Sua equipe está entusiasmada com a IA generativa, mas todos estão usando ferramentas diferentes sem qualquer supervisão. Sem diretrizes claras, você está expondo sua empresa à proliferação descontrolada de IA — a disseminação não planejada de ferramentas, modelos e plataformas de IA sem supervisão, estratégia ou controle.
Isso leva a riscos de privacidade de dados, qualidade de trabalho inconsistente e grandes dores de cabeça em termos de conformidade, pois os funcionários, sem saber, alimentam modelos públicos de IA com informações confidenciais.
As lacunas de responsabilidade resultantes são difíceis e demoradas de resolver, com 69% das empresas suspeitando ou tendo evidências de funcionários usando ferramentas de IA proibidas.
Este artigo apresenta 10 modelos gratuitos de fluxo de trabalho para políticas de uso de IA que transformam suas diretrizes escritas em processos aplicáveis e rastreáveis.
10 modelos gratuitos de fluxo de trabalho para políticas de uso de IA em resumo
| Nome do modelo | Link para download | Ideal para | Melhores recursos |
| Modelo de manuais, políticas e procedimentos para funcionários da ClickUp™ | Obtenha o modelo gratuito | Equipes que estão elaborando seu primeiro manual de políticas de IA ou consolidando diretrizes dispersas em uma única fonte centralizada de informações | 12 seções de políticas pré-construídas; controle de versão e histórico de revisões integrados; rastreamento de reconhecimento; campos personalizados para marcar por departamento, nível de risco ou próxima data de revisão |
| Modelo de política da empresa da ClickUp | Obtenha o modelo gratuito | Equipes que precisam de uma política de uso aceitável de IA focada como um documento independente (sem gerenciar um manual completo) | Seção de visão geral da política; fluxo de trabalho de aprovação por meio de atribuições de tarefas (jurídico, RH, liderança); data de vigência e lembretes de revisão por meio de campos personalizados; recursos vinculados (treinamento, perguntas frequentes, documentos de conformidade) |
| Modelo de plano de governança da ClickUp | Obtenha o modelo gratuito | Organizações que implementam governança formal de IA com funções definidas de tomada de decisão e supervisão | Mapeamento da estrutura de governança (propriedade e responsabilidades); repositório de avaliação de riscos; rastreador de cadência de reuniões para revisões de governança; registro de decisões |
| Modelo de segurança de TI da ClickUp | Obtenha o modelo gratuito | Equipes de TI e segurança documentam os controles técnicos que dão suporte à governança de IA (acesso, proteção de dados, verificação de ferramentas) | Documentação de controle de acesso e permissões baseadas em funções; matriz de classificação de dados vinculada a permissões de uso; procedimentos de resposta a incidentes para violações relacionadas à IA; lista de verificação de avaliação de fornecedores para provedores de ferramentas de IA |
| Modelo de processos e procedimentos da ClickUp | Obtenha o modelo gratuito | Equipes transformam a política de IA em procedimentos repetíveis e passo a passo que os funcionários podem seguir no dia a dia | Análise detalhada do fluxo de trabalho; atribuições de funções para cada etapa; pontos de verificação de conformidade por meio de listas de verificação aninhadas; visualização do fluxo do processo para compreensão rápida |
| Modelo de gerenciamento de implementação da ClickUp | Obtenha o modelo gratuito | Equipes que estão implementando uma política de IA no local de trabalho e gerenciando a elaboração, o treinamento, o lançamento e a adoção como um projeto | Cronograma de implementação em fases com dependências; comunicação com as partes interessadas e acompanhamento de reconhecimentos; gerenciamento de tarefas de treinamento e acompanhamento de conclusão; métricas de adoção por meio de campos personalizados |
| Modelo de lista de verificação de auditoria interna da ClickUp | Obtenha o modelo gratuito | Equipes de conformidade, risco e auditoria interna que realizam auditorias recorrentes do uso da IA em relação à política | Lista de verificação de critérios de auditoria predefinidos; coleta de evidências por meio de anexos (capturas de tela, registros, documentos); categorização por gravidade e ação necessária; acompanhamento de correções |
| Modelo de lista de verificação de controle interno da ClickUp | Obtenha o modelo gratuito | Equipes monitoram os controles de forma proativa para evitar violações das políticas de IA (em vez de apenas auditar após o fato) | Objetivos de controle (o que cada controle previne/detecta); procedimentos de teste documentados; atribuições de responsabilidade aos proprietários dos controles; registro de exceções com justificativa comercial documentada |
| Modelo de política de auditoria da ClickUp | Obtenha o modelo gratuito | Organizações que padronizam a forma como as auditorias de IA são realizadas (escopo, cadência, qualificações, relatórios) | Definição do escopo da auditoria (ferramentas, atividades, equipes); frequência e gatilhos da auditoria; qualificações/requisitos de treinamento do auditor; requisitos padronizados de relatórios para resultados de auditoria |
| Modelo de política de uso de IA da HubSpot para startups | Baixe este modelo | Startups e equipes em estágio inicial que precisam de uma política básica rápida de IA sem recursos dedicados de conformidade/jurídicos | Linguagem adequada para startups; notas de orientação para personalização; implantação rápida com revisões mínimas |
O que é uma política de uso de IA?
