A automação está silenciosamente tirando muitas tarefas de nossas mãos - seja para nos ajudar a verificar nossas compras semanais no supermercado ou para iniciar um reembolso da Amazon por um item com defeito.

Ela é tão onipresente que começamos a tomá-la como algo natural. Mal nos lembramos dos dias de longas filas, tempos de espera intermináveis quando ligávamos para o suporte ao cliente e de como muitas negociações e processos comerciais costumavam ser repletos de atrasos e erros.

Então, como um super-herói, automação de tarefas veio para o resgate coletivo de pessoas e empresas. Ela assumiu o controle das tarefas maçantes e repetitivas, permitindo que nos concentrássemos em trabalhos mais importantes - geralmente criativos ou estratégicos. É verdade que o atendimento ao cliente não é perfeito, mas estamos em um lugar melhor graças à automação.

Como resultado, a maioria de nossos ferramentas de produtividade são equipadas com automação . Isso vale até mesmo para ferramentas legadas, como o Microsoft Excel. Portanto, se quiser fazer com que o Excel funcione melhor e mais rápido, fique conosco e aprenda a automatizar o Microsoft Excel.

Também o orientaremos em uma ferramenta muito mais avançada para criar automação personalizada: ClickUp.

Vamos lá!

Entendendo a automação de tarefas: Um histórico

A automação de tarefas refere-se ao uso de ferramentas e tecnologias modernas para executar determinadas tarefas sem a necessidade de que as pessoas as executem manualmente. Ela é usada para tornar as atividades repetitivas e demoradas mais fáceis e sem erros.

Isso também permite que as pessoas se concentrem mais nas partes complexas e criativas de seu trabalho. Por exemplo, você pode automatizar a coleta de dados por meio de formulários entrada de dados e criação de relatórios.

A automação de tarefas também está em toda parte em nossa vida cotidiana. Pense nos quiosques de check-in dos aeroportos, nos caixas eletrônicos ou na renovação automática dos seus serviços de assinatura. A automação elimina o trabalho manual e o trabalho pesado de pelo menos uma etapa desses processos.

História e evolução da automação de tarefas

A automação de tarefas já percorreu um longo caminho. Vamos ver como ela evoluiu no último século.

• **Antes dos computadores, os inventores só podiam automatizar sistemas mecânicos básicos. Quando os computadores finalmente surgiram, os primeiros mainframes e sistemas de cartões perfurados podiam automatizar tarefas de processamento de dados, mas eram complexos e inacessíveis
• Década de 1960-80: Surgiram macros e scripts para automatizar a manipulação de dados e as tarefas de geração de relatórios. Na década de 1980, com a chegada dosoftware de planilha eletrônica como o Microsoft Excel, as pessoas começaram a usar macros para automatizar cálculos e manipulação de dados
• Anos 1990 a 2000:Gerenciamento de fluxo de trabalho sistemas eautomação de processos de negócios tornaram-se populares, permitindo que as organizações automatizassem sequências complexas de tarefas e aprovações
• Anos 2010-20: Na última década, testemunhamos o surgimento da automação de processos robóticos (RPA) - robôs de software ou "bots" que realizam tarefas baseadas em regras em diferentes aplicativos, tornando as coisas mais eficientes e escalonáveis
• Presente: Agora, estamos na era da integração da inteligência artificial (IA) à automação. Algoritmos avançados permitem que os sistemas aprendam e se adaptem, tornando a automação mais inteligente e mais consciente do contexto. A automação cognitiva, o processamento de linguagem natural e a análise preditiva são agora cruciais para os fluxos de trabalho automatizados

Automatizando tarefas no Excel

Mesmo com o aumento da IA, do big data e da computação em nuvem, muitos ainda dependem do Microsoft Excel para análise e gerenciamento de dados.

As pessoas gostam de usar o Excel porque ele organiza dados, realiza cálculos avançados e obtém insights. No entanto, ninguém gosta do tempo gasto copiando, colando ou corrigindo formatos em uma pasta de trabalho do Excel. É aí que entra a automação do Excel.

Ela facilita o uso do Excel ao executar macros automaticamente e assumir tarefas frustrantes, como formatar células e atualizar valores repetidamente.

Usando o Excel para automação de tarefas

Há várias maneiras de automatizar as tarefas do Excel. Você pode usar recursos como macros, funções, fórmulas, tabelas dinâmicas e gráficos para criar soluções inteligentes que economizam tempo reduzir erros e ajudá-lo a aproveitar ao máximo seus dados do Excel.

