ลองคิดดูสิ—คุณเหลือเวลาอีกเพียงสองสัปดาห์ก่อนการเปิดตัวครั้งใหญ่ และความกดดันก็ถาโถมเข้ามา เหมือนกับการโยนลูกบอลในโชว์ละครสัตว์ คุณต้องหาทางจัดการว่าใครจะทำอะไร โดยเฉพาะเมื่อทีมงานของคุณกระจายอยู่คนละแผนก และคำขอทำงานก็หลั่งไหลเข้ามาจากทุกทิศทาง
สิ่งต่อไปที่คุณรู้ตัวอีกทีคือมีคนสามคนกำลังทำงานเดียวกันอยู่ และเวลาอันมีค่ากำลังหลุดลอยไปจากมือคุณ
นั่นคือเหตุผลที่การมีระบบการมอบหมายงานที่มีโครงสร้างไม่ใช่แค่สิ่งที่ดีที่จะมี — มันคือผู้ช่วยชีวิต มันคือแผนที่นำทางของคุณในการประหยัดเวลา, ปรับปรุงการสื่อสาร, และเพิ่มประสิทธิภาพของทีมคุณ
ดังนั้น มาสำรวจกันว่าคุณสามารถเปลี่ยนการมอบหมายงานให้กลายเป็นส่วนผสมแห่งความสำเร็จได้อย่างไร
การทำความเข้าใจการมอบหมายงาน
การมอบหมายงานให้สมาชิกในทีม หรือที่เรียกว่าการมอบหมายงาน หมายถึง การกระจายภาระงานสำหรับโครงการหรือเป้าหมายไปยังสมาชิกในทีมตามความเชี่ยวชาญ ความพร้อม ความไว้วางใจ และบทบาทของพวกเขา เพื่อให้มั่นใจว่างานจะเสร็จสิ้นอย่างมีประสิทธิภาพและตรงเวลา
การมอบหมายงานไม่ใช่แค่การติ๊กช่องให้ครบเท่านั้น แต่เป็นการจัดระเบียบงานของคุณให้สอดคล้องกับเป้าหมายในภาพรวม
การแยกแยะระหว่างงานหลักและงานย่อย
งานเป็นรายการงานที่แยกจากกัน และงานย่อยเป็นองค์ประกอบย่อยที่มีความละเอียดมากขึ้นแต่มีความสำคัญต่อการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ของงานที่ใหญ่กว่า
มาทำความเข้าใจเรื่องนี้อย่างละเอียดด้วยตัวอย่างกัน
สำหรับแผนกการตลาด เป้าหมายหลักสำหรับไตรมาสอาจเป็นการ 'เปิดตัวแคมเปญโซเชียลมีเดียใหม่'
ขณะนี้ งานหลักนี้จำเป็นต้องถูกแบ่งออกเป็นงานย่อย ตารางต่อไปนี้แสดงรายการงานย่อย:
| งาน | งานย่อย | คำอธิบาย | สมาชิกทีมที่ได้รับมอบหมาย |
| เปิดตัวแคมเปญโซเชียลมีเดียใหม่ | สร้างกลยุทธ์แคมเปญ | พัฒนา กลยุทธ์ เป้าหมาย และกลุ่มเป้าหมาย | ผู้จัดการฝ่ายการตลาด |
| ออกแบบเนื้อหาภาพ | สร้างกราฟิกและภาพประกอบ | นักออกแบบกราฟิก | |
| เขียนข้อความโฆษณา | เขียนโพสต์ โฆษณา และเนื้อหาส่งเสริมการขายที่น่าสนใจ | นักเขียนเนื้อหา | |
| กำหนดเวลาโพสต์ | กำหนดเวลาโพสต์บนแพลตฟอร์มต่างๆ | ผู้ประสานงานสื่อสังคมออนไลน์ | |
| ติดตามการมีส่วนร่วม | ติดตามและวิเคราะห์ประสิทธิภาพของแคมเปญ | นักวิเคราะห์สื่อสังคมออนไลน์ | |
| ปรับกลยุทธ์ | ทำการปรับเปลี่ยนตามข้อมูลการมีส่วนร่วม | ผู้จัดการฝ่ายการตลาด |
โดยการแบ่งงานออกเป็นงานย่อย สมาชิกในทีมสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและมั่นใจได้ว่าทุกแง่มุมของเป้าหมายหลักได้รับการครอบคลุมแล้ว
ในขณะที่เข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างทั้งสอง สิ่งสำคัญคือการรู้ว่า งานและงานย่อยมีความแตกต่างกันในระดับต่างๆ เช่น ลำดับชั้น ขอบเขต การติดตาม ความซับซ้อนของเจ้าของงาน และความสัมพันธ์ที่พึ่งพาอาศัยกัน
อ่านเพิ่มเติม: วิธีติดตามงานในที่ทำงาน
ความสัมพันธ์ระหว่างการมอบหมายงานกับผลผลิตของทีม
การได้รับเป้าหมายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของทีมคุณให้สูงขึ้น 50% จะเป็นอย่างไร? ฟังดูเหมือนคำแนะนำที่น่าหงุดหงิดใช่ไหม? โดยเฉพาะเมื่อคำแนะนำนั้นชัดเจนเหมือนน้ำขุ่น และสมจริงเหมือนการคาดหวังให้แมวของคุณทำภาษีให้คุณ
แต่ประเด็นคือ—เมื่อคุณมอบหมายงานได้ดี งานเหล่านั้นจะกลายเป็นสูตรโกงที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมโดยอัตโนมัติ
มาแยกแยะกัน:
