Já se perguntou por que alguns eventos esgotam em minutos, enquanto outros têm dificuldade para vender ingressos? O segredo está em um plano de promoção que cria entusiasmo e urgência muito antes da abertura das portas. Um evento incrível merece um público à altura, mas ele não vai encontrá-lo por acaso.
É por isso que saber como promover eventos é tão importante. Isso garante que os participantes em potencial que adorariam estar lá não percam a chance.
Neste artigo, vamos apresentar maneiras inteligentes de divulgar e dar vida ao seu evento, desde compartilhar os detalhes corretos online até criar pequenos toques que fazem as pessoas se sentirem convidadas.
⭐ Modelo em destaque
O modelo de promoção de eventos do ClickUp ajuda a simplificar o caos do planejamento, mantendo todos os detalhes em um hub fácil de gerenciar. Seja para configurar campanhas, coordenar divulgações ou acompanhar resultados, tudo fica em um único espaço.
Por que a promoção de eventos é importante
Em outubro de 2012, o paraquedista austríaco Felix Baumgartner, patrocinado pela Red Bull, decidiu saltar da estratosfera, quebrando a barreira do som em queda livre.
À primeira vista, poderia ter sido apenas mais uma acrobacia de esporte radical. Mas a maneira como a Red Bull transformou isso em um momento global compartilhado foi o que o tornou lendário. O evento foi transmitido ao vivo no YouTube, onde milhões de pessoas assistiram ao desenrolar da história em tempo real.
E a promoção do evento? A Red Bull criou expectativa ao longo de meses, compartilhando imagens dos bastidores, atualizações para a imprensa e visuais impressionantes como parte da publicidade do evento em várias plataformas de mídia social.
Mais de 8 milhões de pessoas assistiram à transmissão ao vivo simultaneamente, estabelecendo um recorde na época. E a Red Bull se tornou uma marca que ninguém poderia esquecer.
O resultado é o poder da promoção positiva de eventos. ✨
Aqui estão algumas outras maneiras eficazes pelas quais a promoção de eventos faz a diferença:
✅ Crie memórias que as pessoas queiram compartilhar, transformando seu evento em uma história que vai muito além da sala ou da tela
✅ Ajuda você a alcançar seu público-alvo onde ele estiver, garantindo que as pessoas mais propensas a se interessar saibam do evento a tempo de participar
✅ Aumenta a visibilidade da sua marca, causa ou ideia, colocando-a em conversas que continuam mesmo após o término do evento
✅ Incentiva os potenciais participantes do evento a se tornarem participantes ativos com conteúdo gerado pelo usuário, despertando entusiasmo que cresce através do boca a boca e do compartilhamento nas redes sociais
✅ Crie impulso para o seu próximo evento, pois um encontro bem promovido deixa as pessoas ansiosas pelo que virá a seguir
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5 estratégias de promoção pré-evento para atrair interesse
Como você provavelmente sabe, as semanas que antecedem o seu evento são tão importantes quanto o dia do evento em si.
As inscrições tendem a chegar tarde, e convencer pessoas ocupadas a se comprometerem é como arrancar dentes. E como a maior parte dos fundos é destinada ao evento em si, os orçamentos são apertados.
Mas existem algumas estratégias para enfrentar esses desafios de frente. Vamos ver como você pode promover seu evento nas semanas e dias que antecedem o grande dia.
1. Analise detalhadamente quem você está convidando
Um dos erros mais comuns é presumir que seu evento é “para todos”. Isso nunca é verdade. Restringir seu público-alvo economiza dinheiro, aprimora sua mensagem e realmente faz com que as pessoas aceitem o convite.
Se você não souber com quem está falando, acabará com um folheto sem graça ou uma postagem genérica no LinkedIn que não terá impacto. Isso é esforço desperdiçado.
Em vez disso, segmente sua lista: membros da comunidade local, participantes anteriores ou um grupo específico, como “gerentes de nível médio na área da saúde”. Fale diretamente com eles sobre o tema do evento e outros detalhes, e veja a visibilidade do seu evento crescer.
