายงาน, และมุมมองปริมาณงานด้วย ClickUp

เมื่อทุกคนส่งภาพหน้าจอของสเปรดชีตในช่วงสิ้นสัปดาห์ การอนุมัติจะช้าลง และข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ก็หลุดรอดไป มีคนลืมแนบไฟล์ของตัวเอง มีคนแก้ไขเวอร์ชันผิด และผู้จัดการต้องไล่ตามให้คนแก้ไขแทนที่จะได้ตรวจสอบงานจริงๆ

ClickUp Timesheets Hubช่วยโดยดึง เวลาที่ติดตามทั้งหมดมาไว้ในที่เดียว เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบ, กรอง, ส่ง, และอนุมัติเอกสารเวลาได้ในมุมมองเดียว

แทนที่จะต้องจัดการไฟล์และแก้ไขด้วยตนเองหลายส่วน คุณสามารถทำงานได้จากศูนย์กลางที่จัดระเบียบไว้สำหรับทั้งทีม

ด้วยClickUp Timesheets Approvals สมาชิกในทีมสามารถส่งเวลาทำงานของตนสำหรับแต่ละช่วงเวลา และผู้จัดการสามารถตรวจสอบและอนุมัติได้ในที่เดียว แทนที่จะต้องดำเนินการผ่านอีเมล

เปลี่ยนบันทึกข้อมูลและเวลาให้เป็นรายงานเชิงภาพด้วย ClickUp Dashboards

สเปรดชีตการติดตามเวลาแบบดิบที่มีหลายร้อยแถวทำให้ยากที่จะมองเห็นรูปแบบและระบุโครงการหรือลูกค้าที่ใช้เวลามากที่สุด

แดชบอร์ดของ ClickUpแสดงข้อมูลให้เห็นภาพ เพื่อให้คุณทราบได้ว่าโครงการใดใช้เวลามากที่สุด ใช้เวลาไปกับงานที่สามารถเรียกเก็บเงินได้เท่าไร และมีลูกค้าหรือภารกิจใดบ้างที่มักใช้งบประมาณเกินกำหนด

แบ่งรายงานเหล่านั้นตามผู้ใช้ โครงการ หรือช่วงเวลา แล้วแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยไม่ต้องส่งออกและจัดรูปแบบข้อมูลใหม่ทุกครั้ง

การผสานระบบ + สรุปด้วย AI

การกระจายข้อมูลเวลาของคุณไปทั่วปฏิทิน, ตารางคำนวณ, และแอปพลิเคชันต่าง ๆ อาจทำให้การอัปเดตแผ่นข้อมูลกลางกลายเป็นงานที่น่าเบื่อ. คุณใช้เวลาไปกับการคัดลอก, วาง, และแก้ไขการนำเข้าข้อมูลมากกว่าการดูแนวโน้มที่แท้จริง.

ClickUp เชื่อมต่อกับเครื่องมือต่าง ๆ เช่น ปฏิทินและแอปติดตามเวลาภายนอก ทำให้การบันทึกเวลาของคุณอยู่ในที่เดียวโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำ ซึ่งช่วยให้คุณมีฐานข้อมูลที่สะอาดและพร้อมใช้งานก่อนที่คุณจะเริ่มคิดถึงการรายงาน

ClickUp Brain ผู้ช่วย AI แบบบูรณาการจะทำงานอยู่บนพื้นที่ทำงานนั้นและช่วยให้คุณเข้าใจเนื้อหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ แทนที่จะต้องเลื่อนดูรายการงานและบันทึกเวลาอันยาวเหยียด คุณสามารถขอสรุปว่าทีมได้ทำงานอะไรไปบ้าง สปรินต์ที่ผ่านมาเป็นอย่างไร หรือมีอุปสรรคใดที่กำลังขัดขวางความก้าวหน้า