- การกระจายงาน: ไม่ใช่เรื่องของการเลือกที่รักมักที่ชัง แต่เป็นการกระจายงานตามทักษะ ไม่ใช่แค่ความน่าเชื่อถือ แน่นอนว่า Karen ส่งงานตรงเวลาเสมอ แต่ถ้าเธอจมอยู่กับงานในขณะที่คนอื่นนั่งเฉยๆ คุณกำลังสร้างปัญหาความเหนื่อยล้าสะสม
- บทบาทที่ชัดเจน: เมื่อทุกคนรู้ว่าหน้าที่ของตนคืออะไร งานก็เสร็จไปครึ่งหนึ่งแล้ว ความสับสน? หายวับไป ความรับผิดชอบ? เพิ่มขึ้นอย่างมหาศาล
- ความรู้สึกเป็นเจ้าของ: เมื่อคุณมอบหมายงานที่ชัดเจนซึ่งแต่ละสมาชิกในทีมสามารถรับผิดชอบได้ คุณจะเห็นว่าพวกเขาดูแลงานนั้นราวกับเป็นเจ้าของเอง ความสับสนลดลงและแรงจูงใจเพิ่มขึ้น
- ความยืดหยุ่น: การมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพควรคำนึงถึงสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงและสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสม สิ่งนี้จะช่วยให้ทีมของคุณยังคงทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลแม้เมื่อต้องเผชิญกับปัญหาที่ไม่คาดคิด
- ความร่วมมือ: การมอบหมายงานที่ดีเปรียบเสมือนการเป็นเจ้าภาพจัดงานเลี้ยงที่ยอดเยี่ยม—มันทำให้ผู้คนพูดคุยกัน ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถสังเกตเห็นทีมของคุณกำลังสนทนา แบ่งปันความรู้ และแก้ไขปัญหาไปด้วยกันได้อย่างชัดเจน
การเปรียบเทียบการจัดสรรงานและการมอบหมายงาน
การจัดสรรงานและการมอบหมายงานมักถูกใช้แทนกันบ่อยครั้ง ทั้งสองอาจฟังดูคล้ายกันราวกับเป็นฝาแฝด แต่แท้จริงแล้วเปรียบเสมือนญาติห่างๆ ที่มีบุคลิกแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง
การจัดสรรงาน
การจัดสรรงาน หมายถึงการมองภาพรวมและจัดวางชิ้นส่วนให้เหมาะสม โดยการจับคู่ทักษะกับงานที่เหมาะสม, การปรับสมดุลปริมาณงานระหว่างทีม, และการจัดงานให้สอดคล้องกับเป้าหมายของโครงการ
ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีงานหลายอย่างที่ต้องทำเพื่อจัดงานบริษัทให้ประสบความสำเร็จ เช่น การตัดสินใจเลือกสถานที่จัดงาน การจัดเตรียมอาหาร และการส่งคำเชิญแขก
งานเหล่านี้ถูกจัดสรรให้กับบุคคลต่าง ๆ ตามบทบาทและความเชี่ยวชาญของพวกเขา ผู้ประสานงานด้านโลจิสติกส์อาจรับผิดชอบการจองสถานที่ ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการอาจดูแลการจัดเลี้ยง และทีมการตลาดอาจรับผิดชอบการเชิญแขก
การมอบหมายงาน
การมอบหมายงานหมายถึง การเสริมสร้างศักยภาพของสมาชิกในทีม พัฒนาทักษะและความมั่นใจของพวกเขา และปลดปล่อยเวลาของคุณสำหรับเป้าหมายที่ใหญ่กว่า แทนที่จะเพียงแค่ทำตามรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณให้เสร็จ
ตัวอย่างเช่น หากคุณมอบหมายการจองสถานที่ให้กับผู้ประสานงานด้านโลจิสติกส์ คุณไว้วางใจให้พวกเขาจองสถานที่และจัดการการเจรจาต่อรองและสัญญาต่างๆ กับผู้ขาย วิธีการนี้ส่งเสริมความรู้สึกเป็นเจ้าของในหมู่สมาชิกทีม เพราะพวกเขามีส่วนร่วมในผลลัพธ์ ไม่ใช่แค่เพียงงานที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น
ผู้จัดการโครงการที่ดีที่สุดรู้วิธีทำทั้งสองอย่างได้อย่างมีประสิทธิภาพ พวกเขาสลับระหว่างการมอบหมายงานและการมอบหมายหน้าที่โดยมีเป้าหมายเดียวกันในใจ: สร้างทีมที่มีประสิทธิภาพสูงที่สามารถบรรลุเป้าหมายได้อย่างยอดเยี่ยม
อ่านเพิ่มเติม: วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานของคุณ
กลยุทธ์และเคล็ดลับที่มีประสิทธิภาพในการมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม
การมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญเมื่อต้องบริหารจัดการโครงการหลายโครงการที่มีกำหนดเวลาที่กระชั้นชิดและทีมงานที่กระจายอยู่ในสถานที่ต่างๆ
แม้ว่ากระบวนการนี้อาจดูน่ากลัว แต่ClickUp ซึ่งเป็นเครื่องมือจัดการโครงการและงาน สามารถช่วยนำความเป็นระเบียบมาสู่ความวุ่นวายได้ มันช่วยให้คุณวางแผน จัดระเบียบ และทำงานร่วมกันในโครงการใดก็ได้
ตัวอย่างเช่นClickUp Tasks ให้ภาพรวมที่ชัดเจนของงาน การมอบหมาย และความคืบหน้า ช่วยให้ทั้งทีมของคุณทำงานไปในทิศทางเดียวกันและโครงการดำเนินไปตามแผน

นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้ได้:
- เมื่อ สร้างงาน คุณสามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกทีมเฉพาะได้โดยตรง คลิกไอคอนบวกที่มุมขวาบนของกล่องของบุคคลนั้น งานจะถูกมอบหมายให้พวกเขาโดยอัตโนมัติ
- กระจายงานอย่างเท่าเทียม ในหมู่สมาชิกทีมตามทักษะและความเชี่ยวชาญของพวกเขา คุณสามารถพิจารณาถึงกำหนดเวลา, ความสำคัญ, และความสามารถของแต่ละบุคคลเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
อะไรเพิ่มเติมอีก?ClickUp Brainให้คำแนะนำสำหรับการมอบหมายงานให้พนักงานอย่างมีกลยุทธ์
ตัวอย่าง:
- คำแนะนำ 1: สร้างแผนการมอบหมายงานสำหรับโครงการใหม่ โดยพิจารณาจุดแข็งและความพร้อมของแต่ละสมาชิกในทีม รวมถึงกำหนดระยะเวลาและลำดับความสำคัญของงานแต่ละส่วน
- คำแนะนำที่ 2: วางแผนกลยุทธ์การกระจายงานที่สมดุลตามทักษะและความเชี่ยวชาญ
- คำแนะนำที่ 3: สร้างแผนงานการจัดสรรงานสำหรับโครงการที่ซับซ้อน โดยระบุความรับผิดชอบของสมาชิกแต่ละคนในทีม
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างแดชบอร์ดงานเพื่อจัดการงาน*
การกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนสำหรับงาน
การตั้งเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนคือจุดศูนย์กลางสำหรับองค์กร มันช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องโดยไม่ทำให้พวกเขาเสียสมาธิ และทำให้พวกเขารู้อยู่เสมอว่าอะไรคือสิ่งที่สำคัญที่สุด
เพื่อให้ง่ายขึ้น คุณสามารถกำหนดการมอบหมายงานโดยใช้กรอบเป้าหมาย SMART (เฉพาะเจาะจง วัดผลได้ สามารถทำได้ มีความเกี่ยวข้อง และมีกรอบเวลา)
เทมเพลตเป้าหมาย SMART ของ ClickUpได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณสร้างและติดตามเป้าหมายสำหรับตัวคุณเองและทีมของคุณ
ด้วยเทมเพลตนี้ คุณสามารถ:
- สร้างสถานะที่กำหนดเอง เช่น 'กำลังไปได้สวย' หรือ 'ออกนอกเส้นทาง' ที่สื่อถึงภาษาของทีมคุณ
- เพิ่มได้สูงสุดถึง 12 ช่องข้อมูลที่กำหนดเอง เพื่อให้เป้าหมายของคุณวัดผลได้อย่างชัดเจน เปรียบเสมือนการให้คะแนนเป้าหมายของคุณ!
- ดู ความก้าวหน้าของเป้าหมาย ของคุณได้อย่างรวดเร็ว
- เปลี่ยนเป้าหมายใหญ่และน่ากลัวให้กลายเป็น งานย่อยที่จัดการได้ ทันทีที่ 'เพิ่มรายได้ 50%' กลายเป็นชุดของขั้นตอนที่สามารถทำได้
- ใช้ มุมมองบอร์ด เพื่อดูว่าเป้าหมายของคุณสามารถทำได้หรือไม่ มันเหมือนกับมุมมองจากนกที่มองเห็นภาพรวมของโครงการของคุณ
- กำหนดเป้าหมาย เพื่อให้ทุกคนทำงานไปในทิศทางเดียวกัน และใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อเร่งความเร็วในการทำงาน เปรียบเสมือนมีผู้ช่วยส่วนตัวคอยดูแลเป้าหมายของคุณ
การจัดลำดับความสำคัญของงานตามความสำคัญและความเร่งด่วน
ไม่ทุกภารกิจถูกสร้างขึ้นมาเท่าเทียมกัน. คุณอาจต้องทำงานบนภารกิจเพราะ มันกลายเป็นความสำคัญอย่างกะทันหันสำหรับซีอีโอ (ความสำคัญ) หรือเพราะมีกำหนดเส้นตายใกล้เข้ามา (ความเร่งด่วน).
