Seja na vida, nos negócios, em um projeto ou em uma tarefa, o risco é uma parte inevitável.
Esses desafios inesperados podem incluir retrações econômicas, variações de mercado, ameaças à segurança cibernética ou interrupções na cadeia de suprimentos para inviabilizar o progresso e representar retrocessos dispendiosos. Por esse motivo, um plano de gerenciamento de riscos pode ser a linha tênue entre o sucesso e o fracasso.
Fato curioso: Pesquisas indicam que 41% das organizações testemunharam três ou mais eventos críticos de risco em um ano!
Mas qual é a aparência de um plano de gerenciamento de riscos? Quais são seus principais componentes?
Este guia responde às suas perguntas mais urgentes - desde os conceitos básicos até os cenários do mundo real. Então, vamos mergulhar de cabeça!
Resumo de 60 segundos
- Um plano de gerenciamento de riscos é uma abordagem estruturada para identificar e mitigar riscos
- Os principais componentes de um plano de gerenciamento de riscos incluem: Registro de riscos Estrutura de decomposição de riscos Matriz de avaliação de riscos Metodologia de gerenciamento de riscos Plano de resposta a riscos Plano de comunicação de riscos Orçamento e documentação de riscos
- Registro de riscos
- Estrutura de decomposição de riscos
- Matriz de avaliação de riscos
- Metodologia de gerenciamento de riscos
- Plano de resposta a riscos
- Plano de comunicação de riscos
- Orçamento e documentação de riscos
- Alguns tipos comuns de planos de gerenciamento de riscos abrangem planos de gerenciamento de riscos comerciais, de projetos, de TI e financeiros
- A preparação de um plano de gerenciamento de riscos é um processo de sete etapas que envolve identificação de riscos, avaliação, planejamento de resposta, atribuição de propriedade, documentação de acionamento, planejamento de backup e definição de limites de risco
- Como o aplicativo completo para o trabalho, o ClickUp simplifica o processo de ponta a ponta, desde a identificação de riscos até a mitigação
- Registro de riscos
- Estrutura de decomposição de riscos
- Matriz de avaliação de riscos
- Metodologia de gerenciamento de riscos
- Plano de resposta a riscos
- Plano de comunicação de riscos
- Orçamento e documentação de riscos
O que é um plano de gerenciamento de riscos?
Um plano de gerenciamento de riscos é uma abordagem estruturada para monitorar, identificar, analisar e responder aos possíveis riscos que afetam um negócio ou projeto. É uma estratégia proativa de mitigação de riscos que minimiza a incerteza, aborda os desafios, protege os recursos e facilita as operações.
Quando implementado corretamente, um plano de gerenciamento de riscos adequado aprimora a tomada de decisões, melhora a resiliência operacional e mantém a confiança das partes interessadas, mesmo em circunstâncias inesperadas.
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Principais componentes de um plano eficaz de gerenciamento de riscos
Um programa de gerenciamento de riscos é altamente estruturado e contém vários elementos. Alguns dos principais componentes incluem:
1. Registro de riscos
O registro de riscos é um documento centralizado que registra todos os riscos identificados do projeto. Normalmente, ele é criado durante a fase de planejamento.
Depois de ter uma lista de possíveis riscos, você mapeará o impacto, a probabilidade de ocorrência e as estratégias de mitigação de riscos em relação a eles. O registro de riscos é uma referência para que os principais interessados acompanhem os riscos durante todo o ciclo de vida do projeto.
2. Estrutura de decomposição de riscos (RBS)
O RBS é uma estrutura hierárquica que classifica os riscos com base em suas fontes. Essas fontes podem ser fatores técnicos, operacionais, financeiros ou externos.
Esse layout estruturado facilita a análise e a priorização sistemática dos riscos por parte dos membros da equipe e das principais partes interessadas, bem como a alocação de recursos durante os esforços de mitigação de riscos.
3. Matriz de avaliação de riscos
A matriz de avaliação de riscos é uma ilustração visual do registro de riscos. Nessa matriz, você atribui prioridades a cada risco, o que ajuda a identificar os riscos de alto impacto.
