IA e Automação

Como automatizar formulários com IA para obter fluxos de trabalho mais rápidos e sem erros

Os formulários manuais podem parecer inofensivos até começarem a consumir horas, retardar decisões e introduzir erros evitáveis em seus processos. Por trás de cada solicitação de licença, ticket de cliente ou formulário de feedback, há um processo repetitivo à espera de otimização.

A solução não é criar mais formulários. É investir tempo e dinheiro em formulários mais inteligentes.

Nesta postagem do blog, explicaremos como automatizar formulários com IA para criar fluxos de trabalho que pensam, encaminham e respondem de forma independente. E sim, fizemos tudo isso usando o ClickUp — o primeiro espaço de trabalho com IA convergente do mundo !

Vamos começar! ✅

Por que automatizar formulários com IA?

O processamento manual de formulários torna tudo mais lento, seja na integração, nas aprovações ou nas solicitações dos clientes. A automação por IA muda isso, lidando com o trabalho pesado nos bastidores.

Veja o que ele oferece:

  • Redução do esforço manual: automatize o preenchimento de formulários, a entrada de dados, a validação e o encaminhamento para economizar horas de trabalho dos seus recursos humanos
  • Tempos de resposta mais rápidos: processe e analise formulários em minutos, em vez de dias
  • Maior precisão dos dados: Detecte erros antecipadamente com validação integrada e verificações lógicas
  • Experiência do usuário aprimorada: Personalize e adapte os formulários ao seu público-alvo e reduza o atrito durante o preenchimento
  • Operações escalonáveis: lide com volumes crescentes de formulários sem aumentar o número de funcionários
  • Custos operacionais reduzidos: diminua a burocracia, reduza o retrabalho e minimize os atrasos

👀 Você sabia? Mais de 80% dos dados empresariais estão presos em documentos não estruturados (incluindo formulários). A automação de formulários com IA — por meio do Processamento Inteligente de Documentos (IDP) — libera esses dados, transformando faturas, contratos e formulários fiscais em insights estruturados que seus sistemas podem realmente usar.

Casos de uso comuns para automação de formulários com IA

Pense em todos os formulários com os quais sua equipe trabalha: solicitações de folga, pedidos de reembolso de despesas, listas de verificação de integração, formulários de admissão de clientes ou pesquisas de feedback. Agora imagine esses formulários se organizando instantaneamente, validando entradas, sendo encaminhados às pessoas certas para ação e atualizando registros vinculados.

Esse é o poder da automação por IA. Vamos ver onde ela causa o maior impacto. 📈

  • Processamento de empréstimos e faturas: extrai e verifica dados financeiros de formulários para agilizar aprovações, pagamentos e auditorias
  • KYC e verificação de identidade: Usa reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e aprendizado de máquina para digitalizar documentos de identidade e preencher automaticamente os dados dos clientes em sistemas de conformidade
  • Seleção de currículos e integração: combina candidatos com vagas, gera automaticamente documentos de contratação e conclui fluxos de trabalho de novas contratações
  • Férias, folha de pagamento e avaliações de desempenho: Acompanha saldos, sinaliza inconsistências e gerencia ciclos de avaliação com o mínimo de intervenção
  • Gerenciamento de contratos e documentos jurídicos: redige automaticamente, rastreia revisões e garante a conformidade sem acompanhamento manual
  • Recebimento e encaminhamento de atendimento ao cliente: Captura solicitações, atribui tickets e envia atualizações automatizadas em tempo real

Principais recursos a serem procurados em ferramentas de automação de formulários com IA

Nem todas as ferramentas de formulários com IA são criadas da mesma forma. Algumas apenas coletam dados; outras orientam decisões.