เทมเพลตการจัดการงานของ ClickUpช่วยให้คุณมองเห็นและจัดระเบียบงานได้อย่างง่ายดายตามลำดับความสำคัญ สถานะ และแผนก
เทมเพลตนี้จัดระเบียบสิ่งที่ต้องทำของคุณด้วยรายการสามประเภท: สิ่งที่ต้องดำเนินการ, ไอเดีย, และงานที่ค้างซึ่งถูกทำเครื่องหมายตามลำดับความสำคัญ ซึ่งหมายความว่าคุณจะได้รับภาพรวมที่ชัดเจนของงานหลักที่ต้องให้ความสำคัญในแต่ละหมวดหมู่โดยไม่ต้องเสียเวลาไปมากเกินไป
เทมเพลตการมอบหมายงานของ ClickUp มีเครื่องมือในตัวทั้งหมดที่ช่วยทีมได้:
- จัดหมวดหมู่ภารกิจ ตามสถานะ, ความสำคัญ, หรือแผนก
- มองเห็นความคืบหน้าของงาน ด้วยอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย
- ติดตามการทำงานของระบบ ตามความสามารถของทีม
- เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ เพื่อความมีประสิทธิผล
- ทำงานร่วมกันอย่างไร้รอยต่อ กับทีมเพื่อกำหนดเวลา มอบหมาย และทำงานให้เสร็จสมบูรณ์
อ่านเพิ่มเติม: สิ่งที่ควรมองหาในตัวจัดระเบียบงานสำหรับทีมที่มีประสิทธิภาพ
มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมที่มีทักษะและประสบการณ์ที่จำเป็น
สิ่งสำคัญคือการมอบหมายงานที่ สอดคล้องกับจุดแข็งและทักษะของแต่ละสมาชิกในทีมเมื่อมอบหมายงาน ควรพิจารณาไม่เพียงแต่ความเชี่ยวชาญของพวกเขาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความเต็มใจและความสามารถในการปฏิบัติงานนั้นด้วย
พิจารณาโครงการหรืองานที่ผ่านมาที่สมาชิกในทีมประสบความสำเร็จ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจความสามารถของพวกเขาและวิธีที่พวกเขาสามารถมีส่วนร่วมในงานใหม่ได้
เคล็ดลับมืออาชีพ💡: แม้ว่าการจับคู่หน้าที่กับทักษะจะเป็นสิ่งสำคัญ แต่ควรพิจารณาการมอบหมายงานที่สามารถช่วยให้สมาชิกในทีมเติบโตได้เช่นกัน วิธีนี้จะช่วยเพิ่มพูนทักษะของพวกเขาและเตรียมพร้อมสำหรับความรับผิดชอบในอนาคต
ส่งเสริมการมีส่วนร่วมของทีมและสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของ
การบริหารโครงการจะได้ผลดีที่สุดเมื่อสมาชิกในทีมไม่ทำงานแบบแยกส่วน ทุกคนควรเข้าใจหน้าที่และความรับผิดชอบของกันและกัน สิ่งสำคัญคือการร่วมมือกันเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกันที่ใหญ่กว่างานของแต่ละบุคคล
มอบหมายงานให้ทีมของคุณที่พวกเขาตื่นเต้นและมั่นใจในความสามารถของตนเอง สิ่งนี้จะช่วยให้พวกเขารู้สึกเป็นเจ้าของและรับผิดชอบต่องานที่ได้รับ เป็นผู้นำที่ส่งเสริมการทำงานร่วมกันโดยกระตุ้นให้พวกเขาลุกขึ้นมาและจัดหาเครื่องมือที่จำเป็น เช่น การฝึกอบรมและทรัพยากร สิ่งนี้จะช่วยเสริมสร้างขวัญกำลังใจของทีมและทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การสื่อสารอย่างต่อเนื่องในระหว่างกระบวนการมอบหมายงาน
จำเป็นต้องรักษาการสื่อสารที่สม่ำเสมอในระหว่างกระบวนการมอบหมายงาน อธิบายรายละเอียดของงาน ความคาดหวัง และกำหนดเวลา; ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมถามคำถามและขอคำชี้แจง
การใช้การทำงานร่วมกันแบบ async ให้เป็นประโยชน์คือแนวทางที่ควรทำ การผสานเครื่องมือสื่อสารของทีมเข้ากับระบบการจัดการงานของคุณเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด
เพื่อให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพและง่ายต่อการมอบหมายงาน ให้ใช้ClickUp Assign Comments

คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณสามารถมอบหมายความคิดเห็นให้กับสมาชิกในทีมได้ทันที และยังสามารถมอบหมายใหม่หรือแก้ไขความคิดเห็นเหล่านั้นได้โดยตรงภายในกระบวนการทำงานของงานใด ๆ ซึ่งช่วยให้การสื่อสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นถูกจัดระเบียบไว้ในที่เดียว ป้องกันไม่ให้รายละเอียดสำคัญหลุดรอดไป
การดำเนินการติดตามผลเพื่อให้มั่นใจว่างานเสร็จสมบูรณ์
งานส่วนใหญ่ไม่ใช่ทำครั้งเดียวแล้วเสร็จ การติดตามผลอย่างรวดเร็วสามารถทำหน้าที่เป็นจุดตรวจสอบความคืบหน้าของงานอย่างสม่ำเสมอ การติดตามผลอื่นๆ อาจจำเป็นเพื่อยืนยันว่ามีการจัดการสิ่งที่ต้องพึ่งพาอยู่ เพื่อให้มั่นใจว่างานจะเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลา
การแจ้งเตือนของ ClickUpทำให้การติดตามงานเป็นเรื่องง่าย เพียงกำหนดสิ่งที่ต้องติดตามโดยการตั้งค่าการแจ้งเตือนเป็นรายการงานย่อยคุณสามารถมอบหมายการแจ้งเตือนหรือสร้างขึ้นเองก็ได้

การแจ้งเตือนช่วยให้คุณกำหนดเวลาและวันที่ที่คุณต้องการให้มีการแจ้งเตือนได้ รวมถึงสามารถเพิ่มไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น และปรับแต่งวิธีการและเวลาที่คุณต้องการได้รับการแจ้งเตือนได้ เช่น:
- วันที่ครบกำหนด
- 10 นาทีก่อน
- 1 ชั่วโมงก่อน
- กำหนดเอง…
- อย่าแจ้ง
คุณสามารถเลือกมอบหมาย ลบ หรือทำเครื่องหมายเตือนว่าเสร็จสิ้นเมื่อดำเนินการตามงานติดตามผลเสร็จเรียบร้อยแล้ว
วิธีการมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม
หัวใจของการจัดการงานที่มีประสิทธิภาพคือกรอบการทำงานที่มั่นคงซึ่งสามารถนำไปใช้ได้กับทีมต่าง ๆ, กระบวนการทำงาน, และโครงการต่าง ๆ. มาทำความเข้าใจว่าคุณสามารถใช้ ClickUp ได้อย่างไรเพื่อจัดการการมอบหมายงานระหว่างสมาชิกทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ.