💡 Dica profissional: revisite os dados anteriores do seu aplicativo de eventos ou páginas de eventos. Qual grupo se inscreveu mais rapidamente? Qual grupo faltou com mais frequência? Conhecer os dados ajuda você a direcionar as pessoas mais propensas a participar do seu próximo evento.
2. Transforme seu convite em uma história, não em um aviso
A realidade é esta: ninguém se lembra apenas de datas e horários. “Sexta-feira, 18h, Salão B” não vai motivar a participação no evento. As pessoas se lembram de histórias — o que vão aprender, quem vão conhecer ou a sensação com que vão sair de lá.
É claro que você precisa anunciar os principais detalhes do evento. Mas também leve em consideração os desafios que seu público enfrenta.
O seu evento está economizando tempo para eles? Está proporcionando acesso a opiniões que eles normalmente não ouviriam? Vai ajudá-los a evitar erros? Sua estratégia de promoção do evento deve destacar o problema que você está resolvendo para eles.
📌 Exemplo: Uma consultora tributária tinha dificuldade para conseguir inscrições para seus webinars. O assunto original do e-mail era “Seminário tributário 2024”. Ela reescreveu para “Pare de perder dinheiro: 5 erros que pequenas empresas cometem na hora de declarar impostos”. De repente, as pessoas começaram a encaminhar seus e-mails e as inscrições aumentaram.
📮 ClickUp Insight: 92% dos trabalhadores dependem de métodos dispersos para acompanhar itens de ação, o que leva a decisões perdidas e execução mais lenta. De notas de acompanhamento a planilhas, detalhes importantes muitas vezes se perdem ao longo do caminho.
Com o Gerenciamento de Tarefas do ClickUp, todas as conversas podem ser transformadas em tarefas acionáveis, mantendo sua equipe rápida, focada e sincronizada.
3. Organize seus canais com intenção
O site do seu evento pode parecer atraente, mas é apenas uma peça do quebra-cabeça. Se você depender de um único canal, corre o risco de perder a maior parte do seu público.
O desafio é que as pessoas se dispersam: algumas vivem no Instagram, outras abrem e-mails religiosamente, enquanto o LinkedIn pode ser sua única porta de entrada para compradores corporativos.
O segredo não é “estar em todos os lugares”, mas usar cada canal para o que ele faz de melhor:
- E-mails para lembretes e contagens regressivas
- Histórias do Instagram para dar uma olhada nos bastidores
- Postagens no LinkedIn para liderança inovadora
- Eventos do Facebook para RSVPs
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4. Incentive o compromisso antecipado
Todos os organizadores de eventos conhecem a sensação desagradável de ver os painéis de inscrições vazios três semanas antes de um evento. As pessoas adoram esperar até o último minuto, mas isso causa estragos no catering, nas reservas de hotel e na confiança dos patrocinadores. A maneira de contornar isso é recompensar as pessoas por se inscreverem com antecedência.
Se você não quiser reduzir os preços, ofereça exclusividade. Por exemplo, você pode dar aos primeiros inscritos acesso antecipado a workshops muito procurados, um encontro VIP ou até mesmo um bônus para download.
O objetivo é fazer com que esperar pareça arriscado.
📌 Exemplo: Uma coach de bem-estar que oferecia um evento gratuito prometeu um guia digital de meditação aos primeiros 50 inscritos. Não custou nada para distribuir, mas criou urgência. Em uma semana, ela tinha números suficientes para abordar os patrocinadores do evento com confiança.
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5. Ganhe a confiança de parceiros e vozes que as pessoas já seguem
Uma das partes mais difíceis da promoção é quebrar a barreira do ceticismo. Por que as pessoas deveriam confiar em você o suficiente para dedicar seu tempo?
É aqui que os patrocinadores, parceiros ou influenciadores do evento podem ajudar. A credibilidade deles se reflete no seu evento, e o público deles se torna o seu.