Para realmente otimizar seus fluxos de trabalho, as ferramentas devem ir além da criação de formulários e oferecer suporte direto à execução, clareza e automação em escala. Você deve:

  1. Escolha uma lógica condicional dinâmica: selecione ferramentas com caminhos de perguntas adaptáveis que respondem às entradas do usuário, reduzindo o tamanho do formulário e aumentando as taxas de conclusão
  2. Priorize integrações perfeitas: opte por plataformas que se conectem facilmente ao seu CRM, HRIS ou sistemas de suporte para eliminar transferências manuais de dados e manter os fluxos de trabalho unificados
  3. Procure análises e painéis em tempo real: escolha preenchimentos de formulários que ofereçam visibilidade instantânea dos envios, pontos de abandono e tendências para otimização contínua
  4. Exija campos e mapeamentos personalizados: Certifique-se de que a ferramenta suporte campos personalizados, como prioridade ou tipo de solicitação, para que os dados fluam diretamente para seus fluxos de trabalho com contexto completo

Como automatizar formulários com IA

Aqui está um guia passo a passo que mostra como automatizar formulários com IA. Você encontrará exemplos práticos e entenderá como o ClickUp oferece suporte a cada etapa, reunindo seus formulários, tarefas, documentos, chats e processos em um único aplicativo poderoso.

Etapa nº 1: defina o problema que você está tentando resolver

Antes de mergulhar nas ferramentas, entenda claramente onde os formulários estão atrasando seu trabalho.

Os formulários de feedback dos clientes estão se acumulando sem acompanhamento? Ou o RH está processando manualmente cada solicitação de licença?

Identifique os principais pontos críticos, como atrasos, tempo gasto com a entrada manual de dados ou registros de dados inconsistentes.

Etapa 2: escolha sua pilha de automação de formulários

Se você está procurando uma pilha confiável, o ClickUp cobre tanto a criação de formulários quanto o que acontece depois.

Sua poderosa plataforma de produtividade vem com um software integrado de criação de formulários que conecta suas tarefas, documentos, metas e fluxos de trabalho em um só lugar. Ela foi projetada para ajudar as equipes a gerenciar projetos, automatizar processos e colaborar com eficiência, sem os problemas de mudança de contexto causados pela dispersão do trabalho.

Transforme respostas em ações com os formulários do ClickUp

Os formulários do ClickUp permitem que você crie formulários profissionais sem código diretamente no seu espaço de trabalho do ClickUp. Isso significa que você pode coletar solicitações, feedback ou outros tipos de dados e integrá-los perfeitamente ao seu processo de gerenciamento de projetos.

💡 Dica profissional: use a lógica condicional nos formulários do ClickUp para adaptar as perguntas com base nas respostas do usuário. Dessa forma, um único formulário pode lidar com vários tipos de solicitações, como férias, problemas de TI ou feedback, sem sobrecarregar o usuário com campos irrelevantes.

Veja como você pode criar seu processo de admissão para qualquer departamento usando os formulários do ClickUp:

Etapa 3: Crie e configure o formulário

É aqui que você projeta o formulário para capturar o que precisa. Aqui estão algumas práticas recomendadas:

  • Pergunte apenas o que é necessário. Mantenha os formulários curtos e use campos condicionais para revelar perguntas com base em respostas anteriores
  • Crie vários tipos de campos para corresponder aos seus dados (por exemplo, seletores de data para cronogramas, menus suspensos para seleções)
  • Agrupe perguntas relacionadas para evitar confusão e repetições

Veja como você pode fazer isso no ClickUp:

  1. Abra a lista onde deseja que os envios sejam armazenados
  2. Adicione uma visualização de formulário clicando no botão + Visualizar, selecionando Formulário e nomeando-o
Comece suas tarefas de preenchimento de formulários
Visualize sua configuração antes de entrar em operação clicando no botão “Visualizar formulário de teste”
  1. Arraste e solte Campos personalizados do ClickUp para adicionar texto, menus suspensos, caixas de seleção, anexos e muito mais ao formulário
Adicione campos personalizados no ClickUp e conecte formulários ao Google Sheets
Use campos personalizados nos formulários do ClickUp para coletar dados precisos sempre
  1. Clique no botão Adicionar pergunta na parte inferior para incluir novos campos
Crie um formulário no ClickUp sem complicações
Passe o mouse entre os campos nos formulários do ClickUp para inserir uma pergunta
  1. Aplique lógica condicional para personalizar a experiência do formulário para diferentes cenários
  2. Personalize seu formulário atualizando suas cores, o texto dos botões e adicionando seu logotipo para mantê-lo alinhado à sua marca
Concentre-se no design de pesquisas para criar formulários visualmente atraentes no ClickUp
Escolha entre temas claros e escuros para personalizar os formulários do ClickUp

💡 Dica profissional: Depois de criar seu formulário, não se esqueça de ajustar como as respostas são tratadas:

  • Escolha onde as tarefas são criadas: Certifique-se de que os envios de formulários cheguem à lista certa do ClickUp
  • Redirecionar após o envio: encaminhe os usuários para uma mensagem de confirmação personalizada ou um URL específico
  • Personalize o botão enviar: Combine o tom do seu formulário com rótulos de botão personalizados, como Enviar solicitação ou Enviar feedback

Etapa 4: Treine a IA para ajudá-lo a se tornar mais inteligente

Antes de publicar, reserve um momento para aprimorar seu formulário com insights baseados em IA. O ClickUp Brain, assistente de IA contextual do ClickUp, ajuda você a criar formulários mais inteligentes e se preparar para o que vem a seguir, analisando dados anteriores e otimizando sua configuração. Use-o como seu copiloto para moldar seus formulários com contexto real.

O resultado? Formulários mais inteligentes, dados mais limpos e um fluxo de trabalho que já está pensando no futuro antes mesmo da primeira resposta chegar. Com o ClickUp Brain, você pode:

  • Aproveite o feedback dos usuários para entender quais perguntas você deve fazer
  • Execute análises de sentimento em envios ou pesquisas anteriores para entender melhor seu público
  • Gere novas perguntas para formulários ou pesquisas usando prompts em linguagem natural

Isso torna seus formulários mais bem pensados, direcionados e úteis antes mesmo de você coletar uma nova resposta.

ClickUp Brain: ferramenta com inteligência artificial para economizar tempo nas descrições e perguntas dos formulários
Transforme dados antigos em perguntas orientadas para a ação com o ClickUp Brain

🚀 Experimente prompts como:

  • Resuma as reclamações comuns de tickets anteriores para que eu possa adicionar opções relevantes ao formulário
  • Crie perguntas para formulários de integração com base nas perguntas frequentes dos novos contratados nos últimos 3 meses
  • Liste problemas recorrentes a partir de relatórios de incidentes para preencher previamente as categorias de causa raiz no formulário

Etapa 5: Automatize o que acontece a seguir

Antes de seus formulários entrarem em operação, use IA e automações para agir com base nos dados coletados. Configure gatilhos e regras para atribuir tarefas, notificar as pessoas certas, atualizar campos ou mover itens pelo seu fluxo de trabalho.

E com o ClickUp Automations, é ainda mais fácil criar esses fluxos de trabalho sem precisar programar. Basta escolher o gatilho, definir a ação e deixar que o ClickUp cuide do resto.

Automação ClickUp: simplifique a automação de formulários com IA para várias instâncias
Garanta que cada formulário acione a cadeia de ações correta com o ClickUp Automations

Veja como:

  1. Vá para a lista onde as tarefas do formulário aparecem e clique no botão Automatizar na parte superior da lista. Isso abre o centro de automações para essa lista
  2. Clique em + Adicionar automação ou Criar automação
  3. Escolha “Quando a tarefa é criada” como gatilho. Isso garante que cada novo envio de formulário inicie a automação
  4. Use condições (como tipo de solicitação ou urgência) para personalizar ações com base nas respostas do formulário
  5. Adicione ações para otimizar seu fluxo de trabalho:
  • Atribua tarefas com base nas informações inseridas no formulário
  • Atualize o status ou as tags para rastreamento e priorização
  • Envie notificações por meio do ClickUp, e-mail ou Slack
  • Aplique modelos como modelos de formulários de feedback com subtarefas, listas de verificação ou campos personalizados
  • Mova ou copie tarefas para a lista ou pasta certa automaticamente
  1. Teste com um envio de formulário de amostra para confirmar se tudo funciona perfeitamente

💡 Dica profissional: adicione observadores no ClickUp dinamicamente, dependendo do que for enviado. Se um nome de cliente específico for selecionado ou a tarefa for marcada com uma equipe, use a automação para incluir as partes interessadas certas sem precisar marcá-las manualmente todas as vezes.

