Este guia é para proprietários ou líderes de agências e empresas de serviços que desejam construir uma agência mais escalável e vendável, especialmente agora, com o ClickUp 4.0, os Super Agents e a IA mudando a forma como as agências operam.
O autor compartilha sua jornada de criação, expansão e venda de agências, enfatizando como o ClickUp (especialmente a versão 4.0 e os Super Agents) pode transformar as operações da agência.
Os pontos principais incluem:
- A produtização de serviços é crucial para a escalabilidade e a vendabilidade, ajudando a evitar o aumento do escopo e permitindo sistemas repetíveis.
- As automações e a IA do ClickUp simplificam processos como integração de clientes, atribuição de tarefas e gerenciamento contínuo de clientes.
- Centralizar o conhecimento no ClickUp Docs (em vez de ferramentas dispersas como o Google Docs) capacita as equipes e os agentes de IA a responder perguntas, reduzindo gargalos.
- A integração da equipe pode ser gerenciada inteiramente no ClickUp, usando modelos de lista e tarefas para treinamento e avaliação de desempenho.
- Os fluxos de trabalho de marketing se beneficiam das automações do ClickUp e dos Super Agents, que auxiliam na concepção, elaboração, edição e promoção de conteúdo.
- O ClickUp pode funcionar como um help desk, com Super Agents lidando com tickets e acompanhamentos de clientes, melhorando o atendimento ao cliente e a eficiência.
- Uma plataforma unificada como o ClickUp elimina as ineficiências de sistemas desconectados, fornecendo um contexto centralizado para que a IA e os agentes ofereçam melhores insights e otimizem as operações da agência.
O documento conclui que a convergência — reunir todo o trabalho, comunicação e conhecimento em um único lugar — combinada com IA e automação é uma força poderosa para as agências modernas.
Por que a maioria das agências tem dificuldade em expandir
Agências e empresas de serviços enfrentam dificuldades quando cada projeto de cliente se torna único e o trabalho se espalha por ferramentas desconectadas. Eu vi isso em primeira mão: o que começa com alguns clientes rapidamente se torna um labirinto de solicitações personalizadas, documentos espalhados e processos que só existem na sua cabeça. É exaustivo e quase impossível expandir ou vender.
Em 2013, eu comecei uma agência. Nos três anos seguintes, essa agência cresceu e foi adquirida por uma empresa de tecnologia maior do mesmo setor. Mais tarde, eu comecei outra agência. Essa agência usava o ClickUp como parte essencial de sua gestão e expansão de negócios. Hoje, eu trabalho na área de operações de crescimento do ClickUp — o que, para mim, é como se o ciclo se fechasse.
Desde que minha primeira agência foi adquirida, tenho sido um convidado regular em podcasts e escrito artigos sobre o que é necessário para construir uma agência escalável e vendável.
Mas, se eu tivesse que refazer tudo em 2025, com todos os recursos disponíveis e ferramentas como o ClickUp 4.0 e os Super Agents, eu faria algumas coisas de maneira diferente.
Este guia é o manual: transforme seus serviços em produtos, crie sistemas repetíveis, centralize o conhecimento e use IA e agentes para manter a execução em andamento sem que você se torne um gargalo.
Saiba mais sobre como os Super Agents podem realmente ajudá-lo:
Produtos de serviços para eliminar o aumento do escopo
A produtização é o cerne da escalabilidade e da vendabilidade. Ela transforma o trabalho personalizado em um sistema repetível.
Primeiro: quero falar sobre o que torna uma agência escalável e vendável: a produtização.
Para tornar uma agência escalável e vendável, concentrei-me em criar um serviço padronizado, ou seja, transformar um serviço em um projeto de escopo fixo.
Muitas vezes, freelancers e agências lutam contra o aumento do escopo: projetos que começam com um conjunto de entregas, mas depois o cliente quer mais uma coisa, e mais uma coisa. E então não há fim à vista. E você acaba sacrificando seus fins de semana e feriados porque o que começou como um projeto aparentemente simples se transforma em horas extras com rodadas de revisão e “só mais uma coisa”.
Com uma oferta de serviços padronizados, há um conjunto fixo de entregas com marcos claros. Qualquer coisa fora do escopo tem um custo extra.