Uma política de uso de IA é um documento formal que evita o caos. É uma fonte única de verdade que descreve exatamente como os funcionários podem — e não podem — usar ferramentas de IA em seu trabalho. Não se trata apenas de mais uma diretriz informal, mas de um padrão documentado e aplicável que protege sua organização.
Uma política eficaz de IA para empresas normalmente aborda:
- Ferramentas de IA aprovadas: uma lista clara das plataformas cujo uso é permitido
- Usos proibidos: atividades explicitamente proibidas, como inserir dados confidenciais de clientes em um chatbot público
- Tratamento de dados: regras sobre os tipos de informações que podem ser compartilhadas com sistemas de IA
- Revisão de resultados: requisitos para supervisão humana antes de usar conteúdo gerado por IA
- Responsabilidade: uma cadeia de comando clara para determinar quem é responsável pela aplicação da política e pelo tratamento das solicitações
📮ClickUp Insight: 88% dos participantes da nossa pesquisa usam IA para suas tarefas pessoais, mas mais de 50% evitam usá-la no trabalho. As três principais barreiras? Falta de integração perfeita, lacunas de conhecimento ou preocupações com segurança.
Mas e se a IA estiver integrada ao seu espaço de trabalho e já for segura? O ClickUp Brain, assistente de IA integrado do ClickUp, torna isso realidade. Ele entende comandos em linguagem simples, resolvendo todas as três preocupações relacionadas à adoção da IA, ao mesmo tempo em que conecta seus chats, tarefas, documentos e conhecimento em todo o espaço de trabalho. Encontre respostas e insights com um único clique!
Por que sua equipe precisa de um fluxo de trabalho de política de uso de IA
Então, você redigiu uma política de uso aceitável de IA. O problema é que agora ela está em uma unidade compartilhada, acumulando poeira digital. Uma política que ninguém lê é o mesmo que não ter nenhuma política, criando uma falsa sensação de segurança enquanto comportamentos de risco continuam sem controle.
Em vez de esperar que as pessoas se lembrem das regras, você deve incorporar a conformidade diretamente em suas operações diárias. Essa é a chave para a aplicação eficaz da política de IA.
Um modelo de fluxo de trabalho transforma sua política de um documento passivo em um processo ativo e automatizado com benefícios claros:
- Consistência: todos os membros da equipe seguem exatamente as mesmas etapas para solicitações de ferramentas de IA, aprovações e relatórios de incidentes
- Visibilidade: a liderança obtém um registro auditável em tempo real de como a IA está sendo usada, por quem e com que finalidade
- Adaptabilidade: à medida que as regulamentações de IA mudam, você pode atualizar o fluxo de trabalho uma vez, e o novo processo é instantaneamente implantado para todos, sem a necessidade de reciclagem em toda a empresa
- Responsabilidade: com a atribuição clara de tarefas para revisões, tratamento de exceções e auditorias de conformidade, nada fica para trás
💡 Dica profissional: o ClickUp centraliza a criação, o acompanhamento e a colaboração de políticas juntamente com os fluxos de trabalho de projetos de IA, reduzindo a fragmentação de ferramentas e melhorando a governança.
