วิธีการมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม

วิธีการมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม

ลองคิดดูสิ—คุณเหลือเวลาอีกเพียงสองสัปดาห์ก่อนการเปิดตัวครั้งใหญ่ และความกดดันก็ถาโถมเข้ามา เหมือนกับการโยนลูกบอลในโชว์ละครสัตว์ คุณต้องหาทางจัดการว่าใครจะทำอะไร โดยเฉพาะเมื่อทีมงานของคุณกระจายอยู่คนละแผนก และคำขอทำงานก็หลั่งไหลเข้ามาจากทุกทิศทาง

สิ่งต่อไปที่คุณรู้ตัวอีกทีคือมีคนสามคนกำลังทำงานเดียวกันอยู่ และเวลาอันมีค่ากำลังหลุดลอยไปจากมือคุณ

นั่นคือเหตุผลที่การมีระบบการมอบหมายงานที่มีโครงสร้างไม่ใช่แค่สิ่งที่ดีที่จะมี — มันคือผู้ช่วยชีวิต มันคือแผนที่นำทางของคุณในการประหยัดเวลา, ปรับปรุงการสื่อสาร, และเพิ่มประสิทธิภาพของทีมคุณ

ดังนั้น มาสำรวจกันว่าคุณสามารถเปลี่ยนการมอบหมายงานให้กลายเป็นส่วนผสมแห่งความสำเร็จได้อย่างไร

การทำความเข้าใจการมอบหมายงาน

การมอบหมายงานให้สมาชิกในทีม หรือที่เรียกว่าการมอบหมายงาน หมายถึง การกระจายภาระงานสำหรับโครงการหรือเป้าหมายไปยังสมาชิกในทีมตามความเชี่ยวชาญ ความพร้อม ความไว้วางใจ และบทบาทของพวกเขา เพื่อให้มั่นใจว่างานจะเสร็จสิ้นอย่างมีประสิทธิภาพและตรงเวลา

การมอบหมายงานไม่ใช่แค่การติ๊กช่องให้ครบเท่านั้น แต่เป็นการจัดระเบียบงานของคุณให้สอดคล้องกับเป้าหมายในภาพรวม

การแยกแยะระหว่างงานหลักและงานย่อย

งานเป็นรายการงานที่แยกจากกัน และงานย่อยเป็นองค์ประกอบย่อยที่มีความละเอียดมากขึ้นแต่มีความสำคัญต่อการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ของงานที่ใหญ่กว่า

มาทำความเข้าใจเรื่องนี้อย่างละเอียดด้วยตัวอย่างกัน

สำหรับแผนกการตลาด เป้าหมายหลักสำหรับไตรมาสอาจเป็นการ 'เปิดตัวแคมเปญโซเชียลมีเดียใหม่'

ขณะนี้ งานหลักนี้จำเป็นต้องถูกแบ่งออกเป็นงานย่อย ตารางต่อไปนี้แสดงรายการงานย่อย:

งานงานย่อยคำอธิบายสมาชิกทีมที่ได้รับมอบหมาย
เปิดตัวแคมเปญโซเชียลมีเดียใหม่สร้างกลยุทธ์แคมเปญพัฒนา กลยุทธ์ เป้าหมาย และกลุ่มเป้าหมายผู้จัดการฝ่ายการตลาด
ออกแบบเนื้อหาภาพสร้างกราฟิกและภาพประกอบนักออกแบบกราฟิก
เขียนข้อความโฆษณาเขียนโพสต์ โฆษณา และเนื้อหาส่งเสริมการขายที่น่าสนใจนักเขียนเนื้อหา
กำหนดเวลาโพสต์กำหนดเวลาโพสต์บนแพลตฟอร์มต่างๆผู้ประสานงานสื่อสังคมออนไลน์
ติดตามการมีส่วนร่วมติดตามและวิเคราะห์ประสิทธิภาพของแคมเปญนักวิเคราะห์สื่อสังคมออนไลน์
ปรับกลยุทธ์ทำการปรับเปลี่ยนตามข้อมูลการมีส่วนร่วมผู้จัดการฝ่ายการตลาด

โดยการแบ่งงานออกเป็นงานย่อย สมาชิกในทีมสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและมั่นใจได้ว่าทุกแง่มุมของเป้าหมายหลักได้รับการครอบคลุมแล้ว

ในขณะที่เข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างทั้งสอง สิ่งสำคัญคือการรู้ว่า งานและงานย่อยมีความแตกต่างกันในระดับต่างๆ เช่น ลำดับชั้น ขอบเขต การติดตาม ความซับซ้อนของเจ้าของงาน และความสัมพันธ์ที่พึ่งพาอาศัยกัน

ความสัมพันธ์ระหว่างการมอบหมายงานกับผลผลิตของทีม

การได้รับเป้าหมายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของทีมคุณให้สูงขึ้น 50% จะเป็นอย่างไร? ฟังดูเหมือนคำแนะนำที่น่าหงุดหงิดใช่ไหม? โดยเฉพาะเมื่อคำแนะนำนั้นชัดเจนเหมือนน้ำขุ่น และสมจริงเหมือนการคาดหวังให้แมวของคุณทำภาษีให้คุณ

แต่ประเด็นคือ—เมื่อคุณมอบหมายงานได้ดี งานเหล่านั้นจะกลายเป็นสูตรโกงที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมโดยอัตโนมัติ

มาแยกแยะกัน:

  • การกระจายงาน: ไม่ใช่เรื่องของการเลือกที่รักมักที่ชัง แต่เป็นการกระจายงานตามทักษะ ไม่ใช่แค่ความน่าเชื่อถือ แน่นอนว่า Karen ส่งงานตรงเวลาเสมอ แต่ถ้าเธอจมอยู่กับงานในขณะที่คนอื่นนั่งเฉยๆ คุณกำลังสร้างปัญหาความเหนื่อยล้าสะสม
  • บทบาทที่ชัดเจน: เมื่อทุกคนรู้ว่าหน้าที่ของตนคืออะไร งานก็เสร็จไปครึ่งหนึ่งแล้ว ความสับสน? หายวับไป ความรับผิดชอบ? เพิ่มขึ้นอย่างมหาศาล
  • ความรู้สึกเป็นเจ้าของ: เมื่อคุณมอบหมายงานที่ชัดเจนซึ่งแต่ละสมาชิกในทีมสามารถรับผิดชอบได้ คุณจะเห็นว่าพวกเขาดูแลงานนั้นราวกับเป็นเจ้าของเอง ความสับสนลดลงและแรงจูงใจเพิ่มขึ้น
  • ความยืดหยุ่น: การมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพควรคำนึงถึงสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงและสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสม สิ่งนี้จะช่วยให้ทีมของคุณยังคงทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลแม้เมื่อต้องเผชิญกับปัญหาที่ไม่คาดคิด
  • ความร่วมมือ: การมอบหมายงานที่ดีเปรียบเสมือนการเป็นเจ้าภาพจัดงานเลี้ยงที่ยอดเยี่ยม—มันทำให้ผู้คนพูดคุยกัน ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถสังเกตเห็นทีมของคุณกำลังสนทนา แบ่งปันความรู้ และแก้ไขปัญหาไปด้วยกันได้อย่างชัดเจน

การเปรียบเทียบการจัดสรรงานและการมอบหมายงาน

การจัดสรรงานและการมอบหมายงานมักถูกใช้แทนกันบ่อยครั้ง ทั้งสองอาจฟังดูคล้ายกันราวกับเป็นฝาแฝด แต่แท้จริงแล้วเปรียบเสมือนญาติห่างๆ ที่มีบุคลิกแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง

การจัดสรรงาน

การจัดสรรงาน หมายถึงการมองภาพรวมและจัดวางชิ้นส่วนให้เหมาะสม โดยการจับคู่ทักษะกับงานที่เหมาะสม, การปรับสมดุลปริมาณงานระหว่างทีม, และการจัดงานให้สอดคล้องกับเป้าหมายของโครงการ

ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีงานหลายอย่างที่ต้องทำเพื่อจัดงานบริษัทให้ประสบความสำเร็จ เช่น การตัดสินใจเลือกสถานที่จัดงาน การจัดเตรียมอาหาร และการส่งคำเชิญแขก

งานเหล่านี้ถูกจัดสรรให้กับบุคคลต่าง ๆ ตามบทบาทและความเชี่ยวชาญของพวกเขา ผู้ประสานงานด้านโลจิสติกส์อาจรับผิดชอบการจองสถานที่ ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการอาจดูแลการจัดเลี้ยง และทีมการตลาดอาจรับผิดชอบการเชิญแขก

การมอบหมายงาน

การมอบหมายงานหมายถึง การเสริมสร้างศักยภาพของสมาชิกในทีม พัฒนาทักษะและความมั่นใจของพวกเขา และปลดปล่อยเวลาของคุณสำหรับเป้าหมายที่ใหญ่กว่า แทนที่จะเพียงแค่ทำตามรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณให้เสร็จ

ตัวอย่างเช่น หากคุณมอบหมายการจองสถานที่ให้กับผู้ประสานงานด้านโลจิสติกส์ คุณไว้วางใจให้พวกเขาจองสถานที่และจัดการการเจรจาต่อรองและสัญญาต่างๆ กับผู้ขาย วิธีการนี้ส่งเสริมความรู้สึกเป็นเจ้าของในหมู่สมาชิกทีม เพราะพวกเขามีส่วนร่วมในผลลัพธ์ ไม่ใช่แค่เพียงงานที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น

ผู้จัดการโครงการที่ดีที่สุดรู้วิธีทำทั้งสองอย่างได้อย่างมีประสิทธิภาพ พวกเขาสลับระหว่างการมอบหมายงานและการมอบหมายหน้าที่โดยมีเป้าหมายเดียวกันในใจ: สร้างทีมที่มีประสิทธิภาพสูงที่สามารถบรรลุเป้าหมายได้อย่างยอดเยี่ยม

กลยุทธ์และเคล็ดลับที่มีประสิทธิภาพในการมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม

การมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญเมื่อต้องบริหารจัดการโครงการหลายโครงการที่มีกำหนดเวลาที่กระชั้นชิดและทีมงานที่กระจายอยู่ในสถานที่ต่างๆ

แม้ว่ากระบวนการนี้อาจดูน่ากลัว แต่ClickUp ซึ่งเป็นเครื่องมือจัดการโครงการและงาน สามารถช่วยนำความเป็นระเบียบมาสู่ความวุ่นวายได้ มันช่วยให้คุณวางแผน จัดระเบียบ และทำงานร่วมกันในโครงการใดก็ได้

ตัวอย่างเช่นClickUp Tasks ให้ภาพรวมที่ชัดเจนของงาน การมอบหมาย และความคืบหน้า ช่วยให้ทั้งทีมของคุณทำงานไปในทิศทางเดียวกันและโครงการดำเนินไปตามแผน

งานใน ClickUp
ปรับปรุงการจัดสรรงานและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันด้วย ClickUp Tasks

นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้ได้:

  • เมื่อ สร้างงาน คุณสามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกทีมเฉพาะได้โดยตรง คลิกไอคอนบวกที่มุมขวาบนของกล่องของบุคคลนั้น งานจะถูกมอบหมายให้พวกเขาโดยอัตโนมัติ
  • กระจายงานอย่างเท่าเทียม ในหมู่สมาชิกทีมตามทักษะและความเชี่ยวชาญของพวกเขา คุณสามารถพิจารณาถึงกำหนดเวลา, ความสำคัญ, และความสามารถของแต่ละบุคคลเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