Assista a este vídeo para ver nossas dicas exclusivas sobre como criar automações do ClickUp usando comandos de linguagem natural:

Etapa 6: teste, publique e compartilhe seu formulário

Depois de fazer tudo isso, você deve:

  • Visualize seu formulário: verifique o fluxo do usuário, teste a lógica condicional e certifique-se de que as automações sejam acionadas corretamente
  • Publique seu formulário: Depois de finalizado, publique-o com um único clique
  • Compartilhe a URL do formulário: Distribua-a por e-mail, chat ou incorpore-a em seu site. Lembre-se de que cada envio cria instantaneamente uma tarefa na lista escolhida no ClickUp

Etapa 7: Acompanhe, analise e melhore

Após o lançamento, mantenha sua automação funcionando para você com otimização contínua. Aqui está o que sugerimos:

  • Use as visualizações Lista, Calendário ou Quadro para ver as respostas registradas
  • Aproveite os painéis do ClickUp para visualizar tendências nos envios
  • Peça ao ClickUp Brain para resumir questões recorrentes ou analisar o sentimento das respostas
Use a IA para compilar considerações finais sobre formulários comerciais
Use linguagem natural para obter insights sobre o desempenho do seu formulário com o ClickUp Brain
  • Ajuste campos de formulários, lógica ou regras de automação com base no desempenho

💡 Dica profissional: use os agentes de IA do ClickUp para classificar automaticamente os envios de formulários. Quando um novo formulário de admissão chega, seu agente pode analisar as respostas, categorizar a solicitação, atribuí-la à equipe certa e definir prioridades ou prazos instantaneamente. É como ter um coordenador sempre disponível, mantendo os fluxos de trabalho de admissão organizados e os tempos de resposta precisos.

Principais ferramentas para automatizar o preenchimento de formulários com IA

Se você estiver avaliando ferramentas de automação de formulários com IA, aqui estão algumas plataformas a serem consideradas:

1. SafetyCulture AI Form Builder

Se você já desejou poder simplesmente pedir que seus formulários fossem criados automaticamente, este guia é para você. O AI Form Builder da SafetyCulture transforma prompts de texto rápidos em formulários prontos para inspeção — perfeitos para verificações de segurança, auditorias ou avaliações de qualidade. Você pode até mesmo anexar mídias como fotos e vídeos para um contexto mais rico.

Melhores recursos

  • Arraste e solte/criador de modelos para inspeções, listas de verificação e formulários, incluindo anexos de mídia (fotos, etc.) para trabalhadores de campo
  • Fluxos de trabalho orientados para a conformidade e as operações: atribua tarefas a partir dos resultados dos formulários, integre-os com outros sistemas e monitore os acompanhamentos
  • Suporte prioritário para dispositivos móveis (captura de campo offline, sincronização posterior) e painéis em tempo real com dados de formulários/inspeções entre equipes

Limitações

  • Alguns usuários relatam flexibilidade/personalização limitadas para layouts de formulários altamente personalizados ou lógica de ramificação complexa

Preços

  • Preços personalizados

Avaliações da G2 e Capterra

  • G2: 4,6/5 (mais de 150 avaliações)
  • Capterra: 4,6/5 (mais de 240 avaliações)

2. Tally

O Tally cria um formulário totalmente condicional com base nos objetivos fornecidos em linguagem simples. Uma alternativa forte ao SurveyMonkey e ao Google Forms, ele também garante criptografia em conformidade com o GDPR, tornando-o ideal para ambientes sensíveis à privacidade.

Melhores recursos

  • Crie formulários e envios ilimitados na versão gratuita (dentro do uso justo)
  • Use lógica avançada de formulários, cálculos, canalização de respostas e campos ocultos para formulários personalizados
  • Seu editor funciona como um documento de texto: basta digitar para adicionar blocos/perguntas e usar atalhos para realizar as tarefas

Limitações

  • Embora o Tally seja extremamente forte para formulários padrão, ele pode ter menos profundidade em recursos pesados de fluxo de trabalho empresarial (por exemplo, ramificação avançada, automação em várias etapas) em comparação com as principais plataformas de formulários empresariais

Preços

  • Gratuito
  • Pro: US$ 29/mês
  • Negócios: US$ 89/mês

Avaliações da G2 e Capterra

  • G2: 4,8/5 (mais de 50 avaliações)
  • Capterra: Avaliações insuficientes

3. Intellistack (anteriormente Formstack AI)

O Intellistack (a evolução renomeada do Formstack) oferece criação de formulários com IA sem código, geração de documentos e automação de fluxos de trabalho para equipes de negócios. A plataforma enfatiza fluxos de trabalho completos — desde a criação de formulários até a geração de documentos e execução de fluxos de trabalho —, tornando-a atraente para finanças, RH, seguros e outros casos de uso de back-office com grande volume de dados.

