Como automatizar tarefas repetitivas: Seu guia de 5 etapas para a automação

Você já teve um daqueles momentos de tédio em que percebe que está gastando muito tempo copiando dados entre sistemas e formatando células em planilhas em vez de criar estratégias e inovar? Bem, você não está sozinho.

Cerca de 60% das organizações relatam que suas equipes perdem cinco horas por semana em tarefas manuais e processos repetitivos - isso equivale a aproximadamente 1,5 mês por ano! E muitos deles são trabalhadores do conhecimento com os meios para automatizar tarefas; imagine como essas tarefas repetitivas seriam um dreno para outras equipes.

A boa notícia é que você pode recuperar esse tempo valioso automatizando tarefas rotineiras e repetitivas. Isso o libera para se dedicar aos aspectos mais desafiadores do seu trabalho e aumentar a eficiência.

Para ajudar nessa busca, aqui está o nosso guia rápido e fácil de 5 etapas para automatizar tarefas repetitivas.

Entendendo a automação de tarefas

Configure receitas de automação no ClickUp para automatizar tarefas

A automação de tarefas aproveita a tecnologia para simplificar e concluir tarefas com mínima ou nenhuma intervenção humana. Isso envolve o uso de software, plataformas e ferramentas para:

• Replicar ações humanas que podem ser tão simples quanto copiar dados ou tão complexas quanto executar ações baseadas em lógica condicional
• Executar uma tarefa seguindo um conjunto predefinido de etapas e instruções
• Responder a situações ou eventos específicos e acionar ações subsequentes

O objetivo é delegar tarefas a soluções digitais adequadas para aumentar a precisão, a produtividade e a eficiência. As seções subsequentes discutirão os benefícios em detalhes.

Por que você deve automatizar tarefas repetitivas? Automação do fluxo de trabalho beneficia indivíduos e empresas das seguintes maneiras:

• Poupa tempo e esforço ao lidar com processos rotineiros. Esse tempo pode ser utilizado para atividades mais criativas, inovadoras ou estratégicas
• Elimina o trabalho repetitivo ou redundante e integra os fluxos de trabalho, permitindo que os indivíduos sejam mais produtivos, concluam as tarefas mais rapidamente e apresentem melhores resultados
• Minimiza o erro humano ao seguir regras predefinidas para processos comerciais precisos
• Estabelece uma marca baseada na consistência e na confiabilidade, uma vez que os processos automatizados fornecem resultados uniformes
• Aumenta o moral dos funcionários e a satisfação no trabalho, uma vez que os indivíduos não estão mais envolvidos em tarefas mundanas ou tediosas
• Reduz os custos ao diminuir os custos de mão de obra associados às tarefas manuais. Também proporciona economia de custos ao reduzir os erros dispendiosos que podem causar um aumento nos custos operacionais
• Mantém a escalabilidade, permitindo que as empresas aumentem as cargas de trabalho ou a capacidade sem aumentar significativamente os recursos humanos. Isso permite que as empresas acompanhem as demandas flutuantes e as taxas de crescimento variáveis
• Permite que as equipes compilem, mantenham e atualizem dados em tempo real, o que possibilita a tomada de decisões informadas e melhores resultados
• Aumenta a satisfação do cliente ao proporcionar uma experiência tranquila ao cliente
• Libera o verdadeiro potencial ao liberar os recursos humanos para tarefas mais exigentes ou complexas, como a construção de relacionamentos com os clientes e a inovação de produtos
• Garante a segurança dos dados e a integridade, pois não envolve esforço manual para a entrada e o manuseio de dados

Como automatizar tarefas repetitivas: Guia de 5 etapas

Como prometido, aqui está nosso guia passo a passo sobre como automatizar tarefas repetitivas:

Passo 1: Identificar a tarefa repetitiva

Em primeiro lugar, você deve identificar as tarefas repetitivas que consomem muito tempo e esforço.

