Vill du lära dig mer om projektledning via e-post?
E-postbaserad projektledning hjälper projektledare och team att arbeta mer effektivt genom att de kan kommunicera och arbeta direkt i sina e-postinkorgar.
Att sortera igenom massor av e-postmeddelanden för din projektledning låter dock som något som skulle få dig att vilja riva ut håret. 🤯
Om det bara fanns ett verktyg som kunde befria dig från eländet...
Är det en fågel? Är det ett flygplan? Nej, det är ett verktyg för e-postbaserad projektledning!
Verktyg för projektledning via e-post förvandlar inkorgar till samarbetsytor, vilket sparar värdefull tid och ökar teamets effektivitet.
Men vilket är det bästa verktyget för projektledning via e-post för just dig?
Oroa dig inte, vi kommer till undsättning. 🦸
I den här artikeln går vi igenom vad e-postbaserad projektledning är, det bästa verktyget för projektledning i Gmail och Outlook samt fördelarna med e-postbaserad projektledning.
Låt oss börja.
Vad är projektledning via e-post?
E-postbaserad projektledning innebär att du använder din e-postinkorg för att hantera projekt. Det innefattar att skapa och tilldela uppgifter, hantera deadlines och kommunicera om specifika uppgifter.
Men e-postklienter som Gmail och Outlook är väl inte utformade för projektledning?
Nej, det är de inte. Det är därför du har e-postbaserade projektledningsverktyg!
Med e-postbaserad projektledningsprogramvara kan du spåra uppgifter, kommunicera med teammedlemmar och externa intressenter och till och med lägga till att göra-listor – allt via din e-post.
Hur långt kan du egentligen komma med snigelpost?
Våra goda vänner Gmail och Outlook är visserligen inte egentligen utformade för projektledning, men programvara för projektledning via e-post hjälper till att överbrygga den klyftan.
Låt oss ta reda på hur...
A. Projektledning i Gmail
Med Gmail kan du omvandla e-postmeddelanden till uppgifter, men bara med hjälp av ett särskilt projektledningsverktyg som integreras med Google Apps.
Här är några andra saker du kan göra med Gmail-projektledning :
- Lägg till teammedlemmar till en e-postlista för grupper så att alla i teamet får uppdateringar via en e-postadress.
- Använd delade kalendrar för projektuppdateringar och mötesplaner
- Lagra dina dokument på en säker delad enhet
- Kategorisera viktiga e-postmeddelanden automatiskt med Googles prioriterade inkorg
- Använd Google Meets inbyggda skärmdelningsfunktion
- Använd Google Docs och Google Sheets för att samarbeta i realtid och chatta i filerna.
- Använd Google Forms för att skapa och dela onlineenkäter och formulär
- Använd versionshantering för att återgå till tidigare versioner av dokument utan att förlora information.
- Spåra och samarbeta kring uppgifter med hjälp av ett Gantt-diagram i Google Sheets.
- Du kan till och med ansluta Alexa och Google Assistant och läsa upp din att göra-lista!
B. Projektledning i Outlook
Med Outlooks inbyggda projektledningsverktyg får ditt team en bättre översikt över sina ansvarsområden. I Microsoft Outlook kan du skapa uppgifter med påminnelser, förfallodatum och att göra-listor utan ytterligare programvara.
Med ett dedikerat projektledningsverktyg för Outlook kan du också:
- Lägg till projektuppgifter i en delad kalender för att spåra uppgifter
- Använd konsolideringsfunktionen för att samla e-postmeddelanden, kontaktuppgifter och möten.
- Gruppera e-postmeddelanden automatiskt efter vilket projekt de tillhör
- Använd dagboken för projektplanering
- Tilldela uppgifter till projektgruppens medlemmar
- Spåra fakturerbar tid och total tid som lagts ner på ett projekt
- Exportera data till olika filformat
- Håll projektmöten med Microsoft Teams
Sammanfattningsvis kan man säga att Outlook knappast duger som ett fristående projektledningsverktyg.
Det är som att baka en tårta med en brödrost. Du kan försöka, men det är inte det bästa sättet, eller hur?
Det är bäst att välja ett projektledningsverktyg som stöds av Outlook och som kan erbjuda dig betydligt fler funktioner.
Bonus: Alternativ till e-post!