Uma vantagem de oferecer um serviço padronizado do lado do provedor de serviços é que trabalhar com esse escopo fixo permite que você crie sistemas e processos repetíveis.
Não importa quantos clientes você tenha, todos eles recebem a mesma integração e os mesmos fluxos de trabalho de entrega de serviços.
A produtização foi fundamental para expandir minha primeira agência. Ela nos permitiu alcançar 100 clientes em serviços de web design e marketing em três anos, com uma equipe pequena.
Além disso, a produtização e a criação de um processo de entrega de serviços repetível, semelhante a uma linha de montagem, criam um sistema no qual você pode eventualmente se retirar totalmente do fluxo de trabalho.
Antes da produtização, eu tinha clientes com solicitações de revisão aparentemente intermináveis. Projetos que deveriam levar um mês levavam seis. Após a produtização, com diretrizes e entregas claras em vigor, os projetos puderam ser concluídos muito mais rapidamente, com menos atrasos.
Em muitas agências que conheço, o fundador acaba sendo o gargalo. Os projetos não podem avançar sem a aprovação ou o envolvimento dele, o que significa que, no fim das contas, o fundador não pode se afastar quando quer tirar férias ou se concentrar no negócio, em vez de trabalhar nele.
Regras rápidas que você deve documentar (e aplicar):
- O que está incluído
- O que está excluído
- Como funcionam as revisões
- O que desencadeia uma ordem de alteração
Crie sistemas que funcionam sem você
Uma vez que os serviços são transformados em produtos, os sistemas e a automação são o que transformam “repetível” em “escalável”.
Construir um negócio de serviços padronizados pode ser muito escalável com as ferramentas certas e sistemas repetíveis.
A beleza de uma plataforma como o ClickUp é que você não só pode construir sistemas repetíveis, mas também a IA e as automações podem cuidar de grande parte do trabalho manual para você.
Por exemplo, vamos analisar a integração de clientes.
Em um mundo perfeito, a integração de cada novo cliente segue um processo semelhante.
- Para novos clientes, você provavelmente precisará de:
- Para saber o que o cliente está contratando e quais serão seus direitos
- Para saber mais sobre o cliente (para que ele preencha um questionário ou faça uma entrevista de integração)
- Para acompanhar os dados dos seus clientes
- Para configurar as pastas e os sistemas do cliente
As automações e os sistemas do ClickUp podem ajudar nisso.
Aqui está um exemplo de como usei o ClickUp para otimizar e automatizar a integração de clientes:
- Acionar o fluxo de trabalho Quando um cliente assina o contrato, paga a fatura inicial e envia o formulário de integração, cada etapa aciona uma integração com o ClickUp.
- Crie o projeto de integração automaticamente O ClickUp cria uma cascata de tarefas e itens de projeto vinculados a esse cliente.
- Capture os detalhes do cliente em uma lista no estilo CRMUma lista centralizada de clientes é atualizada com o novo cliente, e os detalhes principais do questionário são armazenados em Campos personalizados .
- Gere uma lista de verificação única de integração com responsabilidade O ClickUp cria uma lista dedicada de integração com cerca de 20 tarefas de integração vinculadas ao cliente. As tarefas incluem Dependências (por exemplo, “Isso não pode começar até que os pré-requisitos sejam concluídos”) e são atribuídas a membros específicos da equipe.
- Desbloqueie o trabalho automaticamente à medida que os pré-requisitos são concluídosÀ medida que as tarefas são concluídas, as dependências são eliminadas e as tarefas posteriores passam automaticamente para Pronto para ação, para que os responsáveis saibam que podem começar.
- Faça a transição do cliente para a entrega de serviços “ao vivo”. Assim que as tarefas de integração forem concluídas, o cliente será oficialmente lançado.
- Acelere o trabalho recorrente contínuo O ClickUp cria automaticamente tarefas recorrentes em uma lista de clientes contínua e as atribui com base na capacidade e disponibilidade da equipe.
- Adicione check-ins proativos durante os primeiros 60 diasTarefas de check-in recorrentes são criadas para os primeiros dois meses para garantir uma experiência de integração de alto contato.
- Minha agência tinha vários espaços distintos para administrar os negócios, incluindo:
- Um espaço para serviços ao cliente
- Um espaço para gestão de RH e PTO
- Um espaço para operações de marketing e conteúdo
Construa a agência do futuro com o ClickUp 4.0 e os Super Agents
Se o ClickUp já ajudava as agências a crescer antes, o ClickUp 4.0 + Super Agents muda o que pode ser executado automaticamente e o que não precisa mais de um gargalo humano.
