Não importa qual seja o título de seu cargo, a solução de problemas provavelmente faz parte de sua descrição de trabalho. De gerentes de projeto a líderes de equipes de TI e agentes administrativos em organizações governamentais, todos nós temos que lidar com problemas que ameaçam inviabilizar nossos objetivos.
Uma das melhores maneiras de alcançar o sucesso é ter um processo em vigor para identificar e responder aos riscos potenciais. Muitos proprietários e gerentes de empresas escolhem as declarações de problemas como uma opção eficaz. Essas ferramentas destacam os problemas existentes, oferecem contexto e são projetadas para gerar discussões sobre soluções.
Aqui, explicaremos o que os modelos de declaração de problemas fazem e discutiremos quando usá-los. Além disso, mostraremos o que você deve procurar ao escolher um e compartilharemos 10 modelos gratuitos de declaração de problemas para usar no ClickUp e no Word. 👀
O que é um modelo de declaração de problema?
Uma declaração de problema é um
ferramenta de gerenciamento de projetos
que descreve um problema existente que precisa ser resolvido. Ela explica o status atual, apresenta uma solução desejada e analisa o escopo do processo necessário para atingir a meta final.
É um
que incentiva a criatividade ao desenvolver possíveis soluções para os problemas, em vez de destacar uma solução específica.
Um modelo de declaração de problema facilita a compilação das informações necessárias e sua apresentação aos membros relevantes da equipe. Dessa forma, todos no projeto conhecem a meta e podem participar da criação de um roteiro para resolver o problema. 💡
Aqui estão os quatro elementos principais de uma declaração de problema:
- Estado atual: Explique brevemente o problema atual da forma mais sucinta possível e trace uma declaração de trabalho projeto
- Meta ideal: Como seria a situação sem o problema existente? Descreva qual é sua meta final ao encontrar uma solução viável
- O motivo pelo qual é importante: Analise como o problema afeta os diferentes membros da equipe e a comunidade objetivos da empresa . Além disso, determine as consequências de não abordar o problema
- Proposta: A declaração do problema não precisa listar soluções. Em vez disso, concentre-se em fornecer contexto para a pesquisa para que a equipe possa desenvolver respostas de forma criativa
O que faz um bom modelo de declaração de problema?
Nem todos os modelos de declaração de problemas são iguais. Você deve escolher um que explique brevemente o problema, destaque o objetivo final e ofereça espaço para discussões criativas.
Um bom modelo de declaração de problema deve:
- Iniciar com uma meta: Dar à sua equipe um objetivo a ser alcançado. Destacar vários resultados e fornecer contexto para o que será uma solução ideal usando um modelo eficaz de declaração de problema
- explicar o problema específico e estado atual : Um bom modelo de solução de problemas destacará como o problema impede que você atinja o objetivo declarado
- Identifique as lacunas de conhecimento: Não é possível encontrar uma solução se você não tiver todos os dados relevantes. Use o modelo para descrever as informações que estão faltando e os dados necessários para encontrar possíveis soluções
- Evite propor uma solução específica: O objetivo aqui é gerar ideias e discussões criativas. Há mais de uma solução para um problema, portanto, em vez de apresentar uma única solução, ofereça uma estrutura para a apresentação de respostas e ideias
10 modelos de declaração de problemas para usar em 2024
As declarações de problemas levam tempo para serem redigidas, especialmente se você as estiver usando repetidamente como parte de seus fluxos de trabalho. Para reduzir o tempo de criação desses documentos úteis, recorra aos modelos de declaração de problemas.
Essas ferramentas úteis facilitam o esboço do problema e o transformam em insights acionáveis, ao mesmo tempo em que obtêm a contribuição da sua equipe.
Pronto para começar a aprimorar seus processos? Reunimos 10 dos melhores modelos de declaração de problemas para simplificar a forma como você responde e se adapta aos problemas. Desde relatórios de incidentes e planos de correção até o tratamento de problemas de clientes, você encontrará o que precisa para tratar de questões importantes para a sua empresa.
Aqui estão os melhores modelos de declaração de problemas para serem usados, quer você trabalhe em TI para o governo, administre uma pequena agência de produtos ou seja chefe de recursos humanos em uma empresa de médio porte. 🛠️
1. Modelo de declaração de problema do cliente ClickUp
Use
Modelo de declaração do problema do cliente do ClickUp
para identificar problemas comuns dos clientes para
e serviços que atendam melhor à perspectiva e às necessidades de seus clientes. Preencha os campos
para acompanhar as diferentes necessidades do público.
Em seguida, analise o que esse tipo de cliente deseja e quais são os obstáculos que o impedem de atingir suas metas durante o
. Não deixe de contextualizar por que esses pontos problemáticos estão presentes, além de propor uma solução.