ClickUp Brain สามารถเปลี่ยนข้อมูลงานและเวลาล่าสุดให้กลายเป็นสรุปอย่างรวดเร็วที่คุณสามารถแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้ ซึ่งนับเป็นก้าวสำคัญที่เหนือกว่าการอ่านผ่านทุกแถวในตารางเวลา Excel

💡 เคล็ดลับจากมืออาชีพ: เมื่อทีมของคุณเริ่มบันทึกเวลาใน ClickUp แล้ว ให้ClickUp Brainสรุป "งานที่เรียกเก็บเงินได้ในสัปดาห์ที่แล้วตามลูกค้า" หรือ "สรุปว่าทีมออกแบบใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับอะไร" แทนที่จะอ่านทุกงานและแผ่นบันทึกเวลา คุณจะได้รับเรื่องราวสรุปอย่างรวดเร็วซึ่งสามารถนำไปวางในอัปเดตหรือแชร์ในเอกสารสรุปประจำวันได้

สำหรับการทำงานอัตโนมัติที่ลึกยิ่งขึ้นClickUp BrainGPTและAI Agentsสามารถก้าวไปอีกขั้นได้ พวกเขาสามารถช่วยคุณติดตามปริมาณงาน, แสดงรูปแบบการใช้เวลา, หรือตอบคำถามเกี่ยวกับกิจกรรมล่าสุดในโครงการต่างๆ โดยใช้ข้อมูลที่มีอยู่แล้วในพื้นที่ทำงานของคุณ

การสนับสนุนแบบพร้อมใช้งานตลอดเวลาเช่นนั้นเป็นเรื่องยากที่จะสร้างหรือรักษาไว้ได้ เมื่อการติดตามเวลาของคุณอยู่ในไฟล์ Excel แยกต่างหาก

คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ ClickUp

ข้อจำกัดของ ClickUp

ราคาของ ClickUp

คะแนนและรีวิว ClickUp

2. Toggl Track

Toggl Track เป็นเครื่องมือติดตามเวลาที่เรียบง่าย ออกแบบมาสำหรับผู้ที่ชอบใช้ตัวจับเวลามากกว่าสเปรดชีต

คุณสร้างโปรเจกต์และลูกค้า กดเริ่มเมื่อคุณเริ่มงาน และปล่อยให้แอปทำงานอยู่เบื้องหลังขณะที่คุณทำงาน วิธีนี้จะช่วยลดความยุ่งยากในการกรอกข้อมูลในตารางเวลา Excel เมื่อสิ้นวัน

มันทำงานได้ทั้งบนเว็บ, เดสก์ท็อป, และมือถือ พร้อมด้วยส่วนขยายของเบราว์เซอร์ที่ติดตามคุณไปยังเครื่องมือเช่น Gmail, Jira, หรือ Asana ซึ่งทำให้การติดตามเวลาในบริบทง่ายขึ้น และจากนั้นคุณสามารถตรวจสอบทุกอย่างในรายงานได้ แทนที่จะต้องค้นหาผ่านแถวและสูตรในสเปรดชีตการติดตามเวลา

คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ Toggl Track

ข้อจำกัดของ Toggl Track

ราคาของ Toggl Track

Toggl Track คะแนนและรีวิว

3. เก็บเกี่ยว

Harvest เหมาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการระบบติดตามเวลาและออกใบแจ้งหนี้ในแพลตฟอร์มเดียว แทนที่จะต้องจัดการกับสเปรดชีตและเครื่องมือแยกต่างหากสำหรับการเรียกเก็บเงิน

คุณสามารถติดตามเวลาข้ามโปรเจ็กต์และลูกค้าได้, บันทึกค่าใช้จ่าย, และเปลี่ยนข้อมูลนั้นเป็นใบแจ้งหนี้ที่มีแบรนด์ของคุณได้โดยไม่ต้องส่งออกแถวจาก Excel ก่อน.