As melhores colaborações não são com os nomes mais famosos, mas com os mais relevantes. O que importa é a sobreposição: o público deles deve ser muito parecido com o seu público potencial
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5 estratégias de marketing de eventos para promoção durante o evento
No final do século XIX, a Guinness abriu as portas de sua cervejaria em Dublin e recebeu os moradores locais. As pessoas podiam ver como a cerveja era feita e até mesmo compartilhar um pint no final.
Isso proporcionou aos visitantes, que se tornaram clientes, uma história que eles poderiam levar para casa e compartilhar.
De certa forma, este foi um dos primeiros eventos organizados por uma empresa. No entanto, visitas a fábricas se tornaram bastante comuns hoje em dia. É por isso que você precisa de algumas estratégias novas. Vamos ver algumas delas:
1. Compartilhe a história à medida que ela se desenrola
A promoção de eventos em tempo real nas redes sociais é o que diferencia os eventos que desaparecem no dia seguinte daqueles que permanecem na memória.
Publique os destaques à medida que eles acontecem. Compartilhe trechos das palestras, reações do público ou um pequeno clipe de um anúncio importante. Isso dá aos participantes uma sensação de reconhecimento e mostra às pessoas que estão assistindo online que estão perdendo algo significativo.
💡 Dica profissional: Designe uma pequena equipe de conteúdo totalmente focada em atualizações em tempo real. Se você depender da equipe organizadora principal, a promoção sempre ficará em segundo plano em relação às operações.
2. Coloque os participantes no centro
As pessoas confiam mais em seus pares do que em posts bem elaborados dos organizadores. Facilite o compartilhamento entre os participantes, fornecendo sugestões, recursos visuais e motivos para postar.
Uma cabine fotográfica com a marca, um brinde vinculado ao compartilhamento nas redes sociais ou um apelo do palco podem fazer maravilhas.
📌 Exemplo: Um festival de artes local montou cenários com murais com a hashtag exclusiva do evento pintada neles. Os visitantes fizeram fila para tirar fotos e publicá-las no Instagram. Os organizadores não precisaram promover ativamente o evento nas redes sociais, pois os participantes assumiram a maior parte do trabalho.
3. Mostre o que acontece nos bastidores
Os participantes adoram o produto final, mas quem está de fora geralmente se identifica mais com o lado humano e cru. Compartilhar os bastidores cria intimidade e autenticidade.
Mostre um palestrante se aquecendo, uma conversa rápida com um voluntário ou a equipe se preparando antes da abertura das portas.
Para eventos híbridos, essa também é a maneira de fazer com que os participantes virtuais se sintam parte da atmosfera, em vez de espectadores externos assistindo a uma transmissão.
📌 Exemplo: Em uma apresentação musical híbrida, a equipe fez uma transmissão ao vivo no Instagram dos bastidores dez minutos antes do primeiro ato. Os fãs que assistiam de casa inundaram o chat com comentários, e muitos compraram acesso de última hora à transmissão ao vivo. Esse feed espontâneo gerou mais vendas de ingressos do que qualquer anúncio pago que eles veicularam anteriormente.
4. Crie pequenos palcos para o seu público
Os eventos não se resumem ao que acontece no palco principal. Os próprios participantes são os narradores mais poderosos.
Capture as opiniões dos participantes realizando sessões rápidas de perguntas e respostas, gravando depoimentos curtos ou fazendo entrevistas no estilo “tapete vermelho” para as redes sociais. Isso transforma os participantes em defensores e multiplica seu conteúdo instantaneamente.
📖 Leia também: Modelos gratuitos de cronograma de eventos para planejar de forma mais inteligente e melhor
5. Mantenha o público online ativo
Eventos híbridos não são mais uma raridade. Sem um plano de engajamento para os participantes online, você corre o risco de perder uma grande parte do seu público.
Transmita ao vivo as principais sessões, crie enquetes interativas, realize concursos em suas redes sociais e compartilhe recursos no chat em tempo real. Quando os participantes remotos se sentem envolvidos, eles permanecem por mais tempo e são mais propensos a se inscrever em eventos futuros.