Veja como você pode fazer isso:

1. Crie uma lista de tarefas. Ela deve fazer um balanço de todas as suas tarefas, juntamente com suas respectivas prioridades, frequência e finalidade
2. Implante uma ferramenta de controle de tempo para quantificar o tempo necessário para concluir cada tarefa
3. Consulte especialistas ou colabore com sua equipe para coletar todos os detalhes relacionados a tarefas repetitivas

Tarefas repetitivas seriam aquelas que ocorrem com frequência, consomem uma boa quantidade de tempo e podem atrair erros. No entanto, você também pode descobrir algumas outras tarefas adequadas para automação. Elas podem ser:

• Tarefas baseadas em regras que seguem regras ou lógica bem definidas. Por exemplo,automação de e-mail para enviar autoresponders para os e-mails recebidos
• Tarefas de software que podem ser automatizadas usando um software existente com seus recursos de automação incorporados. Por exemplo, como você podeautomatizar o Excel para realizar cálculos
• Tarefas que consomem muito tempo e que exigem supervisão humana mínima, mas consomem uma quantidade significativa de tempo. Por exemplo,Automação de DevOps para monitorar os sistemas em busca de registros de erros e sinalizar incidentes
• Tarefas de entrada e manipulação de dados em que você precisa coletar, gerenciar, organizar, atualizar e explorar dados para atender às metas comerciais. Por exemplo, você poderia usar umferramenta de automação de vendas em conjunto com um CRM para personalizar a experiência de vendas

Identifique essas tarefas sistematicamente enquanto se prepara para a próxima fase - priorizando as áreas-alvo que produzirão os maiores benefícios da automação.

Etapa 2: medir o potencial de automação

Embora você possa ter uma longa lista de tarefas adequadas para automação, vamos nos concentrar nas tarefas repetitivas.

Nesta etapa, você mede o potencial de automatização das tarefas repetitivas. Para calcular isso, você precisará analisar os seguintes parâmetros:

Como avaliar a adequação das tarefas para automação Tarefas tipicamente adequadas para automação com base em parâmetros | | | | | --------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------- | | Tempo necessário para concluir a tarefa | Tarefas longas | Periodicidade da ocorrência da referida tarefa | Tarefas que ocorrem com frequência | Complexidade envolvida na conclusão da tarefa | Tarefas previsíveis e baseadas em regras com menor complexidade | Esforço manual necessário para a realização da tarefa | Tarefas que exigem trabalho manual significativo | Taxa média de erros, especialmente no trabalho manual Tarefas mais propensas a erros | Impacto no fluxo de trabalho | Tarefas de alta prioridade e alto impacto

Essa análise segue uma abordagem estratégica ao automatizar tarefas repetitivas. Você pode usar uma fórmula ponderada para preparar uma lista baseada em prioridades para seus esforços de automação de tarefas.

Etapa 3: explorar soluções de automação

Agora que você tem sua lista de tarefas de rotina, é hora de selecionar a ferramenta certa de automação de tarefas.

Isso envolve pesquisar as software de automação de fluxo de trabalho para identificar soluções para automatizar tarefas repetitivas.

Veja como você pode proceder com isso:

1. Identifique claramente suas necessidades e mapeie os requisitos correspondentes das ferramentas de automação. Separe seus requisitos em necessidades, desejos e planos futuros para se concentrar nas tarefas recorrentes de alta prioridade
2. Defina os objetivos da ferramenta de automação. De preferência, especifique essas metas de acordo com os parâmetros SMART para expressar e quantificar o impacto dos processos automatizados nos resultados comerciais
3. Depois de ter uma ideia básica, faça uma busca on-line por ferramentas de automação populares que se alinhem às suas necessidades. Explore suas opções visitando sites oficiais, fóruns específicos do setor, fóruns de discussão etc.
4. **Faça uma lista de seleção das possíveis soluções e compare e avalie os recursos de suas ferramentas. Leve em conta fatores como custo, escalabilidade, recursos de integração, facilidade de uso, compatibilidade com a pilha de tecnologia existente, etc.
5. Agora que você tem um conjunto menor de opções, examine atentamente as avaliações de usuários, os depoimentos de clientes e os estudos de caso para ter uma ideia realista do que esperar da ferramenta de automação de tarefas. Anote todas as lacunas ou deficiências para entender como elas afetam suas metas de automação de tarefas
6. A essa altura, você terá aproximadamente duas ou três opções disponíveis. Entre em contato com os fornecedores e inscreva-se em demonstrações de produtos, avaliações gratuitas e orientações sobre os produtos para ter uma ideia em primeira mão dos recursos de cada ferramenta de automação
7. Após a fase de avaliação e teste, selecione a ferramenta de automação de sua escolha que atenda às suas necessidades organizacionais, ao seu orçamento e aos recursos da equipe. Você deseja uma solução escalável para acomodar metas de longo prazo, mesmo que isso tenha um pequeno custo. Por esse motivo, uma ferramenta que ofereçaAutomação de fluxo de trabalho com tecnologia de IA superaria o desempenho de uma que não tivesse esse recurso