Mas tudo isso foi antes do ClickUp 4.0.
Se eu estivesse criando uma agência hoje, aqui estão algumas coisas que eu faria de maneira diferente:
Centralize o conhecimento para que os agentes possam responder às perguntas
Uma parte essencial da construção de uma agência e do crescimento de uma equipe é o compartilhamento de conhecimento.
Os novos membros da equipe precisam ser treinados. Os membros da equipe precisam de SOPs e documentação para executar processos e fluxos de tomada de decisão.
Anteriormente, eu criava SOPs inteiramente no Google Docs e em gravações do Zoom.
O problema é que, quando as informações ficam fora do seu sistema de trabalho, há uma grave falta de contexto. A IA e os agentes podem ser poderosos, mas somente se puderem acessar o conhecimento de que precisam.
Se eu fosse fazer isso novamente, utilizaria o ClickUp Docs e manteria tudo centralizado.
Eu criaria um Wiki interno dentro do ClickUp Docs para armazenar informações relevantes da empresa, acessíveis às equipes que precisam delas.
É importante ressaltar que eu disponibilizaria o conhecimento para os Super Agentes e o ClickUp Brain.
Dessa forma, se um membro da equipe estiver com dificuldades, ele poderá perguntar a um agente: “@AgentKnowledgeBot, o que devo fazer nesta situação?” e obter uma resposta consistente sem precisar esperar pelo gerente.
Um exemplo específico de agência: com o conhecimento centralizado, um membro da equipe poderia perguntar a um agente como configurar os registros DNS de um cliente e receber instruções personalizadas para a configuração desse cliente com base nos detalhes já armazenados.
Usar agentes para responder perguntas sem envolver a liderança reduz gargalos e aumenta a produtividade.
Faça a integração da equipe dentro do ClickUp
Quando criei minha última agência, utilizei ferramentas de cursos online que programei para treinar os membros da equipe em nossos sistemas internos. No entanto, isso se tornou mais uma ferramenta que precisava ser atualizada regularmente à medida que nossos processos mudavam.
Se eu fosse fazer isso novamente, criaria a integração inteiramente no ClickUp.
E eu pegaria emprestado um padrão que experimentei durante a integração na ClickUp: antes de obter acesso a determinados sistemas, tive que concluir cursos internos criados inteiramente dentro da ClickUp. Essa é uma proteção prática para qualquer empresa em crescimento.
Veja como isso poderia funcionar na sua agência:
Você pode usar o modelo de lista de verificação de integração do ClickUp para novos contratados.
- Cada lista contém tarefas com materiais em vídeo e escritos.
- Quando um novo funcionário é contratado, esse modelo de lista é criado e atribuído a ele.
- Cada módulo tem requisitos. O contratado envia o trabalho como um comentário ou em um Campo personalizado e, em seguida, conclui a tarefa.
- Um administrador analisa o trabalho e avalia o desempenho antes de conceder acesso a sistemas confidenciais.
Torne os fluxos de trabalho de marketing assistidos por agentes, e não orientados pelo fundador
O ClickUp é útil para gerenciar iniciativas de marketing: projetos personalizados, automações e visibilidade.
Mas os Super Agentes podem ajudá-lo a fazer mais, especialmente em operações de conteúdo.
Inspirando-me no próprio mecanismo de conteúdo da ClickUp, eis o que eu faria para o marketing de conteúdo em uma agência:
- Capture ideias em um só lugarMantenha uma lista para ideias de conteúdo e outra para a fila de redação e calendário.
- Mantenha as ideias em fase de concepção até que estejam prontasAs ideias permanecem em fase de concepção até que sejam delineadas e aprovadas para avançar.
- Use um Super Agente para ideias e esboços. Um Super Agente ajuda a gerar ângulos de tópicos e esboços preliminares com base no seu ICP, serviços e desempenho anterior.
- Mova os tópicos aprovados para WIP para redação O redator move a tarefa para WIP, atribui-a a si mesmo e redige o texto.
- Acionar automaticamente a transferência para o editor Quando o status do rascunho é alterado, a tarefa é automaticamente atribuída a um editor e uma lista de verificação ou subtarefas são criadas.