5 maneiras de arrasar na promoção pós-evento
A melhor coisa que você pode fazer após um evento é garantir que você tenha uma ação forte para capturar notas e itens de ação à medida que as conversas acontecem e apoiar esses representantes para que eles possam fazer um acompanhamento altamente personalizado o mais rápido possível.
A melhor coisa que você pode fazer após um evento é garantir que você tenha um movimento forte para capturar notas e itens de ação à medida que as conversas acontecem e apoiar esses representantes para que eles possam fazer um acompanhamento altamente personalizado o mais rápido possível.
Essa é uma dica valiosa desse usuário do Reddit. No entanto, isso é apenas o começo.
O pós-evento basicamente prolonga a vida útil do seu evento.
Esta é sua chance de aprofundar as conexões com os participantes e transformar o impulso que você construiu em algo que gere impacto a longo prazo. Então, veja como garantir que seu evento não termine quando as portas se fecharem.
1. Aja enquanto a memória ainda está fresca
A cada dia que você adia o acompanhamento, o engajamento diminui drasticamente. Os participantes ficam ocupados, as caixas de entrada ficam cheias e os detalhes desaparecem rapidamente.
Envie uma mensagem de agradecimento em até 24 horas, destacando os momentos importantes e compartilhando recursos úteis. Isso mantém a energia viva. Se você esperar uma semana, a motivação vai embora.
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2. Crie um centro pós-evento
O site do seu evento deve evoluir para um centro de recapitulação.
É aqui que os participantes revisitam as sessões, os ausentes acompanham o que perderam e os possíveis participantes do seu próximo evento veem a prova do valor do evento.
Preencha-o com gravações, slides de apresentação, uma galeria de fotos, estatísticas e citações de destaque. Torne-o um destino que vale a pena compartilhar.
3. Segmente seu alcance
Nem todos os participantes são iguais. Alguém que ficou até o encerramento do evento é muito diferente de um inscrito que nunca fez login.
Segmente seu público e adapte sua divulgação de acordo com ele. Envie aos que não compareceram uma mensagem do tipo “lamentamos sua ausência” com os destaques do evento. Ofereça aos participantes engajados oportunidades para a próxima etapa, como uma demonstração ou inscrição antecipada para eventos futuros.
💡 Dica profissional: incorpore botões de compartilhamento social para que os participantes possam postar os destaques em suas próprias redes com um único clique.
4. Reutilize seu conteúdo
Você já fez a parte mais difícil: criar ótimas sessões, recursos visuais e conversas. Agora, coloque esse conteúdo em prática.
Transforme vídeos de palestras em posts de blog, sessões paralelas em podcasts e destaques do evento em carrosséis do LinkedIn. A reutilização faz com que o marketing do seu evento se estenda muito além de uma única data.
📌 Exemplo: imagine uma agência de design que selecionou os destaques de 30 segundos de sua conferência e os divulgou semanalmente no Instagram. A campanha prolongou o burburinho por quase três meses e atraiu novos inscritos para sua lista de e-mails.
5. Mantenha as conversas fluindo
Seu evento é uma oportunidade para construir uma comunidade. A promoção pós-evento funciona melhor quando você oferece às pessoas um espaço para continuarem se conectando.
Crie um grupo no LinkedIn ou Slack, compartilhe recursos adicionais ou faça uma rápida sessão de perguntas e respostas com seus palestrantes. Quando os participantes se sentem parte de uma conversa contínua, é muito mais provável que participem de seus eventos futuros.
💡 Dica profissional: pergunte aos participantes o que eles gostariam de ver a seguir. É uma forma de engajamento e pesquisa gratuita de público, tudo em um.
Como o ClickUp oferece suporte aos fluxos de trabalho de promoção de eventos
A esta altura, você já deve ter percebido que organizar um evento envolve centenas de pequenas peças móveis. Para não perder de vista tudo o que precisa fazer, você precisa de uma plataforma que reúna tudo isso.
É aí que entra o ClickUp, o aplicativo para o dia a dia no trabalho.