1. Automatizar tarefas com macros no Excel

Uma macro é um conjunto de ações que você pode fazer com que o Excel execute. Ela funciona como um gravador inteligente, capturando suas ações para automatizar tarefas repetitivas, seja formatando células, inserindo pontos de dados específicos ou realizando cálculos completos.

Em vez de repetir manualmente as etapas no Excel para várias planilhas, registre essas ações em uma macro. Agora, sempre que você precisar realizar a mesma tarefa, basta executar a macro e o Excel fará tudo automaticamente.

O Excel também tem um Editor do Visual Basic, no qual você pode criar, editar e gerenciar suas macros usando uma linguagem de programação chamada Visual Basic Applications ou VBA.

via Microsoft Você pode gravar uma macro acessando a guia "Desenvolvedor" em sua planilha do Excel e selecionando "Gravar macro"

Execute suas ações e salve a macro. Execute-a quando precisar.

2. Guia Automatizar do Excel (também conhecido como Scripts do Office)

O VBA não é útil apenas para criar macros personalizadas. Você ficará surpreso com o quanto mais pode fazer com ele.

Imagine que você recebe relatórios mensais de vendas que precisam de muito processamento. Com o VBA, você pode criar uma macro mais avançada chamada script. Esse script importa os dados para uma planilha do Excel, limpa-os, formata-os perfeitamente e, em seguida, cria um relatório mestre com todas as informações importantes e um formulário de pesquisa para receber informações das equipes.

via Microsoft Você pode criar um novo script ou ajustar os existentes da seguinte maneira:

1. Abra uma pasta de trabalho e navegue até a guia 'Automatizar'.
2. Se quiser criar um novo script, selecione o botão "New Script".
3. Se quiser ajustar um script existente, selecione-o na galeria ou no painel "All Scripts".
4. Quando seu script estiver pronto, clique em "Run" (Executar).

3. Utilização de tabelas dinâmicas e gráficos para automação no Excel

As tabelas dinâmicas e os gráficos do Excel simplificam o resumo, a análise e a visualização de grandes conjuntos de dados. Por exemplo, com pedidos de clientes, uma tabela dinâmica revela rapidamente as vendas por categoria de produto, enquanto os gráficos dinâmicos aprimoram a visualização.

Essas ferramentas são particularmente excelentes para a criação de relatórios organizados no Excel.

via Microsoft As tabelas dinâmicas permitem que as equipes processem dados de diferentes lugares em uma única exibição organizada, facilitando o agrupamento de informações, a identificação de tendências e a tomada de decisões mais inteligentes. O Excel também oferece estilos prontos (mais de 30 deles!) para que suas tabelas tenham uma aparência incrível sem trabalho extra.

via Microsoft E quanto aos gráficos dinâmicos, você pergunta? O Excel oferece gráficos de pizza e gráficos de barras para visualizar seus dados da maneira que desejar. Você pode até mesmo incrementá-los com cores, rótulos e muito mais para maior personalização.

Além disso, eles não são apenas bonitos; eles também são inteligentes! Você pode clicar, filtrar e obter todos os detalhes necessários de seus dados. Elas são atualizadas independentemente à medida que você adiciona dados à planilha, o que economiza muito tempo.

Limitações do uso do Excel para automação de tarefas

Embora o Excel venha com um conjunto poderoso de ferramentas para automatizar tarefas, ele ainda tem suas deficiências.

• Complexidade das tarefas: Às vezes, a automação do Excel tem dificuldades com tarefas realmente complicadas que envolvem múltiplas variáveis, estatísticas avançadas ou algoritmos de aprendizado de máquina
• Desafios de escalabilidade: Quando você tem uma tonelada de dados no Excel, as coisas podem ficar mais lentas. Grandes volumes de dados podem tornar os cálculos mais lentos, atrasar os tempos de atualização e até mesmo fazer com que ele trave com mais frequência. Isso pode ser um problema quando você está tentando tomar decisões rápidas ou colaborando em arquivos pesados do Excel com sua equipe
• Preocupações com a segurança dos dados: Embora o Excel tenha opções como proteção por senha, o uso de macros e automação pode expor alguns pontos fracos, tornando-o um risco para violações de dados ou acesso não autorizado
• Desafios de manutenção e solução de problemas: A correção e o controle de automações complicadas no Excel podem ser agitados. Se houver erros nas macros ou fórmulas, descobrir o que está errado pode demorar um pouco. Além disso, as versões do Excel, a compatibilidade com diferentes sistemas de computador e as atualizações podem interferir no funcionamento das soluções automatizadas
• Falta de controle e monitoramento centralizados: Ao contrário das ferramentas de automação dedicadas, o Excel não tem recursos fortes para gerenciar e monitorar as tarefas automatizadas de um local central

Conheça o ClickUp: Uma ferramenta poderosa para automação de tarefas

Se você está procurando uma ferramenta de automação de tarefas Alternativa ao Excel que possa superar essas limitações e lidar com o processamento de dados pesados sem falhas, experimente o ClickUp.