O que uma política de uso de IA deve incluir?
Antes de escolher um modelo, você precisa saber como é um modelo adequado. Sua equipe pode ficar tentada a simplesmente escrever algumas regras rápidas, mas uma política fraca deixa você tão exposto quanto se não tivesse nenhuma. Uma política abrangente de IA no local de trabalho é sua primeira linha de defesa contra a expansão descontrolada da IA e os riscos de conformidade.
Use esta lista para garantir que sua política abranja todas as áreas críticas.
- Escopo e aplicabilidade: indique claramente a quais funcionários, prestadores de serviços e departamentos a política se aplica
- Lista de ferramentas aprovadas: mantenha uma lista dinâmica de plataformas de IA sancionadas e o processo para solicitar e avaliar novas plataformas
- Atividades proibidas: defina limites claros, como a proibição de inserir informações de identificação pessoal (PII) ou dados confidenciais de clientes em ferramentas públicas de IA
- Classificação de dados: forneça uma estrutura simples para que os funcionários determinem quais informações são seguras para uso com sistemas de IA com base em sua sensibilidade
- Requisitos de supervisão humana: especifique quando os resultados gerados pela IA devem ser revisados e verificados por um humano antes do uso
- Relatórios de incidentes: crie um processo simples para que os funcionários sinalizem violações de políticas ou possíveis problemas de segurança relacionados à IA
- Treinamento e reconhecimento: documente como os funcionários serão treinados sobre a política e como eles confirmarão que a leram e compreenderam
- Cadência de revisão: defina com que frequência a política será revisada e atualizada para acompanhar as novas tecnologias e regulamentações
📮ClickUp Insight: Embora 34% dos usuários operem com total confiança nos sistemas de IA, um grupo ligeiramente maior (38%) mantém uma abordagem de “confiar, mas verificar”.
Uma ferramenta independente que não está familiarizada com o seu contexto de trabalho geralmente apresenta um risco maior de gerar respostas imprecisas ou insatisfatórias.
É por isso que criamos o ClickUp Brain, a IA que conecta seu gerenciamento de projetos, gerenciamento de conhecimento e colaboração em todo o seu espaço de trabalho e ferramentas integradas de terceiros. Obtenha respostas contextuais sem o custo adicional e experimente um aumento de 2 a 3 vezes na eficiência do trabalho, assim como nossos clientes da Seequent.
10 modelos gratuitos de fluxo de trabalho para políticas de uso de IA
Começar sua governança de IA a partir do zero exige muito tempo e esforço. Você fica sem saber o que incluir, como estruturar e como torná-la aplicável. Isso leva a atrasos que prolongam a exposição da sua empresa a riscos.
Esses modelos de fluxo de trabalho para políticas de uso de IA fornecem a estrutura necessária para criar rapidamente uma estrutura de governança abrangente. Em vez de começar do zero, adapte esses modelos às necessidades específicas da sua organização, seja ela uma startup ou uma grande empresa.
1. Modelo de manuais, políticas e procedimentos para funcionários da ClickUp™
O modelo de manuais, políticas e procedimentos para funcionários da ClickUp é uma estrutura abrangente para documentar todas as políticas da empresa, incluindo suas novas diretrizes de uso de IA, em um local centralizado e facilmente acessível.
São perfeitos para organizações que estão criando sua primeira política formal de IA ou consolidando diretrizes dispersas em um único manual oficial.
Por que você vai gostar deste modelo:
- Seções de política pré-construídas: comece com 12 cláusulas de política prontas para uso, cobrindo classificação de dados, listas de ferramentas aprovadas e relatórios de incidentes — personalize a linguagem para se adequar ao seu setor.
- Controle de versão: acompanhe automaticamente todas as atualizações da sua política de IA com o histórico de revisões integrado, para que você sempre tenha um registro claro do que mudou e quando.