Etapa 4: automatizar tarefas

Agora que software de automação de tarefas faz parte da pilha de tecnologia, é hora de automatizar as tarefas.

Veja como automatizar tarefas com perfeição:

• Comece preparando um roteiro detalhado do plano de implementação. Liste as várias tarefas que você automatizará e atribua um cronograma apropriado para elas. Você pode até iniciar a automação de tarefas em pequena escala e depois expandi-la
• Em seguida, defina objetivos e metas claros para automatizar as tarefas. Identifique os KPIs e as métricas que você usará para avaliar o desempenho das tarefas automatizadas e insira-os na ferramenta de automação
• Dê o pontapé inicial em seu projeto piloto de automação de fluxo de trabalho, de preferência um projeto simples que ofereça benefícios notáveis. Essa é uma ótima maneira de testar a automação do fluxo de trabalho em um ambiente controlado antes de passar para fluxos de trabalho mais complexos
• Avalie o desempenho e o impacto desse primeiro estágio da automação de tarefas. Refinar os processos automatizados com base no feedback, nos resultados iniciais e nas métricas de desempenho. Faça o ajuste fino dos fluxos de trabalho, otimize as configurações e corrija bugs para orquestrar uma operação tranquila
• Quando passar dos estágios de iteração e aprimoramento da automação de tarefas rotineiras, faça a implementação completa expandindo gradualmente para outras tarefas, fluxos de trabalho e departamentos. Fazer isso em fases garantiria a continuidade dos negócios e o mínimo de interrupções

O treinamento e o suporte contínuos devem acompanhar o estágio de implementação da automação. Você também deve sensibilizar sua força de trabalho sobre os benefícios e as práticas recomendadas da automação de tarefas.

Etapa 5: medir o impacto da automação

A etapa final trata da medição do impacto de seus esforços de automação. Lembra-se de como você teve que definir KPIs e métricas para descobrir isso? Seus KPIs podem medir o tempo economizado, os ganhos de produtividade, a economia de custos ou a redução de erros. Independentemente disso, é aqui que você os rastreia para avaliar a eficácia, o desempenho e os benefícios gerais.

Para fazer isso, você:

1. Capturar dados no estágio de pré-automação. Mede valores como o tempo necessário para concluir uma tarefa, a taxa média de erros e assim por diante
2. Use o software de automação para obter insights sobre os processos e operações de negócios após a automação dos processos. Colete os dados comparáveis
3. Meça a variância para quantificar a melhoria e o impacto nos fluxos de trabalho. Defina-os como benchmarks para medições futuras

Além disso, consulte todas as partes interessadas e obtenha feedback delas. Suas percepções podem esclarecer alguns dos aspectos não tangíveis da automação de tarefas que os dados podem deixar passar, como o aumento do moral ou da colaboração da equipe.

Programe revisões periódicas e monitore o desempenho para otimização contínua.