- Execute uma primeira revisão por um agenteUm agente treinado em seu guia de estilo e exemplos faz uma primeira revisão e marcação.
- Finalize com uma edição humana. Um editor humano faz a revisão final e altera o status para Pronto para agendar.
- Gere recursos promocionais Outro Super Agente redige publicações nas redes sociais para promover o artigo.
- Agende e defina a data de publicação Uma vez agendada, a data de publicação é definida e acompanhada no calendário.
- Verifique, publique e feche o cicloApós a data de publicação, um agente verifica se o URL está ativo e marca o status como Publicado ou sinaliza um problema para o editor.
📘 Leia também: Como criei um Super Agente ClickUp para administrar nosso programa social para funcionários
Use o ClickUp como um help desk leve
Você também pode usar o ClickUp como um help desk.
Os clientes podem enviar formulários ClickUp ou tickets de suporte por e-mail.
Em seguida, um Super Agente pode analisar o ticket, obter o contexto do cliente, consultar sua base de conhecimento interna e redigir uma resposta.
Isso pode reduzir o tempo de atendimento ao cliente, melhorar a velocidade de resposta e manter as respostas consistentes.
Da perspectiva do cliente, eles recebem uma resposta rápida, redigida em linguagem amigável, que resolve o problema de forma completa.
Reduza os gargalos dos clientes com um acompanhamento proativo.
Quando os clientes têm documentos ou recursos para compartilhar com você, eles podem fazê-lo por meio de um formulário ClickUp. Depois de enviado, você pode pedir a um Super Agente para revisar os materiais e seguir em frente.
A maioria das agências reconhece que os clientes costumam ser um grande gargalo.
Você pode ficar esperando que os clientes enviem seus comentários, formulários de admissão ou ativos solicitados por meses (e, em alguns casos, anos).
Um Super Agente pode ajudá-lo a ficar por dentro do que os clientes precisam e automatizar o acompanhamento com eles.
Convergência e contexto
O problema das agências raramente é a “falta de esforço”. É a fragmentação: trabalho, documentos, conversas e contexto do cliente espalhados por muitos lugares.
Minha primeira agência dependia de sistemas desconectados que não se comunicavam entre si.
- As comunicações internas eram feitas por meio do Slack e do e-mail.
- Os documentos foram armazenados no Google Docs.
- Estávamos constantemente mudando as ferramentas de gerenciamento de projetos à medida que a agência evoluía.
- As tarefas dos clientes foram gerenciadas em um único lugar.
- Help desk em outro
- Calendário de conteúdo em outro
Em retrospecto, não era perfeitamente eficiente. Alguns dados eram redundantes, estavam em vários locais e exigiam manutenção em vários locais, e nenhum dos sistemas compartilhava o contexto.
Eu não tinha nada parecido com o que o ClickUp tem hoje.
Quando entrei para a ClickUp, foi revelador ver como uma organização com mais de 1.000 funcionários realmente vive dentro de sua plataforma de produtividade. Ter a comunicação interna em um só lugar, poder pesquisar e consultar tarefas em chats, criar tarefas a partir de discussões e manter documentos no mesmo lugar é incrivelmente eficiente.
Em vez de ter cinco sistemas que precisam de integrações imperfeitas para compartilhar dados (mas não contexto), o ClickUp tem tudo em um só lugar. O contexto centralizado ajuda a evitar que as coisas se percam. E garante que, quando você usa uma IA como o ClickUp Brain, ela possa extrair informações de tarefas, comentários, documentos relacionados e conversas vinculadas ao trabalho.
Para uma agência, essa convergência, com todas as informações em um só lugar, torna-se uma força poderosa quando combinada com agentes para otimizar as operações e a prestação de serviços.
Considerações finais: a expansão vem dos sistemas
Se você deseja uma agência escalável e vendável, precisa de duas coisas: serviços padronizados e sistemas que mantenham a entrega consistente sem a necessidade de heroísmo do fundador.
O ClickUp 4.0, o ClickUp Brain e os Super Agents não substituem os fundamentos. Eles os tornam repetíveis.
Se você deseja construir uma agência que funcione perfeitamente sem você no meio de todas as decisões, comece centralizando a entrega, o conhecimento e o acompanhamento no ClickUp.