A matriz de avaliação de riscos também possibilita a tomada de decisões informadas, garantindo que o plano de gerenciamento de riscos se concentre nas ameaças mais críticas para minimizar as interrupções.
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4. Metodologia de gerenciamento de riscos
Este componente do plano de gerenciamento de riscos descreve a abordagem da organização para identificar, analisar, mitigar e monitorar riscos.
Ele contém estruturas como análise qualitativa e quantitativa de riscos, técnicas de controle de riscos e mecanismos de monitoramento de riscos. Essa etapa é crucial para um plano eficaz de gerenciamento de riscos.
5. Funções e responsabilidades
Esta seção define claramente as funções e responsabilidades dentro do plano de gerenciamento de riscos e identifica os stakeholders responsáveis pela identificação, avaliação, mitigação e comunicação dos riscos.
A alocação clara de funções e responsabilidades mantém a responsabilidade e prepara o cenário para o tratamento eficaz dos riscos, quando necessário.
6. Plano de resposta a riscos
Um plano de resposta a riscos descreve as ações necessárias para lidar com os riscos identificados. Ele contém principalmente estratégias de prevenção, mitigação, transferência e aceitação.
Fundamentalmente, o plano de resposta minimiza o impacto dos riscos e melhora a preparação. Em geral, ele é crucial para reduzir os atrasos ou o fracasso do projeto.
7. Plano de comunicação de riscos
O plano de comunicação de riscos detalha como as principais partes interessadas compartilharão todas as informações relacionadas a riscos. Atualizações oportunas durante uma crise podem ajudar a manter a transparência e dar um toque de proatividade aos planos de mitigação de riscos.
Este Modelo de Plano de Comunicação da ClickUp vem com estruturas de relatórios pré-definidas, canais de comunicação e a frequência das discussões sobre riscos. Ter um plano de comunicação estruturado evita mal-entendidos e, ao mesmo tempo, compartilha atualizações críticas à medida que as equipes trabalham juntas para gerenciar riscos de forma eficaz.
8. Orçamento de gerenciamento de riscos
Alguns riscos do projeto podem ter um elemento financeiro. Nesse caso, os gerentes de projeto podem alocar um orçamento para cobrir quaisquer custos relacionados ao risco. Isso inclui os gastos com ferramentas de análise de riscos, planejamento de contingência e medidas de resposta a crises.
9. Documentação e relatórios
A seção de documentação e relatórios do plano de gerenciamento de riscos estabelece a base para a melhoria contínua. Use-a para analisar as ocorrências de riscos, a eficácia das respostas e os resultados. Esta é uma referência para ajudá-lo a ajustar suas estratégias de risco para projetos futuros e a cumprir os padrões vigentes do setor.
Leitura adicional: Modelos gratuitos de avaliação de risco em Excel e ClickUp
Você sabia?
Os cinco principais riscos para as empresas globais incluem:
- Incidentes cibernéticos (38%)
- Interrupção de negócios (31%)
- Catástrofe natural (29%)
- Mudanças regulatórias (25%)
- Mudança climática (19%)
Tipos de planos de gerenciamento de riscos com exemplos
Suas necessidades de gerenciamento de riscos dependem do setor, da organização ou do projeto.
No entanto, há categorias amplas de planos de gerenciamento de riscos que podem ser personalizadas de acordo com seus requisitos específicos e exclusivos. Vamos dar uma olhada nesses diferentes tipos de planos de gerenciamento de riscos:
1. Plano de gerenciamento de riscos de negócios
Um plano de gerenciamento de riscos empresariais identifica e atenua os riscos que podem afetar as operações, a reputação ou a estabilidade financeira. Isso inclui problemas de conformidade regulamentar, flutuações de mercado, interrupções na cadeia de suprimentos e danos à reputação.
Um plano sólido de gerenciamento de riscos de negócios ancora a empresa contra incertezas externas e internas.