ออกแบบมาสำหรับหน่วยงาน ที่ปรึกษา และทีมบริการที่ทำงานบนพื้นฐานของชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ ตัวจับเวลา บันทึกเวลาทำงาน และรายงานช่วยให้คุณเห็นได้ว่าโครงการใดใช้เวลามากเพียงใด คุณยังอยู่ในงบประมาณหรือไม่ และลูกค้าหรืองานใดที่ทำกำไรได้มากที่สุด ทั้งหมดในที่เดียว

เก็บเกี่ยวคุณสมบัติที่ดีที่สุด

ข้อจำกัดในการเก็บเกี่ยว

การกำหนดราคาการเก็บเกี่ยว

การให้คะแนนและรีวิวการเก็บเกี่ยว

4. Clockify

Clockify ทำงานได้ดีหากคุณกำลังเติบโตเกินกว่า Excel แต่ยังต้องการสิ่งที่เรียบง่ายและยืดหยุ่น

คุณสามารถติดตามเวลาของพนักงานในโครงการและลูกค้าต่าง ๆ ได้, บันทึกการเข้างาน, และดึงรายงานได้โดยไม่ต้องสร้างสูตรคำนวณเอง. มันเหมาะอย่างยิ่งสำหรับทีมขนาดเล็กที่ต้องการก้าวไปไกลกว่าการบันทึกเวลาแบบคงที่ แต่ยังไม่พร้อมสำหรับระบบบริหารโครงการแบบเต็มรูปแบบ.

รองรับวิธีการติดตามเวลาหลายรูปแบบ: ตัวจับเวลาแบบเรียลไทม์, การบันทึกเวลาด้วยตนเอง, ใบบันทึกเวลาประจำสัปดาห์ และแม้กระทั่งโหมดคีออสสำหรับอุปกรณ์ที่ใช้ร่วมกัน ทีมงานสามารถบันทึกชั่วโมงการทำงานในรูปแบบที่เหมาะสมกับตนเอง จากนั้นตรวจสอบชั่วโมงทั้งหมด ชั่วโมงที่สามารถเรียกเก็บเงินได้ และชั่วโมงล่วงเวลาได้ในที่เดียว แทนที่จะต้องตรวจสอบจากหลายสเปรดชีต

คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ Clockify

ข้อจำกัดของ Clockify

ราคาของ Clockify

คะแนนและรีวิว Clockify

5. Hubstaff

Hubstaff ถูกสร้างขึ้นสำหรับทีมที่ต้องการติดตามเวลาและหลักฐานการทำงานร่วมกัน โดยเฉพาะทีมที่ทำงานทางไกล ภาคสนาม หรือแบบผสมผสาน

แทนที่จะบันทึกเพียงชั่วโมงการทำงาน ระบบสามารถบันทึกระดับกิจกรรม, ภาพหน้าจอเพิ่มเติม, และข้อมูล GPS ได้ ทำให้ผู้จัดการสามารถเห็นได้ว่างานเกิดขึ้นเมื่อใดและที่ใด

หากคุณกำลังใช้ Excel ในการติดตามชั่วโมงการทำงานของทีมมือถือหรือพนักงานภาคสนามอยู่ตอนนี้ Hubstaff สามารถช่วยลดการติดตามงานด้วยตนเองได้มากมาย ผู้ใช้สามารถลงเวลาทำงานผ่านเว็บ, เดสก์ท็อป, หรือมือถือได้ และข้อมูลการลงเวลาของพวกเขาจะถูกเชื่อมโยงกับโครงการ, งาน, และสถานที่โดยอัตโนมัติ คุณไม่ต้องตามหาเอกสารบันทึกเวลาหรือทำความสะอาดสเปรดชีตที่ยุ่งเหยิงในตอนปลายสัปดาห์อีกต่อไป