Exemplos reais de automação de tarefas repetitivas

Aqui estão alguns exemplos de automação de processos de negócios com base nas cinco etapas descritas acima:

Marketing: Simplificando calendários de mídia social

1. Identificar tarefas: Agendar postagens de mídia social em diferentes plataformas consome muito tempo
2. Avaliar o potencial: A tarefa é frequente, envolve seguir cronogramas e processos de postagem predefinidos e requer supervisão mínima
3. Explore soluções: Ferramentas como Hootsuite ou Buffer podem ajudar a automatizar a programação de mídia social
4. Automatizar: Prepare um calendário de conteúdo, crie materiais de marketing, crie postagens e use a ferramenta para automatizar a publicação de acordo com a programação
5. Meça o impacto: Acompanhe o aumento da eficiência, a consistência das publicações e o crescimento do engajamento usando a análise

Finanças: Melhorar a precisão das faturas

1. Identificar tarefas: A entrada manual de dados de faturas leva tempo e esforço e é propensa a erros
2. Avaliar potencial: A tarefa é frequente, baseada em regras e vulnerável a erros humanos
3. Explorar soluções: O OCR pode extrair dados de faturas e preencher automaticamente os sistemas de contabilidade
4. Automatizar: Integre o software de OCR à pilha de contabilidade e configure regras para extração e validação de dados
5. Medir o impacto: Acompanhe a redução do tempo de processamento, a diminuição dos erros e a melhoria da precisão dos registros financeiros

Atendimento ao cliente: Fazendo mais com os mesmos recursos

1. Identificar tarefas: Responder a perguntas frequentes (FAQ) toma muito tempo de um agente de suporte ao cliente
2. Avaliar o potencial: Responder a perguntas frequentes é repetitivo, segue um padrão previsível e não envolve a solução de problemas complexos
3. Explorar soluções: Os chatbots podem ser treinados para responder a perguntas frequentes e encaminhar problemas complexos para agentes em tempo real
4. Automatizar: Projete um chatbot com fluxos de decisão e árvores de respostas para lidar com consultas comuns e integre o chatbot à plataforma de atendimento ao cliente
5. Meça o impacto: Acompanhe métricas como NPS (Net Promoter Score), CSAT (Customer Satisfaction Score), FRT (First Response Time), consultas repetidas, etc.

Leia também:_ **Exemplos de automação

Razões para usar o ClickUp para automação de tarefas

Se você estiver procurando por automação de tarefas ou gerenciamento automatizado de projetos o ClickUp é uma excelente opção de qualquer forma.

Para realmente apreciar como você pode usar o ClickUp para automatizar tarefas, considere os seguintes recursos:

ClickUp Automations

Crie uma lista de automações e gerencie-as de forma eficaz com o ClickUp Automações do ClickUp permite que os usuários criem regras personalizadas ou escolham em uma biblioteca de receitas de automação pré-construída para automatizar tarefas recorrentes. Por exemplo, é possível configurar a automação para atribuir tarefas automaticamente a um membro qualificado da equipe assim que uma tarefa for criada.

Da mesma forma, você pode configurar a automação para atualizar as prioridades das tarefas com base em critérios predefinidos ou enviar notificações após a conclusão da tarefa. Essa automação baseada em gatilhos funciona como um assistente digital e garante que você esteja atualizado sobre todas as atividades.

ClickUp Brain

Automatize tarefas como a geração de documentação relacionada ao projeto usando o ClickUp Brain ClickUp Brain é uma ferramenta avançada que reduz as barreiras técnicas para aproveitar a tecnologia como a IA. Esse assistente de IA aceita comandos em linguagem natural e os traduz em regras de automação personalizadas! Isso significa que você pode automatizar qualquer tarefa ou fluxo de trabalho simplesmente descrevendo o fluxo de trabalho desejado em linguagem simples e clara, enquanto o ClickUp Brain faz todo o trabalho para você.

Configurar a automação é tão simples quanto dizer ao Brain: "Quando uma tarefa for marcada como de alta prioridade, atribua-a à Jane e defina uma data de vencimento para o dia seguinte" O ClickUp Brain configurará a automação. Da mesma forma, ele pode automatizar tarefas como preparar requisitos de produtos, redigir e-mails, resumir anotações de reuniões e muito mais! Isso torna os recursos de automação acessíveis a todos os membros da equipe, independentemente de seus conhecimentos técnicos.