อะไรเพิ่มเติมอีก?ClickUp Brainให้คำแนะนำสำหรับการมอบหมายงานให้พนักงานอย่างมีกลยุทธ์

ตัวอย่าง:

  • คำแนะนำ 1: สร้างแผนการมอบหมายงานสำหรับโครงการใหม่ โดยพิจารณาจุดแข็งและความพร้อมของแต่ละสมาชิกในทีม รวมถึงกำหนดระยะเวลาและลำดับความสำคัญของงานแต่ละส่วน
  • คำแนะนำที่ 2: วางแผนกลยุทธ์การกระจายงานที่สมดุลตามทักษะและความเชี่ยวชาญ
  • คำแนะนำที่ 3: สร้างแผนงานการจัดสรรงานสำหรับโครงการที่ซับซ้อน โดยระบุความรับผิดชอบของสมาชิกแต่ละคนในทีม

การกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนสำหรับงาน

การตั้งเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนคือจุดศูนย์กลางสำหรับองค์กร มันช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องโดยไม่ทำให้พวกเขาเสียสมาธิ และทำให้พวกเขารู้อยู่เสมอว่าอะไรคือสิ่งที่สำคัญที่สุด

เพื่อให้ง่ายขึ้น คุณสามารถกำหนดการมอบหมายงานโดยใช้กรอบเป้าหมาย SMART (เฉพาะเจาะจง วัดผลได้ สามารถทำได้ มีความเกี่ยวข้อง และมีกรอบเวลา)

เทมเพลตเป้าหมาย SMART ของ ClickUpได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณสร้างและติดตามเป้าหมายสำหรับตัวคุณเองและทีมของคุณ

ตั้งเป้าหมายสำหรับตัวคุณเองและทีมของคุณด้วยเทมเพลตเป้าหมาย SMART ของ ClickUp

ด้วยเทมเพลตนี้ คุณสามารถ:

  • สร้างสถานะที่กำหนดเอง เช่น 'กำลังไปได้สวย' หรือ 'ออกนอกเส้นทาง' ที่สื่อถึงภาษาของทีมคุณ
  • เพิ่มได้สูงสุดถึง 12 ช่องข้อมูลที่กำหนดเอง เพื่อให้เป้าหมายของคุณวัดผลได้อย่างชัดเจน เปรียบเสมือนการให้คะแนนเป้าหมายของคุณ!
  • ดู ความก้าวหน้าของเป้าหมาย ของคุณได้อย่างรวดเร็ว
  • เปลี่ยนเป้าหมายใหญ่และน่ากลัวให้กลายเป็น งานย่อยที่จัดการได้ ทันทีที่ 'เพิ่มรายได้ 50%' กลายเป็นชุดของขั้นตอนที่สามารถทำได้
  • ใช้ มุมมองบอร์ด เพื่อดูว่าเป้าหมายของคุณสามารถทำได้หรือไม่ มันเหมือนกับมุมมองจากนกที่มองเห็นภาพรวมของโครงการของคุณ
  • กำหนดเป้าหมาย เพื่อให้ทุกคนทำงานไปในทิศทางเดียวกัน และใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อเร่งความเร็วในการทำงาน เปรียบเสมือนมีผู้ช่วยส่วนตัวคอยดูแลเป้าหมายของคุณ

การจัดลำดับความสำคัญของงานตามความสำคัญและความเร่งด่วน

ไม่ทุกภารกิจถูกสร้างขึ้นมาเท่าเทียมกัน. คุณอาจต้องทำงานบนภารกิจเพราะ มันกลายเป็นความสำคัญอย่างกะทันหันสำหรับซีอีโอ (ความสำคัญ) หรือเพราะมีกำหนดเส้นตายใกล้เข้ามา (ความเร่งด่วน).

เทมเพลตการจัดการงานของ ClickUpช่วยให้คุณมองเห็นและจัดระเบียบงานได้อย่างง่ายดายตามลำดับความสำคัญ สถานะ และแผนก

บรรลุความโปร่งใสของโครงการและดูว่าใครได้รับมอบหมายงานใดด้วยเทมเพลตการจัดการงานของ ClickUp

เทมเพลตนี้จัดระเบียบสิ่งที่ต้องทำของคุณด้วยรายการสามประเภท: สิ่งที่ต้องดำเนินการ, ไอเดีย, และงานที่ค้างซึ่งถูกทำเครื่องหมายตามลำดับความสำคัญ ซึ่งหมายความว่าคุณจะได้รับภาพรวมที่ชัดเจนของงานหลักที่ต้องให้ความสำคัญในแต่ละหมวดหมู่โดยไม่ต้องเสียเวลาไปมากเกินไป

เทมเพลตการมอบหมายงานของ ClickUp มีเครื่องมือในตัวทั้งหมดที่ช่วยทีมได้:

  • จัดหมวดหมู่ภารกิจ ตามสถานะ, ความสำคัญ, หรือแผนก
  • มองเห็นความคืบหน้าของงาน ด้วยอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย
  • ติดตามการทำงานของระบบ ตามความสามารถของทีม
  • เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ เพื่อความมีประสิทธิผล
  • ทำงานร่วมกันอย่างไร้รอยต่อ กับทีมเพื่อกำหนดเวลา มอบหมาย และทำงานให้เสร็จสมบูรณ์

มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมที่มีทักษะและประสบการณ์ที่จำเป็น

สิ่งสำคัญคือการมอบหมายงานที่ สอดคล้องกับจุดแข็งและทักษะของแต่ละสมาชิกในทีมเมื่อมอบหมายงาน ควรพิจารณาไม่เพียงแต่ความเชี่ยวชาญของพวกเขาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความเต็มใจและความสามารถในการปฏิบัติงานนั้นด้วย