Mantenha todos os detalhes sob controle com o gerenciamento de tarefas do ClickUp
Imagine o seguinte: você está planejando uma conferência híbrida com workshops, palestrantes e uma grande sessão de networking. No ClickUp, você pode criar uma pasta dedicada para o evento e dividi-la em listas como “Mídias sociais”, “Divulgação para a imprensa” e “Gerenciamento de palestrantes”
Você cria tarefas como “Criar banner teaser para o Instagram”, “Enviar pacote de briefing da palestra principal” ou “Publicar anúncio de venda de ingressos” usando o ClickUp Tasks.
Cada tarefa passa por status personalizados do ClickUp, como “A fazer”, “Em andamento”, “Precisa de revisão” e “Agendado”, para que o gerenciamento do projeto do evento se torne facilmente rastreável.
📌 Exemplo: pense em uma agência de eventos que organiza um festival gastronômico em toda a cidade. Eles poderiam organizar suas tarefas por canal — uma lista para postagens nas redes sociais, outra para divulgação na imprensa e outra para coordenação de fornecedores. Ao fazer isso, eles evitariam erros como postar a mesma imagem no Instagram duas vezes e esquecer completamente de agendar o envio em massa de e-mails.
🌟 Dica bônus: Está fazendo muitas coisas ao mesmo tempo? Fique com as mãos livres com o ClickUp Brain MAX! Use o Talk to Text para perguntar, ditar e comandar seu trabalho por voz — sem usar as mãos, em qualquer lugar.
Centralize seus ativos com o ClickUp Docs
Todo evento vem acompanhado de uma enxurrada de arquivos: biografias dos palestrantes, logotipos dos patrocinadores, comunicados à imprensa e rascunhos de textos para redes sociais. Em vez de perdê-los em intermináveis cadeias de e-mails, você pode armazenar tudo no ClickUp Docs.
Você pode manter um documento com a estrutura de mensagens do seu evento para que todos os tweets, pôsteres ou publicações no LinkedIn tenham consistência. Outro documento pode conter perguntas frequentes e modelos de divulgação para sua equipe, vinculados diretamente às tarefas relevantes.
📌 Exemplo: imagine uma organização sem fins lucrativos organizando um baile de gala beneficente. Ela poderia usar o Docs para armazenar detalhes dos patrocinadores, diretrizes da marca e instruções para voluntários em um único lugar. Dessa forma, os voluntários não precisariam ficar perguntando: “Você pode reenviar aquele PDF?”, e os organizadores poderiam dedicar mais tempo à promoção.
Economize tempo com a automação
Os prazos passam rápido no marketing de eventos. Em vez de lembrar manualmente seus colegas de equipe, deixe que as automações do ClickUp cuidem das transferências para você.
Você pode definir regras como: “Quando o design terminar um gráfico social, altere a tarefa para Pronto para revisão e notifique o líder de marketing”. Ou: “Quando uma tarefa for marcada como ‘campanha por e-mail’, atribua-a automaticamente ao redator”
💡 Dica profissional: a promoção de eventos nunca diminui, e o ClickUp Brain acompanha esse ritmo. Você precisa redigir um e-mail de lembrete para inscrições tardias, uma legenda no LinkedIn para anunciar um novo palestrante ou uma nota de agradecimento aos participantes? Basta pedir, e o ClickUp Brain irá gerar opções refinadas e alinhadas com a marca em segundos.
As equipes de eventos que utilizam o ClickUp Brain também podem resumir reuniões de planejamento, extrair itens de ação de seus documentos e até mesmo responder a perguntas rápidas como “Qual é o prazo para a entrega dos materiais dos patrocinadores?” ou “Onde está a versão final da agenda do evento?”
As equipes de marketing relatam uma economia de 3 a 5 horas por semana em trabalhos repetitivos, como redigir, resumir e pesquisar respostas. Esse é um tempo que você pode dedicar à elaboração de uma história mais forte para o evento.