O ClickUp é um software de automação de tarefas de primeira linha e ferramenta de gerenciamento de projetos . Ela permite que você configure lembretes de reuniões regulares, atribua tarefas automaticamente, altere status, deixe comentários e faça muito mais com seus projetos, inclusive projetos de gerenciamento de dados.

Ele combina os recursos analíticos de planilhas eletrônicas com os recursos do software de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a automatizar os processos.

Vamos dar uma olhada mais de perto em Automação do ClickUp .

Entendendo os recursos exclusivos de automação do ClickUp

Automatize os fluxos de trabalho com o ClickUp Automation

A automação inteligente do ClickUp reduz sua carga de trabalho manual e permite que você automatize tarefas, liberando recursos humanos valiosos para trabalhos mais criativos.

Economize tempo e aumente a produtividade de sua equipe configurando a automação com ações e acionadores personalizados, como o ajuste de datas de vencimento quando o status de uma tarefa muda de "em andamento" para "paralisada" Você também pode acionar itens de ação e medidas de correção (como o envio de uma atualização por e-mail) quando pontos de dados específicos (como estimativas de custo para um projeto em andamento) excedem os limites definidos.

Escolha entre os vários modelos prontos na biblioteca de automação do ClickUp ou crie uma automação personalizada para acelerar seus processos manuais. Além disso, você pode integrar facilmente o ClickUp a outros aplicativos para aumentar a eficiência.

E, se você sentir falta da interface tabular do Excel, poderá usar o Visualização de tabela ClickUp para visualizar todas as suas tarefas e projetos em uma única exibição, exatamente como uma planilha.

Passo a passo: Como automatizar tarefas no ClickUp

Crie automações personalizadas com o ClickUp para automatizar todas as suas tarefas de rotina

Toda automação consiste em três partes: um acionador, uma condição e uma ação. Se houver um acionador e ele atender à condição, o ClickUp iniciará uma ação.

Vejamos o exemplo do Wall-E, o simpático robô da Disney.

A tarefa do Wall-E é identificar o lixo na Terra e coletá-lo. Portanto, para ele:

• Gatilho: Um pedaço de lixo
• Condição: Está na Terra
• Ação: Coletar e compactar o lixo

Agora, você poderia automatizar a tarefa do Wall-E no ClickUp da seguinte forma:

• Acionador: Identificação de um pedaço de lixo
• Condição: Localizado na Terra
• Ação: Iniciar a coleta e a compactação do lixo

Na vida cotidiana, você pode configurar a automação para atribuir automaticamente um tipo específico de tarefa (por exemplo, criar um relatório de evento) a um determinado responsável assim que o status do evento no ClickUp mudar de "em andamento" para "concluído" Ou você pode iniciar uma revisão de SEO (ação) para todas as suas tarefas de postagem de blog (condição) no ClickUp quando os blogs forem marcados como postados (acionador).

A melhor parte? Você pode criar quantas automações quiser sem uma única linha de código!

Atribua tarefas aos membros da sua equipe e adicione observadores à automação no ClickUp para que suas equipes possam acompanhar o progresso

Para criar uma automação:

1. Vá para o espaço, pasta ou lista em que você deseja usar a automação.
2. Clique em "Automação" no canto superior direito. No ClickUp 2.0, isso se chamava 'Automate.'
3. Escolha o tipo de automação (modelos, costumes, integrações, automação de responsável e observador) que deseja ou deixe que o ClickUp crie uma para você.

Benefícios de usar o ClickUp para automação de tarefas

O uso de tarefas automatizadas no ClickUp traz benefícios incríveis. Alguns deles são:

• Cuida das tarefas diárias para que você possa se concentrar em decisões mais significativas e estratégicas
• Aumenta a produtividade e mantém a alta qualidade dos resultados
• Funciona facilmente com outras ferramentas
• Torna a comunicação mais fluida
• Localiza e resolve gargalos e lentidões
• Gera relatórios automaticamente, fornecendo insights
• Adapta-se perfeitamente à metodologia ágil

Independentemente de sua função, o ClickUp Automation o ajudará a se destacar, permitindo que você recupere suas horas, seu foco e sua energia.

