Como escrever especificações de produto eficazes em Agile

Sua equipe está criando um novo aplicativo e a única instrução que você tem é: "Faça com que seja fácil de usar"

Um desenvolvedor se concentra em simplificar a navegação, outro em reduzir o tempo de carregamento, enquanto o designer adiciona animações chamativas para "impressionar" os usuários. Três semanas depois, você tem um aplicativo tecnicamente funcional, mas que não está nem perto das expectativas das partes interessadas.

Isso é o que acontece quando o processo de desenvolvimento ágil de produtos começa sem especificações claras do produto. Todos trabalham duro, mas sem uma visão compartilhada, o produto final não atinge o objetivo.

Mas aqui está a boa notícia: escrever especificações de produto eficazes não é ciência de foguetes. Trata-se de alinhar sua equipe de produtos, definir claramente objetivos e orientá-los passo a passo para fornecer o que os usuários realmente precisam.

Vamos nos aprofundar em como fazer isso acontecer!💡

⏰ Resumo de 60 segundos

• As especificações do produto são cruciais para orientar as equipes de desenvolvimento, evitar confusão e garantir que o produto final atenda às necessidades do cliente
• Os principais componentes das especificações do produto incluem requisitos funcionais, de desempenho, de design e técnicos
• Escrever especificações de produto eficazes ajuda a definir problemas, públicos-alvo e necessidades do usuário, mantendo as equipes alinhadas e no caminho certo
• Documentos do ClickUp centraliza todas as especificações do produto, permitindo colaboração em tempo real e acesso fácil para toda a equipe
• ClickUp Brain ajuda a refinar ideias, verificar a clareza e gerar automaticamente especificações detalhadas de produtos
• Modelos do ClickUp economizam tempo ao fornecer estruturas pré-construídas para especificações de produtos, mantendo seu trabalho organizado e consistente

O que é um documento de especificação de produto?

Vamos explicar o que é um documento de especificação de produto e por que ele mantém a sua equipe focada e no caminho certo.

Definição de uma especificação de produto

Uma especificação de produto é a "folha de referências" de um produto. Ela abrange detalhes essenciais, como tamanho, recursos, materiais e funcionalidade, garantindo que a sua equipe de desenvolvimento de produtos entregue exatamente o que os clientes esperam.

Por exemplo, se for um telefone, as especificações podem incluir o tamanho da tela, a duração da bateria, os megapixels da câmera e a capacidade de armazenamento. Para uma peça de mobiliário, podem ser listadas as dimensões, o material, as opções de cores e as instruções de montagem.

Na maioria das organizações, o gerente de produtos é responsável por redigir a folha de especificações do produto. Embora o formato possa variar, uma folha de especificações de produto típica tem a seguinte aparência:

Documento de especificação de produto para fones de ouvido inteligentes sem fio

Fato curioso: A especificação do produto para o primeiro computador da Apple era uma única página de esquemas desenhados à mão.

Importância das especificações de produtos no desenvolvimento de produtos

Veja por que as especificações de produtos são as peças mais valiosas no processo de desenvolvimento de produtos processo de desenvolvimento de produtos transformando grandes ideias em momentos de "acertar em cheio":

🛠️ A clareza salva o dia: As especificações do produto funcionam como um manual, alinhando designers, engenheiros e profissionais de marketing. Sem elas, os designers criam um site de comércio eletrônico elegante, os desenvolvedores criam um portfólio de página única e os profissionais de marketing tentam vendê-lo como a "próxima grande novidade em compras on-line

⚠️ Identifique os problemas antes que eles se agravem: Eles o forçam a pensar nas possíveis armadilhas logo no início - seja uma falha de design, um problema de custo ou um soluço de usabilidade - para que você possa corrigi-los antes que as coisas deem errado

Trabalho em equipe sem drama: Com um plano detalhado, não há espaço para acusações ou cenários do tipo "ele disse, ela disse". Em vez disso, as equipes podem se concentrar na execução eficaz de suas funções

Os clientes adoram você por isso: As especificações do produto ajudam você a criar o que os clientes realmente querem, e não o que você acha que eles querem. Quando o produto chega às prateleiras, os clientes dizem: "_Cale a boca e pegue meu dinheiro!

Adeus à variação de escopo: Cansado de ouvir "só mais uma mudança"? Um projeto claro permite que você diga não aos complementos aleatórios e às mudanças de última hora que prejudicam os prazos e aumentam os orçamentos

Em resumo, com as especificações do produto, a sua equipe não está apenas criando um produto; ela o está criando de forma mais inteligente, mais rápida e melhor.