Vad ska man leta efter i ett verktyg för projektledning via e-post?
Det finns många verktyg för projektledning via e-post att välja mellan, men för att hitta det bästa för ditt team bör du överväga vilka funktioner du behöver och vilka KPI:er för e-postmarknadsföring du vill spåra.
Några viktiga funktioner i en app för projektledning via e-post är:
Låt oss snabbt titta på dessa funktioner:
1. E-postintegration
Du kan inte ha ett verktyg för projektledning via e-post utan e-postintegration, eller hur?
Det verktyg du väljer måste kunna integreras med populära plattformar, som Gmail eller Outlook.
Tvåvägsintegration säkerställer också att uppdateringar i ditt projektledningsverktyg visas i ditt personliga e-postkonto.
Det hjälper ditt team att vara NSYNC (synkroniserat, fattar du?).
2. Planering och schemaläggning
Projektledning via e-post handlar främst om projektplanering. Det säger sig därför självt att det verktyg du väljer måste ha funktioner för planering och schemaläggning.
Den hjälper dig att tilldela uppgifter till teammedlemmar, sätta deadlines och organisera projektuppgifter via e-post.
Kolla in dessa verktyg för ökad produktivitet i e-post!
3. Teamsamarbete
Den ideala programvaran för projektledning via e-post bör låta dig lägga till kommentarer via e-post till en uppgift. Allt du skriver eller bifogar i e-postmeddelandet läggs automatiskt till som en kommentar till den specifika uppgiften.
Dessutom ger inbyggda chattrum ditt team ett personligt utrymme för att diskutera specifika uppgifter. @mentions är också en oumbärlig funktion i alla verktyg för projektledning via e-post, eftersom den hjälper dig att snabbt meddela specifika teammedlemmar att vidta åtgärder.
Oroa dig inte, du kommer att få e-postmeddelanden om alla dessa uppdateringar och mycket mer!
För några användbara tips om teamsamarbete , kolla in det här inlägget !
4. Skapa uppgifter
Appen för projektledning via e-post måste låta dig skapa uppgifter via din e-post. Du bör kunna lägga till bilagor, förfallodatum och uppgiftsbeskrivningar på en och samma gång.
Ja, det stämmer, säg adjö till svar som ”Jag fick inte ditt e-postmeddelande” och ”Jag glömde bort ditt e-postmeddelande”!
Det bästa verktyget för projektledning via e-post: ClickUp
De flesta team börjar och avslutar sina dagar med e-post, så det är inte konstigt att projektledare behöver en bra lösning för projektledning via e-post.
Och det är därför du bör använda ClickUp, den perfekta programvaran för projektledning via e-post för alla team.
ClickUp är världens ledande verktyg för projektledning.
Från att skapa obegränsat antal projekt till att spåra produktiviteten hos interna eller externa team – ClickUp ger teamen allt de behöver för att hantera även de mest komplexa projekten.
Här är varför ClickUp är den bästa programvaran för projektledning via e-post
Tänk dig ClickUp som Robin och dina e-postmeddelanden som Batman.
Robin, även känd som ClickUp, ser till att dina e-postmeddelanden inte hamnar på den mörka sidan:
(cue Batmans röst)
”förlorade e-postmeddelanden och förvirring inom teamet .”
Så här fungerar det:
1. Skicka och ta emot e-post direkt från uppgifter
Hur mycket tid skulle du spara om du kunde skicka eller svara på e-postmeddelanden direkt vid sidan av relevant arbete – utan att behöva byta flik?
Med e-post i ClickUp kan du göra just det!
- Skicka och ta emot e-postmeddelanden direkt från ClickUp-uppgifter
- Lägg till bilagor, formulär, mallar för svar och mycket mer.
- Organisera dina e-postkonversationer som kommentarer eller trådade kommentarer
- Ställ in e-postautomatiseringar för drip-kampanjer och nyhetsbrev baserat på händelser i ClickUp.
Du kan till exempel tilldela e-postmeddelanden till teammedlemmar, samarbeta kring utskick och svar samt aktivera automatiseringar baserade på anpassade fält, kundhändelser och till och med felspårning. Möjligheterna är nästan obegränsade!