Crie novas páginas para cada problema e compartilhe cada uma delas com os membros relevantes da equipe. Gere tarefas para dividir o trabalho em equipe com base no departamento e use as diferentes visualizações do ClickUp para manter a equipe dentro do cronograma e monitorar os resultados das declarações de problemas. ✅
2. Modelo de análise de causa raiz do ClickUp
Antes de traçar um roteiro para o sucesso, você precisa antecipar a causa raiz de um problema. Crie uma declaração concisa do problema e melhore seu processo de tomada de decisão usando o modelo
Modelo de análise de causa raiz do ClickUp
.
Esse modelo de declaração de problema divide o problema maior em uma lista de problemas, facilitando sua atribuição a vários membros da equipe. É uma ferramenta eficaz para prever problemas e estabelecer as bases para evitar que eles inviabilizem um projeto.
Use os nove campos personalizados para elaborar exemplos de declarações de problemas e tarefas para a equipe resolver. Adicione prioridade aos problemas mais urgentes e entre na visualização Necessidades de ação para ver o que está em andamento e para
que ainda precisam ser resolvidos.
3. Modelo de plano de ação A3 do ClickUp
Como um
, um
é seu melhor amigo. Ele destaca as partes interessadas, fornece um roteiro para o sucesso e oferece métricas para avaliar o desempenho.
Com
Modelo de plano de ação A3 do ClickUp
com o modelo de plano de ação A3 do ClickUp, você pode mapear projetos de longo prazo, mantendo-se organizado e aumentando a produtividade. Ao usar esse modelo de declaração de problema, comece com um brainstorming para identificar e definir a declaração do problema de sua empresa.
Você pode colaborar com outros membros da equipe por meio de
. Após essa etapa, você pode coletar dados, desenvolver uma solução e, em seguida, criar um plano de ação.
Com os tipos de visualização nas declarações de problemas do ClickUp, você pode monitorar metas, cronogramas e etapas de ação. Além disso, os quatro campos personalizados permitem que você
com divisões por departamento, complexidade, progresso e tipo. 📝
4. Modelo de plano de ação de remediação do ClickUp
Crie um plano de ação para ação corretiva usando
Modelo de plano de ação de correção do ClickUp
. Desde os processos de ideação e metodologia até a execução e integração em fluxos de trabalho, esse modelo facilita a criação de soluções até mesmo para os problemas mais complexos.
Use o modelo para identificar as etapas de correção e para automatizar a atribuição de tarefas aos membros relevantes da equipe. Avalie os níveis de risco e adicione tags de prioridade às tarefas que precisam ser tratadas imediatamente.
Desenvolva um plano de ação usando campos personalizados para cada risco e acompanhe o progresso usando
Listas de verificação do ClickUp
. Essas listas de tarefas são preenchidas dentro da tarefa, facilitando a divisão de tarefas repetitivas e a incorporação de procedimentos da empresa em seus fluxos de trabalho de correção.
5. Modelo de relatório pós-ação do ClickUp
Quer você esteja no meio de um longo projeto ou tenha acabado de concluir um, é necessário avaliar o processo e fazer ajustes para o futuro. O
Modelo de relatório pós-ação do ClickUp
é útil para determinar o que deu certo, decidir o que precisa ser melhorado e gerar novos fluxos de trabalho para agilizar o processo.
Esse modelo simples de uma página destaca os participantes do projeto, os fundamentos do projeto, o escopo do projeto e os resultados com base nos dados do projeto.
Incorpore esse modelo em seus fluxos de trabalho como parte de uma etapa de revisão. O modelo é uma excelente ferramenta na preparação de revisões de funcionários, pois lista as ações que eles realizaram e documenta o fluxo de trabalho geral da equipe. Use essa ferramenta para avaliar o desempenho de seus fluxos de trabalho e se houve alguma falha durante o processo.
O modelo de relatório pós-ação do ClickUp também o ajuda a comemorar o sucesso da equipe. Embora seja fácil se concentrar no que deu errado, esse modelo destaca as coisas que deram certo e
membros da equipe que tiveram um bom desempenho
.
Você pode enfatizar as áreas em que os funcionários evitaram problemas de orçamento, superaram problemas de gerenciamento de recursos e ajustaram seus fluxos de trabalho para manter o projeto no caminho certo. 🌻
6. Modelo de relatório de incidente de trabalho do ClickUp
Um dos maiores
desafios do gerenciamento de projetos
é gerenciar a segurança e registrar corretamente os incidentes no local de trabalho. Com
Modelo de Relatório de Incidente de Trabalho do ClickUp
você pode reunir relatórios de incidentes e compilar procedimentos de atenuação em um espaço de fácil acesso.