Formulários do ClickUp

Definir lógica condicional nos formulários ClickUp para automatizar a coleta de dados Visualização do formulário ClickUp elimina o trabalho demorado de registrar dados manualmente. Use-o para criar formulários on-line personalizados e detalhados que capturam dados e os convertem diretamente em tarefas. Ele oferece um benefício duplo.

Primeiro, você não precisa reservar um recurso exclusivo para a entrada de dados.

Em segundo lugar, ele garante a precisão dos dados, sem pontos de interrupção e intervenção manual. Os formulários resultantes, fáceis de usar, precisos e acionáveis, são particularmente úteis para atividades comerciais como captura de leads, integração de clientes e solicitações de serviços.

ClickUp Recurring Tasks

Configure a periodicidade das tarefas repetitivas com o recurso Recurring Tasks

Use Tarefas recorrentes do ClickUp para automatizar tarefas recorrentes - é simples assim. Programe tarefas que se repetem diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente. Seja na geração de relatórios, faturamento ou acompanhamento, personalize os padrões de recorrência com opções como "a cada semana alternada" ou "no último dia do mês" para alinhar seu fluxo de trabalho com uma tarefa periódica. Quando combinado com o ClickUp Automations, esse recurso garante que nada seja perdido para que você e sua equipe possam se concentrar em atividades de nível superior.

ClickUp Templates

Com uma rica biblioteca de modelos de automação personalizados, você pode otimizar os fluxos de trabalho, aumentar a produtividade e economizar tempo. Essas soluções prontas são um ótimo ponto de partida para automatizar fluxos de trabalho comuns

Aqui estão alguns que você pode usar para começar:

Faça o download desse modelo

Automatize o envio de e-mails com o modelo de automação de e-mail do ClickUp

Modelo ClickUp para automação de e-mail Elimine o trabalho manual do alcance de e-mails e envie e-mails personalizados com base em valores de campos personalizados ou acionadores de tarefas. Imagine enviar automaticamente um e-mail de boas-vindas a um cliente recém-registrado ou entregar um kit de e-mail de integração a um novo funcionário! Isso permite enviar os e-mails certos no momento certo e, ao mesmo tempo, liberar o tempo da equipe para outras tarefas. Você pode criar tarefas para cada e-mail automatizado e configurar regras no ClickUp para definir o acionador.

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Crie propostas de projeto vencedoras com o modelo de proposta de projeto de automação do ClickUp

Modelo ClickUp para automação de propostas de projetos Simplifique o processo de elaboração de propostas de projetos. Esse modelo permite automatizar tarefas como atribuir atividades de criação de propostas aos membros da equipe, enviar lembretes e notificações de prazos e consultar as partes interessadas quando a proposta estiver concluída. A visualização de proposta de projeto oferece uma visão geral abrangente de todas as propostas

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Fique de olho em todos os KPIs de automação com o modelo de rastreamento de KPIs de automação do ClickUp

Modelo de rastreamento de KPI de automação do ClickUp Não automatize apenas tarefas repetitivas; meça o impacto dessa ação. Use este modelo para testar a eficácia de sua automação. Ele fornece uma estrutura para medir KPIs cruciais que você pode rastrear para avaliar se os fluxos de trabalho automatizados estão atingindo seu potencial. Ele inclui campos personalizados como Departamento, Valor Alvo, Variação etc. Visualize a linha do tempo e os marcos de suas iniciativas de automação com a Visão de linha do tempo e acompanhe o progresso de tarefas individuais com a Visão de progresso

Não repita, apenas automatize com o ClickUp

Com base em tudo o que discutimos até agora, é evidente que a automação não é mais um luxo ou um recurso "bom de se ter". Você deve automatizar ao máximo as tarefas repetitivas para alcançar um novo patamar de eficiência, produtividade e utilização de recursos. Esperamos que o nosso guia simples de cinco etapas trace um roteiro claro para a implementação da automação.

Uma solução de gerenciamento de projetos com tecnologia de IA, como o ClickUp, pode transformar seus processos diários com o poder da automação inteligente. Registre-se gratuitamente no ClickUp para maximizar o potencial de seus negócios!