เราตระหนักว่าเราขาดวิธีที่มีประสิทธิภาพในการติดตามงานและไม่มีมุมมองที่ชัดเจนว่าทีมผลิตภัณฑ์กำลังทำอะไรอยู่ ดังนั้นเราจึงเริ่มมองหาแพลตฟอร์มใหม่ แล้วเราก็พบ ClickUp แพลตฟอร์มนี้เป็นการผสมผสานที่สมบูรณ์แบบ – ไม่ซับซ้อนเกินไปและไม่พื้นฐานเกินไป มันให้ความยืดหยุ่นแก่เราในการสร้าง ย้าย และจัดระเบียบทีมและโครงการในแบบของพวกเขาเอง
เราตระหนักว่าเราขาดวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการติดตามงาน และไม่มีภาพรวมที่ชัดเจนว่าทีมผลิตภัณฑ์กำลังทำอะไรอยู่ ดังนั้นเราจึงเริ่มมองหาแพลตฟอร์มใหม่ แล้วเราก็พบ ClickUp แพลตฟอร์มนี้เป็นการผสมผสานที่สมบูรณ์แบบ – ไม่ซับซ้อนเกินไปและไม่พื้นฐานเกินไป มันให้ความยืดหยุ่นแก่เราในการสร้าง ย้าย และจัดระเบียบทีมและโครงการในแบบของพวกเขาเอง
วิธีใช้ ClickUp เพื่อมอบหมายงาน – ขั้นตอนต่อขั้นตอน
การจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพเกี่ยวข้องกับการวางแผนอย่างละเอียดและการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น—สิ่งที่ยากจะบรรลุได้ด้วยสเปรดชีตหรือกระดาษโน้ตติดผนัง
ClickUp ผู้รับมอบหมายหลายคนช่วยให้คุณสามารถมอบหมายงานให้กับหลายคนได้ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันและการจัดการงาน

นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้คุณสมบัตินี้ได้:
- เปิดใช้งานผู้รับมอบหมายหลายคน:
- ผู้ดูแลระบบหรือเจ้าของพื้นที่ทำงานสามารถเปิดใช้งานหรือปิดใช้งาน ClickApp ผู้รับมอบหมายหลายคนได้ใน ClickUp
- ไปที่มุมขวาบน คลิกเมนู Quick Action เลือก ClickApps แล้วค้นหา 'ผู้รับมอบหมายหลายคน' เปิดหรือปิดการใช้งาน
- คุณสามารถเลือกพื้นที่ที่จะเปิดใช้คุณสมบัตินี้ได้
- มอบหมายให้หลายคน:
- ในมุมมองงาน ให้คลิกผู้รับมอบหมายปัจจุบัน
- เลือกผู้รับมอบหมายเพิ่มเติมจากเมนูแบบเลื่อนลง
- หากต้องการลบผู้รับมอบหมาย ให้เลื่อนเมาส์ไปเหนือรูปโปรไฟล์ของพวกเขาแล้วคลิกไอคอน 'x'
- จัดเรียงและกรอง:
- เมื่อเปิดใช้งานผู้รับมอบหมายหลายคน:
- จัดเรียงงานตามผู้รับผิดชอบหลายคนในมุมมองรายการและกระดาน
- กรองงานตามผู้รับมอบหมายหลายคนในมุมมองงาน
เครื่องมือและคุณสมบัติของ ClickUp สำหรับการมอบหมายงาน
ไม่ว่าคุณจะกำลังจัดการหลายโปรเจกต์หรือต้องการให้ทีมของคุณทำงานเป็นระบบ ตัวจัดตารางงานที่ครอบคลุมของ ClickUp มีทุกสิ่งที่คุณต้องการ

ClickUp Viewsมีมุมมองที่สามารถปรับแต่งได้มากกว่า 15 แบบ เพื่อช่วยให้คุณมองเห็นงานและโครงการต่าง ๆ ได้อย่างชัดเจน ช่วยให้คุณติดตามงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือมุมมองหลักที่คุณสามารถใช้ได้:
- มุมมองรายการ: รับภาพรวมที่ชัดเจนของงานทั้งหมดของคุณด้วยการจัดระเบียบด้วยตัวเลือกการจัดเรียง การกรอง และการจัดกลุ่มที่ยืดหยุ่น
- กระดานคัมบัง: แสดงภาพความคืบหน้าของงานและโครงการตามสถานะ ผู้รับผิดชอบ ลำดับความสำคัญ และอื่นๆ เพื่อระบุจุดติดขัดและรักษาความก้าวหน้าของโครงการ
- มุมมองปฏิทิน: ลากและวางงานได้อย่างง่ายดายเพื่อกำหนดเวลาและเริ่มการประชุม ช่วยให้คุณสามารถจัดการงานและทีมของคุณบนปฏิทินที่ยืดหยุ่นได้
ใช้ฟิลด์กำหนดเองและสถานะกำหนดเองของ ClickUpเพื่อเพิ่มรายละเอียดและการปรับแต่งให้กับแต่ละงาน

เพิ่มแท็กเช่น 'กำลังดำเนินการ' หรือสถานะรายการตรวจสอบง่ายๆ เช่น 'ยังไม่ได้ทำ' ติดตามความคืบหน้าและกำหนดระดับความสำคัญ—ระบุงานที่มีความสำคัญโดยง่ายด้วยการกำหนดระดับความสำคัญจากต่ำไปสูงถึงเร่งด่วน ซึ่งแต่ละระดับจะมีรหัสสีที่แตกต่างกัน
เคล็ดลับมืออาชีพ💡:ใช้ฟีเจอร์เหล่านี้ร่วมกับแดชบอร์ด ClickUpที่ปรับแต่งได้ เพื่อช่วยจัดลำดับความสำคัญของงาน ติดตามความคืบหน้า และปรับปรุงประสิทธิภาพของโครงการ
คุณสมบัติพิเศษของ ClickUp ที่ช่วยให้การมอบหมายงานง่ายขึ้น