Leia mais: Como escrever um PRD (com exemplos e modelos)

Principais componentes de uma especificação de produto

Em Desenvolvimento ágil de produtos quatro componentes tornam uma especificação de produto sólida como uma rocha:

• Requisitos funcionais: Descreve o resumo do produto e os principais recursos ou funcionalidades que o produto deve suportar para atender às necessidades do usuário
• **Especificações de desempenho: define o desempenho do produto em diferentes condições, incluindo velocidade, escalabilidade e uso de recursos
• Especificações de design: Concentram-se nos aspectos visuais e interativos do produto, geralmente representados por meio de wireframes ou protótipos
• Especificações técnicas : Abrange os detalhes técnicos para garantir que o produto siga as práticas recomendadas do setor e se integre a outros sistemas

Vamos reunir tudo isso em uma ferramenta de gerenciamento de projetos:

📌 Requisitos funcionais: Gerenciamento de tarefas, colaboração em equipe, controle de tempo

Especificações de desempenho: Lida com 500 usuários simultâneos com um tempo de resposta de 3 segundos

Especificações de design: Tema leve com componentes de IU personalizáveis

Especificações técnicas: Solução baseada em nuvem com certificação ISO 27001

Você também pode usar modelos de especificação funcional para documentar diferentes requisitos do produto. Eles vêm com campos e seções predefinidos, como resumos de produtos, descrições de recursos, histórias de usuários, casos de teste e critérios de teste.

Basta preencher os detalhes necessários e você terá uma especificação completa do produto pronta para ser usada. Além disso, elas mantêm todas as partes interessadas, como desenvolvedores, testadores, designers e gerentes de produto, na mesma página.

Etapas para escrever uma especificação de produto eficaz

Elaborar uma especificação de produto não se trata apenas de marcar um item em um lista de verificação de desenvolvimento de produtos .

Quando bem feita, ela mantém sua equipe alinhada, reduz os intermináveis momentos de "Espere, o que combinamos?" e garante que o produto resolva o problema que deve resolver.

Se fizer isso de forma errada, você atrasará tudo e criará confusão. Deseja criar um documento de especificação de produto que funcione? Siga estas etapas:

Etapa 1: Defina o problema que você está resolvendo

Se o seu produto não aborda um ponto problemático claro, qual é o objetivo?

Então, durante a descoberta do produto na fase de descoberta do produto, identifique e articule o problema específico que seu produto pretende resolver. Isso estabelece a base para todo o resto - seu público, recursos, design e metas.

Para fazer isso corretamente:

• Concentre-se no por que por trás do produto
• Use dados ou feedback do usuário para fundamentar a declaração do problema
• Mantenha-o específico e acionável; evite descrições vagas ou excessivamente amplas do problema

bônus: Enquadre o problema como algo que seu público-alvo sente profundamente. Em vez de dizer: "Precisamos de uma ferramenta melhor", tente algo como: "Os usuários têm dificuldade para controlar suas tarefas diárias com eficiência e isso os deixa estressados"

📌 Exemplo: Se você estiver criando uma ferramenta de comunicação por vídeo, diga:

As equipes remotas geralmente enfrentam problemas com conversas em tempo real, como falhas técnicas, falta de ferramentas de colaboração e a necessidade de agendar reuniões completas para atualizações rápidas.

Etapa 2: Conheça seu público-alvo e suas personas

Um produto que tenta agradar a todos acaba não agradando a ninguém.

Seja específico em relação ao seu público e crie personas dos seus usuários ideais. Não basta conhecer as informações demográficas; entenda seus objetivos, necessidades, frustrações e comportamentos.

Para fazer isso corretamente:

• Converse com pessoas reais. Pesquisas, feedbacks ou entrevistas podem revelar percepções que você nunca conseguiria adivinhar sozinho
• Nem todos usarão seu produto da mesma maneira. Divida seu público em grupos para atender às necessidades exclusivas deles
• Escreva personas específicas que pareçam reais. Acrescente detalhes como cargos, desafios e como é o sucesso para elas

bônus: Crie histórias vívidas para suas personas que mostrem a jornada delas com seu produto. Isso ajuda a sua equipe a visualizar os desafios, as interações e a jornada emocional do mundo real e a criar um produto mais empático e centrado no usuário.

Exemplo: Para a comunicação em vídeo, suas personas podem incluir:

🧑 Nome: Alex

Função: Gerente de produto em uma empresa de SaaS

Ponto de dor: Alex precisa de uma ferramenta que facilite as sessões de brainstorming com sua equipe distribuída, integre-se ao software de gerenciamento de projetos e não interrompa as chamadas no meio da discussão.