พิจารณาโครงการหรืองานที่ผ่านมาที่สมาชิกในทีมประสบความสำเร็จ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจความสามารถของพวกเขาและวิธีที่พวกเขาสามารถมีส่วนร่วมในงานใหม่ได้

เคล็ดลับมืออาชีพ💡: แม้ว่าการจับคู่หน้าที่กับทักษะจะเป็นสิ่งสำคัญ แต่ควรพิจารณาการมอบหมายงานที่สามารถช่วยให้สมาชิกในทีมเติบโตได้เช่นกัน วิธีนี้จะช่วยเพิ่มพูนทักษะของพวกเขาและเตรียมพร้อมสำหรับความรับผิดชอบในอนาคต

ส่งเสริมการมีส่วนร่วมของทีมและสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของ

การบริหารโครงการจะได้ผลดีที่สุดเมื่อสมาชิกในทีมไม่ทำงานแบบแยกส่วน ทุกคนควรเข้าใจหน้าที่และความรับผิดชอบของกันและกัน สิ่งสำคัญคือการร่วมมือกันเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกันที่ใหญ่กว่างานของแต่ละบุคคล

มอบหมายงานให้ทีมของคุณที่พวกเขาตื่นเต้นและมั่นใจในความสามารถของตนเอง สิ่งนี้จะช่วยให้พวกเขารู้สึกเป็นเจ้าของและรับผิดชอบต่องานที่ได้รับ เป็นผู้นำที่ส่งเสริมการทำงานร่วมกันโดยกระตุ้นให้พวกเขาลุกขึ้นมาและจัดหาเครื่องมือที่จำเป็น เช่น การฝึกอบรมและทรัพยากร สิ่งนี้จะช่วยเสริมสร้างขวัญกำลังใจของทีมและทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การสื่อสารอย่างต่อเนื่องในระหว่างกระบวนการมอบหมายงาน

จำเป็นต้องรักษาการสื่อสารที่สม่ำเสมอในระหว่างกระบวนการมอบหมายงาน อธิบายรายละเอียดของงาน ความคาดหวัง และกำหนดเวลา; ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมถามคำถามและขอคำชี้แจง

การใช้การทำงานร่วมกันแบบ async ให้เป็นประโยชน์คือแนวทางที่ควรทำ การผสานเครื่องมือสื่อสารของทีมเข้ากับระบบการจัดการงานของคุณเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด

เพื่อให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพและง่ายต่อการมอบหมายงาน ให้ใช้ClickUp Assign Comments

คลิกอัพ มอบหมายความคิดเห็น
สร้างรายการการดำเนินการและมอบหมายให้กับสมาชิกในทีมด้วย ClickUp Assign Comments

คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณสามารถมอบหมายความคิดเห็นให้กับสมาชิกในทีมได้ทันที และยังสามารถมอบหมายใหม่หรือแก้ไขความคิดเห็นเหล่านั้นได้โดยตรงภายในกระบวนการทำงานของงานใด ๆ ซึ่งช่วยให้การสื่อสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นถูกจัดระเบียบไว้ในที่เดียว ป้องกันไม่ให้รายละเอียดสำคัญหลุดรอดไป

การดำเนินการติดตามผลเพื่อให้มั่นใจว่างานเสร็จสมบูรณ์

งานส่วนใหญ่ไม่ใช่ทำครั้งเดียวแล้วเสร็จ การติดตามผลอย่างรวดเร็วสามารถทำหน้าที่เป็นจุดตรวจสอบความคืบหน้าของงานอย่างสม่ำเสมอ การติดตามผลอื่นๆ อาจจำเป็นเพื่อยืนยันว่ามีการจัดการสิ่งที่ต้องพึ่งพาอยู่ เพื่อให้มั่นใจว่างานจะเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลา

การแจ้งเตือนของ ClickUpทำให้การติดตามงานเป็นเรื่องง่าย เพียงกำหนดสิ่งที่ต้องติดตามโดยการตั้งค่าการแจ้งเตือนเป็นรายการงานย่อยคุณสามารถมอบหมายการแจ้งเตือนหรือสร้างขึ้นเองก็ได้

ClickUp Reminders
ติดตามความคืบหน้าของโปรเจกต์ของคุณอย่างใกล้ชิดด้วย ClickUp Reminders

การแจ้งเตือนช่วยให้คุณกำหนดเวลาและวันที่ที่คุณต้องการให้มีการแจ้งเตือนได้ รวมถึงสามารถเพิ่มไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น และปรับแต่งวิธีการและเวลาที่คุณต้องการได้รับการแจ้งเตือนได้ เช่น:

  • วันที่ครบกำหนด
  • 10 นาทีก่อน
  • 1 ชั่วโมงก่อน
  • กำหนดเอง…
  • อย่าแจ้ง

คุณสามารถเลือกมอบหมาย ลบ หรือทำเครื่องหมายเตือนว่าเสร็จสิ้นเมื่อดำเนินการตามงานติดตามผลเสร็จเรียบร้อยแล้ว

วิธีการมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม

หัวใจของการจัดการงานที่มีประสิทธิภาพคือกรอบการทำงานที่มั่นคงซึ่งสามารถนำไปใช้ได้กับทีมต่าง ๆ, กระบวนการทำงาน, และโครงการต่าง ๆ. มาทำความเข้าใจว่าคุณสามารถใช้ ClickUp ได้อย่างไรเพื่อจัดการการมอบหมายงานระหว่างสมาชิกทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ.