นี่คือคุณสมบัติเพิ่มเติมที่ ClickUp มีให้ซึ่งสามารถช่วยในการมอบหมายงานได้:
1. กระดานไวท์บอร์ดแบบร่วมมือ
ไวท์บอร์ดของ ClickUpช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณสามารถ ระดมความคิดและสร้างสรรค์กระบวนการทำงานหรือแผนงานได้อย่างง่ายดาย เพียงลากและวางวัตถุต่างๆ

ส่วนที่ดีที่สุดคือทีมของคุณสามารถ ประสานงานในแบบเรียลไทม์ได้ ทุกคนสามารถเห็นกิจกรรมและทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดเป็นทีม พวกเขาสามารถเพิ่มความชัดเจนได้โดยการเพิ่มบันทึก เชื่อมโยงไปยังงาน ไฟล์ เอกสาร และอื่นๆ อีกมากมาย
2. การทำงานอัตโนมัติ
ClickUp Automationสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้อย่างมากโดยการอัตโนมัติงานที่ทำซ้ำและทำให้กระบวนการทำงานราบรื่นขึ้น

ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยในเรื่องต่อไปนี้:
- การทำงานอัตโนมัติตามสถานะ: กำหนดค่า ClickUp ให้ดำเนินการเฉพาะเมื่อสถานะมีการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น ระบบอัตโนมัติสามารถมอบหมายงานให้กับหัวหน้าทีมโดยอัตโนมัติและส่งอีเมลแจ้งเตือนเมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น 'เสร็จสิ้น'
- ผู้รับมอบหมายแบบไดนามิก: รักษาการทำงานอัตโนมัติของคุณให้มีความยืดหยุ่นโดยการมอบหมายงานให้กับผู้สร้างงาน ผู้ติดตาม หรือผู้ใช้ที่กระตุ้นการกระทำเฉพาะ
- อัตโนมัติการมอบหมายงาน: โพสต์ความคิดเห็น, เปลี่ยนสถานะ, ย้ายรายการงาน, และเกือบทุกอย่างอื่น ๆ
3. กล่องจดหมายอีเมล
เราทุกคนรู้ดีว่ากล่องจดหมายของเราสามารถรกได้มากเพียงใด ในเวลาใดก็ตาม คุณอาจเห็นอีเมล 12,860 ฉบับกระพริบอยู่เมื่อคุณเปิดดู แท็บหลัก, สังคม, และการอัปเดตไม่ได้ช่วยอะไรเลย แล้วคุณต้องค้นหาผ่านภูเขาของอีเมลที่ไม่ต้องการเพื่อค้นหาการอัปเดตเกี่ยวกับงานของคุณหรือไม่ คำตอบคือ ไม่!
กล่องจดหมายของ ClickUpช่วยให้งานของคุณง่ายขึ้นและช่วยให้คุณเข้าถึงงานที่สำคัญที่สุดโดยไม่ต้องยุ่งยาก นอกจากนี้ยังมี:
- ศูนย์กลางรวม: การสื่อสารในการทำงานทั้งหมดของคุณอยู่ในที่เดียว ทำให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น
- เน้นการแจ้งเตือนที่สำคัญ: กล่องจดหมายเข้าแยกต่างหากที่กรองสิ่งรบกวนและเน้นการแจ้งเตือนที่สำคัญที่สุดของคุณ ช่วยให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุด
- กระบวนการทำงานตามบริบท: คุณสามารถดูงานและการแจ้งเตือนได้พร้อมกัน ทำให้คุณมีบริบทที่จำเป็นในการจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. การสนทนาที่ครอบคลุม
การสื่อสารที่ราบรื่นเป็นกระดูกสันหลังของความสำเร็จในทุกโครงการ แต่หากขาดบริบท ความคิดเห็นเช่น 'อัปเดตคืออะไร?' มักจะทำให้คุณสับสนClickUp's Chat รวมการสื่อสารไว้ภายใต้หลังคาเดียว ช่วยให้คุณแชร์อัปเดต เชื่อมโยงทรัพยากร และทำงานร่วมกันได้

คุณยังสามารถ:
- มอบหมายงาน: ใช้@mentionsเพื่อดึงใครก็ตามเข้ามาในการสนทนาและมอบหมายความคิดเห็นเพื่อให้มั่นใจว่างานดำเนินไปโดยไม่มีการรบกวน
- รวมลิงก์และฝังเนื้อหา: จัดกลุ่มไฟล์แนบต่างๆ อย่างสะดวกภายในงานโดยฝังเว็บเพจ, สเปรดชีต, วิดีโอ และลิงก์ เพื่อให้เข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว
- จัดรูปแบบได้อย่างง่ายดาย: จัดรูปแบบความคิดเห็นของคุณได้อย่างง่ายดายเป็นรายการแบบมีหัวข้อย่อยและแบนเนอร์; คุณสามารถใช้คำสั่ง /Slashเพื่อประหยัดเวลาในการจัดรูปแบบ
การมอบหมายงานให้กับบุคคลภายนอก ClickUp และประโยชน์ที่ได้รับ
คุณสามารถมอบหมายงานให้กับบุคคลภายนอกองค์กรซึ่งทำหน้าที่เป็นผู้ร่วมงานภายนอกสำหรับโครงการระยะสั้นได้ นี่คือวิธีการทำงาน:
- อีเมลหรือการส่งข้อความ:
- สื่อสารรายละเอียดงานผ่านทางอีเมลหรือแพลตฟอร์มการส่งข้อความ
- ระบุหน้าที่ความรับผิดชอบ กำหนดเวลา และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอย่างชัดเจน