Nome: Priya

Função: Líder de marketing em uma startup de comércio eletrônico

Ponto de dor: Priya precisa de uma plataforma confiável para hospedar reuniões virtuais da equipe, compartilhar rapidamente atualizações de campanhas e colaborar com o conteúdo sem se preocupar com problemas de conexão ou interfaces complicadas.

Etapa 3: conduzir pesquisas de usabilidade e experiência do usuário

Agora vem a parte divertida: mergulhar na pesquisa.

A pesquisa de usabilidade significa entender como os usuários interagem com o seu produto e descobrir os pontos problemáticos antes que eles se tornem problemas completos. A pesquisa de UX ajuda a otimizar o fluxo, o design e a funcionalidade do seu produto.

Para fazer isso corretamente:

• Observe como as pessoas reais interagem com seu produto - com o que elas têm dificuldade, onde ficam confusas e o que parece natural
• Teste diferentes versões de recursos ou designs para ver o que mais agrada aos usuários
• Crie protótipos interativos e obtenha feedback dos usuários para melhorar a experiência

bônus: Continue ajustando a especificação do produto revisitando a pesquisa de usabilidade e UX. Esse ciclo de iteração ajuda a garantir que seu produto continue evoluindo para corresponder ao que os usuários realmente precisam.

Exemplo: No caso da ferramenta de comunicação por vídeo, a pesquisa de usabilidade e UX se concentraria em:

• Participar e gerenciar chamadas
• Avaliação da qualidade do vídeo e do áudio
• Uso de controles durante a chamada
• Testar recursos colaborativos, como bate-papo e compartilhamento de arquivos
• Melhorar o fluxo e a experiência geral do usuário

Etapa 4: criar especificações detalhadas usando wireframes e modelos de design

Você tem uma sólida compreensão do problema e dos usuários. Agora é hora de colocar suas ideias em planos concretos - por meio de wireframes e modelos de design. Eles descrevem como o seu produto funcionará, orientam as interações do usuário e moldam a interface.

Para fazer isso corretamente:

• Faça um esboço dos layouts para mapear a estrutura e o fluxo do produto. Isso ajuda a destacar as principais interações e elementos de design
• Use modelos para mostrar como diferentes recursos se conectam, por exemplo, como os botões levam a formulários ou pop-ups
• Incorpore insights de usabilidade para simplificar os fluxos de trabalho e reduzir os pontos de atrito.
• Certifique-se de que seus wireframes e modelos sejam detalhados, mas flexíveis o suficiente para evoluir

bônus: Use ferramentas como Figma, Sketch ou Adobe XD para a criação de wireframes. Elas foram projetadas para tornar o processo suave e colaborativo. Além disso, elas permitem que você atualize facilmente os designs e compartilhe feedback.

Exemplo: O wireframe de um aplicativo de comunicação por vídeo pode incluir etapas para:

• Entrar em uma reunião com uma interface simples para inserir o ID ou o link da reunião
• Gerenciar participantes com opções para silenciar, promover ou remover participantes
• Compartilhamento de telas com um layout claro para alternar entre conteúdo e controles compartilhados

Etapa 5: incorporar testes de usabilidade e feedback

Depois que o protótipo estiver pronto, realize testes de usabilidade para descobrir problemas, como onde os usuários ficam presos ou onde um recurso simplesmente não flui tão bem quanto deveria. Além disso, o feedback honesto dos clientes permite refinar a experiência do usuário e garantir que o seu produto flua sem esforço.

Sem isso, você corre o risco de criar algo que parece ideal na teoria, mas que não funciona quando os usuários interagem com ele.

Para fazer isso corretamente:

• Concentre-se em alguns recursos principais para testar no início. É mais fácil ajustar as coisas no início do que reformulá-las depois
• Sua equipe já sabe como as coisas devem funcionar. Portanto, pergunte aos usuários reais para obter uma perspectiva imparcial
• Use testes de usuários moderados (ao vivo) e não moderados (autoguiados)
• Reúna o feedback do cliente, analise e depois refine. A usabilidade não é uma coisa única - é um processo contínuo

bônus: Os testes não precisam ser caros nem complicados. Experimente fazer testes A/B com pequenas alterações na interface do usuário ou nos recursos para ver o que funciona melhor com os usuários.