เราตระหนักว่าเราขาดวิธีที่มีประสิทธิภาพในการติดตามงานและไม่มีมุมมองที่ชัดเจนว่าทีมผลิตภัณฑ์กำลังทำอะไรอยู่ ดังนั้นเราจึงเริ่มมองหาแพลตฟอร์มใหม่ แล้วเราก็พบ ClickUp แพลตฟอร์มนี้เป็นการผสมผสานที่สมบูรณ์แบบ – ไม่ซับซ้อนเกินไปและไม่พื้นฐานเกินไป มันให้ความยืดหยุ่นแก่เราในการสร้าง ย้าย และจัดระเบียบทีมและโครงการในแบบของพวกเขาเอง

เราตระหนักว่าเราขาดวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการติดตามงาน และไม่มีภาพรวมที่ชัดเจนว่าทีมผลิตภัณฑ์กำลังทำอะไรอยู่ ดังนั้นเราจึงเริ่มมองหาแพลตฟอร์มใหม่ แล้วเราก็พบ ClickUp แพลตฟอร์มนี้เป็นการผสมผสานที่สมบูรณ์แบบ – ไม่ซับซ้อนเกินไปและไม่พื้นฐานเกินไป มันให้ความยืดหยุ่นแก่เราในการสร้าง ย้าย และจัดระเบียบทีมและโครงการในแบบของพวกเขาเอง

วิธีใช้ ClickUp เพื่อมอบหมายงาน – ขั้นตอนต่อขั้นตอน

การจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพเกี่ยวข้องกับการวางแผนอย่างละเอียดและการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น—สิ่งที่ยากจะบรรลุได้ด้วยสเปรดชีตหรือกระดาษโน้ตติดผนัง

ClickUp ผู้รับมอบหมายหลายคนช่วยให้คุณสามารถมอบหมายงานให้กับหลายคนได้ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันและการจัดการงาน

ผู้รับมอบหมายหลายคนของ ClickUp
มอบหมายงานให้กับสมาชิกหนึ่งคนหรือหลายคนในทีมด้วยฟีเจอร์ผู้รับมอบหมายหลายคนของ ClickUp

นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้คุณสมบัตินี้ได้:

  1. เปิดใช้งานผู้รับมอบหมายหลายคน:
  • ผู้ดูแลระบบหรือเจ้าของพื้นที่ทำงานสามารถเปิดใช้งานหรือปิดใช้งาน ClickApp ผู้รับมอบหมายหลายคนได้ใน ClickUp
  • ไปที่มุมขวาบน คลิกเมนู Quick Action เลือก ClickApps แล้วค้นหา 'ผู้รับมอบหมายหลายคน' เปิดหรือปิดการใช้งาน
  • คุณสามารถเลือกพื้นที่ที่จะเปิดใช้คุณสมบัตินี้ได้
  1. มอบหมายให้หลายคน:
  • ในมุมมองงาน ให้คลิกผู้รับมอบหมายปัจจุบัน
  • เลือกผู้รับมอบหมายเพิ่มเติมจากเมนูแบบเลื่อนลง
  • หากต้องการลบผู้รับมอบหมาย ให้เลื่อนเมาส์ไปเหนือรูปโปรไฟล์ของพวกเขาแล้วคลิกไอคอน 'x'
  1. จัดเรียงและกรอง:
  • เมื่อเปิดใช้งานผู้รับมอบหมายหลายคน:
  • จัดเรียงงานตามผู้รับผิดชอบหลายคนในมุมมองรายการและกระดาน
  • กรองงานตามผู้รับมอบหมายหลายคนในมุมมองงาน

เครื่องมือและคุณสมบัติของ ClickUp สำหรับการมอบหมายงาน

ไม่ว่าคุณจะกำลังจัดการหลายโปรเจกต์หรือต้องการให้ทีมของคุณทำงานเป็นระบบ ตัวจัดตารางงานที่ครอบคลุมของ ClickUp มีทุกสิ่งที่คุณต้องการ

มุมมองใน ClickUp
สร้างภาพงานตามความต้องการของคุณในมุมมองของ ClickUp

ClickUp Viewsมีมุมมองที่สามารถปรับแต่งได้มากกว่า 15 แบบ เพื่อช่วยให้คุณมองเห็นงานและโครงการต่าง ๆ ได้อย่างชัดเจน ช่วยให้คุณติดตามงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือมุมมองหลักที่คุณสามารถใช้ได้:

  • มุมมองรายการ: รับภาพรวมที่ชัดเจนของงานทั้งหมดของคุณด้วยการจัดระเบียบด้วยตัวเลือกการจัดเรียง การกรอง และการจัดกลุ่มที่ยืดหยุ่น
  • กระดานคัมบัง: แสดงภาพความคืบหน้าของงานและโครงการตามสถานะ ผู้รับผิดชอบ ลำดับความสำคัญ และอื่นๆ เพื่อระบุจุดติดขัดและรักษาความก้าวหน้าของโครงการ
  • มุมมองปฏิทิน: ลากและวางงานได้อย่างง่ายดายเพื่อกำหนดเวลาและเริ่มการประชุม ช่วยให้คุณสามารถจัดการงานและทีมของคุณบนปฏิทินที่ยืดหยุ่นได้

ใช้ฟิลด์กำหนดเองและสถานะกำหนดเองของ ClickUpเพื่อเพิ่มรายละเอียดและการปรับแต่งให้กับแต่ละงาน

สถานะที่กำหนดเองใน ClickUp
กำหนดสถานะที่กำหนดเองและแท็กงานที่เข้าใจง่ายภายใน ClickUp

เพิ่มแท็กเช่น 'กำลังดำเนินการ' หรือสถานะรายการตรวจสอบง่ายๆ เช่น 'ยังไม่ได้ทำ' ติดตามความคืบหน้าและกำหนดระดับความสำคัญ—ระบุงานที่มีความสำคัญโดยง่ายด้วยการกำหนดระดับความสำคัญจากต่ำไปสูงถึงเร่งด่วน ซึ่งแต่ละระดับจะมีรหัสสีที่แตกต่างกัน

