Gerentes de projeto: você está procurando um sistema organizacional para priorizar suas tarefas e solicitações? Experimente os quadros Kanban!
Os quadros Kanban são perfeitos para gerenciar a atenção, para que você sempre saiba o que está na fila, em andamento e concluído. Essas ferramentas visuais — no software Kanban certo — funcionam como um quadro de status e um relatório.
E, de acordo com algumas fontes, usar um relatório de status de projeto totalmente automatizado contribui para uma melhor produtividade de todos os membros do projeto!
Para impulsionar sua organização, baixe o modelo gratuito de quadro Kanban simples do ClickUp e adicione suas tarefas. Você economizará um tempo valioso ao não precisar criar manualmente um quadro Kanban no Google Workspace!
Deseja escolher entre outros modelos?
Temos mais modelos de quadros Kanban essenciais para todos os gerentes de projeto que preferem visualizar seu trabalho (e se você estiver gerenciando campanhas, não vai querer ficar sem o modelo nº 3).
Como criar um quadro Kanban no Google Sheets
Agora, vamos ao que interessa: criar um quadro Kanban no Google Sheets!
Etapa 1: crie cada coluna de status
Na primeira linha, adicione cada etapa do seu processo de trabalho como uma célula de cabeçalho: Backlog, A fazer, Em andamento e Concluído. Se houver outros status no seu fluxo de trabalho, certifique-se de adicioná-los também!
Em seguida, destaque um grupo de células (incluindo as colunas do cabeçalho) e, na barra de menus, clique em Bordas e selecione Todas as bordas.
Etapa 2: Formate as células
O quadro Kanban parece um pouco sem graça. Ele está longe de ser a poderosa ferramenta de visualização que queremos que seja, então vamos adicionar cores para categorizar os status!
Destaque suas células (incluindo as colunas do cabeçalho) e vá para a guia Formatar. Selecione Cores alternadas e escolha o tema de cores que melhor se adapta às suas preferências.
Etapa 3: altere a cor de fundo de todos os cabeçalhos
Em seguida, selecione uma célula do cabeçalho e, na barra de menus, clique em Cor de preenchimento e escolha uma cor de fundo clara. Repita essa etapa para o restante das células do cabeçalho.
Etapa 4: Crie um cartão de tarefa
Agora vamos criar um modelo de cartão de tarefa que você usará para copiar e colar em novas tarefas! Em uma célula fora do seu quadro Kanban, digite as informações necessárias, por exemplo:
Nome da tarefa:Descrição:Data de vencimento:Tempo estimado:Responsável:Prioridade:
Dica profissional: o Google Sheets não possui a funcionalidade de arrastar e soltar para mover facilmente as tarefas por um fluxo de trabalho, portanto, use uma célula para cada cartão de tarefa. Caso contrário, você corre o risco de deixar para trás quaisquer células que não copiou e colou ao mover seu cartão de tarefa de um status para o próximo. Nas planilhas do Google, veja como adicionar uma nova linha dentro da célula:
- Atalho de teclado do Mac: Command + Enter
- Atalho de teclado no Windows, Linux e Chromebook: Ctrl + Enter
Etapa 5: salve o modelo do quadro Kanban no seu Google Drive
Colunas? Confere. Cartões de tarefas? Confere. Então, vamos salvar isso como um modelo!
Renomeie o título da sua planilha e adicione a palavra “Modelo”. Clique no ícone da pasta ao lado do título e mova seu modelo para uma pasta existente no Google Apps Drive ou crie uma nova pasta Modelo!
Mais recursos relacionados:
Modelos de quadro Kanban para resolver desafios comuns de gerenciamento de projetos
Você criou um bom quadro Kanban, mas ele é adequado para o ambiente de trabalho moderno? Provavelmente, você vai querer compartilhar o quadro com os membros do seu projeto e clientes. E os produtos do Google, como o Sheets, não foram projetados para gerenciamento avançado de projetos.
Como gerente de projetos, você é uma luz na escuridão, ajudando todos a ver o andamento geral do projeto. Mas, entre lidar com solicitações e criar relatórios de status várias vezes ao dia, você precisa lidar constantemente com prioridades conflitantes. Gerenciar projetos no Google Sheets não é a melhor solução.
E essa não é a sua única solução!
Com uma plataforma de projetos e produtividade como o ClickUp, você só precisa da versão gratuita para obter os benefícios de poderosos quadros Kanban e recuperar o tempo perdido com os desafios dos projetos.
Todos os recursos mencionados estão disponíveis no ClickUp com ou sem o modelo, mas selecionamos os quadros Kanban essenciais que você deve ter em sua caixa de ferramentas tecnológicas!
1. Modelo de quadro Kanban para gerenciamento ágil do ClickUp
O gerenciamento ágil de projetos não é um conceito novo, mas é necessário que as equipes desejem visibilidade para oportunidades de melhoria em seus fluxos de trabalho. Para os gerentes de projeto que criam novos relatórios para cada reunião diária da equipe... isso é para vocês!
Em reuniões rápidas, as pessoas evitam ficar olhando para uma planilha estática em suas telas. Elas preferem visualizar as informações relevantes para elas, e é por isso que usar o ClickUp é tão útil! Com apenas alguns cliques, crie quadros Kanban para diferentes públicos ou critérios uma vez. Essas visualizações públicas do quadro ficarão disponíveis como um recurso diário antes, durante e depois das reuniões.