- Rastreamento de reconhecimento: pare de perseguir assinaturas monitorando quais funcionários revisaram e aceitaram a política diretamente no sistema
- Campos personalizados do ClickUp: organize suas políticas marcando-as por departamento, nível de risco ou próxima data de revisão para facilitar a filtragem e a geração de relatórios
2. Modelo de política da empresa da ClickUp
Use o modelo de política da empresa da ClickUp para criar um documento de política de uso de IA individual e focado, com uma estrutura clara e fluxos de trabalho de aprovação integrados.
É ideal para equipes que precisam de uma política de uso aceitável de IA dedicada, sem a complexidade de gerenciar um manual completo para funcionários.
Por que você vai gostar deste modelo:
- Seção de visão geral da política: defina o objetivo, o escopo e a aplicabilidade da política logo no início, para que os leitores entendam imediatamente o que está coberto
- Fluxo de trabalho de aprovação: elimine o envio de e-mails com as atribuições integradas do ClickUp Tasks, que encaminham automaticamente a política para os departamentos jurídico, de RH e de liderança para aprovação
- Rastreamento da data de vigência: use os campos personalizados do ClickUp para registrar quando uma política entra em vigor e definir lembretes automáticos para quando for necessário fazer a próxima revisão
- Recursos vinculados: mantenha tudo conectado anexando materiais de treinamento, perguntas frequentes ou documentos de conformidade externos diretamente à política
3. Modelo de plano de governança da ClickUp
O modelo de plano de governança da ClickUp é um modelo de planejamento estratégico que ajuda você a estabelecer a estrutura organizacional completa necessária para criar, aplicar e atualizar suas políticas de IA ao longo do tempo.
É ideal para organizações que implementam uma governança formal de IA com funções, responsabilidades e processos de tomada de decisão definidos.
Por que você vai gostar deste modelo:
- Mapeamento da estrutura de governança: defina visualmente quem é responsável pelas decisões sobre políticas de IA, desde patrocinadores executivos até líderes em nível de departamento
- Seções de avaliação de riscos: crie um repositório central para documentar os riscos potenciais da IA e as estratégias de mitigação que você usará para lidar com eles
- Rastreador de cadência de reuniões: programe e gerencie revisões recorrentes do comitê de governança para garantir uma supervisão consistente
- Registro de decisões: mantenha um registro auditável das principais decisões de governança, incluindo a justificativa e os resultados, para referência futura
💡 Dica profissional: capacite os usuários a se autoatenderem e compreenderem as políticas de forma independente no ClickUp. Unifique todas as suas políticas em um único hub com o ClickUpDocs e marque as críticas como Wikis. A Pesquisa Empresarial no ClickUp garante que os pesquisadores possam obter rapidamente respostas e resumos de IA, conforme necessário.
O vídeo abaixo mostra como usar a IA como uma ferramenta de pesquisa interna.
4. Modelo de segurança de TI da ClickUp
Aborde a estrutura técnica da sua governança de IA documentando controles de acesso, medidas de proteção de dados e protocolos de segurança de fornecedores. O modelo de segurança de TI do ClickUp foi projetado para equipes de TI e segurança que priorizam as dimensões técnicas do uso da IA, como restrições de entrada de dados e verificação de ferramentas.
Por que você vai gostar deste modelo:
- Documentação de controle de acesso: defina exatamente quem pode usar quais ferramentas de IA e em quais níveis de permissão para aplicar o acesso baseado em funções
- Matriz de classificação de dados: mapeie os níveis de sensibilidade dos dados para permissões específicas de uso de IA, fornecendo aos funcionários orientações claras sobre o que é seguro compartilhar
- Procedimentos de resposta a incidentes: documente proativamente os procedimentos passo a passo para lidar com uma violação de segurança relacionada à IA antes que ela ocorra
- Lista de verificação para avaliação de fornecedores: padronize a forma como avalia novos fornecedores de ferramentas de IA em relação aos requisitos de segurança da sua empresa
5. Modelo de processos e procedimentos da ClickUp
Transforme suas declarações de política de alto nível em procedimentos concretos e repetíveis que os funcionários podem seguir sem qualquer dúvida. O modelo de processos e procedimentos do ClickUp é perfeito para equipes que precisam mostrar aos funcionários exatamente como solicitar, usar e relatar ferramentas de IA em seu trabalho diário.
