Provavelmente você já usa o Google Workspace há anos. Mas você sabia que é possível criar modelos e agendas facilmente no Google Sheets?
Alguns de nós ficamos surpresos ao saber como é possível criar uma programação como:
- Um modelo de programação diária para suas rotinas matinais e noturnas ideais
- Um modelo de programação de funcionários para a semana de trabalho de quatro dias da sua equipe.
- Um cronograma escolar e de treinos para a temporada de futebol do seu filho
Parece bastante útil, não é?
Neste artigo, mostraremos as etapas simples para criar uma programação diária no Google Sheets, salvá-la como modelo e criar regras para destacar automaticamente determinadas tarefas e eventos. E se você se sentir limitado pelo Sheets, também apresentaremos uma alternativa superior e mais poderosa: o ClickUp!
Vamos começar! 🏁
⏰ Resumo de 60 segundos
- O Google Sheets pode ser usado para criar vários modelos de agenda, como rotinas diárias, agendas de funcionários e agendas de práticas escolares.
- Etapas para criar uma programação no Google Sheets: Abra um modelo de programação na galeria de modelos do Google Sheets. Escolha o modelo “Agenda” e defina sua data de início. Personalize a aparência do modelo alterando as cores de fundo e o texto. Adicione itens à programação e use a formatação condicional para codificar as tarefas por cores. Salve a programação personalizada como um novo modelo para uso futuro.
- Abra um modelo de agenda na galeria de modelos do Google Sheets.
- Escolha o modelo “Agenda” e defina sua data de início.
- Personalize a aparência do modelo alterando as cores de fundo e o texto.
- Adicione itens à programação e use formatação condicional para codificar as tarefas por cores.
- Salve a agenda personalizada como um novo modelo para uso futuro.
- Use formatação condicional para destacar tarefas específicas, como reuniões ou atividades pessoais, tornando a agenda prática e fácil de seguir.
- O Google Sheets carece de recursos de gerenciamento de tarefas, integrações nativas e escalabilidade em comparação com softwares de calendário modernos.
- As ferramentas de calendário modernas oferecem atualizações em tempo real, estimativas de tarefas, várias visualizações de calendário e melhores recursos de planejamento de projetos.
- O ClickUp oferece uma plataforma de produtividade abrangente com recursos como várias visualizações de projetos, integrações nativas, acesso móvel e controle de tempo.
- A Visualização de Calendário do ClickUp permite visualizar o trabalho, reprogramar tarefas e gerenciar o cronograma do projeto com flexibilidade e facilidade.
- O ClickUp também inclui gráficos de Gantt, quadros Kanban, tarefas recorrentes e calendários compartilháveis para colaboração em equipe.
- Abra um modelo de agenda na galeria de modelos do Google Sheets.
- Escolha o modelo “Agenda” e defina sua data de início.
- Personalize a aparência do modelo alterando as cores de fundo e o texto.
- Adicione itens à programação e use formatação condicional para codificar as tarefas por cores.
- Salve a agenda personalizada como um novo modelo para uso futuro.
Como criar uma programação diária no Google Sheets
1. Abra um modelo de agenda semanal na galeria de modelos do Google Sheets selecionando Novo > Google Sheets > A partir de um modelo
2. Escolha o modelo Agenda
3. Clique duas vezes na célula C2 e altere para a data de início desejada. Embora o modelo de agenda do Google Sheets tenha uma data de início na segunda-feira, você pode escolher qualquer dia da semana!
4. A próxima etapa é opcional. Destaque as células superior e inferior para alterar a cor de fundo do modelo. Em seguida, faça o mesmo com as células de texto (Notas, Tarefas).
5. Adicione seus itens de programação
6. Crie regras de formatação condicional para codificar por cores compromissos, eventos, reuniões e lembretes clicando no botão Selecionar tudo abaixo da barra de fórmulas.
7. Clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar da planilha > Exibir mais ações da célula > Formatação condicional
Se você está tendo dificuldade para criar categorias de cores, faça uma pausa rápida aqui! Não se preocupe muito em deixar sua agenda com uma aparência digna do Pinterest. O importante é torná-la prática.
No exemplo abaixo, criei cinco regras com três categorias de cores (reuniões, pessoal e sessões de foco):
- Se o texto contiver “mtg”, destaque a célula em verde.
- Se o texto contiver “trabalho profundo”, destaque a célula em azul.
- Se o texto contiver “almoço”, destaque a célula em roxo.
- Se o texto contiver “appt”, destaque a célula em roxo.