No cartão de tarefas, colete informações sobre um incidente específico e escolha entre 13 campos personalizados - incluindo informações básicas como a data do incidente, as partes envolvidas e o local. Se as autoridades locais estiverem envolvidas, é possível adicionar informações sobre o contato do policial e detalhes do registro do boletim de ocorrência.
Além de registrar as informações pertinentes, é possível sugerir uma ação corretiva para melhorar os processos e evitar a repetição do incidente.
Esse modelo também apresenta sete tipos de visualização diferentes, para que você possa obter as informações de que precisa em um piscar de olhos. Por exemplo, a visualização Resumo do Relatório de Incidente é excelente para obter uma visão geral rápida do que ocorreu.
As visualizações Progress Board e Reports mantêm você a par das soluções e de como as coisas estão sendo resolvidas.
7. Modelo de relatório de resposta a incidentes do ClickUp
Com o
Modelo de relatório de resposta a incidentes do ClickUp
com o modelo de relatório de resposta a incidentes do ClickUp, ficou mais fácil do que nunca identificar ameaças, elaborar etapas para lidar com o risco e desenvolver percepções a partir do processo de resposta a incidentes. O modelo inclui uma abordagem passo a passo simples para criar um relatório de incidente, incluindo seções para riscos, próximas etapas, contenção, erradicação, recuperação e lições aprendidas.
Com esse modelo, relate incidentes existentes, acompanhe as soluções propostas e reúna informações para que você possa ajustar seus procedimentos e lidar melhor com incidentes futuros. Além disso, com seus cinco campos personalizados, você pode rastrear facilmente os documentos de apoio e manter uma trilha de auditoria de quem criou, aprovou ou revisou um relatório de incidente.
A documentação também é inestimável quando se trata de responder a questões legais. 👩🏿⚖️
8. Modelo de relatório de incidente de TI do ClickUp
Se você trabalha com gerenciamento de produtos ou lidera uma equipe de TI, sabe como é importante ficar atento aos riscos. Com
Modelo de relatório de incidente de TI do ClickUp
com o modelo de relatório de incidente de TI do ClickUp, você pode rastrear facilmente bugs e problemas de software que afetam o desempenho do seu sistema de TI.
Os 14 campos personalizados oferecem um alto grau de personalização. Isso significa que você pode realmente aproveitar esse modelo para atender às necessidades específicas de sua empresa.
Ao usar esse modelo, obtenha informações sobre a ameaça de TI preenchendo os dados básicos do problema, incluindo sistemas de software, plataformas e versões de compilação afetados. Em seguida, destaque a gravidade de cada incidente e explique os motivos do incidente, bem como o impacto.
Por fim, estabeleça um caminho para as soluções e use os dados coletados para informar seu processo de gerenciamento de incidentes.
9. Modelo de declaração de problema no Word por Sample.net
via Sample.net
As declarações de problemas são uma ótima maneira de gerar novas ideias, apoiar um processo de pensamento criativo e obter a adesão de vários membros da equipe em diferentes departamentos.
Este modelo de declaração de problema do Sample.Net é compatível com o MS Word, Google Docs e Powerpoint. Ele apresenta um layout de uma página que explica o problema existente, uma descrição da questão, riscos e ideias para soluções.
Use esse modelo para projetar processos de reflexão e fazer um brainstorming criativo de soluções com sua equipe. Cada pessoa pode compartilhar seu ponto de vista específico enquanto vocês trabalham juntos para desenvolver soluções para o problema e a mão. 🏆
10. Modelo de solução de problemas de pesquisa do Google Docs por Template.net
via Template.net
Este modelo simples de declaração de problema de pesquisa facilita o esboço de uma análise rápida de um problema existente e oferece suporte para a apresentação de soluções. Ele está disponível como um arquivo do Google Doc, Apple Pages ou MS Word.
Economize tempo na formatação e use esse modelo para preencher rapidamente as seções de descrição, riscos e solução dos seus exemplos de declaração de problemas.
O modelo apresenta personalização de marca de forma que você possa adicionar o logotipo da empresa e as informações de contato se estiver compartilhando esse documento com uma agência externa que esteja apoiando seu processo de resolução. Altere o esquema de cores e o estilo da fonte para combinar com outros documentos da empresa e atender aos padrões de marca.
Resolva problemas de forma rápida e eficaz com o ClickUp
Com esses modelos de declaração de problemas, você estará no caminho certo para ser um líder e funcionário mais eficaz. Desde relatar incidentes e acompanhar problemas de TI até gerar discussões sobre como resolver problemas comuns de clientes, esses modelos certamente facilitarão sua vida profissional.
Experimente o ClickUp hoje mesmo
para criar uma declaração de problema que impulsione sua empresa e construa a base para melhores produtos e serviços. Navegue
para aprimorar seu estilo de gerenciamento de projetos, auxiliar na geração de relatórios de incidentes e acompanhar o desempenho de todos os seus objetivos. ✨