เคล็ดลับมืออาชีพ💡:ใช้ฟีเจอร์เหล่านี้ร่วมกับแดชบอร์ด ClickUpที่ปรับแต่งได้ เพื่อช่วยจัดลำดับความสำคัญของงาน ติดตามความคืบหน้า และปรับปรุงประสิทธิภาพของโครงการ

คุณสมบัติพิเศษของ ClickUp ที่ช่วยให้การมอบหมายงานง่ายขึ้น

นี่คือคุณสมบัติเพิ่มเติมที่ ClickUp มีให้ซึ่งสามารถช่วยในการมอบหมายงานได้:

1. กระดานไวท์บอร์ดแบบร่วมมือ

ไวท์บอร์ดของ ClickUpช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณสามารถ ระดมความคิดและสร้างสรรค์กระบวนการทำงานหรือแผนงานได้อย่างง่ายดาย เพียงลากและวางวัตถุต่างๆ

กระดานไวท์บอร์ดแบบร่วมมือของ ClickUp
ให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นด้วยกระดานไวท์บอร์ดแบบร่วมมือของ ClickUp

ส่วนที่ดีที่สุดคือทีมของคุณสามารถ ประสานงานในแบบเรียลไทม์ได้ ทุกคนสามารถเห็นกิจกรรมและทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดเป็นทีม พวกเขาสามารถเพิ่มความชัดเจนได้โดยการเพิ่มบันทึก เชื่อมโยงไปยังงาน ไฟล์ เอกสาร และอื่นๆ อีกมากมาย

2. การทำงานอัตโนมัติ

ClickUp Automationสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้อย่างมากโดยการอัตโนมัติงานที่ทำซ้ำและทำให้กระบวนการทำงานราบรื่นขึ้น

ClickUp Automation
ClickUp ช่วยอัตโนมัติการสร้างกระบวนการทำงานในทุกพื้นที่, โฟลเดอร์, หรือรายการ, อย่างง่ายดาย

ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยในเรื่องต่อไปนี้:

  • การทำงานอัตโนมัติตามสถานะ: กำหนดค่า ClickUp ให้ดำเนินการเฉพาะเมื่อสถานะมีการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น ระบบอัตโนมัติสามารถมอบหมายงานให้กับหัวหน้าทีมโดยอัตโนมัติและส่งอีเมลแจ้งเตือนเมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น 'เสร็จสิ้น'
  • ผู้รับมอบหมายแบบไดนามิก: รักษาการทำงานอัตโนมัติของคุณให้มีความยืดหยุ่นโดยการมอบหมายงานให้กับผู้สร้างงาน ผู้ติดตาม หรือผู้ใช้ที่กระตุ้นการกระทำเฉพาะ
  • อัตโนมัติการมอบหมายงาน: โพสต์ความคิดเห็น, เปลี่ยนสถานะ, ย้ายรายการงาน, และเกือบทุกอย่างอื่น ๆ

3. กล่องจดหมายอีเมล

เราทุกคนรู้ดีว่ากล่องจดหมายของเราสามารถรกได้มากเพียงใด ในเวลาใดก็ตาม คุณอาจเห็นอีเมล 12,860 ฉบับกระพริบอยู่เมื่อคุณเปิดดู แท็บหลัก, สังคม, และการอัปเดตไม่ได้ช่วยอะไรเลย แล้วคุณต้องค้นหาผ่านภูเขาของอีเมลที่ไม่ต้องการเพื่อค้นหาการอัปเดตเกี่ยวกับงานของคุณหรือไม่ คำตอบคือ ไม่!

กล่องจดหมายของ ClickUpช่วยให้งานของคุณง่ายขึ้นและช่วยให้คุณเข้าถึงงานที่สำคัญที่สุดโดยไม่ต้องยุ่งยาก นอกจากนี้ยังมี:

  • ศูนย์กลางรวม: การสื่อสารในการทำงานทั้งหมดของคุณอยู่ในที่เดียว ทำให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น
  • เน้นการแจ้งเตือนที่สำคัญ: กล่องจดหมายเข้าแยกต่างหากที่กรองสิ่งรบกวนและเน้นการแจ้งเตือนที่สำคัญที่สุดของคุณ ช่วยให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุด
  • กระบวนการทำงานตามบริบท: คุณสามารถดูงานและการแจ้งเตือนได้พร้อมกัน ทำให้คุณมีบริบทที่จำเป็นในการจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4. การสนทนาที่ครอบคลุม

การสื่อสารที่ราบรื่นเป็นกระดูกสันหลังของความสำเร็จในทุกโครงการ แต่หากขาดบริบท ความคิดเห็นเช่น 'อัปเดตคืออะไร?' มักจะทำให้คุณสับสนClickUp's Chat รวมการสื่อสารไว้ภายใต้หลังคาเดียว ช่วยให้คุณแชร์อัปเดต เชื่อมโยงทรัพยากร และทำงานร่วมกันได้

มุมมองแชทของ ClickUp
มุมมองแชทของ ClickUp ช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างง่ายดายโดยไม่สูญเสียบริบท

คุณยังสามารถ:

  • มอบหมายงาน: ใช้@mentionsเพื่อดึงใครก็ตามเข้ามาในการสนทนาและมอบหมายความคิดเห็นเพื่อให้มั่นใจว่างานดำเนินไปโดยไม่มีการรบกวน
  • รวมลิงก์และฝังเนื้อหา: จัดกลุ่มไฟล์แนบต่างๆ อย่างสะดวกภายในงานโดยฝังเว็บเพจ, สเปรดชีต, วิดีโอ และลิงก์ เพื่อให้เข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว
  • จัดรูปแบบได้อย่างง่ายดาย: จัดรูปแบบความคิดเห็นของคุณได้อย่างง่ายดายเป็นรายการแบบมีหัวข้อย่อยและแบนเนอร์; คุณสามารถใช้คำสั่ง /Slashเพื่อประหยัดเวลาในการจัดรูปแบบ