Genom att integrera dina e-postmeddelanden med ClickUp kan du:
- Spara tid (ingen mer fram- och tillbaka-bläddring)
- Håll kommunikationen organiserad
- Behåll översikten över e-postkonversationer
ClickUp stöder för närvarande Outlook, IMAP, Office 365 och Gmail. Alla e-postmeddelanden du skickar från ClickUp ser ut som om de skickats direkt från din e-post – inga konstiga vidarebefordringsadresser!
2. Skapa uppgifter från e-post
Med ClickUps funktioner för projektledning via e-post kan du skapa uppgifter genom att skicka eller vidarebefordra e-postmeddelanden till listor i ClickUp.
Uppgiften skapas med detaljer som:
- Uppgiftens namn läggs till som ämnesrad i ditt e-postmeddelande.
- E-postens brödtext läggs till som uppgiftsbeskrivning.
- Tilldela uppgifter med hjälp av taggar som
, i ämnesraden. Lägg till så många mottagare eller taggar du vill!, - Bilagorna i e-postmeddelandet (inklusive bilder) läggs automatiskt till som bilagor till uppgiften.
- Använd taggen
i ämnesraden för att lägga till uppgift deadline
3. Kommentera och bifoga filer
Vill du lägga till extra information eller en bilaga till en befintlig uppgift?
Skicka eller vidarebefordra ett e-postmeddelande till den uppgiften så visas kommentaren i uppgiften tillsammans med bilagan.
Om du undrar över bilder och design kan du vara säker på att ClickUp fångar upp hela HTML-e-postmeddelandet, så att ditt innehåll ser ut som nytt.
Oroa dig inte, grafiska formgivare, vi har din rygg!
4. Svara på aviseringar
Med ClickUps programvara för projektledning via e-post kan du svara på meddelanden om ClickUp-uppgifter.
Svara bara på e-postmeddelandet med det e-post-ID som är kopplat till ditt ClickUp-konto, så läggs svaret till som en kommentar tillsammans med eventuella bilagor.
Visst är det bekvämt? 😉
5. Automatisering av vidarebefordran av e-post
Om du är populär och får massor av e-postmeddelanden kan du hantera flera projekt genom att skapa en automatisk vidarebefordran av e-post.
Funktionen skapar automatiskt uppgifter åt dig när ett nytt e-postmeddelande dyker upp i din inkorg.
Batman har ju trots allt bättre saker att göra än att hantera otaliga e-postmeddelanden, eller hur?
6. Integration med Gmail och Outlook
Kom ihåg att utan integration med Gmail och Outlook är en app för projektledning via e-post helt enkelt värdelös.
Ungefär som Batman och Robin inte kan bekämpa skurkar utan sina prylar (och sina ikoniska dräkter, förstås).
Därför erbjuder ClickUp kraftfulla Gmail och Outlook integrationer, som gör projektledning via e-post till en barnlek.
Du kan:
- Skapa uppgifter bekvämt från ditt Gmail- eller Outlook-konto
- Omvandla e-postmeddelanden till uppgifter direkt
- Bifoga e-postmeddelanden till uppgifter
- Ladda upp e-postbilagor till uppgiften automatiskt
7. Lägg till uppgifter när du är på språng
Med ClickUp kan du enkelt spara uppgifter och lista adresser i din kontaktbok. På så sätt kan du lägga till uppgifter och kommentarer från e-postmeddelanden till din uppgiftslista med ett enda klick under din kaffepaus. 🍵
8. Ett kraftfullt tillägg till Chrome
Vill du ta kontroll över din inkorg?
Använd ClickUps kraftfulla Chrome-tillägg!
Med tillägget kan du skapa uppgifter från e-postmeddelanden och till och med bifoga hela e-postmeddelanden till uppgifter.
Visa, hoppa tillbaka eller ladda ner dina e-postmeddelanden med lätthet!
För att hantera projekt och uppgifter effektivt låter ClickUp Chrome-tillägget dig också:
- Spåra hur lång tid uppgifterna tar
- Ta, redigera och bifoga skärmdumpar
- Klipp ut webbplatser och lägg till dem i ClickUp-uppgifter eller dokument
Men det är inte allt som ClickUp har att erbjuda dig!