- Se o texto contiver “passear com o cachorro”, destaque a célula em roxo.
Agora é a sua vez!
8. Abra o menu suspenso em Regras de formato para aplicar qualquer regra. Em seguida, ajuste o estilo desejado em Estilo de formatação.
9. Salve como um novo modelo adicionando Modelo ao título da planilha.
10. Clique no ícone da pasta ao lado do título da planilha > ícone Nova pasta.
11. Nomeie a pasta e clique no ícone Marca de seleção para salvar.
12. Clique em Mover Aqui para salvar o modelo de agenda na pasta que você criou.
Sucesso! Uma nova agenda diária que você pode reutilizar e ajustar como quiser.
Temos mais recursos e recomendações do Google Workspace se você estiver procurando outras alternativas para melhorar suas necessidades de planejamento! ⬇️
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Modelos de agenda do Google Sheets
• Agende através do Google Sheets • Agenda diária através do template.net • Agenda diária de trabalho em casa através do template.net
Google Sheets x software de calendário moderno
Eu entendo, a vida acontece: seu laptop pifa. Riley manda uma mensagem dizendo que o treinador de futebol está mudando os dias de treino de terça para quinta-feira. O projeto que está a semanas de ser concluído é adiado.
Não sei você, mas só de pensar em editar linhas e colunas de planilhas já me dá dor de cabeça. O que deveria levar menos de um minuto para atualizar acaba demorando tanto quanto um episódio de The Great British Bake Off.
Em comparação com softwares de calendário modernos, que podem transformar uma agenda estática em um recurso em tempo real, o Google Sheets tem três desvantagens evidentes:
- Sem recursos de gerenciamento de tarefas para se comunicar ou colaborar com outras pessoas
- Sem integração nativa com sistemas de gerenciamento de projetos
- Sem potencial para escalar
Se você está pensando: “Mas o Google Sheets é gratuito e eu não tenho tempo para aprender a usar um novo software!”, eu entendo perfeitamente. Considerando tudo isso, como você se sentiria se um software de calendário moderno pudesse fazer isso por você:
- Recursos de relatórios para um melhor planejamento de projetos no futuro? Preparado.
- Estimativas de tarefas para se planejar antecipadamente para obstáculos imprevistos? Ativado.
- Vários calendários em uma única tela? Feito.
A propósito, se você estiver curioso para saber como gerenciar vários calendários, confira este guia explicativo útil com nossas melhores dicas.
Em retrospecto, um software de calendário moderno é uma necessidade que economiza tempo. E você tem alternativas gratuitas ao Google Sheets! O melhor software gratuito? Que bom que você perguntou.
📮ClickUp Insight: 92% dos profissionais do conhecimento utilizam estratégias personalizadas de gerenciamento de tempo. No entanto, a maioria das ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho ainda não oferece recursos integrados robustos de gerenciamento de tempo ou priorização, o que pode impedir uma priorização eficaz.
Os recursos de agendamento e controle de tempo do ClickUp podem ajudá-lo a transformar essas suposições em decisões baseadas em dados. Ele pode até sugerir janelas de foco ideais para tarefas em seu calendário. Crie um sistema personalizado de gerenciamento de tempo que se adapte à sua forma de trabalhar!
Bônus: modelos de calendário mensal do Google Sheets!
ClickUp: uma alternativa gratuita ao Google Sheets
O ClickUp é a plataforma de produtividade definitiva, permitindo que as equipes gerenciem projetos, colaborem de forma mais inteligente e reúnam todo o trabalho em uma única ferramenta. Seja você novo em aplicativos de produtividade ou um planejador experiente, a personalização do ClickUp pode ajudá-lo a moldar seus melhores dias! ✨
Um software de calendário moderno como o ClickUp oferece mais do que apenas a criação de um modelo de agenda diária:
- Várias visualizações de projetos, incluindo gráficos de Gantt, quadros Kanban e tabelas ClickUp.
- Integrações nativas com outros aplicativos para manter seu fluxo de trabalho atual
- Descrições de tarefas/eventos para entender rapidamente seu significado
- Acesso móvel para que você esteja sempre informado enquanto estiver em trânsito.
- Tarefas recorrentes para que nada seja esquecido
- Compartilhável com membros da equipe e convidados
- Controle de tempo e estimativa por hora
Bônus: aplicativos de planejamento digital!
O que você gostaria de realizar no trabalho ou em casa se tivesse horas extras na sua semana? Com a visualização do Calendário do ClickUp, tudo é possível! 🔮