Veja como o ClickUp Automations e o ClickUp Brain se unem para facilitar sua vida:
Concentre-se na execução com os modelos do ClickUp
O modelo de promoção de eventos do ClickUp elimina o estresse do planejamento, reunindo todas as peças móveis em um único espaço organizado. Em vez de lidar com notas e prazos dispersos, você pode mapear metas, cronogramas e campanhas com clareza.
🌻Veja por que você vai adorar este modelo:
- Defina metas mensuráveis que estejam alinhadas com o objetivo do seu evento
- Crie um cronograma promocional claro com tarefas e prazos
- Coordene mídias sociais, divulgação na imprensa e campanhas de influenciadores em um só lugar
- Acompanhe os resultados e refine sua estratégia de promoção de eventos para eventos futuros
Bônus: Aqui está um vídeo explicando como simplificar o planejamento de grandes eventos com o ClickUp
Desafios comuns na promoção de eventos e como superá-los
A promoção de eventos muitas vezes apresenta desafios inesperados. Aqui estão alguns desafios que observamos repetidamente, acompanhados de maneiras inteligentes de superá-los:
🚩 Desafio: orçamentos limitados restringem o alcance de seus esforços promocionais
✅ Solução:
- Concentre-se nos canais que proporcionam o maior retorno sobre o investimento
- Reutilize um conteúdo em vários formatos
- Contente-se com parcerias ou patrocinadores para promoção conjunta para esticar cada centavo
🚩 Desafio: Não há tempo suficiente para planejar campanhas antes da data do evento se aproximar
✅ Solução:
- Trabalhe retroativamente a partir da data do evento para criar um cronograma
- Crie materiais promocionais em lote
- Use ferramentas de automação para lembretes, acompanhamentos e agendamento de redes sociais
🚩 Desafio: equipes pequenas ou equipe limitada para lidar com várias partes móveis
✅ Solução:
- Identifique as funções mais importantes e delegue as não essenciais
- Prepare um grupo de voluntários ou freelancers externos como reserva para cobrir lacunas de última hora
🚩 Desafio: Dificuldade em acompanhar o impacto real da sua estratégia de promoção de eventos
✅ Solução:
- Defina metas claras e mensuráveis antes de lançar seu plano de evento
- Vá além das métricas superficiais medindo dados significativos, como fontes de inscrição no evento, tráfego de referência, engajamento nas redes sociais e respostas à pesquisa pós-evento
🚩 Desafio: as promoções correm o risco de parecer muito agressivas ou exageradas, reduzindo a confiança do seu público-alvo
✅ Solução:
- Mantenha as mensagens transparentes e focadas nos participantes
- Compartilhe vislumbres autênticos dos bastidores
- Garanta que todas as promessas feitas em seu marketing estejam alinhadas com a experiência real do evento
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Sem contratempos de última hora, basta clicar no ClickUp
Ao pensar em como promover um evento, lembre-se de que a mágica acontece quando seu plano de promoção é tão intencional quanto o próprio evento.
Trata-se de se conectar com as pessoas certas, no momento certo, de maneiras que pareçam genuínas e memoráveis. Os melhores eventos não se limitam a preencher lugares; eles estimulam conversas, criam comunidades e deixam as pessoas ansiosas pela sua próxima grande ideia.
Seja planejando eventos presenciais, virtuais ou híbridos, a promoção envolve criatividade e coordenação em partes iguais. São os e-mails, as postagens, as sessões de brainstorming tarde da noite e os detalhes finais do evento que fazem com que o grande dia seja perfeito para os participantes.
E embora o trabalho nos bastidores nem sempre seja glamoroso, ele transforma um encontro comum em uma lembrança que as pessoas levam consigo.
É aqui que o ClickUp brilha discretamente. ✨
Ele não apenas armazena suas tarefas, mas também oferece um espaço onde o panorama geral e os pequenos detalhes coexistem.
Pronto para fazer com que todos falem sobre seus próximos eventos? Comece a planejar, mantenha-se organizado e deixe o ClickUp lidar com o caos — para que você possa se concentrar em criar experiências inesquecíveis.
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