การมอบหมายงานให้กับบุคคลภายนอก ClickUp และประโยชน์ที่ได้รับ

คุณสามารถมอบหมายงานให้กับบุคคลภายนอกองค์กรซึ่งทำหน้าที่เป็นผู้ร่วมงานภายนอกสำหรับโครงการระยะสั้นได้ นี่คือวิธีการทำงาน:

  1. อีเมลหรือการส่งข้อความ:
  • สื่อสารรายละเอียดงานผ่านทางอีเมลหรือแพลตฟอร์มการส่งข้อความ
  • ระบุหน้าที่ความรับผิดชอบ กำหนดเวลา และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอย่างชัดเจน
  • ใช้หัวข้ออีเมลที่อธิบายเนื้อหาเพื่อให้ผู้รับเข้าใจถึงความเร่งด่วน
  1. เอกสารที่แชร์:
  • สร้างเอกสารที่ใช้ร่วมกัน (เช่น Google Docs, Microsoft Word) เพื่อกำหนดโครงร่างงาน
  • รวมคำอธิบายงาน, วันที่ครบกำหนด, และผู้รับผิดชอบ
  • แชร์ลิงก์เอกสารกับสมาชิกทีมภายนอก
  1. สรุปงาน:
  • ให้สรุปงานหรืออัปเดตเป็นประจำ
  • ใช้หัวข้อสั้น ๆ เพื่อเน้นความคืบหน้า, ความท้าทาย, และขั้นตอนต่อไป
  • ให้แน่ใจว่าสมาชิกทีมภายนอกได้รับสรุปเหล่านี้อย่างทันท่วงที
  1. เครื่องมือการทำงานร่วมกัน:
  • สำรวจเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ผู้ใช้ ClickUp และสมาชิกทีมภายนอกสามารถเข้าถึงได้
  • แพลตฟอร์มเหล่านี้อนุญาตให้มีการมอบหมายงานและติดตามงานได้ แม้แต่สำหรับผู้ที่ไม่ใช่ผู้ใช้

ประโยชน์บางประการของการมอบหมายงานให้กับบุคคลภายนอก ClickUp:

  • การกำหนดหน้าที่อย่างชัดเจนช่วยให้ ทุกคนทราบถึงหน้าที่ความรับผิดชอบของตน สมาชิกทีมภายนอกเข้าใจบทบาทของตน และสามารถมีส่วนร่วมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  • การมอบหมายงาน ช่วยส่งเสริมการสื่อสารเกี่ยวกับความคืบหน้า การอัปเดต และความท้าทายต่างๆ ผู้ร่วมงานภายนอกจะได้รับข้อมูลอย่างทันท่วงทีผ่านทางอีเมล ข้อความ หรือเอกสารที่แชร์ร่วมกัน
  • การจัดสรรงานอย่างเหมาะสม ป้องกันการซ้ำซ้อนของความพยายาม ทรัพยากร (เวลา, ทักษะ, เครื่องมือ) ถูกใช้อย่างมีประสิทธิภาพ
  • สมาชิกทีมภายนอกสามารถเข้าร่วมได้โดยไม่ต้องเข้าถึง ClickUp เครื่องมือการทำงานร่วมกันช่วยเชื่อมช่องว่างระหว่างผู้ใช้ ClickUp และผู้ที่ไม่ใช่ผู้ใช้

การเอาชนะความท้าทายในการมอบหมายงาน

การมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมถือเป็นเรื่องสำคัญสำหรับหัวหน้าทีมและผู้จัดการโครงการ การรักษาแรงจูงใจและความมีส่วนร่วมของทีมในขณะที่มั่นใจว่างานที่มอบหมายสอดคล้องกับจุดแข็งของแต่ละคนเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาสมดุลของปริมาณงานและป้องกันการหมดไฟ

นี่คือปัญหาทั่วไปบางประการที่พบระหว่างการมอบหมายงาน:

  • การสื่อสารผิดพลาด: การขาดบริบทเกี่ยวกับงานที่ได้รับมอบหมายอาจดูเหมือนกับการวิ่งผลัดที่ต้องส่งไม้ต่ออย่างราบรื่น
  • การมอบหมายงานมากเกินไป: อาจทำให้สมาชิกในทีมต้องทำงานกระจายมากเกินไป ส่งผลให้ยากต่อการติดตามงานทั้งหมดให้ทัน
  • การจัดการอย่างละเอียดเกินไป: นำไปสู่การเสียเวลาเนื่องจากต้องใช้เวลาจำนวนมากในการติดตามงานและจัดการความคืบหน้า
  • การขาดการบูรณาการ: หมายความว่าไม่มีกระบวนการที่มีประสิทธิภาพเพื่อลดการสื่อสารซ้ำซ้อน