Por que você vai gostar deste modelo:
- Divisão das tarefas passo a passo: defina cada etapa do fluxo de trabalho de uso da ferramenta de IA, desde a solicitação inicial até a revisão final do resultado
- Atribuições de funções: esclareça quem é responsável por cada etapa do procedimento para eliminar confusões e garantir a responsabilidade
- Listas de verificação do ClickUp: incorpore pontos de verificação de conformidade diretamente em seus procedimentos usando listas de verificação aninhadas que devem ser preenchidas em cada etapa
- Visualização do fluxo do processo: mapeie seus procedimentos visualmente usando diagramas para torná-los mais fáceis de entender para todos à primeira vista
6. Modelo de gerenciamento de implementação da ClickUp
Trate a implementação da sua política de IA como um projeto formal, com marcos, tarefas e prazos claros, para garantir que nada seja esquecido durante a implementação. O modelo de gerenciamento de implementação do ClickUp foi criado para equipes que estão lançando uma nova política de IA no local de trabalho e precisam gerenciar todas as etapas, desde a elaboração até o treinamento e a adoção.
Por que você vai gostar deste modelo:
- Cronograma de implementação: planeje o lançamento da sua política em fases, com dependências e prazos claramente visíveis em um gráfico de Gantt do ClickUp.
- Rastreador de comunicação com as partes interessadas: registre todas as comunicações com diferentes departamentos e acompanhe o status de confirmação em um único lugar
- Gerenciamento de tarefas de treinamento: atribua e monitore a conclusão das sessões de treinamento sobre políticas de IA para todos os funcionários relevantes
- Métricas de adoção: use os campos personalizados do ClickUp para acompanhar os índices de conscientização e conformidade com as políticas em toda a organização após o lançamento
💡 Dica profissional: o Ambient Answers, um agente Autopilot pré-construído disponível nos canais de chat, fornece respostas detalhadas, precisas e contextuais às perguntas da sua equipe.
7. Modelo de lista de verificação de auditoria interna da ClickUp
Realize revisões periódicas do uso de IA da sua empresa em relação às políticas estabelecidas com o modelo de lista de verificação de auditoria interna do Clickup. Ele foi projetado para equipes de conformidade, risco e auditoria interna que precisam realizar auditorias de políticas de IA regularmente.
Por que você vai gostar deste modelo:
- Lista de verificação dos critérios de auditoria: economize tempo com itens predefinidos para verificar durante cada auditoria da política de IA, garantindo a consistência entre as revisões
- Coleta de evidências: anexe documentação de apoio, capturas de tela ou registros diretamente a cada item de auditoria para criar um registro completo e defensável
- Categorização de descobertas: classifique os problemas por gravidade (por exemplo, alta, média, baixa) e ação necessária para ajudar a priorizar os esforços de correção
- Acompanhamento de correções: atribua ações corretivas para quaisquer conclusões de auditoria e monitore seu status até que sejam totalmente resolvidas
8. Modelo de lista de verificação de controle interno da ClickUp
Mude da auditoria reativa para o monitoramento proativo do controle, verificando regularmente se suas salvaguardas de IA estão funcionando conforme o esperado. O modelo de lista de verificação de controle interno do ClickUp ajuda as equipes a evitar violações da política de IA antes que elas ocorram, em vez de apenas detectá-las depois.
Por que você vai gostar deste modelo:
- Objetivos de controle: defina claramente o que cada controle interno foi projetado para prevenir ou detectar (por exemplo, “Impedir que informações de identificação pessoal sejam inseridas em ferramentas públicas de IA”)
- Procedimentos de teste: documente as etapas exatas necessárias para verificar se cada controle está funcionando corretamente
- Controle as atribuições dos responsáveis: esclareça as responsabilidades atribuindo cada medida de segurança a uma pessoa ou equipe específica em diferentes departamentos
- Registro de exceções: crie um processo formal para rastrear casos em que os controles foram contornados e documente a justificativa comercial
9. Modelo de política de auditoria da ClickUp
Crie a meta-camada do seu programa de governança formalizando como, quando e por quem as auditorias da sua política de IA serão conduzidas. O modelo de política de auditoria da ClickUp é para organizações que estão prontas para padronizar sua abordagem às revisões de conformidade com padrões e cronogramas documentados.