Melhores recursos

  • Digite um prompt para gerar um formulário em vez de adicionar manualmente cada campo
  • Obtenha suporte para execuções de documentos em grande escala em fluxos de trabalho

Limitações

  • Alguns usuários relatam uma curva de aprendizado mais íngreme para os recursos mais avançados de automação/fluxo de trabalho

Preços

  • Formulários: A partir de US$ 99/mês
  • Suíte: A partir de US$ 250/mês
  • Empresa: Preços personalizados

Avaliações da G2 e Capterra

  • G2: 4,3/5 (mais de 450 avaliações)
  • Capterra: 4,0/5 (mais de 110 avaliações)

Por que o ClickUp se destaca entre as ferramentas de criação de formulários com IA

Em vez de ser apenas mais uma ferramenta em sua pilha, o ClickUp se torna a pilha. Você obtém um sistema único e conectado que cresce com seu fluxo de trabalho.

Veja o que o diferencia de outras ferramentas de automação de formulários com IA:

👉🏻 Gerenciamento unificado de conhecimento: crie wikis internos, SOPs e documentos colaborativos junto com seus formulários e tarefas com o ClickUp Docs. Faça brainstorming de ideias ou mapeie processos visualmente com o ClickUp Whiteboards, tudo na mesma plataforma

👉🏻 Painéis e relatórios personalizados: visualize instantaneamente as respostas dos formulários com os painéis personalizáveis do ClickUp. Combine os dados dos formulários com métricas do projeto, gráficos de carga de trabalho e muito mais, obtendo uma visão completa das suas operações

👉🏻 Permissões e segurança avançadas: controle quem pode visualizar, editar ou enviar formulários. Defina permissões granulares para fluxos de trabalho confidenciais, garantindo a conformidade e a privacidade dos dados entre as equipes

📮 ClickUp Insight: 30% dos trabalhadores acreditam que a automação poderia economizar de 1 a 2 horas por semana, enquanto 19% estimam que poderia liberar de 3 a 5 horas para um trabalho mais profundo e focado.

Mesmo essas pequenas economias de tempo somam-se: apenas duas horas recuperadas por semana equivalem a mais de 100 horas por ano — tempo que poderia ser dedicado à criatividade, ao pensamento estratégico ou ao crescimento pessoal. 💯

Com os Agentes de IA e o ClickUp Brain do ClickUp, você pode automatizar fluxos de trabalho, gerar atualizações de projetos e transformar suas notas de reunião em próximas etapas acionáveis — tudo na mesma plataforma. Não há necessidade de ferramentas ou integrações extras — o ClickUp reúne tudo o que você precisa para automatizar e otimizar seu dia de trabalho em um só lugar.

💫 Resultados reais: A RevPartners reduziu 50% de seus custos de SaaS ao consolidar três ferramentas no ClickUp, obtendo uma plataforma unificada com recursos mais avançados, colaboração mais estreita e uma única fonte de verdade que é mais fácil de gerenciar e escalar.

⚙️ Bônus: experimente o modelo de formulário de feedback do ClickUp para coletar e agir com base nas opiniões de usuários, colegas de equipe ou clientes. Ele é útil para capturar sugestões, relatórios de bugs ou avaliações e manter tudo organizado.

Formulários tão inteligentes que podem até solicitar licença remunerada

Os formulários não precisam ficar parados nas caixas de entrada ou se perder em planilhas. Com a IA, eles podem lidar com tarefas complexas e manter as coisas em movimento sem verificações constantes. Isso significa menos atrasos, menos erros e mais tempo dedicado ao trabalho real.

O ClickUp reúne todo esse ciclo em uma única plataforma conectada.

Você pode criar formulários que geram tarefas, atribuem-nas instantaneamente e atualizam campos com base nas respostas. O ClickUp Brain ajuda a refinar seus formulários usando dados reais, para que cada pergunta tenha um propósito e cada fluxo de trabalho permaneça no caminho certo.

Inscreva-se hoje mesmo no ClickUp!