นี่คือวิธีที่ ClickUp สามารถช่วยคุณได้

  • ประเภทและหมวดหมู่ของงาน: ClickUp ช่วยให้คุณกำหนดประเภทและหมวดหมู่ของงานได้ ประเภทของงานอธิบายลักษณะเฉพาะของงาน (เช่น 'ออกแบบ', 'วิศวกรรม', 'การตลาด')ในขณะที่หมวดหมู่ของงานจัดกลุ่มงานที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน (เช่น 'การสร้างทีม', 'การขาย') การจัดระเบียบงานในลักษณะนี้ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดและสร้างความชัดเจน
  • ระดับความสำคัญ: ClickUp มีระดับความสำคัญห้าขั้น(ตั้งแต่ต่ำไปจนถึงเร่งด่วน) สำหรับงานต่างๆ การกำหนดสีเพื่อแสดงความสำคัญของงานช่วยให้คุณและทีมของคุณสามารถระบุและดำเนินการกับงานที่ต้องการความสนใจทันทีได้อย่างรวดเร็ว
  • รายการตรวจสอบ: ใช้รายการตรวจสอบภายในงานเพื่อแยกงานที่ซับซ้อนออกเป็นขั้นตอนย่อย คุณสามารถกำหนดรายการตรวจสอบให้กับสมาชิกในทีมได้ เพื่อให้แน่ใจว่ามีความรับผิดชอบที่ชัดเจนและป้องกันการมอบหมายงานมากเกินไป
  • เวลาทำงาน:ฟีเจอร์การติดตามเวลาของ ClickUpช่วยให้พนักงานสามารถเพิ่มบันทึกเวลาสำหรับแต่ละงานพร้อมบันทึกกิจกรรมที่เกี่ยวข้องได้ ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับฟรีแลนซ์หรือพนักงานพาร์ทไทม์ที่ได้รับค่าจ้างเป็นรายชั่วโมง ช่วยให้สามารถวัดชั่วโมงการทำงานที่สามารถเรียกเก็บเงินได้และประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างแม่นยำ
  • ความสามารถในการผสานรวม:ClickUp Integrationsช่วยให้การสื่อสารและการแบ่งปันข้อมูลระหว่างแพลตฟอร์มเป็นไปอย่างราบรื่น การผสานรวมนี้ช่วยลดปัญหาการขาดการผสานรวม

การเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานและปรับปรุงขวัญกำลังใจโดยรวมของทีมผ่านการมอบหมายงานอย่างมีกลยุทธ์

นี่คือวิธีที่คุณสามารถใส่ใจในการปรับปรุงการมีส่วนร่วมของพนักงานขณะมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม:

  • จัดสรรงานให้สอดคล้องกับเป้าหมายการเติบโตส่วนบุคคล: พูดคุยกับสมาชิกในทีมเกี่ยวกับความทะเยอทะยานในอาชีพของพวกเขา และมอบหมายงานที่สอดคล้องกับเป้าหมายการพัฒนาของพวกเขา
  • หมุนเวียนโครงการที่ท้าทาย: ทำได้โดยกระจายงานไปยังทีมต่างๆ ค้นหาความสนใจเฉพาะที่กระตุ้นให้สมาชิกแต่ละคนตื่นเต้น และดูว่าเป้าหมายของพวกเขาเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไป วิธีนี้สามารถป้องกันการผูกขาดงานที่น่าตื่นเต้นและให้โอกาสทุกคนได้แสดงศักยภาพ
  • ดำเนินการแบ่งปันงานแบบเพื่อนช่วยเพื่อน:ยกระดับการทำงานร่วมกันในทีมให้ดียิ่งขึ้นโดยส่งเสริมให้สมาชิกในทีมมอบหมายงานย่อยให้กันและกัน จับคู่สมาชิกที่มีประสบการณ์กับผู้ที่ต้องการพัฒนาทักษะใหม่ ๆ วิธีนี้จะช่วยสร้างความไว้วางใจ ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน และพัฒนาทักษะความเป็นผู้นำในทุกระดับ
  • สร้างโอกาสข้ามสายงาน:พยายามร่วมมือกับแผนกต่างๆอย่างตั้งใจเพื่อขยายมุมมอง สร้างความเข้าใจ และสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เหนียวแน่นยิ่งขึ้น
  • เปิดโอกาสให้ปรับแต่งงาน: ให้สมาชิกในทีมสามารถจัดระเบียบงานได้อย่างยืดหยุ่นเพื่อให้เหมาะสมกับสไตล์การทำงานหรือความสนใจของแต่ละคนในขอบเขตที่เหมาะสม การมีอิสระในการทำงานเช่นนี้สามารถเพิ่มการมีส่วนร่วมได้อย่างมาก
  • การระบุผู้รับผิดชอบงานอย่างโปร่งใส: ให้แน่ใจว่าการมีส่วนร่วมของแต่ละบุคคลได้รับการเน้นย้ำเมื่อนำเสนอโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ การยอมรับนี้ช่วยเสริมสร้างขวัญกำลังใจและกระตุ้นให้เกิดการมีส่วนร่วมในอนาคต

มอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพด้วย ClickUp

การมอบหมายงานมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในการบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพและการทำงานร่วมกันเป็นทีม คุณสร้างความชัดเจนและความรับผิดชอบโดยการมอบหมายงาน เพื่อให้มั่นใจว่าสมาชิกแต่ละคนในทีมทราบถึงหน้าที่ความรับผิดชอบของตนเอง

การจัดสรรงานอย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้กระบวนการทำงานราบรื่น, ปรับสมดุลปริมาณงานได้อย่างเหมาะสม, และช่วยให้สามารถติดตามความคืบหน้าได้. นอกจากนี้ ยังส่งเสริมการร่วมมือ, ทำให้สมาชิกในทีมสามารถแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกและบรรลุผลลัพธ์ที่ดีขึ้นได้.

ClickUp มอบเครื่องมือและคุณสมบัติที่จำเป็นเพื่อช่วยให้กระบวนการนี้เป็นไปอย่างราบรื่น ด้วยคุณสมบัติเช่น ผู้รับผิดชอบหลายคน, ช่องข้อมูลที่กำหนดเอง, ระบบอัตโนมัติ, และองค์ประกอบการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ เช่น เครื่องมือแชทและเครื่องมือแสดงความคิดเห็น คุณสามารถมอบหมายงานและทำให้การทำงานร่วมกันภายในทีมของคุณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

ลงทะเบียนใช้ ClickUpวันนี้!