Exemplo: Para a ferramenta de comunicação por vídeo, o teste de usabilidade deve abranger:

• Notificações claras e discretas durante as chamadas
• Configurações intuitivas para ajuste de áudio, vídeo e preferências
• Desempenho estável da chamada com baixa latência e interrupções mínimas
• Fácil acesso a sessões gravadas e qualidade de reprodução
• Ferramentas de colaboração fáceis de usar, como bate-papo e compartilhamento de arquivos

Etapa 6: colabore com as partes interessadas para a integração do desenvolvimento ágil

Não importa se você está trabalhando com desenvolvedores, designers ou profissionais de marketing, a colaboração é fundamental para garantir que a visão do produto seja executada corretamente. É nesse ponto que o desenvolvimento ágil se destaca - trabalhando em ciclos curtos e iterativos e mantendo-se flexível.

**Para fazer isso corretamente

• Comunique-se com frequência e clareza com todas as partes interessadas, incluindo gerentes de produto, desenvolvedores e designers
• Dividir as tarefas em partes gerenciáveis e priorizá-las com base na importância e na viabilidade
• Permaneça aberto a mudanças com base no feedback do usuário ou em novas percepções

bônus: Faça check-ins regulares (como reuniões diárias ou revisões de sprint) para se manter no caminho certo. Essas reuniões ajudam a identificar gargalos e a manter todos alinhados.

Leia mais: 10 softwares e ferramentas indispensáveis para redação técnica

Exemplos de especificação de produtos

As especificações de produtos não são um modelo único para todos. Todas as empresas as ajustam com base no produto, no público-alvo e no que desejam destacar, seja em termos de desempenho, design ou compatibilidade.

Este primeiro exemplo é direto e organizado, começando com detalhes importantes como o nome do produto, a descrição e a finalidade. Ele também descreve os recursos do aplicativo e as especificações de design, facilitando a compreensão dos recursos do aplicativo.

Em resumo, simples, claro e focado no que o produto oferece.

via Escola de produtos O segundo exemplo se aprofunda no histórico de testes, com espaço para explicar como e onde o produto foi testado. Ele também inclui uma tabela de resultados útil para comparações rápidas.

A melhor parte? Há espaço para recursos visuais para mostrar as imagens do produto, além de um diagrama simples que o orienta sobre como inseri-las.

via SmartDraw O terceiro exemplo se destaca pela seção "Known Issues" (problemas conhecidos). Ela permite que você anote os problemas, atribua-os às pessoas certas e defina prazos para corrigi-los. Além disso, há espaço para adicionar imagens de produtos, tornando a folha de especificações mais visual e envolvente.

via Smartsheet

Ferramentas e recursos para escrever especificações de produtos

Em um ambiente ágil, os gerentes de produto enfrentam vários desafios quando analisar os requisitos para especificações de produtos:

• Requisitos em evolução: Mudanças constantes nas necessidades dos clientes e nas condições de mercado levam a requisitos variáveis, causando confusão e interrupção
• Gerenciamento de diversas contribuições das partes interessadas: Prioridades conflitantes das partes interessadas podem resultar em desalinhamento e atrasos
• Garantir o alinhamento entre as equipes: A falta de comunicação entre as equipes multifuncionais retarda o progresso e cria confusão em torno da visão do produto

📮ClickUp Insight: 83% dos trabalhadores dependem principalmente de e-mail e bate-papo para a comunicação da equipe.

De acordo com pesquisa da ClickUp a comunicação fragmentada, que envolve mensagens dispersas em vários canais, prejudica a produtividade. Para evitar saltos desnecessários de plataforma e comunicação em silos, tente ClickUp , o aplicativo completo para o trabalho_.

Você precisa de uma ferramenta que mantenha tudo - ideias, feedback e ajustes - organizado em um único local. Algo que facilite a colaboração e mantenha o projeto funcionando sem problemas, para que você não tenha que se esforçar para encontrar aquela "ideia genial" de uma reunião de semanas atrás.

É aí que ClickUp entra em cena. Software de gerenciamento de projetos ágeis da ClickUp garante que você não fique preso a anotações dispersas, e-mails intermináveis ou confusão sobre as últimas atualizações. E quando tudo isso estiver resolvido, você poderá se concentrar no que realmente importa: entregar um produto de sucesso.

Além disso, Suíte de gerenciamento de produtos do ClickUp oferece vários recursos para transformar a elaboração de especificações de produtos em uma experiência organizada e sem estresse.

Vamos nos aprofundar no que o torna incrível.

Especificações de produtos centralizadas com o ClickUp Docs Documentos do ClickUp permite criar, editar e compartilhar especificações de produtos em um local central onde todos os membros da sua equipe podem colaborar em tempo real.