Por que você vai gostar deste modelo:
- Definição do escopo da auditoria: especifique quais atividades, ferramentas e equipes de IA se enquadram no escopo de suas revisões de auditoria
- Frequência de auditoria: estabeleça uma cadência de revisão clara — seja trimestral, anual ou acionada por eventos específicos, como a adoção de uma nova ferramenta
- Qualificações do auditor: defina os critérios e o treinamento necessários para as pessoas autorizadas a realizar auditorias de políticas de IA
- Requisitos de relatório: padronize o formato de documentação e comunicação dos resultados das auditorias à liderança e outras partes interessadas
💡 Dica profissional: Precisa de ajuda para modificar as políticas de IA existentes no seu local de trabalho? A IA generativa do ClickUp Brain pode ajudar. Basta solicitar e ela modificará o texto da maneira que você precisar.
10. Modelo de política de uso de IA da HubSpot para startups
Obtenha uma política de IA de início rápido sem precisar criá-la do zero com o modelo de política de uso de IA da HubSpot for Startups, um documento pronto para uso projetado para equipes menores e startups. É uma excelente opção para empresas em estágio inicial que precisam estabelecer governança agora, mas podem não ter uma equipe jurídica ou de conformidade dedicada.
Por que você vai gostar deste modelo:
- Linguagem acessível para startups: a política foi redigida levando em consideração equipes sem experiência especializada em conformidade
- Seções principais da política: abrange os aspectos essenciais, incluindo uso aceitável, restrições de dados e requisitos de divulgação
- Orientação para personalização: o modelo inclui notas úteis sobre como adaptar diferentes seções para setores ou modelos de negócios específicos
- Implantação rápida: projetado para implementação rápida, permitindo que você estabeleça uma política básica com o mínimo de revisões
Aqui está um breve resumo de todas as maneiras pelas quais a IA no ClickUp ajuda você a ser mais produtivo no trabalho:
Crie processos eficazes de governança de IA com o ClickUp
A governança de IA requer mais do que um documento estático — ela precisa de fluxos de trabalho que incorporem políticas nas operações diárias, responsabilidades claras e revisões regulares. As equipes que adotam IA sem políticas estruturadas enfrentam expansão descontrolada de IA, riscos de conformidade e práticas inconsistentes.
Os modelos de fluxo de trabalho de IA fornecem a estrutura para controlar o uso da IA sem precisar construir tudo do zero. À medida que os recursos de IA se expandem e as regulamentações se tornam mais rígidas, as organizações com políticas documentadas e aplicáveis se adaptarão mais rapidamente do que aquelas que lutam para acompanhar as mudanças.
Comece gratuitamente com o ClickUp e crie hoje mesmo seu fluxo de trabalho de política de uso de IA.
Perguntas frequentes
Uma política de uso de IA define as regras do dia a dia para os funcionários, enquanto uma política de governança de IA é a estrutura de alto nível para como sua organização gerencia os riscos e a estratégia de IA. Pense no uso como o “o quê” e na governança como o “como e por quê”.
Os modelos de fluxo de trabalho transformam sua política em um processo interativo. Eles incorporam pontos de verificação de conformidade e aprovações diretamente nas tarefas diárias, criando uma trilha de auditoria automática e garantindo que as regras sejam seguidas sem depender da memória.
Uma política corporativa de uso de IA deve abranger todos os funcionários, prestadores de serviços e fornecedores terceirizados que acessam os sistemas ou dados da empresa. Essencialmente, qualquer pessoa que possa usar ferramentas de IA no decorrer de seu trabalho para a organização precisa ser incluída.
A maioria das organizações revisa suas políticas de uso de IA trimestralmente ou sempre que ocorre uma mudança significativa, como a adoção de uma nova ferramenta de IA, uma grande atualização regulatória ou um incidente de segurança. Sua política deve incluir uma frequência de revisão definida para evitar que ela fique desatualizada.