Perguntas frequentes sobre automação de tarefas no ClickUp

1. **Por que minha automação está demorando tanto? As automações são projetadas para serem rápidas, mas, ocasionalmente, elas podem demorar mais do que o normal. Se notar atrasos, entre em contato com o suporte ao cliente do ClickUp por meio do aplicativo ClickUp.
2. **Não vejo o botão Automatizar em meu espaço de trabalho. O que devo fazer? O botão Automatizar fica visível quando o proprietário ou administrador do espaço de trabalho ativa o ClickApp Automações nas configurações do espaço de trabalho. Lembre-se de que os convidados não podem configurar a automação.
3. **As ações de automação são executadas em uma ordem específica? Sim, as ações de automação são executadas na ordem em que você as organiza.

Se você tiver mais perguntas, consulte a seção Central de Ajuda do ClickUp .

Projeções futuras: O caminho a seguir para a automação de tarefas

O futuro da automação de tarefas parece já ter chegado, com sua capacidade de eliminar muitos processos manuais. Mas os casos de uso e os aplicativos de automação ficarão cada vez melhores e mais diversificados.

As três principais tendências previstas para ocupar o centro do palco em 2024 são,

1. Uma nova onda de IA generativa e processamento de linguagem natural (PNL): A IA está se intensificando, usando IA generativa e PNL para criar automaticamente uma grande parte da automação e dos testes. Por exemplo, você pode criar automações em linguagem natural usandoCérebro ClickUp. Até o final do ano, os analistas esperam que robôs de software com autocorreção estejam no horizonte
2. Plataformas completas: Cada vez mais organizações estão optando por plataformas completas em vez de apenas RPA. Essas plataformas reúnem gerenciamento de processos de negócios, IA generativa, processamento inteligente de documentos (IDP), nuvem e muito mais, proporcionando a elas uma estratégia de automação sólida e dimensionável
3. Sistemas com pouco código ou sem código: As empresas estão trocando a codificação complicada por sistemas com pouco código ou sem código para que possam treinar facilmente pessoas não técnicas por meio de interfaces de arrastar e soltar, alinhando-se às metodologias ágeis

Entretanto, apenas conhecer as tendências não é suficiente. Também precisamos pensar em maneiras de eliminar desafios frequentes e repetidos. Algumas maneiras pelas quais podemos enfrentar as limitações da automação de tarefas são:

• Fique à frente dos desafios da automação com aprimoramento e treinamento: Muitas empresas que pretendem integrar a automação com sucesso contratam pessoas interessadas em aprimorar suas habilidades. Portanto, priorize seu treinamento para navegar com eficiência pela tecnologia de automação
• Em caso de dúvida, considere a terceirização: Embora a automação agregue valor, é fundamental envolver parceiros, colegas e especialistas do setor. O esclarecimento de dúvidas leva às melhores soluções para sua empresa
• Comece aos poucos, com etapas interativas e práticas apoiadas por pesquisas: Introduza a automação em sua organização comautomação de fluxo de trabalho para tarefas simples e manuais para economizar tempo e energia, progredindo gradualmente para fluxos de trabalho maiores e mais complexos à medida que os funcionários se familiarizam com a tecnologia

Como o ClickUp está mudando o jogo com a automação inovadora de tarefas

O Microsoft Excel é excelente para planilhas e, com suas ferramentas de automação, é ótimo para lidar com conjuntos de dados.

No entanto, a automação do Excel pode ser complicada se seus dados forem enormes. Em situações como essa, considere o ClickUp.

Essa ferramenta de gerenciamento de projetos com tecnologia de IA pode não apenas automatizar suas tarefas para você, mas também dar acesso a mais de 15 exibições personalizáveis (incluindo a exibição de tabela, que se parece exatamente com uma planilha), uma biblioteca repleta de modelos e mais de 1.000 integrações para reunir todos os seus aplicativos de trabalho em um único local. Registre-se no ClickUp hoje mesmo e deixe que ele automatize seus processos de negócios sem esforço!

FAQs comuns

1. Como faço para automatizar uma planilha do Excel?

Você pode automatizar uma planilha do Excel usando várias ferramentas, como macros, fórmulas e funções, Power Query, tabelas e gráficos dinâmicos, scripts VBA, formatação condicional e muito mais.

2. Como ativar a automação no Excel?

Ative a automação no Excel adicionando a guia "Desenvolvedor" à sua planilha. Vá para Preferências > Faixa de opções e barra de ferramentas. Selecione a opção "Desenvolvedor" e salve-a. Quando a guia "Desenvolvedor" aparecer no painel acima, use macros ou outros recursos de automação.

3. Como posso automatizar a entrada de dados no Excel?

Automatize a entrada de dados no Excel gravando uma macro ou usando outras ferramentas de automação. Registre as etapas, salve a automação e execute-a para simplificar as tarefas de entrada de dados.