Exemplo do mundo real
Bancos britânicos como o Barclays, o Lloyds e o NatWest enfrentaram uma possível instabilidade financeira devido às flutuações nas taxas de juros. Para combater isso, eles implementaram swaps de taxas de juros para se protegerem contra a queda das taxas. Essa estratégia de "lagarta" gerará mais de £50 bilhões em três anos. O hedge estrutural é um componente essencial dos planos de gerenciamento de riscos comerciais dos bancos.
2. Plano de gerenciamento de riscos do projeto
Um plano de gerenciamento de riscos de projeto identifica, avalia e atenua os riscos que impedem o sucesso do projeto. Esses riscos incluem desvios de escopo, restrições de recursos, atrasos no cronograma e excedentes de custos. Um plano convincente leva em conta todos os riscos do projeto, do planejamento à execução.
Exemplo do mundo real
A Ponte Internacional Gordie Howe envolve a construção de uma ponte de seis pistas no cruzamento da fronteira entre os EUA e o Canadá. É o maior projeto de infraestrutura da América do Norte, com um plano abrangente de gerenciamento de riscos do projeto devido à sua complexidade. Isso inclui avaliação regular de riscos, planejamento de contingência e monitoramento contínuo para garantir o sucesso do projeto.
3. Plano de gerenciamento de riscos de TI
O plano de gerenciamento de riscos de TI minimiza os riscos de tecnologia, segurança cibernética e proteção de dados. Isso protege os sistemas contra ameaças cibernéticas, agentes mal-intencionados, falhas de software, violações de conformidade e outros riscos do projeto.
Exemplo do mundo real
A Capital One reconheceu a necessidade de modernizar sua infraestrutura de TI para atender às demandas dos clientes e à eficiência operacional. A empresa implementou um plano de gerenciamento de riscos de TI ao migrar suas operações para a nuvem. Estratégias proativas de mitigação de riscos ajudaram a empresa a reforçar suas medidas de segurança cibernética e melhorar a resiliência do sistema durante a transformação digital.
4. Plano de gerenciamento de riscos financeiros
Como o nome indica, o plano de gerenciamento de riscos financeiros minimiza os riscos relacionados à volatilidade do mercado, taxas de juros, exposição ao crédito e problemas de liquidez. Ele engloba estratégias para administrar perturbações econômicas, perdas de investimentos e interrupções financeiras inesperadas.
Exemplo do mundo real
O Fundo de Pensão do Governo da Noruega reconheceu os riscos financeiros associados à degradação ambiental e ao esgotamento dos recursos naturais. Como resultado, seu plano de gerenciamento de riscos financeiros leva em conta os riscos ecológicos para proteger os investimentos contra os impactos econômicos do esgotamento natural e das mudanças climáticas.
5. Plano de gerenciamento de riscos de conformidade
Um plano de gerenciamento de riscos de conformidade mantém a conformidade legal e regulatória com as normas vigentes. A não observância desses requisitos pode resultar em penalidades, disputas legais e danos à reputação. Esse plano ajuda a identificar riscos regulatórios, monitorar a conformidade e aplicar ações corretivas.
Exemplo do mundo real
Após o escândalo das contas falsas de 2016, o Wells Fargo enfrentou problemas significativos de conformidade. Para superá-los, a empresa aprimorou seu plano de gerenciamento de risco de conformidade contratando especialistas externos para funções de conformidade e seguindo planos estruturados para tratar de preocupações regulatórias. A empresa encerrou cinco ações regulatórias, exemplificando seu compromisso com o plano de gerenciamento de risco de conformidade estabelecido.
6. Plano de gerenciamento de riscos operacionais
Um plano de gerenciamento de riscos operacionais permite que as empresas atenuem os riscos associados aos processos diários, como interrupções na cadeia de suprimentos, falhas em equipamentos e escassez de mão de obra.
De modo geral, esse plano mantém as operações comerciais tranquilas, apesar dos desafios operacionais.