- ใช้หัวข้ออีเมลที่อธิบายเนื้อหาเพื่อให้ผู้รับเข้าใจถึงความเร่งด่วน
- เอกสารที่แชร์:
- สร้างเอกสารที่ใช้ร่วมกัน (เช่น Google Docs, Microsoft Word) เพื่อกำหนดโครงร่างงาน
- รวมคำอธิบายงาน, วันที่ครบกำหนด, และผู้รับผิดชอบ
- แชร์ลิงก์เอกสารกับสมาชิกทีมภายนอก
- สรุปงาน:
- ให้สรุปงานหรืออัปเดตเป็นประจำ
- ใช้หัวข้อสั้น ๆ เพื่อเน้นความคืบหน้า, ความท้าทาย, และขั้นตอนต่อไป
- ให้แน่ใจว่าสมาชิกทีมภายนอกได้รับสรุปเหล่านี้อย่างทันท่วงที
- เครื่องมือการทำงานร่วมกัน:
- สำรวจเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ผู้ใช้ ClickUp และสมาชิกทีมภายนอกสามารถเข้าถึงได้
- แพลตฟอร์มเหล่านี้อนุญาตให้มีการมอบหมายงานและติดตามงานได้ แม้แต่สำหรับผู้ที่ไม่ใช่ผู้ใช้
ประโยชน์บางประการของการมอบหมายงานให้กับบุคคลภายนอก ClickUp:
- การกำหนดหน้าที่อย่างชัดเจนช่วยให้ ทุกคนทราบถึงหน้าที่ความรับผิดชอบของตน สมาชิกทีมภายนอกเข้าใจบทบาทของตน และสามารถมีส่วนร่วมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- การมอบหมายงาน ช่วยส่งเสริมการสื่อสารเกี่ยวกับความคืบหน้า การอัปเดต และความท้าทายต่างๆ ผู้ร่วมงานภายนอกจะได้รับข้อมูลอย่างทันท่วงทีผ่านทางอีเมล ข้อความ หรือเอกสารที่แชร์ร่วมกัน
- การจัดสรรงานอย่างเหมาะสม ป้องกันการซ้ำซ้อนของความพยายาม ทรัพยากร (เวลา, ทักษะ, เครื่องมือ) ถูกใช้อย่างมีประสิทธิภาพ
- สมาชิกทีมภายนอกสามารถเข้าร่วมได้โดยไม่ต้องเข้าถึง ClickUp เครื่องมือการทำงานร่วมกันช่วยเชื่อมช่องว่างระหว่างผู้ใช้ ClickUp และผู้ที่ไม่ใช่ผู้ใช้
การเอาชนะความท้าทายในการมอบหมายงาน
การมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมถือเป็นเรื่องสำคัญสำหรับหัวหน้าทีมและผู้จัดการโครงการ การรักษาแรงจูงใจและความมีส่วนร่วมของทีมในขณะที่มั่นใจว่างานที่มอบหมายสอดคล้องกับจุดแข็งของแต่ละคนเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาสมดุลของปริมาณงานและป้องกันการหมดไฟ
นี่คือปัญหาทั่วไปบางประการที่พบระหว่างการมอบหมายงาน:
- การสื่อสารผิดพลาด: การขาดบริบทเกี่ยวกับงานที่ได้รับมอบหมายอาจดูเหมือนกับการวิ่งผลัดที่ต้องส่งไม้ต่ออย่างราบรื่น
- การมอบหมายงานมากเกินไป: อาจทำให้สมาชิกในทีมต้องทำงานกระจายมากเกินไป ส่งผลให้ยากต่อการติดตามงานทั้งหมดให้ทัน
- การจัดการอย่างละเอียดเกินไป: นำไปสู่การเสียเวลาเนื่องจากต้องใช้เวลาจำนวนมากในการติดตามงานและจัดการความคืบหน้า
- การขาดการบูรณาการ: หมายความว่าไม่มีกระบวนการที่มีประสิทธิภาพเพื่อลดการสื่อสารซ้ำซ้อน
นี่คือวิธีที่ ClickUp สามารถช่วยคุณได้
- ประเภทและหมวดหมู่ของงาน: ClickUp ช่วยให้คุณกำหนดประเภทและหมวดหมู่ของงานได้ ประเภทของงานอธิบายลักษณะเฉพาะของงาน (เช่น 'ออกแบบ', 'วิศวกรรม', 'การตลาด')ในขณะที่หมวดหมู่ของงานจัดกลุ่มงานที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน (เช่น 'การสร้างทีม', 'การขาย') การจัดระเบียบงานในลักษณะนี้ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดและสร้างความชัดเจน
- ระดับความสำคัญ: ClickUp มีระดับความสำคัญห้าขั้น(ตั้งแต่ต่ำไปจนถึงเร่งด่วน) สำหรับงานต่างๆ การกำหนดสีเพื่อแสดงความสำคัญของงานช่วยให้คุณและทีมของคุณสามารถระบุและดำเนินการกับงานที่ต้องการความสนใจทันทีได้อย่างรวดเร็ว
- รายการตรวจสอบ: ใช้รายการตรวจสอบภายในงานเพื่อแยกงานที่ซับซ้อนออกเป็นขั้นตอนย่อย คุณสามารถกำหนดรายการตรวจสอบให้กับสมาชิกในทีมได้ เพื่อให้แน่ใจว่ามีความรับผิดชอบที่ชัดเจนและป้องกันการมอบหมายงานมากเกินไป