Comece escrevendo uma visão geral de alto nível dos requisitos do produto e, em seguida, repita ao longo do tempo com histórias de usuários, feedback e resultados de testes. Isso garante que designers, desenvolvedores e partes interessadas possam acessar a versão mais recente da especificação sem precisar pesquisar em várias plataformas.

Crie, edite e compartilhe especificações de produtos sem esforço com as partes interessadas e os membros da equipe por meio do ClickUp Docs

Além disso, você pode vincular suas especificações diretamente às tarefas para que todos os envolvidos possam encontrar instantaneamente o que precisam. Por exemplo, anexe uma especificação a uma tarefa de sprint para garantir que a equipe tenha os requisitos exatos à mão durante o trabalho.

"Antes do ClickUp, estávamos trabalhando em duas ferramentas separadas. Ter que ir e voltar frequentemente de uma ferramenta para gerenciamento de tarefas e outra para documentação era ineficiente para nossa equipe."

Davide Mameli, Gerente de Unidade de Negócios da ICM.S

ClickUp Brain: Seu parceiro de redação de especificações

Precisa escrever uma especificação, mas está se sentindo travado? Cérebro ClickUp está de olho em você.

Este editor profissional pode ajudá-lo a refinar uma ideia ou a esclarecer sua linguagem. Ele verifica automaticamente a clareza, a gramática e o tom de sua redação, sem deixar espaço para ambiguidades.

Exemplos de prompts:

• Ajude-me a escrever uma folha de especificação de projeto para adicionar notificações ao aplicativo, incluindo como ele deve funcionar para Android e iOS
• Você pode tornar este requisito mais específico: "O aplicativo deve ser fácil de usar"?
• Ajude-me a escrever uma história de usuário para o recurso de redefinição de senha

Com o ClickUp Brain, você também pode gerar modelos para suas especificações de produto. Isso o ajuda a começar mais rapidamente, para que você não perca tempo com formatação ou descobrindo o que incluir.

Por exemplo, se você digitar "Create a modelo de documento de requisitos do produto para um fone de ouvido Bluetooth', o ClickUp Brain gerará uma estrutura que inclui:

• Visão geral
• Histórias de usuários
• Critérios de aceitação
• Requisitos técnicos
• Especificações de projeto

Você pode ajustar ou expandir facilmente qualquer seção para atender às suas necessidades específicas, de modo que a especificação do produto pareça ter sido feita especialmente para você.

Inicie seu trabalho com os modelos ClickUp

Por que começar do zero quando o ClickUp oferece a você modelos de desenvolvimento de produtos especificamente projetado para especificações de produtos? Esses modelos são perfeitos para equipes que precisam de consistência e velocidade.

Por exemplo, você pode usar o Modelo de documento de requisitos do produto ClickUp que responde a todas as grandes perguntas: quem está envolvido, o que está sendo construído, por que é importante, quando deve ser feito e como será feito.

Não é uma coisa única. É preciso continuar atualizando-o à medida que se obtém mais informações ao longo da jornada de desenvolvimento.

Aqui está uma prévia do que há dentro dele:

• Visão geral do produto: Do que se trata o produto?
• Recursos: O que o produto ou recurso fará?
• Marcos: Quais são as principais datas e metas do projeto?
• Personas e cenários de usuários: Para quem é o seu produto e como ele será usado?
• Critérios de lançamento: O que precisa acontecer para que o produto seja lançado?

Não importa se você está fazendo um brainstorming ou se está próximo do lançamento, esse documento vivo mantém todos no caminho certo. Você também pode monitorar o progresso, identificar lacunas e manter todos os detalhes sob controle.

Leia mais: 10 melhores softwares de documentação técnica

Mantenha as especificações de seus produtos organizadas e acessíveis com o ClickUp

As especificações do produto são o plano para o sucesso do seu produto, mas podem facilmente se tornar dispersas ou desatualizadas sem as ferramentas certas. Com o ClickUp, você pode manter as especificações em um só lugar, sempre atualizadas e acessíveis a toda a equipe.

Enquanto o ClickUp Docs ajuda você a escrever e compartilhar as especificações do produto com os membros da equipe, o ClickUp Brain refina e esclarece suas ideias, mantendo as especificações claras e fáceis de seguir.

E se você precisar começar rapidamente, os ClickUp Templates evitam o incômodo de começar do zero. Com modelos pré-criados para especificações de produtos, você pode economizar tempo na formatação e concentre-se na definição de seu produto.

Pronto para levar suas especificações de produto para o próximo nível? Registre-se no ClickUp hoje.