Exemplo do mundo real
Um incêndio na subestação North Hyde do Aeroporto de Heathrow causou uma queda de energia e interrompeu as operações. O plano de gerenciamento de riscos operacionais envolveu a reconfiguração da rede, a implantação de sistemas de energia de reserva, a coordenação com as companhias aéreas e a comunicação do status mais recente às partes interessadas para aumentar a transparência. Esse plano proativo de gerenciamento de riscos ajudou a restaurar as operações mais rapidamente.
Como criar um plano de gerenciamento de riscos
A criação de um plano de gerenciamento de riscos envolve a identificação, a avaliação e a atenuação eficazes dos riscos. Tomemos o exemplo de uma empresa de desenvolvimento de software que pretende lançar um novo produto para entender o processo.
Realizar a identificação de riscos
A primeira etapa é a identificação dos riscos. Você deve levar em conta todos os riscos potenciais que podem afetar o projeto. Faça um brainstorming com sua equipe de projeto, analise projetos anteriores e analise ameaças específicas do setor para identificar todos os possíveis riscos do projeto.
Por exemplo, os riscos em um projeto de desenvolvimento de software podem incluir desvios de escopo, bugs de software e vulnerabilidades de segurança cibernética. Documentar esses riscos do projeto nos estágios iniciais pode prepará-lo melhor para lidar com eles.
Realizar avaliações de risco
Depois de ter sua lista de riscos identificados, avalie a probabilidade e o impacto potencial deles. Dependendo da probabilidade e da gravidade, você pode usar uma lista de verificação de avaliação de riscos ou uma matriz para classificar os riscos como baixos, médios ou altos.
Um incidente de segurança cibernética em um cenário de desenvolvimento de software pode ter um alto impacto, mas baixa probabilidade. No entanto, atrasos nos testes podem ter um alto impacto e uma alta probabilidade. Realize avaliações de risco dessa maneira para priorizar os riscos e abordar os mais críticos primeiro.
O Risk Assessment Whiteboard Template da ClickUp ajuda a sua equipe de projeto a mapear visualmente os riscos potenciais e classificá-los por gravidade. Em seguida, eles podem criar e atribuir planos de resposta eficazes para neutralizar o risco, caso ele ocorra.
Por que você vai adorar este modelo
- Permita a colaboração entre equipes para desenvolver estratégias de redução de riscos
- Implemente status personalizados, como Open e Complete, para acompanhar o progresso da avaliação de riscos
- Otimize o rastreamento da avaliação de riscos com marcação, subtarefas aninhadas, vários responsáveis e rótulos de prioridade
Prepare um plano de resposta a riscos
O plano de resposta a riscos orienta a equipe do projeto em estratégias para mitigar, transferir, aceitar ou evitar riscos. As ações variam para cada risco identificado, mas o objetivo é o mesmo: reduzir seu impacto. Um plano de resposta evita a tomada de decisões reativas e prepara você para lidar melhor com a calamidade.
Usando a segurança cibernética como exemplo, a resposta imediata seria colocar em quarentena os conjuntos de dados e resolver rapidamente a violação. A longo prazo, deve-se fortalecer a criptografia e realizar auditorias de segurança frequentes.
Ao se deparar com um risco, você pode:
Aceitar: Reconhecer o risco e preparar planos de contingência para o caso de ele se materializar ✅
Evitar: Eliminar o risco introduzindo ajustes nos processos ou no plano 🛠️
Mitigar: Minimizar a probabilidade ou o impacto do risco por meio de medidas preventivas 🎯
Transferência: Transferir a responsabilidade do risco para um terceiro 🔁
Atribua proprietários de riscos
Um proprietário de risco é responsável por monitorar e gerenciar o risco atribuído a ele. Esse mecanismo garante a responsabilidade e a ação imediata em um evento de risco.
A equipe de segurança de TI seria a proprietária do risco para todos os riscos de segurança cibernética, e o gerente de projeto supervisionaria todos os riscos relacionados ao escopo. Essa propriedade clara e demarcada evita confusão e aciona esforços imediatos de mitigação.
Documentar os acionadores de risco
Os gatilhos de risco são sinais de alerta precoce que indicam um evento de risco. Identificar esses gatilhos com antecedência permite que a equipe do projeto aja antes que o problema se agrave.