- เวลาทำงาน:ฟีเจอร์การติดตามเวลาของ ClickUpช่วยให้พนักงานสามารถเพิ่มบันทึกเวลาสำหรับแต่ละงานพร้อมบันทึกกิจกรรมที่เกี่ยวข้องได้ ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับฟรีแลนซ์หรือพนักงานพาร์ทไทม์ที่ได้รับค่าจ้างเป็นรายชั่วโมง ช่วยให้สามารถวัดชั่วโมงการทำงานที่สามารถเรียกเก็บเงินได้และประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างแม่นยำ
- ความสามารถในการผสานรวม:ClickUp Integrationsช่วยให้การสื่อสารและการแบ่งปันข้อมูลระหว่างแพลตฟอร์มเป็นไปอย่างราบรื่น การผสานรวมนี้ช่วยลดปัญหาการขาดการผสานรวม
อ่านเพิ่มเติม: 10 แม่แบบการจัดลำดับความสำคัญฟรีเพื่อจัดระเบียบงานของทีมคุณ
การเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานและปรับปรุงขวัญกำลังใจโดยรวมของทีมผ่านการมอบหมายงานอย่างมีกลยุทธ์
นี่คือวิธีที่คุณสามารถใส่ใจในการปรับปรุงการมีส่วนร่วมของพนักงานขณะมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม:
- จัดสรรงานให้สอดคล้องกับเป้าหมายการเติบโตส่วนบุคคล: พูดคุยกับสมาชิกในทีมเกี่ยวกับความทะเยอทะยานในอาชีพของพวกเขา และมอบหมายงานที่สอดคล้องกับเป้าหมายการพัฒนาของพวกเขา
- หมุนเวียนโครงการที่ท้าทาย: ทำได้โดยกระจายงานไปยังทีมต่างๆ ค้นหาความสนใจเฉพาะที่กระตุ้นให้สมาชิกแต่ละคนตื่นเต้น และดูว่าเป้าหมายของพวกเขาเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไป วิธีนี้สามารถป้องกันการผูกขาดงานที่น่าตื่นเต้นและให้โอกาสทุกคนได้แสดงศักยภาพ
- ดำเนินการแบ่งปันงานแบบเพื่อนช่วยเพื่อน:ยกระดับการทำงานร่วมกันในทีมให้ดียิ่งขึ้นโดยส่งเสริมให้สมาชิกในทีมมอบหมายงานย่อยให้กันและกัน จับคู่สมาชิกที่มีประสบการณ์กับผู้ที่ต้องการพัฒนาทักษะใหม่ ๆ วิธีนี้จะช่วยสร้างความไว้วางใจ ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน และพัฒนาทักษะความเป็นผู้นำในทุกระดับ
- สร้างโอกาสข้ามสายงาน:พยายามร่วมมือกับแผนกต่างๆอย่างตั้งใจเพื่อขยายมุมมอง สร้างความเข้าใจ และสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เหนียวแน่นยิ่งขึ้น
- เปิดโอกาสให้ปรับแต่งงาน: ให้สมาชิกในทีมสามารถจัดระเบียบงานได้อย่างยืดหยุ่นเพื่อให้เหมาะสมกับสไตล์การทำงานหรือความสนใจของแต่ละคนในขอบเขตที่เหมาะสม การมีอิสระในการทำงานเช่นนี้สามารถเพิ่มการมีส่วนร่วมได้อย่างมาก
- การระบุผู้รับผิดชอบงานอย่างโปร่งใส: ให้แน่ใจว่าการมีส่วนร่วมของแต่ละบุคคลได้รับการเน้นย้ำเมื่อนำเสนอโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ การยอมรับนี้ช่วยเสริมสร้างขวัญกำลังใจและกระตุ้นให้เกิดการมีส่วนร่วมในอนาคต
อ่านเพิ่มเติม: การจัดการโครงการกับการจัดการงาน – ต่างกันอย่างไร?
มอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพด้วย ClickUp
การมอบหมายงานมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในการบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพและการทำงานร่วมกันเป็นทีม คุณสร้างความชัดเจนและความรับผิดชอบโดยการมอบหมายงาน เพื่อให้มั่นใจว่าสมาชิกแต่ละคนในทีมทราบถึงหน้าที่ความรับผิดชอบของตนเอง
การจัดสรรงานอย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้กระบวนการทำงานราบรื่น, ปรับสมดุลปริมาณงานได้อย่างเหมาะสม, และช่วยให้สามารถติดตามความคืบหน้าได้. นอกจากนี้ ยังส่งเสริมการร่วมมือ, ทำให้สมาชิกในทีมสามารถแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกและบรรลุผลลัพธ์ที่ดีขึ้นได้.
ClickUp มอบเครื่องมือและคุณสมบัติที่จำเป็นเพื่อช่วยให้กระบวนการนี้เป็นไปอย่างราบรื่น ด้วยคุณสมบัติเช่น ผู้รับผิดชอบหลายคน, ช่องข้อมูลที่กำหนดเอง, ระบบอัตโนมัติ, และองค์ประกอบการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ เช่น เครื่องมือแชทและเครื่องมือแสดงความคิดเห็น คุณสามารถมอบหมายงานและทำให้การทำงานร่วมกันภายในทีมของคุณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ลงทะเบียนใช้ ClickUpวันนี้!