Förutom ett fantastiskt gratisabonnemang erbjuder denna programvara för projektledning via e-post även flera andra funktioner, såsom:
- Över 50 uppgiftsautomatiseringar: automatisera återkommande uppgifter och effektivisera ditt arbetsflöde
- Dashboard: skapa din egen projektdashboard med anpassningar som Velocity, Burnup, Burndown och Cumulative Flow-diagram och dela den med hela ditt team.
- Mind Maps: visualisera uppgifter och planera projekt och idéer med lätthet
- Anpassade fält: skapa ett anpassat fält för innehållsskapande, rekrytering, försäljning och mycket mer.
- Mallar: använd en färdig mall för att komma igång med ett specifikt projekt.
- Flera vyer: välj hur du vill visa projekt med hjälp av vyer som tidslinje, arbetsbelastning, Kanban-tavla och mer.
- Anpassade uppgiftsstatusar: skapa en projektstatus efter dina behov
- Uppgiftsprioriteringar: skapa uppgiftsprioriteringar baserat på hur brådskande de är.
- Uppgiftsberoenden: hjälp ditt team att slutföra uppgifter i rätt ordning
- Anpassade åtkomsträttigheter: dela din ClickUp-arbetsyta med en intressent utan att kompromissa med integriteten.
Det är som att vara ett barn i en godisbutik – det finns så många härliga funktioner att prova!
Vilka är fördelarna med projektledning via e-post?
Förutom att hjälpa team att kommunicera och arbeta på en central plats, har programvara för projektledning via e-post även andra fördelar:
1. Centraliserad informationshub
Verktyg för projektledning via e-post ger teamen ett utrymme där de enkelt kan komma åt och lagra projektinformation. Teammedlemmar, projektuppgifter och framsteg – allt lagras på ett och samma ställe.
Vet du vad detta betyder?
Du behöver inte längre växla mellan en miljon flikar bara för att hitta något du behöver! 😍
2. Minimal inlärningskurva
E-postbaserade projektledningsverktyg är lätta att navigera eftersom de i princip lägger till ett extra lager över din ursprungliga inkorg.
Teammedlemmarna kan snabbt anpassa sig och det tar inte lång tid att integrera verktyget i ditt vanliga arbetsflöde.
Vill du lära dig hur du hanterar arbetsflöden på ett bättre sätt? Läs vår utförliga guide här .
3. Effektiviserar kommunikationen
Med programvara för projektledning via e-post får alla teammedlemmar och projektledare ett effektivt sätt att kommunicera med varandra.
Dessutom har de flesta projektledningsverktyg chattrum som ger teamen en mer personlig plats för effektiv kommunikation.
Teammedlemmarna är mer benägna att engagera sig och svara i denna miljö, och vem gillar inte gamla hederliga emoticons som hjälper dig att få fram dina poänger? 😁
4. Effektiv delegering av uppgifter
Du får en uppgift, du får en uppgift, alla får en uppgift!
Med uppgiftskapande och tilldelning via e-post blir det mindre förvirring i teamet eftersom allas uppgifter är perfekt utformade för dem.
Du behöver inte skicka e-post till en teammedlem och kopiera halva företaget för att få uppdateringar om en uppgift.
Öppna bara din projektledningsapp för att se projektets framsteg!
5. Sparar tid
Med programvara för projektledning via e-post behöver du inte längre ta fram din inre Dr Evil och försöka hitta sätt att förstöra den långa e-postkedjan!
Hur?
Projektledningsverktyg hjälper dig att spara tid genom att eliminera långa e-postkedjor, pappersspår och dokumentsortering.
Eftersom alla företags- och projektrelaterade dokument lagras på ett och samma ställe behöver ditt projektteam inte längre lägga timmar på administrativa uppgifter. Hurra! 🥳
Slutsats
Du kan visserligen fortsätta använda din gamla inkorg, men den ger dig inte tillgång till en centraliserad datahubb eller möjlighet att spåra uppgifter, framsteg och deadlines.
Med rätt verktyg för projektledning via e-post kan du dock göra det och mycket mer.
Om du letar efter det ultimata verktyget för projektledning via e-post för att ta din uppgiftshantering till nästa nivå, behöver du inte leta längre än ClickUp.
Med funktioner som sträcker sig från e-postintegration till automatiserad uppgiftskapande hjälper ClickUp team att hantera även de svåraste projekten med lätthet.
Skaffa ClickUp gratis idag och utnyttja kraften i projektledning via e-post!