Por exemplo, mudanças frequentes nos requisitos do cliente podem desencadear o aumento do escopo. O gerente de projeto pode implementar um processo de controle de mudanças para monitorar isso e evitar riscos relacionados ao escopo.
Crie um plano de backup
Um plano de backup ou de contingência oferece estratégias alternativas para quando um risco se transforma em uma crise. Isso pode implicar a implementação de recursos adicionais, a garantia de financiamento de emergência ou a reengenharia dos cronogramas do projeto. Novamente, se um desenvolvedor importante deixar a equipe no meio do desenvolvimento do software, o plano de backup pode envolver o treinamento cruzado de funcionários, a contratação de um prestador de serviços ou a terceirização da tarefa para evitar atrasos.
Identifique a tolerância e o limite de risco
Todo projeto tem uma tolerância e um limite de risco. O limite define principalmente o nível de risco que uma organização está disposta a tolerar. O estabelecimento de um limiar de risco claro apoia a tomada de decisões. Ele ajuda os gerentes de projeto a avaliar quando continuar, mudar de direção ou escalar um problema. O limite também afeta a viabilidade de um projeto, evitando perdas excessivas e outros riscos.
Por exemplo, se o atraso nos testes de software exceder um determinado número de dias, a gerência sênior poderá terceirizar o processo ou contratar mais testadores para acelerá-lo.
Como a IA pode ajudar no gerenciamento de riscos?
- Para maximizar a eficiência, as ferramentas de IA podem automatizar a coleta de dados, as atribuições de tarefas e a criação de relatórios nos fluxos de trabalho de gerenciamento de riscos
- Para uma melhor compreensão dos riscos, a IA fornece insights analíticos, identificando padrões e prevendo riscos potenciais por meio da análise de dados e da PNL
- Para promover uma colaboração perfeita, uma ferramenta de IA integrada pode ajudar a resumir as discussões e automatizar as notificações, garantindo uma comunicação clara e oportuna entre as partes interessadas
Procurando uma ferramenta de IA que faça tudo isso e muito mais? O ClickUp Brain, o assistente de IA integrado do ClickUp, pode ajudar.
Ferramentas e modelos para o gerenciamento de riscos
Muitas organizações usam ferramentas e modelos especializados para simplificar o gerenciamento de riscos. Aqui está uma visão geral das diferentes opções disponíveis:
Software de registro de riscos (melhor para rastreamento centralizado de riscos)
O software de registro de riscos ajuda as empresas a manter um banco de dados estruturado de riscos potenciais e seu status, impacto e ações de mitigação atribuídas. Essa estrutura oferece uma visão centralizada de todos os riscos identificados, permitindo que as equipes acompanhem e atualizem as informações sobre os riscos em tempo real.
Além disso, as ferramentas avançadas de registro de riscos incluem automação, fluxos de trabalho personalizáveis e integração com ferramentas de gerenciamento de projetos.
Software de gerenciamento de riscos corporativos (ERM) (melhor para supervisão de riscos estratégicos)
O software de gerenciamento de riscos corporativos é voltado para organizações que buscam uma abordagem holística para o gerenciamento de riscos em todos os departamentos. Ele oferece análise de riscos em toda a empresa, alinha-se às metas estratégicas e garante a conformidade com as normas do setor.
As ferramentas de ERM geralmente contêm painéis de relatórios, análise preditiva e automação de fluxo de trabalho para uma governança de riscos eficaz.
Ferramenta de governança, risco e conformidade (GRC) (melhor para conformidade com normas e políticas)
Como o nome indica, o software GRC integra processos de governança, risco e conformidade em um único fluxo de trabalho. Isso é fundamental para organizações de setores específicos que desejam atender aos requisitos regulamentares e, ao mesmo tempo, gerenciar com eficácia os riscos potenciais.
Além disso, as ferramentas de GRC são repletas de recursos como rastreamento de auditoria, gerenciamento de políticas e relatórios de conformidade automatizados, que acrescentam conformidade à estrutura de gerenciamento de riscos e governança.