Veja como as tarefas são atualizadas automaticamente em todas as visualizações para dar às suas equipes visibilidade em tempo real dos status, onde quer que estejam!
2. Modelo de quadro Kanban para solicitações da equipe pelo ClickUp
Você está acompanhando todas as solicitações da equipe, desde operações gerais até brindes da empresa? Isso é música para nossos ouvidos. Nós adoramos um processo simplificado para essas tarefas pequenas, mas demoradas! É por isso que criamos este modelo para você manter todas as tarefas em andamento e o solicitante fora das suas mensagens diretas do Slack.
Adicione o solicitante como observador à sua solicitação de tarefa e mantenha a comunicação centralizada com comentários. Com os quadros Kanban no ClickUp, você terá um recipiente hermético para todas as solicitações para gerenciar no seu tempo!
3. Modelo de quadro Kanban para acompanhamento de campanhas do ClickUp
Podemos falar sobre como a natureza das campanhas se move mais rápido do que uma criança que acabou de aprender a correr? Se você não está usando nenhum tipo de modelo de gerenciamento de campanha, este modelo do ClickUp será o seu primeiro e último! Todos os vários departamentos de projeto envolvidos em sua campanha apreciarão a flexibilidade dos quadros Kanban do ClickUp:
- Adicione arquivos para dar mais contexto à tarefa (também temos modelos do ClickUp para resumos de projetos!).
- Fixar uma imagem de capa para visualizar rapidamente os recursos criativos
- Faça atualizações em massa nas tarefas com a barra de ferramentas de ações em massa.
- Mova a tarefa para cima ou para baixo para alterar a prioridade.
4. Modelo de quadro Kanban para gerenciamento de projetos do ClickUp
Por último, mas não menos importante, um desafio comum no gerenciamento de projetos é o excesso de trabalho solicitado ou em andamento. Os limites de WIP (Work in Progress, ou Trabalho em Andamento) no ClickUp são os melhores amigos de todo gerente de projetos para proteger a capacidade de carga de trabalho de todos os membros do projeto.
Veja como funciona: defina limites flexíveis e receba indicadores visuais quando você atingir ou ultrapassar o limite de WIP. O ClickUp não impedirá que tarefas sejam criadas, movidas ou atualizadas, mesmo que isso faça com que a coluna ultrapasse o limite definido!
Quem se beneficia com o uso de quadros Kanban?
Os quadros Kanban têm se tornado cada vez mais populares nos últimos anos, com muitas empresas e organizações adotando essa ferramenta visual de gerenciamento de projetos. Mas quem exatamente se beneficia com o uso de quadros Kanban? Aqui estão alguns exemplos e modelos de equipes que podem se beneficiar muito com o uso de quadros Kanban:
Equipes de gerenciamento de projetos: as equipes de gerenciamento de projetos geralmente têm muito trabalho, com vários projetos e tarefas para conciliar simultaneamente. Os quadros Kanban oferecem uma maneira clara e organizada para os gerentes de projeto acompanharem o andamento de cada projeto e garantirem que todas as tarefas sejam concluídas com eficiência.
Equipes de marketing: as equipes de marketing estão constantemente debatendo ideias, criando campanhas e acompanhando análises. Com tantas atividades, é fácil que algumas tarefas sejam esquecidas. Um quadro Kanban permite que as equipes de marketing vejam visualmente todos os seus projetos e tarefas em um só lugar, facilitando a priorização e o acompanhamento.
Como os quadros Kanban do ClickUp apoiam as equipes
O ClickUp ajudou inúmeras equipes a otimizar seus processos de gerenciamento de projetos. Confira como essas equipes reais usaram os quadros Kanban no ClickUp para atingir seus objetivos:
Aderir à criatividade
A Adhere Creative é uma agência de marketing inbound com sede em Houston, Texas, que oferece serviços completos de desenvolvimento de marcas B2B e é parceira Platinum da HubSpot. Veja o que eles têm a dizer sobre o ClickUp:
“A visualização do quadro tem sido muito útil, pois imita um quadro Kanban. Todas as manhãs, durante nossas reuniões diárias, movemos todos os projetos dos clientes pelo quadro. É uma representação visual de onde estamos atualmente e para onde queremos chegar, além de ser um lembrete útil para todos os departamentos.
O layout das janelas individuais de tarefas também tem sido extremamente útil. Em apenas alguns segundos, podemos identificar em que status a tarefa se encontra, a quem foi atribuída, qual é a estimativa de tempo para a tarefa, datas de vencimento, anexos e conversas sobre o projeto, sem precisar pesquisar ou rolar a tela excessivamente. Anteriormente, usávamos o Basecamp, e nada disso era facilmente acessível, se é que era possível. ”
5 Star Commerce
A Five Star Commerce é uma empresa de marketing que se concentra na plataforma Amazon para ajudar a aumentar as vendas de produtos físicos e marcas. Veja o que eles têm a dizer sobre o ClickUp:
“Em outra empresa de marketing em que trabalhei, usávamos o Trello, que agora não suporto mais. Não era adequado para o nosso tipo de empresa. Não tinha tarefas recorrentes e, para mim, a visualização do quadro não é uma boa maneira de classificar grandes volumes de tarefas. Isso tornava muito difícil para um funcionário ver exatamente o que precisava fazer a cada dia, e muitas tarefas acabavam sendo esquecidas.”