คุณสมบัติเด่นของ Hubstaff

ข้อจำกัดของ Hubstaff

ราคาของ Hubstaff

คะแนนและรีวิวของ Hubstaff

เมื่อ Excel ถึงขีดจำกัด ให้ Clickup เข้ามาช่วย

Excel เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการหยุดการคาดเดาว่าเวลาของคุณหายไปไหน ด้วยเทมเพลตตารางเวลาเดือนง่าย ๆ คุณสามารถบันทึกชั่วโมงการทำงานของพนักงาน บันทึกเวลาเริ่มพัก และคำนวณเวลาทั้งหมดที่ใช้ในแต่ละเดือนได้

โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณตั้งค่าเซลล์ให้เป็นรูปแบบที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ แทนที่จะต้องคอยเปลี่ยนระบบตัวเลขที่แตกต่างกันในแต่ละคอลัมน์ด้วยตัวเอง เพียงแค่นี้ก็ถือเป็นการยกระดับการทำงานจากเดิมที่ต้องพึ่งความจำสำหรับพนักงานส่วนใหญ่แล้ว

แต่ทันทีที่คุณเพิ่มคนมากขึ้น โครงการมากขึ้น และการอนุมัติมากขึ้น แผ่นงานเหล่านั้นก็เริ่มเพิ่มจำนวนขึ้นเรื่อยๆ สิ่งที่เริ่มต้นจากการตั้งค่าที่ใช้งานง่ายค่อยๆ กลายเป็นเขาวงกตของเวอร์ชันต่างๆ ที่พนักงานต้องเสียเวลาไปกับการอัปเดตและตรวจสอบมากเกินไป นั่นคือเมื่อการทำงานที่ขยายตัวเกินขอบเขตเริ่มปรากฏขึ้น และการติดตามเวลาทำงานค่อยๆ กลายเป็นงานธุรการ

ClickUp มอบขั้นตอนถัดไปให้คุณ ติดตามเวลาที่ใช้กับงานต่าง ๆ ตรวจสอบในตารางเวลา เปลี่ยนเป็นรายงานแบบเรียลไทม์ และปรับสมดุลปริมาณงานทั้งหมดในที่เดียว เพื่อให้ระบบของคุณเติบโตไปพร้อมกับทีมของคุณ แทนที่จะเป็นอุปสรรคขัดขวาง

ลงทะเบียนใช้ ClickUpและสร้างระบบติดตามเวลาที่ช่วยให้คุณจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ไม่เชิงแบบนั้น Excel ไม่มีเครื่องมือติดตามเวลาโดยเฉพาะ แต่คุณสามารถสร้างตารางเวลา Excel ของคุณเองโดยใช้เซลล์ที่จัดรูปแบบเวลาและสูตรเพื่อคำนวณชั่วโมงการทำงานได้ หากคุณรู้สึกว่าวิธีการนี้ไม่ตอบโจทย์อีกต่อไป ClickUp มีตัวจับเวลาและตารางเวลาในตัวโดยไม่ต้องใช้สูตร

ป้อนเวลาเริ่มต้น เวลาสิ้นสุด และระยะเวลาพัก จากนั้นใช้สูตรเช่น =(เวลาสิ้นสุด – เวลาเริ่มต้น) – พัก และจัดรูปแบบผลลัพธ์เป็นเวลา คุณสามารถใช้ SUM ที่ด้านล่างของคอลัมน์เพื่อรับจำนวนชั่วโมงทั้งหมดในสัปดาห์ และย้ายไปที่ ClickUp เมื่อคุณต้องการผูกชั่วโมงเหล่านั้นกับงานและรายงานโดยตรง

ใช่, Excel ทำงานได้ดีสำหรับตารางเวลาธุรกิจขนาดเล็กที่เรียบง่ายซึ่งมีพนักงานไม่กี่คนและตารางงานที่ไม่ซับซ้อน เมื่อทีมของคุณ, โครงการ, หรือความต้องการในการอนุมัติเพิ่มขึ้น, พื้นที่ทำงานเช่น ClickUp สามารถจัดการการติดตามเวลา, การตรวจสอบ, และการรายงานในที่เดียวในขณะที่ Excel ยังคงเป็นสำรองหรือเก็บถาวร