ClickUp (melhor para gerenciamento de riscos abrangente)
O ClickUp é o aplicativo tudo que oferece ferramentas abrangentes para aprimorar o gerenciamento de riscos, tornando-o mais estruturado e proativo.
Com a ajuda do ClickUp, as equipes identificam, avaliam e atenuam os riscos com eficiência, aproveitando seus recursos personalizáveis, como painéis, campos personalizados, automações e tarefas. Com colaboração e visibilidade em tempo real, as equipes de projeto ficam à frente dos riscos potenciais e garantem o sucesso do projeto.
Para o rastreamento de riscos, o ClickUp permite que os usuários criem um Registro de Riscos usando campos personalizados para categorizar os riscos por gravidade, probabilidade e impacto. As equipes podem atribuir prioridades específicas aos riscos e usar os status das tarefas para acompanhar o progresso da mitigação dos riscos.
Se criar um plano do zero parecer muito trabalhoso, você tem o ClickUp Risk Register Template para começar. Use-o para identificar riscos, seu impacto e estratégias de mitigação, e mantenha-se sistemático e organizado sem complicações.
Você também tem o ClickUp Whiteboards para fornecer uma visão centralizada de todos os riscos do projeto, facilitando o monitoramento de tendências e a tomada de ações preventivas. Converta os dados em uma matriz de avaliação de riscos, visualize os possíveis riscos e categorize-os em seções codificadas por cores para garantir que nada passe despercebido.
Além disso, as visualizações do gráfico de Gantt e da linha do tempo fornecem representações visuais de tarefas e possíveis atrasos, ajudando as equipes a lidar com os riscos antes que eles afetem os prazos do projeto.
Veja o que Raúl Becerra, Gerente de Produtos da Atrato, tem a dizer sobre o uso do ClickUp para monitorar riscos
O ClickUp não só me permite manter os projetos no caminho certo e detectar riscos antecipadamente, mas também me ajuda como colaborador individual em minhas tarefas diárias.
O ClickUp não só me permite manter os projetos no caminho certo e detectar riscos antecipadamente, mas também me ajuda como colaborador individual em minhas tarefas diárias.
O ClickUp Tasks permite que você atribua riscos como tarefas, facilitando a observação deles. Cada tarefa é rastreável e você pode atribuir prioridades, designar proprietários de riscos e automatizar planos de resposta.
O ClickUp ajuda ainda mais a mitigar os riscos automatizando fluxos de trabalho, definindo dependências e atribuindo responsabilidades. As automações disparam alertas ou reatribuem tarefas quando os níveis de risco mudam, garantindo um gerenciamento proativo.
Para documentação, o ClickUp Docs permite que as equipes armazenem avaliações de riscos, planos de contingência e registros de riscos anteriores em um formato centralizado e de fácil acesso. Os recursos de colaboração em tempo real facilitam a discussão e a atualização dinâmica das informações relacionadas a riscos pelas equipes.
Além disso, as integrações com ferramentas de armazenamento em nuvem garantem que todos os documentos essenciais estejam conectados à plataforma para avaliação de riscos.
➡️ Leia mais: Modelos gratuitos de registro de riscos para gerenciamento de projetos em Excel, Word e ClickUp
Fique livre de riscos com o ClickUp
Um plano estruturado de gerenciamento de riscos ajuda as organizações a prever, avaliar e responder a incertezas que, de outra forma, poderiam interromper as operações. Independentemente de estar gerenciando riscos comerciais, de projetos, de TI ou financeiros, uma estratégia clara de gerenciamento de riscos alimenta a tomada de decisões informadas e a estabilidade de longo prazo.
O gerenciamento de riscos sem as ferramentas e os modelos apropriados pode se tornar rapidamente uma tarefa árdua. É nesse ponto que o ClickUp oferece uma solução abrangente para todas as suas necessidades de gerenciamento de riscos e está equipado com recursos para facilitar o rastreamento, a avaliação e a resposta aos riscos.
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